秘书学概论1~5

第一篇：秘书学概论1~5

秘书：广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。

秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性。应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究 秘书人员如何做好秘书工作的科学。它是一门写作学与管理科学的知识圈交叉重叠的产物。

秘书工作的四个转变：由单纯的办文办事转变为既办文又办事；传递信息转变为综合处理信息‘被动服务转变为主动服务；凭老经验办事转变为科学化管理。

秘书工作职能的转变

支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制

处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息

计划工作，由重在重重传达计划转变为重在独立企划

五、秘书工作方式的转变

服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务

办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公

会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展

操作方式，由手工操作转变为电子操作

秘书工作的特点？(1)辅助性；辅助是相对于主导而言的。辅助是在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。（2）综合性；（3）机密性；（4）服务性；

秘书工作的作用？（1）助手作用（2）参谋作用；（3）协调作用，（4）信息枢纽作用；（5）公共关系作用；秘书工作中有“对外联络、内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。

秘书服务业发展中的必要因素：（1）专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾；（2）现代生活节奏越来越快；（3）现代科技的发展，通讯以及互联网的广泛运用，秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使秘书服务行业的发展有了物质基础，并逐步实现传统和现代时尚的有机结合。（4）其他专业化公司的增加；（5）秘书职业化的不断加强。

会展需要秘书表现在三个方面。（1）会展的联络、协调和组织工作。（2）会展的会议组织工作。会展的重点是“展”，可是必然要召开一系列会议。譬如，展出之前有筹备会议，检查会，动员会，展出期间有开幕式，报告会、新产品发布会、技术交流会、研讨会、贸易洽谈会、记者招待会。展出之后有评估会，总结会，新闻发布会等等。（3）会展的文书工作。

三省制：在魏晋开始形成，唐代确定。即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既相互分工、配合，又互相监督、牵制。

一文一事制：宋朝规定：朝廷百官和地方的奏章必须一文一事，非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处理。

文书立卷制：元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。（公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。）

贴黄引黄制：魏晋以后，公文多用黄纸书写。唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”。此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是“公文摘要”的由来。条旨制：明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”。

综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。

十一、1921年，中国共产党在上海召开了第一次代表大会。1923年，在广州的第三次代表大会，决定建立秘书制。1926年党的四届三中全会决定中央设立秘书处。“密”和“精”是建党初期秘书工作的特点。

秘书工作机构的职能：

1、助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。

2、参谋职能：例如调查与提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。

3、枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。

4、协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。

6、公关职能：在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。

5、保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安

排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。主要有：妥善保管各种机密文件、资料，不得丢失、残缺、破损或者被偷阅，翻拍，盗用；保守会议精神、会晤的内容中所涉及的机密；保守企业资金、经营、生产工艺等等商业机密；保守领导人的住址、行踪、活动内容即个人隐私等秘密；保守员工的档案、升迁、调动等人事机密；保守涉及组织利益的其他机密；监督机要部门、机要人员保守各种有形的无形的机密。

秘书部门和秘书管理人员的要求：

1、机构与部门职责

2、岗位责任制

3、工作程序和工作方法。工作程序：工作中的每一个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。环节不能随意地增加或减少，次序也不能任意地颠倒或随便排列。工作方法：工作的技能和操作要求。它既需要秘书人员以具有一定的知识、技术、能力为基础，又要善于综合运用，善于转化为实际的效果。

4、信息系统

5、办公自动化：简称OA，是研究如何将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。

秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。

1、工作管理，秘书人员的工作有受支配、受制约的部分，如领导交办的工作或集体承担的工作；也有自己支配部分，如职责内的日常工作。首先要有明确的工作计划，其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条有理的地去进行。但不论做什么工作都要高标准、严要求；

2、行为管理，秘书人员根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式；通常对行为的理解，既包括行为方式也含有言行、举止、态度等因素。秘书应该做到无论在任何场合都不背后议论上司的长短，不谈论或泄漏别人的隐私。

3、时间管理，秘书应科学地支配时间和充分地利用时间，秘书还应有效控制某些工作的时间弹性幅度；要善于利用大段或整理时间去处理复杂并具有连续性的工作。总结经验教训，结合工作成果作必要调整，以提高工作效率。

4、办公环境管理，秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些管理对提高秘书工作效率，树立良好组织形象大有好处。

秘书应具有那些职业道德？

1、忠于职守：这是秘书职业道德的核心。秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作负责、一丝不苟。

2、严守秘密：秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。

3、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。

4、文明礼貌：秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。

5、廉洁奉公：秘书应该做到奉公守法、廉洁清白，不以私谋权，不接受贿赂。

秘书培训的三种模式：学历教育；岗前培训；在职培训。

秘书处理人际关系的一般准则有哪些？

1、尊重。秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。

2、礼貌和礼仪。人际关系中尊重的最初也是最近的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

3、乐于助人。秘书的角色地位主要是助手，帮助主管或上司做好各项工作，甚至必要的生活照顾与服务，乃是秘书的天职。秘书工作又是综合性的工作，它需要多方面的配合和帮助才能做好。因此，秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就应主动地伸手帮助。

4、赞美他人。秘书不是卑贱者，但他（她）的角色地位要求其必须是个真正的谦虚者。谦虚不等于自卑，正如自尊也不等于骄傲。确切地说，真正自尊、谦虚的人就在于他们既能正确地估量自己，又能正确地看待别人。

5、宽容与体谅。秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。进而能设身处地为对方着想，多给人一点同情和谅解。

6、公允。公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。

秘书与上司关系的特征

工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。知识、能力、体力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。

人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。

人格上的平等性。不管秘书与上司在职务地位或财富上有多么悬殊，也不管秘书与上司的首属关系发展到什么程度，秘书与上司在人格上永远是平等的。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。日本的例子。“士为知己者用”“士为知己者死”摒弃，秘书应该认识到：

自己的地位、待遇是靠自己的努力挣来的，不是哪一个人恩赐的，秘书对上司应该有清醒地，客观的认识，应该服从，但绝不盲从，即不帮助上司作违法乱纪的事，不做丧失人格、国格的事，应该有不为五斗米折腰，合则留不合则去的骨气。

十九、秘书的其他业缘关系：广泛性，复杂性，灵活性，变动性。原则与要求：广结良缘；区分主次；一视同仁，以礼相待；发挥微笑的魅力；记住别人的名字。

第二篇：秘书学概论复习资料

秘书学概论复习资料

第一章：秘书学概述

现代秘书发端于清代的幕学，作为一门独立的学科产生于20世纪80年代初期。经过30年的发展，秘书学明确了自身的学科性质和研究对象，初步形成了学科体系，具备了比较明确的研究领域，但学科地位还待进一步提高。秘书学与多门学科存在相关性，而且学习和研究秘书学必须注重理论和实际相结合。幕学

核心：刑钱之学

本质：佐治之术

秘书人的标志性工作：文书工作，档案管理

秘书学的发展状况主要特征

建立了秘书学科，但未发展为常规学科 关注基础理论，但没有获得实质性突破

成立研究组织，但影响不够广泛，活动不够正常

创立了秘书学学科体系，提出秘书学分支学科，但学科体系还有待进一步完善，分支学科优待进一步规范

有了自己的专业期刊，但期刊档次不高

秘书工作是秘书学研究对象

秘书学的研究就是要通过对秘书工作的诚如研究，发现隐藏的本质规律，为人们从事秘书工作提供科学的理论指导。秘书工作的构成要素（秘书人员，秘书工作方法，秘书工作的内容，秘书工作的对象和环境）

秘书学的学科定义就是对秘书学科性质的阐释。秘书学的研究方法

（一）理论联系实际 1，理论来源实际 2，理论应用于实际

3，理论与实际之间需要构筑顺畅的通道

（二）重视经验性研究

秘书学创立缘于对秘书工作的经验总结，没有对现代秘书工作的经验性研究，便没有秘书学额

经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性，密切了于实践的关系，增强了学科对现实工作的指导性

秘书学的经验性研究渗透性着理论的成分，经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材，又在很大程度上证明了秘书学里理论的价值。第二章

秘书和秘书角色

你眼中的秘书

工作要求：察言观色，基础知识，专业知识，素养素质

秘书本身：上司的助手，为上司出谋划策。国际职业秘书协会所下的定义：具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手

秘书的定义：

狭义：掌握文书并直接辅助领导者全面处理事物的专门人员 广义：在领导身边或中枢机构工作并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务

秘书的职业定义：

从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事物，为决策及实施提供和服务的人员

秘书的分类

二分法：公务秘书和私人秘书 公务秘书：在国家机关、国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。由组织人事部门考察选用，由国家支付薪酬。

私人秘书：就是私人企业、外资企业、民办社团以及其他雇主那里承担秘书工作的雇佣人员

横向分类___根据秘书工作内容或者从事行业为标准的分类 秘书工作的业务分工（行政秘书）秘书工作的行业特征（商务秘书）

纵向分类：按照秘书业务水平为标准的分类

秘书角色

定义：是一种具体的角色，是由秘书在社会中的活动内容方式决定的，要白兔社会的依附性，应该更加重视自己的后成地位（复杂性、多样性、开放性）社会公众对秘书角色的认知偏差

