应急救援资料和档案管理规定

第一篇：应急救援资料和档案管理规定

山西教场坪集团玉岭煤业有限公司 应急救援资料和档案管理规定 一、一般管理规定

（一）总则

1、为加强应急救援资料和档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案为公司发展服务，特制定本管理规定。

2、应急救援资料和档案，是指公司从事应急救援管理以及其他各项应急救援活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图纸、影像等不同形式的历史记录。

3、安检科应保证经办文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

4、应急管理留存的资料和档案必须内容真实、管理规范、标识清晰、便于查询。

（二）资料和档案管理责任

1、管理责任人：

组

长：李生福

成员：谢

旻、刘

刚、程良柱、李

林 职

责：

（1）按照有关规定做好资料和档案的收集、整理、分类、归档等工作。

（2）按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

（3）工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

2、存放地点：应急管理资料（图纸）和档案的存放地点设在我矿档案室。

（三）文件和资料的收集、发放管理

1、公司指定安检科技术员负责文件和资料的收集、发放管理。

2、文件和资料的收集由经办人员负责整理，交矿长审阅后归档。

3、文件和资料的发放由安检科技术员统一发放，按要求及时发放至有关部门。

（四）归档范围

1、重要的会议材料，包括应急救援会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、有关应急救援各项管理制度。

3、应急救援预案和各类图纸。

4、和上级部门发生的文件及各类手续。

5、应急救援预案的更新修订记录。

6、宣传教育计划、培训计划、救援物资、器材、设备清单。

7、各类应急救援演练的方案、计划、总结。

8、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

9、其他需要存档的资料。

（五）归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文 3

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

（六）档案利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出的档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报矿长处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

二、特殊管理规定

（一）留存的电子类资料和档案

1、建立与健全管理体制

（1）电子类资料和档案是我矿开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子类资料和档案从形式到归档的管理过程中，由专人统一负责。

（2）留存的电子类资料和档案统一归矿兼职救护队管理，存放于矿兼职救护队办公室，为应急救援电子档案办公室。

（3）电子类资料和档案应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子类资料和档案的完整、真实和有效利用。

（4）电子类资料和档案实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子类资料和档案能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子类资料和档案的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子类资料和档案的作用。

2、电子类资料和档案的归档方式

（1）电子类资料和档案的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本单位工作实际，主要突出物理归档。

（2）各部门根据归档要求，在应归档电子类资料和档案产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子类资料和档案应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子类资料和档案进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

（3）归档的电子类资料和档案要编制简要检索工具，其基本著录项目为： 序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子类资料和档案的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

3、电子类资料和档案的移交与保管

（1）电子类资料和档案在每年六月份前将上年度的应归档的电子类资料和档案向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

（2）档案室负责电子类资料和档案归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

（3）入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进 6

补救。

（4）随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

（5）保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在 14℃—24℃，相对湿度控制在45℃—60℃。

