秘书学概论试题及参考答案

第一篇：秘书学概论试题及参考答案

一、单项选择题(在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确答案的序号填在题干的括号内。每小题1分，共15分)

1.“秘书”的涵义，有一个(C)的演变过程。

A.由人到物 B.由小到大 C.由物及人 D.由上到下

2.秘书学，从学科大类来说，属于(A)范畴。

A.社会科学 B.人文科学 C.管理科学 D.综合科学

3.(B)，朝廷中出现了最早的秘书机构——太史寮。

A.东周 B.商末周初 C.秦末汉初 D.隋末唐初

4.秘书机构的设置，必须遵循(B)、精简、高效的特点。

A.创新 B.适应 C.求实 D.综合

5.秘书工作的辅助性主要体现在地位的(C)与工作的被动性两个方面。

A.被领导性 B.中介性 C.从属性 D.隐秘性

6.智能结构即(D)和能力的综合反映。

A.智力 B.智商 C.知力 D.知识

7.(A)是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。

A.性格 B.兴趣 C.意志 D.毅力

8.调查研究是一项严肃的科学工作。在具体实践中，科学的调查研究活动必须遵循(A)性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

A.客观 B.真实 C.谨慎 D.实事求是

9.按信息形式分，可分成(B)信息和物化信息。

A.内化 B.内储 C.内存 D.内蓄

10.广义的公文，包括了通用公文、(C)与公务常用文。

A.常用 B.专业 C.专用 D.业务

11.平行文，指(B)机关之间往来的公文。

A.本 B.不相隶属 C.平级机关 D.领导

12.档案就其作用来说，可以概括为(A)作用和参考作用。

A.凭证 B.查阅 C.史料 D.利用

13.协调工作的内容主要是(C)协调、关系协调和事务协调。

A.组织 B.领导 C.政策 D.法律

14.督查工作的原则是：

一、实事求是；

二、突出重点；

三、分流承办；

四、(D)；

五、坚持科学有序。

A.相信群众 B.坚持原则 C.注意协调 D.注重时效

15.办公自动化的发展方向可以用四个“I”来概括：第一是信息服务；第二是人机对话；第三是智能化；第四是(C)化。

A.大型 B.集合 C.集成 D.集约

二、是非判断题(判断下列各题，正确的在题后括号内打“√”，错的打“×”。每小题1分，共10分)1.秘书工作，是指协助领导决策与管理所进行的各项辅助性工作。(√)

2.曹丕对诏策、章表、议对、檄移等11种公文体裁的起源、特色、写作技法作了研究与探索，可视为中国秘书史上第一个系统研究公文写作理论的专家。(×)

3.广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门，一般冠以“办公”字样。(√)

4.以秘书的工作职责来划分，主要有机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、公务秘书、外事秘书等。(√)

5.典型调查，是指在一定的总体范围内，根据调查目的，选择有代表性的单位进行调查，以推论总体，是深入了解社会情况的重要方法。(√)6.从逻辑学的角度讲，分类的第一条逻辑规则是：每一次分类必须按同一原则进行。(×)7.按人对信息的感知方式分，信息可分成直接信息与间接信息。(√)

8.作为协调者，秘书人员必须具备一定的素质，一要有良好的政治素质和道德修养；二要忠于职守，有高度的事业心和强烈的责任感；三要有丰富的知识。(×)9.会议的内容要素包括会议指导思想、会议目的和会议任务等。(√)

10.信访工作的原则主要有：

一、坚持实事求是，一切从实际出发；

二、依照政策法令办事；

三、分级负责，归口办理；

四、处理实际问题与进行思想教育相结合；

五、及时办理，就地解决信访问题。(√)

三、填空题(每空1分，共15分)

1.秘书学具有政治性、综合性与应用性的特点。

2.最早的秘书人员称为“史”。

3.秘书部门是介于单位领导层和职能层之间的.中介层。

4.虽然机关、团体及企事业单位的秘书工作各有侧重，不尽一致，但就总体而言，秘书工作一般包括十项具体任务。

5.以个性特征与能力划分，秘书可分为参谋型秘书、秀才型秘书，公关型秘书和办事型秘书。

6.情感是人的喜怒哀乐等心理状态。

7.智能结构即知识和能力的综合反映。

8.人际关系一般具有三个特点：第一是个体性，第二是情感性，第三是对应性。

9.专项调查是指专门就某一项目、某一问题或某一事件进行的调查。

10.按信息载体分，可分成语言信息与非语言信息。

11.公文撰拟，即公文写作，是公文办理的基本环节。

12.在协调过程中，既要讲政策、讲原则，也要讲灵活、讲感情。

13.做好督查工作，一是有利于保证决策顺利、有效的实施。

14.会议的作用，主要包括：决策指挥作用、组织协调作用、动员教育作用和信息交流作用。

15.根据会议的进程，一般把会务工作分为会前准备工作、会间调度工作和会后整理服务工作三个阶段。

四、名词解释(每小题5分，共20分)1.秘书的表达能力

秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。文字表达能力指书面表达的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写作，如通用公文、专用公文和公务常用文。

2.个别访谈

个别访谈，是指有选择地对一个存在特定社会关系和环境的具有生动个性的特定个体的访问。3.协调

就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段，也是有效地进行行政管理的一种基本工作方法。任何领导机关，都必须对所属的各种机构、各项工作、各方面的人员经常进行协调，才能使之有序运转，齐心协力，相互配合，共同完成任务。

4.会见

会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。

五、简答题(每小题6分，共24分)1.秘书机构的设置，必须遵循的原则。

秘书机构的设置，必须遵循适应、精简、高效的原则。所谓适应性原则，是指秘书机构的设置，要适应领导的决策与管理工作的需要。秘书机构的规模大小、人员多少，取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。其次，秘书机构设置的适应性还表现在要因时、因地、因条件而异，具有一定的弹性。所谓精简性原则，是指秘书机构必须精简。其目的是减少层次、减少环节，有利于高效运转。

所谓高效性原则，是指秘书机构的设置，要力求高效。要达到高效，必须重视秘书群体结构的优化，充分发挥秘书机构的整体效能。

2.秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题，最根本的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的具体实践中，必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

3.会议的性质

会议是贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式；是实施决策、计划、组织、指挥、控制、协调等现代管理职能必不可少的重要手段；是贯彻政策、统一思想、议事决策、布置工作、沟通信息、统筹协调的有效途径。

4.保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。因为保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。特别是十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩更加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。这是因为，与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密，就是在一定的时 间内只能让极少数人掌握的信息和事物。这种秘密，如果不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，如果在社会上公开，就不再成为秘密。所以，保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施，不使之外泄。④相对性是指保密工作的时 间性与一定的区域性(即保密范围)而言。

六、案例题(共16分)

你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

答：外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。

首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。

其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。参考答案

一、单项选择题(每小题1分，共15分)

