XXXXXOA系统建设要求

第一篇：XXXXXOA系统建设要求

XXXXOA系统建设要求

一、项目目的

基于电子政务建设、整合资源、提高办公效率等工作要求，以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现XXXX关键办公应用为导向，搭建一个覆盖整个学校各部门及各分校的协同办公平台及软件系统，实现办公自动化、协同化、网络化和信息共享化。

二、建设目标。

1、实现网上协同办公，实现公文收发管理、文件报送、分发等多种对内、对外服务功能和办公业务的自动化，实现无纸化办公。

2、建设一套高效的信息沟通平台和信息交流与共享机制，采集和积累各类信息资源并实现共享，使学校各部门及分校内部的通信和信息交流快捷畅通，为领导督办、辅助决策提供最大限度的支持。

3、规范行政办公和审批流程。使学校各部门及分校的办公业务和管理规范化、合理化、高效化。

4、遵循先进性、实用性、安全性、开放性与标准化等原则，保证系统建设、维护、使用的低成本、可靠性、安全性、易于维护和易于使用，从而最大程度地发挥OA系统的作用，为XXXX全员信息化建设和应用的持续发展打好基础。

三、建设内容

       以业务流程处理为主要内容的协同工作系统。以公文收发管理为主要内容的公文流转系统。以有审批流的统计表单处理为主要内容的表单应用。以资源共享为主要内容的知识管理系统。以信息交流为主要内容的即时通讯系统。以个人事务处理为主要内容的个人办公系统。一些与办公有关的辅助性功能。

四．系统设计要求：

1、建设原则

为保证项目能达到上述建设目标，在设计过程中应遵循如下原则：

1.1 安全性

OA系统不同于别的软件系统，其覆盖面广，内容涉及诸多管理流程，需要不同层面的领导介入，因此对系统的安全要求非常高。必须建立一套包括技术和制度在内的严格、缜密、可靠的安全管理机制。

1.2持续升级

OA系统因为是全员长期使用，因此为确保学校的未来的低投入和学习成本，必须保证系统能够无须定制平滑升级，供应商应有曾数次成功升级的证明其有此能力和保证。

1.3 先进性

信息技术的发展日新月异，为确保OA系统在未来几年内不落后，具有较强的生命力，设计中应适度超前，在兼顾目前应用现状的前提下，采用先进、成熟的技术，使系统各项功能得到可靠执行。

1.4 实用性

系统设计应充分考虑目前及今后几年的业务和办公需要，开发贴近现实需求的功能模块。具体讲就是以行政办公业务的开发为主，把各部门之间一些公共的、共性的、有着紧密联系的部分抽取出来，实现具体流程的计算机化，以达到提高工作效率和工作质量的目的。

1.5 易用性

为确保全校具有不同计算机应用水平的人员均能够快速掌握和操作OA系统，要重视用户界面的友好性，做到人性化设计，简单易用，便于操作。对于领导的计算机操作，尽量为其设计用鼠标点击完成必须的工作。如果需要，还可以配备专用的手写输入工具，如平板电脑、汉王笔等，用以替代键盘完成批示意见的输入等工作。

1.6 功能关联性

系统设计应充分考虑功能间高度关联，如协同工作处理过程和内容都可以作为文档存放在知识管理系统中，知识管理系统的中的文件除了可以共享外，还能借阅转发协同等，所有统计表单应用的处理过程都可以存放在知识管理系统中供领导查阅OA系统。

1.7 标准化

在系统设计和开发过程中，严格执行软件开发规范。1.8 可扩展性

系统设计要全面、科学、合理，具有良好的可扩展性，允许扩充新的功能模块，以适应发展的要求，避免随着应用规模（数据量、用户数等）的不断增长，导致系统响应变慢，性能下降而无法有效扩展的问题。

1.9 灵活性

随着办公业务的发展，组织机构、业务类型和工作人员将会发生变化，系统设计应具有一定的灵活性，允许改变一些配置，变更或优化部分流程，以适应新的要求。对于业务流程的调整，应该是在适应现有体制的原则下，允许去定制一些可变的流程，用以灵活处理实际工作中出现的一些特殊情况。

2.0 可管理性

提供可视化的管理工具，允许通过多种手段，快捷管理、配置和监控系统运行状况，为系统正常运行提供技术保障。

2、系统平台及体系架构要求

整个系统采用B/S结构、基于平台化的分布式处理技术进行系统架构设计和系统开发；支持三/多层构架，表示层、业务层、数据库访问层分开；数据库采用关系型数据库，同时支持多种数据库。支持Windows、以及Linux等操作系统；支持消息服务；考虑到OA系统基本功能实现后，以后会根据需要，不断增加新的功能，要求系统采用组件或者说模块化开发的技术，提供开放的标准接口，使后续的开发的功能很容易地集成进来，保证系统的可扩展性。

整个系统要求采用标准J2EE结构，由JAVA语言开发，系统配置由XML技术完成;数据库采用关系型数据库，同时支持多种数据库，系统通过JDBC服务连接数据库，并使用连接池提高系统性能;通信协议采用HTTP、TCP/IP.3、其他技术要求