秘书是花瓶

秘书是“二首长”

秘书是领导的家奴 秘书角色的定位（领导的助手）秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中

助手是秘书职业产生的根本原因 助手是配角的具体内涵

助手与参谋之间并不存在对立关系

助手角色的重要性

1，是参谋不是二首长 2，是事物处理者不是家奴

3，是“公关”者不是“交际花”“花瓶” 4，是文书处理者不是“作家”“秀才”

秘书角色的把握？

具备明确的秘书意识

协调好秘书角色冲突或者角色矛盾 根据角色规范合理调适角色，避免角色失当（角色越位、角色失责）

第三章

秘书机构

秘书机构

是各党政机关、企事业单位、社会团体等组织的有效组成部分 是各级各类领导机关综合性办事机构和参赞性机构 是为行政组织。行政领导服务的，是行政组织的一部分

秘书机构的组织形式

因人设置（综理制）

因事设置（分理制）

混合设置

秘书机构的设置原则

适应性原则 精简高效原则 秘书机构人员要精干 要减少秘书机构的内部层次，内部机构要科学，保证秘书机构规范有效 3 分工合理，重视秘书机构的群体优化

秘书机构的性质（机密性）

（一）综合辅助性（是秘书机构的本质属性）辅助决策中的综合性 2 管理职能的综合协调

（二）系统中介性 系统中介的兼顾性 2 系统中介的沟通性 3 系统中介的协调性

（三）组织关系的相对封闭性 上下级秘书机构之间具有业务指导关系 2 横向秘书机构之间的互相交流关系

秘书机构的管理（p47~52）

第四章

秘书的职业素养

定义：秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和，秘书的职业素养是从事秘书活动的基本条件

所谓职业道德，是同人们的职业活动紧密联系的职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。

秘书的基本职业道德规范是：忠诚领导 秘书的职业道德 忠诚守信 甘居幕后 洁廉自律 谦和谨慎

一位称职的秘书：须具有基本的配角意识和具有和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向

秘书的知识结构

（一）基础知识 科学文化基础知识 哲学和政治经济基础知识

（二）专业知识 秘书专业知识 2 行业业务知识

（三）相关知识 法律类知识 2 管理类知识 3 心理学知识

秘书能力结构

（一）基本能力

观察力

思维力

记忆力

注意力

想象力

记忆力:记忆力是知识、保持、在认识和重现客观事物所反映的内容和经验能力。良好的记忆能力是秘书从业人员的必备能力之一。秘书部门是信息的枢纽站、集散地。信息的收集、储存、加工、输出、反馈等处理过程，都需要秘书具有良好的记忆力，以确保信息的保真度和传递的有效性。如果没有良好的记忆能力，就会产生信息沟通障碍，也可能错失良机

（二）职业能力

秘书的职业能力是指从事秘书工作所具备的职业能力，它是秘书能力结构中的核心部分。秘书具有辅助决策、沟通协调、处理事务的基本职能。需要完成办文、办会、办事的基本工作内容。1 表达能力 2 办事能力 3 信息处理能力 4 人际交往能力 5 管理能力

人际交往能力：妥善处理与组织内外相关人员关系的能力，包括周围坏境建立广泛联系以及正确处理上下左右关系的能力。秘书工作需要和不同的人打交道。秘书在上传下达、协调关系、迎送接待等。因此，学会处理人际关系，提高社交能力，是秘书人员必备的能力要求

（三）操作能力 现代化办公设备的操作能力 2 书法和快速记录技术 3 计算机和网络技术 4 文案处理技能

秘书的个性心理

秘书的性格：稳健、乐观、内敛、豁达、幽默 秘书常见的心理障碍：压抑 依赖

厌倦

秘书心理障碍的调适 正确认识秘书职业，培养职业兴趣 提高自我心理调节能力，完善自己的心理品质。3 掌握人际关系方法，建立良好的人际关系环境 4 寻求适合的途径，消除心理压力

第五章 秘书工作的内容和特征

秘书工作是秘书学研究的主要内容。秘书工作内容比较广泛，不同时期不同性质的组织，秘书工作的侧重点不同。秘书工作的本质属性和基本特征是既有联系又有区别的两个问题 秘书工作的内容

秘书工作是为了完成辅助领导实施有效的决策和管理而在一定范围内的劳动 主要内容：文书撰拟

文书处理

信息工作

协调工作

会务工作

接待和信访工作

档案管理

办公室日常管理工作

随从工作

交办工作 文书处理

文书处理指的是对文书的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联。衔接有序的工作。关于文书处理工作的归属问题，《党政机关公文处理工作条例）（中办发（2012）14号，2012年4月）第六条、第七条明确规定，“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组识领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理作”、“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”可见文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的，且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作 会务工作

会务工作就是各种会议的筹备、组织和服务工作。会务工作作为秘书工作的基本 内容，与文书工作一样有极高的认可度。会议具备了决策、沟通、协调、传播多种功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是领导活动基本的方式。任何形式和规模的会议，都需要相应的会议组织工作，如会议计划的拟订、会议文书的制作、会议场所的布置、会间活动的安排与协调，以及会后的收尾工作，同时，需要说明的是，会务工作还涵盖了各种仪典的组织工作，如开幕仪式、签字仅式以及会见与会谈的安排等。会议的筹备、组织和服务工作通常由格书人员和秘书部门承担，大型会议或者涉及多个单位的会议则通常成立专门的会议机构，秘书人员也会参与其中、因此，我们认为秘书承担会务工作体现了其辅助管理的基本职能。

秘书工作的本质属性（辅助性）秘书工作属性对辅助性的限制原因

首先，秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征，这是最且标些性的总书记工作涉及领导工作的方万面面。

其次，秘书工作的输助具有直接性。起书工作的输助是一种直接的辅助，秘书工作直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。再次，秘书工作的辅助具有非独立性。秘书工作是伴随着集团统治和领导群的出现而产的。它的使命要求它始终从属于、服务于统治着和领导者。

秘书的辅助具有综合性、直接性和非独立性的特征，在这些特种中，综合性特征是最典型、最本质的。

秘书工作的特征

一 被动性与主动性的对立统一 二 事务性与思想性的对立统一 三 常规性与随机性的对立统一 四 保密性与随机性的对立统一 五 综合性与专业性的对立统一 常规性与随机性的对立统一：体现了秘书工作方式和节奏方面的基本特征。常规性指的是秘书工作中存在着大量的经常出现、反复进行的工作，这些活动往往事先有预见、有计划的，活动内容常常有规可循的，秘书人员只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作正常运转。较典型的如文书处理活动，文书的收发、审核、登记、传阅、拟办、复核等各个环节的工作大多属于常规性的秘书工作，因此我们认为秘书工作有常规性的特征。

所谓随机性，是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书随机处理的活动，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料等等。

第六章 秘书工作的基本规律和发展趋势

规律是在物之间内在的本质联系秘书工作作为一种客观存在的社会现

象，工作在运行中有着本质的、固有的联系。“双线”规律、辅助领导工作律、跟踪辅助领导活动说是比较有代表性的规律总结，其中辅助领导工作律的表述更为清晰严密。目前，秘书工作正向职业化、现代化、智能化、规范化、国际化的趋势发展。

“双线”规律：发掘最基本矛盾辅助领导工作律：科学的结晶跟踪辅助领导活动说：基本规律

第七章 秘书的基本职能

秘书职能是秘书职业活动的任务、职责、作用和效能的统称。各种教材对秘书职能的认定各不相同。我们认为秘书的基本职能应该是辅助决策、参谋咨询、沟通协调、处理事务。四大职能各有侧重，但是相互联系、相互渗透，共同构成秘书职能的基本内涵。

辅助决策： 所谓辅助决策就是在决策的全过程中，在知识（包括理论），能力（包括技术），经验和经历等方面予决策主体全面的补充以提高决策的科学性和时效性。

辅助决策的职能基础 秘书辅助决策的职能是领导工作的需要 2 秘书综合性地位能为领导提供有效的依据 3 秘书的中枢性特征能为辅助决策提供便利条件 辅助决策的过程和内容

决策准备阶段的秘书工作：确定目标、拟定法案指导领导决策前的整个过程 决策确定阶段的秘书工作：协助领导对决策方案进行判断和选择，做出决策的过程

决策实施阶段的秘书工作：协调者 秘书辅助决策的特点： 辅助的全过程性 辅助的经常性 辅助的协调性 参谋咨询

特点：从属性 随机性 权变形 秘书参谋咨询职能的体现 1 辅助决策中参谋咨询 2 信息工作中的参谋咨询 3 文书工作中参谋咨询 4 协调和查办中参谋咨询 5 事务性工作中参谋咨询