4、电子类资料和档案的提供和利用

（1）封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

（2）销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。

（二）应急管理涉密的图纸、资料和档案

1、档案室应由专人管理，其他人未征得管理人员同意，不得随意进入。

2、档案管理人员要认真贯彻执行公司相关制度，严禁泄露档案材料中的秘密。

3、借阅档案必须登记，外单位人员查阅本单位档案必须持组织介绍信。无特殊原因，档案一般不外借。

4、经鉴定，批准销毁的档案材料，应按规定程序销毁，不得当废品处理。

5、档案员要严守岗位，外出时须保存好档案资料，关好档案室门窗。

6、档案员一旦发现档案丢失，应及时向领导和有关部门报告，及时采取措施，并追究有关人员责任。

第二篇：科技资料和科技档案管理规定

中集陕汽重卡（西安）专用车有限公司

科技资料和科技档案管理规定

一、主要内容和适用范围

1、本规定提出了科技图纸（以下简称资料）分级的界限、保管和借阅的管理办法，图纸资料的发放和更改的办法及科技档案（以下简称科档）的归档、保管和借阅管理办法。

适用于技术组绘制编制的资料、外来的技术资料、科技档案和公司购进的各类书刊图册。

2、计算机科技资料的管理，按《设计人员计算机资料存放规则》及《技术组计算机使用人员管理补充规定》执行。

二、资料的分级

技术组的资料按其重要程度分为一般技术资料、重要资料和保密资料三个级别。

1、一般技术资料：含常规产品图册、设计文件、技术规范、修理改制规范、国家标准、行业、企业标准、产品样本、科技图书、照片、试验鉴定资料、3C认证资料、产品材料配件表、投标书、技术管理文件、汽车产品公告资料、工艺文件等。

2、重要资料：含技术组产品底图、国外原文的技术标准及产品样本、出国考察调研资料（包括磁盘、光盘、录相带等）。

3、保密资料：含公司引进技术的图纸、技术文件；国外合作厂家提供的图纸、技术文件；保密协议、专利技术和专利产品图；由客户提供，公司承担保密义务的图纸资料；公司组织测绘的国外产品或结构的图纸；3C证书、国军标及其它认证验收资料。

4、分级标识

一般技术资料无分级标识

重要资料的第一页左上角有“重要”的标识（产品底图除外）

保密资料的第一项左上角有“保密”的标识

三、资料保管

1、所有外来资料必须分类登记，并建有登记目录。外购科技图书其书价应在其收文记录中标出。

2、一般技术资料中的产品图册、图库图册开架存放在各相关设计组，由各组组长和资料管理员共同管理；技术规范、修理改制规范、科技图书及重要资料等集中存放，由资料（图书）管理员负责管理。技术组发放到各相关部门图纸资料由各部门的资料管理员负责管理。

3、保密资料的保管

保密资料设专用资料柜分类存放，并编制资料档案存放索引。

4、图书资料室要做好“五防”工作，即防炎、防潮、防尘、防虫、防盗。对破损的资料要及时进行修补和复制。

四、资料的借阅

1、一般技术资料

（1）技术规范、修理改制规范、产品样本、科技图书、标准汇编等资料，实行借阅登记制度，由借阅人向资料管理员办理借还手续。

（2）产品图册、图库图册实行分承包管理，由各组组长指定责任人，定期对所管理的图册进行整理、清点。本部门外组人员借阅，需与责任人或分管组长借阅，并及时归还，注意将资料按序号大小顺序摆放。资料管理员应协助各组对图册资料进行管理。

（3）执行更改单修改图纸，使用资料时，可不按上述两条办理，但更改结束后，应将资料及时归位。

2、重要资料的借阅

重要资料的借阅同一般资料，向资料保管人办理登记手续。只是重要资料借阅时，资料保管员和借阅人要对借阅资料的完好性、完整性要求更高，并及时归还。

3、保密资料的借阅

保密资料的借阅需经分管副总的批准后，资料保管人按附表1（技术组保密资料借用记录表）办理登记手续。

4、保密资料的借阅人应保守资料的秘密，不得随意摘录、引用、复印、扩散。

5、借阅范围

产品图册、图库图册的借阅方法仅在本部门内实行，原则上不得借出本部门，如外部门借用需向资料保管人办理登记手续。其余的资料，公司管理人员均可按规定借阅。

所有资料如是公司外人员借阅需经分管副总或部门负责人同意。

五、图纸资料的发放和更改

1、产品图纸的发放和更改

（1）产品图纸的发放、更改按公司质量体系程序文件的有关规定执行。

（2）各部门领用的图纸等资料妥善保管，保持图面的清洁、完整，不得任意污损、撕毁。凡蓝（白）图因长期使用图面不清时，可凭旧图到资料室换取新图。由于保管不善而撕毁或遗失，必须补图时，应填写晒图申请单，经有关领导批准后，方可补晒（复）新图。

