申请文书写作步骤之一

第一篇：申请文书写作步骤之一

申请文书写作步骤之一：策略 研究你所申请的学校。

大部分学校会给你提供一本小册子告诉你校方对申请者的要求。与该所学校的研究生和你所知的就读该校的人交谈，充分利用学校的校友会组织与研究生们建立关系，与学校通电话，和入学委员会成员或其它校方官员联系，你了解该所学校和它的运作以及职能成员愈多，你愈可能写好你的申请书以此证明你对该所学校确实十分地感兴趣。2

你得花费特别功夫给读信者一种印象

你花了更多的时间使自己对该所学校了解得比其他的申请者更透彻，这些特别功夫使读信人对你的勤奋，专心致志和对该院系的兴趣有着十分良好的印象。这些特别了解和信息不必在每字之间中提出，也无须特别夸张其辞，你的陈述只需包含足够的信息使人留下你做了特别努力的印象即可。

知晓 过程所需的敲门砖

深深了解申请的重要性，经常提醒自己被你所选择的学校录取所需的关键东西，请认识到它的冲击力会直到你的职业经历，期望薪金和职业选择，不要感到过分激动或忐忑不安，以此过程的严重性来激励自己写出你力所能及最好的申请文章。知晓 会被提问的问题

由于学校的类型，选择的科系以及所选学校的威望，入学委员会将会阅读不说上千少说也上百的个人资料，为了让你的文章有说服力，令人难忘和个性突出，他们到底要得到什么信息?问题涉及的范围是什么?申请涉及的问题范围极广，到于人际方面相关的怎样的挑战使你认为它们锻炼出你解决矛盾的能力和管理方面的技巧，到一些不定性的乌龙问题，比如说告诉我们与你成为律师此事相关的个人信息等。除了邮递问卷之外，大部分的学校通常会提供回答问题的指导，请仔细地按部就班，不要偏离它们。

一些问题样式通常是提出一个很有概括力的问题和几个比较特定的问题，别让你后者的答案只是前者的简单重复，也别在后者的答案中重复性地回答前者的问题，在回答特定问题时，请保留在概括性问题答案中提及的一些细节，让你总结性的陈述成为一个包容万知的文档，给入学委员会留下一个印象：你比你所陈述的更有内涵。在申请文档中避免不同部分之间的冗长重复，不要只在行文间陈述你的平均绩点和课程，这些东西在申请中是会被予以与其它部分相当的重视，然而如果你认为平均绩点和课程有所需解释之处则不妨多写一些，比如说，你可以讲明某一些平均绩点的不定是因为生病或是家庭问题所致，除了这些情况，千万别为你的分数找理由，入学委员会每年都要读过成百上千个这样的理由。请注意 “一劳永逸”的态度

一旦你认识到进行个人陈述的目的所在，你必须关注行文的类型和结构，以便最有效地达到目的。脑子里有了这样的认识，就会意识到没有一个完美的个人陈述能适合你所申请的那些学校提出的问题，大部分学校对于他们所希望录取的人要求不同，你必须根据申请文件中提出的问题来“量体裁衣”，理想的方法是：针对不同的学校写不同的个人陈述。底线

你的个人陈述是你发挥自己才华的机会，有针对性地筹划，触及你的个人成就而非失败，有价值的经历而非溃败之事，务必保证你的陈述文章是色调明亮，深入，态度投入，富有动力，请谨记于心，那些入学委员会可是由资深专业者组成，他们可能在其职业生涯阅过无数个人陈述，他们可以从字里行间读出言外之意。

申请文书写作步骤之二：构架

牢记 心中目标

讲述你自己的故事，像任何一种叙述，可以不拘形式，篇幅小起伏大或口语化，在一篇个人陈述中介绍自己可以有着不同的形式格局---就像每个人讲话一样风格不拘。然而，一篇成功的个人陈述，是一种比较有针对性的自我介绍，聚焦于申请表格提出的两个问题回答“我是谁”，“我能提供些什么”，成功的陈述从未偏离过这两个主题介绍自身，描述你作为有竞争力候选者的潜能。

因此，将个人生涯中涉及主题的主要成就，转折点和大事件必须相应地着重突出，分析你的个人简历，个人历史和记忆，将生涯中决定性事件单独突出。个人 评价

个人陈述的写作过程是相当激动人心的，因为它提供了一个契机让你回顾自身。我们所挖掘，所关注，所写下的个人历史中的光辉部分与重大事件让我们洞察自身的特性，独特的价值观，希望，抱负和理想，请记住，你所陈述的想法，以及你的陈述方式，将反映出你是一个积极向上的人，还是易受打击挫败之人。要知道这并不难，仅仅只需通读你申请过程的动机即可。当你筛选你的个人事实，写下你的陈述时，请牢记于心你所想要呈现的个人形象。