1、图形化流程定义

工作流引擎应可以灵活、自由地进行配置，同时还可以对包括主流程及各流程环节的权限进行设置，保证流程在复杂应用中的可用性和适应性。

2、开放式统计表单

统计表单从表单设计到完成审批流和统计，应该操作简单方便快速，不需要专业开发语言也能使用，可以由学校通过授权由各部门和分校管理层根据管理需要，任意定制和统计。

3、工作即时提醒

系统应具备浏览器方式下的信息提醒和手机短信提醒机制。有新的信息到来时，以文字、声音或手机短信的方式对用户进行提示。

4、支持多种处理方式

文件修改支持键盘输入和手写笔输入。

5、文件修改痕迹保留

在文件处理过程中，应该具有痕迹保留或版本控制的功能。

6、人员权限集中设置

可根据岗位职责和职务划分成不同用户群，从业务需求和使用权限上进行分类。

7、初始设置程序化

系统的安装、维护均采用图形化界面，可以方便地实现系统应用数据的自动/手动备份、恢复等功能。

五、功能要求：

5.1协同工作

协同工作是学校内部员工间的协同工作平台（包括异地分校协同）。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。协同数据转入邮件协同。应该能够完成自建流程、调用模板流程、自建个人模板、调用格式、上传附件、调用统计表单等，以完成学校办公中的资料传递、审批、请示、报告、汇报、工作沟通等工作内容

 图形化流程：可以图形化的方式灵活自建流程等。

 丰富的流程策略：可以终止、回退、撤销、加签、知会和转发等  痕迹保留：对正文修改后可以痕迹保留。 可以使用统计表单。

 可以图形化的方式对协同流转进行全程跟踪，催办、查办协同的处理等

5.2 公文流转

公文流转作为办公室工作的重要内容，也是OA系统的核心部分，功能包括收文管理、发文管理、处室发文及流转跟踪督办等；内容包括各种下发和上呈的公文、信息的通报、会议通知、应急通知等。通过公文流转系统实现收发文管理的自动化，由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题。具体要求如下：



严格按照纸介质的处理方式进行电子公文的流转，如套红、盖章等处理，保证公文的权威性；

 可以图形化的方式灵活设定公文流程，包括委托授权等；

 可以图形化的方式对公文流转进行全程跟踪，催办、查办公文的处理等；  可自动记录审批人的操作；  支持手写板来输入审批意见；

5.2.1 发文管理

发文管理主要用于内部发文（如向各部门及下属单位发通知、通告通报，也可发往具体的部门或个人，各项规章制度也可形成内部发文），也可用于对外的发文（如对上级主管部门的请示、报告、对平级单位的通知、通告等、对下级单位的指示、批复等）。

发文管理主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审核、核稿、领导签发、文书印发等。实现发文管理的全过程，包括从拟稿到红头文件下发的一个完整流程的控制，也包括一般公文的传递。

5.2.2 收文管理

实现收文管理的全过程，包括电子文件的处理和纸质文件的扫描处理。收文管理主要是接收外部（上级单位）来的文件、传真、资料等，登记后可安排领导或有关人员传阅（顺序或同时），一般情况下，不能也没有必要修改来文内容，但可以做批示或圈阅。

收文管理模块实现公文登记、拟办、转发、处室拟办、领导阅办、归档、相关单位查询公文等功能。要求：

5.2.3 公文查阅

可以在办公自动化系统中实现公文的直接查找和浏览。

5.3 统计表单

该功能主要完成学校的申请类，统计采集类，资源类，静态表单从填写到审批到统计的全过程，方便校领导和部门领导快速统计数据了解情况。

5.3.1 设计简单

通过word就可以设计表单图表，提供设计平台不需要专业开发语言就可以完成设计，可以快速完成与审批流程帮定。

5.3.2 开放式

可以将设计和管理表单的权限下放到中层管理人员。5.3.3 统计方便

可以根据表单的内容进行任意的统计设置。5.3.4 可以穿透查询

领导对异常的数据可以直接进行查询数据的来源和处理内容。

5.4 通知管理

提供便条通知、邮件通知、手机短信通知等功能，保证信息的可靠传递。5.4.1 便条通知

提供一个消息通知平台，可以对消息进行编辑、发送、查询等操作。5.4.2 邮件通知

利用邮件功能进行信息交流。5.4.3 手机短信通知

提供一个短信通知平台，可以对短信进行编辑、发送等操作。

5.5 即时通讯

提供一个实时交流的通信平台，可在上面进行文本交流、语音/视频交流、文件传输等操作，随时查看他人意见等。

5.6 知识管理

知识管理建立文档管理中心，提供文档目录管理、文档查询等功能。通过文 6 档目录管理，可方便地对所有文档目录进行设定、维护，使文档体系能够严格遵循单位的知识管理体系。用户可经文档管理中心授权后对相应的文档目录进行维护，自主添加和删除文档。其他用户可对文档中心有访问权限的文档进行查阅。文档管理中心应该可以将协同工作、表单应用和会议等处理过程进行归档。并通过授权可以向全校员工进行共享、借阅、转发和链接。

