大学秘书学概论重点题[定稿]

第一篇：大学秘书学概论重点题[定稿]

第一章 秘书

1.秘书的含义是什么?秘书是一种社会职务或职业,是辅助领导管理,为领导提供服务的工作人员.2.现代秘书有哪些种类?纵向:按层次分:初级、中级、高级秘书.按辅助功能分:技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书.横向:按服务对象和经济来源分:公务、私人秘书.按不同行业或所属部门分:党务、行政、经济、金融秘书等.按工作内容分:文字(笔杆子)、机要、行政、通讯、事务、信访、生活、外事秘书等.3.秘书的职业特征?①服务对象多元化②业务工作专业化③工作手段现代化④商务秘书女性化⑤资格认证制度化.4.秘书学性质与研究对象:①运用性、综合性、政治性、群体性.②秘书人员、工作、方法、环境、领导意图.5.秘书工作的原则:保密、准确、迅速、实事求是.6.请示的方法:①对象要准确②内容要单一③时机要适当④形式要灵活.第二章 秘书机构

1.我国秘书机构的划分:行政机关的秘书部门、公司企业的秘书部门(综合性的、职能型的、专业性的、1到2人秘书办公室)、股份制企业集团中的秘书部门.2.秘书机构的设置原则:适应性、精简、高效、相对稳定

3.秘书工作的职能:辅助管理职能、综合服务职能(办文,办会,办事服务事物的范围:办理常规事物、随机事物和授权处理事物).4.授权理事的方法:准确理解领导授权的内涵,明确授权理事的双重角色,与领导者保持密切沟通.5.如何有效获取信息并利用信息为领导进行适时的沟通协调工作:①分析信息本质,不被假象蒙蔽②提供客观信息,排除信息干扰,保证领导科学决策.第三章 秘书的素质

1.★秘书职业道德修养的内容:①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习.2.★加强秘书职业道德修养的途径:①树立“三观”,积极进取②努力学习,完善自我③自我反省,接受监督④加强锻炼,注重实践⑤学会慎独,提高修养.3.★秘书怎么设计自我职业形象,达到形象与职业、地位的匹配?穿着:有职业特色,简单大方的组合型套装,优雅大方利落,穿带准则(top准则:时间、地点、目的)；仪容→发式、指甲、口腔、面容.4.秘书的行为举止?站立规范、行走规范、会面规范、握手规范、介绍规范、交谈规范.5.秘书在交谈中适宜和忌讳的话题?适宜:目的性,内涵性,时尚性,时代性,对象性.忌讳性的话题.6.秘书应具有什么样的意志?①自觉性②果断性③顽强性④自制性.7.如何在工作中保持心理健康?①树立自信②不患得患失③制定新计划④正确的人生观⑤适度的抱负水平⑥良好的人际关系⑦调整不良心态⑧参加有益活动.第四章 秘书的日常事务工作

1.办公环境的优化包括哪些内容?办公环境选址、内部分区、配套设施、选择合理的办公环境、办公模式(开放式、封闭式)、保持办公环境的整洁有序.2.开放式和封闭式办公的异同?开放式优点:①空间可以根据需要灵活地调整②能够最充分地利用办公空间③有利于上下级互相监督④方便同事间的沟通⑤办公资源充分共享⑥服务集中提供.缺点:①工作的机密性没有保障②员工的工作易被干扰③个人的私密空间没有保障④局部的调整会影响到全局.封闭式优点:①每个部门可以根据自己的需要随时调整办公布局②信息安全性有保障③员工工作易集中精力④员工可以有相对独立的私密空间.缺点:①浪费空间,成本增大②不利于员工间的交流③不利于上下级间的监督.3.为什么要对办公环境进行安全维护?①组织提供的办公环境要能保证它的工作人员、外来人员的安全,是一项对办公环境最基本的要求②如果组织的房屋、设备造成其中人员的伤害,就会使组织发生医疗赔付、诉讼费用,还要发生设备维修及重置的支出,因设备无法正常运转而影响工作效率③信息的消失和外泄导致企业客户的流失,利润的降低.4.如何维护办公环境的安全?①保证房屋、设备的安全②保证信息的安全.5.接听电话和拨打电话的基本步骤是什么?接听电话:①及时接听②自我介绍③确认对方④转接和电话记录⑤及时提问⑥复核内容⑦结束通话⑧整理来电记录.拨打电话:①通话准备②准备拨号③自我介绍④清楚陈述⑤解答疑问⑥礼貌告别⑦整理记录.6.秘书分拣邮件时应该按照哪些标准进行?①按照收件人分拣②按照收件部门分拣③按照收件的重要性分拣.7.秘书是否可以开具空白介绍信?为什么?不可以.因为:①一个组织的介绍信是这个组织对外联系的标志,是各部门行使职权的凭证和信息传输的重要途径和形式②严格按规定的权限、传递流程与范围操作是秘书部门和秘书人员的重要职责③因介绍信代表了一个组织的权利和利益,信息是一个组织的生命线,一旦出现问题可能会给单位带来重大大损失.8.简要说出团体接待的工作程序.①制订接待计划②开展接待工作③善后总结工作.9.如果由你来迎接多位客人,见面后按照什么顺序握手?先女士后男士,先长辈后晚辈,先上级后下级.10.秘书值班工作的主要任务是什么?①传递信息②公务接待③处理紧急电文和突发事件④承办领导交办的临时事项⑤协调安全保卫工作.11.秘书值班工作的要求有哪些?①坚守岗位②态度认真③处理及时④做好记录⑤了解领导的活动情况.12.制作某单位国庆节假期值班表,要明确以下要素:①值班表的名称②值班表的使用期限③值班具体时间④值班具体地点⑤值班人员姓名及电话.多人值班室,要明确负责人.⑥值班要求或注意事项.13.简述秘书保密工作的含义.保密工作是指国家机关、企事业单位从本组织的安全和利益出发,将组织秘密控制在一定的范围和时间内,防止泄漏并被非法利用,从而发挥最大效益而采取的各种措施与手段.14.值班时,秘书如何处理突发事件?①应及时向领导汇报,以便迅速处理②如来不及请示,应根据实际情况做好应急处理③如果遇到生产、交通事故、火灾、盗窃、自然灾害等突发事件,值班人员应冷静、沉着,立即报警,迅速部署工作,或就近组织人力抢险并紧急转移机要文件和贵重物资.15.秘书保密工作的要求有哪些?①要重视保密工作,警惕思想上的麻痹和工作上疏于防范的不良苗头及倾向②要严格遵守保密制度和纪律,在思想上树立高度的保密观念和政治责任感③要掌握一定的保密知识④认真处理好信息披露与保密工作的关系.16.常见的秘书保密工作有哪些?①文件保密②计算机的保密③通信保密④会议保密⑤领导人隐私保密⑥商业机密的保密.17.简述如何做好文件保密工作和计算机保密工作?文件保密工作:①保密文件的起草②保密文件的印制③保密文件的传递④保密文件的接收和拆封⑤保密文件的处理⑥保密文件的存放和保管⑦保密文件的清查和清退⑧保密文件的销毁.计算机保密工作:①要提高计算机安全保密的意识和观念②要依靠技术手段防泄密.18.在安排领导每周工作计划时要注意些什么?①要事第一②预约优先③综合考虑④分工负责⑤领导确认.19.在安排领导接受约见邀请之前,必须做好哪些工作?①确认是否有安排接见的必要,是不是领导相见的人或者必须见的人,领导时间是否可以安排②了解清楚约见的目的,提前做好相关准备(如会谈文件、背景材料)③必须得到领导的确认.20.公务旅行需要准备的差旅物品较多,一般可分为哪几类?①商务活动文件资料②差旅相关资料③办公用品④个人物品.第五章 秘书的调研与信息工作