在文章中展开部分可涉及到：

(a)嗜好

(b)你已完成的项目(c)特定的工作以及职责(d)成就----职业以及学业两方面(e)你所认为改变你的大事件(f)你们克服的挑战和个人障碍(g)促使你选择该专业的特别原因

(h)影响你、促使你，帮助你实施求学于某一领域某一学校的人士

(i)使你确保学业或职业上的成功的一些东西，比如你所具有的个性，工作习惯，态度以及情感因素等(j)你的目标

常记于心：在文章展开部分着重陈述，表明这些事件，经验和人士如何地影响你，以此方式写下你的这些信息将有助于申请成功，记住，当你写表格时，你希望给读者留下一印象，即你在他们的学校或项目中，有动力，有方向，有冲劲。在这个阶段，请着重尽可能详细写下你认为必须提及的不同事件，成就，语法和其它写作技巧，可稍后再顾及，重要的是你正确恰当地描述你所陈述的事件和成就。组织 事实

既然你已列出你的兴趣和过去的工作，仔细阅读这些事宜，提炼出每个事件/事实的意义，这个活动或成就的记忆引发了自豪感?发现了新的解决方法或平和解决问题的技巧?它使你奋发前进或是使你更尽全力来改正错误?你一旦涉入了情绪，请标明你感觉良好的个性是特别骄傲的，突出你认为已改进了或仍需改进的个性，与个人目标、个性和动机结合起来提炼那些事件，经验和人士，圈出与特定个性应素质相应的，事实，与之匹配，然后你写下短小的句子阐明每个匹配是怎样帮你在你申请的学校和项目成功，这时你已经找到你文章的组织结构或形式。选择 形式

就像做事能以不同的形式被讲述，形式有小说，短篇，寓言，讽喻等，每个人的不同故事可以配合不同的形式陈述，然而，确实有些形式优于其它类型因为他们适用极广，以下是三个最有人气的组织主题形式。避免 负面事物

这个主题强调处理、克服、协调令人不愉快的改变生活轨道的事件或人物时，个人的坚韧、耐心和勤奋不懈的重要性，这主题并不是凭空埋怨或制造借口。它突出提炼了申请者经受内外部挫折磨难的能力。

你需：(1)客观性描述挫折困难

应用事实支持你所有的论断，千万别一一具体化，多大程度上你显得更成熟？你获得的哪些经验可使你被称为“企业家式”的“创新式的”?尽管大部分的入学委员会成员并不寻找那些个人心路或是阐明心迹的陈述描写，你可以用事实讲述你是怎样一个人，为什么这么与众不同。

(2)用你未来的计划来强调你的乐观态度。以你在学校已经钻研过的课题，项目，事实等作为补充。

(3)斟酌语气，调整句序，表现你的乐观态度。千万别描述你如何地历尽劫难，你是一个如何悲惨的“受害者”别抱怨，别乱下结论，你不可能因为愤怒和苦难而脱颖而出；千万别有自我后悔之意。个人 成长

这个主题形式阐明的是申请人的成就成果以及对此的评价，这评价回溯了个人是如何转变为一位成功的，有决断的候选申请者。

你需：

(1)笔调乐观积极

(2)在你态度思想的改变上作文章，给出具体的相关的事实(3)清晰简洁，恰当地描述使你成长和成熟的重要大事件

你不可：

(1)对失败找借口：

解释为什么事情没有成功，最重要的是你做了些什么来捱过挫败，然而，除了疾病的不可预见状况外，别为成绩不好或糟糕的学期找借口。如果可能，请着重解释个人挫败怎样赋予你新的态度，使得你坚定地走向成功。不要大肆渲染你的个人闪光点，只要着重在这种个人心迹揭示中写出前因后果即可。(2)为自己感到遗憾。(3)只重点写一个成就。(4)显示怒气或痛苦。家庭 历史 这个主题形式讲述家庭成员的故事，申请者如何被这位家人的故事感动，与他她)有怎样的关系，这个主题形式通常用于表现家庭历史如何影响个人的观念，如何使个人定形。

