集团公司档案制度

第一篇：集团公司档案制度

立卷归档制度

一、归档范围

凡是反映本机关工作职能，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围（详见各类档案的归档范围）。

二、归档时间

（一）文书档案要求在次年六月底前归档。

（二）科技档案材料，在项目完成后二个月内归档。

（三）会计档案在年度终结后，根据工作需要可由财务部门保管一年，期满由会计部门立卷移交综合档案室。

（四）声像载体材料在完成制作后三个月内归档案。

三、归档要求

（一）归档的文件材料必须保持齐全性和完整性。

（二）归档的文件材料必须准确、真实。

（三）凡归档的文件材料用纸一律要求纸质优良，文件要求字迹清楚，签署完备，书写符全档案规范要求，用炭素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、铅笔、彩色笔、圆珠笔或复写纸书写，以利于长期保存，按29、7cm×21cm规格（a4）纸装订案卷（特殊情况采用折叠式）。

四、归档份数

本机关各类文件材料归档一般一式一份；部分特殊材料或使用频繁的档案材料可二至三份，存以备用。

五、归档手续

（一）凡归档的文件材料必须用word文档编制归档移交清单，归档清单一式两份，交接双方签字，由交接双方各保留一份，以便查考。

（二）一些重大活动的归档材料由归档人或归档部门撰写“归档材料说明书”。内容包括材料的来源、过程、完整、准确状况；主要人物、时间、地点以及材料整理人的姓名、日期等。一并向综合档案室移交。

档案登记统计制度

一、移交进档案室的档案必须及时进行编目，建立档案收进、移出、销毁库存登记簿，并按门类进行登记、统计，随时掌握库存档案来源、数量、移出去向、销毁原因和库存情况。

二、文书档案按保留期限、年度、机构进行统计、登记；科技档案按类别进行登记统计；科技资料、基建档案、会计档案、照片档案及其它档案随来随登记。

三、建立档案查阅和利用效果登记簿，严格履行登记手续，每年12月底前分别按人次、卷次及利用效果做好登记、统计和汇总记录。

四、建立档案机构、人员、库房、设施装具登记簿，了解掌握馆藏情况及设备现状。

五、库房内应每天做好温湿度记录，发现问题及时采取措施。

六、按照有关要求，每年做好年中及年终档案工作情况统计报表。

档案保管制度

一、本机关的全部档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为己有。

二、加强档案室的管理，做好防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作，并配备必要的保护设施。

三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，并做好记录，发现问题及时向分管负责人汇报，采取有效措施，保护档案的安全。

四、认真做好档案收集工作，按规定向档案馆移交，每年做到目录与室藏档案相符。

五、定期做好档案鉴定工作，对无价值的档案登记造册，经分管领导同意后，由两人以上在指定地点进行销毁。

六、档案人员在调动工作时，必须办好移交手续，方可离开岗位。

七、因保管不善，造成丢失和损坏，按损坏程度追究责任。

档案借阅制度

为确保档案的安全和完整，更好地为本机关各项工作提供服务，查阅档案的人员必须遵守以下规章制度：

1、凡本机关工作人员查阅档案必须严格履行查阅手续。

2、因工作需要拟抄录档案，须经档案管理中心主任同意，抄件要经检查校对方可带出。

3、档案资料一般不借出室外使用，确因工作需要必须借出时，须经档案管理中心主任同意，并限期归还，最长时间不得超过一周。非党员干部不能查阅干部人事档案，不得查阅借用本人及其直系亲属的档案。

4、在接交档案时双方要认真检查案卷的完整情况，发现问题当即追查责任。

5、借阅秘密、机密档案，须经本单位领导证明，档案管理中心主任批准。查阅常委、党委会议记录必须经党委办公室负责人批准，查阅机关办公会议记录或其他绝密档案，须经机关办公室负责人批准。借阅干部、人事档案，须经人事处处长批准。

6、对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾划、涂改、撕页、照像等。借出的档案不准转借他人，要严加保管。如发现丢失、损坏，应按《档案法》的有关规定追究有关人员责任。

7、阅档人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，视情节轻重给予批评教育，以至纪律处分。

档案鉴定销毁制度

档案室保管的档案，已经保管期满经认真鉴定后，确认没有保存价值的档案应进行销毁。档案销毁工作是一项十分严肃的工作，必须认真做好，为此，特制定如下销毁制度。

一、销毁档案的标准

档案鉴定、销毁应以国家有关规定和《档案保管期限表》等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。档案鉴定、销毁工作一般每5-10年进行一次。

