会议流程及服务安排[最终版]

第一篇：会议流程及服务安排[最终版]

会议流程及服务安排

一、会前准备

1、办公室人员收到会议通知，问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作并做好会务登记。

2、会务工作人员进行会场布置：

①检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。

②采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。③提前与会议筹备单位沟通，要一份会议议程，清楚所需座

牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需

要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐

全，做好会议前预备工作

④由会议筹备单位提供座牌的名单及摆放顺序，工作人员按

要求摆放

⑤根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效

果及接口等），确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提

前试播，确保正常播放；如需要投影仪，由会议筹备单位

来确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。

⑥准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及时更换。

⑦会议开始前准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒

水的壶满，以备及时的加水

二、会议过程中注意事项

1、会议开始后服务员迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，服务员应

先备毛巾（上毛巾的时候注意用夹子，不能用手直接拿），再

斟倒茶水。首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔

15分钟或20分钟续一次水，可根据实际情况（领导杯中水的水量）来灵活掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯

把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。

2、工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题及时查找

问题所在，并迅速解决。（及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况）

3、根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。

4、会议中要注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及时

上前询问

5、如果会议过程中使用国歌、国际歌，播放过程中所有工作人

员要站立行注目礼，不准随意走动。

三、会后的清理

1、会后检查会场内有无与会人员遗留的物品，做好记录并及时

归还

2、与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅

擦净并摆放整齐，以备下次会议之需，地毯清理干净。如会议室超过两天没有使用，需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。

3、关闭所有电器设备，话筒、空调等，带好会议室钥匙进行安

全检查后离开会场。（会议室注意随手锁门，杜绝无人门开着的现象）

第二篇：会议流程及服务安排(详细版)

会议流程及服务安排

一、会前准备

（一）办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。

（二）确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议觃格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。

（三）草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。

（四）合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：

1.仪容仪表

(1)着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。

(2)接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。

(3)坐站姿势觃范端庄，不翘腿。2.语言(1)语调温和亲切，音量适中，普通话觃范。(2)语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

(3)对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。3.态度

（1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。（2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。（3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。（4）解释问题有礼有节。4.纪律

（1）会议服务前不吃异味食品。（2）不在会议期间使用电话。

（3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。（4）严格遵守职业道德。

（五）办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。

（六）重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一觃范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。

（七）会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议觃格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

（八）参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪觃格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。

（九）会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。

（十）会务工作人员进行会场布置：

1．检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅（会标）、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。

2．采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。3．根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。

4．根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效果及接口等），确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正常播放；如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及时更换。

5．会议所需的备品要按以下要求摆放：

6．座位的正前方摆放座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧转45度），靠近水杯位置摆放消毒湿巾（也可不备），左手前方可放置水果或瓶装纯净水（以防领导不喝茶水），正中放置笔记本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件，文件右侧则摆放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。

具体细节：

①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子的右侧扶手，摆放成一条直线，茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的标记一致对准客人，摆放统一。②杯垫、玻璃杯：拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧，杯垫上两个花瓣的夹角对准客人，与茶杯的距离约为1CM，手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花纹要以竖条纹对准客人。

③矿泉水：摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标志一面对准客人。

④毛巾托：毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约2CM处。

⑤笔记本、会议资料等文件：对齐桌子外沿，对准椅子正中。

⑥笔：放在笔记本、会议资料的右侧，注意笔的标志朝上方放置。

（十一）会议开始前一个小时要准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒水的壶满，以备及时的加水。

（十二）准备工作的检查

会务工作人员应提前一个小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位，在所有物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上（如不在一条直线上做适当的调整），同时检查所有物品是否符合摆放要求（如不符合的按照摆放标准摆好）。打开电子设备，打开照明灯及通道门，做好引导工作。如需使用空调，应提前半小时开启。

（十三）准备工作完成后

会场外应设有与会人员签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员，可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。然后，会前15分钟站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入，同时根据不同的身份和年龄使用敬语问候（如早上好、下午好等文明用语）。

