维修资金申报流程及档案资料文件

第一篇：维修资金申报流程及档案资料文件

维修资金申报流程及档案资料文件

为了正确使用好物业维修资金和保护好物业公司自身利益，特编写以下维修资金使用流程及维修资金档案管理资料，供大家参考：

一、维修资金使用流程

1、立项：项目维修资金使用一般是从工作例行检查、维保养护检查或业主报修开始预立项，然后有项目组织相关专业人员、业委会、业主代表一起核实、属于维修资金使用范围的予以立项确认。

2、选择施工单位按规范编写施工预算、网上下载或去市物业办领取《维修资金使用建议》，填写后上报市维修资金办审批。

3、审批通过后领取市物业办打印的《维修资金使用建议》（2种纸张，粉红色A3纸和白色A4纸）《维修资金申请使用征询意见表》《南京市房屋维修资金使用申请表》。

4、将《维修资金使用建议》在小区公示并广泛宣传，公示期为7天，（申请费用超过5万元的项目，公示前电话通知物业办进行现场拍照）。业主在充分了解《维修资金使用建议》后如实填写《征询意见表》，业主意见征询通过后和施工方签订施工合同、和审计单位签订审价协议。

5、公示报审资料（公示期7天）：《维修资金申请使用征询意见表》复印件及施工预算，拍照并打印公示资料（申请费用超过5万元的项目，公示前电话通知物业办进行现场拍照）。

6、去市政务中心A207窗口交件。

7、市物业办短信回访与审核，通过后拨70%合同款。

8、施工。

9、竣工验收和竣工审计。

10、带上竣工验收报告和审价报告和工程结算发票（复印件）、审价报告发票（含复印件）去市政务中心办理结尾款手续。

11、维修资金应急使用可在物业合同中约定或专门约定（需要全体业主表决），遇到应急情况可直接申请使用。

二、维修资金档案资料

1、维修资金立项事由资料

由日常工作例行检查、维保养护或业主报修开始预立项，然后组织相关专业人员、业委会、业主代表一起核实，符合维修资金使用范围的予以立项申报。（可以是工作日志、维修接报单、维保单、品质检查报告、会议纪要和业委会决定；可付照片）。

2、南京市房屋维修资金使用申请表。

3、如果是招标项目需要有：招标或邀标标底、公告、招（邀）标函、投标资料、评标资料、中标函、中标公示资料、施工预算和施工合同、施工单位资质证书、营业执照复印件（需加盖公章）。

4、《维修资金使用建议》《维修资金申请使用征询意见表》及统计结果表。

5、审价协议。

6、维修资金公示资料照片（《维修资金使用建议》《维修资金申请使用征询意见表》、施工预算、业主意见征询统计结果公示表）。

7、南京市政务中心受理通知书。8、70%预拨款回执单和分摊明细表。9、70%预拨款按合同约定划拨施工方单据（收据或发票）。

10、施工过程记录资料或照片（原照片、预埋件照片、更换件照片资料）。

11、竣工验收资料：（整改单）、竣工验收单、产品说明书、产品合格证、改造后的系统图、明细图以及改造后的照片资料。

12、审价报告。

13、二次拨款回执单。

14、施工完成按合同约定结款给施工方单据（发票）。

15、保修结束后付余款给施工单位资料（发票）。

第二篇：申报资金流程

申报资金流程16:55:19

企业需符合两个条件才可以申报，一是有进出口权，二是年进出口额在4500万美元以下，三是每个申报的项目发生金额不能低于一万元。

企业可申报的项目有：境外展览会，境外市场考察，电子商务，产品认证，管理体系认证，专利申请，国际市场宣传推介，境外广告与商标注册，境外投议标，境外并购等等。

申报流程企

一：在网站上先进行企业注册，注册成功后系统会自动生成用户代码和密码，要牢记。

二：点击企业登录，登陆进去之后点击企业资质下方打印按钮，打印两份企业注册表再盖上公司公章交给外经贸或商务局审核。【已经审核过的企业无需再提交企业注册表审核】

三：审核通过后回到网上填写资金拨付申报表。如果有项目申报这一蓝色模块就先填写项目申报后填写资金拨付申报，因为企业分为有计划申报和无计划申报，有计划申报有项目申报这一个模块，无计划申报没有项目申报这一模块，所以直接填写资金拨付申报即可。【在企业项目下方有一系列项目供企业选择申报，如果企业项目下方没有连接，必须联系外经贸或商务局，因为他们在审核时没有将可申报企业项目后面的方框给勾上，没勾上就没有项目可选】