1.C 2.A 3.B 4.B 5.C 6.D 7.A 8.A 9.B 10.C 11.B 12.A 13.C 14.D 15.C

二、是非判断题(每小题1分，共10分)1.√ 2.× 3.√ 4.√ 5.√ 6.× 7.√ 8.× 9.√ 10.√

三、填空题(每空1分，共15分)1.综合性

2.史

3.中介层

4.十项

5.参谋

6.情感

7.知识和能力

8.情感

9.专项调查

10.信息载体

11.基本环节

12.感情

13.决策

14.决策指挥

15.调度工作

四、名词解释(每小题5分，共20分)1.秘书的表达能力

秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。文字表达能力指书面表达的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写作，如通用公文、专用公文和公务常用文。

2.个别访谈

个别访谈，是指有选择地对一个存在特定社会关系和环境的具有生动个性的特定个体的访问。3.协调

就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段，也是有效地进行行政管理的一种基本工作方法。任何领导机关，都必须对所属的各种机构、各项工作、各方面的人员经常进行协调，才能使之有序运转，齐心协力，相互配合，共同完成任务。

4.会见

会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。

五、简答题(每小题6分，共24分)

1.秘书机构的设置，必须遵循适应、精简、高效的原则。

所谓适应性原则，是指秘书机构的设置，要适应领导的决策与管理工作的需要。秘书机构的规模大小、人员多少，取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。其次，秘书机构设置的适应性还表现在要因时、因地、因条件而异，具有一定的弹性。所谓精简性原则，是指秘书机构必须精简。其目的是减少层次、减少环节，有利于高效运转。

所谓高效性原则，是指秘书机构的设置，要力求高效。要达到高效，必须重视秘书群体结构的优化，充分发挥秘书机构的整体效能。

2.秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题，最根本的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的具体实践中，必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

3.会议的性质：会议是贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式；是实施决策、计划、组织、指挥、控制、协调等现代管理职能必不可少的重要手段；是贯彻政策、统一思想、议事决策、布置工作、沟通信息、统筹协调的有效途径。

4.保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。因为保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。特别是十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩更加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。这是因为，与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密，就是在一定的时 间内只能让极少数人掌握的信息和事物。这种秘密，如果不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，如果在社会上公开，就不再成为秘密。所以，保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施，不使之外泄。④相对性是指保密工作的时 间性与一定的区域性(即保密范围)而言。

六、案例题(共16分)

外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。

第二篇：秘书学试题及答案

一、秘书工作中应遵循哪些一般原则？

答：一般原则：秘书工作中的一般性原则，指的是在全部秘书职能活动中，都应遵循的原则。它是秘书工作一般规律的具体体现，是秘书工作对秘书工作行为的客观要求，也是评价秘书职能活动的重要准则。

(1)正面效益原则：秘书工作价值取向必须符合事业公利、组织公利，必须以有效补益和优化社会效益、组织管理效益和领导工作效益为出发点，必须在工作效能作用指向、工作过程指向、心理及思维指向和素质发展指向等方面，都以不断提高正面效益为目标。

(2)以领导工作为核心原则：秘书的一切职能活动，必须围绕领导工作展开，按领导工作的需要提供全面、周密、及时、有效的服务。只有遵从这一原则，秘书才能从纷繁的工作任务中抓住有序安排工作的关键，分清主次有效地提供综合服务，充分体现秘书工作的价值。

(3)具体工作流程闭环运作原则：秘书在各项业务活动中，各秘书岗位的分工、各工作环节必须有序衔接、首尾相连，形成“闭环回路”和连续运作的工作流程，维护工作进程的有序性、稳定性和连续性，充分发挥整体功能。

二、秘书为领导分忧代劳处理问题和办理事务时应注意哪些问题？

答:秘书为领导分忧代劳处理问题和办理事务应注意：

(1)要正确地理解领导意图，忠实准确地执行领导意图；

(2)要实事求是，准确地把握有关问题的症结，对症下药，找到解决问题的办法；

(3)要办事公正，作风正派；

(4)遇到难以解决或超出授权范围的问题，必须向领导及时请示，得到领导的指示之后，再遵照领导的指示办理；

(5)坚持原则性，注重灵活性，并将两者有机地结合起来，做到领导满意、群众满意、相关方面满意，在办事和处理问题的质量、效率、效果以及行为作风上都使各方面满意，才能真起到为领导分忧代劳的作用。

三、秘书督察检查工作的具体任务范围有哪些？

答:秘书督察检查工作的具体任务范围有： 一是督查内容与领导决策相联系。秘书督查的内容，无论是重大事项，还是领导批办专项，都与领导决策密切相关。因此，秘书部门在督查工作中，必须把领导决策事项作为督查的重点，跟踪追击，检查督促，狠抓落实。

二是督查方法与秘书工作性质相一致。督促检查本是一种领导行为，具有很大的权威性。但是，秘书部门的辅助性质，要求秘书督查不能采用领导督查的方法，而必须采用秘书督查的方法，即协助领导者进行督查，在督查活动中，其所做所为以及方式、方法和语言都必须符合秘书的身份。否则，将会出现越位、擅权和独断等错误行为。

三是督查效果与决策落实相一致。检验秘书督查效果的惟一标准，就是看领导决策落实情况如何。因此秘书部门的督查必须看实绩，重实效，绝不能摆花架子走过场。这就要求秘书部门在督查工作中，必须坚持把推动领导决策落实作为出发点和归宿点。

论述题：

一、试述秘书机构在机关中的地位及任务 答：

（一）秘书机构在机关中的地位。在各类管理组织系统的领导机关内，一般都设有两类机构，即职能机构与综合性办事机构。领导机关一般有两个或两个以上层次。机关最上层为领导决策层，由正副职领导者等领导成员组成；领导决策层下是综合办事机构即秘书机构和职能机构。秘书机构是领导决策层的综合辅助层，为领导工作提供综合性办公服务；职能机构按职能分工，是领导决策层的执行管理部门，实施专门的职能管理权责。秘书机构既是领导层辅助决策指挥的部门，又是为职能机构辅助执行、协调服务的部门，是决策者和执行者之间的桥梁和纽带；秘书机构既是组织管理信息系统即管理信息网络的中心网结，又是组织及机关内外交流沟通的门户。由此，秘书机构处在领导机关的中心位臵，是领导决策层的公务支撑、服务及综合辅助层次。