秘书发挥参谋咨询职能中的注意问题

（一）强化参谋意识，主动参谋咨询。意识决定行为，秘书如果没有参谋意识自然就不会有参谋行为。对秘书而言，谦虚谨慎是工作本色，但并不是事事谨小慎微，处处墨守成规。尤其在参谋服务上，更要敢为人先，勇于参谋，主动参谋，在参谋过程中不夹个人好恶，不过多考虑成败得失，以良好的心态进谏、进言。

（二）摆正位置，谋而不断。秘书人员始终都处于辅助的位置，做到既参谋，又不越位。秘书部门的参谋作用是为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是指秘书人员单纯地为领导“出谋划策”。秘书人员在参谋咨询的过程中只有发言权而无表决权，更无决定权。“谋而不断”是秘书参谋活动的根本准则。

（三）讲究参谋咨询的方法和艺术。参谋咨询的方法和艺术常常能决定参谋咨询成败。秘书人员要努力提高自身的素质，适时、适地、适度地实现参谋咨询的职能注意因人而异，因势利导，选择恰当的时机与领导交流。要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故让领导心情舒畅地接受建议和意见。

沟通协调

特点;综合性 疏导性 随机性 沟通协调的技巧 善于运用感情调控 2 把握好语言技巧 3 善于抓住时机

处理事务

特征：广泛性 随机性 围核性

秘书处理事务的类型 日常程序性事务 2 随机偶发生性事务 3 领导交办性事务 4 部门不管事务

第八章 秘书工作方法

秘书的工作方法，指的是表书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段。科学会理的方法有利提高工作效率，优化效果。秘书的工作方法应该遵循规范性、适应性、灵活性的原则。常见的秘书工作的方法有挡驾过滤、参谋进谏、请示报告、沟通协调，时间管理法等。

秘书的工作法指的是秘书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段，秘书工作的方法是与秘书的目标、任务和职能紧密联系在一起的。

秘书确定工作方法的原则

规范性原则

适应性原则

灵活性原则

秘书工作方法的获得 在实践中总结经验形成方法 掌握秘书工作方法需要与理论与实践相结合 3 秘书的工作方法要不断创新中提高效率

秘书工作方法举要

（一）挡驾过滤的方法 1 文件资料的过滤 2 来访的挡驾

在秘书的日常接待工作中，为领导挡驾是非常重要的工作内容之一，合理挡驾可以保证领导能拥有一个良好的办公环境，集中精力静下心来考虑一些大事要事，秘书可能每天都会遇到无约到访的人，这些无约到访的人不管出自什么目的都会影响和干扰领导的工作节奏。因此，秘书必须根据具体情况，权衡利弊，采取必要的挡驾的方法。

秘书挡驾的范围主要有；1.身份不明者和无关人员。对于无约来访且急找额导者 秘书不能不假思索地直接引见，而应模清情况，做到该见则引见，不该见则不引见，进行合理挡驾。

2.产品推销、事务纠纷，消费投诉之类的来访者。对于产品推销人员，秘书人员应根据本单位的具体情况，或直接谢绝，或引导他们去相关的部门。对于事务纠纷或消费投诉之类的来访者，秘书更不能将矛盾上交，直接请出领导人。3.涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，在引见给领导之前，事先都必须征得领导同意。不得直接将来访者引入领导办公室。

（三）来电过滤

（四）领导公关事务活动的过滤

二 参谋进谏的方法 坦诚直言法 2 暗示法

暗示是指秘书不直白地表达自己的观点，而是用含蓄、间接的语言影响领导的心 理，使其对影书的本意能够心领神会。工作中，有时难免会遇到主观性很强、不大喜欢别人提不同意见的领导。也有时会遇到不能直言的特定场合。秘书要善于观察、曲线求进，采用暗示的方法点到即止，让领导心领神会。

（三）因势利导法

（四）引经据典法

三 请示报告的方法 合理选择请示报告的内容 2 灵活把握轻视和报告的时机 3 找准报告的对象

四 沟通协调的方法 文件协调法 2 回忆协调法 3 信息协调法 4 时间管理法

时间表控制法 ABC工作法 合理使用零碎时间法 统计时间法 ABC工作法：是指按工作轻重缓会排序，把要做的工作分为四类，既紧迫又重要且不需要花费太多时间的事情、紧迫但不重要的事情，紧迫但不重要的事情、既不重要又不紧迫的事情，秘书工作任务繁重，如果完全被动地按事情发生或者任务下达的时间先后次序，可能会顾此失位，而运用AIC工作法，能够抓住工作的关键，保证重点工作能及时完成，秘书事务性工作处理艺术 1 建立台帐法：使工作从杂乱无序中走向规范有序 追根溯源法：主要是用于领导交办的各类特殊事项处理 3 触类旁通法：举一反三，为领导提供受高层次的服务。个人日志法：作为一名秘书，每天必须处理大量的事务性工作，只有将有限的时间和精力集中处理重要事务，达到事半功倍的效果。综合处理法：将事务性工作按照轻重规急的原则进行排到，优免处理重要的急事。授权委托法

第三篇：《秘书学概论》论文

接待之道

我们知道——秘书职能，包括基本职能、日常事务职能、专项职能、特别授权职能、深层职能等，日常事务职能又包括办公用品管理、接待、安排领导活动、值班、通讯工作、印章管理、机要保密等。其中接待职能这一节课让我受益匪浅。因为在2010年12月份广州亚残运动会上我作为一名志愿者，我的工作是在白云机场接待贵宾，这节课正好让我能出色地完成这项任务。因此，在此我吸收方尤瑜老师课堂所讲的接待之道，结合自己的工作实践，跟大家分享我对于作为一名秘书要做好接待工作的心得体会。

接待宾客是秘书的一项重要日常工作。在市场经济快速发展的今天，各社会组织之间的联系日趋紧密，各部门之间的相互依赖性更强，日常的接来送往日益频繁，接待事务越来越繁重，其作用也越来越重要。接待工作的质量将直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工作做好。

我在机场做接待贵宾工作的时候，会遇到很多情况，比如说会遇到不同国籍的宾客；某位宾客飞机误点了；刚好接待这一天的贵宾人数突然增多了；贵宾突然不来了；贵宾不期而至等等，正如同秘书面对的宾客有的是内宾，有的是外宾；有的是上级安排的，有的是本单位邀请的，有的是对方主动联系的；有的是事先约定的，有的是不期而至的；有的是需要一个完整接待过程的，有的是只要一时半刻的；有的是为了一定目的而来的，有的只是顺路探访的；有的是一个团体，有的只是个人，如此种种，不一而足，而且在接待中也会出现种种情况，有的是预料之中的，有的是始料未及的，有的是临时变化的，有的是有意改变的，这都给秘书的接待工作造成难度，但只要做好准备工作，又有机动灵活的头脑，热情好客的态度，就能做好这项工作了。

在课堂上，方老师一再强调我们要树立严格的礼仪意识。她说：“接待工作，将使本社会组织的形象和接待者个体素养得到充分展示；是否讲究接待礼仪，直接关系着接待工作的质量和效果。为切实加强接待工作的管理，必须是每一位接待工作者树立严格的礼仪意识，并细致入微地付诸于接待工作实践。”因此，在这次亚残盛会里，我作为一名机场贵宾接待工作人员，我深深地认识到自己必须要做好这份接待工作，因为自己的行为代表的不仅仅是个人形象，更是我们展示亚运的形象，甚至是我们这座城市乃至中国的形象。这些对于每一个志愿者本身来说是一份光荣，但同时更是一份责任。

每一次完成一项机场接待任务，我都认为做好事前准备是很重要的。干任何事情都要事前做好准备，因为有备才能无患，秘书接待宾客也该如此。其中不管是接待事先约定的宾客，还是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，还是接待陌生的新客人；不管是接待团队，还是接待个人；不管是需要完整的接待过程的，还是只要一时半刻的，都要认真对待，充分准备。

我认为准备有物质准备和精神准备两方面——

第一、物质准备要根据具体情况而定。如果接待的是事先约定的，又是一个团队，那么准备的方面比较多。首先要弄清团队成员的基本情况，包括人数、姓名、年龄、性别、职务、基本观点、倾向、所谈问题、具体要求，有的还要准备好照片和简历，又是对团队主要负责人的基本情况更要了如指掌。在掌握基本情况的基础上，要拟订好接待方案，其中接待规格、活动内容、时间安排、陪同人员、食宿及交通工具安排，主谈人员以及所谈问题的主要观点及其主要对策，甚至欢迎词、讲话稿、接待场所、茶水饮料、赠送礼品等都要精心组织、细致安排，在征得上司同意的情况下要形成文字，或列出表格。对于团队的接待，尤其是级别较高团队的接待还需有关方面协助，因此要及早向上级汇报，请示上级意见，要与公安、交通、外事、新闻等部门联系，要求这些部门给予协助。比如有一次，我接待的是马来西亚的总理，就需要加强安全方面的准备工作，我及时向我们的经理汇报情况，请示上级意见，并与公安部门联系，得到了他们的协助，他们派出一定车辆跟随我们这位贵宾进入亚运村休息，让我们这次工作得到了贵宾的赞赏。

