秘书学考试复习材料与模拟试题

第一篇：秘书学考试复习材料与模拟试题

秘书学考试复习材料与模拟试题

《秘书学》课程平时作业题与参考答案 论述题（第一章到第三章）

1.秘书的涵义是什么？秘书的类别和层次是什么？

答：秘书：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。（参考《现代汉语词典》）类别：1）机关秘书2）企业秘书3）私人秘书4）商业秘书5）涉外秘书 层次：1）高级秘书2）中级秘书3）初级秘书 2.秘书工作的主要内容是什么？其主要特点是社么？

答：主要内容：1）文书撰写2）文书制作3）文书处理4）档案管理5）会议组织6）调查研究7）信息资料工作8）信仿工作9）接待工作10）协调工作11）督查工作12）日程安排13）日常事务14）办公室管理15）其他临时交办事项

特点：1）辅助性2）综合性3）机密性4）服务性 3．什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？

答：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科，是一门综合性，应用性的科学。秘书学研究内容：（1）研究我国秘书工作的现状，了解内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；

（2）研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；（3）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遣产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。（4）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；（5）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。

4．秘书工作机构设置原则是什么？秘书工作机构的性质是什么？

答：设置原则：一是精简原则；二是纵向层次量少；三是横向幅度可适当加大。性质：1）机密性2）辅助性3）综合性4）服务性

5．秘书工作机构是的职能是什么？秘书工作机构的原则是什么？

答：职能：1）助手职能2）参谋职能3）枢纽职能4）协调职能5）保密职能6）公关职能 工作原则：1）明确职责、权限、目标、任务2）制定秘书工作的各项制度和标准3）分清主次，有条不紊4）科学地安排工作程序5）准确细致，切实无误6）迅速果断，讲求时效7）忠到职守，安于职分8）加强教育、管理，不断提高素质、能力 6．秘书班子怎样才能做到群体优化？ 答：秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则，即由不同的专长，学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。群体优化的第二个条件是合理分工，密切合作。分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。

7．秘书部门管理包括哪些内容？

答：1）机构与部门职责2）岗位责任制3）工作程序和工作方法4）信息系统5）办公自动化 8．秘书应具备哪些能力？

答：1）写作能力2）口头表达能力3）听知能力4）阅读概括能力5）社交活动能力6）协调能力7）观察分析能力8）应变能力9）使用先进办公器械的能力10）预测能力 9．秘书应当具有哪些职业道德？

答：1）忠于职守2）严守机密3）恪守信用4）文明礼貌5）廉法奉公 10．秘书处理人际关系一般准则有哪些？

答：1）尊重 2）礼貌 3）乐于助人 4）赞美他人 5）宽容与体谅 6）公允 论述题（第五章至第六章）

1.秘书人员的办公室管理有哪些方面？

答：广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。2.秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则？秘书人员应当怎样做好日程安排工作？ 答：原则：1）文明礼貌 2）负责 3）与人方便 4）讲求时效 5）按制度办事 6）遵守纪律 安排工作：1）服从于组织的总目标和整体计划 2）区分轻重缓急 3）随时补充、调整 4）提示和督促 5）酌留弹性、劳逸结合 3.督查工作应遵循哪些原则和程序？

答：原则：1）领导负责 2）分级负责 3）实事求是 4）不直接办案 5）讲求时效

程序：1）查办立项 2）查办通知 3）催办 4）直接调查 5）商讨处理 6）结案反馈 7）立卷归档 4.秘书保密工作主要有哪些方面？有什么意义？保密工作的方针是什么？

答：方面：（1）文件保密（2）会议保密（3）通迅保密（4）电脑保密（5）涉外保密 意义：（1）在政治上，保障国家安全（2）在军事上，确保战争胜利（3）在经济上，是保障国家利益，取得竞争胜利的重要条件 方针：（1）积极参与防范（2）突出重点（3）既确保国家机密，又便利各项工作。5.秘书应怎样管理并使用公章和介绍信？

答：公章的保管：公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上,应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。公章的使用：盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。

介绍信的保管：正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍 2 7．秘书部门管理包括哪些内容？

答：1）机构与部门职责2）岗位责任制3）工作程序和工作方法4）信息系统5）办公自动化 8．秘书应具备哪些能力？

答：1）写作能力2）口头表达能力3）听知能力4）阅读概括能力5）社交活动能力6）协调能力7）观察分析能力8）应变能力9）使用先进办公器械的能力10）预测能力 9．秘书应当具有哪些职业道德？

答：1）忠于职守2）严守机密3）恪守信用4）文明礼貌5）廉法奉公 10．秘书处理人际关系一般准则有哪些？

答：1）尊重 2）礼貌 3）乐于助人 4）赞美他人 5）宽容与体谅 6）公允 论述题（第五章至第六章）

1.秘书人员的办公室管理有哪些方面？

答：广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。2.秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则？秘书人员应当怎样做好日程安排工作？ 答：原则：1）文明礼貌 2）负责 3）与人方便 4）讲求时效 5）按制度办事 6）遵守纪律 安排工作：1）服从于组织的总目标和整体计划 2）区分轻重缓急 3）随时补充、调整 4）提示和督促 5）酌留弹性、劳逸结合 3.督查工作应遵循哪些原则和程序？

答：原则：1）领导负责 2）分级负责 3）实事求是 4）不直接办案 5）讲求时效

程序：1）查办立项 2）查办通知 3）催办 4）直接调查 5）商讨处理 6）结案反馈 7）立卷归档 4.秘书保密工作主要有哪些方面？有什么意义？保密工作的方针是什么？ 答：方面：（1）文件保密（2）会议保密（3）通迅保密（4）电脑保密（5）涉外保密 意义：（1）在政治上，保障国家安全（2）在军事上，确保战争胜利（3）在经济上，是保障国家利益，取得竞争胜利的重要条件

方针：（1）积极参与防范（2）突出重点（3）既确保国家机密，又便利各项工作。5.秘书应怎样管理并使用公章和介绍信？

答：公章的保管：公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上,应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。公章的使用：盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。

介绍信的保管：正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。

介绍信的使用：凡领用介绍者须主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自己填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系保业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线上应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人,否则,出了事故秘书要负责任。6.秘书为什么要做好值班工作？

答：一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行8小时工作制。白天工作，夜间休息。我国还实行每周双休日制。这样，一年365天，有52个星期

六、日，再加上10天法定假日，共有116天是非工作日。可是交通、生产、医疗、安全等部门都是每日24小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，这些都需要行政部门采取补充办法，就有了秘书的值班工作。在节假日也安排人员值班，以维持机关、单位不停地运转，各项工作不至于中断或延误。7.秘书写作有哪些特点？其过程是怎样的？ 答：特点：1）代单位立言，非个人意愿 2）集体成果，非个人创作

3）内容真实、实用、客观、符合政策 4）语言要求流畅、平实、简洁、规范 5）讲究文体格式

过程：1）立意 2）选材 3）结构 4）文字表达 5）修改 6）审核 8.秘书写作的原则和要求是什么？文书处理的原则和要求是什么？

答：秘书写作的原则：1）符合方针、政策、法令、法规；2）二是忠于机关制文意图；3）是坚持实事求是的精神。秘书写作的要求：1）信息量大，措施具体，指示性强 2）内容高度概括，语言表达实用、精确 3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性 4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

文书处理的原则：文书处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事 求是，按要求和规定进行的原则。

文书处理的要求：1）必须准确、周密、确保质量 2）必须及时、迅速、注重时效 3）必须做到安全、可靠，确保国家机密 4）必须加强集中统一管理。

5）必须坚持实事求是，按要求和规定进行。6）精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。9.收文和发文的办理程序是怎样的？

答：收文办理程序：1）签收、拆封和登记 2）分办和传阅 3）拟办与批办4）承办、催办和注办。发文办理程序：1）拟稿、审核、与签发 2）缮印与校对 3）用印、登记与封发 10．怎样进行公文立卷？怎样进行案卷归档？ 答：公文立卷的基本方法：

1）根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。2）“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。

3）适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的（保管期限为16-50年）、短期保存的（15年以下）三种形式。

案卷归档：文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案集中保管，称为“归档”。1.归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录像带等）。

2.归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交。3.归档要求： 应归档的文件材料必须齐全、完整；

文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。

机关档案室在接收案卷时，应按照时以上要求对案卷检查验收。

移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。论述题（第七章至第九章）

1.会议的要素是什么？会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作？ 答：会议的要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

会前准备：1）会议计划和成本预算 2）文件准备 3）会场准备 4）会议议程、程 序的似定 5）会议通知的发送

会间准备：1）会场的组织与服务 2）会议信息的收集与编发 3）会议文件的起革会后工作：1）会后事务 2）会议文书立卷 3）会议传达 4）会议决议的催办 2.试拟一份跨地区的工作会议通知。

答：通知的构成：标题、主送机关、正文、落款和日期 3.某公司要召开董事会，试拟会议议程和程序表。答案略

4.信访工作的要素是什么？信访工作有哪些用作用？

答：信访工作由信访者、信访受理者、信访关系、信访工作四个要素构成。

信访工作的作用：（1）参政议政作用（2）监督控制作用（3）信息反馈作用（4）化解矛盾作用（5）公关形象作用

5.信访访办理和信访处理应遵循怎样的原则？

答：1）办理原则，信访工作的办理原则是：“分级负责，归口办理”

2）处理原则，信访的处理原则是“以事实为根据，以党的政策和国家的法律为准绳，区别情况，实事求是地进行处理。

6.信访处理的程序和方法是怎样的？

答：程序：1）受理、登记 2）立案、呈批 3）承办、交办、转办 4）调查、处理5）催办、回告 6）审查、结案 7）复信、督查 8）总结、综合研究工作 9）立卷 7.沟通有哪些类型和方法？

答：沟通的类型：1）单向沟通 2）双向沟通 3）多向沟通

沟通的方法：1）直接沟通 2）间接沟通 3）明示沟通 4）暗示沟通 8.协调的哪些作用？应当遵循哪些原则？

答：作用：1）缓解矛盾 2）消除误会 3）积极平衡 4）融洽关系

原则：1）政策指导原则 2）公正无私原则 3）平等、尊重原则 4）统筹兼顾原则 5）随机应变原则

9.秘书协调有哪些主要内容？

答：1）政策协调 2）地区关系协调 3）部门关系协调 4）工作关系协调 5）会议协调 6）领导关系协调 7）人际关系协调 8）股东关系协调 9）职工关系协调 10．秘书协调的主要步骤和方法是怎样的？