1.秘书调查研究工作有哪些作用?①调查研究是秘书人员帮助领导更好地决策和管理的前提②调查研究是秘书人员完成好各项工作的基础③调查研究是提高秘书人员的工作能力和综合素质的必要途径.2.秘书调查研究的方法有哪些?①实地观察法②个别访谈法③座谈调查法④问卷调查法⑤通信调查法⑥网络调查法.3.秘书信息工作的作用是什么?①是发挥秘书辅助领导决策功能的保证②是秘书完成日常工作的重要基础③能促进秘书提高自身的综合能力.4.秘书可以用哪些方法收集信息?①观察法②听读法③调查法④索购法⑤交换法.5.个别访谈法与座谈调查法对调查者的要求有哪些异同?个别访谈法:①对不同的受访者要采取不同的发问方式②提问的角度要尽量小,有利于受访者把握作答的方向③注意自己角色的定位,不要用居高临下的姿态和讯问的语气④一定要做好记录.座谈调查法:①会前要准备充分②做好会前沟通,让与会者了解座谈的主题与目的③会前拟好提纲,有利于组织者把握会议进程④力争使会议在轻松的气氛中进行⑤对取得的关键性材料要经过核实后方可采用,会后对记录要及时整理并总结.6.信息处理工作的原则有哪些?答:①明确信息处理的目的②保证信息处理的及时③保证信息的准确性④综合处理各种信息.第六章 秘书的文书与档案工作

1.发文的处理程序是什么?①复核②登记③印制④核发.2.收文的处理程序是什么?①签收②登记③初审④承办⑤传阅⑥催办⑦答复.3.机关文件材料的归档范围是什么?①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料,下级机关报送.4.请阐述档案工作的基本内容?①档案的收集②档案的整理③档案的鉴定④档案的保管⑤档案的检索⑥档案的编研⑦档案的提供利用⑧档案的统计.第七章 秘书的会务工作

1.会议的要素有哪些?①会议名称②会议时间③会议地点④会议参加者⑤会议议题和议程⑥会议的形式⑦会议的文书⑧会议的结果.2.秘书在会议筹备工作阶段应做哪些工作?①明确会议内容:1.明确会议议题2.确定会议名称3.确定会议时间4.确定与会人员5.选择会议地点。②制定会前文件:1.制定会议议程2.制定会议日程3.制定会议程序4.编制会议方案5.完成会议通知.3.你认为会议的议程和程序有何区别?会议的议程是指会议对所要讨论研究议题前后顺序进行安排的具体议事程序.它经常与会议通知一起发出.会议议程需要按习惯顺序、公司章程、会议的性质或会议的轻重缓急,科学地统筹安排.会议程序是指一次会议活动中按时间先后排列的详细工作步骤,它可以让与会者了解每次会议的内容和具体的时间顺序,同时也是会议主持人掌握会议的操作依据.4.会议方案包括哪些内容?要明确会议主题与议题,确定会议名称、会议议程、会议日程、会议时间、参会人员、所需文件.明确会议机构和会上分工,选择会场、安排会议食宿,确定会议经费预算等.5.会间秘书最重要的工作有哪些?①组织会议签到②监控会议进程③做好会议记录④编写会议简报.6.会议评估的有效方法是什么?①设计评估表②设计调查表③设计评估内容④提出改进建议.7.会议纪要与会议记录有何区别?会议记录:是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体内容.在日常工作中,会议记录应逢会必鸡,并妥善保存,以备考查.会议记录一般不上报,不下发.会议纪要:是记载、传达会议情况和议定事项的公文.这是重要会议后的一项重要的文字工作,具有通报情况、指导工作和日后考察的作用.会议纪要的印发范围应根据会议的性质和纪要的内容来确定.8.分析常见的会议病,并就提高会议效率提出你的解决方案?①严格控制会议,控制会议的次数和长短是提高会议质量的有效手段.非开不可的会才开,并要做好充分的准备,把握会议节奏,精简会议程序,讲求实效②改进开会方式,利用先进的技术设备,采用电子政务的方式,召开电话会议、电视会议等,可以克服传统会议的时间紧、场所限制、人员集中、资料准备工作紧张、交通不便等困难,有效提高会议效率③强化会议落实,会后即全面收兵,使会议精神的落实不了了之,没有反馈、没有督查,会议的效力难以达到.要实现会议的预期目标,就要及时督促贯彻落实会议决策,有效发挥会议职能.第八章 秘书职业准入制度

1.秘书专业学生可以通过哪些途径收集招聘信息?①各大型求职招聘网站②各级各类人才市场③学校就业指导部门④电视广播等媒体⑤实习单位.2.各类型组织对秘书人员的工作要求对我们有什么启示?①精通办公软件②要有良好的逻辑思维能力,能承受工作压力③养成良好的执行力④培养自己的书面及口头表达能力⑤团队协作能力佳,具备良好的沟通协调能力和较强的统筹能力.3.如何准备完备的求职资料?①封面,求职简历应有封面,以显示庄重、正式,但封面的设计不可过于花哨②个人简历,不可篇幅过长,用两页纸表明关键信息即可,简历排版不要过于花哨,过于丰富的字体运用让人眼花缭乱③其他需要准备的资料,还可以包括求职信、学校推荐表、本专业开设的主要课程、学习成绩单、各种证书等,丰富详实的佐证材料有助于争取到工作机会.4.我国秘书职业资格考试的内容有哪些?秘书职业考核以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据,包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务四项基本内容.涉外秘书增加了外语考核部分,秘书职业资格二级增加了业绩评估部分.

第二篇：英语重点题

英语重点题

选词填空：

Unit 1:

1.The group(elected)one of its members to be their spokesperson.该团队推选了一位成员当发言人。

2.Wage increases are being kept to a(minimum)in many companies because of the economic depression.由于经济的萧条，许多公司将工资增幅控制在最低点。

3.The engineering profession now has many(distinct)branches.现在工程业有很多不同的分支。

4.Now that you’re 13you should have more sense of(responsibility).既然你已经13岁了，就应该有更强的责任感。

5.Students usually(pursue)one or more of the subjects, which they have studied ay “A” level, such as Art, Drama, English, Music, etc.学生们通常会继续学习一门或几门他们已经达到“A”级水平的课程，如艺术、喜剧、英语、音乐等。

6.We need to make sure that we(exploit)our resources as fully as possible.我们要确保充分利用我们的资源。

7.Congress is considering measures to(restrict)the sale of possible.国会正考虑采取措施限制香烟的销售。

8.College courses should be designed to(equip)students with knowledge and skills to help them survive in modern society.大学课程的设计应能使学生们获得有助于他们在现代社会生存的知识和技能。

9.The local government(granted)$1.1 million so that the old theatre could be taken down and rebuilt.当地政府不宽110万美元，这样这座老剧院就可以拆掉重建了。

10.For his achievement in the medical field, the Mayor(awarded)him a medsl of merit.为了表彰他在医学领域所取得的成就，市长给他颁发了荣誉奖章。