你需：

(1)突出个人特性天赋

(2)简要描述一位鼓励你深造成专心研究某一领域的家人(3)你可以简单地写些你家庭克服的困难等

你不可：

(1)夸大家庭问题(2)有博取同情迹象

(3)对于家庭的奋斗描述过多，忽略了自己的个奋斗和成就

记住：此主题形式的目的在于突出你的成就和在处理家庭困难时的能力。记住：此主题形式的目的在于突出你的成就和在处理家庭困难时的能力。

申请文书写作步骤之三：完成文章

写出 自己的风格

一旦你找齐你的个人信息，为你的文章陈述找到一个框架，你已准备好了，可以动手写了，在此过程的一个要素是选择特定的观点角度来陈述你的资料，当然，你的选择有赖于多来年你所养成的特殊风格，下面是对于写文章时各类笔调的利弊分析：

第三人称叙事

就草拟个人陈述而言，此种叙事是创新的，与众不同的，如果你能处理得恰当有效的话，在描述个人成长和演变过程中，该方法特别有效，通常是以你的老师或朋友的口令来讲述你的故事。

第一人称叙事

这是最基本最常见的方式，“我”字频频使用，对大部分体裁，它都可能用专业学校和研究生院经常使用此方法，因其直接切入主题，这种方法最大的危险在于你如果不改变句型就极易使读者厌烦，别在通篇文章中给描述语前面加上主语，改变它们的词序，注意词语句子长度，改变文章的面貌和笔感。

第二人称叙事 使用“你”字，这种方法极少见但在读者和作者之间建立心灵交流却有关键作用，通常在讲述故事的体裁中使用，其不足之处在于读者会觉得过于私人性质，交浅言深。总括性句子--好多开头，成功的一半。

在你整个文章中你的总括性段落是关键的，这是你捉住读者注意的机会，吸引他们关注地阅读你的文章，慢慢来，别着急，可以尝试各种展示你优点的其它方式，比如说，你可以来个开场引言，逸闻一则或是其它形式写就的叙事段落，别用上“这是我的个人故事”这种，比如用五年级时理科老师的口吻：“我第一次遇见杰时，他仍是个羞涩的少年，坐在教室后排，他对于星星月亮一直存着好奇之心，一直缠着我问问题……

好的开场自吸引读者使他们投入你的文章，驱动他们细细地阅读你的个人故事，总括性段落的末了得有个小结承上启下，但是记得不要只写一个小结，要戏剧化地。带出你的下文，原则上，你的简介必须是所述内容的激动人心的梗概。主体 文章

让人明白你要传达的讯息主要段落必须包含你按照年代顺序或重要程度排列的事件，经历和活动你可以自由地发挥你认为值得重视的成就，可以写得特定而详细，告诉读者你值得被录取，让他们知道在申请入学的一班人马中，你在某一方面不仅合格而且大大高于其他人的水准，注意：不要显得拖沓，每个段落必须包含一个单独的主题，并加以评述，你的结束段必须以积极的口吻结尾，重申你的目标，按照你所申请学校的预期要求撰写。结束语 段落

个人陈述，同其它有说服性的文章一样，是”头重“的文件格式，在这些文书的一开头便强调你的观点，因此，你文章的结束部分不应有戏剧性的部分，如果你文章的主体末尾已经很具说服力，则不用写上结束段落，若你打算写个结束语，确信不要重复你的介绍性部分，重申你的目标和动机是可取的，你必须以某种方式给读者留下持续的印象，不要写这样的话，”我在贵校作助教，我相信我能在你的学校干得很好。“而用这样的”我的平均绩点，经验以及无可比拟的个性使我脱颖而出，正是你们学校要找寻的有前途，有成就的候选人。“清晰，直截了当，给人一大冲击。

申请文书写作步骤之四：提高质量

检查 与修改 这也许是你一生中写的最重要的文章，因此千万别交上你的第一次草稿。大声读它，让朋友看看，然后修改，修改再修改，尽管有一些学校进行面试，但起主要作用的是你的个人陈述和阅读你的材料的人。说服他(她)来录取你。保证你的文章整体风格一致，笔触，语调能正确传递你想表达的信息。

逐步逐句修改你的文章，考虑是否每一行句子都与其它行文有关联，相匹配。问问自己，它是否简洁，有效，删掉过于广泛的主题或论断支持语句，你若有一些绝对不能确定之处，那么那些对你一无所知的人更无法明白。