答：主要步骤：1）摸清情况 2）找出症结 3）提拟方案 4）反复磋商 5）督促落实 6）检查反馈 方法：1）信息沟通法 2）宣传教育法 3）中介法 4）在同存异法 5）冷处理法 6）避虚就实法 7）先易后难法 8）步步为营法 9）场景变换法 10）交谈法 《秘书学》模拟试题

（一）一、名词解释 1．秘书学 2．平行 3．秘书工作机构 4．协调 5．督查 6．保密 7．印信工作 8．文书工作 9．信访工作 10．沟通

二、简答题

1．秘书应当具有哪些能力？秘书处理人际关系的一般准则有哪些？ 2．秘书写作有什么特点？其原则和要求是什么？ 3．会前、会间、会后应做好哪些准备工作？ 4．信访处理的程序和方法是怎样的？

5．秘书协调有哪些主要内容？其主要步骤和方法是怎样的？

三、多项选择

1、秘书的职业特征是（）

A．服务的直接性 B．服务的稳定性 C．知识化 D．年轻化 E．女性化

2、秘书工作的特点是（）

A．辅助性 B．直接性 C．综合性 D．机密性 E．服务性

3、秘书工作机构的设置原则是（）A．精简原则 B．横向层次尽量少

C．横向幅度可适当加大 D．纵向层次尽量少

4、秘书人员的自我管理包括（）A．工作管理 B．人员管理 C．行为管理 D．时间管理 E．办公环境管理

5、秘密按照范围可以分为（）A．军事秘密 B．商业秘密 C．国家秘密 D．组织秘密 E．个人秘密

6、秘书写作的内容（）

A．公文 B．法规类 C．经济类 D．事务类 E．礼仪类

7、公文立卷的意义是（）

A．保持文件之间的历史联系 B．维护文件的完整与安全 C．便于查找 D．便于保管 E．为档案工作打下基础

7、案卷标题的拟写要注意（）A．字体的美观 B．政治上的正确性

C．文字表达要概括准确 D．案卷标题的结构要完整

9、信访的办理原则是（）A．分级负责 B．归口办理 C．以事实为依据 D．实事求是

10、协调的主要作用是（）

A．缓解矛盾 B．消除误会 C．积极平衡 D．融洽关系 E．信息沟通

四、论述题

1．秘书保密工作的意义？

五、秘书实务题

1．梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并学会栽培技术，帮助农民发展生产。本乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。

王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可以选择：(1)将此事压下来，不向领导汇报。如果以后有人问起，就推说忘记了。(2)将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。(3)在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。(4)直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。请你对上述4种方式判断正误，并逐条说明理由。

2．福侨区政府拟于五月中旬召开一次区乡镇企业深化改革经验交流会，会期3天，各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加，预计150人左右。请根据上述条件拟制一份会议预案。试卷代号：

秘书学试题答案及评分标准（供参考）

一、名词解释（每小题3 分，共 30 分）

1．秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

2．平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。

3．秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。

4．协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

5．督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

6．保密就是知悉无形秘密或掌握有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。7．印信工作是指机关、单位公务和介绍信的管理、使用工作。

8．文书工作是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

9．信访工作是指人民群众以写信和上访（包括电话）的方式向党和政府机关、企事业单位反映情况、申述困难或冤屈、提出批评或建议、检举或控告等，而党政机关、企事业单位由专设部门、专职人员或秘书部门、秘书人员予以受理、处理的一系列活动过程。

10．现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。从行政管理学和秘书学角度看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。

二、简答题（每小题5 分，共 25 分）（以下是要点）

1．（1）写作能力（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力准则：（1）尊重（2）礼貌和礼仪（3）乐于助人（4）赞美他人（5）宽容与体谅（6）公允

2．（1）代单位立言，非个人意愿（2）集体成果，非个人创作（3）内容真实、使用、客观、符合政策（4）语言要求流畅、平实、简洁、规范（5）讲究文体格式 原则（1）符合方针、政策、法令、法规（2）忠于机关制文意图（3）坚持实事求是的精神 秘书写作的要求（1）信息量大，措施具体，指示性强（2）内容高度概括，语言表达实用，精确（3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性（4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味 3．会前准备（1）会议计划和成本预算（2）文件准备（3）会场准备（4）会议议程、程序的拟定（5）会议通知的发送

会间工作（1）会场的组织与服务（2）会议信息的收集与编发（3）会议文件的起草 会后工作（1）会场清理（2）人员离会（3）会议决算（4）会议文书立卷（5）会议传达（6）会议催办

4、（1）受理、登记（2）立案、呈批（3）承办、交办、转办（4）调查、处理（5）催办、回告（6）审查、结案（7）复信、督查（8）总结、综合研究（9）立卷

5、内容：（1）政策协调（2）地区关系协调（3）部门关系协调（4）工作关系协调（5）会议协调（6）领导关系协调（7）人际关系协调（8）股东关系协调（9）职工关系协调

步骤：（1）摸清情况（2）找出症结（3）提拟方案（4）反复磋商（5）督促落实（6）检查反馈 方法：（1）信息沟通法（2）宣传教育法（3）中介法（4）求同存异法（5）冷处理法（6）避虚就实法（7）先易后难法（8）步步为营法（9）场景变换法（10）交谈法

三、多项选择题（每小题2分，共20分，选多或少选均不得分）1．Abcde 2．Acde 3．Acd 4．acde 5．cde 6．abcde 7．Abcde 8．bcd 9．ab 10．Abcd

四、论述题（共10分）（要点）（1）保密工作关系到国家的安全与利益；（2）保密工作关系到社会的稳定；（3）保密工作关系到经济和科技的发展；（4）保密工作关系到领导工作的成效。

五、秘书实务题（第1小题8分，第二小题7分，共 15 分）

1．第一种方式是错误的。秘书知情不报，封锁消息，违背了秘书工作“上传下达，下传上达”的职责和信访工作制度，是绝对不能允许的。

第二种方式也是错误的。秘书出于私心或私情，明知副经理与本案有关，按规定应回避，却丧失原则，明知故犯，违反了《信仿条例》有关规定，应受到处罚。第三种方式也是错误的。秘书四处讨好，处事圆滑，违背原则，最终结果是害人又害已。第四种方式才是唯一正确的选择。秘书应坚持领导人亲自处理来信来访的制度，将信访中的重要问题向主要领导人汇报，并根据有关规定提出处理建议，供领导人选择，这才是秘书应坚持的正确原则。

2．(1)会议名称：“福侨区乡镇企业深化改革经验交流会”。

(2)会议主题：总结交流乡镇企业深化改革的经验，促进乡镇企业的发展。(3)会议时间和地点：5月11日至20日内任选3天。地点在福侨区范围内任选。(4)会议规模：150人左右。

(5)各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加。

(6)会议议程和日程：第一天上午开大会，由区政府领导人作报告，下午分组讨论；第二天全天进行经验交流，由指定的乡镇企业负责人大会发言；第三天上午组织参观，下午召开总结表彰大会。(具体内容自定)(7)成立会议机构，由秘书组、材料组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。(8)与会人员的食宿安排，包括规格和标准。°(9)会议经费预算和开支办法。《秘书学》模拟试题

（二）一、单项选择题

1、秘书学的特定研究对象是（），它要研究秘书工作所特有的矛盾及规律性。A．秘书人员 B．秘书机构 C．秘书工作 D．秘书历史

2、设置秘书机构宜采用（）

A．钝角三角形模式 B．锐角三角形模式 C．梯形模式 D．菱形模式

3、秘书的涵义，有一个（）的演变过程

A．由人到物 B．由小到大 C．由物及人 D．由上到下

4、秘书学，从学科大类来说，属于（）范畴 A．社会科学 B．人物科学 C．管理科学 D．综合科学

5、秘书撰拟文书主要运用（）A．直觉思维 B．抽象思维 C．形象思维 D．灵感思维

6、代表大会的会场布置要体现的是（）气氛 A．庄严隆重 B．热烈喜庆 C．庄严肃穆 D．自由活泼

7、高校招生工作会议属于（）

A．规定性会议 B．专业性会议 C．日常性会议 D．纪念性会议

8、信访问题的性质大多属于（）

A．人民内部矛盾 B．敌我矛盾 C．经济利益矛盾 D．干群矛盾

9、秘书部门在较大规模的接待活动中主要任务是（）A．安全保卫 B．陪同参观 C．协调和督查 D．迎接和送别]

10、秘密文件资料使用后须存放在（）A．保密室 B．资料室 C．档案室 D．阅文室

二、简答题

1．保密的意义和作用 2．会前准备的环节 3．怎样做好日程安排 4．协调的原则

三、论述题

1．秘书写作的特点是什么？其写作过程是怎样的？ 2．秘书协调主要有哪些内容？

四、实务题

1．你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作? 秘书学试题答案及评分标准（供参考）

一、单项选择 1．C 2．A 3．C 4．A 5．D 6．A 7 ．B 8．A 9．C 10．A

二、简答题

1．（1）关系到国家的安危

（2）关系到经济、科技、文化教育事业的发展（3）关系到领导工作的成败（4）关系到社会的安定团结。

2．一、会议计划和成本（1）会议计划（2）会议成本预算

二、文件准备（1）开幕词（2）工作报告（3）发言稿（4）其他会议文书（5）会议文件的准备程序

三、会场准备（1）会场布置（2）主席台席位（3）会场设施（4）其他准备

四、会议议程、程序的拟定（1）议程（2）程序（3）日程表与作息时间表

五、会议通知的发送

3．一、日程安排的原则和要求（1）服从组织的总部标和整体计划（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示和督促（5）酌留弹性、劳逸结合

二、订约事宜（1）事先征求上司意见（2）再次确定，及时提醒（3）善用台历和备忘录

三、差旅事宜（1）做好准备工作（2）旅途服务（3）随时联络

4．（1）政策指导原则（2）公正无私原则（3）平等、尊重原则（4）统筹兼顾原则（5）随机应变原则

三、论述题 1．特点：

代单位立言，非个人意愿（1）集体成果，非个人创作

（2）内容真实、实用、客观、符合政策（3）语言要求流畅、平实、简洁、规范（4）讲究问题格式

过程（1）立意（2）选材（3）组织结构（4）文字表达（5）修改（6）审核 2．（1）政策协调（2）地区关系协调（3）部门关系协调（4）工作关系协调（5）会议协调（6）领导关系协调（7）人际关系协调（8）股东关系协调（9）职工关系协调