Unit 2:

1.I’m absolutely sure that this dress is a cheaper(version)of the one saw in that department store.我完全可以肯定这条裙子和我们在那件百货商店看到的那条一模一样，只是价格更便宜些。

2.The bookshelves were crowded with books and scientific(publication).书架上摆满了各种图书和科技出版物。

3.If you want to open a fire,(click)twice on the icon for it.如果你想打开一个文件夹，请双击该文件夹的图标。

4.To their disappointment, the thieves were(spotted)by the police at the moment they were entering the bank.让小偷们感到失望的是，他们一进银行就被警察发现了。

5.During World War II, many(refuses)fled to the United States.二战时期，许多难民逃到了美国。

6.They’ve updated a lot of(entries)in the most recent edition of the dictionary.在最新版的字典中他们更新了许多词条。

7.Despite(financial)difficulties, they did not find the life in London unpleased.尽管有经济上的困难，他们并没有觉得在伦敦生活有什么不如人意。

8.After a lot of part-time job, John finally got a(full-time)position.做过许多兼职后，约翰终于找到了一份全职工作。

9.In your report, you should give a(detailed)description of the whole incident.在报告中你应对整个事件做出详细描述。

10.Companies publish(annual)reports to inform the public about the previous year’s activities.公司发表报告向大家通报公司过去一年的情况。

Unit 3:

1.Company loyalty made him turn down many(attractive)job offers.对公司的忠诚使他拒绝了很多诱人的工作。

2.Miller’s(fascination)with medieval art dates from her childhood.米勒对中世纪艺术的着迷源于童年。

3.His(statement)that he had nothing to do with the affair was greeted with some suspicion.他说自己与此事无关的辩解遭到了怀疑。

4.There are good novelists,(despite)the terrible flood of bad novels and poor work.虽然有很多粗制滥造的小说和作品，但还是有很多优秀的小说家。

5.The shops are well stocked with food, clothing and other consumer(items).商店里满是食物、服装和其他商品。

6.Something is worrying me, but I con’t(define)exactly what it is.我隐隐有些担心，但又不知道担心的是什么。

7.She had a clear(image)of how she would look in twenty years’ time.她很清楚20年后自己会是什么模样。

8.The agency is more(concerned)with making arty ads than understanding its clients.该代理公司更注重做一些矫揉造作的广告，而不是真正理解自己的客户。

9.The dead soldier was identified only by his uniform and personal(belongings).只能根据支付和个人物品来确定该阵亡士兵的身份。

10.Food and clothing are the bare(necessities)of life.食物和衣服是最基本的生活用品。

Unit 4:

1.The driver gave a(signal)that he was going to turn right.司机发出了向右拐的信号。

2.It was reported that 41people were killed in a place(crash)in the Himalayas last week.据报道，上周的喜马拉雅山空难中有41人丧生。

3.The ship’s captain radioed that it was in(distress).船长通过无线电报告轮船上遇上了险情。

4.The skaters moved over the ice with a smooth, effortless(grace).滑冰运动员做轻松、流畅，姿势优雅地在冰面上滑行。

5.The bomb was taken away and the soldiers(exploded)it at a safe distance from the houses.炸弹被转移，并且战士在远离民宅处安全引爆。

6.They were on their way to the Shropshire Union Canal when their car was involved in a(collision)with a truck.在前往希罗普郡联合运河的途中，他们的叉子与一辆卡车相撞。

7.The Central Bank(lowered)interest rates by 2 percent.中央银行将利率下调了2%。

8.He(beamed)a cheerful welcome as he opened the door for the distinguished guest.他为贵宾打开门时，脸带微笑地表示热烈欢迎。

9.He used to(scatter)his toys all over the floor and I had to pick them up.他过去常常把玩具丢得满地都是，还得我一一收拾

10.The(destruction)of the world’s forests concerns everyone in some way.全球森林遭到破坏，在某种意义上，这关系到每一个人。

Unit 5:

1.The economy in that country(was sinking)deeper and deeper into crisis.那个国家的经济正陷入越来越深的危机中。

2.My father was a historian and his(specialty)was the history of Germany.我父亲是历史学家，专长是德国历史。

3.They decided to close the museum(purely)and simply because it cost too much to run.他们决定关闭博物馆纯粹是因为经营费用太高。

4.The local government has decided on new measures to(discourage)car use in favour of public transportation.当地政府已经决定采取新措施限制小汽车的使用以利于公共运输。

5.It’s pretty（unlikely）that they’ll turn up now – it’s nearly ten o’clock.都快10点钟了，他们很可能不来了。

6.The interchange of ideas aids an understanding of group(dynamics).相互交流思想有助于理解群体的动力。

7.She says it’s a good film and recommends it to all her friends, though she hasn’t(actually)seen it.她说这部电影不错，并推荐给她的所有朋友，尽管事实上她并没有看过。

8.Stop shouting and let’s discuss this(reasonably).别在大喊了，让我们理智地讨论一下。

9.People now(have perceived)that green issues are important to our future.人们现在已经认识到环保问题对我们未来的重要性。

10.Kathy and Eric run this small hotel as an “(extended)home”, which should give you a good idea of the atmosphere of warmth and hospitality there.凯西和埃里克把这家小旅馆当做一个“大家庭”来经营，这让你体会到那里温馨好客的气氛。

Unit 6:

1.The audience cheered and（clapped）enthusiastically as the curtain came down.落幕时，观众报以热烈的掌声。

2.Torrence expects to(defend)her title successfully in the next Olympics.托伦斯希望在下一届奥运会上卫冕成功。

3.Would you(quit)your job if you inherited lots of money from your parents?

如果从父母处继承了一大笔钱，你会辞职吗？

4.Jack has spent years in the development and(perfection)of his wine – making techniques.杰克花了数年的时间来完善她的制酒工艺。

5.As an advanced journalist, she has(interviewed)celebrities and political leaders on her radio program for over 25years.作为一名高级记者，她在其电台节目中采访名人和政客已超过25年。

6.According to a(survey)of 1000city residents, garbage collection is the city service people like most.一项1000名市民的调查显示，人们最喜欢的市政服务时垃圾回收。

7.The reporter managed to get an(exclusive)interview with the Prime Minister.这名记者设法对首相进行独家采访。

8.We’ve had to build some cupboards to give us more(storage)space.我们得做几个碗橱一边多一点储藏空间。

9.“I’ve always found German cars very reliable,” he(observed)in the newspaper column.“我一直觉得德国车可靠，”他在报刊专栏上如是说。

10.A team of sports journalists was sent to Germany to(cover)the 2006 World Cup.大批的体育记者被派往德国追踪报道2006年世界杯。

Unit 7:

1.You have to be a burn(optimist)to be able to do this hard job and not despair.你得是个天生的乐观主义者才能做这项艰巨的工作而不绝望。

2.Economic(reconstruction)in the country must begin with the recovering of agricultural production.这个国家的经济重建必须从恢复农业生产开始。

3.Her speech failed to(sway)her colleagues into supporting the plan.她的发言没能说服他的同事支持这一计划。

4.Jack never allowed himself to be bullied into doing anything that went against his(principles).杰克从来不屈服于他人的威逼而去做违背自己原则的事情。

5.I felt disgusted and wondered how I could ever have been so(gross).我觉得恶心，我怎么会做出那么不雅的事情。

