内控管理制度之操作手册-合同管理办法

第一篇：内控管理制度之操作手册-合同管理办法

合同管理办法

1.总则

1.1.为加强公司的合同管理，适应公司发展的需要，使合同谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化，保障公司在经营活动中的合法权益，规避和防范法律风险，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规，制定本办法。

1.2.订立合同，必须遵守国家的法律、法规，符合国家政策规定，任何公司和个人不得利用合同进行违法活动，不得损害公司利益。

1.3.参与合同谈判、审查、签订、履行的人员或知悉合同内容的公司员工，均负有保守合同秘密的义务。

1.4.本办法所指合同包括合同正本、附件、补充协议（含会议纪要、备忘录）及其它与合同有关的承诺函、签证、函电等形式的书面文件。

1.5.本办法适用于公司总部以及所属全资和控股公司，非控股的参股公司可以参照执行。劳动合同的管理按国家相关法律法规办理。

1.6.任何公司和个人一律不得以公司的名义对外签订担保协议或担保行为。

2.合同管理机构及其职责

2.1.公司财务部为合同管理机构，全面负责公司的合同管理工作。公司须根据需要设专职或兼职合同管理人员。合同管理人员为公司从事合同管理工作的专门人员，须具有一定的法律和财务相关知识，接受财务部门的业务指导和监督检查。2.2.合同管理机构的主要职责 2.2.1.制定、修改合同管理制度；

2.2.2.参与重大合同的谈判、起草，并提供法律意见，为决策提供法律依据； 2.2.3.参与重大法律文件的起草、修改；

2.2.4.监督、检查合同的签订、履行情况，并及时向公司领导报告； 2.2.5.负责合同的审查和合同档案的管理；

2.2.6.监督指导公司的合同管理工作并督促公司建立合同管理台帐； 2.2.7.参加合同纠纷的调解、仲裁和诉讼； / 10

2.2.8.负责组织法律方面业务培训； 2.2.9.其他相关的法律事务。

2.3.公司合同管理人员任职须备案，并应具备以下任职资格：

2.3.1.忠于职守，诚信勤勉，坚持原则，廉洁奉公，具有强烈的事业心和责任感； 2.3.2.具有全日制本科院校法学专业本科以上学历； 2.3.3.具有2年以上的法律工作经验或合同管理经验； 2.3.4.具有较强的文字和语言表达能力。2.4.公司合同管理人员的主要职责：

2.4.1.指导、协助、监督合同承办人依法签订或变更合同，参加本单位重大合同的谈判、起草与签订，按本办法规定须报审、备案的，负责向公司上报、备案；

2.4.2.对公司财务部门所提出的问题，在规定期限内书面答复，所做出的答复必须客观、真实； 2.4.3.审查合同，保证合同的完整性与合法性；

2.4.4.检查合同履行的情况，协助合同承办人解决合同履行中出现的问题； 2.4.5.对合同履行中出现的重大问题，必须及时向公司总经理或分管副总经理报告； 2.4.6.参与处理本公司合同纠纷；

2.4.7.建立合同台帐，保证合同台帐的完整、真实、准确，并于每一季度结束后5天内上报财务部门；

2.4.8.负责制订、收集有关法律、法规及示范合同文本等信息。

2.5.公司所签订的每一份合同须有一名人员作为主要承办人。承办人应对自合同洽商起至合同履行完毕的全过程负责，期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。2.6.合同承办人员的职责：

2.6.1.寻找、确定合同相对方，进行初步接洽； 2.6.2.参与合同洽商及合同条款的拟订或修改；

2.6.3.提请有关部门审查其经办的合同并对经办的合同内容给予必要的书面说明或解释； 2.6.4.跟踪、检查所经办合同的履行情况，对已经由财务部门审查通过而因故未签订的合同须书面说明理由；

2.6.5.及时向公司分管领导通报合同在履行中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时可直接向公司领导汇报； / 10

2.6.6.参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼；

2.6.7.保管好合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件，及时交送合同管理人员存档。

3.合同谈判

3.1.谈判前，承办人应会同相关部门确定公司对该合同项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面的基本要求，明确谈判目标。

3.2.合同的谈判应由承办人组织实施，承办人或者合同管理人员认为需要合同管理人员参加谈判的，合同管理人员可以参加谈判，负责谈判过程中法律事项的论证和磋商。

3.3.法律关系复杂、金额较大、合同履行可能对公司经营产生重大影响的，经公司法定代表人或总经理要求或提议，公司财务部门及其他相关部门应当在谈判合同文本时介入。重要合同的谈判，承办人应做好谈判记录，作为合同档案存档。

4.合同的拟订

4.1.谈判结束，由承办人依据我方制定的格式合同拟订各类合同文本，特殊情况下，可以根据对方提供的合同文本进行修改。4.2.合同应包括的主要内容：

4.2.1.合同名称、签约各方的名称、签约目的和依据；

4.2.2.正文：包括合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点、方式，提出异议时间、合同的解除、违约责任、争议解决办法、担保人、担保方式，还应包括根据法律规定或按合同性质必须具备的条款以及当事人双方要求约定的条款，涉外合同约定书写文字和效力，合同所适用的法律等；另外须增加合同各方的开票信息及收付款信息。

4.2.3.结尾和附则：结尾部分包括合同的份数、合同生效条件和有效期限，并有双方法定代表人或授权代表签名，注明签约日期，同时加盖单位公章或合同专用章。附则应写明合同的附件及开户帐号等其他有关事项。

4.3.拟订合同应注意的问题：

4.3.1.自拟的合同应做到条款齐全、责任明确、逻辑性强，语言严谨、简练、准确； 4.3.2.合同中的专业术语、专有名词、重要概念应设专款解释； 4.3.3.合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数； 4.3.4.除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成； / 10