对于个人的接待虽然没有这么复杂，但如果是需要一个完整接待过程的，也要做好食宿、交通、活动等各项物质准备。

如果接待的只是临时宾客，不管其是事先约定的，还是突然而至的，不管是熟悉的，还是陌生的，在办公室或接待室都要备有坐椅、沙发以及烟茶饮料等。

第二、接待的精神准备则是接待意识和接待态度的必要准备。一个秘书担当接待任务必须有角色意识，必须明确自己是东道主，又是一个助手，既要为本单位、本部门及上司装点“门面”，又要为领导和宾客服务好，因此要尽心竭力，真诚热情，与人为善，友好相处，彬彬有礼，不卑不亢，有了这种精神准备，才能搞好接待工作。

以上仅是个人的心得体会，毕竟我还不是处于一个真正的秘书职务去执行任务。因为作为一名真正的秘书所遇到的状况会更多，更让自己意料不及，因此，为了能使自己将来成为一名出色的秘书，我要不断地锻炼，完善自己各方面的能力，灵活多变，热情有礼，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能办成事情，没有达到目的，也要让客人高兴而去，因此也要特别讲究语言艺术，要把话说得通情达理，又很得体，让人感到温暖，如在家里。

第四篇：秘书学概论复习题

秘书学概论复习题

一、单项选择题

1.秘书学研究的对象是（b）

A．秘书工作及其制度

B．秘书工作及其规律 C．秘书沿革及其机构

D．秘书机构及其人员

2．把秘书分为文字秘书、调研秘书、会务秘书、技术秘书的分类标准是（c）A．按行业分 B．按层次分 C．按工种（岗位）分

D．按“型”划分 3．秘书协调工作主要是（d）

A．技术问题的协调

B．财务预算的协调 C．经济计划的协调

D．无人专管事情的协调

4．秘书办事要求主动、及时、迅速，体现的是秘书工作的（c）

A．服务原则

B．求实原则 C．效率原则

D．管理原则 5．秘书工作的本质属性是（c）

A．主动性

B．被动性 C．辅助性

D．服务性 6．秘书面对繁杂的工作任务，应优先办理（c）A．最先发生的事

B．最先下达的任务 C．急事要事

D．重要但不紧迫的事

7．秘书的劳动能够创造价值，其成果往往具有（a）

A．潜隐性的特点

B．直接性的特点 C．公开性的特点

D．被动性的特点

8．秘书合理的知识结构应当是（c）

A．文字型人才

B．管理型人才 C．通才型人才

D．办事型人才 9．养士之风兴起，出现一批著名的私人秘书的时期始于（b）A．殷商时期

B．春秋战国 C．唐代

D．明清 10．文书成为传达政令的重要工具始于（b）

A．黄帝时期

B．夏代 C．春秋时期

D．秦汉 11．我国20世纪80年代初期诞生了（c）

A．幕僚学 B．文书学 C．秘书学 D．档案学

12．把秘书分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、军队秘书等等，其分类标准是（b）

A．按行业分 B．按工种分 C．按“型”划分 D．按层次分

13．秘书在工作中不越权不越位，这符合（a）

A．组织的权责分配规范 B．国家的法律规范

C．组织的运行规范 D．组织的纪律规范

14．秘书部门的基本功能是（d）

A．服务辅助领导 B．综合协调矛盾

C．参谋建议决策 D．办文、办事、办会

15． 秘书部门工作运转的特点是（）

A．被动性 B．潜隐性 C．交叉性 D．超前性

16．秘书部门的基本职能不包括（a）

A．决策管理 B．综合协调 C．信息管理 D．后勤保障

17．秘书工作不能独立存在、自成体系，这一客观现象体现了秘书工作（b）A．位置的政治性 B．地位的从属性

C．内容的综合性 D．方式的被动性

18．秘书为领导写讲话稿不署自己的姓名，体现了秘书工作（d）

A．范围的赋予性 B．方式的被动性

C．作用的辅助性 D．效果的潜隐性

19．我国秘书信息报送的原则是（b）

A．及时、全面、完整 B．准确、及时、对路

C.及时、准确、全面 D．准确、全面、对路

20．下列秘书事务中，属于对领导工作拓展延伸的是（c）

A．分办拟办 B．管理印章 C．督办查办 D．会务筹备

21．领导授权秘书代表领导去处理局部的矛盾，这是秘书工作方法中的（c）

A．代劳方法 B．铺垫方法 C．协调方法 D．督查方法

22．秘书在实施决策中发现问题、分析相关影响因素、提出对策建议，这种参谋方法属于（c）

A．补充完整法 B．诊断参谋法 C．拾遗补阙法 D．效果评估法

23．秘书遇到政策性问题应向（a）

A．主管领导请示 B．正职领导请示 C．上级机关请示 D．所有领导请示

24．在我国市场经济条件下，私有企业秘书与董事长的关系属于（a）

A．社会主义制度下的雇佣关系 B．封建性的人身依附关系

C．完全的雇佣关系 D．完全的人身依附关系

25．决策中信息反馈系统的任务是（d）

A．参谋咨询 B．促进决断 C．奖优罚劣 D．修正决策

26．秘书与对方有较大争执时，不要急于否定对方，应采取的正确交往方法是（c）

A．感情投资 B．求同存异 C．换位思考 D．善于自制

27．秘书工作通过“主辅配合”领导，能够（c）

A．弱化领导工作效能 B．减弱领导决策作用

C．强化领导工作效能 D．强化领导决策职权

28、决定秘书是一门交叉综合学科的主要因素是(d)

A.秘书学是新兴学科 B.秘书学是政治性很强的学科

C.秘书学是辩证性很强的学科 D.秘书工作内容的全方位性和广泛性

29、秘书产生的前提是出现了语言文字和(a)

A.领导工作 B.秘书机构C.秘书活动 D.秘书官职

/30、西周时期跟随在天子左右封国朝拜、递送国书的是(d)

A.左史 B.右史C.太史 D.御史

31、我国唐代中枢官制实行的是(a)

A.三省六部制 B.三公九卿制C.六部六科制 D.内阁制 /

32、近距离直接综合辅助领导决策与管理的工作人员是(b)

A.文书 B.秘书C.警卫 D.事务长 /

33、秘书部门的主要作用是事务助手和(a)

A.智谋助手 B.专项职能助手C.文书处理助手 D.监督执行助手 /

34、秘书部门的领导体制是(c)

A.上级领导管理 B.上级秘书部门管理

C.本级领导管理 D.本级领导与上级秘书部门双重管理 /

35、决策和管理的主体是(d)

A.组织环境 B.基层员工C.秘书 D.领导

36、保证领导决策能够贯彻落实的主要工作是(c)

A.信息工作 B.调研工作C.督促检查工作 D.综合协调工作 /

37、秘书参谋作用赖以存在的物质条件是(b)

A.参谋场 B.参谋方向C.参谋效能 D.参谋途径 /

38、秘书辅助领导制定决策，首先应(a)

A.集思广益，拟制方案 B.发现问题，确定目标

C.分析评估，优选方案 D.实施方案，反馈调节 /

39、现代秘书部门管理的核心要素是(a)

A.人事管理 B.资产管理C.信息管理 D.时间管理 /40、属于秘书协调工作的是(d)

A.人事问题 B.经济计划C.物资调配 D.公务安排 /

41、秘书调查研究工作首先应该(d)

A.选择调查对象 B.选定调查人员C.制定调研方案 D.确定调研目的

42、.秘书授权协调处理一般事务应(d)

A.加强请示报告 B.请领导亲自主持

C.对领导参谋提醒 D.积极主动，大胆负责

/

43、秘书做好会后落实催办工作属于秘书的(b)

A.前期铺垫工作 B.拓展延伸工作

C.补偿代劳工作 D.拾遗补缺工作

/

44、秘书与新闻媒介关系处理的不当行为是(a)

A.互惠互利，以利相待 B.友好热情，以礼相待

C.一视同仁，平等对待 D.事实求是，以诚相待 45．我国古代秘书萌芽时期约在（b）A.黄帝 时期

B.夏代

C.商代 D.周朝 46．我国最早的中枢秘书机构是（d）A.中书省 B.秘书省C.国子监 D.太史僚

47．秘书事务工作的“三办”是指（d）A.办文、办事、办信

B.办文、办事、办信息 C.办文、办事、办协调

D.办文、办事、办会 48．秘书同领导在角色地位上是（c）

A.同志关系 B.平行关系C.从属关系D.主仆关系 49．一般办公室主任的基本任务是（c）A.参与政务，掌管事务

B.参与政务，搞好服务 C.掌管事务，搞好服务

D.辅助决策，搞好服务 50．秘书口语表达能力的主要要求是（d）A.能言善辩 B.快速详尽C.长于概括D.准确得体 51．协调方法是秘书（b）A.基本领导方法 B.专项业务工作方法C.沟通变通方法 D.督促检查方法 52．我国最早的秘书人员是（a）A.巫和史B.秘书监C.尚书 D.中书监