6.The director insisted that the conditions of the contract should be(fulfilled)exactly.主管坚持必须不折不扣地履行合同中的条款。

7.Trade Union representatives are chosen by(election);All the members have a vote.工会代表由选举产生，每名成员有一次投票机会。

8.The doctor who performed the(surgery)gave Aikman an 85% chance of full recovery by September.给艾克曼做手术的一声使他有85%的机会到9月份完全康复。

9.Mother was a(pillar)of strength to us when our situation seemed hopeless.当我们身处似乎绝望的境地时，母亲使我们力量的支柱。

10.The students complained about the(rigid)rules and regulations at the school.学生抱怨学校的规章制度太死板。

C – E翻译：

Unit 1:

1.任何年满18岁的人都有资格投票。（be eligible to）

2.每学期开学前，这些奖学金的申请表格就会有学校发给每一个学生。（apply for, scholarship）

3.遵照医生的建议，我决定戒烟。（on the advice of）

4.公园位于县城的正中央。（be located in）

5.这所大学提供了我们所需的所欲材料和设备。（facilities）

Unit 2:

1.警察们正忙着填写关于这场事故的何种表格。（fill out）

2.我想在还车之前把油箱（fuel yank）加满。（fill up）

3.如果你要投诉，最好遵循正确的程序。（follow the procedure）

4.要不是约翰帮忙，我们绝不会这么快就完成实验。（without）

5.暴风雨之后，岸边的人们交际地搜索湖面以期发现小船的踪迹。（scan for）

Unit 3:

1.我们需要通过减少道路上的车辆以降低燃料消耗。（consumption）

2.电费上涨增加了我们的负担。（add to）

3.你应该自己判断行事，别总是跟在你哥哥的后面。（follow the lead）

4.那种发型今年很流行，但是我想明年就会过时。（in fashion）

5.在追求真理的过程中，我们注定（fate to）要遭受失败的痛苦。（in one’s quest for）

Unit 4:

1.她在公交车站一直等到末班车进站。（come in）

2.如果我们能够帮得上忙，尽管和我们联系。（contact）

3.他需要多少船务人员才能使他的游艇（yacht）航行？(crew)

4.虽然她的新书没有上一本好，但是我还是很喜欢它。（not quite as）

5.我从未遇到过如此善良的人。（never before）

Unit 5:

1.我们得把感情放在一边，从专业的（professional）角度来对待这件事。（from a„standpoint）

2.这部戏非常精彩，我很快就沉浸于激动人性的剧情中。（lose oneself in）

3.她没有什么爱好——除非你把看电视也算作是一种爱好。（unless）

4.他说他是直接从市长本人那里得到的信息的。（first-hand）

5.既然你不能回答这个问题，我们最好问问别人。（since）

Unit 6:

1.那件工作很难做，不过我想试试看。（have a shot）

2.这本书关于上午时间而非理论的书。（as opposed to）

3.社会活动从未耽误她的学习，（in the way）

4.知道1911年人们才发现第一种维生素。（It is not until„that）

5.很明显，自然灾害是造成这个国家经济危机的原因。（crisis）

Unit 7:

1.他并不后悔说过的话，只是觉得他完全可以不用这种方式表达。（could have done）

2.我们最好等到12月14日。那是大为已考完试，就能和我们一起去度假了。（will have done）

3.他正在做一个新项目，年底前必须完成。（work on）

4.他们让我们使用他们的实验室，作为回报，我们则让他们一项研究成果。（in return）

5.诸如打电话，听电话一类的事情占用了这位秘书的大部分时间。（take up）

第三篇：秘书学概论复习资料

秘书学概论

1、秘书的涵义

（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣（3）行政职位

（4）社会职业，属于第三产业（限服务性行业）

秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

秘书服务的根本对象是领导者。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。

秘书活动的根本性质是辅助性。

2、秘书的职业特征

（1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关

（2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”

（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层

（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维

3、秘书工作的内容

（1）文书撰写：上司口述或会议记录、（2）文书制作：打字、编排、装订等（3)文书处理：收发、办理、、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定（5）会议组织：准备、记录、、善后等（6)调查研究：计划、分析、研究等（7）信息资料工作：收集、整理、储存（8）信访工作：群众来信来访

（9）接待工作：接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、人际关系等（11）督察工作：实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、（13）日常事务：联络、值班、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费（15）其他临时交办事项

4、秘书工作的要求（1）“四个转变”：

A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策

B、由单纯传递信息转为综合处理信息 C、由被动服务转变为主动服务

D、由凭老经验办事转变为科学化管理（2）“六个强调” A、强调调查研究工作 B、强调信息工作 C、强调信访工作 D、强调协调工作 E、强调督察工作

F、强调党务、政务服务工作

5、秘书的工作性质与特点

（1）辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。（2）综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。（3）机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德（4）服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性 中央提出秘书工作要做到“三个服务”：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。

6、秘书工作的作用（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用

8、秘书工作职能的转变

（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

（2辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息

（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划

9、我国秘书工作方式的转变

（1）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为为上司服务，又为社会服务

（2）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公

（3）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展 会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作

（4）操作方式，由手工操作转变为电子操作

10、古代的秘书工作制度（1）三省制

（2）贴黄制、引黄制（3）条旨制（4）催办制度：（5）文书制度：

（6一文一事制、文书立卷制、限期承办制

11、秘书工作展现新局面的主要表现（1）秘书工作的正常化、制度化（2）文书工作、档案工作的加强（3）大兴情况调查、注重政策研究（4）信访工作发挥重大作用

（5）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究

（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理

12、外国秘书工作的特点和趋势（1）特点

A、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化 B、秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，辅助功能强，工作适应面广（2）趋势A、由事务性转化为智能型 B、秘书工作日益专业化

C、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化

13、秘书工作机构的设置原则

（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）

这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的

14、秘书工作机构的性质（1）机密性：秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作（2）辅助性：秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手（3）综合性：书部门相对于其他职能部门而言，其工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性（4）服务性（本质特征）：秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务 这是由秘书工作机构的能决定的

15、秘书工作机构的职能（1）助手职能：（2）参谋职能（3）枢纽职能（4）协调职能：具体表现见书（5）保密职能：（6）公关职能：

16、秘书工作机构的工作原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序（5）准确细致，切实无误（6）迅速果断，讲求实效（7）忠于职守，安于职分（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力

18、秘书的知识结构（基础知识、专业知识、行业知识、相关知识）

（1）秘书的能力要求：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力

（2）使用先进办公器械的能力：诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员若有使用能力，可备工作的不时之需（3）预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会

19、秘书的思想作风（思想修养和工作作风）全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，踏实细致、一丝不苟，敏捷干练、讲究实效，富于创造、勇于开拓 20、秘书的职业道德（1）忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋 跟从领导，（3）兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨（4）谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，（5）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公（6）恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用（7）实事求是，勇于创新 实事求是（8）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质（9）钻研业务，掌握秘书工作各项技能

