邮件往来规范标准

第一篇：邮件往来规范标准

邮件往来规范标准 目的

为了更好地提升工作效率，塑造和谐文化，树立良好的办公及沟通形象。根据公司标准化的战略要求和领导要求，特制订往来规范标准，规范公司的语言及格式。2 适用范围

本标准适用XXXXXXXXXXX公司XXXX。3 内容与要求 3.1 称呼

3.1.1 开头需称呼收件人。

3.1.2 如果收件人有职务，应按职务尊称对方，如“X主任”、“X主管”等。

3.1.3 不熟悉的人不宜直呼其名，如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。

3.1.4 多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”。3.2 问候语

3.2.1 开头可使用“您好”、“来函收悉”等问候语。3.2.2 结尾可使用“祝工作顺利”等问候语。3.3 主题

3.3.1 主题应简短、明确，不宜冗长。

3.3.2 主题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。3.3.3 一封，只针对一个主题，不在一封内谈及多件事情。

3.3.4 回复对方时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE:RE一大串。

3.3.5 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出主题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。3.4 正文

3.4.1 正文要简单扼要、重点突出，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

3.4.2 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

3.4.3 选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语。3.4.4 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现晦涩难懂的语句。尽可

能避免拼写错误和错别字。

3.4.5 合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用。

3.4.6 最好在一次中把相关信息全部说清楚，说准确。不要轻易发“补充”或者“更正”之类的。3.4.7 发送至多人时，如有必要，需在正文中明确指定一个收件人给出回复。3.4.8 正文字体大小要适中、字体应统一。3.4.9 不要向上司频繁发送没有确定结果的。3.5 附件

3.5.1 如果带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件。3.5.2 附件命名应概括附件内容。

3.5.3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。3.5.4 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

3.5.5 附件最好采用大家通用的文件格式，如果附件是特殊格式文件，请在正文中说明打开方式，以免影响使用 3.6 结尾签名

3.6.1 在结尾一般应有签名。

3.6.2 根据接收对象的熟络程度，合理选择签名信息。可包括姓名、职务、电话、时间等发件人的信息。对于熟悉的收件人，签名应该简化，避免生分。3.7 发送和抄送

3.7.1 发送的人，是需要受理并回复所涉及的主要问题。3.7.2 抄送的人，是有必要知道内容，可根据情况回复。

3.7.3 发送、抄送中的各收件人，应遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。3.7.4 发送,必须明确发送人与抄送人，不遗漏需要发送的人，杜绝发送与内容无关的人。3.8 回复

3.8.1 收件人应及时查看，并根据事件的优先级及时回复，最迟不应超过24小时。

3.8.2 如果事情复杂，无法及时确切回复，需及时回复“收到了、正在处理，一旦有结果就会及时回复，等”，不应让发件人一直等待无果。

3.8.3 回复应针对性进行回复，不可笼统。最好把相关的问题抄到回件中，然后附上回答。回复不能太生硬，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.8.4 回复字数，一般不得少于10个字。

3.8.5 不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，应采用电话

沟通等其他方式进行交流后再做判断。

3.8.6 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人。如果是对发件人提出的要求作出结论性响应，应该群发给相关人员，让大家都知道。

3.8.7 如果对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。

3.8.8 为避免无谓的回复，可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。3.9 转发

3.9.1 转发，应对转发的内容进行修改和整理，以突出信息。

3.9.2 转发之前，确保所有收件人需要此消息。只给需要信息的人发送，不要占用他人的资源。3.9.3 转发敏感或者机密信息，要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

3.10其他注意事项

3.10.1群发只适合于公司公告、通知等事项，除此类外，不应群发。3.10.2

工作时间勿发与工作内容无关的。

3.10.3

只是沟通方式的一种，日常沟通不要完全依赖。应保持必要的面对面交流和电话沟通。3.10.4

对重要沟通事项，在发送后最好电话提醒对方关注或确认。3.10.5

除常规报表外，发送以外的信息，需发领导审核后方可发送。

3.10.6

应灵活使用的自定义群组功能，在选择自定义群组功能时，应点开，将所有人姓名显示。当有员工发生异动时，应及时重新自定义群组。

本标准主要起草人：XXXX 本标准主要修订人：

本标准审核人：

本细则批准人：

第二篇：英语回复往来邮件格式

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第三篇：公司往来邮件发送礼仪

公司往来邮件发送礼仪

关于主题

1.2.3.4.5.6.7.一定不要空白，这是最失礼的 简明扼要，不宜太长 写明来自“云智通”，不用注明时间

标题要反映文章内容和重要性，切忌使用含糊不清的标题，如“王先生收” 一封邮件只针对一个主题

回复邮件时，应根据回复内容更改标题，不要RE：RE：太多 千万不可出现错别字和不通顺

关于称呼与问候

1.恰当称呼收件人：先尊称对方职务，不清楚职务尊称“先生、小姐”，英文名可用“Hi.XX”但不熟的话不要都用“Dear xxx”.2.最简单的开头可用“Hi”，“您好”“你好”问候语是称呼后换行空两格 3.结尾常见“Best Regards”“祝您顺利”“此致敬礼等

