《秘书学概论》思考题答案-第一章

第一篇：《秘书学概论》思考题答案-第一章

《秘书学概论》第一章

思考题参考答案

本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第一章的思考题参考答案。

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秘书学,秘书学概论,第章,思考题,参考答案 1.什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？ 定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边；二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务；三是秘书工作的根本性质是辅助管理。

《秘书国家职业标准》（2006）：

秘书是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”

《辞海》对于秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

2.中国古代秘书的称谓有哪些？

中国古代多无“秘书”之名，而行“秘书”之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。《史记》载，黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。

从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。其称谓各不相同。如秦汉时丞相、御史大夫，尚书属于中央秘书，皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使；清代的军机大臣、六科给事中等。这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职，属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政，受到高度重视。

除了在中央设有秘书机构和秘书人员，在军队和地方也都设有专门的秘书人员，负责草拟文书、办理公务、掌管典籍，辅助地方官员决策。如魏晋时军队中军幕府设有文字秘书称记室令史；唐宋时期军队秘书官有判官、孔目、记室参军、掌书记等。地方也设置了不少秘书机构辅助地方政府办理公务，如知事、书吏、典吏、抄事、贴书等。

直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。

3.简述中国秘书职业的分类。

在我国现代秘书的分类问题上，历来说法不一，各执一词，研究者从各自的角度出发，按照不同的标准对秘书进行了分类：

常崇宜在其主编的《秘书学概论》中指出：秘书的分类有一定的难度，一是难在过去定义尚未解决，何从分类；二是难在我国社会正处在急剧发展变化的过程中，比如在“文革”前，秘书即使是经济单位的秘书，也基本上都是“政治型”的。而今天则财经型秘书、涉外型秘书、商务秘书、科技秘书等等大量出现。然而没有分类，秘书学研究又无法深入。因此，从我国秘书的工作实际出发，粗线条地把我国秘书分为公务秘书与非公务秘书两大类。

张同欣、杨锋在其主编的《秘书学概论》中指出：我国秘书的分类，可以从横向和纵向两个方面来分。在横向分类中，按服务对象和经济支取分为公务秘书和私人秘书；按业务范围宽窄分为通用秘书和专业秘书；按精力投放的多少分为专职秘书和兼职秘书；按智能特长分为参谋型秘书、办事型秘书、公关型秘书、技术型秘书、秀才型秘书和综合型秘书；按组织内部分工分为行政秘书、文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、生活秘书、外事秘书、会务秘书；按秘书所从事的行业特征分为企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书。在纵向分类中，按组织级别分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书和基层单位秘书；按职务高低的角度分为高级秘书、中级秘书和初级秘书；从辅助功能的角度分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书和技术操作层秘书。

丁晓昌、冒志祥在其主编的《秘书学与秘书工作》中指出：秘书的分类问题是一个具有动态性的问题，它是随着社会的发展、国家机构改革形势的变化而变化的。随着社会的不断进步，秘书工作内容日益丰富、范围日趋广泛，秘书的分类也越来越细。对我国当代秘书所作的粗略划分是：按秘书的工资支付来源分为公职秘书和私人秘书；按秘书任职的单位性质分为公务秘书和企业秘书；按辅助对象分为集体秘书和个人秘书；按职业角度分为通用秘书与专用秘书；按秘书工作内容的角度分为机要秘书、业务秘书和行政秘书；按秘书工作性质的不同分为政务秘书、事务秘书和专业秘书。

4.秘书职业的特点有哪些？

（一）广泛性

（二）近身性

（三）服务性

（四）从属性

5.联系实际，谈谈实现中国秘书职业化的途径。(1)加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业观念(2)制定法律法规，完善职业监督

(3)在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘书上岗制度，严格职业准入

(4)深化秘书学理论研究和秘书职业研究

第二篇：《秘书学概论》思考题答案-第一章

《秘书学概论》绪论

1.秘书学发展阶段的成果表现在哪些方面? 秘书学发展阶段的成果可以概括为:（1）秘书职能的发展转变（2）建立了秘书学科（3）秘书职业化的初步形成（4）秘书工作手段与方法的大变革

2.秘书学的研究对象是什么？秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。3.从广义看，秘书学研究的内容和范围包括哪些? 从广义层面我们认为，秘书学是一个包括理论秘书学、应用秘书学、历史秘书学和秘书教育学四个主要部分构成的理论体系。

4.秘书学与文书学、档案学有什么区别? 秘书学、文书学、档案管理学都是独立的、密切相关的学科。

从学科产生的时间来看，档案学的产生已有70多年历史，文书学与档案学产生的时间大致相当，领属于档案学的档案管理学产生的时间也相对较早，而秘书学产生的时间距今只有30年。

从研究对象来看，秘书学研究秘书工作与秘书活动及其规律，文书学研究文书现象及其规律，档案管理学研究档案形成、发展和档案工作实践。这是它们各自成为独立学科并相互区分的主要标志。秘书学作为一门独立学科，有自己独特的研究对象和研究范畴，比如秘书学研究文书与档案,不能混同于文书学和档案管理学。“秘书学不能一般性地去研究这些内容，应当从秘书工作的特点出发，根据秘书工作的需要和要求，研究与秘书工作有密切关系的那部分文书工作与档案工作的内容。”所以说，秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，也是有明确分野、各自独立的学科。

《秘书学概论》第一章

思考题参考答案

1.什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？

定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边；二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务；三是秘书工作的根本性质是辅助管理。

《秘书国家职业标准》（2006）：

秘书是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。” 《辞海》对于秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

2.中国古代秘书的称谓有哪些？

中国古代多无“秘书”之名，而行“秘书”之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。《史记》载，黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。

从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。其称谓各不相同。如秦汉时丞相、御史大夫，尚书属于中央秘书，皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使；清代的军机大臣、六科给事中等。这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职，属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政，受到高度重视。

除了在中央设有秘书机构和秘书人员，在军队和地方也都设有专门的秘书人员，负责草拟文书、办理公务、掌管典籍，辅助地方官员决策。如魏晋时军队中军幕府设有文字秘书称记室令史；唐宋时期军队秘书官有判官、孔目、记室参军、掌书记等。地方也设置了不少秘书机构辅助地方政府办理公务，如知事、书吏、典吏、抄事、贴书等。

直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。

3.简述中国秘书职业的分类。

在我国现代秘书的分类问题上，历来说法不一，各执一词，研究者从各自的角度出发，按照不同的标准对秘书进行了分类：

常崇宜在其主编的《秘书学概论》中指出：秘书的分类有一定的难度，一是难在过去定义尚未解决，何从分类；二是难在我国社会正处在急剧发展变化的过程中，比如在“文革”前，秘书即使是经济单位的秘书，也基本上都是“政治型”的。而今天则财经型秘书、涉外型秘书、商务秘书、科技秘书等等大量出现。然而没有分类，秘书学研究又无法深入。因此，从我国秘书的工作实际出发，粗线条地把我国秘书分为公务秘书与非公务秘书两大类。

张同欣、杨锋在其主编的《秘书学概论》中指出：我国秘书的分类，可以从横向和纵向两个方面来分。在横向分类中，按服务对象和经济支取分为公务秘书和私人秘书；按业务范围宽窄分为通用秘书和专业秘书；按精力投放的多少分为专职秘书和兼职秘书；按智能特长分为参谋型秘书、办事型秘书、公关型秘书、技术型秘书、秀才型秘书和综合型秘书；按组织内部分工分为行政秘书、文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、生活秘书、外事秘书、会务秘书；按秘书所从事的行业特征分为企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书。在纵向分类中，按组织级别分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书和基层单位秘书；按职务高低的角度分为高级秘书、中级秘书和初级秘书；从辅助功能的角度分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书和技术操作层秘书。