4.3.5.在与合同对方当事人签订书面合同时，应尽量约定产生纠纷时的管辖地为我方住所地的人民法院。如无法约定管辖地为我方住所地的，可选择由第三地的仲裁机构对纠纷进行仲裁；

5.合同的审查

5.1.除本办法另有规定外，合同签订前实行部门会审和公司领导审批制，会审和审批遵循下列程序：

5.1.1.合同承办人员起草合同，经所在部门负责人审查后签署书面意见； 5.1.2.由财务等相关部门对合同商务条款进行审查，提出书面意见； 5.1.3.由合同管理人员进行法律审查，提出法律意见；

5.1.4.如涉及专业技术等条款，应当送有关部门审查，并由有关部门负责人出具书面意见； 5.1.5.合同管理人员对各部门的意见进行归纳汇总，并对合同进行相应修改； 5.1.6.根据财务部门的意见再次修改后报公司总经理审批定稿。

5.2.公司不得分拆合同或以其他方式逃避公司的审批。分拆合同是指公司将原为同一交易或同一项目或可以由一个对方当事人在一份合同中履行的合同分拆成为两个或两个以上的合同来履行。是否为分拆合同，由财务部门依据公司领导的授权根据本办法来判定。5.3.合同管理机构或合同管理人员对合同的审查，主要包括以下几个方面： 5.3.1.对合同主体的审查

5.3.1.1.审核对方是否依法登记的企业法人，或依法产生和存续的经济组织； 5.3.1.2.审核签订的合同是否符合合同主体的经营范围； 5.3.1.3.对方当事人签订合同是否有欺诈嫌疑； 5.3.1.4.对对方合同主体履约资格和能力的审查。5.3.2.对合同内容合法性的审查

5.3.2.1.合同的内容是否符合国家法律、法规及有关政策规定； 5.3.2.2.当事人意思表示是否真实一致，权利义务是否对等； 5.3.2.3.合同的内容是否损害社会公共利益。5.3.3.对合同条款完备性的审查

5.3.3.1.根据合同性质审查合同应具备的条款是否完备，对可能发生的、容易引起纠纷的情形是否作了规定。/ 10

5.3.4.对合同条文用词和管辖权约定的审查 5.3.4.1.文字是否准确、无误；

5.3.4.2.关键条文的用语和容易产生误解的条文是否表述准确； 5.3.4.3.是否约定管辖权为我方住所地。5.3.5.对违约责任条款的审查 5.3.5.1.对违约事实认定的审查； 5.3.5.2.对违约责任的审查； 5.3.5.3.对处理纠纷条款的审查； 5.3.5.4.对不可抗力免责条件的审查。5.3.6.对合同解除权的审查

5.3.6.1.是否约定了在何种情况下可以单方解除合同； 5.3.6.2.是否约定了解除权行使的方式和期限； 5.3.6.3.是否约定了合同解除后的善后措施。5.3.7.对涉外合同的审查 5.3.7.1.适用法律的审查； 5.3.7.2.合同订立程序的审查； 5.3.7.3.合同条款的审查； 5.3.7.4.处理经济纠纷条款的审查。

5.4.财务部会同业务部门根据各具体情况，制订采购、销售、建设施工等方面的标准格式合同，经公司总经理批准后在公司推广使用，各部门须全力推进格式合同文本的实施。5.5.财务部门审查上报的合同，应当遵循下列程序：

5.6.初审确认不符合本办法规定或认为需修改或补充合同内容的，退回重新修改、补充；必要时，可要求公司提交完整资料或书面说明；

5.7.由财务部门进行修改的，应将涉及到合同主要条款的修改内容与公司合同管理人员或合同承办人员沟通，由公司合同管理人员或合同承办人员将修改内容与合同对方当事人协商，在合同双方取得一致后，将协商结果反馈给财务部门。如协商不能达成一致的，由公司总经理决定争议部分的条款，并由公司总经理在合同会签单上说明理由；

5.8.财务部门审查确认合格的，及时反馈给公司，由公司按修改后的文本与对方签订。重大合同须经过公司总经理确认同意后方可签订。/ 10

5.9.财务部门审查合同期限一般不超过2个工作日，自收到合同之日起计；对发回重新修改或要求提交相应书面资料的，自公司重新上报合同或提交补充书面资料之日起计。如需延长的，由公司总经理决定。

6.合同的签订

6.1.除本办法另有规定外，凡以公司名义与外单位发生经济关系的，原则上都必须签订书面合同。

6.2.合同审查完毕后，按以下程序办理：

6.2.1.对于可免于会签的合同，承办人填写《合同审批表》报所在部门负责人同意后，附上合同文本一起报公司总经理部主管领导签发，同时由总经理部主管领导授权相应人员签订合同；对于需会签的合同，承办人或合同管理人员准备好《合同会签单》并附上合同文本一起报公司法定代表人或总经理签发，同时由法定代表人或总经理授权相应人员签订合同；

6.2.2.公章管理部门凭总经理的签字加盖公章或合同专用章，单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章；

6.2.3.合同需要公证、鉴证的，由承办人或合同管理人员向法定机关申请办理。

6.2.4.不得以部门或个人的名义对外签订合同。不得和非法人的单位或法人单位的部门签订合同，特殊情况下，经财务部门同意后可以签订。

6.2.5.凡公司对外签署的合同，我方正本不少于两份，承办部门留存一份原件，签约当日或次日，将一份正本交送公司财务部。合同履行完毕后，合同原件须交给合同管理人员统一送交档案室存档。

