公司物资及服务采购管理办法 2016版

第一篇：公司物资及服务采购管理办法 2016版

物资/服务采购管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范XXXX公司（以下简称“公司”）物资/服务采购管理工作，落实公司“大物流”管理理念，推进物资集约化管理，提高物资/服务采购管理的效益、效率和物资/服务供应保障能力，根据《XXXX公司物资管理办法》和相关规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司各部门/科室物资/服务采购管理工作。

第三条 本办法所称物资是指用于公司生产、科研、建设、经营、办公、后勤保障的设备、材料、物品等，本办法所称服务是指针对以上设备、材料、物品采购过程中、使用过程中所发生的一切有偿无物流活动和行为，包括租赁、劳务、运输、维护、维修、保养、保修等。第四条 公司对物资/服务采购实行集中管理。

第五条 按照“统一标准、统一采购、统一结算”的原则，公司实行“统一招标、高效仓储、集中配送”的物资采购管理模式。第六条 物资/服务采购管理包括需求管理、审批权限管理、采购策略管理、档案资料管理等内容。

第二章 组织机构和职责

第七条 物资供应部负责公司各类物资/服务采购工作的归口管理；办公室、信息部、后勤部、党群部、科教部负责配合、协助物资供应部开展其专业归口管理范围内的采购工作；物资供应部负责公司物资/服务采购实施工作。

第八条 物资供应部是公司各类物资/服务采购工作主要归口管理的职能部门，其主要职责是：

执行集团公司物资/服务采购战略和各项规章制度；负责制定物资/服务采购相关制度和规范；负责物资/服务需求计划制定、审批环节的管理；负责物资/服务采购工作标准化和信息化建设；负责组织物资/服务采购验收标准的编制。

第九条 公司相关职能部门负责协助物资供应部完成专业归口管理范围内的物资/服务采购工作。各职能部门专业归口管理物资/服务类别如下：

（一）物资供应部归口管理生产设备、生产用品（包括直接用于生产活动中的器具、物品等），以及其维修、维保等各种服务；

（二）办公室归口管理复印机、传真机等办公设备，办公用品、办公耗材等；

（三）信息部归口管理计算机、打印机、服务器、交换机、路由器等信息化设备（包括信息化配件、打印耗材、软件等），以及其维修、维保等各种服务；另办公室归口管理的办公设备的维修、维保等各种服务也归口信息部管理；

（四）后勤部归口管理水、电、气、暖、油等后勤设备，五金、家具、家电、被服等后勤用品，以及其维修、维保等各种服务；

（五）党群部归口管理摄影、摄像设备，宣传设备、宣传用品等；

（六）科教部归口管理教学、科研设备，教学用品、科研用品等。第十条 物资供应部是公司物资/服务采购的实施部门，其主要职责是：

负责执行落实公司物资/服务采购相关制度和规范；负责从各部门收集、汇总物资/服务需求，编制物资/服务采购计划，提供物资/服务采购策略，制定供应方案，保障公司各类物资/服务供应；负责物资/服务采购合同的谈判、执行、评估；负责采购档案的整理、归档和保存；负责供应商关系管理；负责催交催运、组织到货验收；协助办公室做好物资/服务采购合同的签订工作；协助财务部做好采购结算和支付工作。

第十一条 公司各需求部门主要职责是：

负责执行公司物资/服务管理的相关制度和标准；负责按时按要求提交物资需求计划、服务需求计划、进度要求和技术规范书；负责完成物资供应部或各职能部门委托的其他相关工作。第十二条 公司各职能部门主要职责是：

（一）财务部负责物资/服务采购现金预算的审核和批准，负责采购资金的筹措和拨付；负责采购结算和支付工作；负责对采购资金使用情况进行监督；

（二）公司各专业归口管理部门负责按职责提出本专业相关物资/服务的采购技术标准和配置标准；负责物资需求计划的专业性审核；

（三）信息部负责组织制定物资/服务采购管理信息化建设方案，负责采购管理信息化的技术支持、应用集成推进、信息安全和运行维护管理；

（四）办公室负责对公司物资(服务)采购管理工作和招投标活动全过程提供法律保障；负责采购合同的签订工作；负责组织制订公司采购有关的统一合同文本；

（五）纪监审办公室负责对物资/服务采购工作实施全过程监督；负责受理物资/服务采购工作中的投诉举报；负责对物资/服务采购工作中的违规违纪问题提出处理意见。

第三章 需求管理

第十三条 物资/服务需求管理分为计划管理、定额管理和应急管理。

第十四条 公司对物资/服务需求实行计划管理。计划管理是指对物资/服务需求年度计划和计划外物资/服务需求的编撰、论证等过程的管理。

（一）物资/服务需求年度计划管理：

1.各物资/服务需求部门/科室按照实际情况，提出能反映全年物资/服务交付时间（月份）的进度计划，汇总后报至物资供应部或各专业技术委员会评审；

2.各需求部门/科室按计划所确定的时间节点按时提交物资/服务需求计划相关资料（包括技术规范书、设备购置论证报告、市场调研报告等），以保证合理的物资供应周期；

3.物资/服务需求部门/科室根据自身发展和部门建设情况综合考虑，提出的需求计划，应由部门/科室负责人认真审核；

4.各部门/科室的物资/服务需求可根据物资供应部平衡利库后，形成采购计划或进行调拨。

（二）计划外物资/服务需求管理：

1.各物资/服务需求部门/科室按照实际情况，提出能反映短期内物资/服务交付时间（天数）的进度计划，汇总后根据所需物资/服务的分类，以签报的形式分别报至公司物资/服务专业归口管理部门评审；

