第一篇:会议服务的工作流程和要求
会议服务工作流程
一、会议服务准备工作
1、办公室秘书处
1)每天查看OA办公系统中会议室使用申请,按会议要求提前半天摆放好桌椅,备好会议用饮水。
2)根据会议的要求,提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、音响,调试并使其处于准工作状态。
3)会议前2小时,检查地面、桌椅是否整齐干净,室内是否有异味,及时进行通风和清洁整理。4)检查窗台、玻璃,要明亮无尘。
5)检查窗帘,根据会议要求开启或关闭。窗帘要顺直平整。6)检查绿植及套盆,要干净无尘,无枯枝败叶,无昆虫。7)调整空调,使会议室内温度适宜。
8)检查所有照明,及时通知有关部门更换不亮的灯具。9)半小时前,按会议要求摆放好瓶装水、茶杯或咖啡杯。10)根据领导习惯,在顺手的位置摆放烟灰缸。11)按需要摆放好鲜花和水果。12)摆放好旗帜和台旗。
2、组织会议的部门
1)提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整齐,检查有无错别字。
2)按需要准备会议所用的文件、资料等。3)根据会议要求,需要时按参会人员人数准备会议用纸,用笔(每支笔要提前试用,以保证参会人员的正常使用)并摆放整齐。
二、会议进行中的服务工作
1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水。然后每隔15分钟检查并续茶水一次。
2、过问室内温度变化,随时调整空调。
3、全程监听音响设备的工作状况,随时排除故障。
三、会议后的收尾工作
1、关闭音响设备或投影仪。收好麦克风、移动投影仪和遥控器,收起投影幕。
2、清理瓶装水空瓶,收好没用过的瓶装水。
3、收好茶杯、盘,清洗、消毒待用。
4、清理烟灰缸,洗净待用。
5、清理桌面地面,清除垃圾和废弃物。
6、摆放好清理过的桌椅,关窗、断电、关门。
7、收好会议材料和领导名牌。
会议服务管理人员工作要求
1、每天早、中、晚至少三次查看公司办公系统上的会议室申请,详细掌握会议室的当天使用情况。
2、每天上班前半小时查看各会议室的状况:检查桌面、地毯的整洁程度;检查窗帘的开、关和垂放状态;检查照明灯是否都亮;检查绿植的鲜活状况和套盆的干净程度;检查电气设备是否有落尘和正确摆放;检查桌椅是否按当天的会议要求摆放整齐。
3、会议前1小时,检查会议用茶杯、瓶装水是否摆放到位;会议前半小时,检查开水壶、泡茶杯、茶叶等泡茶用品是否准备到位。
4、有外宾接待服务时,提前1小时检查咖啡用具及用品是否准备到位。
5、有会议服务时,在会议前检查服务人员的工作仪表是否合乎要求。会议中,抽查续茶水间隔是否合适,动作是否标准。
6、注意会议的服务区域内所有服务程序是否落实,当人手不够时,自己则要做具体服务工作,保证会议正常进行。
7、会议结束后要检查是否有会议人员遗漏的物品,如有代为保管,日后查找并转交物主。
会议服务人员岗位的工作流程
1、每天早7:45到岗,按前一天做好的会议室使用登记进行准备,在各会议开始前半小时,准备好会议用水并送达。
2、对需要提供茶水或咖啡的会议,要提前半小时烧开水,摆放好茶杯或咖啡杯,在会议前10分钟,将沏好的茶水或咖啡注入杯中。
3、对有吸烟的领导参加会议,要在会议前10分钟,按领导的习惯在左侧或右侧放置烟灰缸。
4、对有茶水服务的会议,要间隔15分钟续茶水一次。
5、对提供瓶装水的会议,要根据会议客人人数提前半小时将水放于会议桌面,并准备同样数量的瓶水放在会议桌以外其他显眼的地方。