5.7个人办公

可浏览和查询个人工作状况，处理个人日常的工作事务。包括日程安排、工作计划、工作日志、个人文档、个人通讯录、电子邮件、以及事务提醒等项目。

5.5.1 个人日程

该功能主要是为了记录个人或部门每天的工作内容，以起到日志和提醒的作用。要求具有信息汇总功能，以便于浏览。

5.5.2 待办事宜

主要用于记录并提醒用户需要处理的办公事务，包括等待批复的公文、事务安排等内容。要区分已办事务和未办事务。

5.5.3 个人通讯录

用于记录个人的联系电话(包括办公电话、家庭电话、移动电话等)及电子邮箱等通讯信息。个人可以自己维护自己常用的联系信息。

5.5.4 名片夹

提供名片管理功能，允许分类创建名片类别，对输入名片进行分类，查询指定名片等。

5.5.5 工作日志

记录用户操作，即工作内容，并允许用户查阅近期工作情况。

5.6 会务管理

实现会议申报、审批、安排、通知、记录、查询、等的综合管理功能。会务管理主要包括会议管理和会议室管理两部分。用户可以通过会议室管理查看所有会议室的占用情况，预定会议拟召开期间可用的会议室，确保会议室资源的合理、充分使用。要求：

5.7 资料报送

建立与下属各单位、各乡镇位之间的信息传递通道，替代目前人工传送纸介质或磁介质的方式，规范管理，实现资料的网上报送功能。

5.8 公共信息

5.8.1 公告

包括发布公告、浏览公告、维护公告信息、查询公告、打印公告等功能。5.8.2 论坛

为内部工作人员提供一个交流和讨论的环境。论坛建有不同版块，可以对不同版块中的文章进行管理和维护，还应提供精华区的功能以方便用户浏览其中的精华文章。要求：

5.8.3 公共通讯录

用于单位内部及对外联系的各种公共电话和邮件等信息的录入、导入、修改和查询。由有关部门负责收集和更新，集中在一起为所有用户共享使用。

5.9 办公助手

主要是为工作人员提供日常工作时要用到的一些小工具，如邮政编码查询、长途电话区号查询、万年历查询、度量衡转换等工具。

5.10 系统管理

对使用单位、部门、人员、岗位以及流程、栏目等内容灵活定义，通过一定的配置就可以实现系统的适应性，保证系统维护的简易性，应用程序及接口的一致性。

5.11 其他要求

 用户在线或离线要有相应提示，以方便联系。 支持包括Word、Excel等常见文件格式的的处理。 系统界面可以根据需要自行定制。

 不同的身份的用户登录OA系统后仅可显示并只允许操作属于自己权限范围内的项目和功能。

 具有一定的信息检索功能，用以查找所需信息。

 系统所涉及的一些关键数据必须进行加密处理，如用户密码等，在数据库中也必须以密文的形式存在，以保证使用的安全性。

六、系统安全要求：

产品应充分考虑党政机关信息及系统安全、要求支持网络安全、要求支持ip访问控制和usb认证访问、随机码。

七、培训需求

OA系统的实施，一个很重要的工作就是用户培训。必须建立一套完善的培训体系，从管理维护和普通应用两个层次，从支撑平台和OA系统本身两个方面进行全面培训。通过培训，切实建立起系统运行所需要的管理维护人员和普通办公用户队伍。由于影响面很大，要求在1个月内完成全部培训，实现全员正式使用。

八、售后服务需求

为保证OA系统上线后的正常应用，并拥有长久生命力，投标商必须提供完备的售后服务保障。对于系统运行过程中出现的问题能及时得到技术支持和解决；对新的需求和出现的问题能得到后续的升级服务等。

九、系统升级需求

投标商必须对提供的产品提供持续的升级保障。

第二篇：银行OA系统建设思路

银行OA系统建设思路

1、银行业 OA 系统建设分析

当前商业银行中的信息化系统，从某些角度一般可分为：  业务系统（如核心业务系统、信贷管理系统） 运营服务管理系统（如 CRM、办公自动化系统等）

业务系统直接进行企业前台的运营活动，而办公自动化（OA）等运营服务管理系统则在后台组织起企业员工，作为一个整体去有效操控业务系统。

可以看到，好的 OA 系统可以大幅提高企业内信息共享、人员协作与业务监控的效率，有了优秀的内部协作，才能高效准确地发挥出业务系统的作用，因此OA 是商业银行信息化建设不可或缺的协同工作平台。

从知识管理角度来说，商业银行内的知识既包括邮件、公文文件、文档资料、报表、研究成果、投资决策等“显性”知识，更包括产生这些“显性”知识所必 需的内部交流、协作及监控等“隐性”知识。缺乏有效的管理手段一定程度上会 造成企业知识积累不足、工作效率低下、关键业务人员外流等严重问题。

从组织协作的角度来看，既要保证公司级的需要（例如总行将各种文件及时 发送给各个分、支行，人事部门对全行的人力资源管理等），又要充分发挥系统 对于每个员工在工作中的作用。如果一个系统仅仅是给公司级用的，则员工参与 系统的积极性就被削弱。另外，员工总是在一些小规模的团体内长期工作的（例 如各个部门），也需要充分发挥系统对于小规模团体内部工作协作的帮助作用。