丁晓昌、冒志祥在其主编的《秘书学与秘书工作》中指出：秘书的分类问题是一个具有动态性的问题，它是随着社会的发展、国家机构改革形势的变化而变化的。随着社会的不断进步，秘书工作内容日益丰富、范围日趋广泛，秘书的分类也越来越细。对我国当代秘书所作的粗略划分是：按秘书的工资支付来源分为公职秘书和私人秘书；按秘书任职的单位性质分为公务秘书和企业秘书；按辅助对象分为集体秘书和个人秘书；按职业角度分为通用秘书与专用秘书；按秘书工作内容的角度分为机要秘书、业务秘书和行政秘书；按秘书工作性质的不同分为政务秘书、事务秘书和专业秘书。

4.秘书职业的特点有哪些？

（一）广泛性

（二）近身性

（三）服务性

（四）从属性 5.联系实际，谈谈实现中国秘书职业化的途径。

(1)加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业观念(2)制定法律法规，完善职业监督(3)在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘书上岗制度，严格职业准入(4)深化秘书学理论研究和秘书职业研究

《秘书学概论》第三章

1．秘书的精神素养包括哪些内容，如何提高秘书的精神素养？

答：秘书的精神素养包括秘书的思想政治素养和秘书的职业道德与作风修养两大部分。

秘书要想提高精神素养，首先要加强自身的思想政治修养，通过学习马克思主义哲学提高政治理论水平；熟悉国家的各项法律法规，树立法制观念；了解政府的各种方针政策，准确把握政策导向。其次要加强职业道德修养，在实际工作中默默奉献，甘当配角；严守机密，守口如瓶；在日常工作中实事求是，不弄虚作假；与人交往一视同仁，不卑不亢；待人接物诚实守信，一诺千金。再次，要加强自身的工作作风修养，养成办事雷厉风行、严谨细致、谦虚谨慎、勤奋耐劳、思路清晰的良好工作习惯。2．秘书的知识结构由哪几部分内容组成？

答：秘书的知识结构包括（1）基础知识（2）专业知识（3）相关知识三大部分，其中

（1）基础知识主要包括：马克思主义理论知识、语言文字知识、历史地理知识、法律法规知识以及办公自动化方面的知识。

（2）专业知识主要包括：秘书学、文书学、应用写作学、档案管理学、公共关系学等知识。（3）相关知识主要包括：领导科学、管理学、经济学、心理学以及社会学、伦理学、决策学、咨询学、统计学、新闻学、传播学以及文学、美学等方面的知识。

3．秘书的能力素养的具体内容是什么？

答：秘书的能力素养包括:

（一）基础能力

（二）专业能力

（三）基本技能三部分，其中

（一）基础能力主要包括：观察力、注意力、记忆力、思维力等。

（二）专业能力主要包括：表达能力（含书面表达能力和口头表达能力）、办事能力、管理能力、应变能力、社交能力等。

（三）基本技能主要包括：现代化办公设备的操作技能、常用办公软件的使用技能和网络办公技能等。

4．秘书应该具备哪些心理素质和性格特征？

答：秘书应该具备的心理素质有：正确而高尚的工作动机，对本职工作浓厚的兴趣，坚强、果断的意志，积极、乐观的情绪，要克服自卑、自负、嫉妒、焦虑、厌烦的工作情绪。

秘书应该具备的性格特征是：开朗豁达、坚韧顽强、宽容友爱、幽默风趣、稳重自制。5．联系以下企业秘书的职责，谈谈秘书应该具备的职业素养。

答：秘书应具有全局意识，凡事能从单位整体利益出发，要具备良好的沟通协调能力、一定的组织管理能力、较强的辅助决策能力、以及一定的领导能力和优秀的写作能力，要成为领导得力的助手。

《秘书学概论》第四章

1．秘书职能的基本内容包括哪些，怎样认识和理解秘书职能？

答：秘书职能的基本内容包括办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查

所谓职能，是指“人、事物、机构应有的作用；功能”。如此，秘书职能，是指在组织管理过程中，秘书所担负的职责和应发挥的作用与总体功能。秘书职能具有较强的概括性，它从宏观上规定秘书的工作方向、活动范围和办事标准。秘书职能的主体是秘书，而不是其他。秘书以独特的秘书工作，促进管理职能的实现，提高组织管理效率。秘书职能区别于秘书业务与秘书实务。秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书工作的具体内容与工作的方式方法。秘书业务与秘书实务二者均属于“操作层面的具体事务，且因主管或组织需要的不同而各有不同。” 秘书职能与秘书工作也是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的概括与抽象。因此，把秘书职能划分为一般职能、基本职能和某项具体职能是不可取的。

20世纪突出强调秘书机构的参谋助手作用、督促检查作用和协调综合作用。而秘书职能不仅要概括地体现秘书活动的基本内容，也要体现秘书职业的功能和作用。

2．怎样理解秘书职能与秘书工作的关系？

答： 秘书职能与秘书工作是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的概括与抽象。因此，把秘书职能划分为一般职能、基本职能和某项具体职能是不可取的。

秘书职能，是指在组织管理中，秘书所担负的职责和应发挥的总体功能。秘书以独特的秘书工作，促进组织管理职能的实现，提高组织管理效率。

根据秘书职能特征，可以把秘书工作分为四类：一是日常事务工作；二是专项工作；三是领导授意工作；四是参谋辅助工作。

秘书四大职能，即办理事务、沟通协调、辅助决策、检查督办。秘书四大职能以办理事务为基础，以辅助决策为核心，相互联系、相互渗透，形成一个有机的不可分割的整体。

3．秘书工作的内容有哪些，怎样认识秘书授权工作的内容、特点与要求。

答：根据秘书职能特征，可以把秘书工作分为四类：一是日常事务工作；二是专项工作；三是领导授意工作；四是参谋辅助工作。

秘书授权工作的内容：文书拟写、督查工作、协调工作 秘书授权工作的特点：

一是被动工作。是在组织领导授意之下以被动的方式进行的，是代表组织领导说话，具有较强的遵命性；二是针对性强。具有鲜明的针对性，对象非常明确。三是群体智慧。秘工作往往需要发挥群体优势，集思广益，是集体智慧的结晶；四是政策性强。要以党和国家的路线、方针、政策为依据，又要能够提出政策性强、便于基层执行的指令。

秘书授权工作的要求：

秘书根据领导授意代组织立言，体现领导意图和愿望的写作活动。

能够严格按照法律法规办事，保障有关方针、政策的贯彻落实，切实实现政令畅通，令行禁止。重点在于围绕重要管理指令和中心工作，抓大事、要事和久拖不决之事。开展协调工作有利于实施领导管理，保证政令畅通；有助于和谐组织内外人际关系，增强组织的凝聚力和向心力。

《秘书学概论》第六章

1．如何理解秘书工作的一般规律？

服务领导公务活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的基本规律。

（1）从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律

秘书工作的实质是为领导服务；秘书活动随领导活动的产生而产生；哪里有领导活动，哪里就有秘书的工作；秘书服务要领导公务需要；秘书工作的质量影响领导效果。

（2）从辅助领导管理看秘书工作的一般规律

辅助领导管理是秘书工作的中心任务；辅助领导管理的基本内容；秘书工作者必须努力提高辅助水平；秘书对领导的辅助是综合辅助；秘书工作有一定的权威性；辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系。

