邮件规范

第一篇：邮件规范

电子邮件的礼仪

——让我们高效地沟通

现状问题：

1． 主题不明确或缺失或冗长；

2． 未针对事件相关人群发送，不知何时抄送直属领导； 3． 内容不够规范，如：称呼、开头语、结束语； 4． 正文叙述长篇大论，重点/主旨不明确； 5． 对外发送的附件图片杂乱、不规整。

工作往来中的电子邮件代表着公司及自身形象，显示着公司及自身的水平和实力，直接影响到客户对公司、同事对自己的评估。所以，我们必须重视日常工作中的商务电子邮件的写作。结合我们员工在使用电子邮件时存在的上述几点问题，本文将简要叙述电邮格式及应遵循的有关原则。

一．标题

◆不要缺失标题，这是最失礼的。

◆一封电邮尽可能只针对一个主题，不在一封电邮内谈及多件事情。◆要反映邮件内容和重要性，不要使用含糊不清的标题，如 “某某收”。◆回复邮件时，可根据内容需要更改标题，不要“RE RE”或者“答复 答复”一大串。◆正确地标题写法，例如“关于xx会议的通知”、“xx项目预警”等。标题是收件人了解邮件的第一信息，要使用简明扼要、意思明确的标题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

二．称呼、开头语、结尾语

◆开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可称呼“大家”、或“ALL”等。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x副总”；如果不清楚职务，则按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但须先搞清性别。◆开头结尾最好要有问候语，最简单的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您顺利”、“顺颂商祺”等。再尊敬一点的开头结尾语，可向对方道谢或问候，如“感谢您出差期间的关照”、“好久不见，身体可好”等。俗话说礼多人不怪，礼貌一些总是好的，即便你的邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

三．正文

◆写电子邮件切勿长篇大论，应尽量简单明了地表达。如果事情确实复杂，正文最好用1、2、3、4列几个段落进行清晰明确的说明，如有需要可单独写个文件作为附件进行详细描述。◆尊重对方，经常使用“请”、“谢谢”之类的语句，轻易不要使用表示强烈的标点或字眼。◆尽量避免拼写错误和错别字，发送前自行检查，确认行文是否通顺，拼写是否无误，并保证一次邮件交待完整信息。◆合理提示重要信息，可用粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对重要信息进行提示，但不要过多。◆对于与技术相关信息的邮件，可利用图片、表格等形式来辅助阐述。总的来说，邮件正文应遵循五大原则：准确、简洁、完整、清楚、礼貌。电子邮件是用于商务办公的，切勿使用电子邮件对他人或对他人意见进行评论。

四．附件

◆附件文件应按文件内容准确命名。

◆正文中应提示收件人查看附件，并对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。◆附件为产品、零件图像时，应注意拍摄物整洁、周边无杂物，对外发放的图片信息直接代表公司形象。◆附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。◆如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。五．结尾签名

◆末尾加上签名档是必要的。这样对方可以清楚的知道发件人信息，签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多。例如： 六．回复技巧

◆及时回复Email。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”已收悉。我们正在处理，有结果立刻回复”等等。◆进行针对性回复。答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，使问题和解答一目了然。◆不要就同一问题多次反复讨论。如果双方就同一问题的交流回复超过3次，这就说明电邮沟通不畅。此时应采用电话等方式及时交流后再做判断。七．其他 ◆邮件转发

转发邮件之前，先确认该邮件内容是否有必要告知所有收件人。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，突出重要信息。不要将RE了N回的邮件发给他人，让人摸不着头脑。◆ 抄送（CC）

带有重要信息需知会的，汇报事件结果的，需要部门主管决策的邮件，都应发送或抄送给主管领导。非特殊情况，应尽量避免越级汇报。

综上，准确规范的邮件，不仅能反应发件人的业务水平，还可以体现发件人为人处事的态度和风格，对内有助于建立良好的工作关系，对外对对最终达成贸易起到重要性作用。因此，有必要熟悉电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