2.各需求部门/科室计划外提交的物资/服务需求计划相关资料（包括技术规范书、设备购置论证报告等）必须详尽，并说明计划外提交的原因及迫切程度，预留合理的物资/服务供应周期； 3.物资/服务需求部门/科室根据情况综合考虑，提出的计划外物资/服务需求的项目数量和发生频率，纳入公司综合考核；

第十五条 公司对常用耗材（试剂）、办公和后勤保障等品种繁杂，规模较小的物资实行库存定额管理，其中耗材（试剂）必须经计划内前置审批同意方可进行采购。在库存定额范围内，由需求部门/科室根据需要直接从库存中申请领用，以满足日常需要；低于库存定额时，由物资供应部生成采购计划。

各部门/科室耗材（试剂）类物资需求，采取前置审批管理方式进行管理，管理细则如下：

1.需求部门/科室申请首次使用耗材（试剂），在科室范围内使用的，需填写生产耗材使用申请，物资供应部、办公室分别进行专业评审；

2.对已批准采购，但近一年内未发生实际采购的耗材（试剂）需重新提交使用申请表，按首次申请进行论证审批；

3.对已批准采购的耗材（试剂），新增加规格、型号或变更生产企业、供应商等信息的，需向物资供应部提交申请及必要的资质证明； 第十六条 对于因抢修设备等紧急情况所需的一次性采购物资/服务实行应急管理，需求部门/科室需根据情况在采购完成后补齐相关论证资料。

第四章 采购审批权限管理

第十七条 公司对物资/服务采购需求按“计划优先、专业评审”的原则执行统一的审批权限管理。

第十八条 公司物资/服务采购审批权限分为物资/服务需求年度计划、计划外物资/服务需求、库存定额采购、耗材（试剂）类前置审批、应急采购五类。

第十九条 物资/服务需求年度计划审批流程如下：

（一）专业部门评审：各物资/服务需求部门/科室按照项目专业归口分类提交年度计划和相关论证材料，分别经物资供应部、办公室、信息部、后勤部、党群部、科教部六个专业部门论证评审；

（二）委员会审批：对于属于设备类零购固定资产项目的在专业主管部门论证评审后，上报至生产管理委员会会议讨论审批；对于属于信息化建设项目的在专业主管部门论证评审后，上报至信息化建设管理委员会会议讨论审批；对于属于其他需要公司各专业委员会审批的项目，必须经过该专业委员会会议讨论审批；

（三）党政联席会审批：经专业部门评审和委员会审批通过的计划内项目，由专业部门汇总后报至公司联席会审批通过；

（四）需求部门提交年度计划：每年10月份需求部门/科室按要求提交下一年度物资/服务计划和相关论证材料；

（五）年度计划更改：对于因需求变化、市场变化等特殊原因需要更改年度计划的（更替、新增、取消），每年8月份由需求部门/科室向物资供应部提交书面申请，陈述理由；经专业部门论证评审后，按原计划审批流程履行审批程序，进行统一年度计划更改。

第二十条 计划外物资/服务需求审批流程如下：

（一）预算单价或单批次总价小于2,000元的物资/服务需求由各物资/服务需求部门/科室书面提交至物资供应部，经专业归口部门评审后，由物资供应部主任审批同意后执行；

（二）预算单价或单批次总价大于等于2,000元，且小于50,000元的物资(服务)需求由各物资/服务需求部门/科室以电子签报形式提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出采购建议、配置规格档次建议后，依次由物资供应部主任审批、财务部主任审批、各部门主管副总、总经理审批同意后执行；

（三）预算单价或单批次总价大于等于50,000元，且小于1,000,000元的物资(服务)需求由各物资/服务需求部门/科室以电子签报形式提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出采购建议、配置规格档次建议后，由专业归口部门形成议题申请，提交办公会讨论审批，审批通过后执行；

（四）预算单价或单批次总价大于等于1,000,000元的物资(服务)需求由各物资/服务需求部门/科室以电子签报形式提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出采购建议、配置规格档次建议后，由专业归口部门形成议题申请，提交联席会讨论审批，审批通过后执行。

第二十一条 库存定额采购审批流程如下：

常用耗材（试剂）、办公和后勤保障等品种繁杂，规模较小的物资实行定额库存管理，在库存定额范围内，由需求部门/科室主任根据需要直接从库存中申请领用，以满足日常需要；低于库存定额时，由物资供应部采购人员提出申请，由物资供应部主任审批同意后生成采购计划。

第二十二条 耗材（试剂）类前置审批流程如下：

需求部门/科室申请使用耗材（试剂）的，向物资供应部提交书面申请，经物资供应部、办公室分别进行专业评审后，提交耗材采购管理委员会讨论审批，审批通过后执行。

第二十三条 应急采购审批流程如下：

对于因设备抢修等紧急情况需要一次性采购物资/服务需求的，由需求部门/科室提交书面申请，依次经物资供应部主管领导审批、财务部主管领导审批、总经理审批同意后执行。

第五章 采购策略管理

第二十四条 公司对经审批通过的物资/服务采购项目实行统一规模采购、统一签订采购合同、统一支付合同货款的采购策略。

第二十五条 物资供应部根据物资/服务性质和特点对物资/服务采购计划进行分类汇总，提供采购策略（招标采购、竞争性谈判采购、协议供应商采购、单一来源采购、询价采购），并组织实施；属于集团公司集中规模采购的物资/服务采购计划，上报集团公司。

