秘书学概论绪论

第一篇：秘书学概论绪论

第一章：绪论

一、教学目标

使学生明确秘书的涵义和职业特征，秘书的内容、特点和作用，以及秘书学的涵义、研究对象和方法，明确学习秘书学的意义，提高对秘书职业的理性认识。

二、教学重点、难点

秘书的内容、特点和作用

三、教学设想

1、课时安排：4课时

2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法

四、教学过程：

第一节 秘书的涵义和职业特征（1学时）

了解秘书的含义，是从事秘书工作的基本前提。要想做好秘书，首先就要知道什么是秘书。古今中外，秘书的含义多种多样。

（一）秘书的涵义

学术界较为普遍的有四种说法。

1、宫中秘藏之书，即皇宫中秘密收藏的书籍。

在我国，“秘书”一词最早出现于汉代，但涵义与今天所称并不完全相同。“秘书”最初的含义是指物而非指人，即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：一类是宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为“秘书”。如书中列举的两段，《汉书·叙传》有“游博学有俊才，与刘向校秘书”，及《晋书·荀勖传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在‘秘书'。”这里的“秘书”都是指深藏于朝廷之内的秘藏之书，是君主给予臣子的珍贵礼物。还有一类书上没有提到，就是指谶纬图箓（道教记载上天神名的书），这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师制作的一种预算吉凶的隐语。到了东汉后期：“秘书”不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，他们都不叫秘书，而被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿”等。唯有一次例外，那就是东汉末年，魏王曹操为削弱 当时位高权重的皇帝身边的秘书机构——尚书台的势力，曾设秘书令，以“典尚书事”，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。一直到清末，我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后，秘书的含义也就发生了质的变化。其一：秘书一词已完全摆脱了原意“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。

2、辅臣

这是国外对秘书的定义。“秘书”这个词的英文是Secretary，是来源于保密者，指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人。今天Secretary第一个字母S大写的时候，意为“辅臣”，原指在英国国王身边参与机要事务、掌管机密文件的辅臣，后泛指英、美和英联邦国家主管政府机关事务的部长或常务副部长。比如“The Secretary of State”，英国叫国务大臣或国务秘书，美国称国务卿（前第一夫人希拉里，是仅次于正、副总统的高级行政官员）。沙特阿拉伯的“石油秘书”即为石油部长，印度、巴基斯坦的“外交秘书”实际为外交部常务副部长，日本的内阁官房长官，英文译名就是“内阁首席秘书”。S大写是政府部门的高级官员，而S小写则意为“帮助上司处理文书和事务的人员”，这是泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。

3、行政职位

这是现代中国的行政体制对秘书的定位，秘书是一种行政职位，是处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。我国已有明确规定：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书属事务类公务员。另外，还有少数秘书是为一定级别领导干部、专家服务，其服务对象为固定的个人，有时也称为领导人的专职秘书、随行秘书或私人秘书，如孙中山始设他的私人秘书为宋庆龄，田家英（曾一度是毛泽东最喜爱、最器重的秘书，他才学深厚，为人坦诚，当过毛泽东长子毛岸英的老师，为毛泽东起草了许多脍炙人口的文稿。但是，史无前例的“文革”浩劫使得这位书生蒙冤自杀。）自1948-1966年长达18年担任毛泽东的专职秘书。党和国家领导人一般配备2-3个专职秘书，省市党政领导一般也 配有1个。

4、社会职业

秘书是社会最广泛的职业群之一。曾有专家认为，20世纪最大的职业群是会计，而21世纪最大的职业群是秘书。据统计全国约有各类秘书1000万人，这是数字是庞大的，而且现在每年都在增长。秘书是渗透于一切行业中的职业，无论政治、经济、军事、外交、文教各条战线都有秘书人员，在我国，它不仅遍布城乡各地，就连国外任何一个有中国外交使领馆、商务办事处的地方，只要那里有一个我国的组织单位，就必定至少有一名领导人，需要有一名以上的人从事秘书工作。所以，曾经有人试图用一个公式表示秘书的职业性和广泛性。S>L>O（S指秘书，L指领导，O指组织机构），秘书的人数总是多于领导的人数，而领导的人数又总是多于组织机构的数量，这是一个十分简明的普遍真理。

秘书作为一种广泛的社会职业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。特别是国外私人秘书的发展历史相当悠久。最早是在1789年法国资产阶级大革命中，著名的民主革命家、激进派领袖罗伯斯庇尔在1793年前后首先聘用了私人秘书，为他处理信笺、帐目和邀请函等。此后，政府便大量招聘秘书，企业也大量雇佣秘书，王公大臣、社会名流、金融寡头乃至大学讲师、体育运动员、影星、歌星等都以拥有私人秘书为荣。在19世纪以前一般都由男性担任秘书。法国司汤达的著名小说《红与黑》中主人公于连就当过德.拉.木尔侯爵的秘书，参与保守党的阴谋活动。

以上我们讲的都是秘书的涵义，是学术界较普遍的四种说法。对于什么是秘书？我们来看权威的定义到底是什么？1997年12月国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》，给秘书下了如下定义：秘书是“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”后面说明适用范围：“本标准适用于在机关、团体、企事业、涉外机构等组织中，从事秘书工作的人员，也适用于有志从事秘书工作的人员。”与此同时，由劳动部国家职业技能鉴定专家委员会组织编写的《秘书工作概要》教材中，对广义的秘书的逻辑定义如下：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方。保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的事务与信息助手”。这是首次由国家的领导机关给秘书作出的定义。从这两个权威的定义我们可以明确三点：秘书服务的根本对象是领导者；秘书活动的基本方式是处理信息和事务 ；秘书活动的根本性质是辅助性。

（二）秘书的类别和层次

1、秘书的分类

秘书是一个复杂广泛的群体的统称，从横向可将秘书分为不同类别。

（1）按服务对象来划分，可分为公务秘书（指在国家机关、党政部门、军队、企事业单位中供职，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取报酬，在编制上属于该机关、单位，由国家或单位支付薪酬的秘书。）和私人秘书（指由雇主个人聘请，为雇主个人服务，并由雇主本人支付薪酬的秘书）。

以上定义从文字上看是很明确的。例如，根据上述定义，集体企业秘书属于公务秘书就没有疑义；某些高级领导干部或重要专家、著名学者所配备的专职秘书不属于私人秘书，也没有疑义。在日常语言中，我们常称后者为私人秘书，如“田家英给毛泽东当了十几年私人秘书”、“××公司不但为他们的总工程师配备了司机，还配备了私人秘书”。这些说法在日常语言中并无大错，但是从理论上说他们不是私人秘书，而是公务秘书，因为这些专职秘书具有公务秘书的全部特征：为高级领导干部或专家的公务活动服务而不是为他们的私人事务服务，聘任前经过组织人事部门严格考察审核而不是由个人指定，薪酬由国家或公司支付，而不是服务对象个人支付。这些专职秘书的工作必须对国家或所属单位负责，而不是仅仅对领导或专家个人负责。目前随着社会经济的快速发展，私人秘书已越来越多，而且涉及范围也越来越广，工商界、演艺界、体育界、文化界都有私人秘书的身影。

（2）按具体职责来划分，可分为文字秘书（以撰写文稿为主要职责）、机要秘书（从事机要管理和保密工作）、通讯秘书（管理通讯事务）、公关秘书（承担单位内部公关、对外联络工作）、信访秘书（接待和处理来信来访）、外事秘书（负责国际交流或翻译工作）、事务秘书（负责后勤、会务、总务工作）、生活秘书（为高级别领导人提供生活帮助和服务）、党务秘书（负责处理党务工作）。（3）按智能特长来划分，可分为参谋型秘书（指善于出谋划策）、办事型秘书（指能出色完成交办事情）、秀才型秘书（指文字功夫过硬）、技术型秘书（指有一技之长）、公关型秘书（指善于交际）、财经型秘书（指有经济头脑、会理财）、综合型秘书（指能胜任各项工作）。

此外，还可以根据所在部门行业来划分秘书的类别，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。

2、秘书的层次

秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。

（1）按职位高低，可分为办事员、科员、科级、处级、厅（局）级、省（部）级等6类。

（2）根据秘书职业鉴定，把秘书分为初级、中级和高级。初级秘书指从事一般日常行政事务的工作人员，主要从事操作性服务工作，具体包括打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理电话、分送信函、预定约会、值班，这是单位日常事务中大量的、经常性的、必不可少的工作。初级秘书的工作虽然简单，却使领导机关和领导者从繁琐的事务中解脱出来，并避免或减少办理具体事务过程中的许多漏洞。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。

中级秘书指一般指分管文字工作、信息工作的秘书，主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，具体包括起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息、筹办会议、协助领导发布各种指示并检查落实情况等。中级秘书在协助领导办文、办会、办事的过程中要协助领导协调各种内外关系，要有全局观念，其工作成效对领导工作的推进起比较重要的作用。

高级秘书指秘书机构的负责人、助理、办公厅（室）主任、首脑机关的专职秘书等。这一级别的秘书职责基本是参与政务和管理事务两个方面。他们不仅是组织和机构中领导的重要助手，同时也可以是领导中枢的成员。高级秘书的工作综合性强，对其知识能力要求全面，常被认为是单位的“内部总管”，这就需要他们具备很高的综合素质，要精通秘书业务，具有综合指挥、协调的才干和独当一面的管理能力。

