秘书处规范化工作

第一篇：秘书处规范化工作

秘书处规范化工作

秘书处是国防教育学院团总支直属的一个重要部门，主要负责学院的日常事务工作以及协调和配合学生会各个部门开展工作。部门制度的科学化，规范化和系统化是提高工作水平和层次的关键。为加强部门的工作管理及建设，保证秘书处工作稳定、有序、可持续性开展，特规范秘书处工作明细如下：

成员职责

一、秘书处秘书长职责：

1、秘书处秘书长是学生会的主要学生干部，直接参与学生会的管理工作；

2、负责秘书处的对外工作，协调好与学生会其它部门之间的关系。对秘书处的工作进行全面监督，并及时做好每次活动的记录；

3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项工作，制定相关工作计划，及时与副秘书长进行沟通交流;

4、负责秘书处活动的策划、监督及总结，保证秘书处的各项活动的顺利开展；

5、监督国防教育学院物品的采购及管理；

二、副秘书长职责：

1、对团总支学生会负责，直接接受秘书长的领导。在处理

决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流;

2、全面负责秘书处内部工作，协调秘书之间的工作分配等关系，在部门例会中总结秘书的工作情况。

3、负责秘书处内部各小组工作的分配、调控，协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系，并对相关成员的表现进行定期评估考核。

4、注意发现和培养优秀成员，关注他们的进步，为他们的发展创造良好的条件和环境。

三、干事职责：

1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识与主观能动性;

2、发挥团队精神，团结协作，集思广益，完善工作细节;

3、始终保持着对工作的热情;

4、负责各项活动的后勤工作，如资料收集、会场及活动现场布置、秩序维持以及采购活动所需物品等。

规章制度

一、日常工作制度：

1、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退;

2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名

义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退;

3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究该组负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误，即予以除名;

4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告，秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处。

二、例会制度：

1、秘书处根据实际工作需要，于每周不定期召开工作会议，全部成员应准时参加。

2、秘书处成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的议题顺利进行;

3、秘书应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长及副秘书长提出;

4、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，秘书迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。

三、物品采购制度：

为了规范我院团总支学生会各部门物品采购工作，确保物品使用的公开化，从而保证各学生干部及部门成员的工作效率，特制定采购制度如下：

1、采购者须以集体利益为采购原则，严禁一切损害集体利益的行为;

2、采购者应根据上级下达指示合理的确定采购商品的种类和数量，不得借机采购私人物品;

3、采购商品过程中，采购者应向销售商索要发票以证明资金去向；

4、若由于采购者的疏忽而购买了错误的商品，则由采购者承担责任，并尽快购买到正确商品;

5、由于资金周转期不定，采购者在必要情况下需自己暂时垫付部分资金，等到统一报销时，再由上级报销。

工作内容及细节

一、物品购置及账目整理。

1．物品采购前各部门须由部长、委员以上职别人员直接向学院学生科老师申请，审核合格后方可将物品清单交付于秘书处进行物品采购。

2．所购物品须开据正规发票，发票数额真实确切。需要缴纳税点的票据在票据背面注明税点以及税费。除发票以外的一切形式收据、收款单不可作为报销凭证。如遇特殊情况，须作出备注说明。（开发票时应注明是“山东理工大学”，切忌注明“国防教育学院”。）

3．采购完成，向秘书处申请报销之前，相关责任人须在发票背面用铅笔注明采购时间、采购人员及所在部门、采购物品的

数量和价格、采购物品用途等相关信息。

4．大宗专项采购：针对运动会等主题性活动的专项采购，活动涉及各系统、部门拟定采购计划向秘书处进行申请，各系统、部门申请时需递交采购计划详单并说明理由，秘书处汇总各部门采购计划后将详单交由学生科老师审查并给予修订意见，审查合格后由秘书处统一组织采购。

5．小量应急采购：如遇突发情况需要进行应急采购的，100元以下的由直接关系部门部长、委员或以上职别人员决定应急物资采购，采购物品可不开具正式发票，但事后须向秘书处说明情况。100元以上的须先向学生科老师进行申请，申请批准后方可按照应急采购的程序进行。

备注：发票项目要具体，劳保用品、学习用品、办公用品耗材之类过于模糊。应开成手套、打印纸、铅笔等具体项目。义乌小商品城购买的商品缴纳约4%的税点可开成发票。各系统、部门由相关责任人将发票送给秘书处相关负责人员予以报销。