53、“秘书”的涵义，有一个（c)的演变过程。

A.由人到物

B.由小到大

C.由物及人

D.由上到下

54、秘书学，从学科大类来说，属于(a)范畴。

A.社会科学

B.人文科学

C.管理科学

D.综合科学/

55、(b)，朝廷中出现了最早的秘书机构——太史寮。

A.东周B.商末周初

C.秦末汉初

D.隋末唐初

56、秘书机构的设置，必须遵循(b)、精简、高效的特点。

A.创新

B.适应

C.求实

D.综合 /

57、秘书工作的辅助性主要体现在地位的(c)与工作的被动性两个方面。

A.被领导性

B.中介性

C.从属性

D.隐秘性

58、智能结构即(d)和能力的综合反映。

A.智力

B.智商C.知力D.知识 /

59、协调工作的内容主要是(c)协调、关系协调和事务协调。

A.组织

B.领导

C.政策

D.法律 /60、秘书部门目标管理制度中的“三定’’是指(c)

①定编 ②定员 ③定管理体制 ④定岗 ⑤定责 ⑥定经费

A.②③④ B.①④⑥ C.②④⑤ D.③④⑤

61、秘书工作古已有之，源远流长。在我国，已有（b)的历史。

A.五千年

B.四千年

C.三千年

D.二千八百年 /62、秘书学的特定研究对象是（c)，它要研究秘书工作所特有的矛盾及其规律性。

A.秘书人员

B.秘书机构

C.秘书工作

D.秘书历史 /63、学士型名士型秘书群的涌现是在（c)

A.秦汉

B.魏晋南北朝

C.唐朝

D.宋代

/64、清朝后期，浙江绍兴一带为培养（d)(俗称师爷)的幕馆应时而生。

A.幕僚

B.政客

C.秘书

D.幕客

/65、在秘书机构内，一般来说，比较合理的年龄结构，应拉开档次，呈（d)结构。

A.平行

B.菱形

C.排比式

D.梯形式

二、填空题

1.秘书学具有政治性、综合性与应用性的特点。 2.最早的秘书人员称为“___史____”。

3.秘书部门是介于单位领导层和职能层之间的__中介层_____。 4.虽然机关、团体及企事业单位的秘书工作各有侧重，不尽一致，但就总体而言，秘书工作一般包括___十项____具体任务。

5.以个性特征与能力划分，秘书可分为_参谋______型秘书、秀才型秘书，公关型秘书和办事型秘书。

6.__情感_____是人的喜怒哀乐等心理状态。 7.智能结构即__知识和能力_____的综合反映。

8.人际关系一般具有三个特点：第一是个体性，第二是_____情感__性，第三是对应性。 9.___专项调查____，是指专门就某一项目、某一问题或某一事件进行的调查。

10.按__信息载体_____分，可分成语言信息与非语言信息。 11.公文撰拟，即公文写作，是公文办理的__基本环节_____。

12.在协调过程中，既要讲政策、讲原则，也要讲灵活、讲___感情____。 13.做好督查工作，一是有利于保证__决策_____顺利、有效的实施。

14.会议的作用，主要包括：__决策指挥_____作用、组织协调作用、动员教育作用和信息交流作用。

15.根据会议的进程，一般把会务工作分为会前准备工作、会间__调度_____和会后整理服务工作 三个阶段。

三、问答题

1、我国秘书学产生的时代背景如何？ P1

2、简述秘书学的研究对象，基本内容和学科性质。

秘书学的研究对象：秘书工作和秘书活动的特性与规律 研究内容和范围

（1）广义上：秘书学是一个由秘书学理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论体系。

（2）狭义上：秘书学就是上述广义秘书学中的秘书学基础理论，它是秘书学的基本理论框架体系，是广义秘书学的灵魂。理论秘书学的基本框架，包括秘书职业、秘书机构（秘书管理）、秘书职能、秘书职能环境等主要方面。学科性质：综合性、政治性、应用性

3、秘书的含义，类别和层次。

秘书定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

从组织内部分工看秘书的分类:P18 从其所在行业特征看秘书分分类：P19 从职业高低看秘书的分类：P20

4、秘书的职业特征是什么？

从属性、辅助性、服务性、被动性、全面性、机密性。

5、秘书职业的发展现状怎样？影响中国秘书职业化发展的因素有哪些？ P3

6、我国古代秘书的称谓有哪些？P16

7、秘书机构的设置必须遵守的原则有哪些？ P30-31规范化原则、科学化原则

8、秘书机构的设置类型有哪些？ P33-34

9、秘书工作机构的地位和性质是什么？

广义的秘书机构是指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门、特点：

（一）附属性

（二）综合性

（三）辅助性

10、秘书工作机构的组织模式是什么？ 组织形式：

（一）综理制

（二）分理制

11、为什么是要提高秘书机构的工作效率，首先要精简机构？P31 精简是党和国家在机构设置方面的根本原则。社会各类组织设置秘书机构必须遵循精简的原则。在人员编制上要保持人员的精干，定员、定编，裁减冗员，不滥社虚职和副职。在机构层级的划分上，要尽量简化层次。

12、秘书人员怎样进行自我管理？

13、秘书的精神素养包括哪些内容？如何提高秘书的精神素养？

14、秘书的知识结构由哪几部分构成？基础知识、专业知识和相关知识。

15、秘书的能力素养的具体内容是什么？P60

（一）情感品质

（二）意志品质

（三）性格品质

（四）秘书的气质 秘书应该具备哪些心理素质和性格特征？P63 工作负责、谦虚随和、冷静沉着、幽默开朗

16、秘书应具备的职业道德有哪些？P55-56

（一）忠于职守，服务领导

（二）埋头苦干，甘居幕后

（三）谦虚谨慎，办事公道

（四）遵纪守法，廉洁奉公

（五）诚实守信，严守秘密

17、秘书的基本职能有哪些？P38-39

（一）信息管理职能

（二）综合协调职能

（三）督促检查职能

（四）参谋辅助职能

（五）后勤保障职能

（六）“不管部”职能

18、为什么说参谋是秘书的深层职能？P49

19、督查工作要坚持的重要原则是什么？P47 一是实事求是。二是注重实效。三是归口管理。四是讲求方法和策略。20、秘书参谋的原则是什么？P51 1.明确角色定位，不失职不越权

2.明确参谋定位，谋而不断

3.立足规劝层面，谏而有度

四、名词解释

秘书

秘书机构

秘书职能

综理制

分理制

协调 沟通

秘书定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

秘书机构，又称秘书部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的综合性机构。

广义；指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门。狭义：指各级办公厅、办公室中专门辅助社会组织及其负责人办理秘书业务的部门。

秘书职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

综理制：综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。分理制：分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。

第五篇：秘书学概论复习资料整理

秘书学概论复习资料

1、秘书的涵义 P1（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣

（3）行政职位：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书是事务类公务员（4）社会职业：属于第三产业（限服务性行业），处理文书、事务的知识与能力，管理能力

2、秘书的层次 P4 中国：

①省、厅两级为高级秘书

②处、科两级为中级秘书

③科员级一下为初级秘书

（基层机关和大多数小型企业由于级别和资金限制，无法任用高、中级秘书。三资企业是例外）国外（英国）自己看书P5 ①行政级：名牌大学且专业训练，不得参与政党活动 ②执行级：文官学院或行政学院 ③文书级：大专毕业生

④助理文书级：高中毕业生经过短期职业培训

3、秘书的工作内容

（办文、办会、办事）P7（1）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等（2）文书制作：打字、复印、编排、装订等

（3)文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等（5）会议组织：准备、记录、文件、善后等（6)调查研究：计划、实施、分析、研究等

（7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等（8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等

（9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等（11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等（13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费等（15）其他临时交办事项

4、秘书工作的作用 P10（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用

5、秘书学的研究对象

P14 ①秘书工作：内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法 ②秘书人员：知识、技能、素质、职业道德

6、我国秘书工作职能的转变 P19（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

（2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划

7、秘书与秘书工作的起源 P28（1）古代秘书的工作名不符实，只能从现代秘书的基本职能去考察。从“辅助管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到黄帝时代。上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官。（2）文书工作随着文字的出现、国家的产生而产生。最初的文书工作是有人去制作、处理和保管国家进行管理需要的有内容、有条理、有一定形式的文书。夏朝出现公务文书——典志，管理典志的官职为——太史令；《尚书》是现存我国最早的政治文件汇编，其内容大部分是帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。信访工作此时也有了起端

8、外国秘书工作的特点和趋势 P43 特点：普遍化（辅助性强工作适应面广）、年轻化、女性化 趋势：

①由事务型转为智能型（办公自动化程度提高，许多事务型工作如记录、誊写、校对、报表、档案使用电脑

越来越多的秘书进入高级秘书阶层）②秘书工作日益专业化：分工日细，技术要求越来越高 ③秘书人员高学历、秘书工作的永业化

9、秘书工作机构的设置原则 P50（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）

（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的

9、秘书工作机构的名称与组织形式P51 名称：

①秘书长或办公厅主任领导下的办公厅（室），其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成（国务院办公厅）：通关政策研究、日常行政与机关事务