（二）秘书机构的任务。秘书机构的基本任务是为领导机关和领导者提供综合性公务服务。具体地讲，秘书机构的工作任务受时代环境、机关性质、组织规模、管理和领导工作需要的制约。秘书机构任务的时代发展在我国古代，官僚性秘书机构的主要任务是适应统治者施行统治的需要，围绕办文、议政、办事等业务活动展开。历代官僚秘书机构的名称虽然不尽相同，但出纳王命、收受处理奏章、侍皇左右、参与机务等工作内容是大体相同的。近现代出现以大机器为代表的生产力迅猛发展，管理组织扩大，管理事务增多，管理领导机关的职能也进一步拓展。无论是政权机关还是其他社会组织的 领导机关，办文办会办事等日常公务更多，文件的撰拟、制发、传递、处理、保管、利用，会议的筹备、进行、会后的实施等，已成为各级各类组织和领导机关必不可少的工具和手段。因此，各类领导机关秘书机构的任务大为加重。在我国计划经济时期，秘书机构主要是管理机关内日常办公事务，秘书被称为“秀才”、“笔杆子”、“内部事务的管家”，西方秘书机构也大体如此，主要承担接待、电话应对、打字、整理办公室内务。办文办会办事成为中外秘书机构的主要工作任务。到了生产力快速发展的当代社会，特别是市场经济发展时期，社会信息量骤增，且影响力越来越大；组织管理和领导活动所需要的沟通交往的范围也不断扩大；组织管理的要素不断增多；组织及机关内外环境条件的变化节奏加快；特别是国际国内大环境对组织管理和领导决策的成效的影响越来越关键。这就使领导者的权责加重，更需要秘书机构提供更为全面的公务辅助和服务，秘书机构的任务也就更为加重。督促检查、协调处理来信来访、推进和处理公共关系等重要工作任务。这些新的工作任务，与办文办会办事等日常公务有机地结合在一起，对管理和领导工作的综合辅助作用更大。秘书已成为领导者的近身参谋助手、领导活动中的助理或经营管理的实际负责人。

二、阐述秘书伴领导公务活动的方法

答：合理安排领导的公务活动是办公室的一项经常性任务。主要有外事接见、洽谈和宴请，内事有礼仪性庆典、接见、与会、陪客、外出参观以及下去视察等。

活动安排方法。领导活动可分为两大类：一类是外事活动，主要由外事部门负责具体安排、落实，办公室只起配合、协调作用；另一类是内事活动，这类活动是大量的，需要办公室部门进行安排、落实。具体方法如下。

（1）制定详细的活动计划。计划要包括活动时间、地点、参加人的范围、人数等项。同时要有活动前和活动中的具体安排。

（2）搞好协调。有些重要活动需要事前把有关单位请来，开好协调会。要向各单位讲清任务，提出要求，明确责任，分头落实。对各单位的工作人员要明确提出到达岗位的时间，尤其是一些有重要任务的单位，如新闻单位，千万不可迟到。

（3）查看现场。凡重要活动必须查看现场，千万不可只在电话中落实，也不可只根据有关单位报来的材料纸上谈兵。有关工作人员要亲自到现场看一看，到领导要去的路线走一遍，到劳动现场转一转。对行车道路是否畅通，是否会停电等，都要考虑周全，做好充分的准备，做到万无一失。

三、秘书应怎样处理与异性上司的关系

答：忠于职守、维护上司权威,洁身自好,不被诱惑所困,保持距离,不过分亲密接触处理好秘书与上司的关系，是个经验问题，且因双边个体素质差异而情况有别，但在基本要求上是有规律可循的。一般地说，必须摆正三个方面的关系。

（一）摆正工作性质的辅助性与工作要求的主动性的关系。从秘书职业出现的那天起，它就具备了工作性质是辅助性的、工作关系是从属性的特征。随着改革深化和部门权力的分割，上司协调任务的增加，秘书辅助处理政务的范围日趋宽泛。在这种新形势下，秘书在按时圆满完成上司交办任务的前提下，还应从被动中争取主动，尽可能地主动思考问题、积极化解矛盾。如何实现辅助性与主动性的有机统一呢？一是参与而不干预。秘书参与决策的辅助性，要求秘书自觉接受上司指示，在职责范围内和上司授予的权限内决定事项，提出建议或方案。即使决定事项被认可，建议或方案被采纳，秘书也不应由此认为自己在决策，更不能因经常为领导决策做大量的辅助工作，而产生与领导共同决策的错觉，干预、干扰上司决策。强调秘书工作的主动性，是要求秘书使自己的工作具有超前性。对有规律、有程序的工作早动手，努力做到对承办的每件工作有强烈的求实、求新、求快的愿望，充分发挥自己的智慧和才能。二是遵从而不盲从。秘书的工作从属于上司工作，并且，秘书的每一行为还必须与上司同步，及时按照上司的意图确定、调节自己的具体行为，为上司决策提供有效服务，这就是遵从。因此，作为秘书，一要认真领会、忠实体现上司意图，二要有节、有度地为上司拾遗补缺。但遵从不是人身的依附，不是唯唯喏喏和庸俗趋附，对于上司的失策与失误应及时提醒。三是主动而不盲动。在秘书活动中，一切工作都应争取主动，及时报告工作，请示问题，了解意图，要求任务，明确上司需要干什么，即摆正上司与秘书的主次关系，绝不能自恃聪明，跟着感觉走，有意无意地显示自己“高明”，甚至越位，擅作主张。也不能不加思索，机械照办，或采取不负责态度，明知上司决策难于实现而不提议、不报告，听之任之。

（二）摆正秘书同领导工作目标的同一性和职权任务的差异性的关系。上司集体确定的工作目标，既是上司们也是秘书人员的共同的目标。出于秘书与上司的法定地位不同，各自的职权任务也不同。上司的任务表现为决策、指导、组织和仲裁等；而秘书的任务表现为辅佐上司，诸如办文、办会、办事等。在秘书活动中，这种同一性和差异性同时存在。正视这种差异是秘书正确处理同上司关系的重要一环。因此，秘书人员应明确：辅助决策而不自作主张。秘书承办上司决策过程中的有关事务，包括决策前的准备，决策方案的确定，决策后的信息反馈，要做周密的、大量的工作。在决策的全过程中，秘书只能帮助上司决策，而不能代替上司决策；上司是决策者，秘书是参与决策的辅助者。

（三）摆正秘书与领导政治地位上的平等与工作分工上的幕后台前的关系。在我国，秘书和上司有平等的政治权利，体制上的工作关系和组织上的上下级关系丝毫不影响政治地位的平等。但是秘书和上司的工作地位和性质不一样，上司在“台前”，居主动地位；秘书在“幕后”，居从属地位。在工作中，秘书应时时处处找准自己的“位”。

第三篇：《秘书学概论》思考题答案-第一章

《秘书学概论》绪论

1.秘书学发展阶段的成果表现在哪些方面? 秘书学发展阶段的成果可以概括为:（1）秘书职能的发展转变（2）建立了秘书学科（3）秘书职业化的初步形成（4）秘书工作手段与方法的大变革

2.秘书学的研究对象是什么？秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。3.从广义看，秘书学研究的内容和范围包括哪些? 从广义层面我们认为，秘书学是一个包括理论秘书学、应用秘书学、历史秘书学和秘书教育学四个主要部分构成的理论体系。