6.2.6.任何人必须取得总经理书面授权委托方能对外订立书面合同。

6.2.7.公章管理人员必须认真查对合同材料，对于无总经理签字同意的合同，一律不得加盖合同专用章或公章。

7.合同的履行

7.1.合同依法签订，生效后即具有法律约束力，合同有关部门都必须履行合同约定的义务，并督促合同对方履行义务。

7.2.合同签订后，承办人应及时将合同内容告知各有关部门，并检查、落实合同履行情况。/ 10

7.3.涉及公司应收款的合同，承办人应及时会同财务部按合同规定收款，防止收款不及时或未收款的情况发生。

7.4.合同有效期超过一年（含一年）者（除长期投资合同外），负责合同履行的部门应自合同生效之日起，每三个月向公司主管领导书面报告一次合同履行情况，长期投资合同每半年汇报一次。

8.合同的变更和解除

8.1.合同在履行过程中，遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更、解除合同。

8.2.变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同签订的审批权限和程序相同。

8.3.我方认为需要变更或解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，书面通知对方当事人，要求对方在限期内作出答复，并在合理期限内与对方当事人进行协商。

8.4.合同承办人收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后，必须及时请示领导立即处理，并在有效期限内（如合同规定的期限或对方函件中要求的期限）正式答复对方。8.5.合同履行过程中，如发现对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等方面不符合合同约定，承办人应及时以公司名义向对方提出书面异议或变更、解除合同的要求，并将有关情况向公司主管领导汇报。

8.6.提出异议、变更、解除合同必须采用书面形式，以挂号、特快专递寄发或由对方签收，投递或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理人员保管。对于重大合同变更、解除的通知，应向公证机关办理公证送达手续。

8.7.变更、解除合同的协议尚未达成或未被批准之前，原合同继续有效，仍应履行。8.8.变更、解除合同的日期，以当事人双方所达成协议的约定为准。8.9.合同的变更、解除应注意以下事项：

8.9.1.主体变更，应征得合同各方的同意；有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位印章；

8.9.2.政府相关部门批准的合同，变更、解除协议应报原批准机关批准；

8.9.3.经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案； 8.9.4.中外合资、联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更、解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。/ 10

9.合同纠纷的处理

9.1.合同履行中，如遇下列情形之一者，有关人员应于知道或应当知道之日起2日内向公司主管领导作出书面报告： 9.1.1.发生经济损失或争议的；

9.1.2.变更、中止或解除合同，给公司造成经济损失或严重影响公司声誉的； 9.1.3.我方违约或我方无法继续履行合同的；

9.1.4.对方直接向公司索赔或通过仲裁、诉讼向公司索赔的； 9.1.5.我方直接向对方索赔或通过仲裁、诉讼向对方索赔的。

9.2.处理合同纠纷，应坚持协商解决的基本原则，在维护公司合法权益的基础上，分清是非责任，妥善解决。

9.3.对经过协商仍无法解决的纠纷，应由承办人或合同管理人员将有关情况的书面说明报送财务部门。财务部门审查后，根据具体情况出具法律意见书并在收到情况汇报后5日内反馈回公司，公司须将按法律意见书处理争议的情况形成书面报告报财务部门。

9.4.合同纠纷协商处理的，应考虑协商不成时，有申请仲裁或起诉的足够时间，以免丧失法定时效。对确实无法协商解决的纠纷，除法律另有规定外，在知道或应该知道权利被侵害之日起二年内提起诉讼或仲裁。

9.5.争议发生后，合同承办单位应及时向财务部门提供下列证据（原件或复印件），并配合调查取证，指派代表参与仲裁、诉讼或出庭作证。应提供的证据如下：

9.5.1.合同文本效力（包括变更、解除合同协议、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书及其他有关资料等）；

9.5.2.提货、托运、验收、发票等有关票证票据； 9.5.3.承付、托收凭证，有关财务帐目； 9.5.4.产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告； 9.5.5.有关违约的证据材料； 9.5.6.其他与处理纠纷有关的材料。

9.6.处理合同纠纷的文件（协议书、调解书、仲裁决定书、判决书等）在签字或生效后，应复印若干份，分别送交本公司与该合同纠纷的处理及执行有关系的部门（包括财务部门）收执。合同承办人或合同管理人员负责该文件执行情况的了解或履行。对于对方当事人应在/ 10

规定期限届满时执行，而没有执行上款所述文书中的有关决定的，合同承办人或合同管理人员应及时向主管领导或财务部门汇报。

9.7.对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书的，由财务部门在有关部门配合下，向人民法院申请执行。

9.8.合同纠纷处理并执行完毕，应及时通知合同承办人或合同管理人员，将有关材料汇总归档。

10.合同文书的管理

10.1.公司对合同文书一律进行编号建立台帐，合同台帐应记载：序号、合同号、签约日期、合同标的、承办人、履行情况及合同、变更、解除和是否违约等事项。合同台账由公司合同管理员负责编制，并按季度报送财务部门备案。

10.2.合同履行完毕后，合同承办单位应将有关合同资料及时归档。

10.3.合同档案的范围：合同文本（正、副本）、对方资信证明、有关合同的往来文书、信函、电报、电话记录、广告、授权委托书及招、投和中标书等其他各种相关的凭证、原件或复印件。10.4.合同档案由合同管理人员负责统一编号、装订、存档。合同管理人员负责将合同档案立卷后移交档案室。