②以“秘书”命名的局、处、科、室、股，统辖于机关、单位或办公厅之下，负责文书、会务、联络、接待 组织形式：分理制或综理制

①分理制：中央的秘书工作机构“办公厅”（部级机构）国务院办公厅分设秘书局、机要局、信访局

省、部的秘书工作机构“办公厅”（厅局级）市政府办公厅分设秘书处、机要处、信息处

余下等级为“办公室”

②综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理。下面不在分设部门（工作量不太大的机关）

社会团体的秘书工作机构

10、秘书工作机构的职能 P54（1）助手职能：表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命；还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。

（2）参谋职能：表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；参与研究情况，提出分析或预测意见；应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；对下属组织或部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划或弥补措施；收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。

（3）枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告

（4）协调职能：秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。具体表现见书

（5）保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能，主要表现见书

（6）公关职能：在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公关关系的职能。秘书部门应本着“广结良缘、内求团结、外求发展”的原则处理好各种公共关系

11、秘书工作机构成员P58 ①不同层次要求：高、中、基层

②群体优化：科学组合应遵从“异质结合” ； 合理分工，密切合作 ； 不仅在组合之际，还要在运用过程中优化

12、秘书人员的自我管理P62

一、工作管理：

首先要有明确的工作计划。其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。但无论做什么都要高标准、严要求。

二、行为管理：

秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。秘书要做事干净利落，动作准确到位。秘书还应做到任何场合都不能背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。

三、时间管理：秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。大段或小段时间应用，控制工作时间的弹性幅度

四、办公环境管理；

秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理（提前15分到办公室打扫）。

13、气质与性格 P74 现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。

气质表现为人的感受性（感觉能力的大小）、耐受性（感觉的强化或消退）、敏捷性（言语、动作、记忆、思考、注意力转移的快慢）、可塑性（根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度）、兴奋性（情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度）、倾向性（情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内）。气质和性格的关系

气质部分地决定或构成了人的性格。胆汁质的人勇猛、果断、顽强，但是暴躁粗心；多血质的人热情、开朗、活跃，多变、缺乏毅力；粘液质的人温顺、随和、文雅，但胆小、犹豫不决；抑郁质的人冷静、细心、坚定但固执己见。

气质是先天性的、遗传的，性格虽与气质有关，却在更大程度上受后天影响，也即，性格可以改变，可以有意识培养。

气质、性格与秘书职业的关系 p75

14、心理调试

P77 ①博览群书、开阔胸襟

②培养广泛兴趣、丰富业余生活 ③善于反省、自我调适 ④倾诉、宣泄、调节情绪

15、秘书的考核

P87

1、考核内容：①德:政治思想品德。政治态度、思想作风、遵纪守法、廉洁奉公、遵守职业道德和社会公德

②能：工作能力。管理、办事、操作、业务和技术

③勤：工作出勤率和工作态度

④绩：工作业绩。工作任务的数量、质量、时间。终点考核工作实绩

2、考核标准：①直接量化

②比率化

③综合指标化

④类比指标化

3、考核方法：①平时考核：每月一次

②年终考核：自我评价、办公室或业务部门民主评议、主管领导审定

16、秘书的角色意识

P92 ①共性意识和个性意识 ②角色组合

③配角意识与主角意识

17、人际关系的内容和方式

P93 人际关系的含义：这里所讨沦的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系

影响因素：①距离的远近②交往的频率

③态度相似性 ④需要的互补性 ⑤情景因素 ⑥中介因素 障碍： ①心理障碍（自卑感、羞怯感）②语言障碍（语言、语义）③地位障碍

④物理障碍 方式： ①语言 ②体态或身势 ③物质 自主性：强调行为目的、基本态度的独立自主以及也不违反社会制约的条件下有自己独立的行为方式和独特的魅力。适应性：根据社会的共同要求，采取人们普遍能接受的方式以表现自己的行为态度．达到自己的行为目的。

18、礼貌和礼仪

P97 入际关系中尊重的最初步也是最基本的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。如与客人见面时应抢上一步，顿首、微笑、主动伸手、问好，以示敬意，握手对应真诚地注视对方，并稍稍用力。但与异性见面时要看对方是否有握手的意图和习惯，不宜鲁莽。称呼也要得体，不知对方姓名、身份时，可一般称“先生”、“小姐”。已知时，可用姓名加姓氏或职称、学衔称之，比如“张经理、李科长、王教授”等等。作自我介绍时应简明扼要，姓名、单位及部门、职务即可。送名片时应双手递上，文字应正向对方；接名片后应注意先看或轻读一遍方可收好，同时应说：“久仰久仰。”为人做介绍时，应注意先客人后主人，先女土后男士，先年龄、地位高者后低者，诸如此类等等。

19、秘书与上司关系的处理原则

P100（1）主动配合、适应（2）服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间的团结

20、办公室的布局和布置

P107

办公室一般有两种类型：一种是出多间的小办公室(每间16平方米左右)组合而成*另一种是大办公室(40平方米以上)。

1．小办公室

由多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制秘书机构。主管人员拥有单独的办公室是必要的，有利于保密和工作不受干扰。其他办公室也适于设置各个科室，有利于分部门办公。秘书的办公室应紧邻主管办公室，以一墙之隔为好。接待、倍访等部门应安放办公桌椅、文件橱、电脑、电话机等必不可少的家具和设备。文件橱应靠墙放置以节省空间，留出足够的通道。单人使用的办公室桌椅应面向门口；多人使用的办公室办公桌最好不要面对面放置，以免相互干扰，应各自有一定的空间。

2、大办公室

现代企业多采用大办公室。大办公室空气流通和采光较好，又便于工作的配合，不利之处在于人声喀杂，来往走动，相互干扰。大办公室应在一侧或中间留出通道，办公桌倚靠另一侧或两侧排列。可以文件柜橱背靠背排列或用隔板、屏风将办公室隔成若干工作单元。各工作人员都有自己的办公桌椅，使用的文件柜橱、办公设备，既相对独立，又便于联系。每个工作单元应避免直接的阳光照射，又有足够的电器插座。如果主管人员与工作人员同在一大办公室，则主管的桌椅应置于其他办公人员的最后部，用玻璃门隔开，既避免干扰，又利于监督下属工作。各工作单元的流程要求呈“I型”“L型或“O”型，不要呈“Z”型、“M”型或“x”型。

3、接待室、会议室

接待室不必过大，能放置二至三套沙发，同时能接待七八倍客人即可。会议室则视单位规模而定，一一以容纳二二十人开会为宜。接待室和会议室内除了必要的桌椅、沙发、茶几之外，其他布置府比办公室讲究一些。如铺设地毯，安装空调器．挂置夏冬两套窗帘，四角放置盆景，墙卜并些格调高雅的油画或国画等等。

21、整洁

P108

办公室的首要要求是整齐和清洁。整齐要求办公桌椅和柜橱等尽量采用同一尺寸、同一颜色(主管人员的桌椅可以特殊一些)，排列尽可能有规则或朝同一方向。办公桌上除必要的文件、电脑、电话机、文具等办公用品之外，其他物品都应该放在抽斗或小橱内。各种笔和裁纸小刀应放在笔筒或文具盒内，墨水、胶水、修正液、胶纸、回形针、钉书机等小型文具都应归在一个盒内，既不易碰翻，又不会摊得满桌都是零星东西。办公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意，要尽量显得简洁。柜橱书架要经常清理，文件、图书、报纸、杂志要放得井然有序，不可乱放乱塞，既杂乱无章又不便寻找。

清洁和整齐是不可分的。清洁要求窗明几净，地面应天天打扫，桌椅柜厨府天天揩拭，门窗应定期擦洗。每张办公桌边都应有废纸篓，废纸物品不可乱丢，但不放烟灰缸，办公室内应禁止吸烟。地毯虽有美观、保暖、减少噪音之利，但也是藏污纳垢之所。人员较多、走动频繁的大办公室内不宜铺设，小办公室铺设后应经常清扫。打字机、电脑、复印机也应保持整洁，长期不用者应加罩盖。

22、光线、空气与温度

P108 办公室要求光亮运区，空气清新，温度适宜。

白天办公最好自然采光，太阳光不直射办公桌为宜。办工桌不靠窗摆放，或以白色或但颜色活页窗帘调整光照。台灯有灯罩，以20到25w为宜。也可采用整体灯光，光线柔和的日光灯，安置在室頂或天花板四周，采用顶部反光，柔和均匀，保护视力。用磨砂或乳白玻璃面集中光源，不宜采用五颜六色的光线。