2、保密级图纸的发放

保密级图纸的发放需经公司总师或主管副总批准，保密级图纸发放时应盖有“保密资料”及“时间”印章，并按附表2（协作单位保密级图纸发放申请表）的规定进行登记发放。

六、科技档案的管理

科技归档资料经整理、分级并履行归档手续后成为科技工作者档案。

1、科技档案归档内容

（1）产品设计文件（含图样、图表、计算资料以及设计、制造、调试、验收、使用所需的技术数据和文字说明的各种技术资料）

（2）有关产品照片、录像带以及计算机软件、软盘等。

（3）因工作关系获得的资料，如：由客户提供或相关厂家、人员提供的样本等资料。

（4）生产、科研和各项管理工作中形成的文件、材料。

（5）因公参观学习、考察和参加会议收集、获得的各项材料（包括样本、文件、技术资料、笔记、书面汇报、照片等）。

2、科档归档要求：

（1）技术人员应做好科技档案的形成、收集、积累、整理、分级和归档工作。

（2）档案资料员应将归档的材料进行必要的加工、整理、立卷编目、做好分类科学、组卷合理，并做好归档统计工作。

（3）归档文件应完整、准确、系统、完好、清晰、签署完整，并且装订牢固，以利长期保存。

（4）归档文件书写、图表应符合标准经要求。

3、科档归档手续：

（1）一般资料归档时，档案资料管理员应及时对归档的科技文件进行分类登记。

（2）重要级以上文件归档，文件经档案资料验收合格后办理移交登记手续。

七、处罚办法

1、资料管理人中应定期检查、整理资料，确保资料完整无损、排放整齐有序，帐物相符。产品图册、技术规范等每月整理一次，产品样本、科技图书、标准汇编每季度整理一次，其它科技资料每年整理1-2次。

2、对于不按本规定执行者，一次违规给予口头警告，二次违规给予书面警告，三次违规者给予30-50元的罚款处罚。

3、凡丢失科技图书的责任者，应按所购书价的3-5倍进行赔偿。

4、对于丢失图册、规范、或重要级以上资料的责任者，按泄露公司秘密论处。

第三篇：测绘成果及资料档案管理规定

测绘成果及资料档案管理规定

一、管理人员及职责

1、测绘档案管理工作由测绘部经理分管，下设兼职管理员一名，具体负责实施测绘档案管理的各项工作。档案人员变动时，双方要严格履行交接手续，交接未清不得离职以免档案受损失。

2、负责贯彻执行国家相关档案管理的法律、法规和规章。

3、档案管理人员负责测绘成果资料档案的收集、整理、统计、保管、借阅登记等工作；

4、档案管理人员负责编制必要的检索目录，方便档案的存取、查阅。

二、管理设施和设备

1、配备存放专用档案柜1个，橱柜上锁，门窗锁牢固。

2、档案室配有防盗、防火、防高温、防潮、、防虫等设施。

3、档案室内应保持整洁、卫生。

4、测绘数据库安装在专用电脑上，并由专人使用及备份。

三、文件资料的形成和归档

1、主要包括上级测绘管理部门下发的指示、文件、规定，公司内部文件，本单位与外单位日常交往的工作文件及所签订的合同或协议，测绘人员外出开会等活动所带回的文件、资料，测绘仪器设备说明书及检定报告，测绘成果档案资料等等，都

或损毁档案，不得在原件上划线、加注、涂改、圈划。对损坏、泄密、丢失档案，要根据档案法的有关规定，分别给予行政处分，责令赔偿损失，直至追究法律责任。

6、借阅档案在使用完毕以后应及时归还，档案管理员应当面认真清点检查。经查验无误以后方可签收。如发现档案有损坏、缺页等现象时应拒收并及时向领导汇报。

六、测绘成果及资料档案保密

1、计算机用户必须安装并及时升级杀毒软件，防止感染病毒。

2、对重要文件设置数据加密口令。

3、存储介质（包括光盘、软盘、USB、移动硬盘、存储硬盘）的使用应由档案管理人员进行操作。

4、档案管理人员和查阅者，要严守党和国家的机密，遵守保密守则，发现泄密问题，要追查责任，严格处理。

七、测绘档案的注销及销毁

1、档案管理人员应以严肃、谨慎、细致的态度认真做好档案资料的鉴定、注销和销毁工作。档案管理人员在每年例行的资料清点时，对于已失去利用价值的资料应从档案中进行剔除。