4.秘书学与文书学、档案学有什么区别? 秘书学、文书学、档案管理学都是独立的、密切相关的学科。

从学科产生的时间来看，档案学的产生已有70多年历史，文书学与档案学产生的时间大致相当，领属于档案学的档案管理学产生的时间也相对较早，而秘书学产生的时间距今只有30年。

从研究对象来看，秘书学研究秘书工作与秘书活动及其规律，文书学研究文书现象及其规律，档案管理学研究档案形成、发展和档案工作实践。这是它们各自成为独立学科并相互区分的主要标志。秘书学作为一门独立学科，有自己独特的研究对象和研究范畴，比如秘书学研究文书与档案,不能混同于文书学和档案管理学。“秘书学不能一般性地去研究这些内容，应当从秘书工作的特点出发，根据秘书工作的需要和要求，研究与秘书工作有密切关系的那部分文书工作与档案工作的内容。”所以说，秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，也是有明确分野、各自独立的学科。

《秘书学概论》第一章

思考题参考答案

1.什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？

定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边；二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务；三是秘书工作的根本性质是辅助管理。

《秘书国家职业标准》（2006）：

秘书是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。” 《辞海》对于秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

2.中国古代秘书的称谓有哪些？

中国古代多无“秘书”之名，而行“秘书”之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。《史记》载，黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。

从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。其称谓各不相同。如秦汉时丞相、御史大夫，尚书属于中央秘书，皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使；清代的军机大臣、六科给事中等。这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职，属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政，受到高度重视。

除了在中央设有秘书机构和秘书人员，在军队和地方也都设有专门的秘书人员，负责草拟文书、办理公务、掌管典籍，辅助地方官员决策。如魏晋时军队中军幕府设有文字秘书称记室令史；唐宋时期军队秘书官有判官、孔目、记室参军、掌书记等。地方也设置了不少秘书机构辅助地方政府办理公务，如知事、书吏、典吏、抄事、贴书等。

直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。

3.简述中国秘书职业的分类。

在我国现代秘书的分类问题上，历来说法不一，各执一词，研究者从各自的角度出发，按照不同的标准对秘书进行了分类：

常崇宜在其主编的《秘书学概论》中指出：秘书的分类有一定的难度，一是难在过去定义尚未解决，何从分类；二是难在我国社会正处在急剧发展变化的过程中，比如在“文革”前，秘书即使是经济单位的秘书，也基本上都是“政治型”的。而今天则财经型秘书、涉外型秘书、商务秘书、科技秘书等等大量出现。然而没有分类，秘书学研究又无法深入。因此，从我国秘书的工作实际出发，粗线条地把我国秘书分为公务秘书与非公务秘书两大类。

张同欣、杨锋在其主编的《秘书学概论》中指出：我国秘书的分类，可以从横向和纵向两个方面来分。在横向分类中，按服务对象和经济支取分为公务秘书和私人秘书；按业务范围宽窄分为通用秘书和专业秘书；按精力投放的多少分为专职秘书和兼职秘书；按智能特长分为参谋型秘书、办事型秘书、公关型秘书、技术型秘书、秀才型秘书和综合型秘书；按组织内部分工分为行政秘书、文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、生活秘书、外事秘书、会务秘书；按秘书所从事的行业特征分为企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书。在纵向分类中，按组织级别分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书和基层单位秘书；按职务高低的角度分为高级秘书、中级秘书和初级秘书；从辅助功能的角度分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书和技术操作层秘书。

丁晓昌、冒志祥在其主编的《秘书学与秘书工作》中指出：秘书的分类问题是一个具有动态性的问题，它是随着社会的发展、国家机构改革形势的变化而变化的。随着社会的不断进步，秘书工作内容日益丰富、范围日趋广泛，秘书的分类也越来越细。对我国当代秘书所作的粗略划分是：按秘书的工资支付来源分为公职秘书和私人秘书；按秘书任职的单位性质分为公务秘书和企业秘书；按辅助对象分为集体秘书和个人秘书；按职业角度分为通用秘书与专用秘书；按秘书工作内容的角度分为机要秘书、业务秘书和行政秘书；按秘书工作性质的不同分为政务秘书、事务秘书和专业秘书。

4.秘书职业的特点有哪些？

（一）广泛性

（二）近身性

（三）服务性

（四）从属性 5.联系实际，谈谈实现中国秘书职业化的途径。

(1)加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业观念(2)制定法律法规，完善职业监督(3)在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘书上岗制度，严格职业准入(4)深化秘书学理论研究和秘书职业研究

《秘书学概论》第三章

1．秘书的精神素养包括哪些内容，如何提高秘书的精神素养？

答：秘书的精神素养包括秘书的思想政治素养和秘书的职业道德与作风修养两大部分。

秘书要想提高精神素养，首先要加强自身的思想政治修养，通过学习马克思主义哲学提高政治理论水平；熟悉国家的各项法律法规，树立法制观念；了解政府的各种方针政策，准确把握政策导向。其次要加强职业道德修养，在实际工作中默默奉献，甘当配角；严守机密，守口如瓶；在日常工作中实事求是，不弄虚作假；与人交往一视同仁，不卑不亢；待人接物诚实守信，一诺千金。再次，要加强自身的工作作风修养，养成办事雷厉风行、严谨细致、谦虚谨慎、勤奋耐劳、思路清晰的良好工作习惯。2．秘书的知识结构由哪几部分内容组成？

答：秘书的知识结构包括（1）基础知识（2）专业知识（3）相关知识三大部分，其中

（1）基础知识主要包括：马克思主义理论知识、语言文字知识、历史地理知识、法律法规知识以及办公自动化方面的知识。

（2）专业知识主要包括：秘书学、文书学、应用写作学、档案管理学、公共关系学等知识。（3）相关知识主要包括：领导科学、管理学、经济学、心理学以及社会学、伦理学、决策学、咨询学、统计学、新闻学、传播学以及文学、美学等方面的知识。

3．秘书的能力素养的具体内容是什么？

答：秘书的能力素养包括:

（一）基础能力

（二）专业能力

（三）基本技能三部分，其中

（一）基础能力主要包括：观察力、注意力、记忆力、思维力等。

（二）专业能力主要包括：表达能力（含书面表达能力和口头表达能力）、办事能力、管理能力、应变能力、社交能力等。

（三）基本技能主要包括：现代化办公设备的操作技能、常用办公软件的使用技能和网络办公技能等。

4．秘书应该具备哪些心理素质和性格特征？

答：秘书应该具备的心理素质有：正确而高尚的工作动机，对本职工作浓厚的兴趣，坚强、果断的意志，积极、乐观的情绪，要克服自卑、自负、嫉妒、焦虑、厌烦的工作情绪。

秘书应该具备的性格特征是：开朗豁达、坚韧顽强、宽容友爱、幽默风趣、稳重自制。5．联系以下企业秘书的职责，谈谈秘书应该具备的职业素养。

答：秘书应具有全局意识，凡事能从单位整体利益出发，要具备良好的沟通协调能力、一定的组织管理能力、较强的辅助决策能力、以及一定的领导能力和优秀的写作能力，要成为领导得力的助手。