关于活动、会议用水：由秘书处进行统一采购。各部门举办活动或会议时需从办公室申领，申领时须填写会议（活动）用水申领表。桶装水需另行说明。

不符合相关规定要求的需报销账目不予以报销。请相关人员认真落实本报销制度。

二、下发通知

当学院团总支以及团学等学生部门安排具体事宜需学生参

与，由秘书处秘书长向副秘书长下达具体的通知要求，包括时间、地点、人员、着装等，再由副秘书长将下发通知的任务分配给各个秘书，由秘书直接通知参与人员。下发通知的方式分为：

1、口头通知；

2、以书面材料形式张贴于宿舍楼公告栏；

3、借助网络媒体或手机通讯设备通知。

要求：通知时间及时，通知下达明确清晰。

内容：会议标题、时间、地点、参会人员及下发通知的单位。如若以书面通告形式张贴于公告栏，格式规范如下：题目黑体三号，内容仿宋四号，行间距1.5，页边距上左3，右下2.5。

三、布置会场

秘书长向副秘书长传达会议召开时间、地点以及会议主题。副秘书长及秘书在会议召开前至少30分钟到达会场，由副秘书长向秘书具体安排任务：

1、打扫会场卫生，保证地面无杂物，灯光适宜，确保会议所需设备的正常使用；

2、会场若在15号教学楼时（通常为106或104室）需布置会议所需桌椅（从学院226号教室取桌椅，挑选的桌椅要干净结实，桌面不可有涂画痕迹，桌身稳定不摇摆。会后及时将桌椅搬回原处）。

3、桌牌的摆放遵循左为上的原则，即以领导席面对会议人员的方向为基准，由中间开始按领导级别高低先左后右交替摆放桌牌（出席领导为奇数时首长坐于中央，出席领导为偶数时，中

央两位首长按级别高低先左后右入座，另外桌牌的规格需统一，大小以每批制定规格为准）。

4、某些重要会议还需要矿泉水、水果等物品，紧靠桌牌右侧摆矿泉水、水果等。以上物品从学生科办公室拿取，会后及时归还。

5、根据会议举办地点，应在黑板上以楷体书写会议主题大字（会议结束后要及时把黑板擦干净），或挂置会议条幅（保证条幅制作在会议开始前一天完成，根据会场特点领导席正后上方悬挂条幅，有些会场有专门悬挂条幅的位置与用具，如若没有则需秘书处成员自主选取合适位置悬挂条幅，要求条幅必须保证表面平整稳定，不脱落不起伏）。布置会场期间注重细节，做到尽善尽美，确保会议顺利进行。

四、学生科办公室、学生会活动室、公告栏的日常维护及整理

1、日常值班。在规定值班时间，秘书长带领副秘书长或秘书轮流值班；

2、卫生保持。安排团学委员会人员打扫卫生(一天一次，晚自习后)，确保学生科办公室、学生会活动室、公告栏时刻保持整洁状态。在学生会各部门利用上述地点举办活动召开会议后，应安排人员打扫清理。

3、物品管理。将学生科办公室各橱子的物品分类摆放，并在橱子门上贴好标签，注明物品的名称和数量。

4、物品的收发。老师、主席团成员以及各部门需要的物品

由秘书处负责提供，取物品时由副秘书长作好记录，归还时由秘书处人员检查物品是否损坏数量是否齐全，并及时归位，如果物品数量缺少，则由借用人员负责，秘书处重新购置并作好记录。

五、展板制作

领导分配下宣传任务后，由秘书处相关人员设计展板，经过制作与美化，将电子版的效果图交由学院领导审批，经过领导的指点指正，进一步修改完善，直到确认无误为止。再由合作公司直接喷绘出展板。由秘书去合作公司取回展板，最后由秘书处人员把展板贴于宣传栏宣传。展出结束后将展板记录并存放于学生会活动室。

六、与其他部门的协作

学生会是一个有机的系统，各部门既各自有独立的工作领域及任务，又是相互统一的整体。作为协调学生会各部门工作的重要部门，秘书处在学生会举办的各项活动中，按照活动情况有不同程度的人员调配。如若需要秘书处参与协助活动开展，应提前向秘书长提出申请，经决议后，秘书长将工作任务交付于副秘书长，副秘书长直接进行协调工作的安排与开展，与活动举办部门负责人进行沟通交流，并在活动开展时进行监督与指导。活动结束后，由副秘书长作好工作情况记录，并汇报给秘书长。

