秘书学考试私密资料

第一篇：秘书学考试私密资料

梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者。张某反映，三年前他与某乡供销社签订了承包某供销门市点的合同，期限五年。前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更是难做，虽然苦心经营也没能改变窘迫局面。于是他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并教会农民们一些栽培技术，帮助农民发展生产。该乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的该乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。

王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可供选择：（1）将此事压下来，不向领导汇报。若以后有人问起，就推说忘记了。

（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。

（3）在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。

（4）直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。

问题：

（1）根据所学秘书学知识，对上述4种方式判断正误，并逐条说明理由。

（2）如果你是这位王秘书，你会采取什么做法？

分析

（1）第一种方式是错误的。秘书知情不报，封锁消息，违背了秘书工作“上传下达，下传上达”的职责和信访工作制度，是绝对不能允许的。

第二种方式也是错误的。秘书出于私心或私情，明知副经理与本案有关，按规定应回避，却丧失原则，明知故犯，违反《信仿条例》有关规定，应受到处罚。

第三种方式也是错误的。秘书四处讨好，处事圆滑，违背原则，最终结果是害人又害已。

第四种方式才是唯一正确的选择。秘书应坚持领导人亲自处理来信来访的制度，将信访中的重要问题向主要领导人汇报，并根据有关规定提出处理建议，供领导人选择，这才是秘书应坚持的正确原则。

（2）秘书应采取第四种做法，一定要按信访工作原则办事。由于该问题属于信访中的重要事项，应由领导人亲自处理，秘书必须将该事项向领导人进行汇报。秘书知情不报，或者回避问题等，都是不合理的。在向领导汇报的同时，应根据有关规定提出相应的处理建议，供领导人参考，起了辅助决策的作用。

1、人民来信、来访材料。

人民来信，是指人民群众写给各级党政机关的信件。它是建国后大量产生的新型文书，它不是私人文书。是由写信者个人署名或二个以上的人联名，收信者是机关或机关负责人。人民来信，主要反映群众的意见和要求。人民来信是通过邮局传递，来访材料是来访人亲自递交。

2、接访记录、信访摘记。

接待人民群众来访时，把来访人所谈的内容用文字真实客观地记录下来，就是接访记录。它是处理人民群众来访的重要文字材料和根据。接访记录可采用统一印制的记录纸，格式包括：来访人单位及姓名、来访时间、接谈人、记录内容、办理意见或方式等。

3、接谈介绍便信、信访转办便信。

接淡介绍便信是在接谈后介绍来访群众到下属领导机构接谈的转办便信。

接访转办便信是转出群众来信、来访材料时所使用的便信。一般用套红字头的机关信笺纸印有固定的格式，包括抬头、正文、落款及年月日等。

4、调查报告。

信访调查报告是对某一信访案件经过深入细致地调查研究后所写的书面报告。要求内容真实准确，文字简明朴实。一般由标题、正文、落款及年月日三个部分组成。

5、结案报告。

信访结案是案件办结后向立案查处的领导机构所写的书面报告。是在对立案查处的信访问题，在深入调查研究，弄清事实真相，有了正确处理结果的基础上写出的。结案报告通常包括办案的基本情况、调查事实的结果、正式处理意见和信访者意见四个部分。

6、信访摘报。

信访摘报是将来信来访摘要报告领导机构和有关单位时使用的文书。信访摘报的内容一般有三个方面：一是有一定代表性的来信来访；二是重要来信来访；三是有一定突出性的来信来访。

7、信访简报。

就是信访工作情况的简要报告，是一种汇报、交流情况、具有指导工作性质的书面材料。各级信访机构编印的“信访动态”、“信访情况反映”、“信访情况交流”、“信访简报”等，都属于信访简报。它虽属于信访工作报告一类文体，但不能代替正式文件向上级请示问题，也不能向下级发指示、作决定。信访简报的种类，按刊出的日期分，有定期的，也有不定期的；按内容分，有专题性的，也有综合性的；按阅读范围和机密程度分，有的只供领导参考，属内部机密文书，有的分发面比较广，有关人员都可以看。

8、立案信函。

立案信函是信访案件立案时转交下级机关办理的信函。其结构和一般书信大体相同，通常由四部分组成：

（１）标题。一般用“关于……的函”的样式，也有无标题的。

（２）受文机关。写法和书信一样，单占一行，顶格书写，后面加冒号。

（3）正文。要写明案件的内容，但如果要将来信、来访材料做为附件，则只写案由即可。接着要提出要求，要求办案单位核查，并将结果上报，有的还要限定时间。

（４）落款。注明发文单位名称(并加盖机关印章)和发文年月日。立案信函的发文序号，一般放在标题的左上方。

9、催办信函。

就是催促办案进度时发出的信函。主要是解决案件落实过程中出现的拖拉、扯皮、梗塞等问题。催办信函主要包括两种样式：一是便函、便条，催促对方办理；二是催办卡片，请对方填写办理情况后退回

10、信访请示。

信访请示是下级机关就某一信访问题主动请求上级机关（或负责人）审核批准，给予指示或作出答复时使用的文书。格式一般包括标题、抬头、正文、落款及年月日五个部分。

11、复信。

是人民来信、来访处理后，向来信来访者作出答复时使用的文书。

12、信访统计表。

信访统计表是对信访的数字资料加以合理叙述的形式，即对信访数字资料加以整理、分组和汇总后，按一定的指标秩序，在表格上表现出来。它是对信访工作进行综合分析的重要资料。

协助领导做好信访件办理工作，是秘书发挥助手作用、服务领导的一项重要工作，是党政机关一项必不可少的事务性工作。信访批示件，从广义上讲，是领导对信访问题、信访工作的批示，批示的对象主要包括：有关部门报送的信访信息、信访工作总结、汇报、通报，上级有关部门转办的信访件，直接来自群众的信件、电话及来访记录，等等。从狭义上讲，主要指对群众信访件的批示，包括对直接的来电来信来访和上级部门转办的信访件的批示。本文主要从狭义上来谈如何做好信访批示件的办理工作。

一、办理信访批示件的方法程序

办理工作主要可分为以下四个阶段：

（一）信访件呈送领导批示前的准备阶段。

1．接收登记。信访件接收的主要形式有：来电来访记录、来信签收、上级转办信访件的签收、网上信件查收等。接收时要做好信访件编号、来信人姓名、通讯地址或联系电话、反映事项等有关情况的登记工作。

2．内容摘要。指对信访件主要内容进行概括，形成简短的一小段话，以节省领导阅批信访件的时间，便于领导有针对性地作出批示。

3．建议批示内容。根据“属地管理、分级负责”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则，信访件的转办是有规律可遵循的，即可以就信件来源（行政归属地）及其反映内容，提出批转哪个单位办理的建议。