2、对应销毁的资料要进行登记造册，经公司领导审批、鉴定之后方可销毁。注销资料的登记册应归档。

3、资料的最后销毁工作也应做到细致、认真和安全，勿使测绘资料随便流失。

第四篇：测绘成果及资料档案管理规定

测绘成果及资料档案管理规定

一、制度建设

（一）测绘成果资料档案管理岗位责任制度

1、分管测绘工作领导岗位责任：

（1）负责贯彻执行国家相关档案管理的法律、法规和规章，根据需要制定本单位的档案管理规定；

（2）负责督促、检查本单位的测绘资料档案管理工作。

2、档案管理员的岗位责任：

（1）负责测绘成果资料档案的接受、收集、整理、保管等工作；

（2）编制必要的检索目录，方便档案的存取、查阅。

（二）测绘资料建账收发、保管、借用、销毁等制度

1、对测绘资料档案，应分类建立相应的台账，接受或借用资料档案时，要严格履行登记、入账等相关手续；

2、对测绘资料档案要按装订成册存放，并妥善保管；

3、测绘资料档案的保管期限按有关规定执行，确需销毁的，必须履行报批手续。

（三）测绘成果资料档案电子文档管理制度

1、本单位所有测绘成果资料均建立电子文档，并设置专机使用，专人管理；

2、需查阅测绘成果资料电子文档，必须履行审批手续。

（四）测绘成果资料档案汇交的保障制度

1、每完成一个测绘工程项目，须几时将资料移交档案室；

2、档案管理员应将资料进行分类汇总，并登记入库存放。

（五）测绘资料档案借阅使用登记和审批制度

1、本单位职工因工作需要借阅使用测绘资料档案，须经分管领导审批，方可借阅使用；

2、外单位需查阅测绘资料档案，必须持有单位公函，并经单位主要领导批，方可查阅。

（六）测绘成果资料档案安全管理措施

1、为确保测绘成果资料档案的安全、完整，任何单位和个人未经批准，不得进入档案室；

2、贯彻“经防为主，防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘等工作；

3、定期检查档案室的门窗是否完好无损，确保档案存放的安全。

二、管理机构和人员

本单位建立有测绘资料档案管理小组，其小组由一名分管测绘工作的领导和一名专职档案管理员组成。

三、保管设施和设备

1、本单位设有档案室一间，并配置铁门、铁窗；

2、有数量充足、质量较好的档案专用柜、架和整理档案所需的用具；

3、有专门的档案管理人员办公室；

4、档案室配有防盗、防火、防高温、防潮、防鼠、防虫等设施。

四、业务建设

1、制定有归档测绘资料分类大纲及保管期限表；

2、测绘资料能够做到及时整理入库、上架，无积存零散测绘资料；

3、能及时对永久、长期保管的破损、褪变测绘档案进行必要的修复；

4、有严密的电子数据备份、保密、防毒等措施；

5、建立有测绘资料档案进出的统计台账和存档目录。

五、其他

保密测绘资料未经批准，不得擅自复印、转借和转让。

第五篇：档案管理规定

档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加强档案管理，规范档案管理工作，更好地收集、保管和利用各类档案资料，为公司经营管理服务，制定本规定。

第二条 本规定所称的档案是指公司在各项工作中形成的、具有查考利用价值的各种文字、统计报表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是公司的一项基础工作，是维护公司合法权益、防范金融风险、记载历史真实面貌、保证各项工作正常运转的必要手段。