四、实务题

1．外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。《秘书学》模拟试题

（三）一、不定选择题

1、秘书撰拟法定公文首先要熟悉（）

A．行文规则 B．业务知识 C．语体特征 D．公文法规

2、某公司拟召开十周年成立大会，会场布置应体现的气氛是（）A．庄重 B．简朴 C．热烈 D．严肃

3、会议成功召开的前提是（）

A．安全保密 B．勤俭节约 C．周到服务 D．充分准备

4、传真英文的缩写是（）A．fax B．tel C．EMS D．telex

5、秘书人员：（）

A．领导的下属人员 B．秘书性工作人员

C．秘书工作的专门人员 D．机关工作的服务人员

6、秘书学是一门：（）

A．研究秘书活动的学科 B．研究秘书活动规律的学科 C．研究决策技术的学科 D．研究文书工作的学科

7、秘书是：（）

A．社会主义国家工作人员职务名称之一

B．掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员 C．是一种行政职位

D．在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员

8、秘书的类型有：（）

A．公关秘书 B．特殊秘书 C．公务秘书 D．私人秘书

9、秘书工作的作用有：（）

A．沟通协调 B．监督审查 C．总管 D．督促检查

10、秘书工作的原则有：（）

A．统一原则 B．快速原则 C．准确原则 D．及时原则

二、简答题 1．接待工作的原则 2．印章保管的要求 3．秘书学的研究内容 4．秘书督查工作的原则 5．秘书工作机构的职能

三、论述题

1．秘书工作机构的工作原则与要求是什么？ 2．秘书人员应当怎样进行自我管理？

四、案例分析题

1．你是一家大型私营企业的总经理办公室秘书，最近公司即将与德国的一个同行企业签定技术合作业务，共同研制一种新产品，并拟于近期签定合同，总经理请你负责筹划这次签字仪式，请谈谈你的筹划程序。

秘书学试题答案及评分标准

一、不定项选择，（每小题3分，共30分，错选、多选、少选均不得分）1．d 2．c 3．d 4．a 5．bc 6．ab 7．bd 8．cd 9．ad 10．Cd

二、简答题（每小题5 分，共 25 分）1．（1）文明礼貌（2）负责（3）与人方便（4）讲求时效（5）按制度办事（6）遵守纪律 2．（1）公章的启用（3）公章的保管（3）公章的使用（4）公章的停用与销毁

3．（1）研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法。（2）研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求

（3）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分

（4）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求（5）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。

4．（1）领导负责（2）分级负责（3）实事求是（4）不直接办案（5）讲求时效

5．（1）助手职能（2）参谋职能（3）枢纽职能（4）协调职能（5）保密职能（6）公关职能

三、论述题（每小题 10 分，共20分）1．（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序（1）准确细致，切实无误（2）迅速果断，讲求时效（3）忠于职守，安于职分

（4）加强教育、管理，不断提高素质、能力

2．（1）工作管理（2）行为管理（3）时间管理（4）办公环境管理

四、案例分析题（共25分）

（1）参加签字仪式的签字人一般是参加谈判的首席谈判者，有时也可能是本组织更高一级的领导，这样方能显示其庄重性。一般参加谈判的人员均一起参加签字仪式，签字仪式一般在谈判最后进行。（2）签字仪式前，首先要准备好签字文本和签字时用的文具和国旗，还得安排好双方的助签人员。（3）签字仪式，一般在签字场内设置长方形签字桌，并覆盖台布，桌后安排签字人的双方坐席。左方为主方，右方为客方。签字桌前放置需签的文本和签字用的文具，中间放旗架，作为悬挂双方组织的标志。（4）签字仪式开始，双方签字人员进入签字厅。签字人入座时，其他出席人员各列于各自的签字人座位之后，双方的助签人分别站立于各签字人的外侧，以协助自己的签字人翻开文本、指明签字处。当签字人在本方文本上签完字后，由双方助签人互相传递文本，由签字人再在对方保存的文本上签字。之后，双方签字人交换文本，互相握手，有时还互相举杯祝贺。《秘书学》模拟试题

（四）一、名词解释 1．办公自动化 2．公文立卷 3．沟通 4．协调 5．秘书学

二、简答题

1．秘书学的研究内容有哪些？ 2．秘书的职业道德主要有哪些内容？ 3．日程安排的原则和要求 4．秘书写作的原则 5．秘书写作的要求

三、论述题

1．保密工作的意义和作用 2．公文的行文规则 3．论协调工作的主要作用 秘书学试题答案及评分标准

一、名词解释

1．办公自动化是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动

2．是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成 过程中的联系和一定的规律组成案卷 3．现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。从行政管理学和秘书学角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。

4．协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

5．秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

二、简答题

1．（1）研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法。（2）研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求

（3）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分

（4）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求（5）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。（1）忠于职守（2）严守机密（3）恪守信用（4）文明礼貌（5）廉洁奉公 3．（1）服从于组织的总目标和整体计划（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示和督促

（5）酌留弹性、劳逸结合

4．（1）符合方针、政策、法令、法规（2）忠于机关制文意图（3）坚持实事求是的精神

5．（1）信息量大，措施具体，指示性强（2）内容高度概括，语言表达实用、精确（3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性（4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

三、论述题

1．(1)保密工作关系到国家的安全与利益；(2)保密工作关系到社会的稳定；(3)保密工作关系到经济和科技的发展；(4)保密工作关系到领导工作的成效。

2．（1）各级党政机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围来确定（2）行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围（3）在一般情况下，党政机关不得越级行文（4）行文必须正确确定主送机关和抄送机关

（5）各部门之间对有关问题未经协商一致，或未经上级裁决，一律不得各自向下行文（6）同级机关可以联合行文

（7）凡请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。“请示”不得直接送领导者个人，不得在报告中夹带请示事项。

（8）主送机关与文件名称要互相呼应

（9）经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文（10）各级党政机关的办公厅（室）向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。3．（1）缓解矛盾（2）消除误会（3）积极平衡（4）融洽关系 《秘书学》模拟试题

（五）一、不定项选择

1、文件致发对象不同，撰写文件的内容、口气、用词也不同。如上行文件（）A．多提出请求和意见 B．多指令和通知 C．多指出行动原则 D．多是商量 2．公文协调属于（）

A．关系协调 B．会议协调 C．上下协调 D．业务协调

3、向有关主管部门提出请求用（）

A．请示 B．函 C．报告 D．指示

4、联合行文，需由所有联署机关主管负责人（）A．起草 B．审核 C．会签 D．执行

5、办公自动化系统实际上是一种（）

A．计算机系统 B．通信系统 C．U&C系统 D．终端系统

6、秘书工作的方针是（）

A．追求效率 B．保密 C．实事求是 D．及时 E．准确

7、秘书所需要的才干有（）

A．办事 B．撰文 C．公正 D．技术 E．沉着

8、除主送机关以外，对需了解文件内容的其他机关可根据隶属关系或职权范围分别使用（A．抄录 B．抄报 C．抄送 D．抄发 E．抄存

9、联合行文应注意的要求有（）A．党政军机关应尽可能减少联合行文

B．联合行文时，一般只标注文件主办机关的发文字号 C、应将主办机关排在前面

D．可用文件主办机关一家版头，也可并用几家版头 E．起草要征求各联名机关的意见或共同起草

10、新时期的秘书工作应从被动服务转变为（）A．主动服务 B．力争主动服务 C．科学服务 D．综合服务

二、简答题

1．信访工作的作用是什么？ 2．会务工作礼仪的基本要求是什么？

3．异常情况下处理信访的礼仪基本要求是什么？ 4．文书礼仪的基本要求是什么？

5．秘书写作的要求

三、论述题

1．怎样理解秘书人员个人礼仪的基本要求？ 2．秘书接待工作的原则与要求是什么？ 3．秘书人员应当具有哪些能力？

四、实务题

1．某石化集团将举行一次1500人的总结表彰大会，会期半天，请问该总公司的秘书在选择会址时要考虑哪些因素？

秘书学试题答案及评分标准

一、不定项选择

1．a 2．d 3．b 4．c 5．c 6．abe 7．abd 8．bcd 9．abcde 10．B

二、简答题

1．（1）参政议政作用（2）监督控制作用（3）信息反馈作用（4）化解矛盾作用（5）公关形象作用

2．（1）周全考虑（2）周密安排（3）周到服务 3．（1）维护本单位的形象（2）头脑冷静，按章办事 4．（1）准确、恰当（2）真情、积极（3）明确、规范 5．（1）信息量大，措施具体，指示性强（2）内容高度概括，语言表达实用、精确（3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性（4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

三、论述题

1．（1）遵守TPO原则（2）掌握PAS原则（3）坚持健康原则（4）用好自然本色原则 2．（1）文明礼貌（2）负责（3）与人方便（4）讲求时效（5）按制度办事（6）遵守纪律 3．（1）写作能力（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力

四、实务题

（1）交通便利；（2）会场的大小应与会议规模、主题相符；（3）会场要有良好的设备配置；（4）应尽量避开闹市区；（5）应考虑有无停车场；（6）场地租借的费用必须合理。

第二篇：秘书学模拟试题

模拟试题

（一）（附：参考答案）

（说明：适用于开卷考试，满分100分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一

题）

一、判断题（每小题2分，共10分）

1．评价秘书工作的“有效性标准”与“领导满意标准”可以实现和谐统一。（）

2．新时期以来，秘书人员经常性地出席各类决策会议；在此之前，他们往往无法获得这样的机会。（）

3．就一般性秘书工作而言，秘书从业人员的培养应该以通才型人才为主要目标。（）

4．从具体工作的角度来说，生活秘书曾经是我国党政机关秘书类别的一种。（）5．秘书在实际工作中，为了不得罪上司或客户，有时必须学会“编故事”或者说“撒谎”。（）

二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）

1．属于我国党政机关秘书规范体系中“根本规范”这一层次的有（）。

 Ａ．民主集中制原则

Ｂ．计划化原则

Ｃ．法制原则

Ｄ．民族平等原则

Ｅ．人民群众参加国家管理原则 2．秘书机构的基本职能是（）。

 Ａ．调查研究

Ｂ．辅助决策

Ｃ．办理会务  Ｄ．协调关系

Ｅ．服务领导

3．接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（）。 Ａ．告诉他打错了，然后挂电话。 Ｂ．告诉对方你的号码是什么。 Ｃ．仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。 Ｄ．告诉他，查清楚号码再打。