6、会议结束后,半小时之内,将茶杯、咖啡杯、没有开启的瓶装水收好。如遇有下午下班后还在进行的会议,要在次日提前半小时到岗,对会议室进行清理。
7、利用会议服务的空余时间将茶杯、咖啡杯、盘洗刷干净,放于消毒柜中消毒待用。
8、要随时查看并及时处理公司办公系统网上的会议室申请信息,做好会议室使用登记。如有不明确的地方及时与申请人沟通确定。
9、对于108会议室和大礼堂需要变动桌型的会议,要提前半天通知保洁人员,将会议桌按会议要求进行摆放。
会议服务人员岗位的工作要求
1、会议服务人员要品行端正,衣装干净得体,着职业装。
2、会议服务人员要头脑灵活,反应敏捷,主动为开会人员做好各项服务,尽量在领导示意时就已经为领导提供了服务。
3、根据会议的不同要求,按工作流程提前准好准备工作。
4、会议间的服务要面带微笑,动作标准,不发出任何声响。续水间隔不能超过20分钟。
5、会议结束后要按工作流程做好收尾工作。
6、会议用过的茶杯、咖啡杯、盘要洗刷干净至光亮无斑点,并及时放入消毒柜消毒待用。
7、如遇有节假日开的会议,要提前做好准备,准时到场进行会议服务。
8、发现杯、盘、壶、柜有缺损要及时报告进行补充。发现茶叶和咖啡快用完时要提前报告补进。
9、会议服务人员要爱岗敬业,展示良好的中港人形象。
第二篇:会议服务的工作流程和要求
会议服务工作流程
一、会议服务准备工作
1、办公室秘书处
1)每天查看OA办公系统中会议室使用申请,按会议要求提前半天摆放好桌椅,备好会议用饮水。
2)根据会议的要求,提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、音响,调试并使其处于准工作状态。
3)会议前2小时,检查地面、桌椅是否整齐干净,室内
是否有异味,及时进行通风和清洁整理。
4)检查窗台、玻璃,要明亮无尘。
5)检查窗帘,根据会议要求开启或关闭。窗帘要顺直平
整。
6)检查绿植及套盆,要干净无尘,无枯枝败叶,无昆虫。
7)调整空调,使会议室内温度适宜。
8)检查所有照明,及时通知有关部门更换不亮的灯具。
9)半小时前,按会议要求摆放好瓶装水、茶杯或咖啡杯。
10)根据领导习惯,在顺手的位置摆放烟灰缸。
11)按需要摆放好鲜花和水果。
12)摆放好旗帜和台旗。
2、组织会议的部门
1)提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整齐,检查有
无错别字。
2)按需要准备会议所用的文件、资料等。
3)根据会议要求,需要时按参会人员人数准备会议用纸,用笔(每支笔要提前试用,以保证参会人员的正常使用)并摆放整齐。
二、会议进行中的服务工作
1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水。然后每隔15分钟检查并续茶水一次。
2、过问室内温度变化,随时调整空调。
3、全程监听音响设备的工作状况,随时排除故障。
三、会议后的收尾工作
1、关闭音响设备或投影仪。收好麦克风、移动投影仪和遥控器,收起投影幕。
2、清理瓶装水空瓶,收好没用过的瓶装水。
3、收好茶杯、盘,清洗、消毒待用。
4、清理烟灰缸,洗净待用。
5、清理桌面地面,清除垃圾和废弃物。
6、摆放好清理过的桌椅,关窗、断电、关门。
7、收好会议材料和领导名牌。
会议服务管理人员工作要求
1、每天早、中、晚至少三次查看公司办公系统上的会议室申
请,详细掌握会议室的当天使用情况。
2、每天上班前半小时查看各会议室的状况:检查桌面、地毯的整洁程度;检查窗帘的开、关和垂放状态;检查照明灯是否都亮;检查绿植的鲜活状况和套盆的干净程度;检查电气设备是否有落尘和正确摆放;检查桌椅是否按当天的会议要求摆放整齐。