正文

1.2.3.4.5.若是第一次通信，首先说明自己身份，然后说明事由，然后简明扼要说清楚事情。

如果事情复杂，最好用1.2.3.4的罗列几个段落进行明确说明，确保每段简短表达明确。一次邮件把相关信息全部说清说准确，避免再发“补充”“更正”之类的邮件。

尽可能避免拼写错误和错别字，发送之前务必自己仔细阅读一遍，这是对别人的尊重。在较长的邮件中，重要信息如：时间、金额、需要确认的信息用粗体或醒目的颜色进行提示，但不要过多，影响阅读。6.不要使用：）等字符表情，除非你确实需要强调轻松气氛的场合。

7.字体要用系统自带字体，中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用五号或10号，不要用稀有字体，不要用背景信纸。

附件

1.如果邮件带附件，应在正文中提示收件人查看。2.附件名应按内容命名。

3.如果多个附件，正文中应对附件内容做简要说明，如果特殊格式文字，正文明说明打开方式。结尾签名

1.设置电子签名档 2.不要只用一个签名档

回复技巧

1.及时回复邮件，销售人员设置手机邮箱，技术人员设置来件提醒，理想回复时间是2小时内，最晚不要隔天。

2.如果无法及时确切回复，应及时回复邮件说明“邮件收到，我们正在处理，有结果会及时回复”，要及时作出响应，哪怕只是确认收到了。

3.如果出差或休假，应设定自动回复，或事先把相关工作转交给其它人代理。

4.针对性回复，在一个事件上回复邮件时要确保之前的往来邮件内容信息完整，在对方列出问题时，需要把问题复制再在后面加上你的回答，最好用颜色区分一下。

5.回复内容不得少于10个字，但对于较为复杂的问题也不要内容太多，可用电话沟通。6.区分回复Reply和回复全部Reply All，如果对方邮件发送你还抄送了其它人，提出要求作出结论响应，应该回复全部，不要让对方帮你完成这件事情，如果问题不清楚或仍有不同意见，则应与发件人单独沟通，不要把你们沟通过程发给他人。7.主动控制邮件的来往，回复时在正文末加上“盼复”“全部办妥”“仅供参考，无需回复”等语句。

正确使用发送TO、抄送CC、密送BCC及转发FW

1.TO是受理这封邮件所涉及的主要问题的人，应对邮件做出回复响应。

2.CC 是只需要知道这回事，没有义务对邮件做出响应，一般是发件人的团队同事、直属领导或邮件内容相关的人。

3.BCC 是不想让收件人知道这封邮件发给了BCC的人。

4.TO和CC中各收件人应遵循一定规则排列，按部门、职位等级从高到低。5.只给需要信息的人发送邮件。

6.转发邮件要突出信息，转发前要确保所有收件人需要此信息，此外，转发敏感或机密信息要小心谨慎，如商业信息、公司信息、帐户信息等。不要把公司内部消息转发给外部人员，转发前要进行修改和整理。

工作邮件往来利于信息的留存和查询，更是事情进展的记录，发送邮件时要明确邮件的目的，重要事情一定要邮件确认，以避免口头沟通后期无证可查，如需要同事或领导知晓、支持可CC给他们，事情开始、阶段性发展和结论一定要CC直属领导和相关同事。养成良好的收发邮件习惯是一个人专业程度的直接体现，也是一个公司整体形像的重要组成部分。

第四篇：邮件规范

电子邮件的礼仪

——让我们高效地沟通

现状问题：

1． 主题不明确或缺失或冗长；

2． 未针对事件相关人群发送，不知何时抄送直属领导； 3． 内容不够规范，如：称呼、开头语、结束语； 4． 正文叙述长篇大论，重点/主旨不明确； 5． 对外发送的附件图片杂乱、不规整。

工作往来中的电子邮件代表着公司及自身形象，显示着公司及自身的水平和实力，直接影响到客户对公司、同事对自己的评估。所以，我们必须重视日常工作中的商务电子邮件的写作。结合我们员工在使用电子邮件时存在的上述几点问题，本文将简要叙述电邮格式及应遵循的有关原则。