（三）秘书的职业特征

与其他职业相比，秘书有着自己的特征：

1、服务的直接性。我们先从秘书的定义就可以看出，秘书服务的根本对象是领导者，所以秘书工作具有“近身”的特点，无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。江泽民同志在1990年全国党委秘书长座谈会上把秘书形象地称为领导人的“左右手”。书上说的更具体一些，体现在三个方面：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也直接向领导请示、汇报；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。

2、服务的稳定性。正因为上面说的“近身”关系，秘书与领导是朝夕相处的，所以就决定了这种服务关系的稳定性。我们先前就说了田家英自1948-1966年长达18年担任毛泽东的专职秘书，其实毛泽东身边主要有“五大秘书”。（田家英是1948年来到毛泽东身边担任日常秘书，深得毛泽东的信赖，毛泽东的存折、稿费、印章都交给他，他已经称得上是毛泽东的大管家了；还有一个党内外盛名的“百科全书式”的文秘工作者，他就是胡乔木，是毛泽东的政治秘书。他从1941年起担任毛泽东的秘书兼中共中央政治局秘书，一直到1966年文革爆发前，长达25个春秋，是中央重要的笔杆子，被毛泽东称为“靠乔木，有饭吃”、被邓小平赞誉为“中共中央第一支笔”；机要秘书叶子龙，从1935年起就来到毛泽东身边工作，那一年，他才19岁。从那时起一直到1962年，叶子龙一直在毛泽东身边工作，时间长达27年；不过，在毛泽东众多秘书当中，陈伯达是担任秘书时间最长的一个，前后共达31年。陈伯达成了毛泽东秘书后，毛泽东让他超脱于一般秘书事务，主要从事政治理论研究工作，所以也是毛泽东的政治秘书，但文革的时候成为林彪的“军师”，堕落为反革命集团的主犯之一，成为历史的罪人；毛泽东还有一位专门的生活秘书就是江青，照顾主席的生活起居，但她本质上是一个颇有野心，不安分的女人，超出了她应有的职权，步入了政坛，最终受到了人民的惩罚）。所以，只要自己不诓瓢，秘书工作一般是稳定的。

3、知识化（专业化）。现代社会用人单位对文秘人员的素质要求越来越高，强调文秘应掌握专业知识。像联合国秘书处是当今世界最庞大的秘书机构，共有职员16000多人，从秘书长到秘书处普通职员，分为D、P、G三等12级，D2-D1为司长级，分管秘书处各部门工作；P5-P1为 专业级，必须具有高等文化程度和专长；G5-G1为一般工作人员，从事秘书、文书、打字、翻译、总务等方面工作。

4、年轻化。这里书上也提到了，从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，中国估计也是这个年龄，等你们毕业走向秘书职业是最合适的年龄。

5、女性化。这从班上男女生的比例可以看出。据报道，2008年北京市主要报刊招聘广告中，招聘单位392家，有99％的普通秘书岗位提供给18—28岁之间的女性。在美国300多万秘书中，99％是女性，男性只有4.25万人。经过调查，德国女性最佳的职业选择是做秘书。世界首富比尔.盖次，在开始创业的时候，42岁的女秘书路宝为他帮了大忙，一直到现在还十分感谢她。实践证明，女性秘书有许多优势，一是语言能力强，有亲和力，擅长专于口头表达技巧，能用温和、欢乐的口吻，创造生动活泼的气氛，从而打动对方。二是心灵手巧，操作现代化办公设备比男性更加得心应手。三是社交能力强。女性普通性情温顺，感情丰富，在社交场合和工作协调中表现出较强的交往能力。目前，我国的秘书多为男性，以后女性在秘书中将占优势。

第二节 秘书的内容、特点和作用（1学时）

（一）秘书工作的内容 主要有以下11个方面：

1、文书档案工作（文书撰写、制作、处理和档案管理）

2、会务工作（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

3、调查研究（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

4、信息资料工作（收集、整理、提供、储存）

5、保密工作（机要保密）

6、信访工作（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

7、接待工作（来访接待、安排服务等）

8、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

9、督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

10、日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

11、其他领导临时交办的任务

概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。

秘书工作很琐碎、很繁杂，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、安排食宿等等，但都需要秘书人员一件一件地去办，一件一件去落实，这也足以说明秘书工作的重要性。特别是如今文秘专业的毕业生主要去向是各类中小企业，这些企业规模小，文秘的分工不可能太细，这就要求文秘是杂家、多面手，能将文秘工作、统计、人事档案管理等多种工作集于一身。所以有人说秘书工作是“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作的繁杂性和重要性。也正因为它如此重要，党和政府对秘书工作提出了一系列新的要求。

（二）秘书工作的要求

改革开放前，传统秘书工作的任务和职责主要是“三办”，即按照领导的意见办文、办会、办事。为了从根本上改变这种僵化模式，打破秘书工作的被动局面，1985年9月，中央召开全国秘书长、办公厅主任座谈会，针对性地提出了新时期秘书工作的指导思想和工作要求：

1、秘书工作“三服务”（书上P10）

（1）为直接领导服务；

（2）为相关的各级领导服务；

（3）为人民群众服务。

强调“三服务”，就是秘书工作要牢记党的宗旨，坚持为领导服务与为人民服务相结合的原则。

2、秘书工作应该实现“四个转变”

（1）从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；

（2）从单纯地传递信息转变为综合处理信息；

（3）从被动服务转变为主动服务：

（4）从凭老经验办事转变为科学化管理。

这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，既要做好事务性、程序性的服务工作，更要做好智能性、决策性的服务工作，而这也是发达国家秘书工作的特点。

3、秘书工作的“六个强调”（1）强调调查研究工作

（2）强调信息工作

（3）强调信访工作

（4）强调协调工作

（5）强调督察工作

（6）强调党务、政务服务工作

这六个强调是自1986年以后，近30年来对秘书工作提出来的新要求。比如信息工作，改革开放以前，为领导提供决策信息并非秘书部门的职责。而今天，秘书部门的信息工作已经成为向领导提供信息的主渠道，他们所提供的信息，及时全面、真实可靠，实用价值高，便于领导了解全面情况，及时处理问题，谋划重大觉得，在为领导工作服务中发挥越来越重要的参谋助手作用。又比如督察工作，在以往的秘书工作中，督察也没有列为专项职责。为适应新时期的需要，中央领导认为决策作出以后，关键在于落实，于是全国秘书部门普遍成立督察机构，把督察工作作为一项重要职责。

（三）秘书工作的性质与特点

1、辅助性。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，从旁帮助主导完成共同的目标。秘书人员可以向领导提出解决问题的意见和方法，但这些意见和方法只有经领导认可后，作为领导机构的决定、决议执行，而不是作为秘书部门的决定去执行。所以，秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助领导完成其规定的任务，实现其预定的目标。

2、综合性。在机关的内部机构中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都要由秘书机构承担。而且，秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广，大至大政方针的制定，小至车辆交通、接待来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综合性机构。

3、机密性。秘书要协助领导制定和贯彻各项方针政策，要经常接触机要和秘密，或者是个人的隐私，俗话说“知道得越多越危险”，因此，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德，一个合格的秘书首先要做到“嘴要严”，守口如瓶，严守秘密。

4、服务性。秘书工作的“三服务”要求秘书对上、中、下三个层面服好务，要力争使上下左右的所有人都满意。

（四）秘书工作的作用

1、助手作用。秘书是领导的助手，充当领导的“手足”和“耳目”，协助领导高效完成各种行政事务，是秘书工作的基础作用，是其他各项工作得以实现的前提。

2、参谋作用。我们之前就讲了秘书分为初级、中级和高级，如果你想让自己被领导赏识，爬的更快，必须学会为领导“当高参，设大谋”，就是出谋划策的人，就像三国中蜀国的军事诸葛亮一样。但又不能喧宾夺主，要在坚定执行领导决策、决定的前提下，积极主动地为领导出主意、想办法，当好领导的“智囊团”、“思想库”。

3、协调作用。在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，比如我们学校办公室就是一个上传下达的部门，既为校领导服务，又为广大师生员工服务，发挥着上下沟通、左右协调、内外联系的重要作用，领导进行管理的中介环节和中枢机构。

4、信息枢纽作用。信息是管理和决策的基础，秘书要向领导提供全面、及时、准确的信息，为领导的正确决策和管理提供参考资料，秘书要“眼观六路、耳听八方”，秘书机构是企事业单位的信息中心。

5、公共关系作用。人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个单位里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。所以，秘书工作作为门面和窗口，起着内求团结、外求发展的公共关系作用。

第三讲 秘书学的涵义、研究对象和方法（1学时）

在了解秘书的内涵和内容、作用后，接着还有一个重要概念要明确，那就是秘书学。

（一）秘书学的涵义和研究对象

1、秘书学涵义

关于秘书学的涵义与性质，确实如书上所说，众说不一，没有定论。就连我国当代秘书学科的重要开创者李欣老前辈也是这么说的。在1986年四川成都首届“全国秘书学与秘书工作学术研讨会”上他说：“什么是秘书学？这个定义很难下。我认为秘书学与秘书工作不可分，秘书学是研究秘书工作规律的学问”，关于研究秘书学的目的，他始终强调：“不是为研究而研究，是为了使秘书工作更好发挥效能，更好地为领导服务”。根据李老的理念，我们可以看出，不管秘书学属于哪种学科，人文学科也好，管理学科也罢，它都是与实践，与秘书工作紧密相连的。所以，书上从这一角度给了一个比较确切的定义，即秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。这与李老的观点是不谋而合的。