3、会议前1小时,检查会议用茶杯、瓶装水是否摆放到位;
会议前半小时,检查开水壶、泡茶杯、茶叶等泡茶用品是否准备到位。
4、有外宾接待服务时,提前1小时检查咖啡用具及用品是否
准备到位。
5、有会议服务时,在会议前检查服务人员的工作仪表是否合乎要求。会议中,抽查续茶水间隔是否合适,动作是否标准。
6、注意会议的服务区域内所有服务程序是否落实,当人手不
够时,自己则要做具体服务工作,保证会议正常进行。
7、会议结束后要检查是否有会议人员遗漏的物品,如有代为
保管,日后查找并转交物主。
1、每天早7:45到岗,按前一天做好的会议室使用登记进行
准备,在各会议开始前半小时,准备好会议用水并送达。
2、对需要提供茶水或咖啡的会议,要提前半小时烧开水,摆放好茶杯或咖啡杯,在会议前10分钟,将沏好的茶水或咖啡注入杯中。
3、对有吸烟的领导参加会议,要在会议前10分钟,按领导的习惯在左侧或右侧放置烟灰缸。
4、对有茶水服务的会议,要间隔15分钟续茶水一次。
5、对提供瓶装水的会议,要根据会议客人人数提前半小时
将水放于会议桌面,并准备同样数量的瓶水放在会议桌以外其他显眼的地方。
6、会议结束后,半小时之内,将茶杯、咖啡杯、没有开启的瓶装水收好。如遇有下午下班后还在进行的会议,要在次日提前半小时到岗,对会议室进行清理。
7、利用会议服务的空余时间将茶杯、咖啡杯、盘洗刷干净,放于消毒柜中消毒待用。
8、要随时查看并及时处理公司办公系统网上的会议室申请
信息,做好会议室使用登记。如有不明确的地方及时与申请人沟通确定。
9、对于108会议室和大礼堂需要变动桌型的会议,要提前
半天通知保洁人员,将会议桌按会议要求进行摆放。
1、会议服务人员要品行端正,衣装干净得体,着职业装。
2、会议服务人员要头脑灵活,反应敏捷,主动为开会人员做
好各项服务,尽量在领导示意时就已经为领导提供了服务。
3、根据会议的不同要求,按工作流程提前准好准备工作。
4、会议间的服务要面带微笑,动作标准,不发出任何声响。
续水间隔不能超过20分钟。
5、会议结束后要按工作流程做好收尾工作。
6、会议用过的茶杯、咖啡杯、盘要洗刷干净至光亮无斑点,并及时放入消毒柜消毒待用。
7、如遇有节假日开的会议,要提前做好准备,准时到场进行
会议服务。
8、发现杯、盘、壶、柜有缺损要及时报告进行补充。发现茶
叶和咖啡快用完时要提前报告补进。
9、会议服务人员要爱岗敬业,展示良好的中港人形象。
中港公司办公室
第三篇:会议服务工作流程111
会议服务工作流程
一、接待贵宾会议工作流程:
1、会议通知:接到会议预定表后填写会议接口单,通知工程、保洁、保安请各部门根据要求做好会前准备工作。
2、会前准备:
(1)、摆台:根据订会人数摆放盖杯、矿泉水、纸杯、毛巾托、杯垫等,如需果盘摆放果盘垫。(注:前一天接会议预定单的准备工作)
(2)、开窗通风:会前一小时开窗通风,并根据订会人员要求适当调整空调温度及室内光线。
(3)、打水:会议当天会前30—40分钟打好暖壶水,保证壶内水温。
(4)、会前检查:会前40分钟再次检查会议室内灯光、音响、话筒、投影、桌椅、绿摆等设备设施。(5)、会前守侯:
a、会前40分钟保证会议室内留有一人守侯。b、会前30分钟做好迎宾准备工作,电梯间留有1人,会场内2人,如需用贵宾室留一人守侯,一人机动。
3、会议开始:
(1)、倒水:根据参会人员主次职位顺序进行倒水服务,每间隔10—15分钟倒水一次。
(2)、上小方巾:会议开始后10分钟内上小方巾。如会议时间较 长,每间隔一小时换小方巾一次。
(3)、如需用烟灰缸,当烟缸内达到2只烟头时须换新烟缸一次。(4)、守侯服务:服务人员每半小时轮流守侯在会场外。