一．标题

◆不要缺失标题，这是最失礼的。

◆一封电邮尽可能只针对一个主题，不在一封电邮内谈及多件事情。◆要反映邮件内容和重要性，不要使用含糊不清的标题，如 “某某收”。◆回复邮件时，可根据内容需要更改标题，不要“RE RE”或者“答复 答复”一大串。◆正确地标题写法，例如“关于xx会议的通知”、“xx项目预警”等。标题是收件人了解邮件的第一信息，要使用简明扼要、意思明确的标题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

二．称呼、开头语、结尾语

◆开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可称呼“大家”、或“ALL”等。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x副总”；如果不清楚职务，则按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但须先搞清性别。◆开头结尾最好要有问候语，最简单的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您顺利”、“顺颂商祺”等。再尊敬一点的开头结尾语，可向对方道谢或问候，如“感谢您出差期间的关照”、“好久不见，身体可好”等。俗话说礼多人不怪，礼貌一些总是好的，即便你的邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

三．正文

◆写电子邮件切勿长篇大论，应尽量简单明了地表达。如果事情确实复杂，正文最好用1、2、3、4列几个段落进行清晰明确的说明，如有需要可单独写个文件作为附件进行详细描述。◆尊重对方，经常使用“请”、“谢谢”之类的语句，轻易不要使用表示强烈的标点或字眼。◆尽量避免拼写错误和错别字，发送前自行检查，确认行文是否通顺，拼写是否无误，并保证一次邮件交待完整信息。◆合理提示重要信息，可用粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对重要信息进行提示，但不要过多。◆对于与技术相关信息的邮件，可利用图片、表格等形式来辅助阐述。总的来说，邮件正文应遵循五大原则：准确、简洁、完整、清楚、礼貌。电子邮件是用于商务办公的，切勿使用电子邮件对他人或对他人意见进行评论。

四．附件

◆附件文件应按文件内容准确命名。

◆正文中应提示收件人查看附件，并对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。◆附件为产品、零件图像时，应注意拍摄物整洁、周边无杂物，对外发放的图片信息直接代表公司形象。◆附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。◆如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。五．结尾签名

◆末尾加上签名档是必要的。这样对方可以清楚的知道发件人信息，签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多。例如： 六．回复技巧

◆及时回复Email。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”已收悉。我们正在处理，有结果立刻回复”等等。◆进行针对性回复。答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，使问题和解答一目了然。◆不要就同一问题多次反复讨论。如果双方就同一问题的交流回复超过3次，这就说明电邮沟通不畅。此时应采用电话等方式及时交流后再做判断。七．其他 ◆邮件转发

转发邮件之前，先确认该邮件内容是否有必要告知所有收件人。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，突出重要信息。不要将RE了N回的邮件发给他人，让人摸不着头脑。◆ 抄送（CC）

带有重要信息需知会的，汇报事件结果的，需要部门主管决策的邮件，都应发送或抄送给主管领导。非特殊情况，应尽量避免越级汇报。

综上，准确规范的邮件，不仅能反应发件人的业务水平，还可以体现发件人为人处事的态度和风格，对内有助于建立良好的工作关系，对外对对最终达成贸易起到重要性作用。因此，有必要熟悉电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

第五篇：邮件规范说明

邮件规范说明

一、主题

一封邮件只针对一件事情，一个主题，如要多个问题，不能空白。

回复邮件时，应根据内容调整主题，不要：RERERE一大串。

二、写信开头及称谓

（一）邮件开头分为：（对内）上级领导、平级同事、所辖员工、不确定级别

1.给领导写信：xxxx职位名字您好！例如：xxx副总您好！

2.给平级同事写信：xxxx你好！例如：小美你好！

3.给所辖员工写信：xxxx你好！

4.不确定级别的同事：xxxx你好！

（对外）称谓xxx先生或者xxx女士、xxx小姐你好！

（二）关于附件

1.邮件如有附件，要在正文里说明。

2.正文里应说明附件的数量、文件名字。

3.特殊格式的附件要说明打开方式。

三、邮件内容

邮件内容要简明扼要、通顺、意思表达清楚。

涉及多行要添加编码。

要使用规范的礼貌用语：请、抱歉、谢谢等。

四、邮件落款统一格式

公司名字、部门名称、电话、传真、手机要求中英文对照格式。

五、邮件回复

1.收到邮件后必须当天回复，不能当天回复的，要邮件说明具体回复日期和理由！

2.休假不能查收和回复邮件时，要设置成自动回复，进行告知。

3.同一件事，邮件沟通3次以上，说明不能很快有结果，可以尝试别的沟通方式。

4.要根据邮件内容区分：单独回复、全部回复。

5.要区分好收件人、抄送人等情况的区别。

6.禁止发送垃圾邮件或者违法链接。