档案管理制度(试行)

第一篇：档案管理制度(试行)

北京保险交易所股份有限公司

档案管理制度

档案管理制度（试行）

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

第一节

档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节

档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、业务类

5、技术类

6、工程类

二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》。

第三节

机要档案

一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：

二、划分标准：

1、绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。

2、机密档案包括：（1）财务资料；

（2）公司重要会议纪要；（3）公司经营情况；

（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；（5）技术资料；

（6）金额在10万-100万元的合同。

3、秘密档案包括：

（1）重要项目资料；（2）项目合同协议。

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档案管理制度

第四节

档案装订

一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

第五节

保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股东名簿；

3、股东会、董事会、监事会会议纪要；

4、公司证照；

5、各级批文；

6、印鉴；

7、公司年度经营计划；

8、公司年度经营总结；

9、年度财务报表；

10、技术资料；

11、不动产所有权状及其他债权凭证；

12、人事资料；

13、大型活动图片、音像资料；

14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：

1、会计凭证；

2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：

1、期满或解除的合同协议；

2、完结后的项目方案；

3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：

1、部门工作计划及工作总结；

2、完结后的部门请求报告；

3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

第六节

保管部门

一、财务专项机要档案由财务部负责保管。

二、人事专项机要档案由综合管理部负责保管。

三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

四、其他档案均由综合管理部指派专人保管。

第七节

档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交综合管理部。

二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交综合管理部。

三、合同协议应在签订之日移交综合管理部。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

六、档案移交须填写《档案移交清单》。

七、《档案移交清单》一式三份，移交双方各一份，综合管理部门留存一份。

第八节、档案调阅

一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调用/销毁申请表》，并经相应核准人核准后方可调阅。

二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、技术类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须综合管理部主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档 北京保险交易所股份有限公司

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案管理制度》）。

三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅/销毁申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅/销毁申请单》里注明的查阅人。

五、《档案调阅/销毁申请单》由档案管理人员留存备查。

六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。

第九节

档案销毁

一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

二、需销毁的档案由保管部门填报《档案调用/销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两人以上人员共同完成，综合管理部指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。

五、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

六、《档案调阅/销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，综合管理部一份。

第十节

其他

一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。

五、以上表格均由综合管理部统一编号。

六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

第二篇：华侨大学学生委员会文件档案管理制度(试行)

华侨大学学生委员会文件档案管理制度

第一章 总则

文件档案管理工作是学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，以提高工作效率和工作质量，特制定此项制度。

第二章 日常档案工作具体管理办法

第一条 学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

第二条 学生会档案由办公室统一分类管理，各部门档案由各部门部长整理，常委监督管理，定期各部门将进行一次档案清理（包括部门日常记录，相应部门材料等），将有关资料交于办公室归档备案。第三条 学生会档案包括人事档案、工作档案、活动档案及财务档案。第四条 各部门策划筹备的各项活动的所有资料（包括图像资料），活动后必须交办公室存档，以备查找。

第五条 档案形式要求：对于各部门档案，有文本或电子两种版本。电子版统一发送至学生会共享邮箱hquxiaoxueshenghui@163.com。密码：2010xueshenghui.第六条 部长例会会议记录表及会议相关资料由秘书处记录，学期末交由办公室负责存档。

第三章 档案存放办法

第一条 学生会各部门档案分别存放于办公室，秘书处和常委办公室，其中办公室存放处主要存放办公室文件档案资料，秘书处存放处主要存放秘书处文件档案资料，常委办公室存放其他部门资料。第二条 将文件存放于文件袋或者文件盒中，便于取阅与存放。贴上 标签，注明文件性质，时间，部门。

第三条 文件存放按照性质，时间，部门存放，存放有序，便于查阅。

第四章 档案内容要求: 第一条 人事档案制度

（一）档案范围

干事纳新表、日常工作评定、部门基本资料、部门日常工作记录以及其它有关材料，都作为优秀部门评选、奖励的依据。由办公室负责存档。

（二）档案建立

（1）学生会成员的人事档案由办公室在成员正式加入时为其建立，其中的个人履历等基础资料各部门整理后统一上交办公室存档。（2）学生会成员工作评定由监察部考察，结果由监察部整理后上交办公室存档。第二条 工作档案制度

（一）档案范围 包括学生会工作计划、各部通知、通报、决定、计划、总结、建议意见、结构设置、会议记录、提案、上级或外单位来文、各种出版物及印成品、照片、考核、奖惩情况等。由办公室整理保管。