2、银行业OA系统需求及目标的建议

根据银行特殊的运行管理模式，建议银行的 OA 建设需求主要如下： 建设上传下达的信息传递体系：建立电子邮件、通知公告、公文管理、电子刊物等手段。其中公文管理尤其重要，包括了行发文、行收文、部 门（支行）发文、部门（支行）收文、文件材料传阅、银行动态、内部 签报等业务，大量行一级的重要文件都是通过公文管理向各个分行、支 行传达。电子邮件是非正式的传达途径，主要是方便员工之间的沟通。电子刊物是银行用来定期进行企业文化宣传的手段。

建立各项业务工作的处理及跟踪体系：这部分业务主要分散在各个业务 主管部门，例如人事档案和请休假由人事部门负责，固定资产的管理由 财务部门负责，其他还有各种工作请示、报告、部门协作、出差申请、采购申请、费用申请、会议管理等。这些业务工作大部分都是以工作流 为基础（公文管理也属于工作流模块的重要组成部分）。工作流的监控功 能使各级主管可以对工作的进展情况进行实时监控。普通人员也可以通 过流转跟踪了解工作的后续办理情况。

建设知识沉淀和利用的管理体系：知识经济时代，如何将总行、分行、支行、部门、员工的各种文档资料、知识和经验尽快和尽可能地留存到商业银行的知识体系中，提供多种形式的收集和共享，并转化为银行的智力资源，保持竞争优势并达成银行与员工双赢，这对于高速发展的企 业来说是至关重要的。同时，商业银行都有大量的文件，如公文、规章制度、报表、技术文档、外部研究报告、研究成果等，目前一般分为手工存放和电子存放，手工办公时存放在各种文件柜中，查找和共享都很 困难。而一般的电子存放方式又都是分散在每个员工的个人电脑里，无法有效地整合起来，纳入银行的知识管理体系。

实现员工有效工作的管理体系：这部分需求常常会被忽略，但其实非常 重要。通常一个企业的 OA 系统建设完毕后，大部分员工都不会觉得这个系统能给自己的工作带来多大的帮助，因为上面的所有信息和工作都 是行一级的，每天简单了解即可，而自己的大部分的工作仍然脱离于系统之外进行，例如通过 QQ、MSN、打电话等等。因此充分提高系统对于普通员工工作的帮助是非常重要的，这需要有大量的人性化改进以及实用的模块，包括大量的人性化操作界面、系统对个人的主动提醒、个人的备忘、个人日程安排、个人在系统中的所有工作成果、非常方便地查找到自己所需要的信息等等。

实现数据访问集成的统一信息访问平台：作为日常使用最为频繁的信息平台，一般会要求能在登录后 OA 后，即可单点登录到其他系统，另外，也希望能在 OA 系统界面上就能直接看到其他系统的最有价值的信息。这就需要对后台各系统进行集成访问，基于 OA平台的权限控制体系对各后端数据进行受控安全访问和传递，与其他信息系统实现数据集成，互为补充，满足集成需求。集成主要分为统一身份认证的单点登录、异构系统的数据提取这两大部分。

随着信息系统建设的不断发展和深化，商业银行的 OA 系统将不止是传统意义上的办公自动化系统，通过逐步过渡到统一协同知识管理平台，提供内部信息系统和信息资源的整合，为企业的信息共享和有效综合利用提供统一、高效的访问途径；从而使商业银行在竞争中获取更大的优势。

3、银行业OA系统实施周期（预估）

银行业OA系统实施周期可以分为几个部分：

1）调研期：需求调研的过程，在此过程中完成OA系统的可行性分析，形成调研报告，为开发期做理论依据并建立开发模型，一般这个时期的周期为1个月左右；

2）开发期：依据调研期形成的理论依据和开发模型完善系统，把理论转化为实际能够应用的系统，一般这个时期的周期为2个月左右；

3）实施期（部署调试期）：系统开发完成后，安装部署并进行功能调试，确保系统安全稳定的运行，一般这个时期的周期为半个月左右；

4）维护期（免费维护）：系统整体稳定交付给客户使用后（上线运行），开始计算维护期，一般维护期为一年；

总体来说，银行业OA系统的实施周期为3-5个月，根据调研需求的复杂程度，周期会略有浮动；

4、银行业OA系统实施费用（预估）

根据上述所说的功能和实施周期预估银行业OA系统实施费用为50万左右，不包括硬件部分，50万左右为纯软件部分的费用，根据调研需求的复杂程度，费用会略有浮动；

第三篇：OA系统建设启动讲话

省煤炭集团公司OA系统启动会上的讲话

提纲

（二Ｏ一二年三月二日）

江西省煤炭集团公司办公自动化即协调办公系统项目的建设工作，以今天的会议为标志，正式启动了！

刚才，双方项目实施工作组就煤炭集团办公自动化背景、目标、范围、计划、组织、实施等方面的具体安排和相关要求作了详细的说明，与会同志们又进行了咨询和讨论，项目方和施工方进行了比较好的沟通，大家对项目建设的基本情况有了一个大致的、轮廓性的了解。这是项目建设的一个良好开端。

