业主档案的制作（★）

第一篇：业主档案的制作

（1）

经业主签署后的《业主公约》。

（2）

经业主签署后的《消防安全责任书》。

（3）

《业主家庭情况登记表》。

（4）

《钥匙领用登记表》。

（5）

《业主证领用登记表》。

（6）

《业主入住验房表》。

（7）

《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

（8）

《违章处理通知单》及处理结果资料。

（9）

业主的有关证件复印件。

（10）其他应保存的资料。

2、档案盒（夹）的制作

（1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

（2）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由

组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

（3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

4、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪：

（1）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：

a、通讯电话联络方式发生变化时；

b、业主发生更替时。

（2）

业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

（1）

经业主签署后的《业主公约》。

（2）

经业主签署后的《消防安全责任书》。

（3）

《业主家庭情况登记表》。

（4）

《钥匙领用登记表》。

（5）

《业主证领用登记表》。

（6）

《业主入住验房表》。

（7）

《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

（8）

《违章处理通知单》及处理结果资料。

（9）

业主的有关证件复印件。

（10）其他应保存的资料。

2、档案盒（夹）的制作

（1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

（2）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由

组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

（3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

4、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪：（1）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：

a、通讯电话联络方式发生变化时；

b、业主发生更替时。

（2）

业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

（1）

经业主签署后的《业主公约》。

（2）

经业主签署后的《消防安全责任书》。

（3）

《业主家庭情况登记表》。

（4）

《钥匙领用登记表》。

（5）

《业主证领用登记表》。

（6）

《业主入住验房表》。

（7）

《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

（8）

《违章处理通知单》及处理结果资料。

（9）

业主的有关证件复印件。

（10）其他应保存的资料。

2、档案盒（夹）的制作

（1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

（2）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由

组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

（3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

4、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪：

（1）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：

a、通讯电话联络方式发生变化时；

b、业主发生更替时。

（2）

业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》

第二篇：业主档案的建立

入伙装修期的档案建立

第一节 业主入伙档案

一、业主入伙资料,主要包括:

1.《入伙通知书》;

2.房产证或购房合同复印件;

3.业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权委托书;

4.营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件(业主属法人单位);

6.《业主(临时)公约》;

7.《收楼书》存根;

8.《整改项目报告》。

二、业主家庭情况资料,主要包括:

1.业主档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);

2.随住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);

3.暂住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);

4.业户车辆情况资料(《车辆情况登记表》);

5.办理停车手续资料(《车位有偿使用协议书》)。

第二节 业主装修档案

一、装修申请审批资料,主要包括:

1.《装修申请/验收表》;

2.《装修审批通知书》;

3.装修图纸及审批资料;

4.装修施工单位营业执照及资质证书复印件;

二、装修管理档案,主要包括:

1.《装修管理协议》;

2.装修施工人员档案(《施工出入证办证登记表》);

3.装修巡查记录(《装修巡视检查记录表》);

4.《违反装修规定整改通知书》及《装修验收整改通知书》;

5.装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。

以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员进行管理。

附件一:以下为入伙装修期间所使用的文件及表格

1.入伙通知书

2.收楼须知

3.入伙预交费用一览表

(1)业主/住户情况登记表(个人)

(2)业主/住户情况登记表(单位)

4.收楼手续流程条

5.收楼证明书

6.业主公约

7.委托银行代收费协议书

8.业户手册

9.装修指南

10.住宅质量保证书

11.住宅使用说明书

12.收楼书

13.整改项目报告

14.其它入伙代办手续签约表格

15.装修申请/验收表

16.装修审批通知书

17.房屋装修管理规定

18.装修管理协议

19.施工出入证办证登记表

20.单元施工许可证

21.出入证

22.动火许可证

23.违反装修规定整改通知书

24.装修验收整改通知书

25.装修巡视检查记录表

第三篇：业主档案建立流程说明

业主档案建立流程说明

1、地产销售管理部整理入住资料：

① ② ③ ④ ⑤ 《房屋质量保证书》

《房屋使用说明书》 《补充协议》

《业主领取物品签收单》 《业主资料卡》

2、销售管理部将以上资料移交物业公司。

3、物业将资料汇总，待交房时由项目物业办交与业主保存或签字：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《房屋质量保证书》-----------------------1式1份