（二）档案建立

（1）学生会各部门每学期工作伊始都应向学生会常委呈交一份详细的工作计划及活动立项申请表，每一学期末后交一份工作总结由办公室存档。

（2）部长例会会议记录

学生会全体例会及部长例会由秘书处做好会议记录学期末交由办公室存档。

（3）学生会各部门建立工作日志。

工作日志作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载。

第三条 活动档案制度

（一）档案范围

活动的立项申请书、经费物品申请、计划书（策划书）、实施方案、海报底稿、节目单、照片等。

（二）档案的建立

（1）学生会各部门在举办大型活动时，活动当月月末，需作出详细的书面总结和财务报告连同通知、节目单、比赛结果、策划书等一并上交，由办公室存档。（2）举办大型活动时，宣传部要注意保存各种文字图像资料，要及时采集活动图片，并及时将照片、宣传稿件存档和上传。第四条 财务档案制度

（一）档案范围

学生会财务帐目、预算申请、发票、学生会集体获得的奖品、纪念品，学生会的报刊、杂志、家具、文具、展板、条幅、装饰品等。

（二）档案建立

（1）各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请，然后交由常委审核通过，再上报老师审核签字。

（2）发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及用途。做到详实具体，以便登记入账。

（3）办公室专门设立财务账目本，每月应作账目整理，并向常委汇报批示，接受常委监督。

（4）办公室为学生会每一件办公物品都建立档案，详细记录其管理、使用情况。

第五章 档案借阅办法

第一条 查阅要求

（一）学生会各部门可以根据工作所需向办公室借阅有关文件，但不得 将有关文件作非工作之用。

（二）各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱 涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，办公室会做出 相应的警告、批评。

（三）查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

（四）学生会各部门在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还 日期。

（五）档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应 处理。

第二条 借阅手续

（一）借阅档案必须有证明，各部门副部长、干事、借阅资料要征得部长同意，并由部长以告知办公室，由办公室同意后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（二）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（三）借阅时间不得超过一周（管理档案者同意除外），延期归还由办公室处给予口头警告、批评。

（四）复制文件必须征得办公室的同意。

（五）外单位借阅校学生会工作档案的，需向办公室提出书面申请，并经管理档案者签字同意后方可。

（六）办公室的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、记录人员），外借期限为一周。、附录：文件档案管理具体实施条例

第一条 学生会档案包括人事档案、工作档案、活动档案及财务档案。其中财务档案主要由办公室负责记录整理归档。会议记录由秘书处记录整理，每学期末交由办公室归档。工作档案，值班考核由监察部记录整理，每学期末交由办公室归档。

第二条 人事档案在新学期学生会纳新后将纳新表等材料交由办公 室存档。

第三条 活动档案。各部门大型活动结束的当月月末，需作出详细的 书面总结连同策划书、通知、节目单、比赛结果等上交，由办公室存档。

第四条 对于各部门档案，有文本或电子两种版本。电子版统一发送 至学生会共享邮箱hquxiaoxueshenghui@163.com 第五条 档案的查阅。由部长或部长允许后方可查阅，查阅后放回原地，复制需经过办公室同意。

本制度最终解释权归华侨大学学生委员会所有。

第三篇：档案管理制度范本

档案管理制度

为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。

一、适用范围

适用公司所辖各部门。

二、档案分类

1、财务档案

财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。

2、办公类档案

⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；

⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；

⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；

⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；

⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；

⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；

⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。

3、技术设备类档案

⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；

⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；

⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；

⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；

⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；

⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。

三、职责

1、财务档案由财务部负责保管；

2、办公类档案由综合办负责保管；

3、技术设备档案由生产技术部保管。

四、保管原则

1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。

2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。

3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。

4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。

5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。

6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。

五、档案的借用和使用

1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。

2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。

3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。

4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。

5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。

六、归集

1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。

2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。

3、本制度自下发之日起执行。

第四篇：档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第1条 目的

为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。第2条 管理部门

行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章 企业档案管理体制

第3条 归档范围

（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。

（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。

（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条 管理部门

（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

第三章平时归卷

第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《文件目录》。《文件目录》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第8条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《档案管理流程》，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷

第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《目录备注》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章档案借阅、利用工作 第17条 企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第18条 借阅管理

（1）凡需使用档案者，均须填写《文件出入登记表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。（3）借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章 档案销毁管理

第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七章 附则

第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案

资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

档案管理制度

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围

第五篇：档案管理制度

农广校档案管理制度

为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

1．成立档案资料工作领导小组。有一名校长分管，一名档案资料员具体负责。

2．健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

3．农广校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案、各种计划与安排，各种会议学习记录。各种有关资料交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

4．学校德育活动档案包括班主任档案，各项学生活动的方案、实施及班主任、学生奖惩记录档案，由教务处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

5．学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、教师培训档案等由教务处、教务处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

6．学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由总务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

7．学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。8．积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

9．档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

10．积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

11．按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。12．按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。有关档案在存电脑的同时应及时刻录成光盘，注意保存，防止丢失。