2、秘书学研究对象

从概念可以看出，秘书学研究的对象应该就是两大方面：一是秘书工作研究，二是秘书人员研究。

（二）秘书学发展的状况

秘书作为古老的职业门类，从诞生至今已有4000多年，在我国有着悠久的发展历史，但在我国形成一门系统的科学，还是近30年的事，改革开放至今已经30年，也可以说是党的改革开放政策促进了秘书学的形成。大家可以回顾一下，在20世纪80年代以前，秘书工作没有一本系统的教材，没有专门培养秘书的院校。那时，秘书工作是封闭的，重点是处理事务性工作，效率很低。培养秘书的方法是老秘书带新秘书，或在工作中摸索。一直到80年代初，中央召开了全国秘书长和办公厅主任会议，这次会议在我国秘书发展史上树立了新的里程碑，明确新的历史时期秘书工作的指导思想，从内容到形式都有许多创新，把秘书工作提高到新水平。在这之后，涌现出一批秘书学专著和秘书学带头人，全国有120多所高等院校开设了秘书专业，一批秘书工作学术团体相继成立，一批秘书工作杂志相继创刊，秘书科学研究十分活跃。这些都标志着秘书学的诞生。

所以，80年代是秘书学理论研究的热潮，主要标志：

1、秘书教育大发展。秘书专业载入高校史册。1980年初上海大学 文学院和天津南开大学分校率先开设了秘书学专业；1984年，秘书学作为文科类专业获得了国家教育部的认可。现在，全国有150多所高校开设秘书学专业，秘书学专业的设置，有利于秘书学理论的系统研究，有利于秘书人才的批量生产。近几十年培养了一大批优秀的秘书工作者，都得益于秘书教育的发展。

2、秘书刊物的出版发行。1983年，上海大学文学院首先创办了《秘书》杂志。此后1984年兰州大学创办了《秘书之友》，1985年中共中央办公厅秘书局创办了《秘书工作》，1992年档案出版社创办了《办公室业务》等，这都是秘书领域的权威杂志，是我们从事秘书工作的好帮手，建议大家在闲暇之余也多看看这些专业杂志。

3、秘书研究成果先后问世。1984-1985年，第一批秘书学专著问世。像我们先前提到的我国当代秘书学科的重要开创者李欣先生的《秘书工作》、四川张金安、常崇宜合著的《秘书学概论》等，都是秘书研究的一笔宝贵财富。

4、秘书工作组织成立。1984年，在上海召开了“高等院校秘书教学经验交流会”，会后成立了“中国高等院校秘书学学会”。之后，从中央到地方建立了各种学术团体、各种秘书协会。

5、秘书工作职业化。改革开放以前，我国实行计划经济体制和单一的公有制经济形式，那是的秘书一直与“官职”联系在一起，没有也不可能成为一种社会职业。改革开放以后，经济和社会组织多元化导致对秘书人才的需求量激增，促进了秘书人才市场的形成，推动了秘书人才走上了职业化道路。虽然我们目前对全国职业秘书的人数无法统计，但从全国注册的“两新组织”的数量，大致可以推算出至少有几千万人。秘书这个字眼在人才市场中频频出现，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。当秘书作为一种职业出现，其任职资格也有了明确的规范。于是，我国实行了秘书职业资格认证制度。国家劳动和社会保障部于1998年首次推进了“国家秘书职业资格鉴定考试”，截至目前，全国参加鉴定人员达50多万人，其中获得国家职业资格证书的达20多万人。秘书职业资格鉴定分为初、中、高三个等级。资格证书全国通用，在与我国有双边协定的国家也通用。考试时间一般为每年的6月和11月各一次。秘书专业大学专科毕业以上，可申报中级职业资格鉴定。

（三）秘书学研究方法

1、从实际出发，由经验上升为理论的方法。这其实就是研究方法行业术语里面的经验分析法，因为秘书学的理论来源于实践，实际工作是创立秘书学理论的源泉，一大批广大秘书工作实践者，他们多年总结的工作经验，为秘书理论宝库提供了一大批极为宝贵的研究成果，像李欣、傅西路、王千弓、候磊等就是其中的代表人物。在发展社会主义市场经济的形势下，秘书工作的信息量增大了，领导决策的科学化程度提高了，秘书办事的效率更快了，这都要求坚持理论联系实际的研究原则。

2、运用其他学科的先进方法研究秘书学。因为秘书学是一门综合性很强的学科，它与管理学、文书学、档案学、信息学、公共关系学等学科都有着千丝万缕的联系，而同时秘书学发展近30余年，因而可以取他人之长，汲取这些交叉学科中的优秀成果为我所用。比如可以用管理学的知识来组织会议，用计算机学的知识实现办公系统自动化等等。

3、有经验的秘书人员与理论研究人员相结合。这其实与第一点从实际出发是相辅相成的，理论研究人员是谁呢？就是指高校的秘书专业教师，他们通过研究课题、著书立说、成立协会等，开辟了秘书理论研究的道路，而这些理论正是从事秘书工作的人员所缺少的，所以可以将秘书人员实践工作者的工作经验和理论工作者的理论研究二者紧密相连，比如可以通过对大量的、具体的秘书活动事例进行比较、分析、综合和归纳，从中抽象出秘书活动的一般规律等，使秘书理论研究走上学科化道路。

第四讲 我国秘书工作的发展趋势（1学时）

随着我国社会主义市场经济体制的进一步完善，加入WTO后社会经济发展的快速变化，加之飞速发展的互联网技术等等，这些都会使整个社会人的思想观念发生明显深刻的变化，作为辅助决策管理的秘书工作，其工作的特点和方式必将随之发生变化，随之而来对秘书人才也提出了新的时代要求。最近几年，对秘书职位选拔门槛逐渐升高，例如在FESCO（北京外企服务集团）秘书职位的招聘、推荐过程中，曾经出现一公司老板秘书职位100比１的“精挑细选”现象。所以，怎么样才能从这么多秘书专业人才中脱颖而出，对于以后要从事这门职业的你们来说，了解我国秘书 工作的发展趋势是很有必要的。就比如我们在高考完填报志愿的时候，我们要对各专业以后的发展趋势、就业率等进行分析后定夺。对于我国秘书工作的发展趋势，书上从两个方面进行归纳总结，一个是从秘书工作智能的转变，主要有四个方面，1、支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案；

2、辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制；

3、处理信息，由单项发布、传达信息转变为双向沟通信息；

4、计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。另一个是秘书工作方式的转变，表现在。

1、服务对象、服务方式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务；

2、办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公；

3、会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展；

4、操作方式，由手工操作转变为电子操作。书上介绍的很详细，这里大家自己看书了解。

我这里也通过查找一些资料，总结了秘书工作几个发展趋势，供大家参考。

1、由“花瓶”秘书像职业化秘书发展。以往对秘书的要求主要体现在语言和形象上，特别是外资企业，对工作经验并没有太多的要求。但现代职业秘书则在工作经验、个人品行、文化素养乃至性格类型方面提出了更高的要求。除对秘书基本素质要求外，还需符合老板工作上的个性化要求。特别是私人助理，即“PA”，是职业秘书的发展趋势之一。私人助理更像“管家”、“代言人”，针对不同服务对象提供“个性化”的辅助职责，甚至在不同场合代表老板出场行事，是老板的替身。因此，现代企业的秘书一职正从“打杂”、“花瓶”向职业化秘书转变。

2、由事务型向智能型发展。这是因为由于办公室自动化程度的提高，许多事务工作，如文件处理、校对、报表、档案处理普遍由手工操作开始慢慢转向使用电脑，所以越来越多的秘书人员走向高级秘书阶层，他们的主要工作是综合管理、安排曰程，或是辅助决策、充当某一专业工作的顾问，即成为“外脑”型人员。

3、由“硬”技能向“软”素质发展。过去人们对秘书的要求，就是看会不会打字，或者会不会英语这些技能知识性的东西，而将来则会更重视协调沟通能力、团队精神、责任感、忠诚度这些非智力因素方面的东西。秘书在保持自己良好的人际关系的基础上，秘书的最大作用是帮助上司处 理一些因误会等原因在交流沟通中生产的隔核，因为用电脑是处理不了这些人际隔核的。所以，现代秘书的能力已经从“硬性”的专业要求向“软性”的素质化迈进。

4、由通用型向行业型发展。过去的秘书工作往往只局限秘书工作本身，不去了解行业或专业方面的动态和最新进展，以为那只是职能部门的事情，而现在对秘书知识结构的要求，更趋向于专业化、职业化。比如在企业，领导人不仅要求秘书熟悉公司的市场经营活动，而且还要有敏锐的市场洞察力。所以，现在的高新技术企业，比如IT、通讯、机械、电子、微电子等行业，就越来越多地要求秘书在工作中可利用自身所学的行业相关专业知识，解决一些遇到的具体问题，并更好地了解公司的产品和商务解决方案。其实从秘书是领导的助手和参谋这个高度来看，这要求是很正常的。因为如果你不懂公司的业务，不了解公司所在行业或专业的具体情况，你就不可能是名副其实的参谋或助手。

随着秘书工作的范围越来越宽，在秘书部门内部也开始出现分工协作的趋势，那么，秘书到底是个多面手比较好，还是做一个有一技之长的“专家”比较好，现在存在许多不同的观点，当然，如果能合二为一，那是企业求之不得的，但社会要求秘书不断完善和充实自己则是一致的。