（3）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律

全面领会领导意图；取得领导的信赖；研究领导工作特点；秘书必须适应领导的观念和行为。2．如何正确运用秘书工作的一般规律？

服务领导活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的一般规律。这些规律适用于古今中外的秘书工作，都是秘书工作中的固有的、本质的联系。秘书工作和秘书人员本身，就是领导需要的产物，服务领导公务活动是领导对秘书工作的基本要求。辅助领导管理的有效程度，是衡量秘书工作的重要标准。适应领导的观念与行为，有利于秘书职能作用的有效开展为领导服务是秘书这一职业的宗旨，这是不能由秘书个人的意愿所改变的。这就是这一总规律的理论基础。认识这条规律，有助于推动秘书工作健康发展；遵循这一规律，既有利于提高秘书工作的质量和效率，又有利于对领导工作的辅助和优化。违背了它，就决不可能做好秘书工作，秘书也就失去了存在的价值。

3．简述ABC重点管理法的应用。

ABC重点管理 法,又称巴雷托分析法、主次因素分析法、ABC分析法、分类管理法。

是根据事物的经济、技术等方面的主要特征，运用数理统计方法，进行统计、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重点与一般，从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。借鉴这种管理方法的内涵是在被动接受任务后，主动安排办理顺序。即按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事急事列为A类，要高度注意，优先处理慎重处理。舍得时间，优先解决重要的紧急的少数问题。将重要但不急办的事项列为B类，较慎重处理，确保各项工作按质按量在规定的时限内完成。将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，采取合并同类项的方法有计划地进行一般处理，也可留到时间比较充裕时办理。比如，在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导，这样既节省了来回送文的时间，又可避免因琐事而频繁地出现。

4．简述秘书协调方法的类型。

（1）会议协调是一种正式协调方法，是秘书协调工作中最常见、最基本方法。协调会议围绕特定的主题，面对面地反复进行沟通，开拓思维视野，具有集思广益的功能。协调会议吸收与工作有关的组织和人员共同参加，顾及方方面面的权益，防止独断专行。

（2）走访调研协调法对不宜召集会议形式的协调事项, 可直接与被了解的人接触, 就反映的问题或某些工作,耐心听取对方的意见看法。通过讨论获得统一或部分统一的结论。涉及几个部门的事项还应广泛走访分别协商达到统一。

（3）征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工作,如制定计划、修改文件、协调进度等，都可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成协调任务。一般均由秘书传递转单文件、计划讨论稿、某些商议材料等,秘书还要整理经数个部门领导或有关部门人员阅签后的意见, 集中起来形成相对一致的意见,向领导汇报。

（4）政策法规协调方法，是以系统完备的政策法规体系为依据的协调方法。政策法规既是各级各类组织开展各种活动的依据和标准，也是管理事务调整工作活动过程的精神成果。

（5）会稿协调法

指的是若干相关部门和个人，为处理相关问题，就所认同的内容与合作的事项等，共同撰写文稿的过程。

5．简述秘书信息沟通的具体方法。

信息沟通的方法有多种多样，可按各类标准划分为各种类型。根据秘书信息沟通对象的不同，秘书沟通可分为纵向信息沟通和横向信息沟通；根据信息沟通所使用工具的不同，秘书沟通的方法可分为语言信息沟通、非语言信息沟通、网络信息沟通等。

秘书信息沟通的具体方法有（1）纵向信息沟通包括

①上行沟通也称向上沟通，即秘书与领导的沟通。这种沟通是秘书对领导的要求做出反馈、表达态度、汇报情况、使领导了解工作的进度过程；是秘书向上级提供新的信息资料，呈送材料、反馈交流信息、下情上达、服务领导工作的过程。

②下行沟通领导向秘书传达命令，下达任务，或秘书向下级部门传达领导意图的上情下达过程。是传统的完成工作的方法。

（2）横向信息沟通也称平行沟通或秘书与职能部门的沟通，是指在同级之间，或不相隶属的各单位之间的信息传递。

（3）语言信息沟通包括

①口头信息沟通无论是横向沟通还是纵向信息沟通，都离不开口语表达。口头沟通是信息沟通的主要形式，即以说话的方式，把信息变成言语进行传递和反馈，如交谈、会议、解释、接待、发言、演讲、打电话等。

②书面信息沟通即用文字、符号、图表、数字等书面形式进行信息传递交流，也是秘书经常采用的信息沟通方式。这种信息沟通包括如文件、简报、报表、报告、会议记录、新闻稿件、工作计划总结，书籍和文献资料，以及各种信件、电报等。

（4）非语言信息沟通就是由个体的躯体各部位所发出的身体语言，它涉及表情、动作、手势、姿势、声音、服饰、距离等非言语手段进行的信息交流，是口头沟通的重要辅助形式，具有修饰性、替代性、散发性和暗示性等特点，能表达语言难以表达的思想情感，起到强化口头沟通的作用。它是秘书人员在与领导者、公务人员和其他社会成员的交往中，不可缺少的一种补充信息沟通形式。

（5）网络信息沟通

利用网络,秘书可以在第一时间向领导提供最有效，最新的信息；快捷便利发布和收集相关信息；自由的选择接受信息的内容、时间和方式，比如文字方式、图片方式、视频方式等。

6．简述提高时间利用率方法。

（1）提高单位时间的利用率。处理工作要专心致志，集中注意力，用最短的时间完成任务，在精力旺盛之时，迅速处理各种事务。

（2）建立正确的时间观念。培养节约时间的技能，简化处理事务的程序。例如可用电话解决的问题不开会，不写信；开会目标明确，减少开会人数，缩短时间；复函处理困难工作；通话简洁，集中回复电话，储存好常用电话号码。

（3）善于挤时间。用头脑清醒的时间撰稿，随时备好纸和笔，做好记录备忘提示；在最紧急的时候，也要把握最后一分钟，防止返工。

（4）合理使用零碎时间。所谓零碎时间是指不构成连续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。这种空余时间，一种是不可预计的零碎时间；另一种是事前可以预计的零碎时间，如公务出差的候机候车时间，等待会谈代表来到的时间等。

（5）充分利用现代科技手段，有效利用节约时间的工具。秘书可以改善设备与工作环境。经常整理办公桌，备品摆放方便取用，使用适当的文具档案设备妥善保管资料，随时更正，加入最新资料。准备大垃圾桶，把没用的东西丢掉，免去重复翻找，减少找东西的时间。充分利用办公自动化设备，如个人备忘录、台历、通信薄、手机提示功能、计算器、电传、电话、录音笔、录像机、录音机、复印机等。工具齐全适用，才有助于秘书提高工作效率。

在实际工作中，秘书应综合运用使用各类节约时间的工具，改进运用时间的方法，更加有效地使用时间资源，提高工作效率。

《秘书学概论》第七章

1.高效的秘书团队应具备哪些条件？

（一）共同的目标

1.明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值。2.共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效。

（二）互信的协作

1.应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。2.团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。

（三）明确的职责

1.一个高效的团队应根据每个成员的个体特质安排其在团队担 任不同的角色并进行明确的分工。2.秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。

（四）较强的执行力——所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能目标。2.简述秘书团队的内部结构

（一）团队规模 —— 秘书团队人数以2—7人为宜

（二）角色

1.根据每位成员的气质如胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质，和专业背景 2.必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。