1、时间标准 短期保管的档案，保管期满，经过认真复查，主管领导批准即可销毁，长期保管的档案，50年期满，经再次鉴定确认已无继续保存的必要，经主管领导批准即可销毁。

2、档案内容、来源、形式标准

档案室对保管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷，要再进行一次认真的鉴定，用档案的内容、来源、形式为标准，重新判定档案的价值，剔除无继续保存价值的档案。

二、鉴定销毁档案的程序(一)鉴定档案工作程序：

1、档案室拟写档案鉴定工作申请，报分管领导审核，主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。

2、成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案室和有关部门兼职档案员参加。

3、学习国家有关规定，统一档案鉴定标准。

4、鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。

5、领导审查、批准档案鉴定报告。

（二）销毁档案的程序

1、档案室对经鉴定拟销毁的档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，分别送交档案形成部门领导进行初审。

2、送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷登记册，必须经部门领导签字

3、汇总初审意见，编造档案销毁清册。销毁清册是准备销毁案卷的登记簿。同时还应撰写一份销毁档案的书面报告。

4、销毁清册连同销毁档案的书面报告送交主管领导审核、批准。

5、经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点化为纸浆或焚毁，任何单位、或部门均不得将应销毁的档案作其它用途或当作废纸出售。

6、销毁档案须有两名以上监销人，监销人在销毁档案前，应对销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。

三、档案鉴定、销毁工作结束后，档案馆应及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。

档案保密制度

一、档案人员要加强保密观念，认真学习《保密法》，自觉遵守党和国家的保密规定，做到不泄密、不失密、不传密。

二、认真做好档案文件、资料的密级划分和保密期限的确定。

三、对办理完毕的秘密文件，档案人员要收集齐全，妥善保管，及时归档。

四、查阅、复印秘密文件资料必须持单位介绍信，经分管领导批准。本机关查阅、复印秘密档案资料，必须经办公室主任批准。

五、销毁秘密档案资料，必须经主管领导批准同意签章，由两人以上销毁并造册登记。

六、发现秘密档案资料丢失或被盗，必须立即报告并及时查追，根据责任大小给予当事人纪律处分或追究法律责任。

第二篇：集团公司档案管理制度

集团公司档案管理制度

一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。

二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。

三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。

四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。

五、文件材料的归档实行随办随归的办法。

六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。

七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。

八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。

九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。新员工入职时进行现场复印，每月15日-20日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的15日-20日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。

十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。

十一、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。

十二、集团存档管理内容：

1、营业执照办理或变更;

2、每年的审计报告存档;

3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);

4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;

5、员工个人档案：身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。

6、员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)

十三、经营公司行政办档案管理内容：

1、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件统一存档管理，必须建立借阅登记和张贴存放登记;

2、员工档案存档(复印件)

3、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件，电子版存档;

4、考虑工作便捷，要求将公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等，做成电子版存档;

5、员工调动档案：原单位整理封口后交由本人，传递给集团综合管理部，集团登记后转移给新单位行政办。

第三篇：集团公司档案管理制度[推荐]

××××

档案管理规定

为进一步加强公司档案管理工作，规范子公司重要档案的管理，现就有关事项规定如下：

一、重要档案的范围

子公司重要档案是指各子公司在生产经营管理过程中直接形成的有重要保存价值的纸质文件、电子文件等不同形式的历史记录。包括：

（一）企业成立协议、章程、营业执照、法人代码证书、税务登记证；

（二）与企业经营范围各项目相关的，由有关行政机关核发的合法有效的许可证、登记证或批准文件。包括：生产许可证或经营许可证、安全生产许可证、销售许可证、道路运输经营许可证、机动车维修资质证、消防意见书、质量认证文件等。

（三）法人代表（董事长）、总经理以及其他高管人员的选聘文件；

（四）股东会、董事会决议文件，重要的企业内部管理制度；

（五）公司注册资本变动及验资报告、股权结构调整情况；

（六）公司重要投资合同、借款合同；

（七）公司经审计的财务报表(资产负债表、损益表、现金流量表)和财务报表附注说明；

（八）法律诉讼、投诉文件。

二、重要档案的管理原则与方法

集团公司实行总部和各子公司档案分级管理制度。总部档案管理归口集团办公室（档案室），各子公司档案管理归口各自的办公室（档案室），子公司重要的档案资料应同时在集团公司归档备案。