第二十六条 根据预算单价或单批次总价分别采取以下采购策略：

（一）预算单价或单批次总价小于50,000元的物资/服务采购项目由物资供应部采用单一来源谈判或协议供应商采购方式进行；

（二）预算单价或单批次总价大于等于50,000元，且小于200,000元的物资/服务采购项目由物资供应部提供采购策略，经公司招标工作领导小组审批同意后，采取单一来源谈判、竞争性谈判、询价谈判等方式进行；

（三）预算单价或单批次总价大于等于200,000元的物资/服务采购项目由物资供应部提供采购策略，经公司招标工作领导小组审批同意后，采取招标采购方式进行。

第二十七条 符合《集团公司招标活动管理办法》第二十一条规定可以邀请招标的项目，经公司招标工作领导小组审批同意后，按《集团公司招标活动管理办法》规定进行邀请招标采购。

第二十八条 符合《集团公司招标活动管理办法》第二十三条规定可以不招标的项目，经公司招标工作领导小组审批同意后，按《集团非招标方式采购活动管理办法》规定进行采购。

第二十九条 符合《集团公司非招标方式采购活动管理办法》第二十四条规定可以采取单一来源方式进行的货物采购项目，经公司招标工作领导小组审批同意后，应用同期公开招标结果直接采购。第三十条 招标采购流程及非招标方式采购流程严格执行《集团公司招标活动管理办法》、《集团公司非招标方式采购活动管理办法》相关规定。

第六章 档案资料管理

第三十一条 物资/服务档案资料管理包括物资/服务计划、采购、合同、履约、仓储、交接、验收、支付、结算、维保、维修等全过程资料的收集、整理、归档、保存。

物资供应部负责妥善保存物资/服务采购活动中所有资料，相关法律法规有具体规定的，严格按照规定要求执行。

第三十二条 物资/服务采购合同应按照统一合同文本编制，严格按照采购结果订立。

第三十三条 物资/服务采购活动实施结束后，应及时按财务、审计规定对各类物资/服务进行还款、报销工作。

第三十四条 物资采购档案资料实施分级管理：纳入归档保存范围的物资/服务采购资料，及时按要求归档；未纳入归档保存范围的物资/服务采购资料，分类妥善保存。

第七章 附 则

第三十五条 本办法自颁布之日起施行。附件：物资/服务采购管理细则

附件：物资/服务采购管理细则

根据《公司物资/服务采购管理办法》的相关规定，为加强公司物资/服务采购全过程管理，切实做好物资/服务采购的需求分析、市场调研、项目论证等各项工作，保证物资/服务采购管理工作高效、严谨、有序的进行，特制定本细则。

一．物资供应部根据总经理审批通过的汇总进度计划，编制公司物资/服务采购年度计划并下发各需求部门/科室。物资供应部督促和检查计划的执行情况，提前做好各项物资/服务采购的准备工作。

二．各需求部门/科室根据自身发展和部门建设情况综合考虑，按年度计划所确定的时间节点提交物资/服务需求计划相关资料，包括技术规范书、设备购置论证报告、市场调研报告等，以保证合理的物资供应周期。物资/服务需求计划相关资料应由部门/科室主任（负责人）认真审核并签字确认提交至物资供应部。

1.技术规范书是指可以作为招标参数依据的、能充分反映所需物资/服务的状态、性能、结构、品质等各项细节指标的文件；物资/服务采购需求单价或单批次总价超过二十万元需要准备此文件。

2.设备购置论证报告是指从投资效益、需求分析、适用性评价等角度展开的对物资/服务采购需求的可行性论证；物资/服务采购需求单价或单批次总价超过五万元需要准备此报告；报告格式见《公司设备及安全管理委员会工作制度》。

3.市场调研报告是指包含对所需物资/服务的多种主流品牌、价位、市场占有率和产品优缺点等信息的调研报告；物资（物资）采购需求单价或单批次总价超过二十万元需要准备此报告。

三．物资供应部根据各需求部门/科室提供的物资/服务采购需求计划相关资料，以及公司设备安全管理委员会和办公会讨论通过的物资/服务采购相关决议和精神，提供采购策略（包括招标采购、竞争性谈判采购、协议供应商采购、单一来源采购、询价采购及应急采购方式），并组织实施。

四．物资供应部在物资/服务采购实施过程中，按以下管理流程执行：

1.实施大型设备及公司重大物资/服务采购项目，必须经过办公会会充分讨论形成决议后执行。

2.物资/服务采购需求单价或单批次总价超过一百万元的项目由物资供应部组织邀请一家或多家厂家进行产品介绍，以便相关科室及人员充分了解产品性能、结构、价位、售后服务等信息。产品介绍会要求物资供应部、需求科室/部门、相关职能科室人员参加；需留存厂家签字表、与会人员签字表、产品介绍会会议纪要等文件。

3.物资/服务采购需求单价或单批次总价超过一百万元的项目可以由物资供应部牵头组织外出调研活动，以便相关科室及人员充分了解产品性能、结构、价位、售后服务等信息。调研活动需物资供应部主管领导、纪委领导审批同意后进行；要求物资供应部、需求科室/部门、相关职能科室人员参加；需留存由全体调研小组成员签字审核的外出调研报告。

