公文写作基础知识与常见问题分析(学生会讲座)

第一篇：公文写作基础知识与常见问题分析(学生会讲座)

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第二篇：公文写作常见问题

公文写作的基础知识与常见问题分析

公文的分类

按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文 按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

常用公文文种

我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个: 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；

不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关的有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。公司常用的主要公文种类 1.决定:适用于公司对重要事项或者重大行动做出安排，如机构设立与撤销；变更或撤销公司不适当决定。

2.通报:传达重要精神或者通报有关重要情况，也适用于对全系统各单位或个人的表彰与批评。

表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召 批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求 情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求

3.请示:适用于下级向上级的请求指示和批准；也适用于分公司必须以公文形式向总公司的请求指示和批准。

应用范围

（1）遇到问题无法解决，需要上级指示；（2）处理较为重要的事件和问题，要上报批准；

（3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助；

（4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答；（5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁；（6）请上级领导参加活动，指导工作。

注意事项

（1）主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式；

（2）只能主送上级机关，不能送领导者本人；（3）不得越级；

（4）必须由主要负责人签发，留下联系人联系电话 ；（5）常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。

句子成分

4.报告：适用于下级向上级汇报工作，反映情况，答复单位所反映问题的询问。又分：工作报告、情况报告、建议报告、回复报告、备案报告。

5.批复：适用于批准分公司以公文形式上报的请示事项。注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。6.函：适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，不在公司内部使用。又分：公函和便函发函和复函

注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。

7.通知：适用于总、分公司批转至下级公司和的公文，转发上级的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。

8.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和会议事项。决策型、交流型、研讨型。注意：会议纪要一般不加盖公章。

公文的格式 印刷用纸和技术要求：

用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行26-28个字。

几种常见公文的写作要点

1.请示：请示就是需要上级批示或批复的事项。写请示要注意几个问题：

一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项。二是一请一报，一个请示只能报一个主送单位，不能多头报送。三是一般不越级请示。

四是要简短精炼，简洁明了地讲明目的、原因、困难，对请求上级批准的事项要写明白。

针对公司的情况，大体上要说明：为什么目的、干什么事情，什么人、什么时间、在什么地点，需多少花费，预算内还是预算外。

2.报告：报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。

（1）分类：一是工作报告，是按照上级单位要求或公司要求所做的报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；三是建议报告，即在工作中发现好的经验、做法，认为应让上级采纳或推广，可以写建议报告；四是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于整改情况的报告）；五是备案报告（上级的规范性文件要求的备案）。

写法

一是要有导语：说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据上级的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是总体结构一般包括：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。也可以先写成效（或做法），再写问题，最后写建议，总共由三个部分完成。

回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（比如意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项资金我们是怎么整改的）。

三是结尾：报告结尾写“专（特）此报告，请阅”；一般不能写“当（妥）否，请阅（批）示”；备案报告写“请予审查”。

注意：切忌报告中夹带请示事项。

3.通知：通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知属下行文，要下级单位（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，一定要细，避免执行过程中的反复询问），要具有可操作性。例如写一个会议通知，开会的目的、时间、地点、人员、会议内容（议程）、其他要求等等，要逐一说清楚，让执行的人一看就明白。

4.批复：批复的正文一般都很简短，不必像通知那样详细阐述意义或道理，也不必像请示那样充分说明理由，而只是答复问题。一般由“引语”和“答复意见”两部分组成：引语即引述请示名称或请示主要事项来作为批复的依据，多为“××收悉”等语。

“答复意见”即针对请示问题所作的具体答复，也很简短。如果答复意见稍多，须分项来写。“答复意见”如是同意意见，必要时还可加上几点指示或说明；如是不同意见，要说明不同意的理由，以便于下级理解和接受。

常用非规范性公文有：工作计划、工作总结、讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、签报等，下面分别作简单介绍。1.工作计划类