（二）领导批示的转办督办阶段。

4．转办。信访件及领导批示要及时交办具体承办单位或承办人。一般的信访批示件在1日内交办到位，紧急和重要的信访批示要当即交办。如果领导批示要求限时办结的，交办时要特别说明办理时限。

5．催办督办。信访批示件交办后，要及时或定期催办督办，并做好记录；对紧急和重要的信访批示，要随时检查办理进度，催促加快办理，推动批示落实。

（三）信访件办理结果的反馈阶段。

6．汇总办理结果。为确保信访件办理有始有终、领导批示得到切实落实，要按期对领导批示信访件的办理结果进行收集、汇总，一般可以按月进行，并报作出批示的领导审阅；重要的信访批示件办理结果要单独报领导阅示。

7．答复解释。秘书在处理信访批示时，会经常接到信访人的电话或直接来访问询，要根据有关规定，做好答复解释工作。

（四）信访批示件的整理分析阶段。

8．整理归档。按期对信访批示件及办理结果汇总情况进行整理，一般一月整理一次，年终进行归档。

9．分析统计。对一个阶段信访件所反映内容进行归纳统计，分析当前社会上反映强烈的矛盾、问题产生的原因，研究解决、消除这些矛盾、问题的对策，供领导决策和有关部门工作中参考。

二、办理信访批示件应注意的问题

（一）摆正位置。秘书办理信访批示件，从工作性质和范围上来说，只是为领导阅批信访件做辅助性的工作，其职责不同于具体承办的政府职能部门，也不同于政府的信访工作机构，其自身不宜直接处理信访问题，也不宜牵头协调有关部门来办理信访件（领导特别要求除外）。在办理信

访批示时，要在自身职责范围内办理，既不能越位，也不能缺位。如在接电接访时，不要说过头话、做过头事，防止问题、矛盾的扩大、激化；在转办信访件时，不能打着领导的旗号，对承办单位随意加压或发号施令；同时，在职责范围内可以给予信访人解决和答复的问题，要积极予以解决、答复，不能推诿或置之不理。

（二）及时高效。信访件是群众在生产生活中遇到问题、困难和矛盾时的请求和呼声。尽快办理信访批示件，能及时化解矛盾、处理问题、解决纠纷，这也是政府与群众之间建立信任关系的有效方式，是树立政府及领导良好形象的重要途径。2004年，一位外地客商给我市市长来信，索要我市招商引资的有关信息。秘书接到信件后，及时进行了办理，领导当即作了批示，承办部门也迅速提供了有关资料。从客商来信到收到资料，前后用了不到一周时间，客商对此非常满意，后来专门来信对我市政府工作的高效表示赞赏，并多次前来洽谈有关事宜。

（三）严格保密。保密是办理信访批示件的根本要求。信访批示中，很大一部分是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的关系到个人的名誉、利益或人身安全，有的涉及到一部分群体的利益甚至社会的稳定，因此，必须严格做好保密工作。保密的要求体现在办理工作的每一个环节。如信

访件的接收阶段，要保证信访内容不泄露，就不能随意由他人代收，更不得将信件丢失被他人捡拾；转办阶段，要确保信访件及领导批示在复印、交办过程中的机密性，防止与交办工作无关的人看到有关内容；等等。可以说，办理信访批示件的同志，必须每时每刻都保持高度的政治敏锐性，严格遵守有关保密规定，既要慎言、慎行，又要无私、无欲，对与办理工作无关的任何人，都不能随意透露。

（四）耐心细致。耐心细致是办理信访批示件的一个重要要求。只有耐心细致，才能保证办理工作不出差错，才能保证办理过程的机密性，才能使每一封信访件都得以及时高效办理。信访件办理是一项常年累月的工作，做这项工作的同志必须耐得住寂寞，不求名利；此外，还要全心全意为群众着想，这样，才能耐心阅读每一封来信，细心处理每一份批示。每一封信访件在送交领导阅批前，都要认真登记、摘要；在交办过程中，都要仔细检查，防止出现页码不全、漏转或错转等错误；收到办理结果反馈时，都要认真检查是否按领导批示进行了落实，是否解决了信访人的困难、问题。办理信访批示的同志，在接待查询办理结果的信访人时，在规定范围内可以给予答复的问题，要认真准确予以答复；当时不能答复的，要耐心进行解释，积极做好疏导工作。有的信访人因问题得不到解决，讲话中往往会带有厌烦情绪或威胁的口气，这时，不能官僚主义，对其大声斥责、责骂或挂断电话放任不管，而是要站在信访人的角度耐心进行劝解，帮助其找出尽快解决问题的途径或方法，这样才能避免问题和矛盾的扩大、激化，有效弱化或消除信访纠纷。

三、需要加强和完善的方面

（一）建立健全办理制度。信访批示件的办理是一项自上而下的系统工作，几乎涉及到党政机关所有部门。从内部来说，秘书办理领导批示信访件要有一套完备、规范的办理制度，包括信访件办理的方法、程序、时限，信访件办理的保密规定等。从外部来讲，领导批示的信访件大多要批转到下一级党政机关、部门办理，因此，各地、各部门要结合各自的工作职责和特点，制订有关的办理制度。目前，大多数部门、单位都建立了一定的制度，如确定专门科室或专人负责；明确办理人员的职责、工作要求、办理程序，等等；但对信访批示的办结时限、结果反馈、整理归档等，不少单位还未作规定，还需进一步健全制度。信访批示件的办理制度，要通过文件的形式加以明确，并要对落实情况经常进行督查。

《秘书学概论教程》“案例分析”材料(8)

案例分析（2则）

1.先阅读案例材料《性急的董事长》，然后讨论后面的问题。

一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！

董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。

对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法：

Ａ.“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。

Ｂ.秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。

Ｃ.秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。”

Ｄ.秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗？”(材料来源：夏目通利《秘书常识趣谈》)

请问,在以上A、B、C、D四位秘书的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？(可先以本章有关秘书工作的性质的原理加以分析，然后再以本书前后其他章节的有关内容加以分析)