五．物资/服务采购项目的技术规范书需由物资供应部审查通过后上报委托招标代理机构。物资供应部留存由需求科室/部门签字的纸质版材料。

六．物资/服务采购项目经招标采购、竞争性谈判采购、协议供应商采购、单一来源采购、询价采购及应急采购等采购方式实施后，应尽快按要求签订物资/服务采购合同。物资供应部、办公室、财务部需留存合同正本共四份。

七．物资供应部根据验收标准组织相关职能科室人员、需求部门/科室人员参与验收，留存各类验收资料、材料、照片。

第二篇：公司物资采购和存货管理办法

公司物资采购与存货管理办法

第一章 总则

第一条 为了规范公司采购管理，进一步降低采购成本，提高物资供应服务质量和存货管理水平，确保生产经营的正常进行，提高整体经济效益，特制定本管理办法。

第二条 本办法适用于公司机关各科室、各单位以及各法人单位、公司分支机构，以下简称各单位。

第二章 管理机构和职责

第三条 公司物资采购和存货管理业务在严格遵守国家的有关法律法规，遵循上级各主管部门有关物资采购规程的前提下，大力实施公正、公平、公开、透明的阳光采购工程，严肃采购纪律，严格执行公司有关文件，实行“计划、采购、资金”三个集中管理的原则。在物资采购与存货管理相关单位和部门分别设置计划、采购、审批、合同管理、验收、保管、稽核等岗位，建立相应的岗位责任制。不得一人承担两个及以上岗位的工作。确保办理物资采购与存货管理业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。物资采购与存货管理业务不相容岗位一般包括：

（一）请购与审批；

（二）采购合同的订立与审批；

（三）采购与验收；

（四）采购、验收与相关会计记录；

（五）发出、领用、处置的审批与保管。

第四条 物资供应公司是公司物资供应管理的职能部门，负责公司物资供应管理工作，负责公司各单位所需物资的需求计划审核汇总和采购计划的编制送审；负责所采购物资入库保管以及配送发放等保障工作，提供优质服务；按公司及财务部门要求取得、填制、传递和登记有关凭证和帐簿；执行盘点制度，协助财务部门搞好材料结算与存货核算工作。

经公司批准，部经营单位在物资公司的指导下自行管理存货业务，如燃料销售公司、物流发展公司、商店超市等商贸流通单位及泥浆材料厂、空气分离厂、服装厂等加工销售单位。公司低值易耗品的管理机构为生活服务公司（相关管理规定按运塔字[2002]4号文件执行），燃料销售公司自行管理销售油品等进销存业务的同时，也是公司本部各种油品的管理机构。

第五条 物资采购办公室是公司物资采购业务的职能部门，物资采购办公室在遵照执行公司相关管理规定的前提下开展物资采购业务，主要负责采购计划的审核；根据供货能力、周期、质量、价格等诸多市场信息对供应商初步选择确定并发送物资采购信息；确定采购方式，组织进行招（议）标或比价的方式开展采购业务；与最终确定的供应商按照采购合同联系供货及退换货事宜，落实和完成物资采购计划，做好到货及退换货记录；逐笔对采购物资的品种、数量及价格等要素进行审核；向供应商索取真实、合法的增值税发票、清单等单据，及时办理传递手续；负责组织建立物资供应商评价体系；负责牵头办理采购资金支付审批手续；在坚持三个集中的同时，实行统放结合的办法，零星、急用料、专用物资或其他特殊情况需自行办理采购业务的，需经物资采购办公室审批同意后，各单位在审批范围内办理。

第六条 企管与法律部门负责和组织制订物资的储备定额和消耗定额；审核物资采购计划；按照审定的采购计划和最终确定的供应商签订采购合同；针对物资采购业务的计划准确率、到位率、库存积压、超限以及待料情况等对相关单位部门进行监督考核；审核签订各商贸流通和生产加工销售单位商品及产品的销售合同；监督检查买卖合同的执行情况；负责牵头处理物资采购、存货管理以及合同执行过程中涉及纠纷甚至法律诉讼的事务。

第七条 安全与技术部门负责组织公司生产和使用的产品质量认可、计量鉴定、质量监督检查；负责质量、计量纠纷的处理；负责各类质量事故的调查处理和统计上报；负责特殊产品（包括：锅炉、压力容器、特种设备、消防产品、防爆器材、安全检测仪器、防护器具及劳动保护用品）供应厂商安全资质审查工作；负责按公司相关规定管理公司闲置废旧物资（包括各种边角余料）。

第八条 财务部门负责物资采购计划的审核和采购资金的总额控制；参与物资采购招标和合同签订；集中统一管理货款结算，负责对请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的审核工作；集中统一负责按照公司相关管理规定进行存货的核算业务；组织对库存物资的月度收发情况进行稽核，定期盘点库存物资；参与编制消耗定额和储备定额；参与对相关部门的考核；组织制定库存物资计划价格；审定积压、废旧物资的处置价格。

第九条 纪检监察部门负责收集供应商的拟供货及报价清单，经过比价结合物资供应商评价资料确定供应商并在相关会议通过后最终确认；负责对物资采购及销售业务的招投标、合同谈判等环节进行有重点的监督、检查和抽查；组织公司物资采购效能监察。