一、提高认识，开阔眼界，深化对办公自动化系统建设重大意义的理解

一是企业快速裂变发展的迫切需要。煤炭集团这几年受惠于李良仕同志高瞻远瞩、高屋建瓴的胆识和魄力，精心筹划、大气开放的智慧和谋略，受惠于以李良仕同志为班长的集团党政班子的卓越领导，企业快速裂变扩张，集团的产业分布地域由省内而省外，再到国外。这种情况加上市场竞争的日益激烈，对管理信息、市场信息的传输速度提出了更高

1要求。

二是提升管理水平的迫切需要。由于集团的管理范围越来越大、管理任务越来越重、管理水平要求越来越高，管理手段必须相应变革。办公办公自动化系统的建设和应用，不仅会改变过去复杂、低效的手工办公方式和管理模式，也将会给我们带来深刻的思想变革和行为改变，从而使我们的办公系统以至管理系统、技术业务系统能进入科学高效运行的轨道。实行自动化，可以提高办公效率、实现资源共享、优化管理流程、强化管理基础。对增强企业软实力进而增强企业竞争力具有极为重要的意义。

三是提升企业形象的迫切需要。办公自动化是将现代办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式。一个单位实现办公自动化的程度是衡量一个单位实现现代化管理的标准。作为一个大型国际化企业集团，实现管理手段现代化是一种历史必然。在这个问题上要有一点长远的、超前的眼光，现在企业经济状况有了比较大的改善，办公室和规划、生产、经营等部门，电脑基本普及了，但其功能只发挥很小的一部分，是资源的巨大浪费。要抓紧时机、充分利用现有条件，将能办的事情办好。

希望各单位、各部门的同志尤其是领导同志，都能从以上几个方面充分认识集团公司启动办公自动化项目建设的重要性和必要性，增强支持配合办公自动化系统建设和应用的自觉性、主动性。

二、充分准备，统筹安排，保证项目建设和实施的顺利进行

一是做好思想准备。什么思想准备，攻坚克难的思想准备。OA系统技术是成熟的技术，不成问题；关键是巨大的习惯势力需要我们花大力气去克服。应当说，我们对办公自动化既熟悉又陌生。所谓熟悉，是办公自动化这个词，坐机关的人几乎全都耳熟能详；所谓陌生，是大多数人办公自动化的了解还很不深入、不全面。IT技术也就是信息技术语言，其表述与我们平时接触到的书面语言大不一样。甚至电脑中操作系统的人机对话语言，我们读起来都感到有些绕来绕去的味道。所以，多数人对此还处于知其然不知其所以然的状态。办公自动化系统的应用将带来办公方式的革命性变革，对办公自动化系统的适应肯定有一个比较长的过程用，一开始肯定是不习惯。对这些情况，我们要有充分估计，并拿出应对之策。推行过程做到先易后难、先简后繁，循序渐进。并在设计上把系统的简便、实用作为重要因素考虑。还有就是建设过程和实施前期会带来工作流程重组、培训工作量增加、短时期的不适应也会出现效率下降等等问题。对这些情况我们都要提前预计到，二是做好组织准备。直属各单位要相应成立办公自动化建设协调小组，指定联络员。集团本部各部门主要负责人为

实施责任人，并指定一名联系人。

三是做好需求准备。直属各单位、集团本部各部门，要在用友公司顾问的指导下，认真梳理办公流程，配合集团和用友公司实施小组调研工作，提出明确的建设需求。

四是做好知识准备。办公自动化这一人机系统中，人的因素是第一位的。因此建设办公自动化系统不单是计算机技术人员的事，也是每一个使用这一系统人员的事。办公自动化虽不要求每一位使用者成为计算机专家，但是它的应用需要每一位使用者具备相应的知识和技能。全体职工将会面临这方面的挑战。面对知识和技能更新，面对由此引发的管理创新和技术创新，各单位、各部门都要未雨绸缪，作好充分准备。做到领导重视、干部配合、主动学习、积极参与，上上下下齐心协力把集团办公自动化系统建设好、使用好。

三、精心设计，精心施工，把煤炭集团的办公自动化项目建成优良项目

集团两级实施小组、各单位各部门、用友公司项目组三方，是煤炭集团办公自动化建设实施工程的共同责任主体。三家要密切协调配合，相互支持、步调一致、共同推进。各单位、各部门对项目设计的想法和要求，要及时与煤炭集团和用友集团的实施小组沟通，实施小组要认真听取、充分考虑吸收和采纳大家的意见、建议。用友是国内一流的软件企业，技术上我们是认可的。但办公自动化项目对不同的单位

来说，有共性也有个性，在共性基础上把握个性，是做好项目的关键。请你们在调研中能够透彻了解、熟悉江西煤炭集团的运行机制，设计出与江西煤炭集团管理模式相适应且具有前瞻性、再开发性的程序和软件，并在系统的安全性、稳定性、适用性、集成性和兼容性等方面多下功夫。把这一项目做成优良项目、样板项目。

项目已经启动，让我们双方积极行动起来，按既定的时间节点加快推进项目建设和实施，为在今年胜利建成煤炭集团办公自动化系统，推进集团管理水平跨上新台阶、展示企业新形象而努力！