2.阅读下面一则材料，然后回答后面的问题。

上个世纪90年代,信访部门从大量人民来信来访中发现一些地区存在着“乱摊派”现象,导致农民负担过重。在进一步调查的基础上,确认这是一种全国性的普遍现象。为了保护农民利益,国家有关部门根据秘书部门的建议,制定了“将农民负担控制在上年以乡为单位农民人均收入5%以内”的政策规定,规定颁布后,一定程度上制止了乱摊派现象的发展。随后两年中,秘书部门通过调查发现,这一规定在执行过程中实际上存在不完善的地方：一个乡范围内农民人均收入差距很大,有的达到20-100倍,山西省某镇78户富裕户1994年人均收入5万元,其余5322户人均收入仅528元,而负担却按全镇“上年人均收入”平摊到人,每人65元,这65元占一般农户人均收入的 12.3%,只占富裕户人均收入的0.13%。秘书部门的调查报告指出：在农民人均收入存在较大差距的情况下,上述政策规定存在着一定的弊端,它掩盖了农村的贫富差距,在一定程度上起了“劫贫济富”的负效应,特别是加重了低收入农户的负担,不符合公平赋税、合理负担的原则,实际上是穷村帮了富村,穷户帮了富户,与党的走共同富裕道路的导向是背道而驰的。

国家有关部门根据秘书部门的建议,后来对上述政策规定作必要的修改。近年来又取消了农业税,进一步减轻了农民负担。

（参见王郁昭《应当正视“农民负担控制规定”所存在的弊端》，载《瞭望》1997年第7期）

(1)在上述材料所叙述的一项重要政策出台和修改的过程中，秘书部门做了哪些具体工作？起到哪些作用?

(2)上述材料主要说明了秘书工作何种重要性质?

(3)2004年11月4日国务院办公厅《互联网信息择要》称：“10月以来，各地连续发生多起农民工讨薪引发的恶性事件，引起社会各界的广泛关注。”11月5日，温家宝总理在该“择要”上作出批示：“解决拖欠农民工工资问题仍需高度重视”。（据2004年11月11日《南方都市报》）请参照上述材料中秘书部门的工作,设想如果你是国务院政策研究室的高级秘书,针对农民工工资问题，打算如何向国家领导人提出切实可行的建议呢？

案例分析提示或参考答案

案例1

D的处理方法最妥当。C的处理方法最不妥当。

领导在生气时做出的决定很可能是不正确的,如果像A那样立即照办, 信一旦寄出,将无法挽回可能造成的损失,假如领导冷静下来后想改变决定也没有机会了。

如果像B那样悄悄压下信件,不执行领导指示,则有越权性质,如领导将来查问此事,秘书将无法交代。董事长也可能早就想同这家代理商终止往来,这封信只是一根导火索而已。

C在领导情绪恶劣时以教训的语气当面“忠告”,无异于火上浇油, 既不符合秘书的身分,也不利于领导冷静思考问题,不管董事长的决定是对是错,C的作法都没有任何好处。

D的处理方法既执行了领导的指示,也给领导留下了冷静下来后仔细思考改变决定的余地,因为如果董事长确实是在冲动的状况下做出了错误的决定,则经过半天的思考,他会自我反省,这时秘书将信递给他, 并以委婉的语气表示对领导决定的不同看法,实际上给了领导一个重新决策的机会;如果董事长冷静下来后仍然决定与对方绝交,那也必有他的道理,秘书再将信寄出也不迟。

案例2

(1)上述材料中,秘书部门在中央制定和调整减轻农民负担的政策过程中发挥了重要的作用。首先,通过信访发现一些地区存在着“乱摊派”现象,农民负担过重。其次,在进一步调查的基础上,确认这是一种全国性的普遍现象。为了保护农民利益,国家有关部门根据秘书部门的建议,制定了“将农民负担控制在上年以乡为单位农民人均收入5%以内”的政策规定。再次,两年后,秘书部门通过调查发现这一规定在执行过程中实际上存在不完善的地方。最后,中央和国家机关根据秘书部门的建议,在进一步调查论证基础上对上述政策规定作了较大改动,实行了更彻底的税费改革。政策制定和调整的每一步骤,都离不开秘书部门的调查研究、信访分析、信息处理以及决策建议等等具体工作。

(2)材料说明秘书工作是一项政策性很强的工作。许多重大方针政策的制定出台和修改完善,都离不开秘书部门的辅助。

(3)2003年10月就发生了温总理为民工讨工钱的事件，时隔一年后，温总理再次就此问题作批示，可见该问题并没有解决好。如果我是国务院政策研究室的高级秘书，会对此进行充分的调查研究，搞清楚此问题产生和迟迟不能解决的原因，并以确切可靠的数据向国务院领导提出彻底解决它的政策建议。

电视连续剧《忠诚》：河阳市委书记高长河刚刚上任时，有一位老奶奶（老上访）要求反映一些问题，被秘书挡住了，但高书记亲自在会议室接待了她，并亲自给她泡茶。老奶奶非常有条理地提出她所要反映的问题，分十二项内容，每项内容又分几个方面，第一项没讲完就已经过去半个多小时。秘书一看情形不对，急忙想出一个办法，叫高书记接一个重要电话，然后自己去接着听老奶奶的反映。

试分析该秘书的做法是否合理？

要点总结：

对于该秘书的做法，应具体问题具体分析：

1、“老上访被秘书挡住了”反映出该秘书没有坚持信访工作的原则，同时也没有按照来访程序处理。

（1）信访工作原则之一——对无理取闹者批评教育：如果能接受批评教育，不再无理取闹的，不予追究；对经教育无效者，会同公安机关予以教育和制止；如有违法行为的，可送公安司法部门依法处理。

（2）关于群众来访处理：要做好来访的登记工作；接待要热情、耐心、诚恳；内外有别，注意保密；出现特殊情况，要做特殊处理。

所以该秘书不应该简单粗暴的把来访者挡在外面。

2、“让高书记接重要电话，自己接着听”反映出秘书在领导活动中的参谋作用和助手作用。领导的精力和时间是有限的，必定需要秘书帮助他处理一些事务。

该秘书履行了自己的职责，当好参谋和助手，随机应变，为领导挡驾。第1题

××省人民政府于5月20日召开了一个全省各地卫生 系统负责人的会议，会议主题是讨论如何加强卫生管理 工作，预防传染性疾病，会后将会议纪要印发各地，请 你选择适当的文种代为拟写。

第2题

根据下列材料，拟写一份请柬。经济学院校庆8周年，要在12月21日晚7：00—9：00在学院礼堂举行庆典活动，准备邀请李冰教授作为出席的特邀佳宾，请你制作一份请柬，要求格式正确，表述清楚。第3题 ××职业学院向丽晶大酒店发文，商洽派出今年行政管理专业的应届毕业班学生20人准备到丽晶大酒店进行毕业实习两个月的有关事宜，丽晶大酒店收文后同意接收，请你以丽晶大酒店的名义复函，表示同意接收××职业学院的该要求。