审计部门负责对大额物资采购或销售业务（10万元及以上）的招投标及合同签订全过程的监督，对10万元以下询比价结果进行抽审；监督审核库存积压物资管理及废旧物资回收、处置；负责对《公司物资采购与存货管理办法》的执行情况进行监督检查。

第十条 各物资需求单位根据消耗定额编制物资需求计划，负责物资需求计划编制上报、技术确认、物资领用；参与采购方案的编制、技术评标标准的制定，参与物资采购和销售业务的招投标及合同谈判、非标准物资到货后的验收工作。

第三章 物资采购的计划管理

第十一条 物资需求计划由各单位根据生产经营所需，编制、季度、月度物资需求计划，经本单位负责人审核批准后上报物资供应公司。物资供应公司对各单位所报计划审查核实后，及时进行分析汇总，进行“六平一代”，（即平库存、平积压、平在途、平期货、平修旧、平利废，一代指代用物资），保证科学、合理的安全库存量为前提，编制物资采购计划和按要求送审。各种采购计划的具体编制要求、上报时间和传递、审批手续等要求按照公司相关管理规定办理。

第十二条 相关管理部门按各自管理职责及时办理审核程序和组织采购业务，确保物资的及时到位。因用料单位计划不周，未及时纠正，或纠正不彻底而造成物资积压浪费者，由计划单位承担全部责任。商品销售及生产加工单位也要本着以市场为导向和以销定产的原则购进和生产加工，减少盲目性，杜绝积压、浪费。

第四章 物资采购的质量管理和入库验收制度 第十三条 采购物资必须保证质量，物资质量实行全过程质量责任制，坚决杜绝质次价高的物资入库。在采购合同或协议中就必须明确采购物资的质量要求、检验规范、适用范围和产品质量标准及法律所要求的有关证件，明确需要供应商提供的服务内容，凡国家及行业质量部门公布的不合格产品的生产厂商，严禁订购其产品。

第十四条 由技术部门或指定专人严格按照国家《产品质量法》的有关条文及公司有关管理规定对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，采购的物资必须具备三证，即生产许可证、产品合格证和产品检验出厂证。无三证产品不得采购和验收入库。采购重要物品必须具备产品标准，进口配件必须选择正规渠道进货，保证产品质量。不合格物资严禁入库。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向相关部门报告，发生质量问题的必须及时退回并索回货款。

第十五条 技术部门检验合格出具验收证明，由仓储保管部门按规定办理入库手续，按照公司及财务部门要求填制入库单，并登记存货实物明细账簿。

保管人员按包装、件数验收，根据交接单逐项检查，认真核实“运输记录”和“商务记录”，油料入库单还必须附送供货单位及过磅单，包装箱、袋、桶、捆要完好，无散包、破损、残缺、污染等现象，发货件数与实到件数相符，堆装货物要按实到件数验收，并做好到货记录。要按规定做好现场交接签认工作，避免发生纠纷，提高工作效率。验收入库中发现到货物资短缺时，应根据各种记录和供货合同条例进行核对，严格分清供、运责任，并通过有关规定妥善处理。发现残损，短缺，质量问题时，在未处理前，仓库保管员应按原包装妥善保管，不能动用或丢失。

第十六条 公司内部单位提供的加工产品（修制品）凭技术部门的验收合格证入库，价格以企管部门下达的修制品计划或与加工单位签订协议为准。

各商品销售及生产加工单位购进商品或生产加工过程中的产品、半成品也应按照上述要求分别由技术人员和保管人员进行验收入库和登记存货实物明细账簿。对检验过程中发现的不合乎有关标准的次品、报废品要做好记录，及时上报处理。

第五章 库存物资、存货的保管制度

第十七条 库存物资保管工作必须遵守准确、及时、经济、安全的原则，必须做到“四号定位”、“五五存放”、“四对口”的科学管理。必须按各类物资的特性和具体的储存条件，定期维护保养、抽样复检、整码码垛，做到“十不”无损储存。

（一）应根据物资的特性科学存放。对于一些精密度要求严格的库存物资、存货要特别注意，不要损坏其物质本身质量。

（二）对于可除锈的物质，锈污除干净后，用石蜡、润滑油、合成防腐剂涂刷凉干。

（三）需进行包装的物资进行包装后，经检验符合要求后方可入库保管。

第十八条 库存物资要按照保管规程要求建立台帐，要做到产品名称、规格型号、产品许可证、合格证、生产日期、生产批次、有效期等内容齐全，包装、摆放、储存符合要求，物资仓储管理工作参照《中国石油天然气集团公司企业物资部门仓储管理工作等级标准》执行。验收入库的物资，必须做到帐、卡、实物、资金四对口。未经检验验收的物资不得交付使用，不得付款。

第十九条 库存物资要做到有动必点，坚持永续盘点的制度。库房每月要全面盘点一次，库房盘点必须填写盘点表，由相关人员签字，每年五月底前必须搬动整理检查一次，以防生锈。腐蚀受损件在每年十一月底全面清仓查库，对查出的问题进行汇总，上报研究后一次性处理。定期对存货进行检查，查看有无损坏、变质或积压等情况，并对检查结果进行记录，要积极盘活积压存货，对毁损、报废、技术淘汰的存货经相应地授权审批，及时处理。发现库存盈亏的，及时上报，库房和财务部门按规定进行业务处理。