作为团总支学生会工作的重要环节，秘书处的工作内容繁杂，标准严格，环境多样，具有时间紧、任务重、压力大的工作特点，这不仅对内部成员的工作能力应变能力有较高要求，更强

调了全部人员共同努力团结协作的重要意义。鉴此，秘书处始终秉持着“团结统一，勇于担当”的工作原则，坚持“科学工作，劳逸结合，共同努力，相辅相成”的工作方法，以“全心全意为同学服务”为宗旨，致力于将自己打造成一流的学生工作部门，让工作落到实处，让同学们真正受益，让每一位同学都能形成“遇到困难，找秘书处”的意识。秘书处将发扬艰苦奋斗的精神，凭借骄人的成绩争当团总支学生会的一面旗帜！

第二篇：秘书处工作展望

秘书处工作展望

在过去的一年中，我们秘书处根据自身的工作特点，结合院学生会监委会实际情况，完成了既定的工作任务并参与组织了一定的学生活动，引导院学生会监委会和广大学生全面发展。在新的一学期，我对秘书处，对我自己，做出以下计划：

第一，秘书处必须起到监委会大脑的作用，起到协调各部门的作用

第二，进一步协助学院起草有关文件，充分体现部门职能 第三，理清各部门活动的时间地点，整理出相关脉络，能成为主心骨。

第四，进一步完善相关考核制度，使全体学生干部真正起到表率作用。

第五，我们要加强与学生会其他部门的联系，各项活动大家相互配合，共图发展。

第六，组织和秘书处职能相关的活动，来调动大家的工作学习热情。

第七，对于干事，通过活动及合作使其更加团结，使秘书处更加稳固

除了对于部门有以上规划，对于自己，我也希望自己是一名合格的秘书长，能将本职工作做好，并成为部员认可的一名干部。本着信心，真心，耐心竭诚为秘书处贡献自己的力量！

我会为秘书处将来做打算，我会开始选择并培养下一代接班人，为学生会监委会秘书处长远的发展做准备，希望学生会监委会的学生干部年年优秀，学生会工作更上一层楼。

“既然选择了远方，便只顾风雨兼程”,既然我们选择了秘书处，就一定会尽最大的努力坚持到最后！携手将监委会秘书处打造的更美好！

第三篇：秘书处工作职责

2013—2014学年

人文学院学生会秘书处部门职责

人文学院学生会秘书处，作为一个承上启下的部门，直接对老师及主席团负责。为了加强与各部门的沟通与交流，维持正常的工作秩序，特制定部门职责对部门进行监督管理，实现秘书处的良性发展。秘书处的部门职责如下：

一、每个月及时收集学生会各个部门的本月工作总结和下月工作计划，整理好存入电脑和办公室的文件夹中。让学院更清楚我院学生会本月工作情况以及将要开展的工作。愿上级领导能对我院学生会的工作作出评价与指导。

二、做好辅导员办公室值班人员的编排、协调与监督工作，保证我院办公室工作的顺利进行。增强所有工作人员的责任感，维护我院的良好形象。

三、制作有关的邀请和证书、奖状等，如有关活动的邀请函、活动证书等等。

四、编制我系日常工作的例会制度，每次举行会议，我部负责及时通知各个部门开会的时间、地点和注意事项并且做好例会主持及秩序维持工作、签到工作、会议记录与整理工作，并及时统计例会缺勤情况。

五、协助老师和其它部门做好活动的签到，参与到策划书的制作等环节。例如：运动会（签到、发放号码簿、检录等）、迎新生工作

和送老生晚会的策划书和人员安排。

六、本着对每一位学生服务、负责的态度完成学生的档案整理工作。

七、注意发现和培养优秀部员，在工作中为他们的发展创造必要的机会和环境。

九、档案管理制度，每个部门承办的活动，必须有前期计划书及后期总结，并以电子稿和打印稿的形式在活动结束之后一周之内主动交予秘书处，由秘书处统一规范计划总结的格式，并放入各部门的档案夹。

人文学院学生会秘书处

二〇一三年九月二十一日

第四篇：秘书处工作总结报告

秘书处工作总结报告

秘书处依照学生会本学期的工作宗旨及发展方向，配合学院工作，完成既定任务并组织一定的学生活动。引导学生发展，丰富大学生生活。经济管理学院举行的两场活动秘书处的具体工作在以下方面展开：