四：完后打印资金拨付申报表再次交给外经贸或商务局审核，等待资金的批复，大约要一年的时间才能批复下来。资金批复类的问题必须跟管理部门联系。

备注：

一：如果想要修改企业注册表里的信息内容，点击企业资质，下方有修改按钮可以直接修改，如果没有修改按钮，需要联系外经贸或商务局，让他们开放修改权限企业再修改。

二：如果资金拨付申报表点不动，两个原因，一是企业资质未公示，解决方法是打印两份注册表盖上公章交给管理部门审核，二是不在申报时间内，解决方法是耐心等待时间开始，时间由管理部门设置的。

三：如果想要修改资金拨付申请表里所提交的项目，而修改按钮点不动，说明管理部门已经受理过此项目，不能再修改或删除了。所以企业一定要慎重的填写资金拨付申请表。

四：密钥的功能就是维护系统安全与稳定，保障用户在线申报不会出现超时掉线问题，是选择性购买的，只要没有汇款就等于没有申领成功，如果想购买直接点击密钥在线申领这个模块，先银行汇款后寄送过去，时间10至15天才能寄过去。五：至于申报过程中需要提交什么材料，因地而异没有具体的说法，能提供的尽量都提供给管理部门审核，这样审核速度会快一点。

六：如果页面上显示未在资金拨付申报期或未在项目计划申报期，说明申报时间已过，必须等下一个申报时间开始才能申报，而时间又是由外经贸或商务局设置的，所以直接咨询他们。

第三篇：文件、档案资料管理制度

文件、档案资料管理制度

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

第四篇：物业专项维修资金流程

物业专项维修资金交存使用流程

1、日常收取的物业专项维修资金交存指南流程

代收付合同签订

物业服务企业选定一家国内商业银行作为自己的结算专户银行，到区管理机构领取盖有市基金中心代收付合同专用章的代收付格式合同，与结算专户银行签订代首付三方合同。

物业区域注册

1、物业服务企业协助业委会在维修资金信息管理系统上注册用户，填报《物业区域注册申请表》、《分栋分户表》和《公用设施设备表》，并经业主委员会确认盖章。

2、物业服务企业持注册材料，包括上述表格的电子数据，向区管理机构申请注册。区管理机构及时在维修资金信息管理系统中对业主委员会建立登陆账户及密码，并用信封封存，由物业服务企业领取转交业委会。物业服务企业、业委会登陆维修资金信息管理系统完善各自的注册信息，并填报物业区域结算专户账号等信息。

3、区管理机构根据需要将电子数据转入维系资金信息管理系统：核查维修资金信息管理系统中物业服务企业录入的开户账号信息、代收付合同（自动托收）信息，确认后传专户银行端系统，另传三方代收付合同给专户银行；将注册资料归档。

日常交存

1、物业服务企业根据相关规定按月向业主收取日常收取的物业专项维修资金并存入结算专户。按规定期限（最长不超过三个月）在维修资金信息管理系统内以户为单位填报本小区缴交维修资金的信息，经检核无误后提交。

2、提交数据后，即打印《日常维修资金交存名册表》（2份）及《欠缴业主名册》，《欠缴业主名册》，或有异议经处理后持交存需提交材料到所在区管理机构办理交存手续。

3、所在去管理机构根据《日常维修资金交存名册表》在维修资金信息管理系统内确认本次交存金额，同事将《日常维修资金交存名册表》1份报呈至市基金中心。

4、专户银行根据系统内确认结果于固定时间办理自动扣款手续，开具财政局监制的专用往来收据，邮寄至物业服务企业。专户银行将专用收据市管理机构联送交市基金中心，市基金中心经办人员核查到账维修资金。

日常交存的物业专项维修资金申请材料

物业区域注册提交材料

1、《物业区域注册申请表》（原件）

2、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

3、业委会备案表（复印件、核原件）

4、经去主管部门备案的物业服务合同（复印件、核原件）

5、《分栋表》、《分户表》和《公用设施设备表》（原件）

6、《物业区域注册申请表》及《分栋分户表》和《公用设施设备表》的电子数据

7、三方代收付合同（原件）

8、结算专户审批表（复印件、核原件）

9、区管理机构认为应提交的其他材料。

日常交存提交材料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、《深圳市日常维修资金交存申请表》（原件）