删除所有拖沓冗长之处，通读每个段落，确定每个段落确实有单一特定的主题或中心内容，就同一主题重复几遍会让读者厌恶，而且这种形式的文章会使你丧失专业水准。

请将整篇文章视为一个整体通读。有没有遗漏一些有助你表达的部分?如果是，查阅一下你的”修补"清单(一些事实及个人特征)把这些材料加进去。

第二篇：申请文书写作 By SEA-GULL

申请文书写作

（一）PS（Personal Statement）的撰写：

PS主要是用书面文字向别人展示你的经历，你的想法，学习目标，职业规划等等，在申请过程中的地位可见一般。下面结合我自己在申请过程中写PS的过程谈一下我自己对PS的看法（个人意见，仅供参考）。

·PS开头的问题

往往大家都会说PS的开头是最需要写的很吸引人的部分，所以很多人包括我自己在刚开始写PS的时候都陷入这个窘境，想着如何让评审委员在看到你的开头的时候会有眼前一亮的感觉。一些很老旧的写法诸如引用名人名言之类的，我也曾经想过，但是这种想法仅仅是我对PS认识的入门级阶段，这种方法如果用的不好反而会带来相反的效果，让人觉得很反感。

我的PS开头经历了如下的过程

Dream? American dream? It occurred to my mind too late.Even my undergraduate roommate had taken Toefl-PBT twice, I just thought that Toefl had nothing to do with me and I could not be one of the group members who chased their American dreams.But three years later, I joined in this large group.Till now, I have taken the GRE and Toefl-iBT examination yet since I want to pursue my dream in an oversea country.Yes, America.这个开头是我最开始憋了好久才憋出来的，算是根据我的实情写的，现在来看我也不知道这个开头好不好，抛出来给大家讨论讨论，总之我最终是没有用这个。

后来用的是很普通但一目了然的一个开头，我觉得这个能很明了地阐述我的目的性，如下： What I am pursuing now is a Ph.D.degree of „„„„ which belongs to the ECE Department at XX University.这个应该在某种程度上能吸引人的眼球吧，我觉得。Anyway，寻求最适合自己的方式才是最有效的！

·PS主体的问题

我觉得展开PS主体最有效的方式就是说事儿（也就是讲故事），拣上几件自己觉得有意义、对自己未来发展有所贡献的事情介绍一下，可以说一篇PS的雏形基本上就有了。剩下的就是怎样把事情表述清楚，以及你自己从中有何收益了。

针对不同阶层的人又有不同的写法，在我看来，主要有以下几种：

1.本科（未毕业）：这个群体应该是占了申请人群中的大部分，而本科生主要还都是以课业为主，所以如果有比较好的科研经历的话，会很容易在PS上就比别人更胜一筹。

2.硕士（未毕业）：硕士研究生在本科生的基础之上多了研究生阶段，当然也就应该多了所谓的研究经历（当然不否认有本科生也能很早就打入教研室内部混一些研究经历），这个研究经历不管是自己给自己的导师做项目还是在外面单位实习，我觉得都应该在你的PS中占据很重要的一部分。而且由于不同的人研究领域不同，侧重方向不同，所以这个将会成为你区别于别人，甚至说超越别人的重要法宝。同时，有了这些研究经历之后，个人的未来发展方向和专业规划将会比较明朗。

3.毕业脱离学校的：基于以上两个不同的群体，该群体里的人比他们要多的就是工作经历了，根据自己的特殊职位来为自己的PS增色添彩，那就是八仙过海各显神通了，我没经历过也就不敢多说。

Note：个人觉得在写PS的时候，不要扯得太远了，从大学以后开始写就行了，小时候那种老掉牙的东西就不要写了（估计大家也知道我说的是啥，这种东西人家都看腻了，就算是真有其事，写进去也都称为鸡肋了）。

结合我自己的情况，我是属于上述的第二种情况，在我的PS主题段落中，我从本科和研究生两个阶段分别做了一个presentation：本科阶段主要是描述了和几个很要好的同学一起参加比赛的经历，从中得到的不仅仅是一纸奖励，更重要的是友情，合作等等；研究生阶段主要描述了参与老师的课题，从中获得了如何对项目进行规划的经验还有很多专业技能等等。

·PS结尾的问题

PS的结尾在我看来是从过去到将来的一个过渡和展望吧，简要介绍一下自己的近况，自己在学习工作基础之上对自己的未来有一个怎样的规划，自己申请去学校以后都研究些什么，自己在学有所成之后有怎样的职场打算等等，顺带可以吹吹所申请的学校，项目组以及自己的potential academic advisor等等，嘿嘿~~

·PS字数的问题

我觉得把PS写长还是相对来说比较容易的，按照我列出的雏形写上个三到五段，差不多也得有个1000字左右吧，嘿嘿！然而不同的学校会有不同的要求，这样实际上有形无形地就把字数给限制住了。

比如ASU的ECE系对PS就有如下要求：

Please write a one-page essay describing your academic and career goals.Address the following in your essay:

 In which specific area do you wish to study?