21、秘书的性格 开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制

22、秘书的心理素质

（1）意志的调节和控制—坚毅（2）性格的调节和控制—随和 A、豁达开朗 B、意志坚强 C、敏捷应变 D、幽默风趣 E、友爱合作

（3）兴趣的调节和控制—应变（4）情感的调节和控制—平衡

（二）心理调适的有效方法（1）博览群书，开阔胸襟

（2）培养广泛兴趣，丰富业余生活（3）善于反省，自我调适（4）倾诉、宣泄、调节情绪

27、秘书与主管上司的关系

（一）秘书与上司关系的特征（1）工作上的主从性

（2）知识、能力、体力、思维补充性（3）人际关系的首属性（4）人格上的平等性

（二）秘书与上司关系的处理原则（1）主动配合、适应（2）服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间的团结

28、秘书处理与一般同事关系的原则和要求

真诚地关心别人、同等友好、维护团结

29、秘书与其他业缘关系：

（1）处理原则和要求：广结良缘，区分主次，一视同仁、以礼相待，发挥微笑的魅力，记住别人的姓名

（2）发挥微笑的魅力：对于初次交往的人来说，秘书的真诚微笑能给对方以美好的印象，继而辅之以文雅得体的举止言谈。有些企业主管表示：宁可聘用善于微笑、善于交际的中专生做职员，也不愿要孤芳自赏、冷若冰霜的大学生（3）记住别人的姓名：姓名，对于每个人都是最重视、最美好的字眼。对于重要的交往对象，初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务（至少是姓氏），再次见面或通电话时就能以适当的称呼问候对方，会给对方以受尊重的满足，这是人际关系走向成功的第一步

30、秘书日常工作

（1）办公室管理、邮件及电话等通讯工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、为上司订约事宜等办公室管理的作用：办公室是指挥部、工作室、“窗口”（2）办公室管理的内容与要求：整洁，安静，光线、空气与湿度，色调与美化,设备与用品

31、办公室布局特点： ①没有私人空间，工作空间可以通过移动物品来分割

②以信息流和工作运转路线所形成的不统一的款式来安排

③工作人员和管理人员同处一地办公（2）封闭式办公室指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构。每个房间给一个人或几个人使用，带有办公桌等相应设备 优点

A、比较安全

B、可以保证工作的秘密性

C、易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业工作 D、保护私人空间 缺点

A、建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多

B、难以沟通，员工被分开，易于感到孤独

33、邮件收进

（1）程序和要求：分类、拆封、登记、分送、阅办

（2）邮件发出：内容校核，信封、封皮查对，邮件寄发

（3）现代通讯事务：传真、电传、电脑网络通讯

34、接待的类型：上级检查；会议接待；外宾接待；随机接待

（1）方式：迎送式；引见式；参与式；陪同式；完全式

（2）原则与要求：文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律

（3）接待的程序 ①接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、日程安排和经费开支的基础。一般分为高规格、对等和低规格接待 ②人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。应列出相应表格，包括：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等 ③接待经费列支：工作经费，如租借场地和印发资料等；劳务费，如讲课、演讲和加班费等；参观、游览、娱乐费等；宣传、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用等（4）接待规格：主要是从主陪人员角度而言 ①高规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好 ②对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当，最为常用 ③低规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待（5）如何确定接待规格 ①由上司决定，秘书仅提供参考意见 ②了解对方来宾最高身份 ③考虑与我方关系 ④以前接待过的来宾参照上次标准 ⑤突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道歉（6）接待经费： ①明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例 ②了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食忌讳 ③不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定 ④做好保密工作，注意内外有别（7）外宾接待 基本原则和要求：不卑不亢、依法办事、内外有别、了解各国交往的基本礼仪 基本程序：掌握外宾基本情况；确定接待规格；制定具体计划；培训接待人员；准备各种资料；礼貌迎接、认真招待、热情送别335、日程安排 富有经验并已熟悉业务的秘书往往由上司授权安排上司的工作日程和订约事宜。

（一）日程安排的原则和要求（1）服从于组织的总目标和整体目标（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示、督促（5）酌留弹性、劳逸结合

（二）订约事宜：指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点（1）事先征求上司意见（2）再次确定，及时提醒（3）善用台历和备忘录

（三）差旅事宜：指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜，主要有：做好准备工作；旅途服务；随时联络。

36、督查（1）督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。领导的工作作风应该是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在这方面，秘书也应该是领导的直接助手。督查，又称督办和查办（2）督察工作的作用 ①督查对领导的作用 督察工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段； 督查是促进领导决策正确、科学的必要环节； 督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段②督查对秘书的作用 督查是秘书的一项重要职责；督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面（3）督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效（4）督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档

37、保密

（1）保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密

（2）保密的意义和作用在于：关系到国家的安危，关系到经济、科技、文化教育等事业的发展，关系到领导工作的成败，关系到社会的安定团结

（3）保密工作的内容：文件保密；会议保密；通讯保密；电脑保密；涉外保

议题的产生通常是两种情况：一种是领导根据需要指定的，另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再由领导审定（4）会议成本预算 ①一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费②另一部分称为“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值（5）与会者报到与签到方法

一是秘书点名。于小型会议和工作例会 ①会议时间、地点、人员相对稳定 ②议题相对集中、具体

45、催办的形式

发文催办、电话催办、派员催办

46、修饰避人的原则

在对自己的仪容进行整理、修饰时，务必要自觉回避其他人，不要让他人旁观自己对仪容所进行的整理与修饰

47、选择服饰的基本原则 ①TPO原则：T（time，时间），P（place，密

（4）保密的工作方针：积极防范；突出重点；既确保国家秘密，又便利各项工作

38、印信工作

（1）印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围

（2）公章是机关、单位职责权利的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用

（3）公章的种类：单位印章；套印章；钢印；领导人签名章；其他印章（如会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章等）

39、值班工作、突发事件处理

（1）处理突发事件的基本过程：有思想和心理准备、做好通讯准备、问清详细情况、采取应急措施、及时向领导、上司和上级汇报、指示；根据领导指示及时处理

（2）值班制度：交接班制度，请假制度，安全、保密制度

41、提供信息应注意

（1）适事：指提供信息应有针对性、适用性

（2）适时：领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间（3）适度

①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本单位的信息，也要提供外单位、外省市甚至国外的信息，以供领导和上司全面考察，取得正确结论 ②另一方面指信息要适量，过分少了，不能解决问题；过多了，会使上司领导

二是本人签到。适于邀请性会议 三是凭证件报到。适合大中型会议 四是电子签到。用于人多的大中型会议（6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是活动中最重要、最尊贵的位置。（7）会场布置方式

①相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。

②全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。

③半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，突出主席台的地位

④分散式：将会场分为若干个中心，提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。（8）会议记录

组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等

会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。

方法：摘要记录、详细记录

（9）会议纪要与会议记录的区别： 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事

会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，（10）会务要点

①由于第一个特点，秘书对工作会议可以从容地、有计划地安排。

②由于第二个特点，秘书应将精力多放在准备每一次会议的议题上

③讨论议题、解决问题需要足够的信息与资料

地点），O（object，目的）②因人而异原则

③整体性和整洁性原则

43、会议

（1）三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议

（2）分类 ①按内容、性质，代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等

②按会议的形式，小组会、座谈会、报告会等

③按与会人员的成分，党委会、董事会、记者招待会等

④按照人数、规模，大型会议、中型会议、小型会议

⑤按照会议召开的规律或日期，定期例会、临时性会议

（3）六要素：与会者（应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间、地点

42、调查研究的作用

（1）收集原始信息，以支持领导决策（2）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据

（3）解决常规各种问题，处理突发事件的必要手段

（4）提高秘书人员自身素质的重要途径

第四篇：秘书学概论复习资料

秘书学概论复习资料

第一章：秘书学概述

现代秘书发端于清代的幕学，作为一门独立的学科产生于20世纪80年代初期。经过30年的发展，秘书学明确了自身的学科性质和研究对象，初步形成了学科体系，具备了比较明确的研究领域，但学科地位还待进一步提高。秘书学与多门学科存在相关性，而且学习和研究秘书学必须注重理论和实际相结合。幕学