《秘书学概论》第四章

1．秘书职能的基本内容包括哪些，怎样认识和理解秘书职能？

答：秘书职能的基本内容包括办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查

所谓职能，是指“人、事物、机构应有的作用；功能”。如此，秘书职能，是指在组织管理过程中，秘书所担负的职责和应发挥的作用与总体功能。秘书职能具有较强的概括性，它从宏观上规定秘书的工作方向、活动范围和办事标准。秘书职能的主体是秘书，而不是其他。秘书以独特的秘书工作，促进管理职能的实现，提高组织管理效率。秘书职能区别于秘书业务与秘书实务。秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书工作的具体内容与工作的方式方法。秘书业务与秘书实务二者均属于“操作层面的具体事务，且因主管或组织需要的不同而各有不同。” 秘书职能与秘书工作也是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的概括与抽象。因此，把秘书职能划分为一般职能、基本职能和某项具体职能是不可取的。

20世纪突出强调秘书机构的参谋助手作用、督促检查作用和协调综合作用。而秘书职能不仅要概括地体现秘书活动的基本内容，也要体现秘书职业的功能和作用。

2．怎样理解秘书职能与秘书工作的关系？

答： 秘书职能与秘书工作是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的概括与抽象。因此，把秘书职能划分为一般职能、基本职能和某项具体职能是不可取的。

秘书职能，是指在组织管理中，秘书所担负的职责和应发挥的总体功能。秘书以独特的秘书工作，促进组织管理职能的实现，提高组织管理效率。

根据秘书职能特征，可以把秘书工作分为四类：一是日常事务工作；二是专项工作；三是领导授意工作；四是参谋辅助工作。

秘书四大职能，即办理事务、沟通协调、辅助决策、检查督办。秘书四大职能以办理事务为基础，以辅助决策为核心，相互联系、相互渗透，形成一个有机的不可分割的整体。

3．秘书工作的内容有哪些，怎样认识秘书授权工作的内容、特点与要求。

答：根据秘书职能特征，可以把秘书工作分为四类：一是日常事务工作；二是专项工作；三是领导授意工作；四是参谋辅助工作。

秘书授权工作的内容：文书拟写、督查工作、协调工作 秘书授权工作的特点：

一是被动工作。是在组织领导授意之下以被动的方式进行的，是代表组织领导说话，具有较强的遵命性；二是针对性强。具有鲜明的针对性，对象非常明确。三是群体智慧。秘工作往往需要发挥群体优势，集思广益，是集体智慧的结晶；四是政策性强。要以党和国家的路线、方针、政策为依据，又要能够提出政策性强、便于基层执行的指令。

秘书授权工作的要求：

秘书根据领导授意代组织立言，体现领导意图和愿望的写作活动。

能够严格按照法律法规办事，保障有关方针、政策的贯彻落实，切实实现政令畅通，令行禁止。重点在于围绕重要管理指令和中心工作，抓大事、要事和久拖不决之事。开展协调工作有利于实施领导管理，保证政令畅通；有助于和谐组织内外人际关系，增强组织的凝聚力和向心力。

《秘书学概论》第六章

1．如何理解秘书工作的一般规律？

服务领导公务活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的基本规律。

（1）从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律

秘书工作的实质是为领导服务；秘书活动随领导活动的产生而产生；哪里有领导活动，哪里就有秘书的工作；秘书服务要领导公务需要；秘书工作的质量影响领导效果。

（2）从辅助领导管理看秘书工作的一般规律

辅助领导管理是秘书工作的中心任务；辅助领导管理的基本内容；秘书工作者必须努力提高辅助水平；秘书对领导的辅助是综合辅助；秘书工作有一定的权威性；辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系。

（3）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律

全面领会领导意图；取得领导的信赖；研究领导工作特点；秘书必须适应领导的观念和行为。2．如何正确运用秘书工作的一般规律？

服务领导活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的一般规律。这些规律适用于古今中外的秘书工作，都是秘书工作中的固有的、本质的联系。秘书工作和秘书人员本身，就是领导需要的产物，服务领导公务活动是领导对秘书工作的基本要求。辅助领导管理的有效程度，是衡量秘书工作的重要标准。适应领导的观念与行为，有利于秘书职能作用的有效开展为领导服务是秘书这一职业的宗旨，这是不能由秘书个人的意愿所改变的。这就是这一总规律的理论基础。认识这条规律，有助于推动秘书工作健康发展；遵循这一规律，既有利于提高秘书工作的质量和效率，又有利于对领导工作的辅助和优化。违背了它，就决不可能做好秘书工作，秘书也就失去了存在的价值。

3．简述ABC重点管理法的应用。

ABC重点管理 法,又称巴雷托分析法、主次因素分析法、ABC分析法、分类管理法。

是根据事物的经济、技术等方面的主要特征，运用数理统计方法，进行统计、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重点与一般，从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。借鉴这种管理方法的内涵是在被动接受任务后，主动安排办理顺序。即按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事急事列为A类，要高度注意，优先处理慎重处理。舍得时间，优先解决重要的紧急的少数问题。将重要但不急办的事项列为B类，较慎重处理，确保各项工作按质按量在规定的时限内完成。将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，采取合并同类项的方法有计划地进行一般处理，也可留到时间比较充裕时办理。比如，在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导，这样既节省了来回送文的时间，又可避免因琐事而频繁地出现。

4．简述秘书协调方法的类型。

（1）会议协调是一种正式协调方法，是秘书协调工作中最常见、最基本方法。协调会议围绕特定的主题，面对面地反复进行沟通，开拓思维视野，具有集思广益的功能。协调会议吸收与工作有关的组织和人员共同参加，顾及方方面面的权益，防止独断专行。

（2）走访调研协调法对不宜召集会议形式的协调事项, 可直接与被了解的人接触, 就反映的问题或某些工作,耐心听取对方的意见看法。通过讨论获得统一或部分统一的结论。涉及几个部门的事项还应广泛走访分别协商达到统一。

（3）征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工作,如制定计划、修改文件、协调进度等，都可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成协调任务。一般均由秘书传递转单文件、计划讨论稿、某些商议材料等,秘书还要整理经数个部门领导或有关部门人员阅签后的意见, 集中起来形成相对一致的意见,向领导汇报。

（4）政策法规协调方法，是以系统完备的政策法规体系为依据的协调方法。政策法规既是各级各类组织开展各种活动的依据和标准，也是管理事务调整工作活动过程的精神成果。

（5）会稿协调法

指的是若干相关部门和个人，为处理相关问题，就所认同的内容与合作的事项等，共同撰写文稿的过程。

5．简述秘书信息沟通的具体方法。

信息沟通的方法有多种多样，可按各类标准划分为各种类型。根据秘书信息沟通对象的不同，秘书沟通可分为纵向信息沟通和横向信息沟通；根据信息沟通所使用工具的不同，秘书沟通的方法可分为语言信息沟通、非语言信息沟通、网络信息沟通等。