 Why should you be admitted to the program?

再比如Purdue的ECE系对PS也有要求：

A statement of purpose is required for all degree-seeking applicants.Please submit a statement of approximately 300-500 words concerning your purpose for undertaking or continuing graduate study, your reasons for wanting to study at Purdue, and your professional plans, career goals, and research interests.You also may explain any irregularities or special circumstances applicable to your background and elaborate on your special abilities, awards, achievements, scholarly publications, and/or professional history.总而言之，PS要想写好是需要花费很大心思的，写了改，改了再改，自己改，别人改，一直到一个大家都认为没有修改的余地为止；另外，一定注意针对不同的学校撰写不同的PS。

（二）CV（Curriculum Vitae）的撰写：

CV是区别于PS的一个比较重要的东西，主要是把自己不能在PS里面详细提到的事件，经历等做一个“列表式”的展示（我之所以用“列表式”这么一个词，是因为我觉得这个结构能够给出一份让人感觉一目了然的材料）。

个人觉得CV里面应该包含的大体内容如下（我的CV基本上就是按照这个结构来做的）： ·个人的一些基本信息（姓名，出身年月，邮箱等）；

·Objective：申请XX学院的PhD

·Research Interests：„„„„

·Education：

时间专业 学院 学校

GPARank

Awards / Scholarships and etc.·Research Experiences：

时间 地点参与身份（主要完成人还是跟人合作„„）

项目名称以及自己的主要工作介绍

·Activities Experiences:

时间 地点

参与了什么工作

·Academic Skills：„„„„

·Self Evaluation：„„„„

然后根据个人情况的不同可以删减东西调整先后顺序，象GRE和Toefl成绩这种我就觉得没有必要写在上面。另外需要注意的是，在展开以上每项的时候，切忌整块整块的内容堆在一起，而是用比较简洁清晰的框架就好。总体感觉CV相对来说要比PS要好写一些。

Note：CV一般都是打印在有自己学校校徽标志作为抬头的信纸上面，如果没有这种专用信纸的话也可以自己下载一个图标做一个在页眉上。

（三）RL（Recommendation Letter）的撰写：

RL这个东西，说重要也重要，说不重要也不重要，关键是看谁给你写了。大部分中国学生的推荐信都是自己写，然后找老师签字或者跟老师打声招呼找人代签，这应该已经是大家都彼此知道的事情了，所以在某种程度上RL的地位并不是那么的显要，但是这又是必不可少的一样申请材料，一般来说学校会要求2-3封推荐信，有的BT学校会要求4封（比如UCBoulder）。

有的人如果能搞到比较牛的推荐信的话，据说是很有效的，可能这一封比较关键的推荐信就解决问题给你带来offer，who knows!目前，我也无法给“牛推”下一个准确的定义，到底什么级别的RL算是牛推，毕竟我的三封推荐信都是普普通通的，由我负责填充内容，老师负责签字的推荐信，只能说是完成了学校申请所必备的材料，内容无非就是从另一个侧面说说自己的长处和优势而已，具体起了多少作用我也没法评估。

关于推荐人的选择，大家都能找到很多意见，根据不同人的情况需不同对待，在这儿不做过多介绍。我选择的三个人分别是我的导师，系主任和一个博士师姐。

如果是自己写的推荐信的话，可以采用如下的结构模板（我的都是自己写的，然后让不同的人帮我修改过）：

开头：介绍关系，表意见（这里最好要提到申请哪个学校的什么学位项目）；

正文：怎么认识的，认识多久？介绍自己如何如何好（稍微吹一下牛包装下自己可以，但是别把话说过了哦，到时候还得自己来补漏子），根据情况可写一到两段不等；

结尾：再一次表决心愿意推荐云云；

落款签名

Dear Admission Committee, / To Whom It May Concern,As the „„, it is my pleasure to recommend „„ to apply for „„