第四篇：OA办公系统建设方案资料

办公OA系统方案

一、协同OA办公系统研发思想及设计原则

（一）研发思想

我国发布实施“国家信息化发展战略”以来，经济建设得到了飞速发展。企业作为国民经济的基本单元，其信息化应用水平是国家信息化建设的关键，也是企业提高核心竞争力，与国际接轨的重要途径。

随着电子政务的蓬勃兴起，各级政府、学校、企事业单位普遍已经开始把提高审批效率，简化办事流程，推进网上审批作为电子政务建设的重要内容。

对于企业来说，在这个信息资讯不断爆炸的现代社会，拥有一套整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源，提升管理水平和办公效率，增强企业竞争优势的办公自动化系统，显得更加重要。

协同OA办公自动化系统，以高性能数据服务器和数据库管理系统为核心平台，以现代网络通讯技术为依托，覆盖整个行业的信息系统，以达到各项处理工作系统化，规范化，科学化和现代化。

（二）设计原则

协同OA办公自动化系统可充分考虑不同企业工作的差异性和特殊性，可按照以下内容为项目的设计原则，确保企业应用需求得到满足。

1、安全性。在计算机信息系统中，应用软件涉及到部门之间的公文传递等，因此对数据库管理和应用方面，有较高的稳定性要求和安全性要求，如信息的授权、保密、审批、监控等；

2、灵活性。系统具备灵活性，适应管理数据的变更等要求，适应各种情况；

3、稳定性。性能稳定，响应速度快，技术平台先进，对硬件和网络环境要求不高；

4、简易性。在用户使用方面，在保证各个功能完善和强大的基础上，简化操作模式，迅速能让大家熟练进行应用操作。系统设置和后续维护简单，对人员配备要求不高。

二、协同OA办公系统的应用价值

协同OA融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。同时也降低管理成本，提高管理力度。对下属企业而言，降低工作内耗，提高工作效率。可以从软件和硬件两个反面来体现它的价值。

（一）软件方面

1、整合企业资源。通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。实现各种资源的互相促进和增值，创造发展的最优环境，建立正规、科学、开放的制度和文化，保持行业协会旺盛的生命力，保证行业协会健康持续发展。

2、加快信息流通。下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。公司员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程。下属企业可以在第一时间将企业工作情况和工作信息向上反映，还可以在网上轻松、直接的发言、交流，大大加快了信息的流通速度。

3、规范办公流程。建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理 2

机制，使办公流程变得规范、有序，消除信息传递中的阻塞、延误、失真，不但提高了工作效率，还能大大提升工作执行力。领导层可以清晰、准确的了解事件的倾向性以做出正确的决策。

4、提高办事效率。有效协调各部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。员工能够清晰的查看到当前负责的各项任务状态以合理安排时间。可以快捷的在线发送文件、通知和留言，随时随地都能够在系统中快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。

（二）硬件方面

1、节约企业资源。大大节约了企业的人力、物力、财力。通过网络系统进行沟通协调，使不同地域的人集中在一起讨论办公，节约了企业的有限资源；通过网络而不必再电话询问某个项目的进度，可以节省大量时间、精力和电话费；可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本。

2、性能好，硬件配置要求不高。协同OA办公系统集成了个人办公、企业管理、实用办公工具、信息库、系统设定等几十个极具价值的功能模块，具备智能流程设计、即时通讯、手机短信、office文档在线编辑、公文套红、电子印章等特性，非常适用于企业的日常办公。对用户硬件配置要求不高，并能普遍适用于多种操作系统之上，可最大限度保护企业在各方面的投入，极大的节省了用户的投资。

三、协同OA办公系统的模块设置

（一）个人办公

个人办公提供个性化的工作界面，方便用户处理日常的工作事务。

1、个人设置

对一些信息进行个性化的定义。包括用户的个人资料、昵称、头像、菜单背景色、短信息提示音、系统登录修改密码设置等。

2、首页自定义

根据用户各自需求以及习惯，选择系统主页的布局格式，以及展示信息，提供对系统各项工作、资料、信息的直接显示和调用。

3、菜单自定义

每个用户可以根据自己的需求，添加、排序、还原、隐藏、删除、编辑菜单，创建个性菜单而不影响其他用户系统菜单。

4、菜单快捷组

定义好最常用的项目，实现快捷使用。

5、个人通讯录

个人通讯录属于个人使用，只有自己可以管理和查看。

6、常务安排

常务安排包括日程安排和日常事务以及今日常务。

7、工作日志

工作日志属于个人日志工具，具有日志权限者，可以新建、编辑和删除自己的工作日志和个人日志，只有自己可以查看和维护。

8、个人文档

方便用户存放和管理自己的文件。提供多层文件夹的建立、修改和删除，文档查看、编辑、删除、共享、日志。

（二）企业管理

提供了极具价值的企业管理功能模块，规范企业对人、财、物、信息、流程等资源的管理。

1、协作管理

协作区针对一项任务或者项目，临时组建一支团队进行任务的协 4

作执行。特别适用于针对多人员、多部门、多角色的任务协作。同时再任务执行过程中，可以设定时间期限，任务的后台监控人员（即时了解任务进展以及给予指导），任务过程中需要和产生的文档，任务交流和协作过程中交流、建议的记录。