（一）、同名、同数、价格差异、出账引起的亏损，由保管员填写调整单，科长或单位领导审批，即可出账。

（二）、由于收发差错引起的盈亏，清仓查库中发现的责任不明的盈亏，由保管员填写盈亏单，由公司主管领导审批后处理。

（三）申请报废的物资，必须说明原因，每年十二月初由保管员填写报废物资申请表，由技术部门鉴定后，交上级部门批准后，方可出账处理。

第二十条 存货的存放和管理必须由专人负责并分类编目，定期与会计记录进行核对，并对不一致的项目查找原因，落实责任。认真填写维护保养记录本、收发差错记录本、巡回检查记录本，做到发现问题记录有时间、有措施、有处理结果。

财务部门负责定期组织对存货进行盘点，与实物明细账进行核对，查明差异原因及相关人员的责任，形成盘点报告，经审核批准进行账项调整，以保证账实相符。在期末组织相关部门对存货进行全面清查，按照公司相关管理规定计提存货跌价准备。

第六章 库存物资和存货发出管理

第二十一条 物资经检验合格后方可入库和发放使用。各库房凭填列完整正确、手续合格有效的发料单做为库存物资或存货的出库凭证，轮胎、工具、劳保和低值易耗品以及各配件库房中的大件、总成件领用还必须登记领用台帐。用于销售的必须附有销售清单有关联次，必要的还需审核相关销售合同。库存物资发出审批程序按照公司有关成本费用管理规定和各单位具体的油材料领用管理规定执行，用于销售的存货发出审批程序按照公司有关销售与收款管理规定和各单位具体管理规定执行。

第二十一条 库房保管员要审核出库凭证填写是否齐全、出具的证明是否有效，物资出库必须坚持“先进先出、后进后出”的发放原则，发料分单位单次分发，不允许两个单位混发。

对已经发出的物资和存货，当月必须办理出库，属于生产加工的，对原材料、半成品及产成品的发放、领用，必须分别凭合格的出库凭证办理出库。属对外销售的，当月还必须开据销售发票并准确挂帐，否则追究保管人员和相关管理人员责任。各商贸流通单位对外销售业务的资金回收按季度考核，每季度末资金必须回笼，为降低经营风险，大额销售必须签定销售合同。

库存物资的发放要求如下：

（一）、依据发货凭证，按其数量准确发出，不准多发或少发。

（二）、发放物资程序：动标签、发货、点库存、签字核对。

（三）、交提货人当面点清楚，由提货人在发货单据指定位置签字。

第二十二条 物资的包装要求

（一）、能保持原包装的按原包装发货。

（二）、选择牢固的包装物。

（三）、按装箱要求，上轻下重选择合适的衬垫材料。

（四）、装箱单要填清箱内品种、规格、数量、发票号及包装人员签名。

第二十三条 下列物资不允许出库

（一）、凭证填写不清，或印章、审批手续不齐全，不允许出库。

（二）、非正式出库凭证不予接受，特殊情况必须由有关业务主管签字并有处理方法方可发放。

（三）、生锈腐烂、变质物质不允许出库，经保养检验合格后方可发放。

（四）、待收料物资不允许出库，如生产急需，先由计划员开估价入库料单，并经检验后，保管员方可迅速处理，保证生产需要，产品合格后方全数入库。

第二十四条 严格执行交旧领新和登记领用台帐制度

（一）按技术部门规定的交旧物资范围，收回旧件，发出新件。废旧料由专人负责管理，按技术部门以及公司运财字[2001]205号《关于公司闲置报废物资管理有关问题的通知》文件之要求回收、保管、存放和处置。

（二）轮胎、工具、劳保和低值易耗品库房以及各配件库房中的大件、总成件领用必须建立登记领用台帐制度，领用人员在出库凭证上签字同时还需在台帐的指定位置签字。台帐登记应统一规范符合公司规定，台帐登记必须真实、准确、完整、及时，以备财务部门、领用单位核查和上级部门核查。

领用轮胎未达到规定行驶里程的，责任人按供应及技术部门核定的损失进行赔偿后，方可领用，工具、劳保及办公用低值易耗品未到领用周期的，不予发放，人员调动调离岗位的，根据台帐登记物品进行移交，接受人在台帐指定位置签字。

第二十五条 物资退换货以及存货的销售退回

（一）、经过技术部门质量检验不合格或在使用过程中有质量问题的物资，均可以退换货，但必须附有技术部门的详细鉴定结论。

（二）、商品及产品的销售退回必须经各单位销售主管审批后方可执行。销售退回的货物应由技术部门检验和保管部门清点后方可入库。技术部门应对客户退回的货物进行检验并出具检验证明；保管部门应在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告。

财务部门对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。

第七章 附则

第二十六条 本管理办法由财务资产科负责解释。第二十七条 本管理办法自发布之日起实施。

第三篇：物资采购管理办法

第一条 为了加强内部管理和控制，规范采购行为，保障生产经营活动的正常进行，以最大限度地降低采购成本，特制定本办法。

第二条 本办法对本公司所有材料物资的采购均适用，公司控股子公司参照执行。

第三条 采购流程及职责分工

一、采购流程：

1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、生产计划包括主要材料（玻璃、铝框、接线盒、背板等）月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量，经分管副总经理、总经理批准后实施。