最佳答案 第一个是通知

关于召开XXXXXX的通知 各地级市人民政府：

按XX要求，我省将在2010年5月20日XX时在省人民政府XX会议室召开关于XX会议。请各

卫生系统负责人准时参会 特此通知

年月日 第二个是邀请函 尊敬的李冰教授：

为纪念经济学院校庆8周年，我院将在12月21日晚7：00—9：00在学院礼堂举行庆典活动，特邀请您参加。

年月日 复函，XXXX：

贵院《xxxxxxxx的函》收悉，经研究，我酒店原则同意贵院要求，时间从XX年XX至XX年XX。此复。

XX年XX日XX日

答复下级机关请示事项的公文，叫批复，是上级对下级机关来文所提出的请示

而表明态度或作出明确回答的公文，是一种下行文。

[格式内容]

1．标题。一般写成“关于xxx的批复”。

2.原由。一般写成“xx[xx]xx号文收悉”。

3．批复事项。

4．落款。

［范例参考］

中国证券监督管理委员会关于xx新华期货经纪有限公司的批复

证监期审字[1995]25号

xx新华期货经纪有限公司:

经审核，你公司符合期货经纪公司的标准，请持本批复到国家工商局申请注册

登记，经管范围为:国内期货经纪业务，期货投资、信息咨询服务业务、期货从业人

员培训业务。在完成该哦尼斯注册登记手续后，请持营业执照副本原件及复印件、法人授权委托书和领取人身份证原件及复印件到我会领取《期货经纪业务许

可证》。

第二篇：私密资料专题

通过远程教育培训的学习使我受益匪浅，下面我就谈谈自己的一些心得体会及自己的一些看法。

第一、坚持“健康第一”的指导思想，促进学生健康成长。新课程以促进学生身体、心理和社会适应能力整体健康水平的提高为目标，构建了技能、认知、情感、行为等领域并行推进的课程结构，融合了体育、生理、心理、卫生保健、环境、社会、安全、营养等诸多学科领域的有关知识，真正关注学生的健康意识、锻炼习惯和卫生习惯的养成，将增进学生健康贯穿于课程实施的全过程，确保“健康第一”思想落到实处，使学生健康成长。

第二、激发运动兴趣，培养学生终身体育的意识。学校体育是终身体育的基础，运动兴趣和习惯是促进学生自主学习和终身锻炼的前提。无论是教学内容的选择还是教学方法的更新，都应十分关注学生的运动兴趣，只有激发和保持学生的运动兴趣，才能使学生自觉、积极地进行体育锻炼。因此，在体育教学中，重视学生的运动兴趣是实现体育与健康课程目标和价值的有效保证。

第三、以学生发展为中心，重视学生的主体地位。新课程关注的核心是满足学生的需要和重视学生的情感体验，促进学生全面发展。从课程设计到评价的各个环节，始终把学生主动、全面的发展放在中心地位。在注意发挥教学活动中教师主导作用的同时，特别强调学生学习主体地位的体现，以充分发挥学生的学习积极性和学习潜能，提高学生的体育学习能力。

第四、关注个体差异与不同需求，确保每一个学生受益。新课程充分注意到学生在身体条件、兴趣爱好和运动技能等方面的个体差异，根据这种差异性确定学习目标和评价方法，并提出相应的教学建议，从而保证绝大多数学生能完成课程学习目标，是每个学生都能体验到学习和成功的乐趣，以满足自我发展的需要。

总之这次的培训，是难忘的一次充电机会。是给我们提供了再学习、再提高的机会，让我们能聚集在一起相互交流，取长补短，共同学习，共同提高。我相信在今后的教学中，我会有很大进步的。我相信，只要我们每个体育教师都坚持自己的理想，执着地追求自己的梦想，在我们付出了艰辛与汗水之后，一定会看到明媚的阳光。

第三篇：秘书学考试重点

秘书工作的特点是什么？

（1）辅助性

“辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。

（2）综合性

所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行工作，又有临时性的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又要操作复杂的工作。它们类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。

（3）机密性

秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富、更为确切的涵义。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。

（4）服务性

秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了“服务的直接性”和“服务的稳定性”之外，秘书服务还具有“广泛性”。1985年全国秘书长会议上，中央却提出了秘书工作要做到“三个服务”。①为本机关领导和上级机关领导服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务。通俗地说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。当然首要的是为领导、为上司、为雇主服务，但也不能忽视另外两个服务。

秘书工作机构设置有哪几项原则？

1.精简原则。人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。

2.纵向层次尽量少。纵向层次是为了上下沟通工作方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。

3.横向幅度可适度加大。横向幅度大事因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。秘书工作机构有哪些职能？

1.助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。

2.参谋职能：例如调查与提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。

3.枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。

4.协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。

5.保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。

6.公关职能：在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。女性秘书自我保护意识和方法

有了自我保护意识，还需要自我保护方法。有经验和成熟的女性秘书在这方面也积累了丰富的经验，概而言之是：坚持原则，灵活对待，防微杜渐，自尊自爱。具体方法主要有： 工作态度认真踏实，不浮夸，不取巧；

穿着打扮朴素优雅，不艳丽，不新潮；

言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻；

对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；

不接受分外的报酬和贵重的礼物；

不参与同事关于男女情事的谈话；

不在上司办公室作非工作性的逗留；

不聆听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉；

不让对方误解你的关心和帮助是爱情；

不接受男性上司或同事的单独邀请；

尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬；

尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；

及时表明你已婚或已有男朋友；

不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；

必要时依靠法律，寻求保护。

秘书应怎样处理好与上司的关系？

1、秘书与上司关系的特征

（1）工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。

（2）知识、能力、体力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。

（3）人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。

（4）人格上的平等性。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。

2、秘书与上司关系的处理原则

（1）主动配合、适应。秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司做好各项工作，而不能拨一拨，动一动。

（2）服从，但不盲从。秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对资深上司，服从就更多一些。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能，秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任。因此，秘书对上司不能盲从。

（3）委婉提醒，适时规劝。秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，让上司自己发现错误，或是等待一定的时间再做请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定。

（4）维护上司间的团结。秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。

怎样做好日程安排工作

1、服从于组织的总目标和整体计划：上司的工作只是整个机关的、单位工作的一部分。秘书为上司，即使是主管安排日程时，首先应该考虑的是服从于组织的总目标、总任务和整体计划，要顾及主管上司上下左右的工作配合、工作制约，如发现有冲突，应及时汇报上司，征得同意后进行协调、解决。

2、区分轻重缓急：秘书应对上司的工作任务、各种会议、经常联系的同事和客人、计划中的出差、社会交往乃至休假等等大大小小的活动进行全面了解并作记录。然后，分清轻重缓

急，先远后近、先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步安排。

3、随时补充、调整：秘书不可墨守成规，而应随机应变，仍应根据先重后轻、先外后内的原则随时做补充、更改或取消。

4、提示和督促：秘书不仅要为上司排出科学、合理的工作日程表。而且还有责任帮助上司实施。包括帮助上司记忆工作的内容和时间表，及时提示和督促，将上司的重要活动通知有关的同事及汽车司机，并要求他们与上司密切配合等等。