第四条 公司档案管理实行“集中管理、分层保管”的原则。公司设档案室，配专职档案管理员；各部室设置档案柜，配专兼职档案管理员。

第五条 公司所有内设机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。

第六条 档案资料的收集、审核、修整、整理、移交、归档须列入有关人员岗位职责，部室负责人对档案工作负有领导责任。档案工作落实情况须写入所有内设机构和全体员工的工作总结与工作安排并纳入公司绩效考核。

第二章 公司档案管理 第一节 归档内容

第七条 归档内容

凡是能够反映公司经营活动状况、具有查考利用价值的资料，均应移交公司档案室集中管理。归档内容详见《公司归档文件一览表》（见附件一）。

公司档案室保管的一级门类档案分为文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、声像档案、实物档案六类。

第二节 归档时间

第八条 经办人员应随时将办理完毕的具有保存价值的档案资料移交给部室兼职档案员，并做好交接记录；公司档案管理员每周五集中接收各部室档案管理员移交的归档资料，具体规定如下：

（一）文书档案

合同（协议）、贷款时效、判决书、调解书等重要文书，必须于公司用印后2日内移交公司档案室。因合作方的原因，材料不能及时返回，最迟不得超过7个工作日归档，最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

收发文、总裁办公会议记录（纪要）、专业委员会会议记录（纪要）等资料，秘书于次年3月31日前移交公司档案室。董事会、监事会、股东大会相关资料由总裁办秘书于材料形成后5个工作日移交公司档案室。

（二）会计档案

会计档案的二级门类包括：自主业务会计档案、贷款业务会计档案、临柜会计档案和其他会计档案。自主业务会计档案，每月及时整理、装订会计凭证、科目余额表和发生账；按季装订柜台每日报送的清退业务报表；按年装订财务报表、银行对账单等会计资料，隔年于1月31日前移交公司档案室。

贷款业务会计档案，由贷款财务部负责立卷，贷款财务部内部指定专人负责贷款业务会计档案的日常管理工作，贷款财务部负责人对贷款业务会计档案管理工作负责。

贷款财务部每日根据业务处理情况，及时将贷款项目原始凭证粘贴在贷款项目记账凭证后，防止遗失和散落。《资金贷款分配/兑付项目通知单》、《贷款项目资金运用付款通知单》、贷款项目清算报告复印件作为贷款项目原始凭证，也粘贴在贷款项目记账凭证后。

贷款财务部每日应及时整理贷款项目原始凭证及记账凭证；每月应及时整理贷款业务资产负债表、贷款业务利润及利润分配表、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表、银行存款余额调节表、银行对账单；每年应及时整理贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账。

贷款项目完全清退3个月内，贷款财务部应将以下资料归档：贷款项目原始凭证与记账凭证、贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表。贷款财务部按贷款项目单独建立档案盒，并逐盒归档。

对于存续期超过3年的贷款项目，以3年为周期进行立卷归档，直至贷款项目完全清退。为方便贷款业务会计档案的查阅和使用，贷款财务部形成的存续期在3年以内（含3年）贷款业务会计档案由贷款财务部保管，存续期超过3年及完全清退但尚不够销毁年限的各类贷款业务会计档案，应及时移交公司档案室保管。

理财中心柜台事中监督员于营业次日9：00前将前一天发生的需交接的业务文书、单据凭证、报表等整理完毕后交接至合规风控部事后监督员。

合规风控部事后监督员于次年年初将上一年结束的合同文书类档案、凭证类档案、报表类档案及其他需要归档的档案向公司档案室移交。

柜台存取款凭条隔年于1月31日前移交公司档案室。

归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（三）业务档案

业务档案的二级门类包括：自主业务档案和贷款业务档案。

业务档案的收集、交接、审核、整理、管理等按照本办法和《业务档案管理暂行办法》执行。

（四）科技档案

基建档案：固定资产、基建、工程项目资料在工程竣工验收结算后5个工作日内移交公司档案室。电子档案：财会、业务数据年备份用的光盘、硬盘，于次月前5个工作日内移交公司档案室。归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（五）声像档案