核心：刑钱之学

本质：佐治之术

秘书人的标志性工作：文书工作，档案管理

秘书学的发展状况主要特征

建立了秘书学科，但未发展为常规学科 关注基础理论，但没有获得实质性突破

成立研究组织，但影响不够广泛，活动不够正常

创立了秘书学学科体系，提出秘书学分支学科，但学科体系还有待进一步完善，分支学科优待进一步规范

有了自己的专业期刊，但期刊档次不高

秘书工作是秘书学研究对象

秘书学的研究就是要通过对秘书工作的诚如研究，发现隐藏的本质规律，为人们从事秘书工作提供科学的理论指导。秘书工作的构成要素（秘书人员，秘书工作方法，秘书工作的内容，秘书工作的对象和环境）

秘书学的学科定义就是对秘书学科性质的阐释。秘书学的研究方法

（一）理论联系实际 1，理论来源实际 2，理论应用于实际

3，理论与实际之间需要构筑顺畅的通道

（二）重视经验性研究

秘书学创立缘于对秘书工作的经验总结，没有对现代秘书工作的经验性研究，便没有秘书学额

经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性，密切了于实践的关系，增强了学科对现实工作的指导性

秘书学的经验性研究渗透性着理论的成分，经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材，又在很大程度上证明了秘书学里理论的价值。第二章

秘书和秘书角色

你眼中的秘书

工作要求：察言观色，基础知识，专业知识，素养素质

秘书本身：上司的助手，为上司出谋划策。国际职业秘书协会所下的定义：具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手

秘书的定义：

狭义：掌握文书并直接辅助领导者全面处理事物的专门人员 广义：在领导身边或中枢机构工作并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务

秘书的职业定义：

从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事物，为决策及实施提供和服务的人员

秘书的分类

二分法：公务秘书和私人秘书 公务秘书：在国家机关、国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。由组织人事部门考察选用，由国家支付薪酬。

私人秘书：就是私人企业、外资企业、民办社团以及其他雇主那里承担秘书工作的雇佣人员

横向分类___根据秘书工作内容或者从事行业为标准的分类 秘书工作的业务分工（行政秘书）秘书工作的行业特征（商务秘书）

纵向分类：按照秘书业务水平为标准的分类

秘书角色

定义：是一种具体的角色，是由秘书在社会中的活动内容方式决定的，要白兔社会的依附性，应该更加重视自己的后成地位（复杂性、多样性、开放性）社会公众对秘书角色的认知偏差

秘书是花瓶

秘书是“二首长”

秘书是领导的家奴 秘书角色的定位（领导的助手）秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中

助手是秘书职业产生的根本原因 助手是配角的具体内涵

助手与参谋之间并不存在对立关系

助手角色的重要性

1，是参谋不是二首长 2，是事物处理者不是家奴

3，是“公关”者不是“交际花”“花瓶” 4，是文书处理者不是“作家”“秀才”

秘书角色的把握？

具备明确的秘书意识

协调好秘书角色冲突或者角色矛盾 根据角色规范合理调适角色，避免角色失当（角色越位、角色失责）

第三章

秘书机构

秘书机构

是各党政机关、企事业单位、社会团体等组织的有效组成部分 是各级各类领导机关综合性办事机构和参赞性机构 是为行政组织。行政领导服务的，是行政组织的一部分

秘书机构的组织形式

因人设置（综理制）

因事设置（分理制）

混合设置

秘书机构的设置原则

适应性原则 精简高效原则 秘书机构人员要精干 要减少秘书机构的内部层次，内部机构要科学，保证秘书机构规范有效 3 分工合理，重视秘书机构的群体优化

秘书机构的性质（机密性）

（一）综合辅助性（是秘书机构的本质属性）辅助决策中的综合性 2 管理职能的综合协调

（二）系统中介性 系统中介的兼顾性 2 系统中介的沟通性 3 系统中介的协调性

（三）组织关系的相对封闭性 上下级秘书机构之间具有业务指导关系 2 横向秘书机构之间的互相交流关系

秘书机构的管理（p47~52）

第四章

秘书的职业素养

定义：秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和，秘书的职业素养是从事秘书活动的基本条件

所谓职业道德，是同人们的职业活动紧密联系的职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。

秘书的基本职业道德规范是：忠诚领导 秘书的职业道德 忠诚守信 甘居幕后 洁廉自律 谦和谨慎

一位称职的秘书：须具有基本的配角意识和具有和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向

秘书的知识结构

（一）基础知识 科学文化基础知识 哲学和政治经济基础知识

（二）专业知识 秘书专业知识 2 行业业务知识

（三）相关知识 法律类知识 2 管理类知识 3 心理学知识

秘书能力结构

（一）基本能力

观察力

思维力

记忆力

注意力

想象力

记忆力:记忆力是知识、保持、在认识和重现客观事物所反映的内容和经验能力。良好的记忆能力是秘书从业人员的必备能力之一。秘书部门是信息的枢纽站、集散地。信息的收集、储存、加工、输出、反馈等处理过程，都需要秘书具有良好的记忆力，以确保信息的保真度和传递的有效性。如果没有良好的记忆能力，就会产生信息沟通障碍，也可能错失良机

（二）职业能力

秘书的职业能力是指从事秘书工作所具备的职业能力，它是秘书能力结构中的核心部分。秘书具有辅助决策、沟通协调、处理事务的基本职能。需要完成办文、办会、办事的基本工作内容。1 表达能力 2 办事能力 3 信息处理能力 4 人际交往能力 5 管理能力

人际交往能力：妥善处理与组织内外相关人员关系的能力，包括周围坏境建立广泛联系以及正确处理上下左右关系的能力。秘书工作需要和不同的人打交道。秘书在上传下达、协调关系、迎送接待等。因此，学会处理人际关系，提高社交能力，是秘书人员必备的能力要求

（三）操作能力 现代化办公设备的操作能力 2 书法和快速记录技术 3 计算机和网络技术 4 文案处理技能

秘书的个性心理

秘书的性格：稳健、乐观、内敛、豁达、幽默 秘书常见的心理障碍：压抑 依赖

厌倦

秘书心理障碍的调适 正确认识秘书职业，培养职业兴趣 提高自我心理调节能力，完善自己的心理品质。3 掌握人际关系方法，建立良好的人际关系环境 4 寻求适合的途径，消除心理压力

第五章 秘书工作的内容和特征

秘书工作是秘书学研究的主要内容。秘书工作内容比较广泛，不同时期不同性质的组织，秘书工作的侧重点不同。秘书工作的本质属性和基本特征是既有联系又有区别的两个问题 秘书工作的内容

秘书工作是为了完成辅助领导实施有效的决策和管理而在一定范围内的劳动 主要内容：文书撰拟

文书处理

信息工作

协调工作

会务工作

接待和信访工作

档案管理

办公室日常管理工作

随从工作

交办工作 文书处理

文书处理指的是对文书的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联。衔接有序的工作。关于文书处理工作的归属问题，《党政机关公文处理工作条例）（中办发（2012）14号，2012年4月）第六条、第七条明确规定，“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组识领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理作”、“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”可见文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的，且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作 会务工作