秘书信息沟通的具体方法有（1）纵向信息沟通包括

①上行沟通也称向上沟通，即秘书与领导的沟通。这种沟通是秘书对领导的要求做出反馈、表达态度、汇报情况、使领导了解工作的进度过程；是秘书向上级提供新的信息资料，呈送材料、反馈交流信息、下情上达、服务领导工作的过程。

②下行沟通领导向秘书传达命令，下达任务，或秘书向下级部门传达领导意图的上情下达过程。是传统的完成工作的方法。

（2）横向信息沟通也称平行沟通或秘书与职能部门的沟通，是指在同级之间，或不相隶属的各单位之间的信息传递。

（3）语言信息沟通包括

①口头信息沟通无论是横向沟通还是纵向信息沟通，都离不开口语表达。口头沟通是信息沟通的主要形式，即以说话的方式，把信息变成言语进行传递和反馈，如交谈、会议、解释、接待、发言、演讲、打电话等。

②书面信息沟通即用文字、符号、图表、数字等书面形式进行信息传递交流，也是秘书经常采用的信息沟通方式。这种信息沟通包括如文件、简报、报表、报告、会议记录、新闻稿件、工作计划总结，书籍和文献资料，以及各种信件、电报等。

（4）非语言信息沟通就是由个体的躯体各部位所发出的身体语言，它涉及表情、动作、手势、姿势、声音、服饰、距离等非言语手段进行的信息交流，是口头沟通的重要辅助形式，具有修饰性、替代性、散发性和暗示性等特点，能表达语言难以表达的思想情感，起到强化口头沟通的作用。它是秘书人员在与领导者、公务人员和其他社会成员的交往中，不可缺少的一种补充信息沟通形式。

（5）网络信息沟通

利用网络,秘书可以在第一时间向领导提供最有效，最新的信息；快捷便利发布和收集相关信息；自由的选择接受信息的内容、时间和方式，比如文字方式、图片方式、视频方式等。

6．简述提高时间利用率方法。

（1）提高单位时间的利用率。处理工作要专心致志，集中注意力，用最短的时间完成任务，在精力旺盛之时，迅速处理各种事务。

（2）建立正确的时间观念。培养节约时间的技能，简化处理事务的程序。例如可用电话解决的问题不开会，不写信；开会目标明确，减少开会人数，缩短时间；复函处理困难工作；通话简洁，集中回复电话，储存好常用电话号码。

（3）善于挤时间。用头脑清醒的时间撰稿，随时备好纸和笔，做好记录备忘提示；在最紧急的时候，也要把握最后一分钟，防止返工。

（4）合理使用零碎时间。所谓零碎时间是指不构成连续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。这种空余时间，一种是不可预计的零碎时间；另一种是事前可以预计的零碎时间，如公务出差的候机候车时间，等待会谈代表来到的时间等。

（5）充分利用现代科技手段，有效利用节约时间的工具。秘书可以改善设备与工作环境。经常整理办公桌，备品摆放方便取用，使用适当的文具档案设备妥善保管资料，随时更正，加入最新资料。准备大垃圾桶，把没用的东西丢掉，免去重复翻找，减少找东西的时间。充分利用办公自动化设备，如个人备忘录、台历、通信薄、手机提示功能、计算器、电传、电话、录音笔、录像机、录音机、复印机等。工具齐全适用，才有助于秘书提高工作效率。

在实际工作中，秘书应综合运用使用各类节约时间的工具，改进运用时间的方法，更加有效地使用时间资源，提高工作效率。

《秘书学概论》第七章

1.高效的秘书团队应具备哪些条件？

（一）共同的目标

1.明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值。2.共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效。

（二）互信的协作

1.应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。2.团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。

（三）明确的职责

1.一个高效的团队应根据每个成员的个体特质安排其在团队担 任不同的角色并进行明确的分工。2.秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。

（四）较强的执行力——所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能目标。2.简述秘书团队的内部结构

（一）团队规模 —— 秘书团队人数以2—7人为宜

（二）角色

1.根据每位成员的气质如胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质，和专业背景 2.必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。

3.可从秘书事务能力、文字能力、沟通能力、表达能力、公共关系能力、办公自动化运用能力、协调能力等综合素质考虑。

（三）领导——领导是高效能秘书团队的核心人物，他承担着管理、建设团队的重任。

（四）规范——规范是用以约束团队成员并被团队成员共同接受和认可的一些行为准则。

3.秘书团队的成长要经历哪些阶段？每一阶段的任务是什么？

秘书团队组建期。这个阶段，秘书团队应完成以下三方面的工作：一是形成团队的内部结构框架；二是建立团队与外界的初步联系；三是培养团队成员对团队初步的认同感与凝聚力。

秘书团队磨合期。为顺利度过磨合期，团队在这一阶段可通过下述方法和手段帮助构建和谐的团队文化，如通过举办一些生活化的集体活动帮助成员彼此沟通、理解、互相包容、相互欣赏；用团队的“愿景和目标”来凝聚人心，激发成员“因公忘私”的崇高感；团队领导者应自觉提醒成员将主要的力量集中于外部的竞争对手，通过注入“一致对外”的意识增强团队成员的向心力；可适当采用“对团队绩效的奖赏”作为手段来强化团队内的承诺意识。

秘书团队规范期。规范期是团队经过艰苦的磨合阶段，开始逐步走向稳定和成熟的阶段。在这个阶段，团队内部成员逐渐适应彼此之间的工作个性、互相尊重各自的工作价值，另一方面在此阶段，团队可能矫枉过正，出现行为与思维方式的同质性，规范期有可能变成创造力蜕化的平庸期。因此这一阶段在异中求同的同时还应特别强调同中求异，既有多元的工作理念、工作个性、工作思路，又能和谐共处、彼此尊重。

秘书团队成熟期。在这个阶段，团队开始成为独特的“这一个”，一种具有独特理念、丰富的内涵的自有文化将使本团队区别于其他团队。团队成员具备高度的独立性和自觉性，能独当一面开展工作，并能担负更多责任；团队成员能坦诚地提出不同意见，并通过与其他成员沟通、辩论、驳难，产生新的创见。创新在这一阶段达到顶峰。

4.秘书团队经常采用哪些绩效测评方法？

领导者判断测评法、等级评定法、序列法、关键事件法

5.测评过程中应遵循哪些原则？制度化原则、定量与定性结合原则、民主集中制原则、精确原则。

《秘书学概论》第八章

1.怎样理解我国职业资格认证制度？

答：含义：国家职业资格认证制度，是按国家职业技能标准或任职资格条件，通过政府认定的考核鉴定机构，对劳动者从事某种职业所应掌握的学识、技术和实际操作能力进行客观公正、科学规范的评价和鉴定，对合格者授予相应的国家职业资格证书的人力素质认证规范。