3、《日常维修资金交存名册表》（2份，原件）

原房屋本体维修基金（住宅维修基金）移交

流程

公示

1、清算后的原房屋本体维修基金余额，业主大会决定移交给市管理机构指定的物业专项维修金账户（也可以决定继续由物业服务企业代管至依法使用完为止）。

2、物业服务企业将清算后的本物业区域内的原本体维修基金余额及详细的收支明细和欠交业主名册送交业主委员会予以公示，公示期应不少于15日。

3、公示期内有异议的，业主委员会负责组织异议人、物业服务企业等核实、处理。对于欠缴业主，业委会或授权物业服务企业限期补交。

4、公示期满后，物业服务企业到去管理机构领取或市基金中心网站下载并填写《房屋本体维修基金移交报告表》，填写余额及详细收支明细，并送交业主委员会审核。

区管理机构备案

1、业主委员会审核同意的，应当有过半数以上业主委员会委员在《房屋本体维修基金移交报告表》上签字，并加盖业主委员会印章。物业服务企业在维修资金系统中录入基金余额及欠缴信息（以户为单位）。

2、物业服务企业持移交备案材料到区管理机构办理备案。区管理机构核余额，出具备案证明。

市基金中心移交

1、物业服务企业持移交划款材料到市基金中心办理移交划款确认，市基金中心确认欠缴信息及移交金额。

2、专户银行根据系统内移交划款确认情况于固定时间内办理自动扣款手续，银行开具财政局监制的专用往来收据，邮寄至物业服务企业。

3、专户银行方将专用收据市管理机构联送交市基金中心，市基金中心经办人员核查到帐维修资金，并将相关资料归入移交档案。

原房屋本体维修基金（住宅维修基金）移交

申请材料

移交备案提交材料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、《房屋本体维修基金移交备案申请表》（原件）

3、业委会备案表（复印件、核原件）

4、经业主委员会或居委会审核且签字盖章的《房屋本体维修基金移交报告表》（原件）

5、公示后的详细收支明细表（原件）

6、区管理机构认为应提交的其他材料

移交划款提交材料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、《房屋本体维修基金移交划款申请表》（原件）

3、区管理机构出具的备案证明（原件）

4、欠缴业主名册（复印件）

维修资金专项使用流

制定维修方案

物业服务企业根据物业情况或者业主要求，拟定维修、更新、改造方案（以下简称维修方案）。维修方案应包含拟维修、更新、改造的项目内容及标准、费用预算及分摊（超过10万元的，表决钱须经第三方机构审核）、组织实施等内容，还应根据需要对委托施工单位、施工组织、监理、竣工验收、竣工结算等作出安排。

业主表决

在街道办事处（社区工作站）指导下，业主委员会将维修方案提交业主大会或者相关业主表决。表决形式：书面表决、电子表决、现场会议表决。采取现场会议表决或书面表决的，物业服务企业应将投票情况不录入市物业专项维修资金信息管理系统。表决通过后，将表决结果在市基金中心网站、小区内同时公示，小区内公示需拍照留存。

首款备案

（首款申请）业主大会或相关业主表决同意表决事项的，物业服务企业将维修事项及业主大会表决相关信息录入市物业专项维修资金信息管理系统后，持物业专项维修资金使用备案材料到区管理机构备案。

首款拨付及施工

备案后，物业服务企业持备案证明、划款申请资料到市基金中心申请划款。市基金中心按规定拨付首期款项，之后物业服务企业按相关规定及维修方案选定施工单位等并组织实施。

竣工结算及尾款备案

（尾款申请）工程完工，经组织验收合格，并完成竣工结算后，物业服务企业持尾款申请备案材料到区管理机构备案，还应将竣工验收结果、费用情况在小区公示。

尾款拨付

备案后，物业服务企业持备案证明、尾款划款申请资料到市基金中心申请尾款划款

物业资金专项使用申请

首款申请备案材料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、业主委员会备案文件（复印件、核原件）

3、专项维修使用专项资金备案首款申请表（原件）

4、维修、更新、改造方案（原件）

5、街道办事处（社区工作站）确认的业主大会决议证明文件或者部分业主的书面同意证明文件（原件）

6、维修费用超过10万元的，需提供造价咨询机构出具的预算书或审核一件（原件），及营业执照、资质证书（复印件，核原件）

7、区管理机构认为应提交的其他材料

尾款申请备案材料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、业主委员会备案文件（复印件、核原件）

3、专项维修使用专项资金备案尾款申请表（原件）

4、经业主委员会去人的工程竣工验收合格文件（原件）

5、相关合法票据（复印件、核原件）

6、经业主委员会审核同意的费用结算资料

7、维修合同、质量保证书（复印件、原件）

8、区管理机构出具的首款备案证明文件（原件）

首款还款申请资料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、物业专项维修资金使用划款首款申请表

3、区管理机构出具的首款备案证明文件

尾款划款申请材料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、物业专项维修资金使用划款首款申请表（原件）