4．正在接听电话时有另外一个来电，这时候应该（）。

Ａ．长话短说，结束正在接听的电话，迅速处理另外的来电。

Ｂ．记下另外来电的号码，随后再打过去。

Ｃ．请另外的来电者随后再打来。

Ｄ．先听完已经接听的电话，再理会另外的来电。5．秘书学具有（）等学科特点。Ａ．属于社会科学范畴

Ｂ．综合性强

Ｃ．实践性强 Ｄ．历史悠久

Ｅ．学科发展受到相关学科的影响和制约

三、案例分析题（每小题15分，共30分）

1．某单位的一个职能部门代替单位拟写了一个申请追加经费的请示，送给负责人核稿时，负责人将“请示”改为“报告”。打字员打出后，原撰稿人在校对时将“报告”改回原来的“请示”；到负责人第二次核稿时，又将“请示”改为“报告”。请示与报告错用、混用的现象十分普遍，结合本案例，试从秘书规范的角度分析产生这种现象的原因。

2．辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时，中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言时间：10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给我的启示太大了。”日方官员如此安排外宾的发言时间，是否失礼？为什么？

四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分）1．（秘书人员应当）目中有人，眼中有事。2．秘书是水，领导是容器。

3．（秘书人员必须）“尊重政务与事务之区别”。

五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分）

今日助理，昨日秘书？

毕业于武汉某高校英语专业的何小姐来广州找工作，本想找一份秘书的差事，但男友极力反对，说秘书声誉不佳。何小姐考虑选择经理助理的职位，又有人告诉她，助理和秘书其实是“换汤不换药”，助理就是秘书，秘书就是助理。真是这样吗？

据了解，很长时期以来，的确有一些经理老板喜欢雇用漂亮的女秘书，作为“公关牌”，更有甚者干脆来个“情人秘书”，公私兼顾。因此，在外人眼里，秘书往往有“公司花瓶”或“老板情人”之嫌，良家女子避之惟恐不及。为了避嫌，一些公司想出了新招数。

现任一家百货公司人事部经理的李先生告诉记者，他所在的公司曾有一段时间专招男性秘书。后来发现，男秘书不如女秘书细心，在琐事面前容易产生厌烦情绪，于是公司又开始聘用女性秘书。为了表明此“职业秘书”非“花瓶秘书”，就给它安了个“经理助理”的头衔，其实做的事也就是秘书的职责。

“助理”代替“秘书”，求体面、正视听是一方面，秘书这一职位本身的工作范围和职业要求有了新变化也是重要因素。传统型秘书主要为上司处理日常事务，协调上下关系，负责员工考勤及会议纪要等文案工作，如今这一职位逐渐向管理方向发展，可以参与公司发展的规划、监督、决策以及人事方面的管理等。一个能干的管理型秘书，对上司而言，是左膀右臂；在员工看来，是一定范围内言出必遵的“准上司”。不叫“秘书”叫“助理”，理所当然。

朱小姐工作5年，正好完成了从秘书向助理的转换。她最初为一家服装公司的经理做秘书，工作很轻松，主要在办公室整理文件，给经理泡泡茶，也常陪经理在外面见客 户。由于觉得自己学非所用，加上屡遭经理非礼，没干上一年就辞了职。第二家公司环境不错、待遇不错、经理也很“君子”，但她在里面干了两年，因为她不喜欢老是在别人的指挥下工作。到了现在工作的这家房地产公司，开始仍是秘书，但渐渐涉及管理层面。如今，她的名片上印着“总经理助理”。

回溯5年，朱小姐承认干秘书这一行的确容易让人有“别样”的想法，关键是自己要坚持做人的基本原则。像她这样由秘书变成助理的为数不少，但她靠的绝对是自己的实力。从她的经验来看，助理和秘书不能简单等同，助理要有更高的学历，更强的能力，并非“换汤不换药”。

秘书与助理，真正的区别还要看在实际工作中能够发挥的作用。光从招聘榜上看大大小小的秘书或经理助理职位，难以说清其间的微妙之别。心动了的求职者，此时的关键在于弄清这个职位需要你做什么，你是否喜欢，是否能够胜任。好听不好听——任由别人说的事，你又何必太在意！（作者：杨黎虹、李新龙，载《羊城晚报》1999年6月8日第18版）

六、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）



（一）领导自己写报告，专职秘书都取消

本报江西讯 江西省全南县委书记李蔚近日宣布，取消县委、县政府领导的专职秘书。该县县委只配备两个公用秘书，县政府只配三个秘书，使秘书职数减少了50%。近年来，全南县委、县政府正、副县党政领导都配备有专职秘书。秘书职数越来越多，使部分领导养成了惰性。去年底，该县新一届领导班子组成后，要求所有领导干部提高自身业务素质，做到自己写报告、拟文稿，全面处理本职事务。（载1998年6月10日《羊城晚报》第15版）



（二）四川绵阳市委规定：县级领导不得配秘书

本报讯 据《成都商报》报道，四川省绵阳市委近日发通知规定，县（市、区）党政领导一律不得配备秘书。

众所周知，在县（市、区）党政领导班子成员中，配备秘书已是比较普遍的现象，在一定程度上加大了领导干部的工作成本，同时，对县级领导干部的形象也有一定的不良影响。

为进一步加强各县（市、区）党政领导班子建设，绵阳市委下发通知规定：各县（市、区）党政干部不需要再配备专职秘书负责文字材料等日常工作，党政一把手可由办公室 指定一个同志主要负责为其做好服务工作。对已配备的秘书人员安排适合的工作，属于借用、聘用的秘书人员要及时清退。（载2002年８月31日《南方都市报》第16版）

模拟试题

（一）参考答案

（说明：满分100分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一题）

一、判断题（每小题2分，共10分）

1．√

2．×

3．√

4．√

5．√

二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）

1．ＡＢＣＤＥ

2．ＢＥ

3．Ａ

4．Ａ

5．ＡＢＣＥ

三、案例分析题（每小题15分，共30分）

 1．根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。本案例中，某单位申请追加经费，应该使用“请示”这一文种。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反，除了秘书人员必须严格遵守之外，与文书工作密切相关的各级领导者也应熟悉、掌握。本案例中的失误主要应由“负责人”承担责任。当然，原撰稿人没有委婉地向“负责人”指出错用文种的不良后果，而是采取私下更改的做法，对此也应予以批评教育。

 2．日方如此安排外宾的发言时间并不算失礼。因为在安排会议程序时，必须充分考虑会议的整体时间结构，如果任由外宾或重要人物自由发言，必然会影响到整个会议的进程，无法实现会议的预期目的。日方官员在设置中方团长的发言时间时，只预留了一分钟的时间，而且居然精确到了秒，这也可以看出日方对于会议程序的讲究已经形成一种习惯，成为一种约定俗成的做法。中方团长最初感到惊愕，恰好反映出双方对于开会的认识差异。这既是一种实际做法的差异，更是观念上的巨大反差。因为在讲究时间、讲究效率的竞争机制下，如果连开会都无法准时开始、准时结束，会议的效果以及会后的执行情况又怎么可能实现高效率？一句话，只有开好会，才能办好事。这一点，应该是中方团长事后为之感慨的重要原因。

四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分） 1．要点：“目中有人”意思是秘书人员应当尊重所有人，而不应盲目骄傲、目中无人，更不能盛气凌人、颐指气使；“眼中有事”指秘书人员应当时时处处做有心人，善于发现那些不被人注意的问题，主动积极地将问题解决在萌芽阶段。（第二点也可答作“既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导所未急”） 2．要点：容器的形状决定了水的形状。这句话形象地反映了领导与秘书在工作中的地位：秘书在为领导服务的过程中，处于被动服从的位置。秘书的个性可以体现在生活中，而不应体现在工作中。

 3．要点：秘书人员必须牢记自己的身份与地位，将处理好事务性工作视为辅助领导决策的重要渠道（也是常规渠道），不能随意越权越位，干扰或代替领导的决策。不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。

五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分）

 《今日助理，昨日秘书？》的主要倾向是认同标题中的结论，即“今日助理，昨日秘书”。换言之，秘书有望成为更高层次的助理。全文的重点语句如下：“传统型秘书主要为上司处理日常事务，协调上下关系，负责员工考勤及会议纪要等文案工作，如今这一职位逐渐向管理方向发展，可以参与公司发展的规划、监督、决策以及人事方面的管理等。一个能干的管理型秘书，对上司而言，是左膀右臂；在员工看来，是一定范围内言出必遵的‘准上司’。不叫‘秘书’叫‘助理’，理所当然。”“秘书与助理，真正的区别还要看在实际工作中能够发挥的作用。”

六、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）

 评阅提示：报道一与报道二都有矫枉过正之嫌。

 首先，秘书工作的辅助性功能不容置疑，无论是精简机构，还是降低工作成本，抑或是树立领导干部事必躬亲的形象，都不应盲目裁减秘书人员，应视具体情况而定，不能简单地搞一刀切。

 其次，领导者的主要职责在于决策，为了精简机构或降低成本而造成领导者忙于应付起草一般性文件的局面，将领导者重新捆绑在琐碎、繁杂的事务性工作上，势必影响领导者的决策水平，造成不应有的损失，这样做可谓得不偿失。

 第三，大幅度裁减秘书人员，或者硬性规定“县（市、区）党政领导一律不得配备秘书”，势必遭到或大或小、或显或隐的阻力，很难说具有多大的可行性。

模拟试题

（二）（附：参考答案）

（说明：适用于开卷考试，满分100分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一

题）

一、判断题（每小题2分，共10分）

 1．评价秘书工作的“有效性标准”与“领导满意标准”可以实现和谐统一。（）2．秘书部门及秘书人员展开协调工作时可以对犯错误的有关人员进行批评、教育直至撤职查办。（）