五、思考练习

1、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？

2、秘书工作主要包括哪些内容？特点是什么？

3、什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？

4、秘书怎样才能适应现代社会的变革？

第二篇：秘书学概论复习资料

秘书学概论

1、秘书的涵义

（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣（3）行政职位

（4）社会职业，属于第三产业（限服务性行业）

秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

秘书服务的根本对象是领导者。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。

秘书活动的根本性质是辅助性。

2、秘书的职业特征

（1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关

（2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”

（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层

（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维

3、秘书工作的内容

（1）文书撰写：上司口述或会议记录、（2）文书制作：打字、编排、装订等（3)文书处理：收发、办理、、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定（5）会议组织：准备、记录、、善后等（6)调查研究：计划、分析、研究等（7）信息资料工作：收集、整理、储存（8）信访工作：群众来信来访

（9）接待工作：接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、人际关系等（11）督察工作：实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、（13）日常事务：联络、值班、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费（15）其他临时交办事项

4、秘书工作的要求（1）“四个转变”：

A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策

B、由单纯传递信息转为综合处理信息 C、由被动服务转变为主动服务

D、由凭老经验办事转变为科学化管理（2）“六个强调” A、强调调查研究工作 B、强调信息工作 C、强调信访工作 D、强调协调工作 E、强调督察工作

F、强调党务、政务服务工作

5、秘书的工作性质与特点

（1）辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。（2）综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。（3）机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德（4）服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性 中央提出秘书工作要做到“三个服务”：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。

6、秘书工作的作用（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用

8、秘书工作职能的转变

（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

（2辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息

（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划

9、我国秘书工作方式的转变

（1）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为为上司服务，又为社会服务

（2）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公

（3）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展 会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作

（4）操作方式，由手工操作转变为电子操作

10、古代的秘书工作制度（1）三省制

（2）贴黄制、引黄制（3）条旨制（4）催办制度：（5）文书制度：

（6一文一事制、文书立卷制、限期承办制

11、秘书工作展现新局面的主要表现（1）秘书工作的正常化、制度化（2）文书工作、档案工作的加强（3）大兴情况调查、注重政策研究（4）信访工作发挥重大作用

（5）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究

（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理

12、外国秘书工作的特点和趋势（1）特点

A、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化 B、秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，辅助功能强，工作适应面广（2）趋势A、由事务性转化为智能型 B、秘书工作日益专业化

C、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化

13、秘书工作机构的设置原则

（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）

这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的

14、秘书工作机构的性质（1）机密性：秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作（2）辅助性：秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手（3）综合性：书部门相对于其他职能部门而言，其工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性（4）服务性（本质特征）：秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务 这是由秘书工作机构的能决定的

15、秘书工作机构的职能（1）助手职能：（2）参谋职能（3）枢纽职能（4）协调职能：具体表现见书（5）保密职能：（6）公关职能：

16、秘书工作机构的工作原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序（5）准确细致，切实无误（6）迅速果断，讲求实效（7）忠于职守，安于职分（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力

18、秘书的知识结构（基础知识、专业知识、行业知识、相关知识）

（1）秘书的能力要求：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力

（2）使用先进办公器械的能力：诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员若有使用能力，可备工作的不时之需（3）预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会

19、秘书的思想作风（思想修养和工作作风）全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，踏实细致、一丝不苟，敏捷干练、讲究实效，富于创造、勇于开拓 20、秘书的职业道德（1）忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋 跟从领导，（3）兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨（4）谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，（5）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公（6）恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用（7）实事求是，勇于创新 实事求是（8）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质（9）钻研业务，掌握秘书工作各项技能

21、秘书的性格 开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制

22、秘书的心理素质

（1）意志的调节和控制—坚毅（2）性格的调节和控制—随和 A、豁达开朗 B、意志坚强 C、敏捷应变 D、幽默风趣 E、友爱合作

（3）兴趣的调节和控制—应变（4）情感的调节和控制—平衡

（二）心理调适的有效方法（1）博览群书，开阔胸襟

（2）培养广泛兴趣，丰富业余生活（3）善于反省，自我调适（4）倾诉、宣泄、调节情绪

27、秘书与主管上司的关系

（一）秘书与上司关系的特征（1）工作上的主从性

（2）知识、能力、体力、思维补充性（3）人际关系的首属性（4）人格上的平等性

（二）秘书与上司关系的处理原则（1）主动配合、适应（2）服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间的团结

28、秘书处理与一般同事关系的原则和要求

真诚地关心别人、同等友好、维护团结

29、秘书与其他业缘关系：

（1）处理原则和要求：广结良缘，区分主次，一视同仁、以礼相待，发挥微笑的魅力，记住别人的姓名

（2）发挥微笑的魅力：对于初次交往的人来说，秘书的真诚微笑能给对方以美好的印象，继而辅之以文雅得体的举止言谈。有些企业主管表示：宁可聘用善于微笑、善于交际的中专生做职员，也不愿要孤芳自赏、冷若冰霜的大学生（3）记住别人的姓名：姓名，对于每个人都是最重视、最美好的字眼。对于重要的交往对象，初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务（至少是姓氏），再次见面或通电话时就能以适当的称呼问候对方，会给对方以受尊重的满足，这是人际关系走向成功的第一步

30、秘书日常工作

（1）办公室管理、邮件及电话等通讯工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、为上司订约事宜等办公室管理的作用：办公室是指挥部、工作室、“窗口”（2）办公室管理的内容与要求：整洁，安静，光线、空气与湿度，色调与美化,设备与用品

31、办公室布局特点： ①没有私人空间，工作空间可以通过移动物品来分割

②以信息流和工作运转路线所形成的不统一的款式来安排

③工作人员和管理人员同处一地办公（2）封闭式办公室指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构。每个房间给一个人或几个人使用，带有办公桌等相应设备 优点

A、比较安全

B、可以保证工作的秘密性

C、易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业工作 D、保护私人空间 缺点

A、建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多

B、难以沟通，员工被分开，易于感到孤独

33、邮件收进

（1）程序和要求：分类、拆封、登记、分送、阅办

（2）邮件发出：内容校核，信封、封皮查对，邮件寄发

（3）现代通讯事务：传真、电传、电脑网络通讯

34、接待的类型：上级检查；会议接待；外宾接待；随机接待

（1）方式：迎送式；引见式；参与式；陪同式；完全式

（2）原则与要求：文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律

（3）接待的程序 ①接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、日程安排和经费开支的基础。一般分为高规格、对等和低规格接待 ②人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。应列出相应表格，包括：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等 ③接待经费列支：工作经费，如租借场地和印发资料等；劳务费，如讲课、演讲和加班费等；参观、游览、娱乐费等；宣传、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用等（4）接待规格：主要是从主陪人员角度而言 ①高规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好 ②对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当，最为常用 ③低规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待（5）如何确定接待规格 ①由上司决定，秘书仅提供参考意见 ②了解对方来宾最高身份 ③考虑与我方关系 ④以前接待过的来宾参照上次标准 ⑤突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道歉（6）接待经费： ①明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例 ②了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食忌讳 ③不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定 ④做好保密工作，注意内外有别（7）外宾接待 基本原则和要求：不卑不亢、依法办事、内外有别、了解各国交往的基本礼仪 基本程序：掌握外宾基本情况；确定接待规格；制定具体计划；培训接待人员；准备各种资料；礼貌迎接、认真招待、热情送别335、日程安排 富有经验并已熟悉业务的秘书往往由上司授权安排上司的工作日程和订约事宜。

（一）日程安排的原则和要求（1）服从于组织的总目标和整体目标（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示、督促（5）酌留弹性、劳逸结合

（二）订约事宜：指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点（1）事先征求上司意见（2）再次确定，及时提醒（3）善用台历和备忘录

（三）差旅事宜：指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜，主要有：做好准备工作；旅途服务；随时联络。

36、督查（1）督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。领导的工作作风应该是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在这方面，秘书也应该是领导的直接助手。督查，又称督办和查办（2）督察工作的作用 ①督查对领导的作用 督察工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段； 督查是促进领导决策正确、科学的必要环节； 督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段②督查对秘书的作用 督查是秘书的一项重要职责；督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面（3）督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效（4）督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档

37、保密

（1）保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密

（2）保密的意义和作用在于：关系到国家的安危，关系到经济、科技、文化教育等事业的发展，关系到领导工作的成败，关系到社会的安定团结

（3）保密工作的内容：文件保密；会议保密；通讯保密；电脑保密；涉外保

议题的产生通常是两种情况：一种是领导根据需要指定的，另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再由领导审定（4）会议成本预算 ①一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费②另一部分称为“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值（5）与会者报到与签到方法

一是秘书点名。于小型会议和工作例会 ①会议时间、地点、人员相对稳定 ②议题相对集中、具体

45、催办的形式

发文催办、电话催办、派员催办

46、修饰避人的原则

在对自己的仪容进行整理、修饰时，务必要自觉回避其他人，不要让他人旁观自己对仪容所进行的整理与修饰

47、选择服饰的基本原则 ①TPO原则：T（time，时间），P（place，密

（4）保密的工作方针：积极防范；突出重点；既确保国家秘密，又便利各项工作

38、印信工作

（1）印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围

（2）公章是机关、单位职责权利的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用

（3）公章的种类：单位印章；套印章；钢印；领导人签名章；其他印章（如会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章等）