《房屋使用说明书》-----------------------1式1份 《补充协议》--1式2份 《业主领取物品签收单》-----------------1式1份 《业主资料卡》------------------------------1式1份 《装修管理协议》---------------------------1式2份 《验房单》------1式2份 《流转单》------1式1份 《装修许可证》------------------------------1式1份 《车位租赁协议》---------------------------1式2份

4、交房流程：

① 物业办核对业主身份证、购房合同、购房发票及采暖费发票无误后，对其他相应费用进行收取； ❶物业费； ❷装修保证金； ❸装修垃圾清运费； ❹水费、电费； ② 物业办将《两书》，水、电卡，大门、房门、管井、信箱和梯控钥匙交与业主，业主在《业主领取物品签收单》上签字，由物业办存档； ③ 业主填写《业主资料卡》，由物业存档； ④ 由业主填写《补充协议》和《装修管理协议》，此两种协议1式2份，物业办和业主各执一份； ⑤ 物业人员拿《验房单》陪同业主验房； ⑥ 验房后《验房单》第一联交回物业存档，第二联交与售后服务部根据实际情况维修和存档； ⑦ 需要租赁车位的业主，填写《车位租赁协议》，物业办留存一份存档； ⑧ 需要装修的业主，填写《装修许可证》，装修开始时由业主带领施工人员办理《人员出入证》，所有施工人员必须在物业登记并留存身份证复印件； ⑨ 业主装修过程中，物业办不定时到现场检查监督装修过程。发现隐患的，及时下达《整改通知书》，督促其进行整改，对拒不整改的，按照《装修管理协议》的相应条款进行处罚，并在后期对装修保证金按比例进行扣除； ⑩ 业主在装修完毕后，到物业办登记； ⑪ 物业办将装修完毕的业主进行汇总，上报工程部和售后服务部，进行查验。

5、物业办将各种资料进行汇总后归档，包括：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《车位租赁协议》---1份

《装修许可证》------1份 《补充协议》---------1份 《业主资料卡》------1份 《业主领取物品签收单》------------------------1份 《装修管理协议》---1份 《业主身份证复印件》----------------------------1份 《代办人身份证复印件》------------------------1份 《验房单》-------------1份 《流转单》-------------1份

6、物业办将以上资料核对完毕后，进行存档。

第四篇：幼儿园如何制作幼儿档案

幼儿园如何制作幼儿成长档案

制作幼儿成长档案是幼儿园工作的一项重要内容之一，以便记录下幼儿在园的情况，同时，还能提高幼师的工作水平，进而提高幼儿园教学质量。那么，如何制作幼儿成长档案呢？

幼儿成长档案是一种教育评价方式，它通过教师有计划、有目的地收集和积累幼儿的各种作品和相关资料，动态评估幼儿的发展水平，为幼儿发展水平的评估提供全面、丰富、生动的信息。

1.要有一定的计划性

首先，教师应确定如何收集幼儿作品。可以在自由活动时间，鼓励幼儿自由创作，也可以在发现该幼儿出现了值得收集的作品的时候。不管在什么时机收集，教师都应该将重点放在收集幼儿自愿制作的作品上，而不是教师要求下所做的作品，同时还应该保证为每一个幼儿收集一定量的作品。

其次，教师应该制定和幼儿及家长分享档案袋的计划。教师应该有一个简单的计划，多长时间和家长利用成长档案来交流幼儿在一段时间内的情况。2.重视幼儿的参与

教师首先应该让幼儿知道什么是档案袋，为什么要有档案袋，怎么来制作自己的档案袋，并和幼儿一起设计成长档案的封面，鼓励幼儿用自己的方式设计自己喜欢的封面，激发他们创作的热情和兴趣。其次，在平时的活动中，教师可以鼓励幼儿经常回顾和检视自己的作品。对幼儿来说，回顾作品可以提供机会让他们反省在生活中发生的事以及他们的所做所学，检视作品可以让他们回想产生这项作品所经历的体验，帮助他们看见自己的成长与改变。