重要档案管理工作遵循完整收集、妥善管理、及时备案、有效利用的原则。各子公司要加强对重要档案管理工作的领导，明确重要档案管理的 1

责任人及承办人，落实相应的保障措施，做好重要档案资料的收集、保管、备案工作，确保档案的完整与安全。

三、重要档案备案的时间

子公司重要档案资料应当在形成后3个月内（集团另有具体要求的按其要求）列出清单，以复印件、影印件以及电子文件等形式报送集团办公室归档备案。

此前已经形成的重要档案,各子公司在次年6月30日前报送集团办公室存档备案。

四、集团公司将上述重要档案管理工作规定纳入各子公司经济责任制重要工作任务内容进行考核。

五、本管理制度适用于集团公司本部及所属全资、控股和参股子公司。

六、本管理制度由集团公司办公室负责解释。

七、本管理制度自下发之日起实行。

第四篇：大型集团公司档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了规范（集团）股份有限公司（以下简称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。

第二条 档案的范围

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

3、下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。

第二章 档案的管理部门

第三条 档案的管理部门

档案管理由行政部及财务中心共同管理，其中行政部为主管部门。

第四条 档案管理部门的职责

1、行政部档案管理的职责

（1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

第1页/共13页（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。（4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。（5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

（6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录并写入OA档案系统。

2、财务中心档案管理的职责

（1）负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

（2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

第三章 档案的分类管理

第五条 档案的分类原则

公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。

第六条 档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。

1、按内容进行分类：具体各级的分类目录详见《档案分类管理

第2页/共13页 流程》中具体规定。主要有：

（1）、章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

（2）、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。（3）、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

（4）、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

（5）、经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

（6）、经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

（7）、案件资料。

（8）、行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

（9）、人力资源部资料。包括人力配臵、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。

（10）、财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、帐套备份光盘等。

（11）、战略投资部资料

第3页/共13页（12）、工会文件

（13）、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。

（14）、签字印模。包括签字样本、印章印模等。（15）、特殊业务资料。

2、按保存形式分类（1）纸质形式

（2）电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。

3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。

（1）、绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂（七天内不能恢复链接）；管理系统崩溃（三天内不能恢复运行）或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：

A、总裁指定的绝密事项资料；

B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果； C公司的重大经营决策、战略投资计划； D购买或开发的科研成果和专利等资料；

第4页/共13页 E资金运作计划、协议、等相关财务资料； F重大项目的资料。

(2)、机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳（七天内恢复链接的）；管理系统遭受破坏（技术平台、作业工具等三天内恢复使用的）或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：

A集团公司领导指定的机密事项资料；

B外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；

C集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议； D关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同；

E公司发展规划、经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；

F尚未公布的技术基本资料、材料、图纸； G投资计划书、项目协议、项目运作方案；

H财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等； I集团公司人事档案、工资；

J未公布的内部重大改革及人员变动的方案； K涉及总裁个人的收发文件。

3、秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影

第5页/共13页 响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：

A外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；

B公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；

C具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；

D合同，技术协议； E公司制度汇编原件。

（4）一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。

第四章 档案的移交管理

第七条 档案移交的基本要求

1、资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。

2、移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不

一、长短不齐的文件折叠理齐。

3、结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。

4、原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。

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5、采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。

第八条 分类档案的移交人、保管人、移交时间、移交流程等的规定，详见《档案分类管理流程》中的规定。

第九条 档案移交时移交人填写《档案交接登记表》，报部门主管审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。

第五章 档案的备案管理

第十条 档案的备案是指子公司向集团备案。集团各档案管理员对备案档案的管理应分公司分按分类顺序建立目录并立卷归档。

第十一条 具体需要备案的分类档案、子公司备案人、集团受理人、备案时间等详见《档案分类管理流程》中具体规定。

第六章 档案的归档管理

第十二条 档案的归档原则

1、按立档单位分开建档。

2、按形成或针对的分开建档。

3、自有档案和备案档案分开建档。

4、按档案内容分类排序归档。

5、按公司//档案类别/顺序号归档编号。

6、按末级分类档案登记档案目录。

7、不相容职务档案分开归档。

第7页/共13页 第十三条 档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文件有序臵放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。

第七章 档案的立卷管理

第十四条 档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。

对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档。

与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比如：

1、单个专题会议相关组合要素：（1）关于召开会议的请示与批复；（2）提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案；（3）会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；（4）会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；（5）会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；（6）会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；新

第8页/共13页 闻报道；（7）照片、录音、录像等资料。

2、单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其他资料。

3、单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。

4、单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。

5、单个员工的档案相关组合要素：员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。

6、单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。

第八章 档案的保管要求

第十五条 档案管理员负责档案的保管。各档案管理部门应指定专人进行档案管理。行政类档案指定行政主管保管；人事类档案由人事主管保管，涉及员工个人信息档案及时报档案管理专员保管；财务类档案应由秘书和会计作为档案管理员;其他业务类档案应由行政类