3.可从秘书事务能力、文字能力、沟通能力、表达能力、公共关系能力、办公自动化运用能力、协调能力等综合素质考虑。

（三）领导——领导是高效能秘书团队的核心人物，他承担着管理、建设团队的重任。

（四）规范——规范是用以约束团队成员并被团队成员共同接受和认可的一些行为准则。

3.秘书团队的成长要经历哪些阶段？每一阶段的任务是什么？

秘书团队组建期。这个阶段，秘书团队应完成以下三方面的工作：一是形成团队的内部结构框架；二是建立团队与外界的初步联系；三是培养团队成员对团队初步的认同感与凝聚力。

秘书团队磨合期。为顺利度过磨合期，团队在这一阶段可通过下述方法和手段帮助构建和谐的团队文化，如通过举办一些生活化的集体活动帮助成员彼此沟通、理解、互相包容、相互欣赏；用团队的“愿景和目标”来凝聚人心，激发成员“因公忘私”的崇高感；团队领导者应自觉提醒成员将主要的力量集中于外部的竞争对手，通过注入“一致对外”的意识增强团队成员的向心力；可适当采用“对团队绩效的奖赏”作为手段来强化团队内的承诺意识。

秘书团队规范期。规范期是团队经过艰苦的磨合阶段，开始逐步走向稳定和成熟的阶段。在这个阶段，团队内部成员逐渐适应彼此之间的工作个性、互相尊重各自的工作价值，另一方面在此阶段，团队可能矫枉过正，出现行为与思维方式的同质性，规范期有可能变成创造力蜕化的平庸期。因此这一阶段在异中求同的同时还应特别强调同中求异，既有多元的工作理念、工作个性、工作思路，又能和谐共处、彼此尊重。

秘书团队成熟期。在这个阶段，团队开始成为独特的“这一个”，一种具有独特理念、丰富的内涵的自有文化将使本团队区别于其他团队。团队成员具备高度的独立性和自觉性，能独当一面开展工作，并能担负更多责任；团队成员能坦诚地提出不同意见，并通过与其他成员沟通、辩论、驳难，产生新的创见。创新在这一阶段达到顶峰。

4.秘书团队经常采用哪些绩效测评方法？

领导者判断测评法、等级评定法、序列法、关键事件法

5.测评过程中应遵循哪些原则？制度化原则、定量与定性结合原则、民主集中制原则、精确原则。

《秘书学概论》第八章

1.怎样理解我国职业资格认证制度？

答：含义：国家职业资格认证制度，是按国家职业技能标准或任职资格条件，通过政府认定的考核鉴定机构，对劳动者从事某种职业所应掌握的学识、技术和实际操作能力进行客观公正、科学规范的评价和鉴定，对合格者授予相应的国家职业资格证书的人力素质认证规范。

性质：考核的内涵来源于职业的要求，有很强的职业性；认证的内容体系按照职业活动规律和要求确定；考核的内容结构要求稳定，具有等值性。

与学历教育区别：学历教育是以知识为主，学术为本，基础是基本学科教育规律；而职业认证培训是以能力为主，应用为本，其基础是职业活动规律。

作用：国家证书制度是通过法律法规推行、由政府认定的授权机构实施、全社会通行的证书制度。是用人单位招聘、录用劳动者的主要依据，也是境外就业、对外劳务合作人员办理技能水平公证的有效证件。

意义：职业资格证书是国际上唯一通用的从业资格证明，绝大多数国家都有自己的职业资格证书制度。我国开展国家职业资格鉴定，推行职业资格证书制度，是落实 “科教兴国”战略方针的重要举措，也是我国人力资源开发的一项战略措施。这对于提高劳动者素质，促进人力资源市场的建设以及深化经济改革，促进经济发展都具有重要意义。

2．秘书职业资格认证的主要种类有哪些? 答：许职业秘书资格（简称CPS）证书。作为全球闻名的秘书协会组织，其考试影响力，在业内被称为“博士级”的资格证书。秘书职业资格认证，主要有国内认证和国际认证两类。

（1）国内认证，影响最广的是人力资源与社会保障部举办的秘书国家职业资格认证，秘书国家职业资格认证全国“五统一”，即统一标准、统一教材、统一命题、统一证书，统一管理，保证了秘书国家职业资格认证的规范性。

（2）国际上，秘书职业资格认证有三大类：

一是英国剑桥大学举办的剑桥办公管理国际证书考试，该认证是具有国际水准的社会化职业证书考试，属于办公室管理及秘书从业人员的培训、考试系统。

二是由伦敦工商会考试局举办的伦敦工商会秘书证书考试，该考试全球统一命题、统一考试，中国考生采用英文试卷。

三是国际职业秘书协会的秘书资格证书考试，在国际各考场同时进行，考试持续12小时，合格者获特许。

3．秘书国家职业标准的核心是什么，国家有哪些规定？ 答：其中工作要求是国家职业标准的核心部分。

国家规定：

（1）会务工作 1）会前筹备

五级秘书能够传递信息，完成简单事务工作。四级秘书能够拟写会议的简单文书，完成一般事务工作。三级秘书能够拟写审核会议较重要的文书，组织会议。二级秘书能够拟写并审核会议重要文书，管理会议。

2）会中服务

五级秘书能够接待引导参会人员。四级秘书能够独立做好会中信息工作和事务工作。三级秘书能够促进会议按计划进行。二级秘书能够主持会议。

3）会后落实

五级秘书能够做会后事务工作。四级秘书能够整理传递会议信息，结算经费。三级秘书能够对会议做总结和评估。二级秘书能够督查会议精神的落实情况。

（2）事务工作 1）接待

五级秘书能够做好前台接待工作。四级秘书能够完成接待主体工作。三级秘书能够安排涉外接待，会选购馈赠礼品。

2）办公环境管理

五级秘书能够维护办公环境。四级秘书能够布置办公环境，做到安全办公三级秘书能够选择办公模式。二级秘书能够监管评估办公管理状况。3）办公室日常事务管理

五级秘书能够操办日常办公室简单事务。四级秘书能够办理秘书常规事务工作。三级秘书能够统帅办公事务工作。二级秘书能够管理办公团队，改进办公方案。

4）办公用品与设备的使用和管理

五级秘书能够发放办公用品，使用常用设备完成常规工作。四级秘书能够采购管理办公用品，使用重要设备完成较重要工作。三级秘书能够制定用品设备采购程序，统筹办公用品和设配。

5）信息管理

四级秘书能够做好信息的前期工作。三级秘书能够编写、利用和反馈信息。二级秘书能够开发和利用信息，组织信息工作。

（3）文书拟写与处理 1）文书拟写

五级秘书能够拟写简单的文书，能拟写最常用公文、事务文书和礼仪文书。四级秘书能够拟写一般的公务文书，能拟写事务文书和常用商务文书。三级秘书能够拟写重要公务文书、事务文书与商务文书。二级秘书能够拟写特定公务文书与商务文书。

2）收发文处理

五级秘书能够做收发文的简单工作。四级秘书能够按程序做好收文、发文工作。三级秘书能够对文书进行审核、拟办、承办、催办和注办等。

3）文档管理

五级秘书能够做立卷与归档的基础工作。四级秘书能够办理文档。三级秘书能够管理利用档案。二级秘书能够管理文档工作。

第三篇：染整概论思考题答案整理

前处理

1、棉织物中含有那些天然杂质？他们在精炼（煮练）过程中是怎样去除的？

答：果胶物质→果胶酸钠盐

蜡状物质→皂化、乳化：烧碱能使蜡状物质中的脂肪酸酯皂化，脂肪酸生成钠盐，转化成乳化剂，能使不易皂化的蜡质乳化去除。

含氮物质→水解（水解成可溶性的物质而去除）

棉子壳 →溶胀、木质素变成木质素磺酸钠（棉籽壳在碱煮过程中发生溶胀，年的松软，再经水洗和搓擦，棉籽壳解体而脱落下来。）

灰分 →部分溶于水，其他用水玻璃吸附

2、简述H2O2漂液的性质，在H2O2漂液中为什么要加入稳定剂？

答：性质：①H2O2为弱二元酸②H2O2溶液不稳定，易分解

过氧化氢溶液分解产生的游离基，特别是活性高的HO·，会引起纤维损伤，催化分解出的氧气，物漂白能力，相反如渗透到纤维内部，在高温碱性条件下，将引起棉织物的严重损伤。因此，在用过氧化氢漂白时，为了获得良好的漂白效果，又不值纤维损伤过多，在飘叶中一定要加入一定量的稳定剂。（稳定剂为水玻璃，对溶液的PH值有缓冲作用）