3．就一般性秘书工作而言，秘书从业人员的培养应该以通才型人才为主要目标。（）

4．从具体工作的角度来说，生活秘书曾经是我国党政机关秘书类别的一种。（）5．服从性从来都是秘书工作的首要特性。（）

二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）

1．属于我国党政机关秘书规范体系中“根本规范”这一层次的有（）。Ａ．民主集中制原则

Ｂ．计划化原则

Ｃ．法制原则 Ｄ．民族平等原则

Ｅ．人民群众参加国家管理原则 2．秘书机构的基本职能是（）。

 Ａ．调查研究

Ｂ．辅助决策

Ｃ．办理会务

Ｄ．协调关系

Ｅ．服务领导

3．接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（）。Ａ．告诉他打错了，然后挂电话。

Ｂ．告诉对方你的号码是什么。

Ｃ．仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。

Ｄ．告诉他，查清楚号码再打。

4．下列程序中不属于收文办理的是（）。Ａ．传递 

Ｂ．审核

 Ｃ．缮印

Ｄ．批办

 Ｅ．立卷

5．秘书学具有（）等学科特点。Ａ．属于社会科学范畴

Ｂ．综合性强

Ｃ．实践性强 Ｄ．历史悠久

Ｅ．学科发展受到相关学科的影响和制约

三、案例分析题（每小题15分，共30分）

 1．某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。Ａ秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。Ａ秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？

 2．某市人民政府向属下企业发出一份文件，内容是提高退休工人的生活补贴。当时，该市的大多数企业纷纷出现经济滑坡现象，资金短缺，开工不足，不少在岗工人的工资都很难按月发放。接到此文件后，几乎所有的企业都反映无法执行。但此事已经媒体报道，退休工人于是不断上访，坚决要求落实政策。市政府考虑再三，最终还是草草收回文件，重新加以修改。根据此案例，分析一下调查研究在决策中的作用。

四、下列带有一定文学色彩的语句，包含了不少秘书学知识。请试作分析。（每小题5分，共15分）

 1．（秘书机构）各为其“主”，各自为“营”。 2．秘书——决策者的守门人。3．秘书是水，领导是容器。

五、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）

（一）领导自己写报告，专职秘书都取消

本报江西讯 江西省全南县委书记李蔚近日宣布，取消县委、县政府领导的专职秘书。该县县委只配备两个公用秘书，县政府只配三个秘书，使秘书职数减少了50%。近年来，全南县委、县政府正、副县党政领导都配备有专职秘书。秘书职数越来越多，使部分领导养成了惰性。去年底，该县新一届领导班子组成后，要求所有领导干部提高自身业务素质，做到自己写报告、拟文稿，全面处理本职事务。（载1998年6月10日《羊城晚报》第15版）

（二）四川绵阳市委规定：县级领导不得配秘书

本报讯 据《成都商报》报道，四川省绵阳市委近日发通知规定，县（市、区）党政领导一律不得配备秘书。

众所周知，在县（市、区）党政领导班子成员中，配备秘书已是比较普遍的现象，在一定程度上加大了领导干部的工作成本，同时，对县级领导干部的形象也有一定的不良影响。

为进一步加强各县（市、区）党政领导班子建设，绵阳市委下发通知规定：各县（市、区）党政干部不需要再配备专职秘书负责文字材料等日常工作，党政一把手可由办公室 指定一个同志主要负责为其做好服务工作。对已配备的秘书人员安排适合的工作，属于借用、聘用的秘书人员要及时清退。（载2002年８月31日《南方都市报》第16版）

六、阅读下面的文章，把握其主要倾向，写一篇文章，谈一谈你对秘书工分作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30)

另类秘书

“在公司里做秘书。”——以前别人问起我的职业，我总是据实道来。十之八九，人们会因此对我投来异样的目光。

真的，不知道从什么时候起，秘书成了“小秘（蜜）”的同义词，也因此被蒙上了一层暧昧的色彩。这让我很有些不自在进而愤怒起来。

于是我学乖了，只说是“做行政工作的”。——反正这也不能算是撒谎！

我上职高时念的就是文秘专业，选择它仅仅因为它很适合女孩子。毕业后进了外企，而且是一家非常规范的公司。据说在国外的总部,倘若一位男员工对女同事说句“你真漂亮”,就可以被投诉性骚扰。在这里秘书就是秘书，干的活儿繁杂而琐碎。替经理们订机票，订酒店，打字，复印，发传真„„这些都是工作职责中明文规定的。还有一些是虽未明文规定却约定俗成的事——中午到马路对面替老板买三文治，帮老板的菲佣办护照„„中国人还好些，倘若碰上个丝毫不懂中文的外国老板，真的像照顾一个孩子。公司的规矩：秘书永远是秘书，在工作性质和发展机会上与经理级有着质的区别。因此很自然地，有些秘书会觉得这份工儿没有多大前途。她们喜欢这个公司，喜欢身旁的工作环境，喜欢这里不低的薪水和福利，惟独不喜欢自己的工作。于是心里便盘算着先做几年看准了机会离开。亦有另一部分人干得很专心也很安心。因为这并非人们想象中那样是吃青春饭的职业。恰恰相反，它可以做一生。无需年轻美貌，只须细心、耐心，外加性格好即可。国外有不少四五十岁的妇女做了半辈子的秘书，那是她们一生的职业。在这里经理们与秘书们工作中互相尊重。经理让秘书办事通常都会用“please”开头，用“thanks”结束。然而二者间几乎不曾有过暧昧的关系。这是禁令，亦是人们所认同的现实。经理们行则飞机住则五星级大酒店，秘书是那个为他们订机票订房间的人。虽然在一个办公室里，却生活在两个世界。正应了那一句话：“你有你的，我有我的方向。” 就这么一天天干着这份工作，不管心中是不是喜欢它。秘书只是一份工作，正如同经理也是一份工作一样。我们是高级办公楼里惟一不穿名牌的人，心中却也不卑不亢。最欣慰的，是每年一度的秘书节。几乎没有人会忘记在我们的桌子上放一束花，一张卡，或是一个可爱的绒毛玩具。已经习惯了身旁有如此能干的秘书，经理们知道，没有我们，自己的工作会是一团糟。（作者：曲奇，载《南方周末》1997年7月23日第18版）

模拟试题

（二）参考答案

（说明：满分100分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一题）

一、判断题（每小题2分，共10分）

1．√

2．×

3．√

4．√

5．×

二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）

1．ＡＢＣＤＥ

2．ＢＥ

3．Ａ

4．ＡＣＥ

5．ＡＢＣＥ

三、案例分析题（每小题15分，共30分）

 1．Ａ秘书造成失误的原因在于没有遵守公文处理的有关规定。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，文件在送交打印之前，必须经过主管领导签发，再由文秘部门进行复核，以确保发文质量。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反。这一案例的启示在于：秘书工作必须在遵守秘书规范的前提下展开，必须将工作热情与遵守秘书规范紧密结合起来，以免出现事倍功半甚至事与愿违的结局。秘书人员必须牢记：仅有工作热情是不够的，还必须将秘书规范的学习、运用视为秘书基本素质的重要内容，予以足够的重视。

 2．在此案例中，导致某市人民政府工作出现被动局面的直接原因就是没有在决策前进行充分的调查研究，结果是顾此而失彼，好事做不成，反倒滋生出新的事端。众所周知，调研是决策的基础和前提，没有调研，决策就成为无源之水、无本之木，风险大大提高。各级各类机关单位的决策者都应从这一案例吸取教训，慎重对待决策，慎重对待决策前的调研工作，将调查研究工作做实做好，为决策打下坚实的基础。一言以蔽之，这一案例再次验证了“没有调查就没有发言权”这句经典名言。

四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分） 1．要点：秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。 2．要点：秘书应该帮助领导解决那些可能使领导分散时间和精力的琐碎事务，以保证领导将主要时间和精力放在决策上。此外，当领导不在时，秘书还应当在领导授权的范围内做好各项工作，也就是做好“补位”的工作，使得领导不至于牵挂机关单位的方方面面。

 3．要点：容器的形状决定了水的形状。这句话形象地反映了领导与秘书在工作中的地位：秘书在为领导服务的过程中，处于被动服从的位置。秘书的个性可以体现在生活中，而不应体现在工作中。

五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分）

评阅提示：报道一与报道二都有矫枉过正之嫌。首先，秘书工作的辅助性功能不容置疑，无论是精简机构，还是降低工作成本，抑或是树立领导干部事必躬亲的形象，都不应盲目裁减秘书人员，应视具体情况而定，不能简单地搞一刀切。其次，领导者的主要职责在于决策，为了精简机构或降低成本而造成领导者忙于应付起草一般性文件的局面，将领导者重新捆绑在琐碎、繁杂的事务性工作上，势必影响领导者的决策水平，造成不应有的损失，这样做可谓得不偿失。第三，大幅度裁减秘书人员，或者硬性规定“县（市、区）党政领导一律不得配备秘书”，势必遭到或大或小、或显或隐的阻力，很难说具有多大的可行性。

六、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）

 《另类秘书》的主要倾向，相对而言，具有多样化的特点。因此允许考生把握以下各点中的任何一条展开分析论述：既可以着眼于领导与秘书的关系，也可以着眼于秘书与经理、助理在管理层次上的界限分明，还可以着眼于秘书工作中的明文规定与约定俗成之间的关系，或者着眼于秘书从业者必须具备的耐心与细心等等。要求自圆其说，具有一定的深度，不必面面俱到。

模拟试题

（三）（附：参考答案）

（说明：适用于开卷考试，满分100分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一

题）



一、判断题（每小题2分，共10分）

 1．区别公务秘书与私人秘书的关键在于：秘书的服务对象是否为个人。（）2．“政务性工作”可以理解为各级各类单位中与决策密切相关的工作。（）3．为了达到会议的预期目的，有时可以对会议议题作出适当的调整或变动。（）4．为了节约开支，同时也是为了加强管理，我国的党政机关设置下属机关时往往采用综理制。（）

5．秘书部门及秘书人员展开调研时，为了充分保证材料的新鲜、真实，只须向领导者提供原始的资料，不得对调研结果进行分析加工。（）



二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）1．下列做法中，不符合会务工作要求的有（）。 Ａ．会议发言时间必须一视同仁，统一标准