I became to know Mr./Miss „„„„„„„„„„„„

„„„„„„„„„„„„„„这些省略号里面都是说自己的好话，大家就好好想吧，最好也还是挑几个具体的事来说明。

我发现说事儿真是一种万能的方法，牛逼！

I have no doubt in „„’s ability to „„„„ So I have no hesitation in recommending him / her to „„„„ If you have some further questions about him /her, please feel free to contact with me.Sincerely Yours，(Associate)Professor XXX

Department XXXXXXX

Email: „„„„

推荐信一般也最好是能打印在有自己学校抬头标志的信纸上面。需要注意的问题：如果是只写了推荐信而没有推荐表的话，记得一定要在推荐信上注明日期。

在这儿说一些关于网推的看法：我在申请的过程中一直觉得网推是很麻烦的事情，要用邮件，不如打印好RL签字来的快。但是到申请完了之后越来越觉得网推的灵活性以及纸推的问题（我申请的学校全是纸推的，汗一个）。纸推需要打印很多用于不同学校的RL就是一个问题（我当时就犯了一个错误，差点儿把一起打印的用于A学校的RL同时寄到A学校和B学校，再汗一个）；另外，需要找老师签字，一来能不能在方便的时间找到老师，二来每次都要签很多东西，三来不同学校的deadline不同的话还得麻烦老师多次，即使是在老师授权的情况下找朋友代签也很不方便。相比之下，网推就只需要老师提供一个有效的邮箱地址，在他们收到网推的链接之后，转发到你自己的邮箱，剩下的都由你自己来完成了，哈哈。。

（四）在读证明模板：

下面这个是我学校为我开具的在读证明，如果需要自己撰写在读证明由学校来盖章的话，可以采用如下模板。

Certificate

This is to certify that „„, male/female, born in „„, is now studying for his/her „„ degree at XX University and his student ID is „„.He/she has been enrolled in the school

of „„, majoring in „„ from „„ to present and will graduate in „„.XX University is a full-time accredited school for higher education approved by the Education Ministry of the People’s Republic of China.Date

XX Univeristy

（五）RP（Research Proposal）的撰写：

在申请美国学校的时候MS没有学校要求这个，但是申请香港，新加坡的一些学校可能会需要这个。这个我没有写过，在这儿就不误导大家了，没什么经验，相关的问题可以搜索版内其他版友的文章学习。

Finally，友情提醒大家在寄送申请材料的时候最好做一个checklist放在你的信封or package里面，或者是贴在信封or package的外面，这样别人在审核你的材料的时候会很清楚知道你都寄了些什么过来，于人于己都有利！！

OK，这篇文章总算是写完了，花了挺长时间的，虽不是什么金科玉律性的东西，但总还是我的一些心血吧，贴出来与大家分享。如果对大家哪怕是起到一丁点儿的作用，我也不枉我写这么多废话了，呵呵~~~

-----------End

2009-3-12 @ xi’an By SEA-GULL

第三篇：出国留学文书写作四大步骤

出国留学文书写作四大步骤

申请文书写作步骤之一：策略

研究!研究!再研究!

(1)研究你所申请的学校。大部分学校会给你提供一本小册子告诉你校方对申请者的要求。与该所学校的研究生和你所知的就读该校的人交谈，充分利用学校的校友会组织与研究生们建立关系，与学校通电话，和进学委员会成员或其它校方官员联系，你了解该所学校和它的运作以及职能成员越多，你越可能写好你的申请书以此证实你对该所学校确实十分地感爱好。

(2)另外，你得花费特别功夫给读信者一种印象：你花了更多的时间使自己对该所学校了解得比其他的申请者更透彻，这些特别功夫使读信人对你的勤奋，专心致志和对该院系的爱好有着十分良好的印象。这些特别了解和信息不必在每字之间中提出，也无须特别夸张其辞，你的陈述只需包含足够的信息使人留下你做了特别努力的印象即可。

知晓过程所需的敲门砖深深了解申请的重要性，经常提醒自己被你所选择的学校录取所需的关键东西，请熟悉到它的冲击力会直接关系到你的职业经历，期看薪金和职业选择，不要感到过分激动或忐忑不安，以此过程的严重性来激励自己写出你力所能及最好的申请文章。