5、酌留弹性、劳逸结合：安排上司的工作日程切不可满打满算，一般不超过工作量的50%。既要考虑到临时增加的内容，又要留出足够的时间让上司做准备，免得穷于应付，反而达不到工作效果，也应该注意上司的劳逸结合，白虎上司的身体健康和情绪稳定。

收文和发文的办理程序是怎样的？

收文处理程序：

（1）签收、拆封和登记。

签收。要对照文件投递清单或送文登记薄认真清点，做到四个“查清”。

拆封。拆封文件要细心，不要撕毁封内文件并要取干净，然后要检查文件是否齐全。登记。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式。

（2）分办和传阅。

（3）拟办与批办。

拟办。文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

批办。指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

（4）承办、催办和注办。

承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

主办。也称办复。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简单注明。发文办理程序：

（1）拟稿、审核与签发。

拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。

审核。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”。

签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

（2）缮印与校对。

缮印。指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。

校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

（3）用印、登记与封发。

用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。

登记。主要是为了便于对文件的管理和查找。

封发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

公文立卷的意义。

（1）公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。

（2）公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。

（3）公文立卷，为档案工作打下了基础。

什么是案卷归档？怎样进行案卷归档？

案卷归档：有关某一题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体必须逐年移交给机关档案室集中保管。

(1)案卷目录的编制。案卷目录的项目有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。

有2种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。

（2）检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。编制的内容有：文号索引，文件分类目录。

（3）案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。要注意归档范围，归档时限和归档要求。

沟通有哪些类型和方法？

沟通，由不同的标准可分不同的类型和方法。从组织关系来分，可分为内部沟通和外部沟通；又可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通。从沟通的一般关系来划分分为

1）单向沟通。即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，而不要求对方回复的沟通。

2）双向沟通。即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。

3）多向沟通。即一方同时向两个以上的对象所做的呈辐射型的沟通。

沟通的主要方法分

1）直接沟通。即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。

2）间接沟通。即通过第三方中介或媒介所传达的沟通。

3）明示沟通。即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通

意图，这是常用的、基本的方法。

4）暗示沟通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

案例题

你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。

第四篇：秘书学资料

涉外秘书学 复习提要

1.秘书产生的社会历史条件。

①文字的出现，②相当规模的社会组织的形成，是秘书产生的两个最基本的社会历史条件。

2.我国最早的秘书机构的名称。

商代出现了我国最早的秘书机构——太史寮

3.春秋战国时期特殊的秘书阶层是什么。

士 一是在诸侯争霸中没落的贵族阶层。二是由于学在官府的垄断局面被打破而受惠于私人办学风气的平民庶子

4.唐代特殊的秘书的名称。

翰林学士。翰林学士的前身是翰林供奉，翰林供奉的前身是文词待诏

5.我国古代秘书的含义。

“秘书”都是指宫禁中秘密收藏的图书资料。

“秘书”在古代的第二个含义是谶纬图箓之书。“谶”(chen)是古代的巫师或方术之士制做的一种预测未来的隐语或预言，以之作为吉凶的符验或征兆。

6.国外秘书一词原出于拉丁文Secretarius,意思是“可靠的职员”。

7.在西方，秘书作为一种职位，最早产生于英国资产阶级革命中，克伦威尔聘请汉密尔顿为秘书。

8.涉外秘书的含义.指在我国三资企业、外国驻华机构、我国的涉外单位和部门、在国外的企业、涉外民营企业等辅助上司实施涉外经济活动或涉外事务管理的专门人才，是改革开放后产生的新型的外向型秘书。

9.三资企业的含义。指在我国出现的中外合资、中外合作、外商独资企业。外国驻华机构是指外国政府、公司、银行、科技文化组织等派驻我国境内的大使馆、领事馆、办事处、联络处等。涉外部门是指我国各级行政机关、企事业单位、社会团体中负责涉外工作的部门，如省市人民政府的外事办公室等。

10.涉外秘书分类。涉外秘书就其所在单位性质分，一是三资企业秘书，二是外国驻华机构秘书，三是国内涉外单位秘书，四是民营私营企业秘书，五是私人涉外秘书。就其所在岗位分，一董事会秘书，二是总经理秘书，三是总经理助理秘书，四是总经理办公室秘书。

11.涉外秘书与机关秘书的区别。

一、管理目标不同。涉外秘书的主体是三资企业的秘书，他们的主要管理目标是以取得最大经济效益为出发点和归宿，企业管理者关注的是最佳效益。机关秘书从事的是辅助管理工作，属于行政管理的范畴，行政管理的目标是追求整个社会的公共利益，以不断满足人民群众日益提高的物质和文化需求。

二、服务对象不同。涉外秘书主要为企业主管上司服务，涉外秘书和上司往往是一对一的隶属关系。在三资企业中，经理或总经理的个人意志是整个企业活动的核心和主宰。

在党政机关和大中型企业的机关秘书，是为整个领导群服务的。他们在客观上受多头支配，办事效率较涉外秘书要低。

三、工作范围的差别。涉外秘书的职责可归纳为“处理事务，综合服务”。机关秘书的职责可归纳为“处理事务，辅佐决策”。

四、各项业务侧重点不同。1.就办文而言，机关文书是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导布置和商洽工作，报告情况，交流经验的工具。三资企业文书是为企业经营活动服务的工具。

2.就办会而言，机关秘书筹办会议主要是为了准确领会领导的开会意图，对与会人员有严格的要求，与会人员的数量也要准确掌握。涉外秘书筹办的大多数是经营性会议，往往与公关人员和销售人员有关，以提高经济效益为主。3.就办事而言，机关秘书不管是授权理事还是处理日常事务，都有严格的授权范围，工作规范，程序性强。涉外秘书面对的不仅仅是企业内部的管理事务，更多是面对市场，面对竞争，面对外界，其活动方式、活动内容均以 提高企业的经济效益为目的，以开拓市场为中心，工作方式更加灵活多样。