Ｂ．为了体现出对于所有与会代表的一视同仁，不论职务、性别、年龄、学历、民族等方面有多大的差异，统一安排食宿，绝对不搞特殊化 Ｃ．保密性要求较高的议题应当安排在会议的后半阶段

Ｄ．为了方便与会者办理有关手续，发放会议通知时尽量考虑使用书面通知 Ｅ．余兴节目要适可而止，不可喧宾夺主

2．采取个别交谈的调研方式时，必须注意以下事项：（）。

Ａ．选准调查对象 Ｂ．直接问明调查对象的个人资料

Ｃ．必要时邀请调查对象所在单位领导成员到场，对其施加适当的心理压力，以保证访谈内容的真实准确

Ｄ．态度要诚恳，方式方法要得当

Ｅ．将调研者的个人观点或见解向调查对象进行暗示，以期求得共鸣 3．美化办公室的意义在于：（）。 Ａ．树立所在单位的良好形象

Ｂ．提升领导者及秘书自身的社会知名度

Ｃ．提高工作效率

Ｄ．展示个人独特魅力 Ｅ．优化工作环境

4．优化群体的特点有（）。

Ａ．各有所长

Ｂ．各司其职

Ｃ．各得其所 Ｄ．动态平衡

Ｅ．比例适中

5．与一般的道德规范相比较，秘书规范具有（）等特点。Ａ．系统性

Ｂ．社会性

Ｃ．实践性 Ｄ．综合性

Ｅ．强制性



三、简答题（每小题10分，共30分）

1．一份会议通知至少应包括哪些基本内容？ 2．秘书工作对从业人员的心理素质有哪些基本要求？ 3．为什么说秘书工作不会消亡？



四、下列带有一定文学色彩的语句，包含了不少秘书学知识。请试作分析。（每小题5分，共15分）1．两眼一睁，忙到熄灯。2．今日助理，昨日秘书。3．永远比别人多一颗心。



五、阅读下面这篇“经验总结”，写一篇文章，谈谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分）

一位老牌办公室主任的经验总结

干办公室主任这份差事说难不难，说容易不容易，反正无过便是有功。概括起来有“四个后”和“四个到位”，颇耐人寻味。“四个后”是： 

一、“鞍前马后”

 跟领导外出，必须做好出车前的准备工作，将车洗擦干净，加足汽油，认真检查车况是否良好方可出车。同时，必须提前10分钟恭候领导的到来，决不让领导等你。

二、“瞻前顾后”

 领导要宴客，你务必提前预订宴席和房间，了解清楚来宾的级别，不同级别的客人备不同级别的菜式和酒水。只要领导陪同客人一到，就引领他们直入贵宾房。此外，起筷时，须让领导先起筷，绝不能抢先只顾自己吃。送客时，让宾客和领导先行，你随后紧跟。



三、“等前立后”

 无论何种会议，赴何种宴会，要恰到好处地跟在领导身后。领导落车，让他先行一步，因为说不定摄像机的镜头正对着首先落车的来宾。也说不定对方能否第一眼就能将领导辨出来。如果你走在领导前面，并比领导长得更像领导，对方先将你的手握起来，那就会出现尴尬的场面。

四、“无时无候”

 生活中有许多不可预测的突发事件，要配合领导应付和处理突发事件，就要像少先队员的口号“时刻准备着”一样，随时发挥作用。不断将你的应变能力修炼得炉火纯青。这种状态下，你就显得“无时无候”。“四个到位”是： 

一、“准时到位”

 特别强调时间观念。无论赴任何场合，只有你等领导的责任，没有领导等你的理由。主仆总得有个分水岭，绝不能鱼水交融。古装粤剧的编排总是将显赫人物安排在最后出台，而最先亮相的必然是卫士、保镖之类，这套路历史悠久。

二、“主动补位”

如果客人问领导：“贵公司旗下有多少员工？”领导一时健忘，你就责无旁贷地轻声补充：“大约500多人。”但千万不要将数字说得滴水不漏，要将尾数留给领导去意会，去补上。将领导的遗憾修补得天衣无缝。

三、“不可越位”

接待宾客或洽谈业务，要让领导在最显眼的位置，以便展示其光辉形象。这也是一种礼貌，是一种不成文的行规。你在领导身边，只属于一种陪衬，像绿叶衬红花。超出了陪衬范围，或“越位”，便会令领导龙颜不悦。

四、“及时埋位”

单位里头假如不幸出现了突发性事故，而首长刚好外出，无法赶回来处理问题，这时便是你施展才华的时候了。你就要当机立断充当领导角色，承担起领导的责任，灵活机动地调兵遣将。你的每句话都是圣旨，因为你是领导的贴身人，是领导的影子。只要你把善后事处理得妥妥贴贴，让远在千里之外的领导放心，你的“及时埋位”就做足100分。（作者：邹振辉，载《南方都市报》2000年4月30日第18版）

六、阅读下面的文字，结合你对办公室工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）办公室生存规则

★时刻保持自己在办公室政治上的专业水准

★只玩那些正在开展着的游戏，而不是那些自己想玩的 ★别树敌，别过河拆桥 ★别发牢骚和抱怨

★别胁迫你的上级，别想着有一天能爬到上级的头上管住他 ★别让其他人觉得你是个惹麻烦的人 ★不要批评同事和老板 ★发表意见时对事不对人 ★帮助别人实现他们的目标 ★与重要人物建立利益互惠的关系 ★找出与其他人一致的利益基础 ★不要谈论私人问题

★有选择性地公开一些私人的秘密 ★要相信纸包不住火的定律 ★创立双赢的解决问题的方法 ★时刻牢记老板的观点

★努力培养理性、积极、干脆、公正的形象 ★强迫自己去做困难的、不舒服的或讨厌的事 ★对人态度和蔼，保持笑容

★必要时表现出你的自信、果断与坚强，但不是野心 ★自然，别夸夸其谈，形成个人独特的风格 （载《南方周末》2002年6月20日第28版）

模拟试题

（三）参考答案

（说明：满分100分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一题）

一、判断题（每小题2分，共10分）

 1．×

2．√

3．√

4．×

5．×

二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）

 1．Ｂ

2．ＡＤ

3．ＡＣＥ

4．ＡＢＣＤＥ

5．ＡＥ

三、简答题（每小题10分，共30分）

 1．要点：一份会议通知至少应包含以下内容：会议名称、会议目的、主要内容、会议日期、会议地点、报到日期、报到地点、与会单位及人员、携带材料、会务费用、主办单位、联系人及联系电话、交通指南、会议回执等。当然，还应视具体需要而变通处理。

 2．要点：①培养以自觉、自制、坚韧、果断为主要内容的秘书意志力；②塑造适合于秘书工作的性格；③培养正常的情感情绪，时常调节个体行为，随时矫正异常心理，维护心理健康。

 3．要点：秘书工作的现代化是大势所趋，秘书工作的许多职能将会改变或取消，但秘书决不会沦为没有思想和简单重复他人意见的处理机，相反将成为“准负责人”，分担某些专职工作和决策性工作。借助于现代技术，秘书为决策者提供综合服务的职能将会获得全新的发展。

四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分） 1．要点：秘书工作的事务性特征在这句话中得到了形象的描述。秘书工作非常具体，非常丰富，可以将其工作内容和与特点概括为“细”、“繁”、“杂”、“忙”，因而秘书工作十分辛苦，十分忙碌。

 2．要点：这句话准确而形象地反映出助理与秘书的关系。二者都是领导者的助手，都为领导者的决策提供优质服务。但助理较多直接参与决策，秘书（特别是一般秘书）的主要工作内容不是直接参与决策，而是提供辅助性服务。也就是说，二者辅助决策的渠道和作用均存在较大的区别。秘书人员在得到充分的锻炼提高之后，完全可以成长为更高层次的辅助者，即助理。

 3．要点：秘书工作的辅助性特征，决定了秘书人员在为领导者提供服务的过程中，既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导做未急；既要学会站在 领导者的高度统筹兼顾、未雨绸缪，又要发挥第三只眼、第三只手的作用，拾遗补缺，为领导者做好补位工作。惟有如此，才可能真正帮助领导者专心致志地从事其本职工作。（或答：这句话的核心是强调秘书人员应该比一般工作人员多一颗“细心”，多一颗“耐心”）

五、阅读下面这篇“经验总结”，写一篇文章，谈谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分

评阅提示：本文笔调幽默，但真实地再现了秘书人员的工作现状。无论是“四个后”还是“四个到位”，都集中展示了秘书工作的辅助性这一根本特征。该文对于以下内容也有所涉及，均应引起从业者的高度重视，这些重要内容包括：1．领导与秘书的关系；2．如何恰到好处地发挥拾遗补缺的作用；3．如何敢于承担责任，应对突发性事件；4．如何维护良好的心理健康等等。针对上述各点，把握住其中的一到两条，展开论述。

六、阅读下面的文字，结合你对办公室工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）

 评阅提示：秘书工作的主要内容之一便是办公室工作，办公室内的人际关系也顺理成章地成为秘书人员必须首先正视和妥善处理的重要问题。这篇文字，主要集中阐述了如何处理与上司的关系、如何处理与同事的关系。作为工作场所，办公室内必须形成凝聚力，必须为了优化群体的组建和运行而牺牲个人的一部分利益，只有充分尊重领导、尊重同事，积极有效地发展人际关系，为实现共同目标而尽心尽力，才有可能通过整体目标的实现实现个人的目标。在办公室这样一个独特的工作环境中，不应该也不可能以自我为中心，我行我素，特立独行，但也不能盲目地失去自我，简单地将个性完全抹杀。一言以蔽之，为人处世只要能够本着与人为善、坦诚相待、积极认真、求同存异的原则，必定能够事业有成、关系和谐。

第三篇：秘书学考试试题及答案

«秘书学»试题及答案

一、名词解释(每小题3分，共18分)

1．秘书

秘书是为服务对象全局性决策，事务性管理，从事智力服务，发挥助手作用的一种社会职业。（1）秘书的社会属性，是社会中的服务职业，第三产业。秘书是一种社会职业人员，有职业准入的权利。（2）职业性质，是秘书的本质属性，具体表现为，为服务对象全局性决策，事务性管理，从事智力服务。

2.秘书的表达能力

秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。文字表达能力指书面表达的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写作，如通用公文、专用公文和公务常用文。

3.信访

是来信来访的简称，是指信访人通过书信、走访、电话、电报等形式，向党和国家机关、人民团体、企事业单位及其负责人反映情况，表达个人或集体意愿，并由有关机关和单位负责处理的社会活动。

4.办公自动化

办公自动化或称办公室自动化，其英文名称为office Automation,简称为OA。这是自动化的一个分支，最早是由美国通用汽车公司D.S.哈德于1956年首创的。这是一门综合性很强的学科。

5.协调

就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段，也是有效地进行行政管理的一种基本工作方法。任何领导机关，都必须对所属的各种机构、各项工作、各方面的人员经常进行协调，才能使之有序运转，齐心协力，相互配合，共同完成任务。

6.会见

会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。

二、简答题(每小题5分，共30分)

1.简述秘书工作的政治性主要体现在哪几个方面?