3、丝光之后，棉织物的结构和性能发生了什么变化？

答：结构的变化：①形态结构：腰子形变成圆形，胞腔缩小，天然扭曲消失

②超分子结构：结晶度降低，取向度提高，晶型由纤维素Ⅰ变为纤维素Ⅱ

性能的变化：光泽提高，吸附能力提高，尺寸稳定性提高—缩水率降低，强度提高，强度提高

4、涤棉织物练漂应注意哪些问题？

答：烧毛：布身温度<180 oC，落布温度<50 oC；

退浆：浆料一般是PVA及其混合浆；常用退浆工艺碱退浆、氧化剂退浆；

煮练：烧碱浓度 5 ~ 10g/L时间30 ~ 60分

漂白：常用氧漂，多为合一工艺

丝光：为了保证棉的丝光效果，烧碱浓度一般不降低；主要是去碱箱温度不能太高，一般要低于80度 热定型：涤组分，温度适当降低

5、热定型为什么能提高涤纶织物的热稳定性？

答：①当温度高于Tg，大分子链段运动加剧，通过内旋转降低体系能量，实现应力松弛。

②在新的稳定状态下，分子间作用力开始重建，发生结晶化，进一步降低体系能量。

③冷却固定形成稳定的结构

染色

1、简述染料颜色的三特性

2、直接染料有哪些特点？温度和盐在直接染料的染色中起什么作用？

答：特点：能溶于水，能直接上染纤维素纤维，在弱酸介质中染羊毛和蚕丝，色谱齐全，染色方法简便，价格便宜，染品的水洗色牢度差

温度：提高匀染性，减少染色时间盐：促染作用

3、简述活性染料的染色过程，为什么活性染料有良好的皂洗色牢度？

答：活性染料的染色过程包括上染（吸附和扩散）、固色和皂洗后处理三个阶段

活性染料是水溶性染料，分子中含有一个或一个以上的反应基团，在适当条件下，能与纤维素纤维中的羟基、蛋白质纤维及聚酰胺纤维中的氨基等发生反应而形成共价键结合。

4、在还原染料染色过程中，还原剂和氧化剂和起什么作用？

答：还原：使不溶性的还原染料变为可溶性的隐色体离子，以便上染纤维

氧化：将上染在纤维上的隐色体离子氧化成原来的不溶状态，以便使其沉积在纤维内部，得到良好的牢度。

5、强酸性酸性染料是如何上染羊毛纤维的？

答：

6、分散染料为什么适合涤纶？染色方法有哪些？

答：分散染料有以下结构特点：①非离子性，水溶性低②化学机构简单，分子量小③扩散性好④具有发色团结构

以上特点适合于涤纶结构特点：①疏水性②结构紧密

染色方法：①载体染色法②高温高压染色法③热溶染色法

7、为什么阳离子染料上染腈纶时很容易造成染色不均？

答：玻璃化温度以上，上染速度和上染率突然增大，易造成上染不匀

印花

1、印花按工艺、设备分各有几类，说明并比较之。

答：按工艺分：直接印花，拔染印花，防染印花

按设备分：滚筒印花，筛网印花（平网印花，圆网印花），转移印花

2、分析蒸化时织物上发生的作用。

3、论述印花色浆的基本性能和糊料类别

答：基本性能：稳定性：与其他助剂相溶性和放置稳定性

流动性：应力增大，粘度减小，易流动，渗透性好

应力减小，粘度增大，不易流动，渗透难

柔顺性、粘着力（烘干）：柔顺性好，烘干后不龟裂脱落

有粘着力，使色浆膜粘附在织物表面

粘着力太大，印花后难以洗除

给色性（上染率）（蒸化）：纤维与染料间亲和力大，给色性高

糊料与染料间有亲和力，太大不利于染料转移上纤维

上染率低

吸湿性（亲水性）：吸湿性好

均匀性、印透性：印透性差

糊料类别：天然亲水性高分子物：淀粉，海藻酸钠，树胶等

天然亲水性高分子变性产物：淀粉变性（黄糊精，白糊精，印染胶）

4、何谓颜料印花？其特点是什么？

答：靠粘合剂将颜料机械地粘着在纤维上的印花方法

特点：工艺简单；色谱较广、拼色方便；花纹轮廓清晰手感硬，摩擦牢度差；适合任何纤维

5、简述活性、还原染料直接印花中的主要助剂、原糊种类及工艺加工过程。

答：活性：一相法印花：原糊种类：海藻酸钠糊

主要助剂：尿素，防染盐S，小苏打（碱剂）

过程：印花→烘干→ 汽蒸（或焙烘）→后处理

二相法：色浆中不加入碱剂

印花→ 烘干→轧碱→汽蒸→后处理

还原：全料法印花：印花→烘干→还原蒸化→氧化→皂洗→水洗→烘干

轧碱短蒸法印花：印花→烘干→浸轧（碱、还原剂）→蒸化→氧化→皂洗→水洗→烘干

6、烂花印花原理是什么？何为防染印花、拔染印花？其特点是什么？何为防染剂、拔染剂？

答：烂花印花原理：利用不同纤维对同一化学品的不同反应。

防染印花：在色浆中加入不受防染剂的阻碍而能上染纤维的染料或颜料，从而得到彩色花纹的工艺特点：

防染剂：防止染料上染或显色的物质

拔染印花：用化学方法局部破坏地色染料或媒染剂，从而在地色上获得花纹的印花工艺。拔染剂：破坏地色染料的化学物质

特点：

整理

1、简述机械整理中的拉幅整理的目的、原理

答：目的：整齐划一的门幅—定幅；纠正前加工造成的问题（纬斜、纬歪—整纬

手感粗糙、极光）

原理：棉纤维在潮湿状态下，具有一定的可塑性，可按要求调整经纬纱在织物中的状态，达到要求

2、比较轧光、电光和轧纹的作用效果。

答：轧光效果：光泽： 强、弱、柔和柔软性：柔软、滑爽耐久性：暂时性、永久性

电光效果：在织物表面轧出许多平行的斜线，对光线产生规则的反射，获得明亮夺目的光泽轧纹效果：在织物表面轧出许多凹凸的花纹

3、简述棉织物缩水原因及毛织物的毡缩原因。

答：棉织物缩水原因：加工过程，拉力使织物伸长，织缩减小。水中，棉纤维异向溶胀，纱线直径增大,迫使织缩增大。干燥时,因无拉伸外力,使织物保持了收缩状态。

毛织物毡缩原因：羊毛纤维具有缩绒性，毛织物在湿热状态下受到外力作用时会产生毡缩，时使织物面积收缩变形，形状改变，绒毛突出，织纹模糊不清，弹性降低，手感粗糙，织物外观和服用性能受到影响