3、区管理机构出具的尾款备案证明文件（原件）备用金申请及使用核销备案流程

业主表决

在街道办事处（社区工作站）指导下，业主大会决定是否设立备用金，对于决定设立备用金的，还需要明确备用金金额度（不超过小区日常收取的物业专项资金应收总额的30%）及授权业主委员会进行备用金使用审核等事项

首次申请备用金

物业服务企业到市基金中心办理首次申请备用金手续

组织维修

物业服务企业按经业主委员会或部分业主同意的维修方案使用备用金进行小额维修

区管理机构核销备案

备用金使用完毕后，物业服务企业持经业主委员会审核确认的备用金使用和分摊明细资料等材料到区管理机构备案（并将备用金使用分摊信息录入市物业专项维修资金信息管理系统）区管理机构核查备案材料并在市场物业专项维修资金信息管理系统中确认使用、分摊数据，确认无误后给予备案，出具备案证明

市基金中心核销

物业服务企业到市基金中心申请核销

再次申请

需要再次申请备用金的，经业主委员会同意后，物业服务企业持备用金再次申请材料到市基金中心办理划拨备用金手续。

维修资金备用金申请及使用核销备案材料

备用金首次申请材料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、物业专项维修资金备用金申请表（原件）

3、业委会备案表（复印件、核原件）

4、业主大会关于备用金设立及使用授权的决议文件（复印件、核原件）

5、《存量本体基金情况调查表》（原件）

核销备案材料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、物业专项维修资金备用金使用核销备案申请表（原件）

3、业主委员会备案文件（复印件、核原件）

4、业主大会关于备用金设立及使用授权的决议文件（复印件、核原件）

5、经业主委员会确认的前次备用金使用汇总表、分摊表及各项目维修方案（原件）

6、用于部分共有部分维修的，提交相关业主同意证明文件

7、区主管机构认为应提交的其他材料

备用金再次申请材料

1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）

2、物业专项维修资金备用金申请表（原件）

3、业主大会关于 备用金设立及使用授权的决议文件（复印件、核原件）

4、业主委员会备案文件（复印件、核原件）

5、区管理机构出具的备用金核销备案证明（原件）

第五篇：维修资金申请启用流程

维修资金申请启用流程

一、查验住宅区竣工验收资料，所维修部位是否保修期满

二、物业企业申请维修资金信息查询权限

三、物业维修申请报告

四、竣工验收资料

涉及到的改造、更新、维修部位，需提供《单位工程综合质量评定表》或《辽宁省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案书》，任意均可。

五、工程预算书

六、维修和更新、改造方案

1、施工工艺及主要材料要做细致的说明，且与《工程预算书》列项相符；

2、涉及户数≥分摊户数，专户有未交纳维修资金，则涉及户数＞分摊户数；专户全部交纳维修资金，则涉及户数＞分摊户数；

3、结算费用未超过预算金额的5%且不超过5万元，则可以结算。

七、预算分摊业主确认明细表

1、包含维修费用、招投标费用、监理费用、审计费用；

2、是否聘请监理、审计由业主大会决定；

3、确认签字只能是本人签字，配偶、亲属不能代签；房屋过户，维修资金没过户，业主姓名一栏还是原房主名字的，则确认一栏签现房主的名字且提供产权证复印件；未能签字的，由调查人再表格外对应的空白处注明未签字原因。

八、业主确认结果汇总表

九、业主大会决议

注意落款——业主大会公章。

十、落实资金缺口承诺书

业主对欠缴业主追缴，物业公司承担、业委会承担、施工方承担。

十一、使用情况的告知函及社区复函 社区核准后在在开工。

十二、维修和更新、改造方案公示证明及照片

十三、业主确认明细及汇总表公示证明及照片

十四、业主大会决议公示证明及照片

十五、项目维修前状况的照片 附：各流程所需表格式样

维修资金申请启用流程

一、查验住宅区竣工验收资料，所维修部位是否保修期满

二、物业企业申请维修资金信息查询权限

三、物业维修申请报告

四、竣工验收资料

五、工程预算书

六、维修和更新、改造方案

七、预算分摊业主确认明细表

八、业主确认结果汇总表

九、业主大会决议

十、落实资金缺口承诺书

十一、使用情况的告知函及社区复函

十二、维修和更新、改造方案公示证明及照片

十三、业主确认明细及汇总表公示证明及照片

十四、业主大会决议公示证明及照片

十五、项目维修前状况的照片