39、值班工作、突发事件处理

（1）处理突发事件的基本过程：有思想和心理准备、做好通讯准备、问清详细情况、采取应急措施、及时向领导、上司和上级汇报、指示；根据领导指示及时处理

（2）值班制度：交接班制度，请假制度，安全、保密制度

41、提供信息应注意

（1）适事：指提供信息应有针对性、适用性

（2）适时：领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间（3）适度

①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本单位的信息，也要提供外单位、外省市甚至国外的信息，以供领导和上司全面考察，取得正确结论 ②另一方面指信息要适量，过分少了，不能解决问题；过多了，会使上司领导

二是本人签到。适于邀请性会议 三是凭证件报到。适合大中型会议 四是电子签到。用于人多的大中型会议（6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是活动中最重要、最尊贵的位置。（7）会场布置方式

①相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。

②全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。

③半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，突出主席台的地位

④分散式：将会场分为若干个中心，提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。（8）会议记录

组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等

会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。

方法：摘要记录、详细记录

（9）会议纪要与会议记录的区别： 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事

会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，（10）会务要点

①由于第一个特点，秘书对工作会议可以从容地、有计划地安排。

②由于第二个特点，秘书应将精力多放在准备每一次会议的议题上

③讨论议题、解决问题需要足够的信息与资料

地点），O（object，目的）②因人而异原则

③整体性和整洁性原则

43、会议

（1）三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议

（2）分类 ①按内容、性质，代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等

②按会议的形式，小组会、座谈会、报告会等

③按与会人员的成分，党委会、董事会、记者招待会等

④按照人数、规模，大型会议、中型会议、小型会议

⑤按照会议召开的规律或日期，定期例会、临时性会议

（3）六要素：与会者（应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间、地点

42、调查研究的作用

（1）收集原始信息，以支持领导决策（2）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据

（3）解决常规各种问题，处理突发事件的必要手段

（4）提高秘书人员自身素质的重要途径

第三篇：秘书学概论复习资料

秘书学概论复习资料

第一章：秘书学概述

现代秘书发端于清代的幕学，作为一门独立的学科产生于20世纪80年代初期。经过30年的发展，秘书学明确了自身的学科性质和研究对象，初步形成了学科体系，具备了比较明确的研究领域，但学科地位还待进一步提高。秘书学与多门学科存在相关性，而且学习和研究秘书学必须注重理论和实际相结合。幕学

核心：刑钱之学

本质：佐治之术

秘书人的标志性工作：文书工作，档案管理

秘书学的发展状况主要特征

建立了秘书学科，但未发展为常规学科 关注基础理论，但没有获得实质性突破

成立研究组织，但影响不够广泛，活动不够正常

创立了秘书学学科体系，提出秘书学分支学科，但学科体系还有待进一步完善，分支学科优待进一步规范

有了自己的专业期刊，但期刊档次不高

秘书工作是秘书学研究对象

秘书学的研究就是要通过对秘书工作的诚如研究，发现隐藏的本质规律，为人们从事秘书工作提供科学的理论指导。秘书工作的构成要素（秘书人员，秘书工作方法，秘书工作的内容，秘书工作的对象和环境）

秘书学的学科定义就是对秘书学科性质的阐释。秘书学的研究方法

（一）理论联系实际 1，理论来源实际 2，理论应用于实际

3，理论与实际之间需要构筑顺畅的通道

（二）重视经验性研究

秘书学创立缘于对秘书工作的经验总结，没有对现代秘书工作的经验性研究，便没有秘书学额

经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性，密切了于实践的关系，增强了学科对现实工作的指导性

秘书学的经验性研究渗透性着理论的成分，经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材，又在很大程度上证明了秘书学里理论的价值。第二章

秘书和秘书角色

你眼中的秘书

工作要求：察言观色，基础知识，专业知识，素养素质

秘书本身：上司的助手，为上司出谋划策。国际职业秘书协会所下的定义：具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手

秘书的定义：

狭义：掌握文书并直接辅助领导者全面处理事物的专门人员 广义：在领导身边或中枢机构工作并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务

秘书的职业定义：

从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事物，为决策及实施提供和服务的人员

秘书的分类

二分法：公务秘书和私人秘书 公务秘书：在国家机关、国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。由组织人事部门考察选用，由国家支付薪酬。

私人秘书：就是私人企业、外资企业、民办社团以及其他雇主那里承担秘书工作的雇佣人员

横向分类___根据秘书工作内容或者从事行业为标准的分类 秘书工作的业务分工（行政秘书）秘书工作的行业特征（商务秘书）

纵向分类：按照秘书业务水平为标准的分类

秘书角色

定义：是一种具体的角色，是由秘书在社会中的活动内容方式决定的，要白兔社会的依附性，应该更加重视自己的后成地位（复杂性、多样性、开放性）社会公众对秘书角色的认知偏差

秘书是花瓶

秘书是“二首长”

秘书是领导的家奴 秘书角色的定位（领导的助手）秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中

助手是秘书职业产生的根本原因 助手是配角的具体内涵

助手与参谋之间并不存在对立关系

助手角色的重要性

1，是参谋不是二首长 2，是事物处理者不是家奴

3，是“公关”者不是“交际花”“花瓶” 4，是文书处理者不是“作家”“秀才”

秘书角色的把握？

具备明确的秘书意识

协调好秘书角色冲突或者角色矛盾 根据角色规范合理调适角色，避免角色失当（角色越位、角色失责）

第三章

秘书机构

秘书机构

是各党政机关、企事业单位、社会团体等组织的有效组成部分 是各级各类领导机关综合性办事机构和参赞性机构 是为行政组织。行政领导服务的，是行政组织的一部分

秘书机构的组织形式

因人设置（综理制）

因事设置（分理制）

混合设置

秘书机构的设置原则

适应性原则 精简高效原则 秘书机构人员要精干 要减少秘书机构的内部层次，内部机构要科学，保证秘书机构规范有效 3 分工合理，重视秘书机构的群体优化

秘书机构的性质（机密性）

（一）综合辅助性（是秘书机构的本质属性）辅助决策中的综合性 2 管理职能的综合协调

（二）系统中介性 系统中介的兼顾性 2 系统中介的沟通性 3 系统中介的协调性

（三）组织关系的相对封闭性 上下级秘书机构之间具有业务指导关系 2 横向秘书机构之间的互相交流关系

秘书机构的管理（p47~52）

第四章

秘书的职业素养

定义：秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和，秘书的职业素养是从事秘书活动的基本条件

所谓职业道德，是同人们的职业活动紧密联系的职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。

秘书的基本职业道德规范是：忠诚领导 秘书的职业道德 忠诚守信 甘居幕后 洁廉自律 谦和谨慎

一位称职的秘书：须具有基本的配角意识和具有和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向

秘书的知识结构

（一）基础知识 科学文化基础知识 哲学和政治经济基础知识

（二）专业知识 秘书专业知识 2 行业业务知识

（三）相关知识 法律类知识 2 管理类知识 3 心理学知识

秘书能力结构

（一）基本能力

观察力

思维力

记忆力

注意力

想象力

记忆力:记忆力是知识、保持、在认识和重现客观事物所反映的内容和经验能力。良好的记忆能力是秘书从业人员的必备能力之一。秘书部门是信息的枢纽站、集散地。信息的收集、储存、加工、输出、反馈等处理过程，都需要秘书具有良好的记忆力，以确保信息的保真度和传递的有效性。如果没有良好的记忆能力，就会产生信息沟通障碍，也可能错失良机

（二）职业能力

秘书的职业能力是指从事秘书工作所具备的职业能力，它是秘书能力结构中的核心部分。秘书具有辅助决策、沟通协调、处理事务的基本职能。需要完成办文、办会、办事的基本工作内容。1 表达能力 2 办事能力 3 信息处理能力 4 人际交往能力 5 管理能力

人际交往能力：妥善处理与组织内外相关人员关系的能力，包括周围坏境建立广泛联系以及正确处理上下左右关系的能力。秘书工作需要和不同的人打交道。秘书在上传下达、协调关系、迎送接待等。因此，学会处理人际关系，提高社交能力，是秘书人员必备的能力要求

（三）操作能力 现代化办公设备的操作能力 2 书法和快速记录技术 3 计算机和网络技术 4 文案处理技能

秘书的个性心理

秘书的性格：稳健、乐观、内敛、豁达、幽默 秘书常见的心理障碍：压抑 依赖

厌倦

秘书心理障碍的调适 正确认识秘书职业，培养职业兴趣 提高自我心理调节能力，完善自己的心理品质。3 掌握人际关系方法，建立良好的人际关系环境 4 寻求适合的途径，消除心理压力

第五章 秘书工作的内容和特征

秘书工作是秘书学研究的主要内容。秘书工作内容比较广泛，不同时期不同性质的组织，秘书工作的侧重点不同。秘书工作的本质属性和基本特征是既有联系又有区别的两个问题 秘书工作的内容

秘书工作是为了完成辅助领导实施有效的决策和管理而在一定范围内的劳动 主要内容：文书撰拟

文书处理

信息工作

协调工作

会务工作

接待和信访工作

档案管理

办公室日常管理工作

随从工作

交办工作 文书处理

文书处理指的是对文书的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联。衔接有序的工作。关于文书处理工作的归属问题，《党政机关公文处理工作条例）（中办发（2012）14号，2012年4月）第六条、第七条明确规定，“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组识领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理作”、“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”可见文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的，且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作 会务工作