3.重视邀请家长一起参与

开始时让家长了解档案袋的用途，可以邀请家长在家里收集幼儿自发的作品，照片等，并鼓励家长记录幼儿在家中的一些逸事趣闻将它们送到幼儿园，加入到档案中，以了解幼儿在家中的情况。同时还要做好和家长的分享工作，应该定期和家长一起就孩子的档案袋中所反映出来的情况，向家长汇报幼儿的成长与发展状况。可以举办作品展览会，邀请家长与幼儿一起回顾档案袋中的作品，并请幼儿向家长介绍作品的内容，使家长与他们一起分享成长的喜悦，同时教师也可以利用这个机会与家长沟通。这样的过程比单纯的家长会要生动得多。

4.撰写是成长档案的主要工作

档案收集的主要是幼儿作品，但是这些作品一般都应该配上教师的记录，教师应该在作品旁边记录下作品产生的时间、地点、背景以及教师对该作品的意见和幼儿自身对该作品的意见。同时教师也要注意不定期的写一些观察记录，放进档案中，教师的记录应该是伴随幼儿在园的整个过程。

5.反思是成长档案的核心

通过成长档案，幼儿会思考他们的工作和学习的目标，家长和其他的家庭成员会思考幼儿的学习和行为，而教师自己也会思考幼儿发展的现状，兴趣特点，特殊需要等等，从而根据每个幼儿的特点，提供相应的指导，支持“以幼儿为主”的学习。

教师通过成长档案在一段时间里积累的各种作品特点及记录来评估幼儿，使终结性评价与形成性评价结合起来，从而保证了评估的准确性。是一种真正帮助教师、家长走近幼儿的载体，能促进每个孩子富有个性地成长，也是孩子长大后送给他的一份十分特殊珍贵的礼物。制作幼儿成长档案是幼儿园工作的一项重要内容之一，以便记录下幼儿在园的情况，同时，还能提高幼师的工作水平，进而提高幼儿园教学质量。那么，如何制作幼儿成长档案呢？

幼儿成长档案是一种教育评价方式，它通过教师有计划、有目的地收集和积累幼儿的各种作品和相关资料，动态评估幼儿的发展水平，为幼儿发展水平的评估提供全面、丰富、生动的信息。

1.要有一定的计划性

首先，教师应确定如何收集幼儿作品。可以在自由活动时间，鼓励幼儿自由创作，也可以在发现该幼儿出现了值得收集的作品的时候。不管在什么时机收集，教师都应该将重点放在收集幼儿自愿制作的作品上，而不是教师要求下所做的作品，同时还应该保证为每一个幼儿收集一定量的作品。

其次，教师应该制定和幼儿及家长分享档案袋的计划。教师应该有一个简单的计划，多长时间和家长利用成长档案来交流幼儿在一段时间内的情况。

2.重视幼儿的参与

教师首先应该让幼儿知道什么是档案袋，为什么要有档案袋，怎么来制作自己的档案袋，并和幼儿一起设计成长档案的封面，鼓励幼儿用自己的方式设计自己喜欢的封面，激发他们创作的热情和兴趣。其次，在平时的活动中，教师可以鼓励幼儿经常回顾和检视自己的作品。对幼儿来说，回顾作品可以提供机会让他们反省在生活中发生的事以及他们的所做所学，检视作品可以让他们回想产生这项作品所经历的体验，帮助他们看见自己的成长与改变。

3.重视邀请家长一起参与

开始时让家长了解档案袋的用途，可以邀请家长在家里收集幼儿自发的作品，照片等，并鼓励家长记录幼儿在家中的一些逸事趣闻将它们送到幼儿园，加入到档案中，以了解幼儿在家中的情况。同时还要做好和家长的分享工作，应该定期和家长一起就孩子的档案袋中所反映出来的情况，向家长汇报幼儿的成长与发展状况。可以举办作品展览会，邀请家长与幼儿一起回顾档案袋中的作品，并请幼儿向家长介绍作品的内容，使家长与他们一起分享成长的喜悦，同时教师也可以利用这个机会与家长沟通。这样的过程比单纯的家长会要生动得多。

4.撰写是成长档案的主要工作

档案收集的主要是幼儿作品，但是这些作品一般都应该配上教师的记录，教师应该在作品旁边记录下作品产生的时间、地点、背景以及教师对该作品的意见和幼儿自身对该作品的意见。同时教师也要注意不定期的写一些观察记录，放进档案中，教师的记录应该是伴随幼儿在园的整个过程。