知晓会被提问的题目由于学校的类型，选择的科系以及所选学校的威看，进学委员会将会阅读不说上千少说也上百的个人资料，为了让你的文章有说服力，令人难忘和个性

突出，他们到底要得到什么信息？题目涉及的范围是什么？申请涉及的题目范围极广，对于人际方面相关的挑战如何使你以为它们锻炼出你解决矛盾的能力和治理方面的技巧，到一些不定性的乌龙题目，比如说告诉我们与你成为律师此事相关的个人信息等。除了邮递问卷之外，大部分的学校通常会提供回答题目的指导，请仔细地按部就班，不要偏离它们。

一些题目样式通常是提出一个很有概括力的题目和几个比较特定的题目，别让你后者的答案只是前者的简单重复，也别在后者的答案中重复性地回答前者的题目，在回答特定题目时，请保存在概括性题目答案中提及的一些细节，让你总结性的陈述成为一个包容万知的文档，给进学委员会留下一个印象：你比你所陈述的更有内涵。

温馨提示：专业的事情，交给专业的机构来完成。10年来，监审留学一直致力于留学文书的写作服务，已经帮助过无数留学生申请到理想的大学，擅长美国，加拿大，英国和澳洲的个人陈述和推荐信写作。如果您有写作方面的需求可以 联系QQ：970865017，按时交稿，绝不拖延，再也不用发愁。

在申请文档中避免不同部分之间的冗长重复，不要只在行文间陈述你的均匀绩点和课程，这些东西在申请中是会被予以与其它部分相当的重视，然而假如你以为均匀绩点和课程有所需解释之处则不妨多写一些，比如说，你可以讲明某一些均匀绩点的不定是由于生病或是家庭题目所致，除了这些情况，千万别为你的分数找理由，进学委员会每年都要读过成百上千个这样的理由。

请留意“一劳永逸”的态度一旦你熟悉到进行个人陈述的目的所在，你必须关注行文的类型和结构，以便最有效地达到目的。脑子里有了这样的熟悉，就会意识到没有一个完美的个人陈述能适合你所申请的那些学校提出的题目，大部分学校对于他们所希看录取的人要求不同，你必须根据申请文件中提出的题目来“量文体衣”，理想的方法是：针对不同的学校写不同的个人陈述。

底线你的个人陈述是你发挥自己才华的机会，有针对性地筹划，触及你的个人成就而非失败，有价值的经历而非溃败之事，务必保证你的陈述文章是色调明亮，深进，态度投进，富有动力，请谨记于心，那些进学委员会可是由资深专业者组成，他们可能在其职业生涯阅过无数个人陈述，他们可以从字里行间读出言外之意。

第四篇：秘书写作：写好商务文书步骤(一)

步骤一：制定正确的行动目标

在撰写某一个商务文书之前，我们应该首先回到一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动；这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。1.主动目标与被动目标

需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。2.将被动目标转化为主动目标

正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。

认识到这样一个误区，将被动目标转变为主动目标，就需要在明确之前的第一个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致，那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。外语学习网 【案例】

有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件

在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。

这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。

要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。【自检1-1】

请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：

（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；

（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 参考答案1－1（1）就本月的销售任务完成状况，请部门经理给与评价或者指正。如果销售任务完成得好，那么该销售人员希望其经理对其进行表扬；而如果销售任务完成得不好，那么该销售人员则希望经理可以予以理解。

（2）公司所有员工在规定的时间以其身份证号码为内容给该员工予以回复。

（3）希望张丽就这个事件的情况给与该副总经理一个反馈，了解事情的实际情况。

第五篇：文书档案整理一般步骤

归档文件整理的一般步骤

归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。

归档文件的整理原则：

遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用 第一步：收集整理资料

（一）、收集

收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。

归档制度包括归档范围、归档时间、和归档要求三部分内容。

（1）归档范围的划分：

凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史

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面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。

凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。

（2）归档时间

归档工作要求在次年的五月底之前完成（3）归档要求

a.归档文件材料应齐全完整、内容准确;b.收集工作应立足本单位;c.底稿随印件一起收集;d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档;e.附件随正件一起收集归档;f.关于同一问题的请示和批复一起归档。

（二）、整理要求

归档整理时把文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，下列文件或文本或实体装订时，可作为一件：

（1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件；

（2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重

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要，件数较多，又是单件装订，如附件

1、附件

2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；

（3）收文处理单位与来文作为一件；（4）原件与复印件或手抄件为一件；

（5）转发文件与被转发文件为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；

（6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；

（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件；

（8）归档中的中文与外文为一件。第二步：分类

分类就是将归档文件按其来源、时间、内容、和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

归档文件可以采用——机构（问题）——保管期限或保管期限————机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