会务工作就是各种会议的筹备、组织和服务工作。会务工作作为秘书工作的基本 内容，与文书工作一样有极高的认可度。会议具备了决策、沟通、协调、传播多种功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是领导活动基本的方式。任何形式和规模的会议，都需要相应的会议组织工作，如会议计划的拟订、会议文书的制作、会议场所的布置、会间活动的安排与协调，以及会后的收尾工作，同时，需要说明的是，会务工作还涵盖了各种仪典的组织工作，如开幕仪式、签字仅式以及会见与会谈的安排等。会议的筹备、组织和服务工作通常由格书人员和秘书部门承担，大型会议或者涉及多个单位的会议则通常成立专门的会议机构，秘书人员也会参与其中、因此，我们认为秘书承担会务工作体现了其辅助管理的基本职能。

秘书工作的本质属性（辅助性）秘书工作属性对辅助性的限制原因

首先，秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征，这是最且标些性的总书记工作涉及领导工作的方万面面。

其次，秘书工作的输助具有直接性。起书工作的输助是一种直接的辅助，秘书工作直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。再次，秘书工作的辅助具有非独立性。秘书工作是伴随着集团统治和领导群的出现而产的。它的使命要求它始终从属于、服务于统治着和领导者。

秘书的辅助具有综合性、直接性和非独立性的特征，在这些特种中，综合性特征是最典型、最本质的。

秘书工作的特征

一 被动性与主动性的对立统一 二 事务性与思想性的对立统一 三 常规性与随机性的对立统一 四 保密性与随机性的对立统一 五 综合性与专业性的对立统一 常规性与随机性的对立统一：体现了秘书工作方式和节奏方面的基本特征。常规性指的是秘书工作中存在着大量的经常出现、反复进行的工作，这些活动往往事先有预见、有计划的，活动内容常常有规可循的，秘书人员只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作正常运转。较典型的如文书处理活动，文书的收发、审核、登记、传阅、拟办、复核等各个环节的工作大多属于常规性的秘书工作，因此我们认为秘书工作有常规性的特征。

所谓随机性，是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书随机处理的活动，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料等等。

第六章 秘书工作的基本规律和发展趋势

规律是在物之间内在的本质联系秘书工作作为一种客观存在的社会现

象，工作在运行中有着本质的、固有的联系。“双线”规律、辅助领导工作律、跟踪辅助领导活动说是比较有代表性的规律总结，其中辅助领导工作律的表述更为清晰严密。目前，秘书工作正向职业化、现代化、智能化、规范化、国际化的趋势发展。

“双线”规律：发掘最基本矛盾辅助领导工作律：科学的结晶跟踪辅助领导活动说：基本规律

第七章 秘书的基本职能

秘书职能是秘书职业活动的任务、职责、作用和效能的统称。各种教材对秘书职能的认定各不相同。我们认为秘书的基本职能应该是辅助决策、参谋咨询、沟通协调、处理事务。四大职能各有侧重，但是相互联系、相互渗透，共同构成秘书职能的基本内涵。

辅助决策： 所谓辅助决策就是在决策的全过程中，在知识（包括理论），能力（包括技术），经验和经历等方面予决策主体全面的补充以提高决策的科学性和时效性。

辅助决策的职能基础 秘书辅助决策的职能是领导工作的需要 2 秘书综合性地位能为领导提供有效的依据 3 秘书的中枢性特征能为辅助决策提供便利条件 辅助决策的过程和内容

决策准备阶段的秘书工作：确定目标、拟定法案指导领导决策前的整个过程 决策确定阶段的秘书工作：协助领导对决策方案进行判断和选择，做出决策的过程

决策实施阶段的秘书工作：协调者 秘书辅助决策的特点： 辅助的全过程性 辅助的经常性 辅助的协调性 参谋咨询

特点：从属性 随机性 权变形 秘书参谋咨询职能的体现 1 辅助决策中参谋咨询 2 信息工作中的参谋咨询 3 文书工作中参谋咨询 4 协调和查办中参谋咨询 5 事务性工作中参谋咨询

秘书发挥参谋咨询职能中的注意问题

（一）强化参谋意识，主动参谋咨询。意识决定行为，秘书如果没有参谋意识自然就不会有参谋行为。对秘书而言，谦虚谨慎是工作本色，但并不是事事谨小慎微，处处墨守成规。尤其在参谋服务上，更要敢为人先，勇于参谋，主动参谋，在参谋过程中不夹个人好恶，不过多考虑成败得失，以良好的心态进谏、进言。

（二）摆正位置，谋而不断。秘书人员始终都处于辅助的位置，做到既参谋，又不越位。秘书部门的参谋作用是为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是指秘书人员单纯地为领导“出谋划策”。秘书人员在参谋咨询的过程中只有发言权而无表决权，更无决定权。“谋而不断”是秘书参谋活动的根本准则。

（三）讲究参谋咨询的方法和艺术。参谋咨询的方法和艺术常常能决定参谋咨询成败。秘书人员要努力提高自身的素质，适时、适地、适度地实现参谋咨询的职能注意因人而异，因势利导，选择恰当的时机与领导交流。要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故让领导心情舒畅地接受建议和意见。

沟通协调

特点;综合性 疏导性 随机性 沟通协调的技巧 善于运用感情调控 2 把握好语言技巧 3 善于抓住时机

处理事务

特征：广泛性 随机性 围核性

秘书处理事务的类型 日常程序性事务 2 随机偶发生性事务 3 领导交办性事务 4 部门不管事务

第八章 秘书工作方法

秘书的工作方法，指的是表书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段。科学会理的方法有利提高工作效率，优化效果。秘书的工作方法应该遵循规范性、适应性、灵活性的原则。常见的秘书工作的方法有挡驾过滤、参谋进谏、请示报告、沟通协调，时间管理法等。

秘书的工作法指的是秘书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段，秘书工作的方法是与秘书的目标、任务和职能紧密联系在一起的。

秘书确定工作方法的原则

规范性原则

适应性原则

灵活性原则

秘书工作方法的获得 在实践中总结经验形成方法 掌握秘书工作方法需要与理论与实践相结合 3 秘书的工作方法要不断创新中提高效率

秘书工作方法举要

（一）挡驾过滤的方法 1 文件资料的过滤 2 来访的挡驾

在秘书的日常接待工作中，为领导挡驾是非常重要的工作内容之一，合理挡驾可以保证领导能拥有一个良好的办公环境，集中精力静下心来考虑一些大事要事，秘书可能每天都会遇到无约到访的人，这些无约到访的人不管出自什么目的都会影响和干扰领导的工作节奏。因此，秘书必须根据具体情况，权衡利弊，采取必要的挡驾的方法。

秘书挡驾的范围主要有；1.身份不明者和无关人员。对于无约来访且急找额导者 秘书不能不假思索地直接引见，而应模清情况，做到该见则引见，不该见则不引见，进行合理挡驾。

2.产品推销、事务纠纷，消费投诉之类的来访者。对于产品推销人员，秘书人员应根据本单位的具体情况，或直接谢绝，或引导他们去相关的部门。对于事务纠纷或消费投诉之类的来访者，秘书更不能将矛盾上交，直接请出领导人。3.涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，在引见给领导之前，事先都必须征得领导同意。不得直接将来访者引入领导办公室。

（三）来电过滤

（四）领导公关事务活动的过滤

二 参谋进谏的方法 坦诚直言法 2 暗示法

暗示是指秘书不直白地表达自己的观点，而是用含蓄、间接的语言影响领导的心 理，使其对影书的本意能够心领神会。工作中，有时难免会遇到主观性很强、不大喜欢别人提不同意见的领导。也有时会遇到不能直言的特定场合。秘书要善于观察、曲线求进，采用暗示的方法点到即止，让领导心领神会。

（三）因势利导法

（四）引经据典法

三 请示报告的方法 合理选择请示报告的内容 2 灵活把握轻视和报告的时机 3 找准报告的对象

四 沟通协调的方法 文件协调法 2 回忆协调法 3 信息协调法 4 时间管理法

时间表控制法 ABC工作法 合理使用零碎时间法 统计时间法 ABC工作法：是指按工作轻重缓会排序，把要做的工作分为四类，既紧迫又重要且不需要花费太多时间的事情、紧迫但不重要的事情，紧迫但不重要的事情、既不重要又不紧迫的事情，秘书工作任务繁重，如果完全被动地按事情发生或者任务下达的时间先后次序，可能会顾此失位，而运用AIC工作法，能够抓住工作的关键，保证重点工作能及时完成，秘书事务性工作处理艺术 1 建立台帐法：使工作从杂乱无序中走向规范有序 追根溯源法：主要是用于领导交办的各类特殊事项处理 3 触类旁通法：举一反三，为领导提供受高层次的服务。个人日志法：作为一名秘书，每天必须处理大量的事务性工作，只有将有限的时间和精力集中处理重要事务，达到事半功倍的效果。综合处理法：将事务性工作按照轻重规急的原则进行排到，优免处理重要的急事。授权委托法

第四篇：《秘书学概论》论文

接待之道

我们知道——秘书职能，包括基本职能、日常事务职能、专项职能、特别授权职能、深层职能等，日常事务职能又包括办公用品管理、接待、安排领导活动、值班、通讯工作、印章管理、机要保密等。其中接待职能这一节课让我受益匪浅。因为在2010年12月份广州亚残运动会上我作为一名志愿者，我的工作是在白云机场接待贵宾，这节课正好让我能出色地完成这项任务。因此，在此我吸收方尤瑜老师课堂所讲的接待之道，结合自己的工作实践，跟大家分享我对于作为一名秘书要做好接待工作的心得体会。

接待宾客是秘书的一项重要日常工作。在市场经济快速发展的今天，各社会组织之间的联系日趋紧密，各部门之间的相互依赖性更强，日常的接来送往日益频繁，接待事务越来越繁重，其作用也越来越重要。接待工作的质量将直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工作做好。