声像档案于摄录完成后5个工作日内移交公司档案室。最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（六）实物档案

实物档案取得后立即移交公司档案室。

第三节 归档要求

第九条 归档资料应为原件或能够反映公司经营活动状况且具有查考利用价值的复印件，要求字迹、印章清晰，内容填写完整。

第十条 归档资料产生部室对移交公司档案室前归档资料的真实、完整、有效和保密负责。第十一条 归档资料应体现公司经营活动的系统性和完整性。

第十二条 各部室经营活动形成的档案资料原件，必须及时移交公司档案室集中管理，任何人不得据为己有或长期个人保存，任何部室或个人不得擅自毁损保管的档案资料。

第十三条 部室档案管理员根据公司业务管理流程在向其它部室或公司档案室移交档案资料前，对于以后工作中经常使用的档案资料，部门应复印或扫描一份留存。

第十四条 经办人移交归档资料前应对不符合要求的归档文件资料进行必要的修整，包括对破损文件进行修裱、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大的文件进行折叠等。

部室档案管理员有权拒绝接收不符合上述要求的归档文件资料。

第十五条 经办人向部室档案管理员移交档案资料时，交接双方必须履行交接手续，交接记录一式两份，经移交人、接收人双方签字确认后，交接双方各执一份永久保存。

第十六条 部室档案管理员向公司档案员移交档案资料时，应保证归档材料整理规范，目录内容登记正确、完整，符合公司归档要求。未达到归档要求的，公司档案员有权拒绝接收，待整理合格后再接收。交接双方必须履行交接手续，交接记录一式两份，经移交人、移交部室负责人、接收人三方签字确认后，交接双方各执一份永久保存。第十七条 各部室负责人必须认真做好本部室档案的归档、保管等管理工作，保证经营活动档案资料齐全、归档及时、保管有序。

第四节 档案整理

第十八条 各部室移交档案室的档案资料，由公司档案管理员以部室为单位分类保管，次年3月进行整理。

资金贷款成立档案，由合规风控部事后监督员进行整理。会计档案，由计划财务部和贷款财务部档案管理员进行整理。第十九条 整理原则 以“件”为单位进行文件整理，即将归档资料以“件”为单位进行分类、排序、编号、编目、装盒，使之有序化。

第二十条 档案整理具体工作包括：

（一）文件修整

主要是对归档文件资料进行进一步的修整，包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制等。

（二）文件装订

文件装订的目的在于从实体上最终确定“件”的形态，起到固定文件页次、防止文件张页丢失的作用，便于归档后保管和利用。

1、排序：将单份文件作为一“件”，将诸如正文与定稿、批复与请示、转发文与被转发文等由多份文件构成一“件”的材料按照要求进行排序。

2、装订：将“件”内的诸页文件左、下侧对齐，选择装订用品和装订方式，如：不锈钢夹、浆糊及胶水粘贴、无酸纸封套等。装订必须符合档案保护的要求，尽量保持文件原始面貌。

（三）文件分类

归档文件的分类采用复式分类法，即保管期限——机构（问题）分类法，先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，再在下按机构（问题）分类。

（四）文件排列

1、排列原则：坚持“事由”原则，即将同一事由的相关文件排列在一起。“事由”指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。

2、排列方法：将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。在分类方案的最低一级类目中按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（五）文件编号

1、件号：指室编件号，即归档文件在分类方案的最低一级类目中的排列顺序号。如采用“保管期限——机构”分类，室编件号就应在同一保管期限同一的一个机构内从“1”开始逐件流水编号。