性质：考核的内涵来源于职业的要求，有很强的职业性；认证的内容体系按照职业活动规律和要求确定；考核的内容结构要求稳定，具有等值性。

与学历教育区别：学历教育是以知识为主，学术为本，基础是基本学科教育规律；而职业认证培训是以能力为主，应用为本，其基础是职业活动规律。

作用：国家证书制度是通过法律法规推行、由政府认定的授权机构实施、全社会通行的证书制度。是用人单位招聘、录用劳动者的主要依据，也是境外就业、对外劳务合作人员办理技能水平公证的有效证件。

意义：职业资格证书是国际上唯一通用的从业资格证明，绝大多数国家都有自己的职业资格证书制度。我国开展国家职业资格鉴定，推行职业资格证书制度，是落实 “科教兴国”战略方针的重要举措，也是我国人力资源开发的一项战略措施。这对于提高劳动者素质，促进人力资源市场的建设以及深化经济改革，促进经济发展都具有重要意义。

2．秘书职业资格认证的主要种类有哪些? 答：许职业秘书资格（简称CPS）证书。作为全球闻名的秘书协会组织，其考试影响力，在业内被称为“博士级”的资格证书。秘书职业资格认证，主要有国内认证和国际认证两类。

（1）国内认证，影响最广的是人力资源与社会保障部举办的秘书国家职业资格认证，秘书国家职业资格认证全国“五统一”，即统一标准、统一教材、统一命题、统一证书，统一管理，保证了秘书国家职业资格认证的规范性。

（2）国际上，秘书职业资格认证有三大类：

一是英国剑桥大学举办的剑桥办公管理国际证书考试，该认证是具有国际水准的社会化职业证书考试，属于办公室管理及秘书从业人员的培训、考试系统。

二是由伦敦工商会考试局举办的伦敦工商会秘书证书考试，该考试全球统一命题、统一考试，中国考生采用英文试卷。

三是国际职业秘书协会的秘书资格证书考试，在国际各考场同时进行，考试持续12小时，合格者获特许。

3．秘书国家职业标准的核心是什么，国家有哪些规定？ 答：其中工作要求是国家职业标准的核心部分。

国家规定：

（1）会务工作 1）会前筹备

五级秘书能够传递信息，完成简单事务工作。四级秘书能够拟写会议的简单文书，完成一般事务工作。三级秘书能够拟写审核会议较重要的文书，组织会议。二级秘书能够拟写并审核会议重要文书，管理会议。

2）会中服务

五级秘书能够接待引导参会人员。四级秘书能够独立做好会中信息工作和事务工作。三级秘书能够促进会议按计划进行。二级秘书能够主持会议。

3）会后落实

五级秘书能够做会后事务工作。四级秘书能够整理传递会议信息，结算经费。三级秘书能够对会议做总结和评估。二级秘书能够督查会议精神的落实情况。

（2）事务工作 1）接待

五级秘书能够做好前台接待工作。四级秘书能够完成接待主体工作。三级秘书能够安排涉外接待，会选购馈赠礼品。

2）办公环境管理

五级秘书能够维护办公环境。四级秘书能够布置办公环境，做到安全办公三级秘书能够选择办公模式。二级秘书能够监管评估办公管理状况。3）办公室日常事务管理

五级秘书能够操办日常办公室简单事务。四级秘书能够办理秘书常规事务工作。三级秘书能够统帅办公事务工作。二级秘书能够管理办公团队，改进办公方案。

4）办公用品与设备的使用和管理

五级秘书能够发放办公用品，使用常用设备完成常规工作。四级秘书能够采购管理办公用品，使用重要设备完成较重要工作。三级秘书能够制定用品设备采购程序，统筹办公用品和设配。

5）信息管理

四级秘书能够做好信息的前期工作。三级秘书能够编写、利用和反馈信息。二级秘书能够开发和利用信息，组织信息工作。

（3）文书拟写与处理 1）文书拟写

五级秘书能够拟写简单的文书，能拟写最常用公文、事务文书和礼仪文书。四级秘书能够拟写一般的公务文书，能拟写事务文书和常用商务文书。三级秘书能够拟写重要公务文书、事务文书与商务文书。二级秘书能够拟写特定公务文书与商务文书。

2）收发文处理

五级秘书能够做收发文的简单工作。四级秘书能够按程序做好收文、发文工作。三级秘书能够对文书进行审核、拟办、承办、催办和注办等。

3）文档管理

五级秘书能够做立卷与归档的基础工作。四级秘书能够办理文档。三级秘书能够管理利用档案。二级秘书能够管理文档工作。

第四篇：《秘书学概论》思考题答案-第一章

《秘书学概论》第一章

思考题参考答案

本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第一章的思考题参考答案。

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（CQ资料）

秘书学,秘书学概论,第章,思考题,参考答案 1.什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？ 定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边；二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务；三是秘书工作的根本性质是辅助管理。

《秘书国家职业标准》（2006）：

秘书是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”

《辞海》对于秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

2.中国古代秘书的称谓有哪些？

中国古代多无“秘书”之名，而行“秘书”之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。《史记》载，黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。

从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。其称谓各不相同。如秦汉时丞相、御史大夫，尚书属于中央秘书，皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使；清代的军机大臣、六科给事中等。这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职，属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政，受到高度重视。

除了在中央设有秘书机构和秘书人员，在军队和地方也都设有专门的秘书人员，负责草拟文书、办理公务、掌管典籍，辅助地方官员决策。如魏晋时军队中军幕府设有文字秘书称记室令史；唐宋时期军队秘书官有判官、孔目、记室参军、掌书记等。地方也设置了不少秘书机构辅助地方政府办理公务，如知事、书吏、典吏、抄事、贴书等。

直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。

3.简述中国秘书职业的分类。

在我国现代秘书的分类问题上，历来说法不一，各执一词，研究者从各自的角度出发，按照不同的标准对秘书进行了分类：

常崇宜在其主编的《秘书学概论》中指出：秘书的分类有一定的难度，一是难在过去定义尚未解决，何从分类；二是难在我国社会正处在急剧发展变化的过程中，比如在“文革”前，秘书即使是经济单位的秘书，也基本上都是“政治型”的。而今天则财经型秘书、涉外型秘书、商务秘书、科技秘书等等大量出现。然而没有分类，秘书学研究又无法深入。因此，从我国秘书的工作实际出发，粗线条地把我国秘书分为公务秘书与非公务秘书两大类。

张同欣、杨锋在其主编的《秘书学概论》中指出：我国秘书的分类，可以从横向和纵向两个方面来分。在横向分类中，按服务对象和经济支取分为公务秘书和私人秘书；按业务范围宽窄分为通用秘书和专业秘书；按精力投放的多少分为专职秘书和兼职秘书；按智能特长分为参谋型秘书、办事型秘书、公关型秘书、技术型秘书、秀才型秘书和综合型秘书；按组织内部分工分为行政秘书、文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、生活秘书、外事秘书、会务秘书；按秘书所从事的行业特征分为企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书。在纵向分类中，按组织级别分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书和基层单位秘书；按职务高低的角度分为高级秘书、中级秘书和初级秘书；从辅助功能的角度分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书和技术操作层秘书。