12.我国首次将涉外秘书从秘书学中划分出来，是在1998年。

13.涉外秘书这一称呼起始于20世纪80年代初。

14.我国涉外秘书发展的三次高潮的时间和背景。

一、涉外秘书的产生。始于20世纪80年代，最早出现在沿海经济特区的三资企业中，是改革开放的产物。

二、涉外秘书发展的三次高潮。80年代的第一次高潮。90年代的第二次高潮。加入世贸组织之后的第三次高潮

15.女性成为涉外秘书主体的原因。

一是擅长处理人际关系，二是耐心细致，条理性强。三是记忆力强，四是具有打字天赋，五是天性谨慎，利于保密，六是现代知识女性择业观 的体现，七是生理特点适合做秘书。

16.三资企业管理权的归属的四种类型，一是双方共管型，二是一方为主型，三是委托第三方型，四是一方承包，租赁型。

17.三资企业的管理特点，一是精干高效，二是政令畅通，三是制度严明，四是唯才是用，五是博采众长。

18.美国的企业文化与日本的企业文化的区别。美国：移民国家，个人之上、个人奋斗的个人主义得到充分发展。企业文化带上了浓重的个人主义色彩。强烈的个人奋斗意识，使追求卓越、永不自满、求变求进，成为美国企业文化的基石。独立意识强，企业和员工之间，员工与员工之间是纯粹的工作关系。日本文化重视集体，强调个体对集体的归属感和群体的和谐统一。员工之间，员工和管理人员之间，存在着亲属式的团结感。

19.三资企业文化的作用。

一是增强员工的向心力和凝聚力。二是增强员工的自豪感和社会责任感，三是有利于改善人际关系，四是有利于树立企业形象，五是促进企业现代化。

20.涉外秘书在企业文化建设中的职责和作用，一是办好企业报，二是编制宣传小册子，三是受命筹办、组织活动，四是关心员工。

21.涉外秘书的协调作用体现在一是协调上司之间的关系，二是协调上司与下属的关系，三是协调职能部门之间的关系，四是协调内外关系。

22.涉外秘书的职业特性，包括辅助性，服务性，被动性，隐匿性，涉外性。

23.涉外秘书的服务性体现在为上司服务，为下属部门服务，为员工服务。

24.涉外秘书的最高权力机构是董事会。

25.涉外秘书的知识结构，包括基础知识，秘书学知识，行业知识，了解中外文化差异。

26.涉外秘书的技能要求，一是熟练地掌握外语，二是娴熟地操作办公自动化设备，三是快捷的速记，四是掌握写作技能。

27.涉外秘书应如何与上司保持和谐、默契的关系，一是了解上司，二是尊重上司的权威，三是体谅上司的苦衷，四是学习上司。

28.影响同事关系的因素有:

思想观念因素，兴趣爱好因素，个性特征因素，利益因素，社会因素，年龄因素。

29.处理好同事关系的因素，一是尊重同事，二是宽容随和，三是乐于助人，四是一视同仁，五是善待同事亲属。

30.涉外秘书应如何打造良好的职业形象。仪容美 语言美 举止美

31.涉外秘书应克服的人际交往的心理障碍。

妒忌心理 猜疑心理 自卑心理 偏执心理

32.涉外秘书应有的公关意识

一是树立良好的组织形象的意识，二是双向沟通的意识，三是广结良缘的意识，四是互利共赢的意识，五是内求团结、外求发展的意识。

33.秘书应当如何正确的赞美上司。

1．指导思想要正确。赞美领导的出发点是为了肯定其工作上的成绩，进而增强其进取心和信心，切不可借赞扬之名，行无原则的吹捧之实。

2．赞美的语言要有分寸。赞美的语言要有分寸，不可滥用形容词、副词。“最”“非常”“特别”“亲自”之类的词要少用或不用，否则，领导会觉得你言不由衷，有敷衍或吹捧之嫌。

3．赞美的方式要灵活多变

4．赞美的内容要有选择性.对于领导在乎的事情，不妨多加赞美，反之，可置而不论。5．赞美的时机要把握好 6．赞美之中要流露羡慕之情

34.秘书与上司的矛盾性和统一性体现在哪些方面。

矛盾关系的体现：①身份、地位不同。②工作职能不同。③个人素质不同。④脾气性格不同。

统一关系：①没有领导，就没有秘书：另一方面，领导也必须借助秘书为自己服务。②利益一致的关系。

35.涉外秘书应有的意志特征，一是自觉性，二是果断性，三是坚持性，四是自制力。

36.涉外秘书自制力的表现，一是善于控制自己的情绪，二是善于约束自己的言论，三是善于节制自己的行动。

37.调查报告常见的开头的方式。

①概述式。即用简明扼要的语言介绍调查的时间、地点、对象、经过以及调查方法

②设问式。在导语部分先提出问题以及吸引读者的注意力和兴趣。其中又分为两种情况，一是只问不答，结论隐含在调

③论说式。围绕主题生发议论，点明所调查的问题的性质及意义。查报告的主体部分，或在结尾概括出来。

④对比式。即通过对同一个调查问题的两个或两个不同的调查对象的现实状况进行比较，或对一个调查对象的今昔状况进行比较，并由此提出问题，引出下文。其中又分两种，一是纵向对比，大抵适用于按时间先后顺序对同一个对调查对象的历史和现实情况作对比

38.涉外秘书言语美的基本要求。

1、字正、腔圆、句顺

2、韵调适中，节奏适度

3、准确传情达意4.、掌握应变的技巧

39.涉外秘书坐姿和走姿的基本要求。

坐姿：

①落座前如要拉动椅子，则应稍稍用力提起，以免椅脚与地面发生磨擦而发出较大的声响。

②坐定后，不可东摇西晃，不可翘腿，双腿、两膝要并拢，腰部自然挺直，臀部占椅子板面的三分之二。

③起身时，动作幅度不能太大。要把椅子轻轻地推回原处，走姿：基本要求是优雅、轻盈、有朝气，富于节奏感，不徐不疾。具体要求是：脚尖朝前，切勿呈内八字或外八字形。男子走平行线，突出阳刚、英武之气；女子步履应轻捷、娴雅，步子略小，走成直线，突出温柔、娇巧之美。要抬头挺胸，平视前方，不可左顾右盼。无论男女，步态要从容、平缓。

40.涉外秘书心理健康的十条标准。

①有足够的自我安全感；②能充分了解自己，并能对自我能力作出评价； ③生活理想切合实际；④不脱离周围现实环境；⑤能保持人格完整和谐；

⑥善于从经验中学习；⑦能独立并保持良好的人际关系；⑧能适度宣泄情绪和控制情绪；

⑨在符合集体要求的前提下，有限度地发挥个性；⑩在不违背社会规范的前提下，能恰当地满足个人的基本需要。

41.国家秘密的概念和范围。

含义：国家秘密是指关系到国家的安全和利益，依照法定程序确定的，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项