我在机场做接待贵宾工作的时候，会遇到很多情况，比如说会遇到不同国籍的宾客；某位宾客飞机误点了；刚好接待这一天的贵宾人数突然增多了；贵宾突然不来了；贵宾不期而至等等，正如同秘书面对的宾客有的是内宾，有的是外宾；有的是上级安排的，有的是本单位邀请的，有的是对方主动联系的；有的是事先约定的，有的是不期而至的；有的是需要一个完整接待过程的，有的是只要一时半刻的；有的是为了一定目的而来的，有的只是顺路探访的；有的是一个团体，有的只是个人，如此种种，不一而足，而且在接待中也会出现种种情况，有的是预料之中的，有的是始料未及的，有的是临时变化的，有的是有意改变的，这都给秘书的接待工作造成难度，但只要做好准备工作，又有机动灵活的头脑，热情好客的态度，就能做好这项工作了。

在课堂上，方老师一再强调我们要树立严格的礼仪意识。她说：“接待工作，将使本社会组织的形象和接待者个体素养得到充分展示；是否讲究接待礼仪，直接关系着接待工作的质量和效果。为切实加强接待工作的管理，必须是每一位接待工作者树立严格的礼仪意识，并细致入微地付诸于接待工作实践。”因此，在这次亚残盛会里，我作为一名机场贵宾接待工作人员，我深深地认识到自己必须要做好这份接待工作，因为自己的行为代表的不仅仅是个人形象，更是我们展示亚运的形象，甚至是我们这座城市乃至中国的形象。这些对于每一个志愿者本身来说是一份光荣，但同时更是一份责任。

每一次完成一项机场接待任务，我都认为做好事前准备是很重要的。干任何事情都要事前做好准备，因为有备才能无患，秘书接待宾客也该如此。其中不管是接待事先约定的宾客，还是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，还是接待陌生的新客人；不管是接待团队，还是接待个人；不管是需要完整的接待过程的，还是只要一时半刻的，都要认真对待，充分准备。

我认为准备有物质准备和精神准备两方面——

第一、物质准备要根据具体情况而定。如果接待的是事先约定的，又是一个团队，那么准备的方面比较多。首先要弄清团队成员的基本情况，包括人数、姓名、年龄、性别、职务、基本观点、倾向、所谈问题、具体要求，有的还要准备好照片和简历，又是对团队主要负责人的基本情况更要了如指掌。在掌握基本情况的基础上，要拟订好接待方案，其中接待规格、活动内容、时间安排、陪同人员、食宿及交通工具安排，主谈人员以及所谈问题的主要观点及其主要对策，甚至欢迎词、讲话稿、接待场所、茶水饮料、赠送礼品等都要精心组织、细致安排，在征得上司同意的情况下要形成文字，或列出表格。对于团队的接待，尤其是级别较高团队的接待还需有关方面协助，因此要及早向上级汇报，请示上级意见，要与公安、交通、外事、新闻等部门联系，要求这些部门给予协助。比如有一次，我接待的是马来西亚的总理，就需要加强安全方面的准备工作，我及时向我们的经理汇报情况，请示上级意见，并与公安部门联系，得到了他们的协助，他们派出一定车辆跟随我们这位贵宾进入亚运村休息，让我们这次工作得到了贵宾的赞赏。

对于个人的接待虽然没有这么复杂，但如果是需要一个完整接待过程的，也要做好食宿、交通、活动等各项物质准备。

如果接待的只是临时宾客，不管其是事先约定的，还是突然而至的，不管是熟悉的，还是陌生的，在办公室或接待室都要备有坐椅、沙发以及烟茶饮料等。

第二、接待的精神准备则是接待意识和接待态度的必要准备。一个秘书担当接待任务必须有角色意识，必须明确自己是东道主，又是一个助手，既要为本单位、本部门及上司装点“门面”，又要为领导和宾客服务好，因此要尽心竭力，真诚热情，与人为善，友好相处，彬彬有礼，不卑不亢，有了这种精神准备，才能搞好接待工作。

以上仅是个人的心得体会，毕竟我还不是处于一个真正的秘书职务去执行任务。因为作为一名真正的秘书所遇到的状况会更多，更让自己意料不及，因此，为了能使自己将来成为一名出色的秘书，我要不断地锻炼，完善自己各方面的能力，灵活多变，热情有礼，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能办成事情，没有达到目的，也要让客人高兴而去，因此也要特别讲究语言艺术，要把话说得通情达理，又很得体，让人感到温暖，如在家里。

第五篇：秘书学概论复习题

秘书学概论复习题

一、单项选择题

1.秘书学研究的对象是（b）

A．秘书工作及其制度

B．秘书工作及其规律 C．秘书沿革及其机构

D．秘书机构及其人员

2．把秘书分为文字秘书、调研秘书、会务秘书、技术秘书的分类标准是（c）A．按行业分 B．按层次分 C．按工种（岗位）分

D．按“型”划分 3．秘书协调工作主要是（d）

A．技术问题的协调

B．财务预算的协调 C．经济计划的协调

D．无人专管事情的协调

4．秘书办事要求主动、及时、迅速，体现的是秘书工作的（c）

A．服务原则

B．求实原则 C．效率原则

D．管理原则 5．秘书工作的本质属性是（c）

A．主动性

B．被动性 C．辅助性

D．服务性 6．秘书面对繁杂的工作任务，应优先办理（c）A．最先发生的事

B．最先下达的任务 C．急事要事

D．重要但不紧迫的事

7．秘书的劳动能够创造价值，其成果往往具有（a）

A．潜隐性的特点

B．直接性的特点 C．公开性的特点

D．被动性的特点

8．秘书合理的知识结构应当是（c）

A．文字型人才

B．管理型人才 C．通才型人才

D．办事型人才 9．养士之风兴起，出现一批著名的私人秘书的时期始于（b）A．殷商时期

B．春秋战国 C．唐代

D．明清 10．文书成为传达政令的重要工具始于（b）

A．黄帝时期

B．夏代 C．春秋时期

D．秦汉 11．我国20世纪80年代初期诞生了（c）

A．幕僚学 B．文书学 C．秘书学 D．档案学

12．把秘书分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、军队秘书等等，其分类标准是（b）

A．按行业分 B．按工种分 C．按“型”划分 D．按层次分

13．秘书在工作中不越权不越位，这符合（a）

A．组织的权责分配规范 B．国家的法律规范

C．组织的运行规范 D．组织的纪律规范

14．秘书部门的基本功能是（d）

A．服务辅助领导 B．综合协调矛盾

C．参谋建议决策 D．办文、办事、办会

15． 秘书部门工作运转的特点是（）

A．被动性 B．潜隐性 C．交叉性 D．超前性

16．秘书部门的基本职能不包括（a）

A．决策管理 B．综合协调 C．信息管理 D．后勤保障

17．秘书工作不能独立存在、自成体系，这一客观现象体现了秘书工作（b）A．位置的政治性 B．地位的从属性

C．内容的综合性 D．方式的被动性

18．秘书为领导写讲话稿不署自己的姓名，体现了秘书工作（d）

A．范围的赋予性 B．方式的被动性

C．作用的辅助性 D．效果的潜隐性

19．我国秘书信息报送的原则是（b）

A．及时、全面、完整 B．准确、及时、对路

C.及时、准确、全面 D．准确、全面、对路

20．下列秘书事务中，属于对领导工作拓展延伸的是（c）

A．分办拟办 B．管理印章 C．督办查办 D．会务筹备

21．领导授权秘书代表领导去处理局部的矛盾，这是秘书工作方法中的（c）

A．代劳方法 B．铺垫方法 C．协调方法 D．督查方法

22．秘书在实施决策中发现问题、分析相关影响因素、提出对策建议，这种参谋方法属于（c）

A．补充完整法 B．诊断参谋法 C．拾遗补阙法 D．效果评估法

23．秘书遇到政策性问题应向（a）

A．主管领导请示 B．正职领导请示 C．上级机关请示 D．所有领导请示

24．在我国市场经济条件下，私有企业秘书与董事长的关系属于（a）

A．社会主义制度下的雇佣关系 B．封建性的人身依附关系

C．完全的雇佣关系 D．完全的人身依附关系

25．决策中信息反馈系统的任务是（d）

A．参谋咨询 B．促进决断 C．奖优罚劣 D．修正决策

26．秘书与对方有较大争执时，不要急于否定对方，应采取的正确交往方法是（c）

A．感情投资 B．求同存异 C．换位思考 D．善于自制

27．秘书工作通过“主辅配合”领导，能够（c）

A．弱化领导工作效能 B．减弱领导决策作用

C．强化领导工作效能 D．强化领导决策职权

28、决定秘书是一门交叉综合学科的主要因素是(d)

A.秘书学是新兴学科 B.秘书学是政治性很强的学科

C.秘书学是辩证性很强的学科 D.秘书工作内容的全方位性和广泛性

29、秘书产生的前提是出现了语言文字和(a)

A.领导工作 B.秘书机构C.秘书活动 D.秘书官职

/30、西周时期跟随在天子左右封国朝拜、递送国书的是(d)

A.左史 B.右史C.太史 D.御史

31、我国唐代中枢官制实行的是(a)

A.三省六部制 B.三公九卿制C.六部六科制 D.内阁制 /

32、近距离直接综合辅助领导决策与管理的工作人员是(b)