（一）按归档 应注意以下问题：（1）文件有多个时间特征

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一份文件往往有多个时间特征、包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分时，一般来说就以文件的签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属。

（2）跨形成的文件

机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，跨形成的文件，统一在办结归档，分类时也都归入办结。

（3）几份文件作为一份时“件”的日期 正文与定稿、原件与复制件、来文与复文等作为一件，这时判定“件”的日期、应以装订时排在前面的文件的日期为准。

（4）无落款日期的文件要标注日期

此类情况见于内部文件（也叫白头文件）需要分析文件内容、制成材料、模式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按合理归类。

（二）按保管期限归档

按保管期限分类，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

文书档案分为永久、长期和短期。

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（1）凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关和国家建设及历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

主要包括：a.本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构设置、人员编制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上级针对本机关所做的决定、批复、报告、机关领导人任免等文件材料。c.本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。

（2）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件，列为长期保管。

主要包括：a.直属上级机关发来的属本机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻执行的一般性文件材料。b.下级机关报送的工作计划、总结、报告和统计报表等文件材料。反映方针政策贯彻落实情况的文件。

（3）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。

主要包括：a.本机关一般事务性的文件材料b.上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但需要参

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照执行的文件材料。c.下级机关报送的一般性文件材料。

（三）按机构（问题）分类法

机构分类法，就是根据机关内设机构对归档文件进行分类。

问题分类法，就是按照文件内容对归档文件进行分类。按问题分类时，还要注意问题的密切联系，根据文件的不同特点，妥善处理好不宜按问题分类的文件材料。

编文号的正式文件和未编号的文件材料，应按问题分类，不能分成“文件类”和“材料类”。

文件与电报应按问题合并归档，不能归“电报类”。第三步：排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等方法确定文件的先后次序的过程。

会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列；上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级来文集中排在其后。

具体的排列方法：

（1）同一事由的归档文件排列，即一个作者，一

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个问题（即一个事由）的文件，按时间先后顺序排列。（2）不同事由的归档文件排列：a.按不同事由形成时间的先后顺序排列，所谓事由的形成时间即事由的办结时间。b.按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后边，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。c.按事由具有的共同属性分别集中排列。

排列时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，批请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文处理单放在来文前面。

对具有保存价值，没有及时归档的零散文件，应排列在同一保管期限归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一件，并在归档文件目录备注栏中加上说明。

第四步：编号

归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章在归档文件上注明

（一）盖章的要求

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归档章一般采用红色印泥，盖在文件首页右上角空白的位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，可盖在上端空白处。

（二）归档章具体项目的填写

a.全宗号：是档案馆给立档单位编制的代码； b.：是指归档文件的形成，即形成和处理归档文件的；

c.保管期限：是指机关文书、业务部门、或档案部门在整理归档文件时，给归档文件划定的保管期限。一般分为永久、长期、短期三种；

d.件号：即归档文件的排列顺序号； e.盒号：即档案盒的排列顺序号。第五步：编目

编目就是编制归档文件目录。编目的项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

件号：文件的排列顺序号，即室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文责任者应填写标注发文字号的机关。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。

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文号：文件制发机关的发文字号。

题名：文件标题，没有标题或标题不规范，不能全面提示文件内容的，应根据文件内容重新拟写，外加“[ ]”号。

日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909 页数：每件文件的页数，文件中有图文的页面为一页，空白页不计数。

备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。第六步：装订

装订前，对破损的文件进行修复；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；对某些特殊超大的纸张按A4纸的尺寸折叠；去除易锈蚀的金属物和易变脆的塑料物（精装和平装等书本式的档案材料除外）。将“件”内的各页按一定的方式对齐。

一般采用线绳装订，文件较薄（2-39页）的用缝纫机装订；文件较厚的（40页以上）采用三孔一线左侧装订，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订要牢固，达到文件不损页、不倒页、不压字。第七步：装盒

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将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写备考表、档案盒封面及盒脊项目。

档案盒封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称（立档单位名称）。

盒脊的项目包括：全宗号、、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

备考表置于盒内文件之后，项目包括：盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人、检查人和日期（归档文件整理完毕的日期）。

装盒时应注意以下问题：

（1）不同形成的归档文件不应放入同一档案盒内；

（2）不同保管期限的归档文不应放入同一档案盒；（3）不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒内。第八步：档案上架

（1）编制盒号：用铅笔分保管期限的流水号。（2）上架方法：在同一保管期限中按顺序从左到右，从上到下。

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