2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划，经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价；办公用品由需求部门申请，综合管理部门负责统一采购，其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请，采购部门负责采购。

3、采购审批权限：公司原辅材料采购计划，由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准；其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请，经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行；大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。

4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审，原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。

5、成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责：参与公司供应商的选择；负责公司采购物资价格的审定等，监查组由董事长任组长，总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。供应商评价采用现场考察和资质审查相结合，但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复；供应商评审采用比较记名投票方式，董事长一人两票制，其余人员一人一票制，全数为五票，少数服从多数。经监查组审查通过的采购价格才能执行。

6、定期或即时签订购销合同，日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。

7、仓库收货、品管人员现场验货。

二、职责分工：

1、销售部门负责公司月度、季度、销售计划的制定和修正；

2、生产部门负责公司月度、季度、生产计划的制定和修正；

3、采购部门负责公司所有材料物资的采购，同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请；

4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验；

5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核，同时负责相关资金的落实安排；

6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等；

7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批，包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽；

8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。

第四条 一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。

第五条 供应商评定控制程序

1、主要材料的含义

主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料，主要包括玻

璃、铝框、接线盒、EVA等，辅助材料就是主要材料以外的材料；

2、对供应商的评价

2.1、采购部根据同类材料的无差异控制要求，结合物资的质量、价格、供货期等比较，选择合格的供应商，填写《供应商选择评定记录表》。在无差异或差异可控的基础上，对同类材料供应，应尽量选择几家合格的供应商。经采购部、监查组等相关机构审查通过后，录入《合格供应商名单》中。

2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素：

a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等；

b、质量保证能力，即质量控制体系；

c、业内评价、第三方认证等； d、满足法规的要求，采购产品涉及强制性认证的，应具有相关认证的证书和质量证明等

2.3、对第一次供应材料的供应商，除提供充分的背景证明材料外，还需经样品测试及小

批量试用，经测试合格后才能供货：

a、新供应商根据相关要求提供少量材料；

b、交生产车间试用，并填写《供应商评定记录表》中相关栏目，结果反馈给采购部；

c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的，必要时再经试用，均合格的，经总经理批准后，列入《合格供应商名录》。

3、供应商的日常管理

3.1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪，及时与品管部进行沟通。供应商产品如出现严重质量问题，采购部应及时向供应商发出《限期整改通知单》限期整改，如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的，应取消其供货资格。

3.2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评，填写《供应商业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占50％，交货期评分占10％，价格及售后服务占40％。评定标准为：一年中平均质量合格率达到98％以上的给予满分，每降一个百分点扣5分，但质量评分不能低于35分；交货期都准时交货的给满分，经常送货不及时的，给5分以下；在同等质量的基础上价格在业内最低的，给35分以上。总评分不能低于80分，若低于80分或质量评分低于35分，应取消其合格供应商资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其的检验或验证工作。

3.3、采购人员保持与供应商及时沟通，当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时，采购部应采取相关措施，以确保该变化符合认证规定的要求。

第六条 供应商的选择 所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库，同类

物品采购至少准备两家或以上数量供应商，以确保供应渠道的顺畅，供应商的选择从《合格供应商名录》中择优录用；

第七条 价格确认

1、已经核定的物料，采购人员应注重分析，收集信息资料以尽可能降低采购成本，其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员，以供参考；

2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议，经审议通过后方可执行，已经核定物料采购价格通知上调时，须附价格上调原因，采购部报请物资采购监查组进行审议，审议通过后方可执行；

第八条 询价、比价、竞价

1、根据物料采购的需求，采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价，询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式（长期合同或即时合同）等；

2、采购部在收到供应商反馈信息后，采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析，选择符合条件的供应商进行招投标，公开竞价；

3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真，审议的方法是评定计分制，审议的地点必须是公司注册地，审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。

第九条 执行采购

1、采购人员接到经核准的“请购单”后，应与供应厂商进一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。对金额较大的或批量采购，应到供方生产工厂进行实际考察，以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等，向对方明确订货意向。

2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员应准备相应买卖合同四份，经授权签字盖章后生效，供方留存两份，需方留存两份，其中一份采购部、一份财务部，合同需要列明至少下列条款：

2.1、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；

2.2、采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；

2.3、订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；

2.4、价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款

2.5、交货日期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

2.6、付款方式

2.7、所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。

2.8、质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。2.9、运输方式和销售发票的要求。

3、属于分批交货的货物，采购人员根据实际需求，出具交货通知单经采购部门经理审核，加盖公章后由采购人员通知供方发货，采购人员应跟踪控制材料物料交货，及时向供应商跟催交货进度。

4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。

5、采购部门接到生产部门紧急采购案件，应立即进行询价、议价，按采购程序指明专人迅速办理。

6、阶段控制及沟通

6.1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段，采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。

6.2、采购人员未能按既定进度完成作业时，应将异常情况反馈给主管上级，说明异常原因及预定完成日期，以便拟订对策处理。

7、采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

7.1、集中计划采购：凡具有共同性的材料物资，可以集中采购计划交货的，可核定材料项目，通知生产等部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

7.2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的大宗材料物资，应事先选定厂商，议定长期供货价格，报批准后通知各部门依需要提出请购计划。

8、退货

经检验不合格的材料物资需要退货时，仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库，同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”，采购应及时同供应商沟通进行后续处理。