11.奖惩措施

11.1.经财务部门组织检查后，对合同管理工作成绩显著的部门和个人，予以表彰和奖励；对合同管理工作成绩较差的部门和个人，由公司总部予以通报并给予相应处罚。

11.2.合同履行不力，或失职行为造成重大经济损失的，将视情况由直接责任者和承办人承担相应的责任：

11.2.1.不按本合同管理办法规定的程序签订合同，造成公司损失的； 11.2.2.应当订立书面合同而未签订的；

11.2.3.合同承办人在签订、履行合同时未尽职尽责，出现与本人职责明显不符的重大遗漏、错误的；

11.2.4.遗失或擅自销毁合同或附件的；

11.2.5.应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的； 11.2.6.未按规定进行授权、超越授权或滥用授权签约的； 11.2.7.有关法律文件未经审核的； / 10

11.2.8.发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关机构汇报或不及时采取措施的。

11.3.凡有下列行为，损害公司利益的，除追究当事人经济责任外，触犯刑律的，将报送国家司法部门处理：

11.3.1.利用虚假合同内外勾结、徇私舞弊的； 11.3.2.虚报价款、以次充好的；

11.3.3.在合同履行过程中（如货物交验、工程验收等）为自己或他人谋取利益的； 11.3.4.有意隐瞒事实真相，或用虚假材料欺骗合同审查人员，蒙混过关的； 11.3.5.在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的； 11.3.6.泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的； 11.3.7.使用非法手段签订合同的； 11.3.8.其它损害公司利益的行为。

12.第十二章附则 12.1.本办法释义

12.2.本办法由财务部门负责解释。

12.3.本办法自发布之日起实施。本办法经修订的，自修订版发布之日起实施。/ 10

第二篇：内控管理制度之操作手册-采购与支付

操作手册-采购与付款

1.采购

1.1.公司制定了采购及供应商管理相关制度，对采购岗位的职责，岗位定期轮换、各类物料的采购方式及程序、各类物料的供应商开发及考核程序、采购合同及供应商资料的归档管理等做出明确规定。

1.2.油品部经理根据市场行情及公司需求确定采购数量及价格，经总经理部审批后执行。1.3.公司根据《采购管理及审批制度》规定对采购员进行定期轮岗，油品部经理审核交接双方签字确认的轮岗交接单。

1.4.油品部根据生产需求及库存情况提出采购计划或采购申请，并经总经理审批。1.5.采购人员根据采购管理及审批制度的规定选择采购方式，发起寻找供应商。1.6.采用直接议价方式的采购，议价过程形成记录，参与人员签字确认后，交总经理审批。1.7.油品部人员报管理层审批或按《合同管理办法》进行会签。被授权人在合同上签字，按用印程序提交合同专用章保管部门盖章，并取得供应商的盖章确认。

1.8.采购合同在执行中有修改或补充的，合同修改或补充必须按原合同审批程序进行审批。1.9.签署完毕的采购合同、补充合同/协议、会签单等资料由专人进行统一管理，并登记《合同管理台账》。其中，补充合同/协议作为原合同的附件登记到《合同管理台账》，与原合同一起存档保管。

1.10.油品部采购人员将签订的合同信息录入ERP系统，并经财务人员复核确认。

1.11.油品部人员在需要修改系统内已录入的信息时，需提出修改申请并经部门负责人批准。根据不相容职责分离原则设置系统权限，在未获得批准时或对于职责范围之外的数据，系统应限制相关岗位的修改权限。

2.处理应付款

2.1.当原材料与发票当月同时收到,油品部采购人员在ERP系统内填制电子发票，财务部应付会计岗核对合同、送货单、发票及采购入库单等，在系统内根据电子发票生成应付会计凭证。

2.2.货到而发票未到的原材料，财务部应付会计岗根据合同、送货单、采购入库单，入库当月按合同价格暂估入账，录入ERP系统进行账务处理。/ 3 2.3.对于暂估入账的货物，财务部应付会计岗次月月初以红字冲回暂估入账凭证。如在暂估的次月尚未收到发票，财务部门仍应在月末进行暂估入账，并在下个次月冲回，此暂估冲回过程应每月做一次，直至收到发票正式入账为止。收到发票时，油品部采购人员在ERP系统内填制电子发票，财务部应付会计岗核对纸质发票与系统内电子发票，无误后根据电子发票做账务处理。

2.4.供应商的寄存物料，领用当月仓库管理员及时办理采购入库手续,根据领料单编制《寄存物料使用清单》交油品部采购人员，采购人员制作《寄存物料使用对账单》，经油品部经理复核数据无误并签字，交供应商对账，与之签订《采购合同》。收到发票时，油品部采购人员在ERP系统内填制电子发票，财务部应付会计岗核对纸质发票与系统内电子发票，无误后根据电子发票做账务处理。

2.5.财务部门应定期进行应付账款分析并组织安排与供应商核对应付账款，根据供应商对账单与应付账款明细账中的供应商账户信息进行核对，出现差异的财务部应付会计岗应查找原因，制作应付账款差异调整报告。

3.处理付款

3.1.油品部或采购小组经办人员填制请款单连同采购合同、送货单及其他相关附件，由油品部或采购小组经办人员、财务部支付审核岗复核，并根据审批权限报相关负责人审批通过。