一、枢纽工作

秘书处重要的工作即为完成主席团与各部门的上传下达工作，及协调活动中各部门任务，以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽工作关系到整个学生会各部门工作的协调及各项活动的运转，极为重要，进入学生会以来我认真严谨完成此项本分的职责，为学生会的各项工作顺利进行出力。

二、常规工作

1、日常学生会的事务管理。学生会每两周将开一次例会，对两周来的工作进行总结，秘书负责提前布置会议室、签到、整理档案、会议记录……并对目前活动进行协作调整及即将展开的工作进行安排分配。

2、学院举行的每场比赛活动秘书处都充当后勤文秘的角色，每场活动的筹划、赛中与善后都做大量且精细的环节连接工作，对每场活动的总结、存底、订正都做细致工作。

3、秘书处的每个秘书同时也是各主席的私人秘书，工作直接对其主席负责，分担主席繁琐的细致工作，为主席效犬马之劳，以便主席顺畅地完成其重要工作。

4、协助各部活动

开学以来我们学院举办的辩论赛和新生才艺大赛秘书处均参加筹划及具体实施，以进行上传下达的工作，调解帮助各部门，同时，了解活动的具体实行情况，做好修改不足的工作。力争完美地举办下届活动

三、工作反思

自我加入秘书处这支团队到现在，工作一个月多月，我体验颇多，秘书处工作有突出的地方，但也有其不足的地方，例如：秘书处各成员欠缺沟通交流，办事欠缺协调……但我们优秀的亮点也很多，例如：尽管大家做工作不熟练，没有经验，但我们的工作热情足以弥补我们生硬的双手，大家都有秘书处重视细节这个共识，所以工作得比较完善。回顾历史，前瞻将来。我们将总结经验，及时弥补不足，使秘书处的工作更灵活地配合各部门把学生会搞得有声有色，引领同学们到达更高的峰顶。

第五篇：工作心得(秘书处)

工 作 心 得

进入学生会以来，我学到了很多，其中我获得最大的收获是发现了自己的不足。我是进入学生会最晚的一个，特别是能进入秘书处工作，更是我意料之外的庆幸，在这里不得不感谢团委老师、主席团及各部长对我的鼓励和支持。

刚开始，我对自己的工作很不熟悉，甚至连部长都不认识，工作不知如何开展，就在我忧郁彷徨的时候，秘书长赵荣强对我说了一句话：“在学生会工作，没有具体的任务来找你，只有你去找事情做。”听了这些话我又不得不想起我们文秘专业中秘书的工作趋向由被动服务转向主动服务，服务于领导，服务于部门，服务于学生。想到这里，我立刻投入到12·9文艺晚会上，哪里有事做，我就去哪里做，在有些操作方面，虽然有遇到不懂的地方，但张成元及时细心地教我如何去做。通过全体学生会成员一星期的奋战，12·9取得了圆满成功。在我感受工作艰辛、十分疲惫的同时，更感受到的是成功的喜悦。

在紧张的工作过程中，学生会严密的组织、严格的管理和紧张有序的生活，培养了我雷厉风行、处事果断的作风。通过这些天的工作，我总结了一些认识，也谈不上经验。第一、工作时要从实际出发，分清轻重缓急。第二、工作时一切从大局出发，局部利益服从大局利益。第三、工作时要立足本职岗位，从小事做起。第四、要视学生会的荣誉为最高荣誉。在总结认识的同时，我更体会到的是学生会是一个家，里面充满着温馨和关怀，使我进一步认识到友谊的珍贵。

在认真回顾工作的同时，我还存在许多不尽人意的地方需要改正。具体我总结了四点：

一、工作时的主动性还有待于提高。

二、工作时与其他部门人员之间配合的默切程度有待于加强。

三、学习与工作的协调还有待于改善，不能因为工作而误了学业。

四、自身的素质还有待于提高。

以上的四点是以后工作当中需要吸取教训的地方，如有其它的缺点，还恳请大家能给予指正。工作了近半个多月，我不知道自己是不是做得很好，但我相信：要想实现自己的心愿，必须锲而不舍地努力工作、勤奋学习，及时总结经验，吸取教训，不求最好，只求更好。

最后，让我的个人心得结束在主席苏勇的一段催人奋进的话语中：“你做了，就有人看到，有人肯定，有人认可。你不做，你就什么都没有。学生会的精彩都在言语之外、眉宇之间，只有聪明的人才能体会到。”

秘书处：许彬

2005．12．20