4、防皱整理原理是什么？

答：防皱整理剂进入纤维内部，与纤维发生反应，在大分子间建立共价交联。从而：

a 封闭了部分羟基，减少应变硬化。

b 分子间的交联提高了抗形变能力

c 分子间的交联提高了纤维从形变中恢复的能力

5、试阐述防皱整理的主要加工过程及各过程对加工质量的影响。

答：浸轧树脂工作液→预烘→焙烘→后处理

浸轧：轧液率：70-80%（越低越好)

预烘：使初缩体均匀渗透到纤维内部

防泳移

焙烘：使初缩体与纤维发生交联反应

后处理：热水洗→皂洗→水洗→ 烘干60℃

皂洗可以洗除织物上的树脂反应副产物，同时还可洗除织物上的催化剂及其他产物

6、防皱整理后棉织物的物理和机械性能如何变化，为什么？

答：整理效果(棉）：弹性提高，强力下降，断裂延伸度下降，撕破强力下降，耐磨性（高应力：下降；低应力：提高）

第四篇：秘书学概论复习资料

秘书学概论复习资料

第一章：秘书学概述

现代秘书发端于清代的幕学，作为一门独立的学科产生于20世纪80年代初期。经过30年的发展，秘书学明确了自身的学科性质和研究对象，初步形成了学科体系，具备了比较明确的研究领域，但学科地位还待进一步提高。秘书学与多门学科存在相关性，而且学习和研究秘书学必须注重理论和实际相结合。幕学

核心：刑钱之学

本质：佐治之术

秘书人的标志性工作：文书工作，档案管理

秘书学的发展状况主要特征

建立了秘书学科，但未发展为常规学科 关注基础理论，但没有获得实质性突破

成立研究组织，但影响不够广泛，活动不够正常

创立了秘书学学科体系，提出秘书学分支学科，但学科体系还有待进一步完善，分支学科优待进一步规范

有了自己的专业期刊，但期刊档次不高

秘书工作是秘书学研究对象

秘书学的研究就是要通过对秘书工作的诚如研究，发现隐藏的本质规律，为人们从事秘书工作提供科学的理论指导。秘书工作的构成要素（秘书人员，秘书工作方法，秘书工作的内容，秘书工作的对象和环境）

秘书学的学科定义就是对秘书学科性质的阐释。秘书学的研究方法

（一）理论联系实际 1，理论来源实际 2，理论应用于实际

3，理论与实际之间需要构筑顺畅的通道

（二）重视经验性研究

秘书学创立缘于对秘书工作的经验总结，没有对现代秘书工作的经验性研究，便没有秘书学额

经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性，密切了于实践的关系，增强了学科对现实工作的指导性

秘书学的经验性研究渗透性着理论的成分，经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材，又在很大程度上证明了秘书学里理论的价值。第二章

秘书和秘书角色

你眼中的秘书

工作要求：察言观色，基础知识，专业知识，素养素质

秘书本身：上司的助手，为上司出谋划策。国际职业秘书协会所下的定义：具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手

秘书的定义：

狭义：掌握文书并直接辅助领导者全面处理事物的专门人员 广义：在领导身边或中枢机构工作并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务

秘书的职业定义：

从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事物，为决策及实施提供和服务的人员

秘书的分类

二分法：公务秘书和私人秘书 公务秘书：在国家机关、国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。由组织人事部门考察选用，由国家支付薪酬。

私人秘书：就是私人企业、外资企业、民办社团以及其他雇主那里承担秘书工作的雇佣人员

横向分类___根据秘书工作内容或者从事行业为标准的分类 秘书工作的业务分工（行政秘书）秘书工作的行业特征（商务秘书）

纵向分类：按照秘书业务水平为标准的分类

秘书角色

定义：是一种具体的角色，是由秘书在社会中的活动内容方式决定的，要白兔社会的依附性，应该更加重视自己的后成地位（复杂性、多样性、开放性）社会公众对秘书角色的认知偏差

秘书是花瓶

秘书是“二首长”

秘书是领导的家奴 秘书角色的定位（领导的助手）秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中

助手是秘书职业产生的根本原因 助手是配角的具体内涵

助手与参谋之间并不存在对立关系

助手角色的重要性

1，是参谋不是二首长 2，是事物处理者不是家奴

3，是“公关”者不是“交际花”“花瓶” 4，是文书处理者不是“作家”“秀才”

秘书角色的把握？

具备明确的秘书意识

协调好秘书角色冲突或者角色矛盾 根据角色规范合理调适角色，避免角色失当（角色越位、角色失责）

第三章

秘书机构

秘书机构

是各党政机关、企事业单位、社会团体等组织的有效组成部分 是各级各类领导机关综合性办事机构和参赞性机构 是为行政组织。行政领导服务的，是行政组织的一部分

秘书机构的组织形式

因人设置（综理制）

因事设置（分理制）

混合设置

秘书机构的设置原则

适应性原则 精简高效原则 秘书机构人员要精干 要减少秘书机构的内部层次，内部机构要科学，保证秘书机构规范有效 3 分工合理，重视秘书机构的群体优化

秘书机构的性质（机密性）

（一）综合辅助性（是秘书机构的本质属性）辅助决策中的综合性 2 管理职能的综合协调

（二）系统中介性 系统中介的兼顾性 2 系统中介的沟通性 3 系统中介的协调性

（三）组织关系的相对封闭性 上下级秘书机构之间具有业务指导关系 2 横向秘书机构之间的互相交流关系

秘书机构的管理（p47~52）

第四章

秘书的职业素养

定义：秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和，秘书的职业素养是从事秘书活动的基本条件

所谓职业道德，是同人们的职业活动紧密联系的职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。

秘书的基本职业道德规范是：忠诚领导 秘书的职业道德 忠诚守信 甘居幕后 洁廉自律 谦和谨慎

一位称职的秘书：须具有基本的配角意识和具有和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向

秘书的知识结构

（一）基础知识 科学文化基础知识 哲学和政治经济基础知识

（二）专业知识 秘书专业知识 2 行业业务知识

（三）相关知识 法律类知识 2 管理类知识 3 心理学知识

秘书能力结构

（一）基本能力

观察力

思维力

记忆力

注意力

想象力

记忆力:记忆力是知识、保持、在认识和重现客观事物所反映的内容和经验能力。良好的记忆能力是秘书从业人员的必备能力之一。秘书部门是信息的枢纽站、集散地。信息的收集、储存、加工、输出、反馈等处理过程，都需要秘书具有良好的记忆力，以确保信息的保真度和传递的有效性。如果没有良好的记忆能力，就会产生信息沟通障碍，也可能错失良机

（二）职业能力

秘书的职业能力是指从事秘书工作所具备的职业能力，它是秘书能力结构中的核心部分。秘书具有辅助决策、沟通协调、处理事务的基本职能。需要完成办文、办会、办事的基本工作内容。1 表达能力 2 办事能力 3 信息处理能力 4 人际交往能力 5 管理能力

人际交往能力：妥善处理与组织内外相关人员关系的能力，包括周围坏境建立广泛联系以及正确处理上下左右关系的能力。秘书工作需要和不同的人打交道。秘书在上传下达、协调关系、迎送接待等。因此，学会处理人际关系，提高社交能力，是秘书人员必备的能力要求

（三）操作能力 现代化办公设备的操作能力 2 书法和快速记录技术 3 计算机和网络技术 4 文案处理技能

秘书的个性心理

秘书的性格：稳健、乐观、内敛、豁达、幽默 秘书常见的心理障碍：压抑 依赖

厌倦

秘书心理障碍的调适 正确认识秘书职业，培养职业兴趣 提高自我心理调节能力，完善自己的心理品质。3 掌握人际关系方法，建立良好的人际关系环境 4 寻求适合的途径，消除心理压力