二、会议过程中

（一）会议开始后工作人员迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人员应先备毛巾（上毛巾的时候注意用夹子，不能用手直接拿），再斟倒茶水。首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，如客人杯中有茶水应征询客人意见，并礼貌地小声对客人说：“对不起，请问需要加水吗？”或做个手势，待客人同意时方可进行。可根据实际情况（领导杯中水的水量）来灵活掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。通常会议室内不许吸烟，如特殊情况需摆放烟缸，烟缸内烟头不得超过三支应及时更换，会场中均使用托盘服务。

（二）工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题及时查找问题所在，并迅速解决。（及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况）。

（三）根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。

（四）会议中要注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及时上前询问。

（五）如果会议过程中使用国歌、国际歌，播放过程中所有工作人 员要站立行注目礼，不准随意走动。

（六）在会议过程中，遇到参会人员有特殊的要求，应尽量给予解决，如不能及时解决，请其稍等，然后立即向上一级报告，并尽快给予答复。

（七）会议中间休息时，工作人员要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

（八）在会议进行中，工作人员不允许随便进出会场，要保持并维持会场秩序，使会议能够在安静的环境中顺利进行。

三、会议结束阶段

（一）会议结束时，工作人员应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再见”。

（二）会后及时做好会场清理工作。检查会场内有无与会人员遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记彔并及时归还。

（三）会后严格做好保密工作，工作人员应不询问、议论、外传会议内容，不带无关人员进入会议室。

（四）如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿，在不影响单位正常办公的情况下，工作人员应做好指引和陪同工作。

（五）配合拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店工作人员确定到场时间，并通知与会人员及做好陪同和接待工作。

（六）组织会场的后期整理和清洁工作。与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦净并摆放整齐，以备下次会议时使用，地板、地毯清理干净。（如会议室超过两天没有使用，需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。）

（七）关闭所有电器设备，话筒、空调等，带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。（会议室注意随手锁门，杜绝无人门开着的现象）。

四、会后服务总结

每次会议服务结束后，办公室工作人员要对会议全程的讲话内容(根据情况下发文件)、照片、影像等资料进行搜集和整理，以备单位以后纪念或是宣传时用。同时，针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料，以例会的形式进行内部讨论，总结每次会议服务过程中的优点及不足，不断进行修正和改进。