3.2.因特殊原因需提前付款的，需制作提前付款说明，并根据审批权限审批通过，作为请款单附件申请提前付款。

3.3.付款退回时，财务部出纳岗及时查明原因，并交会计入账。需要重新付款的，以退款的银行进账单作为附件，重新填制付款申请书，注明退回及重新付款原因，并执行审批。

3.4.付款申请书及其附件经财务部经理复核后签字确认，交出纳办理付款，出纳付款后在付款申请书上加盖“付讫”章。

3.5.财务部应付会计岗或费用会计岗审核付款单据，按会计准则要求进行账务处理。

4.供应商管理

4.1.油品部采购人员主导新供应商的寻找，编制待选供应商名单报油品部经理审批，确定新增供应商调查范围。/ 3 4.2.按各类产品的供应商开发流程，油品部及其他相关部门组成厂商评审小组，负责新增供应商的调查评核（根据开发流程分类涉及价格、品质、交期、工艺、交易条件、索赔等方面），如需实地考察的，应由考查小组出具供应商考察报告并签字确认，同时会签供应商评审表，并报总经理审批，对评审合格的供应商纳入合格供应商名录。4.3.油品部主导对供应商进行分类，并按供应商类别进行分级，对主要原材料的采购按供应商级别确定交易量分配比例，报总经理审批.4.4.油品部每年应对供应商产品价格、供货质量、交期等进行评审，编制供应商评审表，总经理对评审结果进行审批。

4.5.油品部根据考核结果更新供应商名录及交易量分配表，提交总经理审批。对考核合格但存在缺陷的供应商进行辅导整改；本次考核不合格但由于特殊原因需维持供应关系的供应商进行限期整改，供应商提交整改报告，油品部组织再次评审。

4.6.对新增的供应商，油品部档案管理人员汇总供应商资料（包括评审报告、资质证明文件等），建立供应商档案并编制供应商档案目录，经部门负责人复核后统一由档案管理人员负责管理。

4.7.油品部档案管理人员依据合格供应商评审及分级结果对供应商档案进行及时更新，更新结果经油品部经理复核。

4.8.合格供应商档案借阅需登记并经油品部经理审批。

4.9.油品部相关人员提报需录入ERP系统的供应商信息，经财务部ERP岗复核。/ 3

第三篇：内控管理制度之操作手册-存货管理

操作手册-存货管理

1.存货分类及主档管理

1.1.已明确存货的分类，存货存储的仓库归类与财务报表中的存货明细项目分类一致，保证财务报告存货数据与实物相关联。

1.2.采购部门联合生产部及其他相关部门，编制各仓库库位图及库位说明，对仓库进行整理规划。实物仓库标识清楚,与库位图规划相符。

1.3.所有存货按仓库分类存储，对贵重物品、关键备件、精密仪器和危险品的保管，实行接触限制。

1.4.存货存放有序、摆放整齐、标识清楚，按存货存储要求建立和建全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施。对危险化学品进行特别标识，单独存放，储存管理及领用，实行双人收发，领用人员需具有安全作业资格证。

1.5.存货主文档发生信息变更(指已经过审批且实物收发货操作的出入库单上信息进行变动，如品名、规格，数量等)时，变更人员制作反向单据经部门经理审核后冲销原错误单据，并制作正确单据按正常操作流程进行录入、复核。

1.6.ERP系统内用户及权限实行申请审批控制，与存货业务无关的人员不得拥有存货主档数据录入与修改的权限。

1.7.存货主文档信息发生变更时，系统中的存货基础信息与存货数量应分别由不同部门具有相应权限的人员录入。

1.8.所有存货纸质档案都明确规定保存期限,由专人保管,存放地拥有防水、防火、防鼠、防盗条件。

2.材料入库

2.1.制定进货检验制度,明确采购入库材料需抽样化验的范围,明确抽样方法，取样岗位,检验部门,合格参数；对无需化验直接现场检验的材料规定检验岗位。

2.2.质检及采购方共同取样，填制取样单并签字确认。质检部门对样品进行及时检验，出具书面检验报告并经部门负责人复核。不需化验的材料由检验人员现场确认无误后在入库单上签字确认。

2.3.仓库管理员依据请购单、采购订单/采购合同核实到库材料的品名、规格、数量，品/ 4

名、规格不符的拒收，数量超过请购单的部分拒收且同时在供应商送货单上标明实收数量并签字确认，仓库管理员保留一联送货单备查。

2.4.仓库管理员填制采购入库单，由仓库管理员、采购员签字确认；采购入库单编号连续唯一。仓库管理员在供应商《送货单》上注明《采购入库单》单号，并与入库单统一保存。

2.5.仓库已接收的材料均于当日办理验收入库手续，录入ERP系统并登记财务账。2.6.收到合同规定领用前所有权归供应商的寄存物料，入供应商仓，及时进行备查账簿登记及管理。

2.7.经检验有瑕疵的原材料，由质检部门负责人根据合格材料技术参数签发《不合格来料处理单》，生产部、油品部提出具体处理意见，确定退货的由油品部负责联络供应商退回；对建议让步接收的材料，应测算对公司造成的损失，经相关领导批准后，油品部向供应商提出书面折让与索赔要求并跟踪处理。

2.8.不接收的原材料与其他原材料分开存放，并标识清晰。由采购部门安排及时退回给供应商，仓库管理员对该部分原材料建立日志管理，并定期监督以确保及时退回给供应商。3.材料出库

3.1.仓库管理员根据经使用部门负责人审批过的领料单进行材料发放。发放时，仓库管理员仔细核对领料单内容与实物。领用人在领用材料时，需在领料单上签收。3.2.仓库管理员根据经审批、领用人签字确认后的领料单核对系统信息，及时在系统内对领料单执行签字程序以扣减系统内库存，所有领料单必须在领用当日在系统内执行签字。

3.3.月末已领但未用完的原材料需进行退料处理，退料人编制红字领料单，纸质单据由领用部门经理审核，仓库管理员进行现场清点签字确认。仓库管理员于当月及时在系统内录入退库数量。