5.反思是成长档案的核心

通过成长档案，幼儿会思考他们的工作和学习的目标，家长和其他的家庭成员会思考幼儿的学习和行为，而教师自己也会思考幼儿发展的现状，兴趣特点，特殊需要等等，从而根据每个幼儿的特点，提供相应的指导，支持“以幼儿为主”的学习。

教师通过成长档案在一段时间里积累的各种作品特点及记录来评估幼儿，使终结性评价与形成性评价结合起来，从而保证了评估的准确性。是一种真正帮助教师、家长走近幼儿的载体，能促进每个孩子富有个性地成长，也是孩子长大后送给他的一份十分特殊珍贵的礼物。

第五篇：档案牌板制作申请

申 请

尊敬的领导：

根据档案大验收的规定，要完善档案制度，现申请由标办统一制作档案室悬挂的各项工作要求，请领导批准。

后附：

1、档案人员管理网

2、专职档案员岗位职责制

3、档案部门负责人岗位职责

4、档案管理办法

5、分管档案工作领导岗位职责

6、档案归档制度

总经理： 经营矿长：

预算中心: 质标办：

2018安全矿长： 基建环保科： 基建环保科 年3月26日

专职档案人员岗位职责

一、认真学习和宣传《档案法》、学习档案业务知识、努力提高思想觉悟和业务水平，做到忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

二、严格执行《档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规，认真履行职责。

三、做好公司档案工作的收集、整理、鉴定、保管、统计等基础工作，确保档案的系统、准确、完整。

四、监督、指导公司各部门的档案工作。对各部门档案工作进行业务指导、监督，对不合格案卷提出意见和建议，确保案卷符合规范要求。

五、建立健全档案的保管、借阅、利用、统计等制度。

六、按程序办理档案的借（查）阅手续，检索准确迅速，方便利用者。

七、编制必要的检索工具、文件汇编，档案信息资源服务于企业各项建设。

八、对超出国家规定保管期限的档案，应重新进行鉴定，对确无继续保存价值的档案提出销毁报告，造具清册，呈报领导审批后予以销毁。

九、做好档案的“八防”工作，做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。

十、认真做好档案管理日常工作，严格各项管理制度，切实做好档案保密，防止泄密事件发生，确保档案资料的完整、安全。

十一、做好领导交办的其它工作。

档案科负责人岗位职责

一、全面负责档案管理工作，督促检查档案工作完成情况，及时向分管领导反映工作中的重大问题。

二、负责制定档案工作发展规划、计划及规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

三、负责监督指导和协调各部门做好各类档案的收集、整理和归档工作。

四、建立健全企业档案工作网络，负责组织对公司专（兼）职档案人员的业务管理和培训。

五、严格执行档案保密制度，做好档案保护工作，确保档案的完整和安全，最大限度地延长档案寿命。

六、负责档案的摘录、借出、办理各种证明等事项的审批工作。

七、档案工作人员发生玩忽职守，擅自提供、抄录、损毁、丢失档案等事件，承担相应领导责任。

档案管理办法

第一条 为了加强香源煤业公司档案工作，科学管理和有效开发利用档案，维护公司的合法权益，推进档案工作为公司各项建设服务，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》（以下简称《档案法》、《档案法实施办法》、《档案管理条例》）、《企业档案管理规定》等有关法律、法规，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指香源煤业公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。

第三条 公司各单位应该严格遵守《档案法》、《档案法实施办法》、《档案管理条例》及《企业档案管理规定》。提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条 公司各部门均有责任收集、整理、保管涉及本部门业务的文件材料，应至少设置1名兼职档案人员。兼职档案人员负责本部门档案资料的收集、整理、保管，并对应归档档案按照有关规定定期移交档案科集中保管。任何部门及个人不得拒绝归档。在机构变动时应采取措施做好档案的交接工作，确保档案资料的安全与完整。

各部门工作人员工作调动或退休时，应将个人所保存的在工作中形成的有价值的资料移交兼职档案人员妥善保管。

第五条 公司档案工作实施“三纳入、四参加、四同步”。

三纳入：将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业各项工作计划；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制中。

四参加：企业档案部门或档案人员参加产品鉴定会、科研课题审定会、基建项目验收会、设备开箱验收会和引进项目接收会，负责检查归档的文件材料是否齐全、完整、准确、系统。

四同步：企业下达项目计划任务与检查项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情 况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料同步；上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。