第五章 秘书工作的内容和特征

秘书工作是秘书学研究的主要内容。秘书工作内容比较广泛，不同时期不同性质的组织，秘书工作的侧重点不同。秘书工作的本质属性和基本特征是既有联系又有区别的两个问题 秘书工作的内容

秘书工作是为了完成辅助领导实施有效的决策和管理而在一定范围内的劳动 主要内容：文书撰拟

文书处理

信息工作

协调工作

会务工作

接待和信访工作

档案管理

办公室日常管理工作

随从工作

交办工作 文书处理

文书处理指的是对文书的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联。衔接有序的工作。关于文书处理工作的归属问题，《党政机关公文处理工作条例）（中办发（2012）14号，2012年4月）第六条、第七条明确规定，“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组识领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理作”、“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”可见文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的，且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作 会务工作

会务工作就是各种会议的筹备、组织和服务工作。会务工作作为秘书工作的基本 内容，与文书工作一样有极高的认可度。会议具备了决策、沟通、协调、传播多种功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是领导活动基本的方式。任何形式和规模的会议，都需要相应的会议组织工作，如会议计划的拟订、会议文书的制作、会议场所的布置、会间活动的安排与协调，以及会后的收尾工作，同时，需要说明的是，会务工作还涵盖了各种仪典的组织工作，如开幕仪式、签字仅式以及会见与会谈的安排等。会议的筹备、组织和服务工作通常由格书人员和秘书部门承担，大型会议或者涉及多个单位的会议则通常成立专门的会议机构，秘书人员也会参与其中、因此，我们认为秘书承担会务工作体现了其辅助管理的基本职能。

秘书工作的本质属性（辅助性）秘书工作属性对辅助性的限制原因

首先，秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征，这是最且标些性的总书记工作涉及领导工作的方万面面。

其次，秘书工作的输助具有直接性。起书工作的输助是一种直接的辅助，秘书工作直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。再次，秘书工作的辅助具有非独立性。秘书工作是伴随着集团统治和领导群的出现而产的。它的使命要求它始终从属于、服务于统治着和领导者。

秘书的辅助具有综合性、直接性和非独立性的特征，在这些特种中，综合性特征是最典型、最本质的。

秘书工作的特征

一 被动性与主动性的对立统一 二 事务性与思想性的对立统一 三 常规性与随机性的对立统一 四 保密性与随机性的对立统一 五 综合性与专业性的对立统一 常规性与随机性的对立统一：体现了秘书工作方式和节奏方面的基本特征。常规性指的是秘书工作中存在着大量的经常出现、反复进行的工作，这些活动往往事先有预见、有计划的，活动内容常常有规可循的，秘书人员只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作正常运转。较典型的如文书处理活动，文书的收发、审核、登记、传阅、拟办、复核等各个环节的工作大多属于常规性的秘书工作，因此我们认为秘书工作有常规性的特征。

所谓随机性，是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书随机处理的活动，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料等等。

第六章 秘书工作的基本规律和发展趋势

规律是在物之间内在的本质联系秘书工作作为一种客观存在的社会现

象，工作在运行中有着本质的、固有的联系。“双线”规律、辅助领导工作律、跟踪辅助领导活动说是比较有代表性的规律总结，其中辅助领导工作律的表述更为清晰严密。目前，秘书工作正向职业化、现代化、智能化、规范化、国际化的趋势发展。

“双线”规律：发掘最基本矛盾辅助领导工作律：科学的结晶跟踪辅助领导活动说：基本规律

第七章 秘书的基本职能

秘书职能是秘书职业活动的任务、职责、作用和效能的统称。各种教材对秘书职能的认定各不相同。我们认为秘书的基本职能应该是辅助决策、参谋咨询、沟通协调、处理事务。四大职能各有侧重，但是相互联系、相互渗透，共同构成秘书职能的基本内涵。

辅助决策： 所谓辅助决策就是在决策的全过程中，在知识（包括理论），能力（包括技术），经验和经历等方面予决策主体全面的补充以提高决策的科学性和时效性。

辅助决策的职能基础 秘书辅助决策的职能是领导工作的需要 2 秘书综合性地位能为领导提供有效的依据 3 秘书的中枢性特征能为辅助决策提供便利条件 辅助决策的过程和内容

决策准备阶段的秘书工作：确定目标、拟定法案指导领导决策前的整个过程 决策确定阶段的秘书工作：协助领导对决策方案进行判断和选择，做出决策的过程

决策实施阶段的秘书工作：协调者 秘书辅助决策的特点： 辅助的全过程性 辅助的经常性 辅助的协调性 参谋咨询

特点：从属性 随机性 权变形 秘书参谋咨询职能的体现 1 辅助决策中参谋咨询 2 信息工作中的参谋咨询 3 文书工作中参谋咨询 4 协调和查办中参谋咨询 5 事务性工作中参谋咨询

秘书发挥参谋咨询职能中的注意问题

（一）强化参谋意识，主动参谋咨询。意识决定行为，秘书如果没有参谋意识自然就不会有参谋行为。对秘书而言，谦虚谨慎是工作本色，但并不是事事谨小慎微，处处墨守成规。尤其在参谋服务上，更要敢为人先，勇于参谋，主动参谋，在参谋过程中不夹个人好恶，不过多考虑成败得失，以良好的心态进谏、进言。

（二）摆正位置，谋而不断。秘书人员始终都处于辅助的位置，做到既参谋，又不越位。秘书部门的参谋作用是为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是指秘书人员单纯地为领导“出谋划策”。秘书人员在参谋咨询的过程中只有发言权而无表决权，更无决定权。“谋而不断”是秘书参谋活动的根本准则。

（三）讲究参谋咨询的方法和艺术。参谋咨询的方法和艺术常常能决定参谋咨询成败。秘书人员要努力提高自身的素质，适时、适地、适度地实现参谋咨询的职能注意因人而异，因势利导，选择恰当的时机与领导交流。要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故让领导心情舒畅地接受建议和意见。

沟通协调

特点;综合性 疏导性 随机性 沟通协调的技巧 善于运用感情调控 2 把握好语言技巧 3 善于抓住时机

处理事务

特征：广泛性 随机性 围核性

秘书处理事务的类型 日常程序性事务 2 随机偶发生性事务 3 领导交办性事务 4 部门不管事务

第八章 秘书工作方法

秘书的工作方法，指的是表书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段。科学会理的方法有利提高工作效率，优化效果。秘书的工作方法应该遵循规范性、适应性、灵活性的原则。常见的秘书工作的方法有挡驾过滤、参谋进谏、请示报告、沟通协调，时间管理法等。

秘书的工作法指的是秘书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段，秘书工作的方法是与秘书的目标、任务和职能紧密联系在一起的。

秘书确定工作方法的原则

规范性原则

适应性原则

灵活性原则

秘书工作方法的获得 在实践中总结经验形成方法 掌握秘书工作方法需要与理论与实践相结合 3 秘书的工作方法要不断创新中提高效率

秘书工作方法举要

（一）挡驾过滤的方法 1 文件资料的过滤 2 来访的挡驾

在秘书的日常接待工作中，为领导挡驾是非常重要的工作内容之一，合理挡驾可以保证领导能拥有一个良好的办公环境，集中精力静下心来考虑一些大事要事，秘书可能每天都会遇到无约到访的人，这些无约到访的人不管出自什么目的都会影响和干扰领导的工作节奏。因此，秘书必须根据具体情况，权衡利弊，采取必要的挡驾的方法。

秘书挡驾的范围主要有；1.身份不明者和无关人员。对于无约来访且急找额导者 秘书不能不假思索地直接引见，而应模清情况，做到该见则引见，不该见则不引见，进行合理挡驾。