4.销售出库

4.1.仓库管理员复核提货人所持的提货单据,已经过销售部经理或授权人批准，没有批准的发货指令或提货单据不能作为仓库发货依据。

4.2.提货人员在提货单上签字证明已收到货物，成品库装运人员核对签收人员身份。4.3.发货完成，仓管人员核对磅单与经审批的提货单（或销售出库单）一致并签字。每月/ 4

财务部成本会计在计算成本前检查当月所有销售出库单据都已在系统内进行签字处理。

4.4.公司门卫检查提货单经审批，核对无误在提货单上记录出厂时间并签字，准予出厂，保留提货单门卫联，定期将门卫联交财务部，由财务部核对所签提货单与实际装货放行一致。

4.5.财务部成本核算员根据仓库管理员录入的已出库产品信息，对已确认收入的发货于当月结转销售成本，不符合确认收入条件的发货按企业会计准则——收入准则规定处理，将库存商品转入发出商品。5.存货成本

5.1.销售、生产、油品及财务等部门应根据销售计划、生产计划等，定期会同协商确定各主要原材料的最低库存量或安全库存量标准，并由各参与人员签字确认，审批后执行。该标准确定后，应根据需要定期进行维护和更新，并重新履行审批程序。

5.2.对于毁损存货，应建立已报废存货的处置制度。仍可使用的或有价值的报废存货，收发过程应视同正常存货出入库进行管理，外购的和生产过程中产生的报废存货应分开存放。如不能使用而需对外处置且可产生收益的，应经仓库及生产部门出具专门意见，经适当审批后处置，处置收益计入当期损益。

5.3.对已做领用出库但可较长时间内使用且财务核算已进入成本的备品备件、周转材料等存货进行台账管理，严格监管其领用、使用、报废回收情况。

5.4.公司至少每半年应对存货进行全面盘点，并制订存货盘点工作程序和规范。5.5.成本核算会计设定产品成本分摊系数，及材料成本与费用归集参数。参数设置或修改经过财务、技术及生产部门共同确定。

5.6.财务部成本核算会计每月根据存货收发单据，对系统内的存货收发记录进行复核，确保用于成本计算的原辅材料成本真实、完整。生产过程中所耗用的原辅材料、人工成本、设备折旧、水电费等，按权责发生制记录于费用发生的当期，费用凭证经过审核。5.7.成本发生时系统将各项材料成本及费用等自动在各个工序、各产品中归集。月末，成本核算会计在系统中运行成本计算程序，系统根据已设定的参数自动生成完成产品单位成本计算，该成本分摊及归集过程系统生成成本计算单，经财务部门负责人进行分析性复核，同时，系统自动生成成本和制造费用归集、结转的相关会计凭证，经凭证复核人员审核。

5.8.成本核算会计每月对归集的费用、材料成本与产成品成本、在产品成本（或未结转到/ 4

产成品的生产成本）进行成本倒轧，以复核成本计算是否准确。

5.9.财务部成本核算会计根据仓管提供的库龄资料核对系统库龄信息，并编制存货质量调查表，经财务经理审核确认后上报总经理。

5.10.存货减值准备的申请、审批和执行应经总经理审批后执行。/ 4

第四篇：内控制度之一：合同管理制度（范文模版）

土地储备中心合同管理制度

第一章 总则

第一条 为规范我单位的合同行为，预防和减少合同纠纷,防范合同风险，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规等规定，结合本区实际，制定本制度。

第二条 本单位订立合同、协议及其他合意性法律文件（含意向书、承诺书、确认书及对合同的批复，以下简称合同），适用本制度。

第三条 本制度所称我单位是指土地储备中心(含归口管理的部门)、及其所属企业单位。第四条 中心班子会议负责对合同统一审查，未经审查，不得订立合同。

第五条 订立合同应当确定承办机构和承办人，并应当积极履行以下合同承办管理职责：

（一）负责合同项目的提出，对合同相对方的主体资格、资信及履约能力等情况进行调查；

（二）组织合同项目的洽谈和谈判；

（三）办理授权委托申请；

（四）起草合同文本；

（五）负责合同的报送审查、备案；

（六）负责对合同及相关资料的整理和归档；

（七）负责对合同变更、解除及纠纷的处理；

（八）合同涉及国家秘密和商业秘密的，应当做好保密工作，严格执行保密法及相关法律法规的规定。

第六条 中心综合股（办公室）履行下合同审查备案管理职责：

（一）建立健全区机关单位合同管理制度；

（二）审查本区机关单位对外签订的合同文本，并进行登记和归档；

（三）对区政府及其各机关单位签订后的合同进行备案管理；

（四）负责监督本制度的实施，并向区政府报告实施情况；

（五）协助解决合同争议纠纷。第二章 合同拟订

第七条 订立合同前，承办单位应当进行合同相对方资信的初步调查，审查对方营业执照或组织机构代码证、个人身份信息、经营范围、法定代表人身份证明、授权委托书是否齐全合法；审查相对方的民事行为能力、资产、资质、信用及经营等状况是否具备履行合同的能力。第八条 订立的合同，应当由机关单位法定代表人或者其委托的代理人签订。委托代理人签订的，必须持有法定代表人证明和授权委托书。