春秋季节经常开窗，夏冬季节使用空调器，在上班前，中午用餐时，下午下班时至少三次打开门窗换取新鲜空气。晚上下班将绿色植物搬出办公室，早上搬进来，或者一早通风5到10分钟。人体最舒适的温度是在20至25.在夏冬季节不要将室内温度调到和室外反差太大

23、接听电话的程序与要求

P111

电话铃响两遍以后，四五遍以内就应接听电话。

接听电话首先应说“您好”，紧接着白报家门，再说“请讲”，避免问来问去浪费时问。

秘书应养成一手摘机，—手拿笔，随时准备记录的习惯。电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、内容要点、来电时间(准确到几点几分)，最后是接话人签名。六个要素一个也不能缺少。电话记录单图示如下：

重要的内容，特别是人名、地名、时间、数字等一定要记录准确，并由接听人复述一追，让对方核实元误。

通话完中，应说“谢谢”或“再见”，接听人等对方先挂断电估才可挂断，应贯彻“谁打出电话谁先挂断”的原则。

重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。

如果电话是打给上司的，秘书应先厂解对方的身份、意图，然后决定是否转给上司；或者先请对方稍等，将外线电话闭音，用内线电话请示上司后再作处理。转接的电话托通以后，秘书应立即挂断，不应再听。

如果电话是订给同事的，秘书府轻轻放下话筒走近同事通知，或者用于捂住话筒叫人，切不可大声喊叫。

如果秘书刚接听一个电话，另一个电话铃声又响，秘书应请前者稍等，并闭音，再接另一个电话，区分轻重缓急，分别及时处理，切不可让一方听见秘书与另一方的谈话。

24、邮件收进的程序和要求

P113(1)分类。邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类，然后按其轻重缓急分别处理。A电报、特快专递、航空信等急件；B政府部门或上级公司文件；c业务往来公函D写明上司亲启的信函；e汇票、汇款单人包裹、印刷品；g．报纸、杂志；h．同事的私人信件。

(2)拆封。私人信件，秘书不可拆开，应原封送交。万一无意拆开，应立即封口并注明“误拆”，还需秘书签字，一般会取得谅解。

(3)登记。除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理。登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理日期(4)分送。

(5)阅办。重点部分可用红笔划出，以提醒上司注意，还应为上司处理提供有关依据。复杂的长信应做摘要，提出拟办意见置于信前。每份信笺、信封及附件等应乎整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，也便于办毕保管备查。

25、邮件发出

P113 ①内容校核：格式正确，文句无错意，无错、别、漏字；签名、盖章清晰无误。

②信封、封皮查对。地址、收件人姓名或单位、邮政编码、寄方单位地址、邮政编码，以及附加符号。纸笺及附件折叠时应小于信封周边各—‘公分左右，个uJ撑满，以免对方拆封时损坏。③邮件寄发

26、日程安排的原则和要求

P120（1）服从于组织的总目标和整体目标（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示、督促

（5）酌留弹性、劳逸结合

27、订约事宜 P121 指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安排的一部分（1）事先征求上司意见（2）再次确定，及时提醒（3）善用台历和备忘录

28、督查工作的原则和程序

P124 督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效

督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档

29、公章的样式 P129

1．公章的样式

公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。

(1)质料。近代公章用过角质、木质，现代则多用橡胶和塑料刻制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的钢印。近几年还有

将色油或固体色料热压而成的“原子印”和“渗透印“，无须印泥可连续使用万次以上。

(2)形状。古代官印为正方形。现代机关、单位公章则为正圆形，用于其他公务(如收发、校对、财务等)的印章也有长方形、三角形或椭圆形的。领导人和法人代表的印章一般仍为方形。

(3)印文。按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。领导人签名章则由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。

(4)图案。县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国微；党的各级机关印章刊有党微；企事业单位公章则刊有五角星图案。

(5)尺寸。按国务院规定：国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关，直径5厘米；地、市、州、县机关为4．5厘米；其他机关、部门、企事业单位公章直径一律为4．2厘米(包括边框)。30、公章的使用 P131 自己看

凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

盖章一般使用红色印油，应摆正位置，用力均匀，使章印完榴、印文清晰

31、值班工作的制度和要求

P138

1．交接班制度

值班人员必须认真做好值班记录，并严格执行交接班制度。在每个班内来访的客人、打进的电话、收受的文件、电报．以及发生的事故等，值班人员都要将内容、情况、处理方法记录在案；需要下一班做的事情或注意的问题也应写明。接班人员应提

前20分钟左右到达。交接的内容有来客登记表、电话记录、文件及登记册，原有的设备、器材、资料以及钥匙等。交接时双方应查明实物与记录是否相符．确认无误后，交班人员方可离开。

2．请假制度

当班人员如有病、事，应提前向主管请假，以便安排替代。接班人员如果迟到，上一班人员应继续坚守岗位，并电话请示

主管，万得擅自离岗。

3．安全、保密制度

在值班时应集中精力，保持警惕，与安全保卫人员密切联系，共同负责整个机关、单位的安全、保卫工作。除值班室外，其他关闭的办公室不得擅自进入，上锁的柜橱抽屉不得开启。不得把家属带入值班室，也不得接受私人来访，更不可在值班室内打牌、喝酒等。

值班室的电话号码表也属于保密范围，不得外传。

32、信息的形式

P143 ①文字形态：文字、数字、图形、表格。一次文献（报纸、杂志、图书）价值较高；二次文献（词典、名录）信息量大，综合性强

②声像形态：图书、照片、录像带、录音带、电影片、模型、实物。缺点是往往不够全面、深刻，有些观念、心态、思想等抽象的内容以及未来的、想象的、预测的事物不能很好地体现。所以，秘书最好是将声像信息与文字信息配合使用，可可相补充、相得益彰。

③记忆形态：即存在于人们脑海中的信息，被称为“零次文献”或“零次情报”。秘书收集这类信息只能通过来访、交谈。其优点是尚未发表过，有新鲜感；缺点是往往不成熟，具有不确定性。

33、调查的类型

P152 ①普遍调查：资料全面客观、精确；对象多，工作量大。只能采用书面问卷和数学统计方法

②典型调查：选择有代表性的单位调查，适用于经验性调查。侧重于定性分析，有特殊性，适用于思想道德方面 ③个案调查：例如突发事件或事故调查，有明显针对性，涉及历史、社会背景因素，不能单单就事论事 ④重点调查：就决定性单位进行调查，典型是人为选择的，而重点是客观存在的。

⑤抽样调查：在现代社会最普遍，例如课题“状态性”“倾向性”调查。又分为随机抽样和非随机抽样

34、访问法P154 对象是个体（记者采访当事人或知情人），群体（召开座谈会：能分析、评估的人，一般以三五人，至多十来人）

首先：必须态度诚恳、和蔼、谦虚，与被访者建立良好的人际关系。

其次，根据提出的直接和明确程度有结构式访问、无结构式访问、半结构式访问三种。

结构式访问就是调查者根据事先拟就的提纲或问题直截了当地提出，一般适用于比较熟悉或有了一定基础的被访者，用于与被访者没有直接利害关系的问题。

无结构式访问就是调查者将问题做些隐蔽，或采用委婉的方式提出．或以聊家常的形式交谈。这种方式可使被访者少些顾忌，适用于比较生疏的被访者或是比较敏感的问题。

结构式访问可以当场记录，非结构式访问则不宜当场记录，而只能事后作回忆笔记。

访问法的优点是与被访者面对面地交谈，可以追问，可以讨论，了解情况能够全面、深入。又是边问边看，察言观色，容易辨别情况的真伪程度。缺点是费时费力，难以作大规模的调查；而且问题难行统一、科学的标难，所 得情况不易作定量分析。

35、秘书写作的特点 P165 ①代单位立言，非个人意愿 ②集体成果，非个人创作

③内容真实、实用、客观，符合政策 ④语言流畅、平实、简洁、规范 ⑤讲究文体格式

36、公文的行文方式P182 1．下行文

(1)逐级下行文，如“批复”，只用于对“请示”的直接下级。

(2)多级下行文，如“决定”、“通知”，可同时用于不同层次的下级。(3)直达基层组织和群众的下行文，如“公告”、“通告”。2．上行文

上行文通常有两种情况：

(1)逐级上行文，如“请示”，一般只用于向直接上级行文。

(2)越级上行文，如“报告”和“请示”，在一些特殊必要的情况下才可以采用。严重的自然灾害，长期没有解决问题，指定越级上报的问题，对上级机关进行检举、控告，直接上下级机关间有争议无法解决 3．平行文

指凡是互相没有隶属关系的机关、单位之间或同级机关之间的一种行文，如“函”、“通知”。

37、公文的行文准则

P182 1．各级党政机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围来确定。2．行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围。3．在一般情况下，党政机关不得越级行文。4．行文必须正确确定主送机关和抄送机关。

5．各部门之间对有关问题未经协商一致，或未经上级裁决．一律不得各自向下行文。6．同级机关可以联合行文。

7．凡请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。直接送领导者个人，不得在报告中夹带请示事项。8．主送机关与文件名称要互相呼应。