2、编号项目：在文件首页上端居中的空白位置用红色印油加盖归档章并按照项目内容填写相关内容，包括：收文日期、收文编号、全宗号、机构或问题、、保管期限、室编件号等。

（六）编制归档文件目录

依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。编制目录以“件”为单位进行，一件体现为一条条目。编制完毕按不同保管期限装订成册。

（七）归档文件装盒 归档文件按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件严格按照件号的先后顺序装入不同的档案盒中，并与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

1、装盒要求：视文件的厚度选择适宜的档案盒；不同形成的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒；同一事由的文件不一定装在同一档案盒中。

2、填写档案室盒脊内容：包括全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等。

3、填写备考表：包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

第二十一条 公司档案管理员于次年5月末前将上一的档案资料全部整理完毕，装盒归档保存。

第二十二条 为便于查询，公司档案管理员将每一份档案材料的有关内容输入微机，并校对、编辑、打印《归档文件目录》。

第五节 档案保管

第二十三条 保管期限

依据档案类别与内容，公司档案保管期限划分为永久、长期和短期三种。凡是反映公司主要业务活动和基本历史面貌的、对公司的建设和历史研究具有长远利用价值的档案应永久保存；凡是在一定期间内对公司具有利用、查考价值的，应酌情确定长期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具体的业务文书，法律、行政法规有明确规定的，按规定执行。

第二十四条 保管要求

（一）档案要按类别不同分别摆放，同类档案依保管期不同分别按顺序排列。

（二）公司档案管理员每季对库藏档案进行清查核对，保证账物相符，对破损和载体变质的档案及时修补或复制。

（三）档案室必须保持良好的环境条件，具备防盗、防光、防潮、防尘、防火、防虫、防有害生物、防污染等防护设施。库房温度要控制在14℃至20℃之间，相对湿度要控制在45%至60%之间。

（四）档案室内禁止吸烟，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他杂物等。

（五）档案室禁止无关人员擅自出入，禁止任何外来人员入内。

第六节 档案利用

第二十五条 查阅档案限于公司正式员工。

第二十六条 查阅档案必须履行登记审批手续，由经办人填写档案查(借)阅登记表，由有权审批人批准后方可查阅。查阅、复印、借出档案材料，须经部门负责人、分管总裁、公司审批人批准；电子复制须经部门负责人、分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准；取走原件，须经部门负责人、分管总裁、财务部负责人及分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准。理财中心和合规风控部事后监督员保管的资金贷款推介材料和财会档案在未归入档案室之前，也必须建立档案查阅登记簿，履行登记审批手续。第二十七条 查阅档案只限在档案室内，如需借出，必须经公司相关审批人批准，并由公司档案管理员本人携带。

第二十八条 查阅密级档案必须经公司审批人批准，并严格限定查阅页数、范围。第二十九条 查阅的档案不得拆卷、删改、涂抹、损坏。

第三十条 档案资料阅后归还时，公司档案管理员必须仔细检查核对有无缺页、损坏，并及时做好记录。复印的废损档案，必须及时销毁。

第三十一条 外单位人员来公司查阅档案时，必须持单位介绍信或司法机关证明，经公司审批人批准后，由公司有关部室指定专人代为查阅后，为其提供所需内容。

第七节 档案鉴定和销毁

第三十二条 公司应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在公司负责人的领导下，由办公室、审计部和相关部室组成鉴定小组共同进行，对确无保存价值的档案，进行登记造册，经公司董事长批准后销毁。

第三十三条 档案管理部门编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

第三十四条 销毁档案时，要严格执行保密规定，由公司负责人指定专人负责监销，防止档案遗失或泄密。销毁完毕，销毁人、监销人要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。

第三章 部室档案管理

第三十五条 归档内容及要求

部室档案包括以本部室为主要责任者形成的或其他部室向本部室移交的应归档案室保管资料的原件或复印件，以及其他对本部室处理业务有一定参考作用的资料等。

经办人员在业务发生后，应立即将相关资料复印件留存，并将原件及复印件一并归给部室档案管理员。由部室档案管理员按公司规定的归档范围及归档程序移交给公司或有关部室及建立部室档案。部室档案原件及复印件均可。