4、会议结束:
(1)送宾:会议结束前20分钟做好送宾准备,电梯间留有一人。
(2)清理会场:检查会场内有无遗留物品,清点会议物品消耗数量,清洗会议物品。
二、接待局级会议工作程序:(如局务会,局长专题会等)
1、会议通知:接到会议预定表后填写会议接口单,通知工程、保洁、中控请各部门根据要求做到会前准备。
2、会前准备:
(1)摆台:根据订会人数摆放纸杯。
(2)打水:会议当天会议开始前30—40分钟打好暖壶水,保证壶内水温。
(3)开窗通风:会前40分钟开窗通风,并根据室外温度及室内温度调整空调温度大小。
(4)会前检查:会前30分钟检查会议室内灯光、音响、话筒、绿摆、桌椅等设备设施。(5)会前守侯:
a、会前30分钟保证会议室内留有一人守侯。b、会前20分钟保证会议室内留有二人守侯。c、会前10分钟打开会议室内灯光(根据会议人员到会情况调整开灯时间)
3、会议开始:
(1)、根据局长参会人员顺序进行倒水服务,每间隔10—15分钟倒水一次。
(2)、如需用烟缸,当烟缸内达2只烟头时需换新烟缸一次。
4、清理会场:
(1)、检查会场内有无遗留物品,清点物品消耗数量,清洗会议物品。
三、接待处以上普通会议:
1、会议通知:接到会议预定表后填写会议接口单,通知工程、保洁、中控请各部门根据要求做好会前准备工作。
2、会前准备:
(1)、摆台:根据会议人数摆放纸杯。
(2)、打水:会议当天会前30—40分钟打好暖壶水,保证壶内水温。
(3)开窗通风:会前40分钟开窗通风,并根据室内温度和室外温度调整空调温度。
(4)、会前检查:会前30分钟检查会议室内灯光、音响、话筒、绿摆、桌椅等设备设施。(5)、会前守侯:
a、会前10分钟打开会议室内灯光。(根据会议人员到会 情况调整开灯时间)
b、会前10分钟打开会议室内灯光。(根据会议人员到会情况调整开灯时间)
3、会议开始:
(1)、根据参会人员主次职位顺序进行倒水服务,每间隔15—20分钟倒水一次。
(2)、如遇无需服务的会议,提前30分钟将会议室的水打好,根据参会人数放好纸杯。
四、遇特殊情况会议:(如临时接待会议)
1、会议通知:接到通知后及时通知各部门,做好准备工作。
2、摆台:根据会议要求摆放盖杯、矿泉水、纸杯、毛巾托等会议物品。
3、通风:及时开窗通风,调整室内空调温度,保证会议室内无异味,温度适宜。
4、守侯服务:会前30分钟留一人在会场外守侯。
5、倒水服务:每间隔10—15分钟倒水一次。
6、上小方巾:会议开始10分钟内上小方巾。如会议时间较长每间隔一小时更换新方巾。
7、清理会场:检查会场内有无遗留物品,清点物品消耗数量,清洗会议物品。
第四篇:会议工作流程与服务标准
会议工作流程与服务标准
一、会议服务工作程序:
会议受理 会前准备
会前检查
会场服务
会后清理
会议注意事项
一、会议受理
1、十三楼中、西式会议室为高管来宾接待室,任何部门、子公司使用,需提前到集团办公室办理相关手续,经集团办公室同意后方可使用。如果会议时间有更改,必须重新提交至集团办公室审批。以免造成会议冲突。(注:十三楼大会议室需提前一天申请并下发通知)
2、由办公室专员下发《会议任务交办单》至会务专员,并通知准备会场:(1)会议起、止时间(2)会议地点
(3)使用会议室部门名称及与会人数
(4)会议保密程度、与会人员习惯
(5)是否需要使用投影、话筒等,需在《会议任务交办单》中体现
(6)注意事项(禁止吸烟、大声喧哗、随地吐啖)
二、会前准备
(1)根据《会议任务交办单》会议要求对会场进行整理,保持会场干净整洁。
(2)会议开始前半小时,会务专员需将桌面纸巾、烟灰缸、投影仪的摆放,窗帘束紧,灯光、空调、排扇等设备打开。