第二篇：邮件规范说明

邮件规范说明

一、主题

一封邮件只针对一件事情，一个主题，如要多个问题，不能空白。

回复邮件时，应根据内容调整主题，不要：RERERE一大串。

二、写信开头及称谓

（一）邮件开头分为：（对内）上级领导、平级同事、所辖员工、不确定级别

1.给领导写信：xxxx职位名字您好！例如：xxx副总您好！

2.给平级同事写信：xxxx你好！例如：小美你好！

3.给所辖员工写信：xxxx你好！

4.不确定级别的同事：xxxx你好！

（对外）称谓xxx先生或者xxx女士、xxx小姐你好！

（二）关于附件

1.邮件如有附件，要在正文里说明。

2.正文里应说明附件的数量、文件名字。

3.特殊格式的附件要说明打开方式。

三、邮件内容

邮件内容要简明扼要、通顺、意思表达清楚。

涉及多行要添加编码。

要使用规范的礼貌用语：请、抱歉、谢谢等。

四、邮件落款统一格式

公司名字、部门名称、电话、传真、手机要求中英文对照格式。

五、邮件回复

1.收到邮件后必须当天回复，不能当天回复的，要邮件说明具体回复日期和理由！

2.休假不能查收和回复邮件时，要设置成自动回复，进行告知。

3.同一件事，邮件沟通3次以上，说明不能很快有结果，可以尝试别的沟通方式。

4.要根据邮件内容区分：单独回复、全部回复。

5.要区分好收件人、抄送人等情况的区别。

6.禁止发送垃圾邮件或者违法链接。

第三篇：商务邮件规范

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍（Email的撰写礼义另外介绍）。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。

一、收件人

1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。

二、抄送

1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。2.一般情况下不要给普通客户抄送。3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。

三、主题 电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

1、称呼 1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理

2、正文 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；

3、结束 1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.2)最好的结尾要着眼未来： 如：希望我们能够达成合作 3)结尾应显示诚恳： 如：感谢您抽空洽谈

4、落款/签名目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

第四篇：商务邮件规范

英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范

2011-01-05 02:29:01 发表于：外贸英语

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form)和现代的齐头式(the modern blocked form)。

根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form)。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。

一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。

根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

(1)信头(the lettermail 地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch.2002”，而美国的日期标示法则是“March24，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。

封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。

封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。

开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号。

信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。

结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美国)等，也有人用倒装的Faithfully yours，Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。

签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。

注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。

事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。

经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。

附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。

附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。

在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容，而后几部分则是可有可无的。

总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。

第五篇：邮件规范通知

关于有效使用邮件及格式规范的通知

为了公司工作流程的顺畅和对外联络的形象，请大家注意以下几点： 1.处理公司内部各种事宜，请以邮件形式发送（重要）；

2.处理公司外部事宜，请以使用邮件为基本，若需发送较大邮件，可以通过QQ传送推荐通过QQ较大附件上传到QQ邮箱，可一次发送多人邮件，省时省力。3.如有需要其他部门或其他同事协同完成的工作，发送邮件时需抄送直接领导和相关负责同事。为方便邮件联系，请各办公室负责人收集当地办公室的邮箱。（北京联络处请张妍负责收集，武汉联络处请陆云负责收集，广州办事处请张凤敏负责收集）；

具体邮件沟通方式实施规范如下：

一、关于称呼（特别注意）

1、邮件开头需称呼收信人；

2、如果收信人有职务，应按职务尊称对方，如“X总”、“X经理”；

3、如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”、“X女士”；

4、对海外公司的客户和同事，可称呼“Dear Mr./Ms.”或“Dear Sr.”;

5、多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”或“Dear all”；

二、关于主题

1、不要空白标题；

2、标题应简短、明确；

3、标题要能证实反应文章的内容和重要性；

三、关于邮件正文

1、Email正文要简单扼要、重点突出、段落清晰；

2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语；

3、尽可能避免拼写错误和错别字；

4、合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用；

四、关于附件

1、如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件；

2、附件命名应概括附件内容；

五、关于问候语

1、Email开头使用“您好”、“来函收悉”等问候语；

2、Email结尾可使用“祝顺利”、“Best Regards”等问候语；

六、关于结尾签名

签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。

七、正确使用发送（TO）和抄送（CC）

1、发送（TO）的人是直接需要受理并回复邮件所涉及的主要问题；

2、抄送（CC）的人需要知道邮件内容，可根据情况回复；

3、TO、CC中的各收件人可遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。