政治性主要体现在三个方面：一是阶级性。领导工作是有阶级性的。任何领导集团总是代表着一定的阶级利益，为实现一定的政治目标服务的。因之，作为辅助领导的秘书工作，也必然具有鲜明的阶级性。二是政策性。秘书工作必须遵循政策性原则。办文是政策性很强的工作，不少文件本身就是政策性的规定。三是机要性。秘书工作是一项机要性工作，这是秘书部门处于领导中枢的辅助地位

所决定的。秘书工作的机要性，使保守秘密成为秘书工作的一条重要原则。

2.简述信息工作的原则。

信息工作的原则：

一、实事求是原则。实事求是是党的思想路线，也是信息工作必须遵循的根本原则。

二、时效性原则。信息与时效不可分割，两者的关系是正比。

三、主动性原则。秘书工作具有从属性，带有一定的被动性。

四、整体性原则。信息工作的整体性在于它的联系性和协调性。

五、内部性原则。秘书部门的信息工作具有较强的内部性。因而决定了它具有一定的保密性。

3.简述公文撰拟的特点。

(一)写作动机的制约性。公文的写作动机不是撰拟者个人的意愿，不是有感而发，而是完全受命于领导的指令授意，必须忠实地贯彻领导意图。

(二)写作思维的抽象性。公文写作以抽象思维即逻辑思维为主，舍弃事物的具体形象，以抽象的概念、判断、推理来揭示事物的本质。在写作中，主要运用分析、综合、归纳、演绎等逻辑手段。

(三)写作体式的规范性。作为公务文书主要构成的通用公文与专用公文，它们在体式上的要求更为严密规范，带有法定性、程式性的特点。(四)写作受体的确指性。文章写作，都有其写作受体，即读者对象。但公文写作的受体是确指的，它有特定的读者对象，即收文机关。

4.列举值班工作的任务。

值班工作的任务，主要有以下几项：

(一)信息沟通。这是值班工作的一项基本任务，它包括上情下达和下情上达两个方面。(二)承办领导交办事项。领导交办的任务是多方面的，值班人员应积极主动地办好这些事情，并向领导汇报办理结果。(三)负责工作接待。对外来联系工作的人员，值班人员应热情接待，酌情处理。(四)处理急文和突发事件。值班人员在节假日和领导下班期间，要担负起处理急文和突发事件的任务。(五)承担本部门，本单位的一些基础性服务工作。

5.简述调查研究的基本原则。

秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题，最根本的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的具体实践中，必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

6.简述保密工作的特点

保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。因为保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。特别是十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩更加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。这是因为，与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密，就是在一定的时间内只能让极少数人掌握的信息和事物。这种秘密，如果不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，如果在社会上公开，就不再成为秘密。所以，保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施，不使之外泄。④相对性是指保密工作的时间性与一定的区域性(即保密范围)而言。

三、论述题（本大题共2小题，每小题10分，共20分）

1、试述现代秘书职业的主要特征。

（1）秘书服务对象多元化。现代秘书活动的范畴，不仅仅限于国家官僚体系，它广泛存在于一切社会管理活动乃至一切重要的生产实践和科学文化活动之中。不仅国家机关、社会团体的领导人身边设置了秘书部门和配备了秘书人员，而且实业家、科学家、作家、学者、演员等一切需要秘书辅助和综合性服务的社会人士，只要具备一定的财力，都可以聘用秘书。秘书已成为从业范围十分广泛、从业人数十分众多和一种社会职业。服务对象的多元化，已成为现代秘书职业的一个重要特征。

（2）秘书主体商务化。所谓秘书主体商务化，是指我国秘书队伍的主体将由党政秘书逐渐让位于商务秘书。从我国政治、经济体制改革的大趋势看，在精兵简政的制约下，党政秘书的数量不可能有较大的增长。然而，随着社会主义市场经济的长足发展，国有企业尤其是乡镇企业、“三资”企业、私人企业异军突起，给为数众多的秘书就业提供了广阔的市场，这就使秘书队伍将发生了巨大的变化；商务秘书以惊人的速度增长。二十一世纪，我国将实现四个现代化，社会主义市场经济将长足发展，与工商企业的迅速发展相适应，商务秘书的增长也就必然越来越大。在市场经济的舞台上，商务秘书必将唱起主角。这是国际秘书职业发展的历史经验，也将是我国秘书职业发展的大趋势。

（3）秘书知识技能专业化。秘书工作已形成一门专业。秘书有了办文、办公、办事，综合处理信息资料，办理日常公务等特定的职业活动内容。秘书已有了职业技能培养教育体系和任职资格考核体系，以及指导秘书从业实践的秘书工作理论体系，还有了秘书行业协会、学会和国际性秘书行业组织，由此可见，现代秘书同教师、医师、律师、会计师、工程师等一样，都属于现代社会的专业人才。

（4）秘书劳动价值商品化。在商品经济时代，任何劳动都含有商品性质。秘书工作是一种复杂的脑力劳动，秘书的劳动也带有商品性，其价值也就具有商品化特征。在市场经济条件下，他们的劳动价值的商品化特征就日益突出地表现出来。

2、秘书处理人际关系的一般准则有哪些？

（1）尊重。秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。

（2）礼貌和礼仪。人际关系中尊重的最初也是最近的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

乐于助人。秘书的角色地位主要是助手，帮助主管或上司做好各项工作，甚至必要的生活照顾与服务，乃是秘书的天职。秘书工作又是综合性的工作，它需要多方面的配合和帮助才能做好。因此，秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就应主动地伸手帮助。

（3）赞美他人。秘书不是卑贱者，但他（她）的角色地位要求其必须是个真正的谦虚者。谦虚不等于自卑，正如自尊也不等于骄傲。确切地说，真正自尊、谦虚的人就在于他们既能正确地估量自己，又能正确地看待别人。

宽容与体谅。秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。进而能设身处地为对方着想，多给人一点同情和谅解。

（4）公允。公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。

四、实务操作题(本大题共1小题，12分)

你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。

五、讨论题（本大题共1小题，20分）

结合材料，谈谈你秘书这个职业的看法。

另类秘书

“在公司里做秘书。”——以前别人问起我的职业，我总是据实道来。十之八九，人们会因此对我投来异样的目光。

真的，不知道从什么时候起，秘书成了“小秘（蜜）”的同义词，也因此被蒙上了一层暧昧的色彩。这让我很有些不自在进而愤怒起来。

于是我学乖了，只说是“做行政工作的”。——反正这也不能算是撒谎！我上职高时念的就是文秘专业，选择它仅仅因为它很适合女孩子。毕业后进了外企，而且是一家非常规范的公司。据说在国外的总部,倘若一位男员工对女同事说句“你真漂亮”,就可以被投诉性骚扰。在这里秘书就是秘书，干的活儿繁杂而琐碎。替经理们订机票，订酒店，打字，复印，发传真„„这些都是工作职责中明文规定的。还有一些是虽未明文规定却约定俗成的事——中午到马路对面替老板买三文治，帮老板的菲佣办护照„„中国人还好些，倘若碰上个丝毫不懂中文的外国老板，真的像照顾一个孩子。

公司的规矩：秘书永远是秘书，在工作性质和发展机会上与经理级有着质的区别。因此很自然地，有些秘书会觉得这份工儿没有多大前途。她们喜欢这个公司，喜欢身旁的工作环境，喜欢这里不低的薪水和福利，惟独不喜欢自己的工作。于是心里便盘算着先做几年看准了机会离开。亦有另一部分人干得很专心也很安心。因为这并非人们想象中那样是吃青春饭的职业。恰恰相反，它可以做一生。无需年轻美貌，只须细心、耐心，外加性格好即可。国外有不少四五十岁的妇女做了半辈子的秘书，那是她们一生的职业。

在这里经理们与秘书们工作中互相尊重。经理让秘书办事通常都会用“please”开头，用“thanks”结束。然而二者间几乎不曾有过暧昧的关系。这是禁令，亦是人们所认同的现实。经理们行则飞机住则五星级大酒店，秘书是那个为他们订机票订房间的人。虽然在一个办公室里，却生活在两个世界。正应了那一句话：“你有你的，我有我的方向。”

就这么一天天干着这份工作，不管心中是不是喜欢它。秘书只是一份工作，正如同经理也是一份工作一样。我们是高级办公楼里惟一不穿名牌的人，心中却也不卑不亢。

最欣慰的，是每年一度的秘书节。几乎没有人会忘记在我们的桌子上放一束花，一张卡，或是一个可爱的绒毛玩具。已经习惯了身旁有如此能干的秘书，经理们知道，没有我们，自己的工作会是一团糟。

《另类秘书》的主要倾向，相对而言，具有多样化的特点。因此允许考生把握以下各点中的任何一条展开分析论述：既可以着眼于领导与秘书的关系，也可以着眼于秘书与经理、助理在管理层次上的界限分明，还可以着眼于秘书工作中的明文规定与约定俗成之间的关系，或者着眼于秘书从业者必须具备的耐心与细心等等。要求自圆其说，具有一定的深度，不必面面俱到。（本题较为开放，主流价值观正确即可。可酌情给分。）

第四篇：秘书学试题

秘书学概论试题

姓名：专业：年级：

一、单项选择题(在每小题的四个备选答案中选出一个正确答案，并将其号码填在题干的括号内。每小题1分，共15分)

1.秘书工作古已有之，源远流长。在我国，已有()的历史。

A.五千年B.四千年C.三千年D.二千八百年

2.秘书学的特定研究对象是()，它要研究秘书工作所特有的矛盾及其规律性。

A.秘书人员B.秘书机构C.秘书工作D.秘书历史

3.学士型名士型秘书群的涌现是在()