是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。

计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤、检查与考核等四要素。

计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重点工作任务分解、拟办事项分解、主要经营指标分解、办理责任分解等都可以采用图表式。

计划类文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而谈，更不能随便列几条交差。

2、作总结类

工作总结的特点是实践性、经验性、自述性、理论性。不仅要陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。

工作总结一般包括本（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下一步工作计划（个人总结写努力方向）。

个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，切忌写成流水帐。

工作总结类材料，要注意亮点的提炼和先进经验的总结。要让阅读者看出，与别的单位相比我们有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，促成以上变化的原因、政策、措施、方法是什么。

公文中常见问题分析 文种的误用

主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。

1、目的不同

报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

2、内容不同

请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。

3、性用语不同

报告用 “特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复”。

4、事例

这两种文种的滥用主要表现在两个方面。

（1）请示、报告混用 如《关于请公司领导出席开业典礼的报告》（2）请示、报告并用 如《关于召开----会议的请示报告》

公文的语言特点：庄重、平实、明确、简约、得体

第三篇：公文写作基础知识

公文写作基础知识(一)

一、文章主题的内涵及其确立

1、主题是一种“观念”，是人们对现实生活、客观事物由感性认识通往理性认识的“飞跃”的产物。、主题实际上是一种思想认识，正确的主题只能从实践中来。、源于生活实践的具体材料包括反映自身体验的和他人间接经验的两大部分。、机关应用文体在动笔之前接受的领导“授意”，这种现象并不违背材料先行的原则，原因有二：一是采用文体的写作是一个群体活动过程，领导者的“授意”常常在自己或他人调查研究的基础上形成；二是领导者的授意之“意”并不总是文章的主题。

二、突出文章主题的基本方法

为使文章的主题鲜明突出，应把握五点：1、直接阐述，开门见山。2、单一集中，做到一文事。3、“以意役法”，真正确立主题的统帅地位。4、片言居要，由一两句话形成主题句。

5、善用标题，使主题在标题中凸现。

三、文章材料的选取选取文章材料，应注意以下四条：1、紧扣主题。

2、注意材料的典型性。

3、注意材料的全面真实和高度准确性。4、注意材料的新颖生动性。

四、文章结构安排的主要环节及注意事项文章结构的安排，主要包括六大环节：1、选择角度，即确定表现客观事物的立足点、着眼点。2、设置线索，即寻找并确定可将全部材料摄为一个整体的人、事、物、理、时间、空间等。3、安排层次，即安排文章思想内容的表现次序。4、划分段落，即根据文字表达的需要划分“自然段”。5、设计开头和结尾。6、安排过渡的照应。在实际写作中，要有效驾驭文章结构的安排，必须抓住四条要领：1、应正确反映客观事物发展的规律和内在联系2、应服从和服务于主题的需要。3、要适应不同文体的特点。

4、文章的结构应达到严谨、自然、完整、统一的要求。

五、文章基本表达方式的内容及要领文章常用的表达方式有叙述、描写、议论、说明 等，但不同的表达方式有不同的表现原则与技巧，具体要求如下：1、使用叙述这种表达方式时，一要注意要素齐全(时间、地点、人物、事件、原因、结果都要说明)；二要注意保持线索清晰；三是注意繁简得当。

2、使用描写这种表达方式时，一要注意具体真切；二是注意抓住特点，避免雷同；三要明确目的，不应滥描、滥写。3、议论由论点、论据和论证方法三个要素构成。论证分为立论和驳论，比较常用的论证方法有例证法、喻证法、类比法、对比法、反驳法、归谬法。

4、说明的具体形式有概说、界说和解说几种。说明是机关实用文常用的表达方法。

六、写文章的语言素养及语言运用的一般规律。写文章的基本语言素养为：正字、遣词、炼句和达意。在语言的应用过程中必须遵循下列规律。1、合体、得体。即文章的语言要合乎指定文体的要求，合乎指定社会语言环境的要求，要合乎作者在指定社会关系中的地位。