第九条 订立合同，必须采用书面形式，可以参照有关主管部门制定的示范文本。

第十条 合同一般应当具备以下条款：

（一）合同主体的名称或者姓名和住所；

（二）合同标的或者项目的详细内容；

（三）数量；质量；

（四）价款或者报酬及支付方式；

（五）合同当事人的权利和义务；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任及赔偿损失的计算方法；

（八）合同变更、解除及终止的条件；

（九）合同争议解决方式；

（十）生效条件、订立日期。

第十一条 订立合同不得有下列内容：

（一）超越职权范围的承诺或者义务性约定；

（二）违反法律规定以单位作为合同保证人；

（三）其他违反法律、法规、规章强制性规定或者损害国家、社会公共利益的约定。

第十二条 订立合同时应当注意以下事项：

（一）选择合同争议解决方式时，应当优先选择本地人民法院或者仲裁机构，涉外合同应当优先约定适用我国法律和仲裁规则；

（二）合同涉及国家秘密或者商业秘密的，应当做好保密工作，按照保密法及相关法律法规执行。

第十三条 合同涉及重大公共利益的，合同承办单位应当征求社会意见；涉及重大、疑难问题的，应当召开由有关单位、专家和政府法律顾问参加的座谈会、论证会，听取意见，研究论证。第三章 合同送审

第十四条 订立合同，承办单位应当在合同拟签订时间前5日内将合同拟订文本等相关资料送交办公室递增班子会审查。

第十五条 合同承办单位在合同报送审查时, 应当填写合同审批表（见附件），并加盖单位公章，同时一并报送以下材料：

（一）合同草拟文本（含电子版）；

（二）合同主体资格、资信证明及履约能力材料；

（三）依法需要论证、评估、前臵审批的材料；

（四）对合同条款内各方的特别义务或义务不对等内容的书面说明材料。办公室收到合同审批表及上述材料后，方对合同进行审查。第十六条 办公室对无标的、价款、各方的权利义务等内容的合同或无实质内容的格式合同，退回送审单位。由送审单位对合同内容进行补充后，再次报送审查。

第十七条 办公室应当对以下内容进行审查：

（一）合同主体是否合法；

（二）合同条款是否完整；

（三）合同内容是否符合有关法律、法规、规章的强制性规定；

（四）合同标的、价款、履行期限等实体问题是否合法、合理、合规及可行性；

（五）合同是否损害国家利益和社会公共利益；

（六）其他需要审查的事项。

第十八条 办公室就合同有关问题向合同承办单位提出询问的，承办单位应当即时回复；不能即时回复的，应当在1个工作日内以书面形式回复。

第十九条 送审的合同文本，办公室应当在2个工作日内提出审查意见，内容复杂的可延长3个工作日。但根据实际情况需要对合同文本及其他相关情况进行调查的，其调查时间不计算在合同审查时间内。

第二十条 办公室出具合同审查意见、并将修改后的合同文本反馈合同送审单位，经送审单位及合同相对方确认均无异议后，由送审单位反馈办公室，办公室根据送审单位所需订立合同份数出具合同正式文本，并逐一加盖骑缝章。加盖骑缝章后，送审单位不得再对合同条款进行任何改动。未经办公室加盖骑缝章，不得订立合同。经送审单位及合同相对方协商后合同条款仍需修改的，由送审单位反馈修改内容，办公室对修改内容进行二次审查，审查通过后，按照前款程序执行。

第二十一条 合同签订单位有下列情形之一的，中心不予以承认，产生一切法律后果由签订单位主要负责人、签订人及相关人员自行承担：

（一）未经办公室审查即签订合同的；

（二）未按照办公室审查意见进行修改即签订合同的；

（三）经办公室审查后，对未提出修改意见的条款进行私自修改后签订合同的；

（四）订立的合同未经办公室加盖骑缝章的。

第二十二条 办公室在合同审查过程中，应充分发挥中心法律顾问的作用。中心法律顾问由办公室负责统一聘请、联系和协调管理，下属单位原则上不再单独聘请法律顾问。各单位在起草、订立重大合同或解决合同纠纷过程中，需要律师提供法律服务的，由办公室视情况统一委派。

第四章 层级审批

第二十三条 合同签订实行层级审批管理制度。对重大合同，送审单位应根据中心班子提出的修改意见进行修改后，报上级主管部门研究通过后签订。

第二十四条 本制度所指复杂合同是指具有下列情形之一的合同：

（一）为解决历史遗留问题所签订的合同；

（二）可能引起群体性上访事件的合同；

（三）涉及多部门利益或社会公共利益的合同；

（四）涉外合同；

（五）其他在订立和履行过程中可能存在较大风险的合同。第二十五条 合同订立后，合同内容的变更、权利义务的转让、合同的解除或终止的审查程序依照上述规定执行。

第二十六条 合同订立后，合同承办单位应在合同签订之日起5日内将合同正式文本一份送交办公室备案。第五章 档案管理

第二十七条 合同订立履行过程中形成的下列材料，应当及时收集、立卷归档：

（一）合同正式文本、补充协议、依法不再履行的合同；

（二）合同订立的依据、批准文件；

（三）合同相对方身份证复印件或双方的法定代表人身份证明、授权委托书；

（四）合同订立双方洽谈的主要情况（记录），对方的执照、资质、资信、证书、委托书等资格证明文件；

（五）合同涉及的评估、招投标等文件资料；

（六）价款或酬金计算依据、预算资料等；

（七）投资、合作项目的可行性研究报告、批复文件等；

（八）来往电函、会谈纪要；

（九）合同审批表；

（十）法院的判决书、仲裁机构的裁决书；

（十一）其他需要归档的资料。

第二十八条 合同承办人在对合同档案收集、整理、归档的过程中，应审查各类合同是否按照本制度的要求，经过了相应的审核、批准环节。

第二十九条 应做好合同档案的使用登记工作，充分发挥合同档案在单位合同检查、清查、合同损失调查、合同项下的资产利用等方面的作用。

第三十条 合同承办人应协助本单位档案管理部门做好合同档案的收集、整理工作，及时移交合同签订、履行及争议处理过程中产生的相关资料。

第三十一条 单位应当结合合同履行的期限、标的额、标的物的性质、合同重要程度、合同的风险层级等因素，确定合同档案的存放保管期限。

第三十二条 合同档案保管情况列入档案管理检查范围。

第三十三条 合同档案的归档文件整理方法参照机关文书档案整理方法。第六章 风险预警

第三十四条 合同订立后，订立机关应全面履行合同，并负责及时处理合同履行中出现的问题。

合同订立机关应督促合同相对方履行合同，如发现对方不按约定履行合同，应及时向部门负责人和分管区领导报告有关情况，并应及时以书面形式向相对方提出异议并保留相关证据材料。