9．经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。10．各级党政机关的办公厅(室)向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。

38、收文办理程序

P183（1）签收、拆封和登记

签收

(1)查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；

(2)查清信封号码与递送人在签收登记簿所登的号码是否一致；

(3)查清文件封口是否破损，包装是否牢固；

(4)查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

拆封

只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封；写明某某领导人“亲收”、“亲启”的封件，则应由领

导人本人拆封或由其委托的人代拆。

拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件取干净，然后检查文件是否齐全。对于重要作者的

亲笔信封．应予以保存。对封内文件的发文机关、发文日期不祥的．应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以 注明。

登记

(1)便于管理和保护文件，防止积压和丢失；

(2)便于检查和检索文件；

(3)便于文件的统计和催办工作；

(4)作为核对与交接文件的凭据。

收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式（2）分办和传阅

分办

(1)属于方针政策性的，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

(2)属于机关日常事务性的已明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工

范围分送给有关部门或承办人阅办；

(3)分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

(4)便函、请柬、介绍佰、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

(5)在文件份数少，问办问知部门(或领导)多的情况下．应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。

传阅

(1)文件传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读

(2)所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。

(3)文件在传阅过程中或文件传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示

意见进行处理；

(4)每份传阅的文件，都应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。

大中型机关设有“阅文室”，凡属传阅的文件，成文书人员送到阅文室。用“阅文通知革”通知有关人员

到阅文室看文件。

（3）拟办和批办（提出初步意见；如何处理做出的批示）（4）承办、催办和助办

39、公文立卷的基本方法

P188 ①根据文件的特征组卷（问题特征、时间、文种、作者、地区、通讯者）

②“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。

③适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的(保管期限为16—50年)、短期保存的(15年以下)三种形式。

40、电子文件信息安全的技术措施P202

①签署技术 ②加密技术 ③身份验证 ④防火墙 ⑤防写措施

41、会场布置

P218

小型会议可安排在一般会议室，会议室右方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议空的小央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可放置一两盆鲜花，四边供与会者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量 视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。(见图1、2、3)

多边会议应采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。

大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上捕白色、天蓝色或其他颜色桌布。台上方或后方悬挂会标。会标—般用红底白字，企业或用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景。

研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。(见图9、10)会场大小与其过大，不如偏小。工作会议或同一系统会议，与会者的席位以职务高低为序，职务高者离主席席位越近。两边席位，左高右低，前高后低。研讨会之类与会者随到随坐。主席台席位：

第一排席位应为单数，次序以职务高低，重要程度而定。第一排正中央为首席，其次左位，之后右位。会场设施: 会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音且大小)，其他准备：

就餐、住宿，医护人员值班，接送车辆，宣传提纲，安全保卫人员和保密措施，提前为参观，考察做准备。

42、会议议程、程序的拟定

P221

1．议程

会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，便称为议程，印成文书，就是议程表，会前发给与会人员。

2．程序

一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把每一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。

3．日程表与作息时间表

会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。

日程表，是将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成长格。

作息时间表，是将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。

43、会议通知的发送 P223

本单位的小型会议，可采用口头、电话、书回签加等方式通知。

外单位的跨地区的会议必须奇送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。

通知上写明会议召开的时间、需用时间或会期、地点、会议名称和主要议题，参加对象，做什么准备，报道日期、地点、接站办法，最后有召集单位名称，联系地址和电话，通知发出日期，公章。

通知提前7天以内并附加回执。回执中需有受邀请者姓名、性别、年龄、工作单位及地址、职 务或职称、是否参加会议、预订住房标准、提交论文题目或资料名称、问程车船机票登记等。

会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者的考虑和推备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。

44、报道与签到 P223 一是秘书点名。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉 二是本人签到。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义 三是凭证件报到。这适合大中型会议

四是电子签到。这种方法适用于与会人数较多的大中型会议

45、会议信息的收集与编发P225 会议信息具有交流、深化、反馈、决策依据、储存备查等作用。程序和方法：记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送和归档

编发的形式：会议简报，具有“简、真、新、快”的特点，字数在二三千字左右

46、会议传达P230 ①内容与程度

②范围与层次：会议传达对象的范围大小和层次高低

③时间：一是传达所需的时间：传达时间总是小于会议时间；二是传达的时限；紧急会议，抗洪 ④方式

47、会议催办P231 发文催办、电话催办、派员催办

48、信访工作的原则P244（1）属地管理、分级负责，谁管理、谁负责原则

①原办理原则

②新办理原则

（2）依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则（3）标本兼治、预防和化解矛盾相结合的原则

治标：采取认真负责的态度，及时解决已经发生的信访问题，化解矛盾和纠纷

治本：严格依法行政，从源头上减少和防止侵害群众利益行为的发生（4）公开便民的原则：为信访人提供便利条件；建立全国信访信息系统（5）双向规范的原则：

对信访受理者的要求：建立健全信访工作责任制

对信访人的要求：对其提供的材料内容的真实性负责；集体走访应选取代表；不得非法集聚，殴打国家机关工作人员，冲击国家机关，阻碍交通，扰乱公共秩序。

49、受理、登记P249 受理 对于来访者，信访人员首先应热情、礼貌地招呼、接待，然后问明来意。如果来访者所谈之事不属于受理范围，应向来访者说明，并尽可能地介绍到对口的单位去符合范围，先填写登记表，然后进行详细接谈。

来信不论是否属于受理范围，都应予以登记；不可将信退回，而应登记后将信附以简明函件转到对口单位。各级任命政府信访工作机构不予受理：

①各级国家权力机关、审判机关、检察机关职权范围内的信访事项 ②对已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议的途径解决的

③信访人对已经受理或者正在办理的事项在规定期限内向上级机关再提出同意信访事项 ④信访人对复核意见不服，仍然以同一事实提出诉讼请求。登记；

登记内容大体分四部分：

一是来信来访者的姓名、性别、年龄、民族、工作单位、职业、通讯地址、电话号码、同信或统访人、信访次数等基本情况；

二是信访的内容摘要：即事情的时间、地点、当事人、起因、过程、结果、性质、人证、物证，信访人的要求或建议，有关部门的意见等等；

三是领导批示、处理意见；

四是处理结果、答复情况、接待人、接待时间等。来信中已写明白的，前两部分即可按原信登记，某些未 写明的还得去信或去人间清。

对来访者，先请本人填写第一部分，待详细接谈后由信访人员填写第二部分，领导批示后及处理结束时才填写第三、四部分。

50、调查、处理 P252

调查、处理是信访工作的中间阶段，也是最关键的阶段。调查：

查清事实是信访处理的前提，信访工作人员应按照原件提供的线索和上级批示的意见，采用适当的方法进行调查。处理：

查清事实，得出结论以后，信访承办者才能以党的方针政策和国家的法律、法规去衡量，提出具体的处理意见。但又不能机械地照搬照套，还应遵循“区别情况，实事求是”的原则，既要考虑到合法性、合理性，也要考虑到合情性、可能性

51、催办 P253 催办，作为信访工作的一项制度而得到保证。催办的形式可以是通过电话，可以发文，也可以直接派人去。形式和时间均以信访件的重要和缓急程度而定，但一定要楔而不舍，务必要在规定的时间(如一般信访案的限期为三个月)之内催出结果来。

收到信访事项后，不能当场答复的，应在收到事项之后15日内书面告知信访人。信访事项应当自受理之日起60日内办结；情况复杂的演延长期限不得超过30日，告知理由。

52、沟通的类型和方法 P263 类型：单向沟通、双向沟通、多向沟通（多渠道的单向沟通，多渠道的双向沟通）方法：

①直接沟通：即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。这种沟迥比较快速、明晰，适用于已经打开渠道又不存在任何障碍的对象之间。

②间接沟通：即通过第三方中介或媒介所转达的沟通。这种沟通相对来讲比较缓慢，不够明晰，甚至可能造成曲解，但它适用于初次沟通，或无去寻找到沟通对象，或存在着其他种种障碍的对象 ③明示沟通：即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通意图，这是常用的、基本的方法。具有熟练、正确使用常用沟通工具，如电话、电传、电脑输出，文字拟写的能力等等。

④暗示沟通：当沟通存在某种障碍时，秘书只能采用暗示沟通，它包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等等。

案例题重点：

P99秘书与主管上司的关系 关系特征：

P97礼貌 第18题

P116 接待的方式、原则与要求 P127保密工作 P71职业道德 P131公章的使用 P135介绍信的使用

凡领用介绍信者须经主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自已填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系何业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人。否则，出了事故，秘书要负责任。P145信息工作的程序和方法 P218会场准备 第41题

P222会议通知的发送 第43题 P223会间工作

P225会议信息工作的程序和方法 P227会议记录 论述题重点：

P11秘书工作的作用

P59秘书班子的群体优化 P66秘书的能力要求

P96秘书处理人际关系的准则

P124督查工作的原则和程序 第28题 P216会议成本预算 P222会议通知如何写

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