第9页/共13页 的档案管理员统一管理。

行政部应对OA中单位档案系统应指定专人作为系统管理员进行维护和管理，主要负责：

1、负责统一建立集团及子公司的单位档案结构体系。

2、负责指导集团及子公司行政人事档案管理员将《档案分类目录汇总》写入OA单位档案系统中。

3、负责检查人事档案管理员在OA单位档案系统中对《档案分类目录汇总》的查阅权限进行合理授权。

第十六条 纸质或实物档案的保管的一般要求

1、档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；

2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；

3、档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；

4、档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；

5、严防毁坏损失、散失和泄密； 第十七条 电子档案的保管的一般要求

1、档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。

2、电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设臵密码，注意防泄。

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3、电子文件应定期进行备份，防病毒等安全措施。

4、备份磁介质应注意防磁。第十八条 密级档案管理的特别要求

1、严禁在不具备保密条件的地方存放档案。

2、档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。

3、档案管理员在调离或离职时，由总裁办负责人监督办理移交、档案交接之后，方可离开。

4、档案管理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容。丢失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。

5、秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。

6、秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政部负责人审批，有对外发布需要时，必须报经批准。

7、绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政部分管领导、批准。

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8、在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理。

9、秘密事项由形成部门在档案归档时，按照密级资料具体分类标准做好标识（盖上标识印章，标识印章由档案管理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封），交档案管理员负责妥善保管，并建好记录、台帐。

第九章 档案的借阅管理

第十九条 申请借阅、查阅或复印档案时，应填写《档案查阅/借阅/复印申请单》，根据档案密级级别向各级领导申请报批。除此外，公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信，档案保管人员方能接待。

第二十条 借阅人应认真填写档案借阅/查阅/复印登记簿，详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况。

第二十一条 在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。

第二十二条 申请复印时，应由档案管理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于…用途”。

第二十三条 一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、行政部负责人审批后至档案员处办理相关手续。档案一般不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原

第12页/共13页 处。

第二十四条 绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联系方式，向、确认后办理相关手续。办理中做好记录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外）。

第二十五条 绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手续外，还需财务负责人、签批。

第二十六条 行政部应根据公司对档案软件系统档案目录的查阅、复制、下载权限的书面授权权限进行管控。

第十章 档案的销毁管理

第二十七条 档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员填写文档销毁申请单，编制销毁清册，经部门主管、档案管理部门主管、、鉴定审核方能销毁。销毁时，应有、在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章。

档案保管期限满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案，应在档案销毁清册和档案保管清册中列明。

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第五篇：档案制度

“扬帆”就业与创业服务协会档案管理制度

为健全资料收集、管理制度、真实有效的记录协会建设发展的历程，以便更好的总结经验教训，提供齐全、完整的档案资料，特制定此制度。

第一条本制度所指定的资料包括协会所有文字、图片、摄影器材等资料档案。

第二条协会资料档案由协会办公室统一管理，并由办公室指定一名干事具体负责档案的保存整理工作。

第三条协会档案分六类：文件、会议记录、各部门及人事档案、活动档案、日常管理、奖惩记录。

文件是指院团委下达的相关文件、通知；协会下达的通知；

会议记录是指协会的各种例会，会议记录等；

人事档案是指协会干部、干事档案、人事变动资料等； 活动档案是指活动的计划、实施方案、总结；

日常管理是指日常考勤、奖惩记录、综合测评计量。

第四条 协会各个部门举办活动时，应指派专人进行资料档案整理。除本部门存档外，应该将副本或者原件上交办公室统一管理。

第五条 办公室指定副办公室主任定期对成员资料档案进行管路。整理后的重要文件需经会长、院团委审核后方可进行保存。

第六条 工作档案作为评价协会成员的重要依据，采用“协会成员履历表”的形式对成员的工作、活动表现作综合评价。当成员辞职历任时，要及时报办公室备案。

第七条办公室整理资料档案时时，可向协会有关部门提出询问，要求核查，各个部门应该积极配合。

第八条办公室资料档案柜指定专人保管，未经同意不得随意翻动。协会重要的报刊、杂志、图片由办公室保管，个人不得私自占有。

第九条各个部门可在向会长团提出申请并经批准登记后，向办公室有关人员借阅、复印资料图片。所借资料图片应妥善保管，不得转借，应及时归还。

第十条以上未尽事宜根据具体情况进行完善。本制度由泰山学院就业服务社负责解释并自发布之日起实施。

“扬帆”就业与创业服务协会二〇一一年九月十五日