范围：政治秘密，是指国家事物中的重大决策中的秘密事项

军事秘密，指涉及国防建设和武装力量活动中的秘密事项

涉外秘密，凡外交和外事活动中的秘密事项，以及对外承担义务的事项。经济秘密，涉及国民经济和社会发展中的秘密事项

科技秘密，涉及科学技术中的秘密事项

司法秘密，凡涉及维护国家安全活动和追捕刑事犯罪活动中的秘密事项其他经国家保密部门确定的应当保守的国家秘密事项

42.国家秘密的等级和保密期限

1.绝密，除特殊规定外，保密期限不得超过30年

2.机密，除特殊规定外，机密保密期限一般为20年

3秘密，除特殊规定外保密期限一般为10年

43.保密工作的基本方针。《保密法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范，突出重点，（内外有别）既确定国家秘密又便于各项工作的的方针。”

44.保密工作的十条纪律。

1、不该说的机密，绝对不说；

2、不该问的机密绝对不问；

3、不该看的机密绝对不看；

4、不该记录的机密，绝对不记录；

5、不在非保密本上记录机密；

6、不在私人通信中涉及机密

7、不在公共场所和家人、子女、亲友面前谈论机密；

8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；

9、不在普通电话、明码电报、普通信息网上传达机密事项；

10、不携带机密材料与游览、参观、探亲、访友和出入公共场所

45.调查的六种类型。

1．基本情况型调研2．专题型调研3．总结经验型调研

4．决策措施型调研5．预测型调研6．突发事件型调研

46.书面调查法、抽样调查法、头脑风暴式调查法。

书面调查法，其方式是根据调查的目的、任务和要求将相关的调查项目设计成一

份调查表，发给被调查者填写。分封闭式和开放式两种

抽样调查法，其方式是从总体调查对象中抽取部分样本进行调查，由此结果推知整体情况。具体分为，简单随机抽样法，分层抽样法，系统抽样法

头脑风暴式调查法，本来是指精神病患者在精神错乱时的胡言乱语。此处是转用其义，指无拘无束、自由奔放的意思。

47.信息编发工作的基本要求。

1、标题要醒目

2、主题要鲜明

3、背景要查清

4、流向要明确

5、事实要准确

6、文法要正确（教材P146-147)

48.信息收集的范围。上级信息，内部信息，同行信息，社会信息，国际信息

49.会议的日程、议程和程序

议程：是指会议的议事程序

日程：是指对议程的具体化，将会议的每天安排情况告诉与会者。通常有两种方式一是表格式 二是文字式

程序：是指一次会议的活动顺序的安排

50.会议记录和会议纪要的区别。

①、适用范围不同。会议无论大小，对必须有会议记录，而会议纪要则只适用于大中型会议或比较重要的会议。

②、制作程序不同。会议记录是当场记录的，会后往往还要加工整理，经领导过目核准签字后，进行归档并长期保管。而会议纪要的书写制作则必须严格按照公文的有关程序进行。

③、写法不同。会议记录重在记述会议的进程，不能用评析的文字，而会议纪要除开头外，都用评述性文字。

④、表达方式不同。会议记录要求如实完整地记录会议过程中的情况，而会议纪要则采用概述式的方式，侧重提炼会议的主要观点和决断事项。

⑤、效力不同。会议记录不属于公文，不允许公开发布，一般只作为资料保管，而会议纪要则是一种法定的公文，已经下发，则具有指导作用和约束力。

⑥、保密要求不同。会议记录的保密程度高于会议纪要，一般由指定的人员记录，且要求保密，而会议纪要具有传达、告知的功能，一般不具保密性。

第五篇：现代秘书学期末考试资料

郑州大学现代远程教育《现代秘书学》课程考核要求

说明：本课程考核形式为提交作业，完成后请保存为WORD 2003版本格式的文档，登陆学习的平台提交，并检查和确认提交成功（能够下载，并且内容无误即为提交成功）。

一． 作业要求

1.认真学习课程，广泛查阅文献资料，高质量完成课程作业。

2.必须由自己独立完成，不得抄袭或请人代写，雷同作业按照零分处理。

二． 作业内容

论述题（第一题40分，第二题60分，共100分。）

1、谈谈你对“秘书”概念的认识与把握。答：

一、秘书现象和秘书现象的社会定位

秘书和秘书工作，作为客观存在的社会事物和社会现象，是历史发展的必然产物。秘书学的研究，不应从历史上什么时候出现秘书职务开始，而应当从为什么会出现“秘书”这一本原开始。

文字的产生和发展，从五千多年前用兽骨占卜问神，到商朝甲骨卜问后刻写卜辞，体现了人在为权力服务中总结文字经验和发挥文字作用的本领，以文字为工具的社会服务随之寻偶。向当事人释解占卜凶吉，记录生产技术，记载个人秘密，提出某种建议，充当传递信使等秘书现象不断出现。这些现象的抽象，就是孕育“秘书”含义的本原。

秘书现象的应用价值，首先被氏族公社末期的贵族统治者所认识。他们对秘书现象进行了政治性和归属性的改造。

随着社会的发展，这种“围核机制”被模拟和扩散。表现为“核”的模拟和“围”的扩散。

这样，在我们的脑海中浮现了一幅图景。在社会前进的脚步中，以“围核机制”为特征的秘书现象不断地以一定的存在形态被凝固在社会各个系统、各个环节的枢纽之中。凝固点上的人就成为秘书现象的人格化身，成为“秘书人”。他们被称之为“秘书”或类似的称谓，实现了秘书现象的社会定位。这就充分说明，“秘书”是由秘书现象分离和衍变而派生出来的，它是一种符合社会管理发展需要的分工。

由于社会各个系统、各个环节的枢纽是个庞大的网络，因此在网络中无数点上定位的“秘书”，存在着社会属性、“凝固”形态和活动方式多元化的特征。事实正是这样，当今世界“秘书”的定位有官方的、民间的；政治的、经济的；行政的、专业的；集团的、个人的等等，不一而足。

总之，历史的发展，产生了秘书现象，秘书现象孕育和分娩了秘书人，秘书人承担了秘书现象的兼容升华和围核指向，满足了社会定位的需要；同时，社会对秘书现象及其“围核机制”的功能性选择，还在不断发展和扩新，呼唤出现新的“秘书”定位。这就是秘书现象和秘书定位历史发展的模型。这模型告诉我们，人类社会的秘书史，就是在这样丰富多彩的秘书现象动态发展中记载的。

二、从秘书现象看秘书概念

对秘书现象产生和演化，以及秘书职司起源和变迁的粗略勾勒，有可能为我们解释秘书概念找到了一把钥匙。

首先，秘书现象产生发展分离再发展再分离的演进规律，表明了它既有广义的扩展性，又有狭义的规定性。其次，秘书现象分离后的社会定位的围核化，社会定位历史发展的多元化，表明“秘书”在人格化意义上既有绝对确定性和连续性，又有相对确定性和间断性。这些，都给我们提示了秘书概念在职业化或人格意义上的外延的多维。