(3)主席台话筒摆放整齐(话筒方向朝左边平行摆放。)大会议室内横幅、台签、激光笔、录音笔及与会资料等均有各部门、各子公司自行准备。
(4)茶水饮品将根据来宾需求选择饮品种类,如需配备咖啡必须在《会议任务交办单》中体现。(注:十三楼大会议室仅提供主席台领导及来宾茶水配备,主席台下人员需由各部本、各子公司自行准备。)
4、会场服务
1)会议进行中,每隔30——40分钟,根据会场情况及时增添茶水或咖啡。
2)会议进行中,会务员应留守茶水间,随时留意会场是否有新增来宾,准备茶水。3)会议进行中,非与会人员不能直接进入会场,或在会场外徘徊。(如是特殊情况,可在茶水间等候。)
5、会后清理
1)撤会议物品(杯具撤后清洗干净收入柜中。)2)清理与会人员遗留物并登记。3)清洁并整理会场,关闭门窗。
4)检查清理情况,并对损坏物品进行登记备案,并向上级汇报情况。5)关闭动力电器设备
6)服务人员撤出,锁闭会议厅
6、会议注意事项
1)定期清点会议用品消耗并登记,如有补充需上报人事综合部。2)每周定期交付会议任务交办单签字。
3)因大会议厅使用较少,场地较大,卫生维护在会议确定后提前一天整理清扫。
二、会议接待服务标准:
1、服务员上岗前要按规定认真整理工装、仪容仪表端庄、整洁、精神饱满;
2、会前二十分钟准时到达会场;
3、会场内卫生整洁,会场所需物品摆放整齐、美观;
4、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到,回答来宾问题要得体、明确;
5、客人入座后3分钟内需倒上茶水;
6、会议进行中,每隔30——40分钟,及时增添茶水;
7、会议进行中,会务员应留守茶水间,随时留意会场动向,是否有新增来宾,准备茶水;
8、会后清理工作要及时、仔细。
9、会议清洁后,茶水间工作台也需整理摆放,不留与会议无关用品。`
第五篇:季度会议流程及要求
参会人:业务跟单部ANNA,市场部梁健蘅,开发部林荣,财务部万满霞。
会议流程:
1.各部门汇报相关数据。2.各部门汇报重大事项。
3.总结上季度的完成情况及下季度的完成目标。
4.互相交流部门间的问题及解决办法,提出建议或意见。5.全体员工聚餐。
6.各部门的汇报顺序:①业务跟单部---②市场部---③开发部---④财务部。
各部门需要提交、整理、汇报的资料如下:(资料需备份一份交往人事行政部保管)-电子版
跟单部:
1.数据统计
① 季度的下单及出单情况; ② 新客户多少个?询盘的多少个?下单量多少? ③ A级客户下单量多少?活跃度如何(统计邮件量)?12个A级客户
详细情况。④ 流失客户的返单量多少?情况如何?
2.汇报客户关心问题(例如货期,新开发产品的意见或建议)。3.跟单部经常出现的问题?
4.汇报个别客户还款情况,信用度等问题。
业务部:
开发新客户量多少?成交量多少?详细说明(义乌,玩具)。
市场部:
1.总结季度的项目,汇报目前进度如何?投入占比数据。
2.未来的项目情况,将来目标及效果如何?
3.确定发展方向、战略目标。
4.汇报目前市场环境如何?品牌的维护如何?
开发部:
1.数据统计。
2.下季度的工作安排(需要详细)
3.自主开发的方向(与ANNA讨论)和时间的推进(与张观胜讨论)。
财务部:
1.数据统计
① 营销数据分析表; ② 每月每位客户的销售情况; ③ S+S销售情况(包括二级、三级分类); ④ 时货/自主开发的数据; ⑤ 新客户销售情况; ⑥ 本季度客户销售前十名; ⑦ 汇报进购毛利达到30%以上的产品(S+S或自主开发)季度销售额; 2.各部门的费用情况/费用占比(包括工资、分摊、固定资产等)3.统计毛利率