2、流程管理

可实现对企业各种工作流程的定义，业务数据或公文都可以通过“表单”来体现，具体的工作处理体现为流程的流转，提供流程提交，表单填写，附件上传，流程审批、协办、委办、办理时间限制，流程跟踪，流程图查看，流程到达提醒等强大功能。同时流程可以根据性质进行类别划分，方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、手写签名、电子印章等。

3、文档管理

文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间的文件和网络图片。个人文档主要是用于自己查看或编辑的文档。公共文档主要用于管理公司文件，设置文件夹的查看权限、管理权限、新建权限以及下载权限。共享空间的文件和网络图片利于大家查看和下载。

4、人事管理

人事管理主要包括人事档案管理、工资管理及员工工作动态管理。

5、资产管理

包括固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。

6、用品管理

办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理。

7、车辆管理

对企业的车辆建立统一的信息库，并实时跟踪使用情况。包括车辆使用申请提交和审批，车辆申请分类管理，车辆使用情况查询，车辆维护记录添加和查询等功能。

8、图书管理

包括图书类别管理、图书信息录入和图书查询等功能。建立一个统一、完善的图书信息库，并及时跟踪图书的使用情况。

9、会议管理

可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，同时被批准的申请具有短信提醒功能，并使每个人能够清楚查看自己需要参加会议情况。

10、商务管理

商务管理主要包括客户管理、销售管理及供应商管理。

11、计划管理

工作计划管理是提供给领导制订相应的工作计划，并设定发布范围。范围内的人员可接收工作计划并查看详细内容。

（三）实用工具

提供多种实用的办公辅助工具，增强沟通和办事效率，使办公更为便利、快捷。

1、系统邮件

又分为内部邮件和Internet邮件。内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。Internet邮箱在进行相关设置后，便可登录到邮箱管理页面。

2、系统短信

短信是其他消息传递的辅助手段，可以迅速的把消息即时“推送”给用户，避免事务处理的延迟。短信又可分为PC短消息和手机短信，包括短信编辑、发送、群发、查看、回复、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能。

3、公司论坛

可对讨论区的主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进行设定，用户可就某个主题进行发贴、回复，并可对帖子进行排列、查询，查看精华帖子和积分榜等。

4、在线人员

查看系统中所有在线的员工，并且可以直接为在线人员发送内部短信和内部邮件。

5、投票调查

可以通过系统发布在线投票调查，即时对内部管理以及这个计划征求意见，提高意见的沟通，后台数据可以统计，提供决策数据。

6、网络硬盘

网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内容根据允许权限进行相关操作。

7、图片管理

图片管理是针对图片进行浏览、下载、设置等操作。

8、生日贺卡

生日贺卡是根据在个性设置——个人资料中填写的个人出生年月来计算，由贺卡设置中设置的发送人向出生日期到来的人发送设置的贺卡。

9、使用向导

帮使用人员熟悉系统。

10、快捷查询

方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、工作流、人力资源等信息。

11、公共相册

将公司的各种图片资料归集到系统里面，方便员工查看。

12、收藏夹

方便用户收藏和快捷打开自己关注的网页，分为个人收藏夹和公共收藏夹。

（四）信息库

1、组织机构信息

可以查看本单位的单位信息和部门信息。

2、人员信息

查看员工的信息及在线、外出情况。

3、RSS资讯

资讯订阅就是免费的网络报纸，免费的竞争情报！看到你关注的、每日最新的最全的信息！同时可以将信息放置首页显示，满足领导层每日关注新闻的需求。

4、新闻发布

可编辑新闻并可与office组件进行集成，进行新闻的发布、修改、删除、查询和评论等操作，查看新闻列表，包括标题、发布认、发布时间、点击次数、评论等。

5、公告管理

用于管理公告通知的发布。

6、公共通讯录

管理和查看企业的公共通讯薄，并可按联系人分组、姓氏索引、8

关键词查询等。

7、我的助手

提供实用的信息以对企业的办公事务进行支持，包括电话区号、邮政编码、英汉查询、列车时刻、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等。

（五）系统管理

系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。通过系统管理，企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用。

1、组织机构管理

建立单位和部门信息，并建立上下级部门关系，形成企业的组织架构；在部门中添加、编辑用户信息；根据实际情况定义角色和权限，并赋给每位用户，使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操作，保证企业的管理规范。

2、角色权限管理

提供对角色的快速定义，并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候，他就自动拥有了角色所被定义的权限。

3、印章管理

设置word文档的电子签章图片，管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片，放入系统进行个人文档的签名。

4、界面设置

自定义登录界面，设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登录界面图片设置等。

5、菜单设置

为系统管理员提供一个自定义菜单的界面，使公司系统能够按照 9

需求和办公规划更改菜单的名称，以及根据公司的需要添加自定义模块，挂接在系统中。可以“编辑”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模块。

6、系统日志管理

提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对系统的操作记录进行查询和管理。

7、系统资源管理

可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况，进行个人邮箱、个人文件柜的容量的限定。可删除指定时间段的旧短信、旧邮件，进行资源回收，以便优化系统占用的空间。