第三篇：会议流程安排

四川省ITF跆拳道协会2015年总结大会

-------------会议流程安排

一．会议通知

二．会场预约布置

三．会议具体安排

四．会议中的具体安排

五．会后工作

六．整理会议纪要

七．会议总结

一．会议通知

会议开始前八小时（2012年11月18日）由协会会议负责人通知会议时间和地点，包括会议的具体时间和会议主题。

二．会场预约布置

1.会议地点：，时间为201年月日（周）

2.提前做好会场的准备工作，由专职人员布置横幅，3.安排办公室人员记录大会会议内容

4.准备大会会议要用的物品如照相等，确保会议的顺利进行。

三．会议具体安排

19:00----19:50

前往会议地点

20:00----21:00

召开四川省ITF跆拳道协会2015年总结大会

四．会议中的具体安排

第一项

参会人员签到 第二项

会议开幕，欢迎致辞

第三项

介绍ITF跆拳道协会，协会职位任命、主要组成成员、组

成部门、部门职责等

第四项

会长讲话，2016年ITF四川省跆拳道协会规划

第五项

组建四川省众合体育产业有限公司，主要配合四川ITF跆

拳道协会市场化运作（PPT演示产业公司运作、利益分配）

第六项

四川省众合体育产业有限公司股权认购（签订认购协议）第七项

对四川ITF跆拳道协会的国际跆拳道学校装修及模式商讨 第八项

关于“第三届ITF中国跆拳道联盟总会”参会人员的推举 第九项

关于ITF四川省跆拳道协会各分会的认证牌申请 第十项

会议结束，宣布散会

五．会后工作

会议结束后，“第三届ITF中国跆拳道联盟总会”参会人员留下来讨论参会的准备工作，六．整理会议纪要

由办公室人员记录会议内容，会议结束后交给办公室主任存档，电子版（word文档）和书面文件（A4纸）两种。

七．会议总结

1.制作会议总结

2.交流会议过程中成功或不足的原因，将需要注意的细节、过程列举出来，以供大家借鉴参考。

3.讨论会议流程是否合理，现场气氛是否达到预期效果，有哪些需要改进。

四川省ITF跆拳道协会

2015年

月

日

第四篇：会议流程安排

海斯博特俱乐部成员大会

-------------会议流程安排

一．会议通知

二．会场预约布置

三．会议具体安排

四．会议中的具体安排

五．会后工作

六．整理会议纪要

七．会议总结

一． 会议通知

会议开始前五小时（2016年10月7日）由各人事部主任通知会议时间和地点，包括会议的具体时间和会议主题。

二． 会场预约布置

1.会议地点：海斯博特健身俱乐部红酒吧，时间为2016年10月7日（周五）15:00-16:00

2.提前做好会场的准备工作，由人事部布置会议场地

“海斯博特俱乐部成员大会”，3.安排财务部主任做记录大会会议内容

4.业务部主任准备大会会议要用的物品如照相等，确保会议的顺利进行。

三． 会议具体安排

提前十分钟前往会议地点

15:00-16:00召开海斯博特俱乐部成员大会会议

四．会议中的具体安排

第一项

俱乐部人员签到 第二项

会议开幕，欢迎致辞

第三项

总经理 郭峻铭 介绍海斯博特俱乐部，主要组成成员、组成部门、部门职责，指导老师，做过的活动等。第四项

总经理 郭峻铭 讲话、各主任讲话 第五项

成员自我介绍

第六项

人事部主任讲述俱乐部的规章制度 第七项

人事部主任强调所有员工的工作任务 第八项

业务部主任确定所有员工的月任务标准 第九项

其他

第十项

会议结束，宣布散会

四． 会后工作

会议结束后，部级干部晚上10：30讨论讲座问题，明确各部门的具体任务，做好准备工作，五． 整理会议纪要

由财务部主任记录会议内容，会议结束后交给业务部存档，电子版（word文档）和书面文件（A4纸）两种。

六． 会议总结

1.制作会议总结

2.交流会议过程中成功或不足的原因，将需要注意的细节、过程列举出来，以供大家借鉴参考。

3.讨论会议流程是否合理，现场气氛是否达到预期效果，有哪些需要改进。

海斯博特健身俱乐部

2016年10月5日

第五篇：会议流程安排

黑龙江科技学院青年志愿者协会 2009—2010工作总结暨换届大会 会

务 工 作 文

黑龙江科技学院青年志愿者协会

2010年9月9日

件

会 议 须 知

一、会议时间：2010年9月9日12：30

二、会议地点：黑龙江科技学院科技大厦KN508

三、出席领导：张晓光老师、韩大伟老师

列席人员：郭天宏、唐旭东、马鑫、林睿、苏宇龙

参加人员：协会全体成员

主 持 人：张倩

四、会议工作：秘书部、实践部所有成员负责会议所需文件、物品。

五、入场要求

与会人员由工作人员引领，按指定位置坐好。受表彰及待任命人员应听从工作人员安排统一就座，关闭手机或调至静音状态；会议开始后，不得随意走动喧哗或接打电话，保持会场秩序。

与会人员必须听从大会统一指挥，严格遵守大会纪律。

六、会议议程

1、全体起立，奏志愿者之歌。

2、由青年志愿者协会主席郭天宏同学做2009—2010工作总结报告。

3、由青年志愿者协会副主席唐旭东同学宣读新一届领导干部名单。

4、与会老师和主席，向新一届志愿者协会干部颁荣誉发聘书。

5、第八届青年志愿者协会副主席XXX同学代表新一届志愿者协会主席团成员发言。

6、由青年志愿者协会指导教师张晓光老师讲话。

7、全体成员宣誓。由青年志愿者协会主席张倩领誓。（誓词：我志愿成为一名光荣的青年志愿者。尽已所能，不计报酬，帮助他人，服务社会。践行志愿精神，传播先进文化，为建设团结互助、平等友爱、共同前进的美好社会贡献力量。）

黑龙江科技学院青年志愿者协会

2009年9月9日