A.文书 B.秘书C.警卫 D.事务长 /

33、秘书部门的主要作用是事务助手和(a)

A.智谋助手 B.专项职能助手C.文书处理助手 D.监督执行助手 /

34、秘书部门的领导体制是(c)

A.上级领导管理 B.上级秘书部门管理

C.本级领导管理 D.本级领导与上级秘书部门双重管理 /

35、决策和管理的主体是(d)

A.组织环境 B.基层员工C.秘书 D.领导

36、保证领导决策能够贯彻落实的主要工作是(c)

A.信息工作 B.调研工作C.督促检查工作 D.综合协调工作 /

37、秘书参谋作用赖以存在的物质条件是(b)

A.参谋场 B.参谋方向C.参谋效能 D.参谋途径 /

38、秘书辅助领导制定决策，首先应(a)

A.集思广益，拟制方案 B.发现问题，确定目标

C.分析评估，优选方案 D.实施方案，反馈调节 /

39、现代秘书部门管理的核心要素是(a)

A.人事管理 B.资产管理C.信息管理 D.时间管理 /40、属于秘书协调工作的是(d)

A.人事问题 B.经济计划C.物资调配 D.公务安排 /

41、秘书调查研究工作首先应该(d)

A.选择调查对象 B.选定调查人员C.制定调研方案 D.确定调研目的

42、.秘书授权协调处理一般事务应(d)

A.加强请示报告 B.请领导亲自主持

C.对领导参谋提醒 D.积极主动，大胆负责

/

43、秘书做好会后落实催办工作属于秘书的(b)

A.前期铺垫工作 B.拓展延伸工作

C.补偿代劳工作 D.拾遗补缺工作

/

44、秘书与新闻媒介关系处理的不当行为是(a)

A.互惠互利，以利相待 B.友好热情，以礼相待

C.一视同仁，平等对待 D.事实求是，以诚相待 45．我国古代秘书萌芽时期约在（b）A.黄帝 时期

B.夏代

C.商代 D.周朝 46．我国最早的中枢秘书机构是（d）A.中书省 B.秘书省C.国子监 D.太史僚

47．秘书事务工作的“三办”是指（d）A.办文、办事、办信

B.办文、办事、办信息 C.办文、办事、办协调

D.办文、办事、办会 48．秘书同领导在角色地位上是（c）

A.同志关系 B.平行关系C.从属关系D.主仆关系 49．一般办公室主任的基本任务是（c）A.参与政务，掌管事务

B.参与政务，搞好服务 C.掌管事务，搞好服务

D.辅助决策，搞好服务 50．秘书口语表达能力的主要要求是（d）A.能言善辩 B.快速详尽C.长于概括D.准确得体 51．协调方法是秘书（b）A.基本领导方法 B.专项业务工作方法C.沟通变通方法 D.督促检查方法 52．我国最早的秘书人员是（a）A.巫和史B.秘书监C.尚书 D.中书监

53、“秘书”的涵义，有一个（c)的演变过程。

A.由人到物

B.由小到大

C.由物及人

D.由上到下

54、秘书学，从学科大类来说，属于(a)范畴。

A.社会科学

B.人文科学

C.管理科学

D.综合科学/

55、(b)，朝廷中出现了最早的秘书机构——太史寮。

A.东周B.商末周初

C.秦末汉初

D.隋末唐初

56、秘书机构的设置，必须遵循(b)、精简、高效的特点。

A.创新

B.适应

C.求实

D.综合 /

57、秘书工作的辅助性主要体现在地位的(c)与工作的被动性两个方面。

A.被领导性

B.中介性

C.从属性

D.隐秘性

58、智能结构即(d)和能力的综合反映。

A.智力

B.智商C.知力D.知识 /

59、协调工作的内容主要是(c)协调、关系协调和事务协调。

A.组织

B.领导

C.政策

D.法律 /60、秘书部门目标管理制度中的“三定’’是指(c)

①定编 ②定员 ③定管理体制 ④定岗 ⑤定责 ⑥定经费

A.②③④ B.①④⑥ C.②④⑤ D.③④⑤

61、秘书工作古已有之，源远流长。在我国，已有（b)的历史。

A.五千年

B.四千年

C.三千年

D.二千八百年 /62、秘书学的特定研究对象是（c)，它要研究秘书工作所特有的矛盾及其规律性。

A.秘书人员

B.秘书机构

C.秘书工作

D.秘书历史 /63、学士型名士型秘书群的涌现是在（c)

A.秦汉

B.魏晋南北朝

C.唐朝

D.宋代

/64、清朝后期，浙江绍兴一带为培养（d)(俗称师爷)的幕馆应时而生。

A.幕僚

B.政客

C.秘书

D.幕客

/65、在秘书机构内，一般来说，比较合理的年龄结构，应拉开档次，呈（d)结构。

A.平行

B.菱形

C.排比式

D.梯形式

二、填空题

1.秘书学具有政治性、综合性与应用性的特点。 2.最早的秘书人员称为“___史____”。

3.秘书部门是介于单位领导层和职能层之间的__中介层_____。 4.虽然机关、团体及企事业单位的秘书工作各有侧重，不尽一致，但就总体而言，秘书工作一般包括___十项____具体任务。

5.以个性特征与能力划分，秘书可分为_参谋______型秘书、秀才型秘书，公关型秘书和办事型秘书。

6.__情感_____是人的喜怒哀乐等心理状态。 7.智能结构即__知识和能力_____的综合反映。

8.人际关系一般具有三个特点：第一是个体性，第二是_____情感__性，第三是对应性。 9.___专项调查____，是指专门就某一项目、某一问题或某一事件进行的调查。

10.按__信息载体_____分，可分成语言信息与非语言信息。 11.公文撰拟，即公文写作，是公文办理的__基本环节_____。

12.在协调过程中，既要讲政策、讲原则，也要讲灵活、讲___感情____。 13.做好督查工作，一是有利于保证__决策_____顺利、有效的实施。

14.会议的作用，主要包括：__决策指挥_____作用、组织协调作用、动员教育作用和信息交流作用。

15.根据会议的进程，一般把会务工作分为会前准备工作、会间__调度_____和会后整理服务工作 三个阶段。

三、问答题

1、我国秘书学产生的时代背景如何？ P1

2、简述秘书学的研究对象，基本内容和学科性质。

秘书学的研究对象：秘书工作和秘书活动的特性与规律 研究内容和范围

（1）广义上：秘书学是一个由秘书学理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论体系。

（2）狭义上：秘书学就是上述广义秘书学中的秘书学基础理论，它是秘书学的基本理论框架体系，是广义秘书学的灵魂。理论秘书学的基本框架，包括秘书职业、秘书机构（秘书管理）、秘书职能、秘书职能环境等主要方面。学科性质：综合性、政治性、应用性

3、秘书的含义，类别和层次。

秘书定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

从组织内部分工看秘书的分类:P18 从其所在行业特征看秘书分分类：P19 从职业高低看秘书的分类：P20

4、秘书的职业特征是什么？

从属性、辅助性、服务性、被动性、全面性、机密性。

5、秘书职业的发展现状怎样？影响中国秘书职业化发展的因素有哪些？ P3

6、我国古代秘书的称谓有哪些？P16

7、秘书机构的设置必须遵守的原则有哪些？ P30-31规范化原则、科学化原则

8、秘书机构的设置类型有哪些？ P33-34

9、秘书工作机构的地位和性质是什么？

广义的秘书机构是指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门、特点：

（一）附属性

（二）综合性

（三）辅助性

10、秘书工作机构的组织模式是什么？ 组织形式：

（一）综理制

（二）分理制

11、为什么是要提高秘书机构的工作效率，首先要精简机构？P31 精简是党和国家在机构设置方面的根本原则。社会各类组织设置秘书机构必须遵循精简的原则。在人员编制上要保持人员的精干，定员、定编，裁减冗员，不滥社虚职和副职。在机构层级的划分上，要尽量简化层次。

12、秘书人员怎样进行自我管理？

13、秘书的精神素养包括哪些内容？如何提高秘书的精神素养？

14、秘书的知识结构由哪几部分构成？基础知识、专业知识和相关知识。

15、秘书的能力素养的具体内容是什么？P60

（一）情感品质

（二）意志品质

（三）性格品质

（四）秘书的气质 秘书应该具备哪些心理素质和性格特征？P63 工作负责、谦虚随和、冷静沉着、幽默开朗

16、秘书应具备的职业道德有哪些？P55-56

（一）忠于职守，服务领导

（二）埋头苦干，甘居幕后

（三）谦虚谨慎，办事公道

（四）遵纪守法，廉洁奉公

（五）诚实守信，严守秘密

17、秘书的基本职能有哪些？P38-39

（一）信息管理职能

（二）综合协调职能

（三）督促检查职能

（四）参谋辅助职能

（五）后勤保障职能

（六）“不管部”职能

18、为什么说参谋是秘书的深层职能？P49

19、督查工作要坚持的重要原则是什么？P47 一是实事求是。二是注重实效。三是归口管理。四是讲求方法和策略。20、秘书参谋的原则是什么？P51 1.明确角色定位，不失职不越权

2.明确参谋定位，谋而不断

3.立足规劝层面，谏而有度

四、名词解释

秘书

秘书机构

秘书职能

综理制

分理制

协调 沟通

秘书定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

秘书机构，又称秘书部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的综合性机构。

广义；指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门。狭义：指各级办公厅、办公室中专门辅助社会组织及其负责人办理秘书业务的部门。

秘书职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

综理制：综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。分理制：分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。