第十条 货物验收及付款

1、供应商交货时采购部应通知仓库，对实物清点件数或称重，随货同行的有关证件进行核对，实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单，库管员签字确认，如发现不符时，即通知采购部会同处理。

2、对有质量参数要求的材料物资，品管部派员验收，经验收合格后仓库出具入库单，同时品管人员和库管员必须签字确认。 第十一条 付款结算

1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。

2、付款申请由采购人员提交，提交的内容包括：送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等，申请付款应严格按照相关合同要求进行，分清轻重缓急。申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续。

3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：

3.1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续；

3.2、外埠采购且供应商要求立即付款时；

3.3、现场调试期间临时急需材料采购；

3.4、1000元以下的零星采购。

第十二条 进度控制及异常反馈

1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求，掌握到货进度。

2、采购人员发现供货方交货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催货，对异常原因及处理对策，通知生产部协调处理。 第十三条 质量评价

就公司所耗用的材料物资质量予以关注，根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价，以利于供应商的优选。

第十四条 参与采购过程的各相关部门，明确分工、明确责任、互相配合，发挥互相督促的作用，确保公司利益不受损害。

第十五条 参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或佣金，虚心接受群众监督。

第二十六条 本办法自公布日起执行

第四篇：物资采购管理办法

物资采购管理办法

一、目的：

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司各部门对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性物品、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的建立和审批工作；

2、分管领导负责物资采购的工作的审核；

3、项目部各部室负责人负责采购的计划上报；

4、经营部负责物资采购实施工作。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购原则有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与(?)。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则

（1）自觉维护企业利益，努力(?确保)提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）严格遵守《中国石油天然气集团公司管理人员违纪违规行为处分规定》。

5、物资采购原则

⑴零星采购物品金额5000元以内物品，按物资采购流程报批后由相关采购人员直接采购。

⑵采购物品年累计金额5000元以上150000元以下，由项目部招议标小组共同参与，签订供货协议。

⑶采购物品年累计金额15万元以上100万元以下，由项目部招议标小组按照天成公司体系文件相关规定报批手续，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货合同。

⑷采购物品年累计金额100万元以上，参照天成体系文件规定报天成公司相关部室招标采购。

6、审计监督原则：

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

1、采购申请：

经营性物品采购,（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要提出采购申请，填写《采购申请单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由相关部门审批，经总经理批准后交经营部门采购。

2、询价比价议价：

（1）每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应商进行报价，不足三家可二家。

（2）经营部物品采购人员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

3、样品提供和确认：

（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认。

（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

4、供应商选择：

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

5、协议或合同签定：

（1)供应商经送样审查合格后，由经营部按照相关规定与选定的供应商签订协议或合同。

（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

6、采购物品验收：

采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经营部相关人员验收，验收合格方可入库。

六、考核

凡违反本管理办法的人员，依照项目部相关管理制度进行处罚。

七、本办法附件：

1、《采购申请单》

2、《采购询价记录表》

3、《采购物品验收单》

4、《采购流程图》

八、本办法解释权归经营财务部，自下发之日起执行。

第五篇：物资采购管理办法

物资采购管理办法

为了规范物资采购的管理，特制订本办法。物资采购遵循 “节约成本、价廉物美、计划采购、急需急办”的基本原则。

物业部维修维护、洗涤保洁用品等由物业部采购；其余物资由办公室统一进行采购。

一、采购流程

1、物业部每月月底前上报需求计划，填写标准采购申请单，提交公司领导审批；其他部门根据需要于每月月底前填写标准的采购申请单，提交行政办公室，办公室汇总后提交公司领导进行审批，采购部门根据审批后的采购单采购。审批后的计划复印一份送财务。

2、对于物业常用物料、常规办公用品等根据用量可进行批量采购。

3、对于单次采购金额在1000元以上的采购任务至少有2家以上的供应商报价比对，同时由2人以上执行，互为监督见证；对于采购金额在3000元以上的物料采购，必需签订采购合同。可考察择优确定相对长期的供应商进行供货，签订长期供应合同，定期进行清算。

4、特别规定：对于物业维修用紧急采购，单笔采购金额在200元以下，月度累计3000元以内，物业部经理有临时采购决定权。

5、物品采购后，除零星物料外，其他物料必须及时办理入库手续，保管人员对物品进行质量和数量的验收，实物跟采购数量不一致或出现质

量瑕疵的，及时向采购人员汇报，根据实际情况填写入库单。

6、采购人员凭采购申请单、发票、入库单在财务部办理报销手续。

7、对于临时紧急采购程序参照上述执行，由主管上级在权限范围内审批。

二、物品管理：

1、所有出入库商品必须根据验收情况填写出入库单据，及时登记台账。办公用物料进行领用登记薄进行登记。

2、必须清楚掌握物料库存情况，经常整理与清扫，注意防潮防蛀。

3、按月上报领用存报表，按季盘点，填写盘点表，注明盈亏，说明原因。

三、领用流程：

1、对常规物料根据历史使用情况核定标准，部门指定专人进行领取。

2、贵重办公用品（如计算器、维修工具等），需填写物品领用单，部门领导及办公室领导审批后方能领用。同时在物品领用表上签字确认。

3、物品报废时应由使用部门填写说明，交办公室、财务部审核注销；员工调离，需归还物品的应交回原物，否则按规定折价赔偿。

四、本办法自公司领导审批后执行。

大明宫五金机电市场物业管理有限公司

2012年4月23日