第三十五条 合同履行过程中发现的一般合同风险由单位自行负责处理。

第三十六条 合同履行过程中，发现对方严重违约，或者发生合同变更、合同转让等异动情形，可能影响实现合同目的或者产生其他重大法律风险时，应当进行合同风险预警报告。第三十七条 对具有下列情形之一的合同风险，应当向办公室进行报告：

（一）合同内容发生了重大变化，当事人双方经协商不能达成一致意见的；

（二）订立合同一方，将自己在合同中的权利、义务全部或部分转让给第三方的；

（三）合同当事人一方或者双方发生预期违约、届期违约、或者根本违约情形的；

（四）收到对方的催告、异议、律师函或涉及法律问题的通知的；

（五）合同一方经营状况严重恶化；

（六）合同一方转移财产、抽逃资金，以逃避债务；

（七）合同一方丧失商业信誉；

（八）合同一方有丧失或者可能丧失履约能力的其它情形；

（九）发生重大情势变更事项的；

（十）出现不可抗力情形的；

（十一）其他需要进行风险预警的重大情形。第三十八条 合同风险预警报告应包括以下内容：

（一）争议合同文本及相关补充协议；

（二）合同订立和履行情况的说明；

（三）合同风险的主要内容及我方初步处理预案；

（四）需要论证的问题明细；

（五）证据材料及清单；

（六）需要提交的其他资料。第三十九条 办公室应当在5个工作日内，对合同风险预警报告提出法律意见。

对特别重大的合同风险预警报告，办公室认为有必要时，可以召开专家论证会。召开论证会的时间不包括在5个工作日内。

第四十条 对需要聘请律师参与处理合同风险或非诉讼合同谈判的，由办公室根据情况委派专业律师。

第四十一条 对合同履行中出现的重大风险，机关单位应当向分管区领导汇报。

第四十二条 办公室参与处理的合同风险，机关单位在处理完毕后1日内，应当将处理情况书面报告送交办公室备案。第七章 争议处理

第四十三条 合同难以继续履行或发生纠纷时，应首先采取协商、调解方式解决。经协商或调解达成一致意见的，应当签订书面协议。协商或调解不能达成一致意见的，可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决纠纷。第四十四条 本制度所称合同争议，仅指机关单位与对方当事人在合同履行过程中产生纠纷，经过协商无法解决，需要进入或已经进入仲裁或者诉讼程序的合同争议。

第四十五条 发生合同争议需要提起诉讼或申请仲裁的，应当在提起诉讼或申请仲裁前将有关情况向办公室报告。

第四十六条 合同对方当事人提起诉讼或申请仲裁的，应当在收到应诉通知1日内，向办公室报告并提交有关资料。

第四十七条 发生合同纠纷时，应按下列要求收集处理合同争议的证据资料，为进行仲裁或诉讼做好必要准备：

（一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听资料等；

（二）有关票据、票证；

（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

（四）其他有关资料。

第四十八条 需要聘请律师参与合同争议处理的，办公室应根据机关单位的申请，在3个工作日内委派专业律师。

第四十九条 机关单位应及时与律师事务所签订委托代理合同并办理相关手续。第五十条 机关单位应配合律师做好证据收集工作，做好出庭准备。

第五十一条 办公室对被委托律师参与诉讼、仲裁的情况进行全程监督，确保律师法律服务质量。

第五十二条 对诉讼或仲裁过程中出现的异常情况，应及时告知办公室，以及时采取处理措施。

第五十三条 在合同争议处理完毕后，应当在5日内将解决合同争议形成的调解书、协议书、裁定书、判决书等法律文书归档，并将一份副本或复印件送交办公室备案。第八章 法律责任

第五十四条 办公室会同党廉办、财务股等相关部门，每季度对各机关单位合同签订、履行和备案情况进行一次督查。

第五十五条 合同承办、订立和审查单位违反本规定的，依法追究责任人员的责任；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第五十六条 违反本制度规定的，对单位负责人、直接责任人实施问责；构成违纪的，视情节轻重，依照国家的有关法律法规给予相应的处分。第九章 附则

第五十七条 本制度由办公室负责解释。

第五十八条 本制度2017年3月28日发布之日起施行。

第五篇：学校内控合同管理制度

学校合同管理制度

为维护学校合法权益，提高办学效益，促进学校改革和发展，根据《中华人民共和国合同法》以及有关法律法规的规定，结合学校实际，特制定本管理制度。

学校合同管理的指导思想是：贯彻执行国家法律的规定，循序渐进与顺势而为相结合，集权与分权相结合。

一、学校合同管理的目标是：加强监督管理，规范学校合同行为，努力做到低成本控制、低风险运行，高起点定位，高效率管理，确保学校事业健康发展。

二、学校实行统一领导，分级管理，分类运行，责任到人，全面监督的合同管理体制。

三、学校可根据合同承办部门的需要，联系法律专家参加合同的起草、修改和审核重大合同，参与重大合同谈判、合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动，并根据具体法律服务明确双方相应的权利、义务和费用。

四、校长办公室是学校合同综合管理部门，负责协调合同承办部门的合同管理工作。