迄今为止，我们之所以未能对“秘书”定义达成共识，正是反映了对这一概念丰富内涵和多维外延把握的偏颇。人们从各自对秘书标准概念的想定出发，从各自对秘书实践的体验出发，从各自不同侧面的理解出发，就会得出不同的结论。

2、秘书工作是一种被动性和服从性都很强的工作，但要想成为一名出色的秘书，又必须发挥自己的主动性和创造性。问：请举例说明如何在被动性、服从性的大前提下，恰当地发挥秘书人员的主动性和创造性？

答：第一、智能结构合理，能发挥互补功能。

秘书工作包容项多、涉及面广，需要多方面的知识和专长。既要有通晓文字的，也要有熟悉管理的；既要有善于出主意的，也要有善于办实事的；既要有理论修养的，也要有实际经验的；既要有懂经济的，也要有熟悉政策、法律的，等等。在通晓文字者中，又要有比较精于某种文体的等。因此，应根据需要罗致有不同特长的人才，形成合理的智能结构，各展所长，互相补充，协调一致，妥善处理好各方面的工作，完成各项任务。如果智能结构过于单一，就不能够适应复杂多样的情况变化，给秘书工作带来很大的局限性。第二、年龄结构合理，能发挥师承功能。

秘书工作不仅包容项多、涉及面广，而且往往难度大、业务复杂，不经过较长时期的熟悉和磨炼是难以胜任的。即使是秘书专业毕业的学生，也并不是一走出学校就能够很好地胜任工作，而是需要在实践中不断学习，虚心向有经验的老同志请教，才能逐渐提高实际工作能力。所以，从秘书群体队伍的建设来看，要注意形成合理的年龄结构。既有经验丰富、业务权威的年长者，又要以各种方式及时吸收培养年轻力量，同时还应有业务熟练、能够保证业务接替的中年骨干。有了这样的年龄结构，老、中、青结合，就会使秘书群体内部师承相继，不断发展，充满生机和活力。

第三、性别结构合理，能提高整体效能。

在秘书群体中，男性和女性有着不同的生理和心理特征，对工作的适应性也是不完全一样的。一般说来，女性比较温和、谨慎、耐心、细致、善解人意，富有同情心。因此，秘书业务中内向性、技术性、程式性较强的一些工作，更适合由女性担任。有关实验还证明，同职业的群体中男女比例适当，还有助于改善人际关系，增进内部团结，提高工作效率。关于秘书工作人员的性别结构问题，在我国尚未引起足够重视，至于不同部门中的男女比例怎样才算合适，也还需要在实践中来进一步探讨。

二、加强目标管理

目标管理就是通过确定本单位的工作奋斗目标，以激励和引导全体人员更加有效的进行工作并对整个过程实施控制，最终实现既定工作目标的一种管理方式。

目标管理是办公室协助领导管理全局，推动各方面完成任务的管理措施，同时办公室本身也需要带头搞好目标管理。目标是在一定时间预定达到的效果。办公室实施目标管理，主要是：

1、实行“三定”

这里的“三定”，是定岗、定员、定责。定岗，要根据办公室的职责人物科学合理的实质工作岗位。定岗市一要高效精干，岗位明确，尽可能减少不必要的岗位；二要科学合理，尽可能将性质相近的工作归属分类，便于操作；三要职责相对宽泛，专兼结合，即突出岗位的主要职能，又要将其主要职能相对延伸和拓展，形成科学合理的岗位结构。定员，要做到人数适当，结构合理，既注意人员政治素质，又注意其举特长和个性特点；既注意年龄、工作实绩和工作经验，又注意身体状态和家庭负担，做到各得其所，各尽所能，扬其所长，避其所短。定责，要对每一个岗位的工作性质，任务大小进行认真研究，对其职责力求表述准确、恰当、具体，避免含糊不清。

2、建立目标体系

制定目标要科学、合理、既不能设置过高，以致目标无法达到而流于形式，又不能过低，以致目标失去鞭策效应和约束力。具体来讲，目标的确定要坚持“四性”：一是可靠性，所定目标的各项要求，经过努力是全部可以达到的；二是明确性，既目标提出的各项要求表达要具体明确，便于操作；三是可衡量性，做到心可用数字表达的可能量化，使目标、任务的落实更具严密性和可控性；四是可协调性，目标所提各项要求与若干部门的工作职能相关时，各自的权、责、利也要明确具体，以利于互相协调与配合。

3、加强考评检查

一般来说，定量目标较为便于考核，因其工作进度和工作质量具有直观性，因此只需要进行阶段性检查，每季度或半年一次即可；而定性目标则需要进行经常性的考核检查，并做好记录，以便及时发现工作中存在的问题，掌握目标进度，并及时反馈实现目标过程及状况的信息。

在实际工作中，一些地方把考评分为三个阶段实施：（1）第一阶段，以协商方式确定办公室工作的目标结构体系，主要是确定总目标，确定下面职能岗位如秘书、文书、信息、督查、综合、调研、行政后勤、机要保密、信访、对外接待等岗位的小目标，以及协调各岗位、工种的小目标，使之形成完整的目标体系。

（2）第二阶段，以自我控制为主的方式实施目标，由各岗位工作人员自己决定完成任务，实现目标的途径和方法，上级领导不要包办代替，不加干涉。（3）第三阶段，以工作人员自我总结为主进行目标成果评价，主要是自我总结完成的程度、所遇到的问题与克服困难状况等。具体步骤有：

自评。自查填表，可把定量性目标各设100分，将所要考评的内容，如目标要求、工作内容和工作质量、考核条件、计分标准、增分减分等项一一列入表中，自个人自评填表。

互评。由相近、相关工作人员，按同样内容，互相评比打分。综合评比。由领导人主持，集体议定分数。

4、进行总评奖惩

实施目标管理的目的是激励和调动工作人员的积极性，从而促进人们自觉地完成任务。去年总结交流经验教训，就是对实现了目标的个人和单位分等级给予奖励、表扬；未实现的给予批评、减少或扣发奖金等。

考评当中必须坚持实事求是的原则，客观分析目标的科学性和可行性，统一考核标准，并将季度、半年和年终考核结合起来，采取听、查、看、算、评等方法，进行调查。通过考评，做到总结经验，肯定成绩，激励先进，鞭策后进推动各项工作的健康发展。

三、强化秘书制度的建设

管理，才能有效地控制和保证机关运转的有序性，实现领导决策的科学化，消除机关内耗，提高工作效率，充分调动和发挥秘书工作人员的积极性、主动性、创造性，达到以办公室科学管理的目的。