会务工作就是各种会议的筹备、组织和服务工作。会务工作作为秘书工作的基本 内容，与文书工作一样有极高的认可度。会议具备了决策、沟通、协调、传播多种功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是领导活动基本的方式。任何形式和规模的会议，都需要相应的会议组织工作，如会议计划的拟订、会议文书的制作、会议场所的布置、会间活动的安排与协调，以及会后的收尾工作，同时，需要说明的是，会务工作还涵盖了各种仪典的组织工作，如开幕仪式、签字仅式以及会见与会谈的安排等。会议的筹备、组织和服务工作通常由格书人员和秘书部门承担，大型会议或者涉及多个单位的会议则通常成立专门的会议机构，秘书人员也会参与其中、因此，我们认为秘书承担会务工作体现了其辅助管理的基本职能。

秘书工作的本质属性（辅助性）秘书工作属性对辅助性的限制原因

首先，秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征，这是最且标些性的总书记工作涉及领导工作的方万面面。

其次，秘书工作的输助具有直接性。起书工作的输助是一种直接的辅助，秘书工作直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。再次，秘书工作的辅助具有非独立性。秘书工作是伴随着集团统治和领导群的出现而产的。它的使命要求它始终从属于、服务于统治着和领导者。

秘书的辅助具有综合性、直接性和非独立性的特征，在这些特种中，综合性特征是最典型、最本质的。

秘书工作的特征

一 被动性与主动性的对立统一 二 事务性与思想性的对立统一 三 常规性与随机性的对立统一 四 保密性与随机性的对立统一 五 综合性与专业性的对立统一 常规性与随机性的对立统一：体现了秘书工作方式和节奏方面的基本特征。常规性指的是秘书工作中存在着大量的经常出现、反复进行的工作，这些活动往往事先有预见、有计划的，活动内容常常有规可循的，秘书人员只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作正常运转。较典型的如文书处理活动，文书的收发、审核、登记、传阅、拟办、复核等各个环节的工作大多属于常规性的秘书工作，因此我们认为秘书工作有常规性的特征。

所谓随机性，是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书随机处理的活动，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料等等。

第六章 秘书工作的基本规律和发展趋势

规律是在物之间内在的本质联系秘书工作作为一种客观存在的社会现

象，工作在运行中有着本质的、固有的联系。“双线”规律、辅助领导工作律、跟踪辅助领导活动说是比较有代表性的规律总结，其中辅助领导工作律的表述更为清晰严密。目前，秘书工作正向职业化、现代化、智能化、规范化、国际化的趋势发展。

“双线”规律：发掘最基本矛盾辅助领导工作律：科学的结晶跟踪辅助领导活动说：基本规律

第七章 秘书的基本职能

秘书职能是秘书职业活动的任务、职责、作用和效能的统称。各种教材对秘书职能的认定各不相同。我们认为秘书的基本职能应该是辅助决策、参谋咨询、沟通协调、处理事务。四大职能各有侧重，但是相互联系、相互渗透，共同构成秘书职能的基本内涵。

辅助决策： 所谓辅助决策就是在决策的全过程中，在知识（包括理论），能力（包括技术），经验和经历等方面予决策主体全面的补充以提高决策的科学性和时效性。

辅助决策的职能基础 秘书辅助决策的职能是领导工作的需要 2 秘书综合性地位能为领导提供有效的依据 3 秘书的中枢性特征能为辅助决策提供便利条件 辅助决策的过程和内容

决策准备阶段的秘书工作：确定目标、拟定法案指导领导决策前的整个过程 决策确定阶段的秘书工作：协助领导对决策方案进行判断和选择，做出决策的过程

决策实施阶段的秘书工作：协调者 秘书辅助决策的特点： 辅助的全过程性 辅助的经常性 辅助的协调性 参谋咨询

特点：从属性 随机性 权变形 秘书参谋咨询职能的体现 1 辅助决策中参谋咨询 2 信息工作中的参谋咨询 3 文书工作中参谋咨询 4 协调和查办中参谋咨询 5 事务性工作中参谋咨询

秘书发挥参谋咨询职能中的注意问题

（一）强化参谋意识，主动参谋咨询。意识决定行为，秘书如果没有参谋意识自然就不会有参谋行为。对秘书而言，谦虚谨慎是工作本色，但并不是事事谨小慎微，处处墨守成规。尤其在参谋服务上，更要敢为人先，勇于参谋，主动参谋，在参谋过程中不夹个人好恶，不过多考虑成败得失，以良好的心态进谏、进言。

（二）摆正位置，谋而不断。秘书人员始终都处于辅助的位置，做到既参谋，又不越位。秘书部门的参谋作用是为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是指秘书人员单纯地为领导“出谋划策”。秘书人员在参谋咨询的过程中只有发言权而无表决权，更无决定权。“谋而不断”是秘书参谋活动的根本准则。

（三）讲究参谋咨询的方法和艺术。参谋咨询的方法和艺术常常能决定参谋咨询成败。秘书人员要努力提高自身的素质，适时、适地、适度地实现参谋咨询的职能注意因人而异，因势利导，选择恰当的时机与领导交流。要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故让领导心情舒畅地接受建议和意见。

沟通协调

特点;综合性 疏导性 随机性 沟通协调的技巧 善于运用感情调控 2 把握好语言技巧 3 善于抓住时机

处理事务

特征：广泛性 随机性 围核性

秘书处理事务的类型 日常程序性事务 2 随机偶发生性事务 3 领导交办性事务 4 部门不管事务

第八章 秘书工作方法

秘书的工作方法，指的是表书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段。科学会理的方法有利提高工作效率，优化效果。秘书的工作方法应该遵循规范性、适应性、灵活性的原则。常见的秘书工作的方法有挡驾过滤、参谋进谏、请示报告、沟通协调，时间管理法等。

秘书的工作法指的是秘书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段，秘书工作的方法是与秘书的目标、任务和职能紧密联系在一起的。

秘书确定工作方法的原则

规范性原则

适应性原则

灵活性原则

秘书工作方法的获得 在实践中总结经验形成方法 掌握秘书工作方法需要与理论与实践相结合 3 秘书的工作方法要不断创新中提高效率

秘书工作方法举要

（一）挡驾过滤的方法 1 文件资料的过滤 2 来访的挡驾

在秘书的日常接待工作中，为领导挡驾是非常重要的工作内容之一，合理挡驾可以保证领导能拥有一个良好的办公环境，集中精力静下心来考虑一些大事要事，秘书可能每天都会遇到无约到访的人，这些无约到访的人不管出自什么目的都会影响和干扰领导的工作节奏。因此，秘书必须根据具体情况，权衡利弊，采取必要的挡驾的方法。

秘书挡驾的范围主要有；1.身份不明者和无关人员。对于无约来访且急找额导者 秘书不能不假思索地直接引见，而应模清情况，做到该见则引见，不该见则不引见，进行合理挡驾。