2、准确、顺达。(1)用词要得当。(2)语句要成分完整、搭配得当。语序妥贴、结构合理、含义明确、合乎事理、句式合理并力争有最佳表达效果。3、简洁、明快。即文章语言要简明扼要、精当不繁，同时又不荀简。4、生动、有力。写文章应力求语言富有文采，使语言形象化，并富有新鲜感和浓厚的感情色彩。

七、记叙文的特点记叙文以叙述、描写为主要表达方式，以记人、叙事、写景、状物为基本职能，其特点有四：、全面真实，没有虚构。

2、要素全面，选材典型。3、以叙述、描写为主要表达方式。4、语言生动活泼，富于表现力。

八、记叙文的一般结构模式

1、开头－－事件或行为、情感的发端。2、主体－－事件或行为、情感的发展。3、结尾－－事件或行为、情感的结果与启迪。

九、记叙文件写作要求

1、要体现记叙文的特点。即在全面真实，要素全面、选材典型以及表达方式和语言的运用方面抓住特色。

2、尊重记叙文体系内各具体文体的写作规律，注意发挥其各自特色，不可强求一律。

十、议论文的特点议论文体以议论为主要表达方式通过摆事实、讲道理、辨是非确定某种观点的正确与谬误，肯定或否定某种主张。其特点有六：

1、直接表露作者的思想观点。

2、以议论为主要表达方式，辅之以说明、叙述。

3、内容重在说理，坚持摆事实，以理服人。、其构成要素包话论点、论据和论证过程三个方面。

5、逻辑性强。

6、语言准确周严，简炼犀利。

十一、议论文的一般结构模式

1、开头－－引论。

2、主体－－本论。

3、结尾－－结论。

十二、议论写作要求

1、论点必须正确、鲜明、集中；论据必须真实、有说服力，容易引起关注；论证须得法。

2、结构要完整、明晰；要有头有尾、前后呼应；有条理、讲究过渡配合。

3、要有激情，给人以强烈染力。

4、语言准确、严密、通俗易懂、生动形象。

5、遵循议论中各类具体文体的特殊写作规律。

十三、说明文的特点说明文是以说明为主要表达方式解说事物、阐明事理的文章样式。其特点有四：、解说性强。、具有知识性、信息性。3、客观性强。、语言重通俗、简明、平实。

十四、说明文的一般结构模式。1、开头－－概说。2、主体－－分说。

3、结尾－－总说。

十五、说明文写作要求

1、内容要准确、正确，态度要客观。2、抓住本质特征，突出重点。3、条理要清楚。

4、文字简洁明了。

5、内容有的放矢。

第四篇：公文写作基础知识

公文写作基础知识

公文是国家机关、社会团体、企事业单位处理工作，具有特定格式的文体。它是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规，请求和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。重点掌握：

1、各种公文的用途

2、相近文种的差别

3、公文格式

4、公文写法

一、公文的种类：9类（15种）

1、下行文：（1）命令、令、指令（2）决定、决议（3）布告、公告通告（5）通知（6）通报（7）批复。

2、行文：（8）报告（汇报、反映情况、不要答复）、请示（要求答复、批准）。

3、平行文：函.二、公文的格式：

1、标题：概括发文机关、主要事由、公文种类。

2、主送机关：除了命令、指示、布告、通告、通知、通报等使下级单位共同办理或普发性文件外，报告、请示、批复、函只送一个。写主标题之后，正文之前。

3、正文：先提要点（发文目的或结论），再叙事、说理。分层序码：

一、（一）、1、（1）结尾简单朴素。上行文：可用“以上报告，请审查”、“是否妥当，请批示”、“特此报告，请予审批、“以上请示，请批复”、“如无不当，请批转”。平行文：一般用“特此函达”、“特此函，请查照，并希见复为荷”、“特此函复”。也有用“此致敬礼”。下 行文：一般用“此令”、“此复”、“以上各点，望认真贯彻执行”、“希即遵照办理，并将情况及时上报”、“希即研究执行，如有意见 随时向我们反映“。