2.产品推销、事务纠纷，消费投诉之类的来访者。对于产品推销人员，秘书人员应根据本单位的具体情况，或直接谢绝，或引导他们去相关的部门。对于事务纠纷或消费投诉之类的来访者，秘书更不能将矛盾上交，直接请出领导人。3.涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，在引见给领导之前，事先都必须征得领导同意。不得直接将来访者引入领导办公室。

（三）来电过滤

（四）领导公关事务活动的过滤

二 参谋进谏的方法 坦诚直言法 2 暗示法

暗示是指秘书不直白地表达自己的观点，而是用含蓄、间接的语言影响领导的心 理，使其对影书的本意能够心领神会。工作中，有时难免会遇到主观性很强、不大喜欢别人提不同意见的领导。也有时会遇到不能直言的特定场合。秘书要善于观察、曲线求进，采用暗示的方法点到即止，让领导心领神会。

（三）因势利导法

（四）引经据典法

三 请示报告的方法 合理选择请示报告的内容 2 灵活把握轻视和报告的时机 3 找准报告的对象

四 沟通协调的方法 文件协调法 2 回忆协调法 3 信息协调法 4 时间管理法

时间表控制法 ABC工作法 合理使用零碎时间法 统计时间法 ABC工作法：是指按工作轻重缓会排序，把要做的工作分为四类，既紧迫又重要且不需要花费太多时间的事情、紧迫但不重要的事情，紧迫但不重要的事情、既不重要又不紧迫的事情，秘书工作任务繁重，如果完全被动地按事情发生或者任务下达的时间先后次序，可能会顾此失位，而运用AIC工作法，能够抓住工作的关键，保证重点工作能及时完成，秘书事务性工作处理艺术 1 建立台帐法：使工作从杂乱无序中走向规范有序 追根溯源法：主要是用于领导交办的各类特殊事项处理 3 触类旁通法：举一反三，为领导提供受高层次的服务。个人日志法：作为一名秘书，每天必须处理大量的事务性工作，只有将有限的时间和精力集中处理重要事务，达到事半功倍的效果。综合处理法：将事务性工作按照轻重规急的原则进行排到，优免处理重要的急事。授权委托法

第五篇：《秘书学概论》论文

接待之道

我们知道——秘书职能，包括基本职能、日常事务职能、专项职能、特别授权职能、深层职能等，日常事务职能又包括办公用品管理、接待、安排领导活动、值班、通讯工作、印章管理、机要保密等。其中接待职能这一节课让我受益匪浅。因为在2010年12月份广州亚残运动会上我作为一名志愿者，我的工作是在白云机场接待贵宾，这节课正好让我能出色地完成这项任务。因此，在此我吸收方尤瑜老师课堂所讲的接待之道，结合自己的工作实践，跟大家分享我对于作为一名秘书要做好接待工作的心得体会。

接待宾客是秘书的一项重要日常工作。在市场经济快速发展的今天，各社会组织之间的联系日趋紧密，各部门之间的相互依赖性更强，日常的接来送往日益频繁，接待事务越来越繁重，其作用也越来越重要。接待工作的质量将直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工作做好。

我在机场做接待贵宾工作的时候，会遇到很多情况，比如说会遇到不同国籍的宾客；某位宾客飞机误点了；刚好接待这一天的贵宾人数突然增多了；贵宾突然不来了；贵宾不期而至等等，正如同秘书面对的宾客有的是内宾，有的是外宾；有的是上级安排的，有的是本单位邀请的，有的是对方主动联系的；有的是事先约定的，有的是不期而至的；有的是需要一个完整接待过程的，有的是只要一时半刻的；有的是为了一定目的而来的，有的只是顺路探访的；有的是一个团体，有的只是个人，如此种种，不一而足，而且在接待中也会出现种种情况，有的是预料之中的，有的是始料未及的，有的是临时变化的，有的是有意改变的，这都给秘书的接待工作造成难度，但只要做好准备工作，又有机动灵活的头脑，热情好客的态度，就能做好这项工作了。

在课堂上，方老师一再强调我们要树立严格的礼仪意识。她说：“接待工作，将使本社会组织的形象和接待者个体素养得到充分展示；是否讲究接待礼仪，直接关系着接待工作的质量和效果。为切实加强接待工作的管理，必须是每一位接待工作者树立严格的礼仪意识，并细致入微地付诸于接待工作实践。”因此，在这次亚残盛会里，我作为一名机场贵宾接待工作人员，我深深地认识到自己必须要做好这份接待工作，因为自己的行为代表的不仅仅是个人形象，更是我们展示亚运的形象，甚至是我们这座城市乃至中国的形象。这些对于每一个志愿者本身来说是一份光荣，但同时更是一份责任。

每一次完成一项机场接待任务，我都认为做好事前准备是很重要的。干任何事情都要事前做好准备，因为有备才能无患，秘书接待宾客也该如此。其中不管是接待事先约定的宾客，还是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，还是接待陌生的新客人；不管是接待团队，还是接待个人；不管是需要完整的接待过程的，还是只要一时半刻的，都要认真对待，充分准备。

我认为准备有物质准备和精神准备两方面——

第一、物质准备要根据具体情况而定。如果接待的是事先约定的，又是一个团队，那么准备的方面比较多。首先要弄清团队成员的基本情况，包括人数、姓名、年龄、性别、职务、基本观点、倾向、所谈问题、具体要求，有的还要准备好照片和简历，又是对团队主要负责人的基本情况更要了如指掌。在掌握基本情况的基础上，要拟订好接待方案，其中接待规格、活动内容、时间安排、陪同人员、食宿及交通工具安排，主谈人员以及所谈问题的主要观点及其主要对策，甚至欢迎词、讲话稿、接待场所、茶水饮料、赠送礼品等都要精心组织、细致安排，在征得上司同意的情况下要形成文字，或列出表格。对于团队的接待，尤其是级别较高团队的接待还需有关方面协助，因此要及早向上级汇报，请示上级意见，要与公安、交通、外事、新闻等部门联系，要求这些部门给予协助。比如有一次，我接待的是马来西亚的总理，就需要加强安全方面的准备工作，我及时向我们的经理汇报情况，请示上级意见，并与公安部门联系，得到了他们的协助，他们派出一定车辆跟随我们这位贵宾进入亚运村休息，让我们这次工作得到了贵宾的赞赏。

对于个人的接待虽然没有这么复杂，但如果是需要一个完整接待过程的，也要做好食宿、交通、活动等各项物质准备。

如果接待的只是临时宾客，不管其是事先约定的，还是突然而至的，不管是熟悉的，还是陌生的，在办公室或接待室都要备有坐椅、沙发以及烟茶饮料等。

第二、接待的精神准备则是接待意识和接待态度的必要准备。一个秘书担当接待任务必须有角色意识，必须明确自己是东道主，又是一个助手，既要为本单位、本部门及上司装点“门面”，又要为领导和宾客服务好，因此要尽心竭力，真诚热情，与人为善，友好相处，彬彬有礼，不卑不亢，有了这种精神准备，才能搞好接待工作。

以上仅是个人的心得体会，毕竟我还不是处于一个真正的秘书职务去执行任务。因为作为一名真正的秘书所遇到的状况会更多，更让自己意料不及，因此，为了能使自己将来成为一名出色的秘书，我要不断地锻炼，完善自己各方面的能力，灵活多变，热情有礼，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能办成事情，没有达到目的，也要让客人高兴而去，因此也要特别讲究语言艺术，要把话说得通情达理，又很得体，让人感到温暖，如在家里。