2.产品推销、事务纠纷，消费投诉之类的来访者。对于产品推销人员，秘书人员应根据本单位的具体情况，或直接谢绝，或引导他们去相关的部门。对于事务纠纷或消费投诉之类的来访者，秘书更不能将矛盾上交，直接请出领导人。3.涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，在引见给领导之前，事先都必须征得领导同意。不得直接将来访者引入领导办公室。

（三）来电过滤

（四）领导公关事务活动的过滤

二 参谋进谏的方法 坦诚直言法 2 暗示法

暗示是指秘书不直白地表达自己的观点，而是用含蓄、间接的语言影响领导的心 理，使其对影书的本意能够心领神会。工作中，有时难免会遇到主观性很强、不大喜欢别人提不同意见的领导。也有时会遇到不能直言的特定场合。秘书要善于观察、曲线求进，采用暗示的方法点到即止，让领导心领神会。

（三）因势利导法

（四）引经据典法

三 请示报告的方法 合理选择请示报告的内容 2 灵活把握轻视和报告的时机 3 找准报告的对象

四 沟通协调的方法 文件协调法 2 回忆协调法 3 信息协调法 4 时间管理法

时间表控制法 ABC工作法 合理使用零碎时间法 统计时间法 ABC工作法：是指按工作轻重缓会排序，把要做的工作分为四类，既紧迫又重要且不需要花费太多时间的事情、紧迫但不重要的事情，紧迫但不重要的事情、既不重要又不紧迫的事情，秘书工作任务繁重，如果完全被动地按事情发生或者任务下达的时间先后次序，可能会顾此失位，而运用AIC工作法，能够抓住工作的关键，保证重点工作能及时完成，秘书事务性工作处理艺术 1 建立台帐法：使工作从杂乱无序中走向规范有序 追根溯源法：主要是用于领导交办的各类特殊事项处理 3 触类旁通法：举一反三，为领导提供受高层次的服务。个人日志法：作为一名秘书，每天必须处理大量的事务性工作，只有将有限的时间和精力集中处理重要事务，达到事半功倍的效果。综合处理法：将事务性工作按照轻重规急的原则进行排到，优免处理重要的急事。授权委托法

第五篇：《秘书学概论》论文

接待之道

我们知道——秘书职能，包括基本职能、日常事务职能、专项职能、特别授权职能、深层职能等，日常事务职能又包括办公用品管理、接待、安排领导活动、值班、通讯工作、印章管理、机要保密等。其中接待职能这一节课让我受益匪浅。因为在2010年12月份广州亚残运动会上我作为一名志愿者，我的工作是在白云机场接待贵宾，这节课正好让我能出色地完成这项任务。因此，在此我吸收方尤瑜老师课堂所讲的接待之道，结合自己的工作实践，跟大家分享我对于作为一名秘书要做好接待工作的心得体会。

接待宾客是秘书的一项重要日常工作。在市场经济快速发展的今天，各社会组织之间的联系日趋紧密，各部门之间的相互依赖性更强，日常的接来送往日益频繁，接待事务越来越繁重，其作用也越来越重要。接待工作的质量将直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工作做好。

我在机场做接待贵宾工作的时候，会遇到很多情况，比如说会遇到不同国籍的宾客；某位宾客飞机误点了；刚好接待这一天的贵宾人数突然增多了；贵宾突然不来了；贵宾不期而至等等，正如同秘书面对的宾客有的是内宾，有的是外宾；有的是上级安排的，有的是本单位邀请的，有的是对方主动联系的；有的是事先约定的，有的是不期而至的；有的是需要一个完整接待过程的，有的是只要一时半刻的；有的是为了一定目的而来的，有的只是顺路探访的；有的是一个团体，有的只是个人，如此种种，不一而足，而且在接待中也会出现种种情况，有的是预料之中的，有的是始料未及的，有的是临时变化的，有的是有意改变的，这都给秘书的接待工作造成难度，但只要做好准备工作，又有机动灵活的头脑，热情好客的态度，就能做好这项工作了。

在课堂上，方老师一再强调我们要树立严格的礼仪意识。她说：“接待工作，将使本社会组织的形象和接待者个体素养得到充分展示；是否讲究接待礼仪，直接关系着接待工作的质量和效果。为切实加强接待工作的管理，必须是每一位接待工作者树立严格的礼仪意识，并细致入微地付诸于接待工作实践。”因此，在这次亚残盛会里，我作为一名机场贵宾接待工作人员，我深深地认识到自己必须要做好这份接待工作，因为自己的行为代表的不仅仅是个人形象，更是我们展示亚运的形象，甚至是我们这座城市乃至中国的形象。这些对于每一个志愿者本身来说是一份光荣，但同时更是一份责任。

每一次完成一项机场接待任务，我都认为做好事前准备是很重要的。干任何事情都要事前做好准备，因为有备才能无患，秘书接待宾客也该如此。其中不管是接待事先约定的宾客，还是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，还是接待陌生的新客人；不管是接待团队，还是接待个人；不管是需要完整的接待过程的，还是只要一时半刻的，都要认真对待，充分准备。

我认为准备有物质准备和精神准备两方面——

第一、物质准备要根据具体情况而定。如果接待的是事先约定的，又是一个团队，那么准备的方面比较多。首先要弄清团队成员的基本情况，包括人数、姓名、年龄、性别、职务、基本观点、倾向、所谈问题、具体要求，有的还要准备好照片和简历，又是对团队主要负责人的基本情况更要了如指掌。在掌握基本情况的基础上，要拟订好接待方案，其中接待规格、活动内容、时间安排、陪同人员、食宿及交通工具安排，主谈人员以及所谈问题的主要观点及其主要对策，甚至欢迎词、讲话稿、接待场所、茶水饮料、赠送礼品等都要精心组织、细致安排，在征得上司同意的情况下要形成文字，或列出表格。对于团队的接待，尤其是级别较高团队的接待还需有关方面协助，因此要及早向上级汇报，请示上级意见，要与公安、交通、外事、新闻等部门联系，要求这些部门给予协助。比如有一次，我接待的是马来西亚的总理，就需要加强安全方面的准备工作，我及时向我们的经理汇报情况，请示上级意见，并与公安部门联系，得到了他们的协助，他们派出一定车辆跟随我们这位贵宾进入亚运村休息，让我们这次工作得到了贵宾的赞赏。

对于个人的接待虽然没有这么复杂，但如果是需要一个完整接待过程的，也要做好食宿、交通、活动等各项物质准备。

如果接待的只是临时宾客，不管其是事先约定的，还是突然而至的，不管是熟悉的，还是陌生的，在办公室或接待室都要备有坐椅、沙发以及烟茶饮料等。

第二、接待的精神准备则是接待意识和接待态度的必要准备。一个秘书担当接待任务必须有角色意识，必须明确自己是东道主，又是一个助手，既要为本单位、本部门及上司装点“门面”，又要为领导和宾客服务好，因此要尽心竭力，真诚热情，与人为善，友好相处，彬彬有礼，不卑不亢，有了这种精神准备，才能搞好接待工作。

以上仅是个人的心得体会，毕竟我还不是处于一个真正的秘书职务去执行任务。因为作为一名真正的秘书所遇到的状况会更多，更让自己意料不及，因此，为了能使自己将来成为一名出色的秘书，我要不断地锻炼，完善自己各方面的能力，灵活多变，热情有礼，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能办成事情，没有达到目的，也要让客人高兴而去，因此也要特别讲究语言艺术，要把话说得通情达理，又很得体，让人感到温暖，如在家里。