8、系统安全设置

用户可设定图形码，进行身份验证；还可设定密码，有效保证系统的安全。

四、协同OA办公系统的应用环境

（一）软件环境

数据库服务器：windows 2000/2003/NT4.0、MySql4.0 WEB服务器：Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20 客户端：windows 2000/2003/xp/98、IE6.0

（二）硬件环境

1、数据库服务器、web服务器

最低配置：奔腾600 CPU、128M内存、5G剩余硬盘空间 建议配置：奔腾2G CPU、1G内存、40G剩余硬盘空间

2、客户端

最低配置：奔腾233 CPU、64M内存、100M剩余硬盘空间

建议配置：奔腾1GCPU、256M内存、1G剩余硬盘空间

五、协同OA办公系统的开发步骤

（一）项目调研

对公司目前办公情况进行摸底调研（可采用问卷调查和直接访谈等方式），掌握公司办公情况，了解公司需要什么样的一个办公系统，为下一阶段工作做好铺垫。

（二）项目设计

项目设计阶段也是本项目的核心部分，成功与否关键在于项目的设计。双方需要详细沟通交流，认真考虑项目模块，多次循环模拟办公，逐步完善设计方案。

（三）项目实施

对项目设计进行系统测试，充分挖掘系统的优缺点，找出不足，促使项目进一步完善。

（四）信息反馈及项目修订

收集项目实施阶段的反馈意见，并认真研究解决方案，加进修改

（五）人员培训

确保项目设计完全符合公司办公要求时，对全体使用人员进行简单操作培训，确保全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件。

（六）项目正式交付使用

交付自动化办公系统，在全公司正式使用

（七）后期系统维护及升级

在约定时间内，对公司自动化办公系统进行维护及必要的升级。

第五篇：OA系统如何参与建设企业文化建设.

OA系统如何参与建设企业文化建设 华天动力OA张浩:OA系统有“文化” 企业文化不是OA系统建设的副产品

OA办公系统在企业文化建设中的作用,经常被一些更直接的应用所掩盖,比如工作流管理、信息沟通管理、知识文档管理等。事实上,OA办公系统可以在企业文化建设中发挥出重要的作用。

华天动力OA办公系统的实施总监张浩表示:国内大部分企业对于企业文化的建设不是流于表面,就是无从着手,还有很多企业根本就没有企业文化,而只有“老板文化”。正是因为这项工作的复杂性和隐性化,所以能够通过OA系统来建设企业文化的企业,也就显得凤毛麟角了。

说起企业文化的重要性,每个人都会表示理解和支持,那么到底如何通过OA办公系统来构建企业文化,或则说协助构建企业文化呢? 张浩表示,企业文化建设工作听起来有些“虚”的感觉,而OA办公系统的作用就是把这项工作落实。“文化”出自于人,而落实却需要借助工具和方法。根据华天动力OA办公系统多年来的实践经验,张浩认为,在以下两个方面,OA办公系统对于企业文化建设的促进作用最明显。

一、OA系统与执行文化

张浩表示,OA办公系统对于企业执行文化的建设,也就是对于企业执行力的提升,可能是OA办公系统对企业文化最重要的贡献。

执行能力可以分解为员工能力、员工态度、员工管理三个方面,这三个方面相辅相成,缺一不可,如果能够让这三个方面互相促进,发挥出最大的综合效应,企业就能够将执行力最大化。

OA办公系统的作用就是通过先进的办公方式,减少中间环节、相互推诿和部门壁垒,提升工作效率,协助管理者释放员工无限的工作潜力,培养员工积极的工作态度,优化员工高效的协作方式,从而打造学习创新、结果导向、团队协同、执行有力的卓越团队。

张浩说,在OA办公系统中,每个人的工作轨迹都可以透明化,工作效率都可以量化,效率瓶颈很容易被发现和疏通。另一方面,原来很多琐碎的手工操作都被自动化系统所取代,这就将人从低端工作中解放出来,能够有更多的时间和精力处理核心业务,这也大大提升了

工作效能。

二、OA系统与学习文化

学习能力是一个人、一个组织,甚至一个国家最重要的能力,构建学习型组织,已经成为优秀企业的核心命题,那么OA办公系统又能够在其中做点什么呢? 张浩说,知识管理是一个很复杂也独立的学科,但在OA办公系统中,没必要搞得那么复杂和神秘。OA系统集成了知识管理或文档管理的模块,其核心都是文档管理,这是对企业内显性知识进行收集、整理、分享、传承的最好平台。企业完全可以此为中心,通过管理制度的支撑,建立一个简捷、实用的知识管理体系。据观察,能够把文档管理做好的企业,就已经是很优秀的企业了。

而对于隐性知识,OA办公系统中的论坛社区、工作日记、电子期刊、任务记录等都是很好的工具,企业可以激励员工把自己的经验和心得记录下来,鼓励大家去探讨和碰撞,并把有价值的信息整理出来,给后来者学习、更新、完善。这些应用看起来很简单,但其实同样蕴含着巨大的价值。

张浩最后表示,在对华天动力OA办公系统的实施过程中,他们逐渐发现,企业文化建设不是OA办公系统建设的副产品,而应是主要目标。这一点,也正被越来越多的用户所认可。