4、附件：如有附件应在正文之后，机关名称之前，注明附件名称与件数。

5、印章：盖在公文开发年月日的中间。

6、发文日期：一律写在文件末尾。留出空格，以便盖印。公文年月日，凡会议通过的文件，以通过日期为准；命令、指示、通知，以签发日期为准；一般性的通知、函，以实际发出日期为准。年份不得略写。

7、抄送单位：写在公文末页、发文日期之后。

8、公文编号：写在标题下面“x字x号”、“[2002]x字第x号”。

9、机密等级：根据密级，在左上角注明“绝密”、“机密”、“秘密”。

10、缓急程度：根据紧急程度，在标题（版头）右上角。

第五篇：公文写作基础知识

公文写作基础知识

第一章 公文写作基础知识

1、公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。

2、狭义的公文指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13类14种公文；广义的公文既包括狭义的公文，也包括司法、军事、外交、科技等部门专用公文以及机关常用应用文，如倡议书、请柬等等。还包括改革开放以来出现的市场调查报告、商务说明书等。

3、按使用范围划分,公文分为政务公文、专用公文、经济公文和日常事务类。

4、政务公文包含法定文种和非法定文种。法定文种即13类14种，命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非法定文种即9类14种，即计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、电报。

5、专用公文：在科研、财经、司法、军事、外交等部门使用。包括科研文书、财经文书、司法文书、军事文书、外交文书等。如科研报告、实验报告、可行性报告、学术论文、设计说明书、起诉书、公诉书、法律意见书、答辩状、判决书、审计报告、训令、照

会、条约、声明等。

6、经济公文：包括经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报告、广告、意向书、商务说明书等。

7、日常事务公文：包括规章制度、简报、计划、总结、演讲稿、述职报告、倡议书、建议书、挑战书、表扬信、感谢信、慰问信、聘书、请柬、证明、介绍信、启事等。

8、按行文方向划分，公文分为：上行文、下行文、平行文。

9、按来源和运转方向分为：收文、发文、内发文。

10、按处理时限分为：紧急公文，通常当日办复；急办公文，通常3日内办复；

常规公文，通常7-10日内办复。

11、按机密程度划分：绝密文件、机密文件、秘密文件、普通公文。

12、公文的特点是什么？

一、法定性

二、权威性

三、实用性

四、规范性

五、时效性

13、提高公文写作能力的方法主要有哪些？

一、参与实践，增强整体素质。（1）政治素质（2）经济意识（3）业务素质

二、学习协作知识，熟悉常用文体

三、多读古今中外范文。

14、报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议的上行文。报

告分呈报性报告和呈转性报告。

15、报告主要包含标题、发文字号、主报机关、正文、发文机关、发文日期等。如有附件，则应在正文下面一行空两格后写明附件的件数和名称。有抄报机关的，应在末页的下半部分写明。

16、请示：是下级机关请求上级机关对某一工作、事项给予请示、批准的上行

文。

17、请示的特点：

一、一文一事

二、不能多头请示三、一般不能越级

18、请示包括标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、发文日期等内容。

19、请示和报告有何区别？

一、内容不同。请示是一文一事，报告内容可广泛。

二、对象不同：请示只送一个领导机关，报告可多头主送。

三、处理方式不同：请示需要批复，报告一般不需要批复。

四、行文时间不同。请示是事先行文，报告可在事前、事中、事后行文。

20、函的特点：行文自由、用途广泛、灵活多样。

21、函的种类：商洽函、询问函、答复函、请示函、周知函。

22、值班记录是指把工作期间发生的事情、客户的意见或建议（客户投诉）如

实记录下来的书面材料。

23、值班记录的特点是：

一、记实性

二、直接性

三、原始性