第六条 档案科应履行下列责任：

（一）贯彻实施《档案法》、《档案法实施办法》、《档案管理条例》、《企业档案管理规定》等有关法律、法规和规章制度，按照本企业档案管理规定制定各类文件材料的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定，统计和提供利用等工作。

（三）指导各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

（四）监督、指导、检查本企业所属机构的档案工作。

第七条 档案工作人员应忠于职守、遵纪守法，具备档案专业知识和业务管理能力。第八条 采取有效措施对档案进行安全保管，配备专用库房、专用档案柜架保存档案。做好档案库房的“八防”（防火、防盗、防光、防潮、防高温、防虫、防尘、防霉）工作，并切实加强对涉及企业商业机密档案的管理。第九条 归档的文件材料必须完整、准确、系统。书写材料和文件载体材料应符合国家要求。文件整理符合规范。电子文件的归档，应配有相应的纸质文件资料一并归档保存。第十条 档案管理部门应按照国家有关规定，确立档案保管期限，划分档案密级。

第十一条

对超出保管期限的各类档案应及时鉴定。对确无保存价值的档案应登记造册，按鉴定工作程序报请本单位法定代表人审批后实施销毁，销毁清册留档保存。

第十二条

借（查）阅档案应进行登记，不得擅自将档案带出档案室。确因工作需要借出档案，应办理档案借出手续，经档案管理部门负责人审签后带出，用毕及时归还。查档人员对所借（查）阅档案必须妥善保管，严禁随意复制、调换、涂改、污损、勾划等。

第十三条

做好档案统计工作，填写档案报表。档案统计工作应认真负责，准确及时。第十四条

档案管理的信息化应与企业信息化建设同步，逐步实现档案数字化管理。

第十五条

档案科应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业各项工作提供及时有效的服务。

分管档案工作领导岗位职责

一、负责对档案工作的全面领导，贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，宣传档案工作的有关法规，提高各级领导干部和广大职工的档案意识。

二、把档案工作列入议事日程，组织协调档案管理工作，审查档案工作的重要规章制度、计划、报告。

三、关心档案事业的建设与发展，研究企业档案管理工作，经常听取工作汇报，帮助解决档案工作中的实际问题。

四、关心档案人员的成长进步。对在档案工作中做出成绩和贡献的人员给予表扬和奖励；对工作失职造成档案损失的人员，给予批评教育或必要的处罚

档案归档制度

档案科负责公司文件材料归档工作的指导、监督和检查，各部门专（兼）职档案人员负责本部门所形成的文件材料的收集、整理、并按要求向档案科归档。不按要求归档的按照《档案工作责任追究制度》追究当事人或部门负责人的责任。

一、文书档案

文书档案是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的、办理完毕的各种纸质文件材料。

归档时间：管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年第一季度归档。

归档份数：上级文件归一份原件；本公司文件归两份原件，一份作档案保存，一份作文件汇编。

归档要求:

1、归档的文件材料要齐全完整。已破损的文件应与托裱、修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

2、根据文件材料归档范围和保管期限的规定，准确划定保管期限。

3、归档文件整理遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。、4、归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。

5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久要求。

6、归档文件按件装订，编号规范标准。

7、各部门兼职档案人员应及时将本部门归档文件材料进行整理，整理完毕并编制移交清册，由部门负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

二、会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

归档时间：会计文件材料在会计终了后由会计部门保管一年后向档案科移交。

归档份数：会计档案移交一份，会计档案移交清册一式两份，由会计部门和档案科各存一份。

归档要求：每年形成的会计档案，应由会计部门负责按照会计档案立卷要求整理立卷，装订成册，编制会计档案保管、移交清册，保管一年期满后，移交档案科统一保管。

三、特殊载体档案

按照声像档案管理办法、实物档案管理办法归档保存。

四、科技档案

科技档案包括《汾西矿业集团公司档案分类目录及类目标识符号表》中生产技术、地质勘探、基本建设、设备仪器等，都应按归档要求进行建档归档。其中，基本建设项目档案应根据建设项目的隶属关系，从工程项目一开始就参与项目档案的过程管理，按照《香源煤业公司基本建设项目档案资料管理办法》的要求开展工作，待项目竣工、档案验收后，将形成的项目档案一并移交档案科存档。