丁晓昌、冒志祥在其主编的《秘书学与秘书工作》中指出：秘书的分类问题是一个具有动态性的问题，它是随着社会的发展、国家机构改革形势的变化而变化的。随着社会的不断进步，秘书工作内容日益丰富、范围日趋广泛，秘书的分类也越来越细。对我国当代秘书所作的粗略划分是：按秘书的工资支付来源分为公职秘书和私人秘书；按秘书任职的单位性质分为公务秘书和企业秘书；按辅助对象分为集体秘书和个人秘书；按职业角度分为通用秘书与专用秘书；按秘书工作内容的角度分为机要秘书、业务秘书和行政秘书；按秘书工作性质的不同分为政务秘书、事务秘书和专业秘书。

4.秘书职业的特点有哪些？

（一）广泛性

（二）近身性

（三）服务性

（四）从属性

5.联系实际，谈谈实现中国秘书职业化的途径。(1)加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业观念(2)制定法律法规，完善职业监督

(3)在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘书上岗制度，严格职业准入

(4)深化秘书学理论研究和秘书职业研究

第五篇：秘书学概论复习资料(A3试题)

秘书学概论复习资料

15、秘书机构起（）作用。

A、领导 B、决策 C、参谋 D、执行

一、单项选择

1、秘书素养是指（）A、素质修养 B、职业技能 C、礼貌待人

2、秘书是一种（）A、工作 B、职业 C、技能

3、根本规范是指来自（）的秘书规范。A、宪法 B、民法 C、行政法规

4、《国家行政机关公文处理方法》由（）发布。A、中共中央 C、国务院 B、中央军委 D、最高人民法院

5、根据文书处理和实际情况的需要而形成的样本又叫（A、正本 B、副本 C、文本

6、发文稿的起草工作又叫（）A、写稿 B、拟稿 C、订稿

7、收文机关对来文中“办件”的办理叫（）。A、接办 B、转发 C、下达

8、秘书部门的调研工作是围绕着领导的（）进行。A、指示 B、要求 C、需求

9、业务部门召开全省（市县）范围会议要按规定办理（A、通知 B、请示 C、批复

10、秘书人员接待工作的第一基本原则是（）A、认真负责 B、以礼相待 C、提供方便

11、秘书是（）A、领导 B、同伴 C、决策者

12、秘书协调工作的任务来源于（）A、领导 B、自己 C、单位

13、（）是秘书的优良品质。A、服从 B、认真 C、踏实

14、秘书的（）应该是广泛。A、兴趣 B、爱好 C、记忆 D、认真工作 D活动 D、国家条例。D、试行本 D、验稿 D、承办 D、决策D、报批手续 D、讲究时效 D、助手 D、社会 D、朴素 D、执行

16、秘书人员管理必须（）。A、科学化 B、统一化 C、整体化

17、秘书规范是秘书活动的（）A、前提 B、条件 C、目的

18、（）是公文拟制过程中能形成的各种稿子的总称 A、文件 B、文稿 C、稿子

19、发文稿经审核以后送交领导批准发文叫（）A、发行 B、改发 C、签订 20、发文程序的最后一个环节是（）A、接收 B、发送 C、传递

二、多项选择题

1、外宾接待工作的原则有（）A、统一管理 B、平等友好 C、安全保密

2、保密的一般特点()A、封闭性 B、时间性 C、排他性

3、信访工作制度有（）A、登记制度 B、呈报制度 C、复信制度

4、调研工作的基本原则（）A、坚持实事求是 C、注重科学分析 B、态度谦虚诚恳 D、认真负责进行

5、信息传递的方式有（）A、单向传递 B、相向传递 C、反馈传递

6、秘书活动中的性质有（）A、辅助性 B、中介性 C、事务性

7、秘书活动的要求有（）A、忠实可靠 B、效率高 C、效果好

8、秘书工作中的服从指（）A、善于劝谏 B、摆正位置 C、不盲从

9、秘书的基本知识指（）A、心理素质 B、文化基础 C、理论基础

D、零散化 D、样本 D、稿件 D、发送 D、执行

D、不牟私利 D、利益性 D、拆阅制度

D、多向传递 D、负责性 D、业务强 D、协商 D、法规基础））

10、秘书的阅读能力指（）A、准确 B、快速 C、有力 D、磁力

11、发文程序有（）A、拟稿 B、审核、签发 C、繕印、用印 D、传递

12、收文程序有（）A、登记 B、分办、批办 C、承办 D、催办

13、信息的特征有（）A、分享性 B、时效性 C、传递性 D、浓缩性

14、调查研究的方式有（）A、个别访问 B、开调查会 C、问卷调查 D、现场调查

15、秘书活动中最重要的性质有（）A、辅助性 B、中介性 C、事务性 D、补偿性

16、对秘书工作，可以相应地提出三项标准（）A、忠实可靠 B、效率高 C、速度快 D、效果好

17、秘书工作中的守纪指（）A、守密 B、守约 C、守纪 D、守信

18、秘书知识结构的建造途径方法有（）A、创新 B、积累 C、补遗 D、更新

19、秘书说话能力强表现为（）A、正确 B、流利 C、简练 D、得体 20、秘书心理素质要求（）A、大胆性 B、适应性 C、自控性 D、完美性

三、填空题

1、秘书的写作能力即。

2、秘书的心理素质即。

3、4、接待工作包括内宾接待和。

5、规范化原则又叫

6、秘书人员的，是做好秘书工作的重要因素。

7、秘书活动的样本是。

8、根本规范是指来自 的秘书规范。

9、文书分为公务文书和

10、是根据定稿缮写或印制的作为正式发文使用的文本。

11、秘书机构的基本职能是辅助决策、12、规范化原则又叫

13、能调动秘书人员行为的积极性。

14、就是影响秘书人员从事秘书活动的各种事。

15、衡量秘书人员工作成效的标准和尺度是

16、普通规范是指来自基本法律和行政法规的17、是机关单位，社会团体以及个人在社会活动中形成和使用的文字材料总称。

18、是需要先实行一段时间，然后根据实践检验的情况再修订的文本。

19、证实公文效力的标志是。

20、承办就是收文机关对来文中“”的办理。

四、简答题

1、秘书管理的原则。

2、秘书的选拔。

3、文书办理工作的程序。

4、秘书的专业能力。

5、秘书的主要职责

6、秘书协调工作的内容和主要任务

7、秘书道德修养的构成

8、秘书知识结构的组成

五、论述题

1、论述秘书职业道德的基本要求。

2、论秘书活动的原则。