A.秦汉B.魏晋南北朝C.唐朝D.宋代

4.清朝后期，浙江绍兴一带为培养()(俗称师爷)的幕馆应时而生。

A.幕僚B.政客C.秘书D.幕客

5．与秘书学相关的学科有（）

A．营销学B．决策科学C．教育学D．公共关系学

6.“准确、()、保密”是周恩来同志在革命战争年代对机要工作提出的要求。

A.高效B.迅速C.细致D.稳妥

7.()，就是在思维中把认识对象分解为各个方面、各个部分来分别进行考察的方法。

A.比较B.分类C.分析D.综合8.包括遗传信息等在内的生物信息属于()信息。

A.动态B.静态C.社会D.非社会

9.()是信息处理的第一个环节，也是做好信息工作的基础。

A.网络建设B.信息采集C.信息筛选D.信息的整体开发

10.公文写作以()即逻辑思维为主。

A.形象思维B.感性思维C.抽象思维D.理论思维

11.文件一经()，即成定稿并生效。

A.审核B.签发C.用印D.分发

12.()，是完成了公文处理工作的最后一个环节，文件转化成档案，成为档案工作的第一个环节。

A.平时归卷B.正式立卷C.按期归档D.档案鉴定

13.()时对信访问题已具备了管理的雏形。

A.尧舜B.夏禹C.商周D.秦汉

14.秘书活动的受动性（）

A．一切按领导意图办B．以领导活动为中心

C．领导的参谋助手D．受动中求主动

15.办公自动化的发源地是()

A.英国B.美国C.日本D.德国

二、多项选择题（每小题2分，共10分。在4个备选答案中选择1—2个正确答案，并将正确答案的字母序号填 1

在题后的括号内。多选少选均不给分）

1．秘书工作的作用有：（）

A．沟通协调B．监督审查C．总管D．督促 检查

2．秘书工作的原则有：（）

A．统一原则B．快速原则C．准确原则D．及时原则

3．同步原则指的是：（）

A．同步思维B．严格保密C．同步行动D．严谨一致

4．秘书工作：（）

A．秘书活动的中介B．秘书活动的客体要素

C．秘书活动的载体要素D．秘书活动的外在要素

5．秘书方法：（）

A．秘书活动的中介要素B．秘书活动效率的保证

C．秘书活动的客体要素D．秘书活动的辅助要素

三、是非判断题(判断下列各题，正确的在题干后面括号打“√”，错误的打“×”。每小题1分，共10分)

1.所谓决策，包括了决策的制定与决策的实施。()

2.随着秘书教育与秘书培训的普及，国外秘书工作日趋智能化、专业化、永业化。()

3.参谋职能是主体和基础，办事职能是在参谋的过程中进行和体现的。()

4.坚持邓小平同志建设有中国特色的社会主义理论和党的基本路线，是秘书工作“三服务”的根本所在。

()

5.性格有相对稳定性，但随着客观环境和工作条件的变化，又有可变性和可塑性。()

6.信息既可以来自于客观世界，也可以主观臆造。()

7.全方位建网，一般以横向网络为主，纵横结合。()

8.督查既是一种手段，也是一种目的。()

9.公文可以多头主送，只要不互相推诿、贻误工作即可。()

10.人民群众在信访中提出的各种问题和要求都是合理合法的，对此，要积极予以妥善处理与解决。()

四、名词解释（每小题4分，共20分）

1.秘书人员

2.文书

3.辅助决策

4.办公自动化

五、简答题（每小题5分，共20分）

1.秘书活动的重要特征是什么？

2.什么叫高层次信息？如何为领导提供高层次信息？

3.简述公文撰拟的特点。

4.简述秘书工作的政治性主要体现在哪几个方面?

六、论述题（本题10分）

试述秘书工作的受意方法。

七、案例题(15分)

你是一家大型私营企业的总经理办公室秘书，最近，公司即将与德国的一个同行企业签订技术合作业务，共同 研制一种新型的产品，并拟于近期签订合同。总经理请你负责筹划这次签字仪式，请谈谈你的筹划程序。

第五篇：秘书学复习重点

秘书学

一、实务题（30分）（复习范围：日常工作上，日常工作下，秘书相关工作要求、礼仪）

仔细观察，指出正误（至少15个）不需要分析或更正。秘书职业技能要求和联系的知识点。1.进屋敲门

2.做了接待计划 3.预订酒店 4.私自订房间

5.接待细目表没做完 6.忘记领导下午开会 7.解释自己的错误 8.请示领导

9.记录领导安排工作事项 10.检查接待工作准备情况 11.做电话记录 12.重复信息确认

13.电话响两声以后再接 14.纠正名片错误，及时改正 15.检查签字笔等物件

二、简答题（20分）

三、拟写题（20分）《党政机关公文处理工作条例》（2012年）公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函。给材料拟写：正文写法、结构模式。

四、论述题（30分）

简答、论述题范围

（一）、秘书工作的内容P8

（二）、秘书工作的作用P10

（三）、秘书的知识结构P65

（四）、秘书的能力要求 P66

（五）、秘书处理人际关系的准则 P96

（六）、秘书收集信息的方式方法。P146

（七）、秘书写作原则P174

（八）沟通的层次和作用P261

（九）沟通的方法P264

（十）会议的要素

（一）秘书的工作内容

我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：

1.文书撰写（上次口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等。）2.文书制作（打字、复印、编排、装订等。）

3.文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等。）4.档案管理（归档、鉴定、管理、提供等。）5.会议组织（准备、记录、文件、善后等。）6.调查研究（计划、实施、分析、研究等。）7.信息资料工作（收集、整理、提供、储存等。）8.信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等。）

9.接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等。）10.协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等。）11.督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等。）12.日程安排（为上次安排工作日程、会晤及差旅事宜等。）13.日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等。）14.办公室管理（环境、设备、经费等。）15.其他临时交办事项。

（二）、秘书工作的作用

总的来说，秘书工作具有以下五个方面的作用：

1.助手作用

秘书作为上次的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，接听电话的把关，发出文件、信函的把关，接待、会议以及办公室费用开支的把关等。董事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公司和下属人员还有着“监理”作用。2.参谋作用

中高级秘书具有参谋作用。他们上司调查调查研究、收集和提供信息、提供咨询，他们辅助上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或组织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能充当领导人的“顾问”和“智囊”，解决领导的疑难问题，为领导主动出谋划策。3.协调作用

秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司、传达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。秘书的地位又往往是在“一人之下，众人之上”，又处于工作网络的“结点”，上下左右的工作与人际关系都要求秘书去调处，力争达到平衡和统一。4.信息枢纽作用

秘书离不开文书。所谓文书，就是书面信息。以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息。现代秘书则又从接待、联络、调研、电话等工作中接触大量的口头信息。秘书的办公室可以说是机关、公司的信息集散地。秘书为上司和整个机关、公司起着信息的提供、反馈、传递等枢纽作用。5.公共关系作用

秘书工作中有“对外联络、内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。尤其是不设置独立的公关部门、没有专门公关人员的机关或单位，办公室和秘书人员应该更自觉地认识到这方面的责任，做好相应的工作。

企业秘书人员应帮助上司密切和融洽与股东、职工、顾客、社区公众、新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好形象，力求提高并扩大知名度和美誉度.（三）、秘书的知识结构

秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四个方面知识的纵横结合，其结构用罗马字母“Ⅱ”来表示。

1.基础知识

秘书应具有的基础只是分为两个方面：一方面是深灰科学基础知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次，是“Ⅱ”的底线。2.专业知识

专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。3.行业知识

行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应该分别将具有各自的行业基础知识。

专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次，是“Ⅱ”的两根支撑线。4.相关知识

这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。

（四）、秘书的能力要求 P66

秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是：

1.写作能力

具体是指公文和十五应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文好应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为一种写作能力。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。2.口头表达能力

秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话也切忌噜苏冗长，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。3.听知能力

秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中概括出要领，或是从众口交加。激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。4.阅读概括能力

秘书要善于阅读，既善于精读，入队重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的京剧或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。5.社交活动能力

秘书人员要具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。6.协调能力

秘书要善于返现机关与机关之间、部门与部门之间。机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。7.观察分析能力

秘书在工作中药时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法工领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作有被动服务转为主动服务的前提条件。8.应变能力

秘书的大部分工作都有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。9.使用先进办公器械能力 10.预测能力

（五）、秘书处理人际关系的准则 P96

1.尊重

2.礼貌和礼仪

3．乐于助人

4.赞美他人

5.宽容与体谅

6.公允

（六）、秘书收集信息的方式方法。P146

1.收集

（1）收存。

（2）复印。

（3）记录。

（4）录音。

（5）录像。

（6）电脑。

2.整理

（1）分类。

（2）筛选。

3.加工

（1）充实与综合。

（2）提炼与摘要。

（3）归纳与分析。

4.提供

（1）适事。

（2）适时。

（3）适度。

5.传递

（1）速度。

（2）准确。

（3）保密。

6．储存

7.检索

（七）、秘书写作原则P174

1.符合方针、政策、法令、法规。

2.忠于机关制文意图。

3.坚持实事求是的精神。

（八）沟通的层次和作用P261

沟通是协调的前提，是协商、调节、调整、调解，以求达到协调的结果——和谐一致的基础。分而言之，沟通有三个不同层次的作用。

1.信息沟通。任何组织微球生存与发展，都必须与外界沟通。第一步就是信息沟通，既把自己的情况告诉外界，有把外界的情况吸收进来。信息沟通的作用就是达到消除隔阂、彼此了解，进而互相理解的境地，才能寻求合作的可能。另一方面，组织内部的上下之间也需要信息沟通，彼此了解情况，了解意愿，才能达到上下团结一致。

2.认识沟通。比信息沟通更进一步的是认识沟通。信息沟通是初步的、也是客观的，往往不涉及彼此的厉害关系，容易被接受。认识沟通则是主观的，它表达各自的意愿、看法或是要求，涉及各自的利益。认识沟通不能强迫对方接受，而只能以适当的内容，尤其以适当的方式使对方自愿接受。认识沟通 3.感情沟通。

（九）沟通的方法P264 1.直接沟通 2.间接沟通 3.明示沟通 4.暗示沟通

（十）会议的要素