第三十六条 各部室档案柜保管的资料按业务类别分类，以户为单位，按时间顺序排列，业务人员负责所经办业务档案资料的更新与保管，部室档案管理员负责建档登记，并定期检查复核档案目录与材料是否相符，同时负责对外查阅的登记事宜；部室负责人负责检查档案是否完整，监督本部室档案管理工作。部室负责人应保证本部室档案管理员每周整理档案的时间。

第三十七条 部室档案利用应填写《档案利用登记簿》，经部室经理批准后，方可查阅。第三十八条 各部室档案资料的保管期限为业务结束后2年，个别档案根据业务需要适当延长保管期限。各部室档案管理员应在每年三月份前对已超过保管期限且无保存价值的档案资料登记造册，报部室负责人审核，经公司审批人批准后，由公司组织进行统一销毁，公司委派相关部室及人员进行监销。

第三十九条 部室档案管理工作由办公室及审计部负责监督检查。

第四章 归档督办与复核

第一节 归档督办

第四十条 部室档案员应随时提醒督促业务人员将办理完毕的业务档案进行收集、整理、归档。第四十一条 部门负责人应根据部门业务办理情况，督促并检查业务人员对应归档资料进行收集、整理、归档；监督检查部门档案员的工作及部门档案的管理情况。

第四十二条 公司档案管理员要对各部室归档工作进行监督、催办。每月初根据上月用印情况汇总应归而未归档案明细，在公司办公平台上进行公示，将公示结果计入合规绩效考核，进行扣分管理。

第二节 归档核对

第四十三条 各部室档案员应对归档文件进行复核，保证每份文件字迹、印章清晰，内容完整，无遗漏事项，三级签字齐全。

第四十四条 各部室负责人对归档文件进行初步的审查，确保其完整齐全，无缺失。第四十五条 公司档案管理员要与相关部室配合，对各部室归档情况进行检查与核对。

公司档案管理员将已归档明细与印章管理员的用印文书登记表进行核对，查找已用印但未归档文书，做好登记与催收。以上核对每月进行一次。

公司档案管理员将已归档明细与审计部综合统计员业务发生额表进行核对，逐笔业务核对档案归档情况，做好登记与催收。以上核对半年进行一次。

第五章 罚则

第四十六条 合规绩效考核结果与工资挂钩，未按照公司规章制度要求及时归档或归档有误的，由人力资源部对相关责任人进行处罚。

第四十七条 凡未及时归档、未及时备份、擅自修改档案、擅自借阅档案以及保管不善造成档案损坏或丢失，给公司造成影响或损失的，视情节轻重，追究有关领导和当事人的责任。

第六章 附则

第四十八条 公司档案管理工作由办公室负责，设档案管理员，负责公司档案的具体管理工作；理财中心和贷款财务部专门配备档案柜，分别负责自贷款计划成立至贷款项目清退期间的资金贷款推介档案和财会档案的管理；部室设（专）兼职档案管理员，负责本部室档案的管理工作。

第四十九条 公司各级档案管理员必须执行公司保密规定，加强责任心和保密意识，禁止泄漏档案秘密。

第五十条 公司业务档案管理同时适用本办法和《业务档案管理暂行办法》。

第五十一条 公司贷款业务会计档案管理同时适用本办法和《贷款业务会计档案管理暂行规定》。第五十二条 理财中心柜台事后监督档案管理同时适用本办法和《理财中心柜台事后监督档案管理暂行规定》。

第五十三条 根据公司业务发展需要，新开办的业务品种所需的档案资料在《公司归档文件一览表》中另行增加。

第五十四条 本规定自公布之日起执行。

第五十五条 本规定由公司办公室负责解释与修订。