第一篇：采购流程
工业设备安装采购流程
一、配合投标采购流程
1.审核评估。当接到经营部的投标标单时，采购部要对需询价的材料有全面的了解。包括材料的规格型号、厂牌、图纸、材质、数量、原产国、有无特殊要求等其他参数。
2.询价。根据产品信息对比公司现有供应商，若是成熟产品则可向公司现有合格供应商询价，挑选2-3家；若是新产品则可利用网络、产品手册等各种渠道开发新供应商，注意供应商的审核。询价时，采购员以《询价单》的形式进行询价，内容应包括材料参数（包括内容、型号、单位、数量、厂牌要求、材质等）、交货时间、交货地址、价格是否为含税含运费价，购买时是否还有折扣，付款方式如何等。
3.信息整理。采购员要及时跟踪供应商的报价进度，收到报价单以后则要进行审核，看是否符合要求，是否有明显错误，是否有疑问不清楚的，跟供应商再次确认各项信息是否有误。若符合要求，则将整理后的报价信息交给经营部，同时采购部自留一份存档；若不符合要求，则要跟供应商进一步沟通，要求供应商重新报价，直至满足要求。当采购人员无法准确描述清楚时，可要求技术人员支持，由项目经理或技术员直接跟供应商进行沟通。
二、材料采购实施流程
1.评估及分配任务。采购部主管接收到工程部的请购需求后（通常情况下为一份《请购单》复印件），要进行采购评估，然后由主管分配给各采购员采购任务。
2.审核。采购员要了解所需采购材料的详细信息，包括规格型号、厂牌、图纸、材质、数量、原产国、有无特殊要求等其他参数，若是常用材料，则先核对库存；若是新产品，则查询投标时的询价资料，并继续寻找新供应商。
3.制定采购计划。初步了解请购材料信息后，采购人员根据材料使用先后、紧急情况、供货周期、常规特殊等制定采购计划。
4.询价。采购员要筛选合适的供应商进行询价，一般不低于三家。《询价单》需详细说明产品参数，尽量让供应商出图纸或样品确认，同时需注明交货时间、交货地点、是否为含税含运费价，付款方式如何。
5.比价，即货比三家。针对三个或三个以上的供应商的价格，采购员要进行比价，制作《比价表》，初步分析价格、供货周期、质量、付款方式、信誉等方面。
6.议价。采购员在经过比价了解价格趋势后，要分别同各供应商进行议价，然后进一步分析、比价，在施工进度不影响的情况下优先选择质优价廉，付款方式最好的供应商。然后，采购员要将自己的比价结果和采购意见提供给采购主管，以便参考审核。7.下订单或合同。采购主管根据采购员提供的比价结果，综合考虑后给出答复。然后，采购员要与供应商签订《采购订单》或《采购合同》，订单或合同需包括采购物品名称、规格型号、数量、单价、总金额、计划到货日期、交货地点、付款方式，双方所需承担的责任，违约责任及处罚，质量要求等。确认无误后，合同双方均需签字盖章。订单或合同一经生效就具有相应的法律效力，任何一方违约就必须承担相应的法律后果。
8.预付款。合同签订以后，若需支付预付款，则采购员需填写付款申请单，经采购员、出纳、采购主管、项目经理、总经理签字后提交财务部。原则上10万以上可考虑提供预付款，具体情况具体而定。
9.催货。采购人员要按照采购订单上要求的供货日期，不定期向供货商反复催交，直至材料到达送货地址。送货时供应商还需提供产品的合格证、材质证明、说明书、技术资料、送货单等相关文件。
10.验收。采购人员需在收到当天或第二天（节假日除外）和项目经理或技术员一起验货，包括规格型号、数量跟订单是否相符，质量是否有问题，相关验收文件是否齐全。若验收合格，则填写《验收单》，入库。若验收不合格，且是严重不合格，则采购员在联系供应商之后进行退货或换货处理，并做好不合格记录，填写《不合格处理报告》；若材料经检验为稍有瑕疵（即外观有缺陷，功能不影响），此时，采购员需联系供应商说明情况，退货或者价格打折处理。在不影响施工进度的情况下，优先考虑退货；若施工很紧急，换货不允许的情况下，则在项目经理或技术员认可后，优先考虑不退货价格做打折处理，然后办理正常入库手续。
11.入库。材料入库时，采购员要填写《入库单》，《入库单》需经采购员、项目经理或技术员、仓库签字，有特殊要求的需经业主确认。
12.资料收集。材料到货后，采购员需检查是否具有《产品合格证》、《质量保证书》、《材质证明》等文件，若没有及时收到，采购员需联系供应商将资料备齐。采购员要保管好这些资料，以便项目部工程验收时使用。
13.发票。材料全部收到以后，采购员可通知供应商开发票。采购员收到发票之后，需仔细核对，包括公司的名称、帐号、税号、发票上的材料名称、数量、金额，核对无误后按照订单或合同的付款方式入账，编制月结付款计划。所谓月结，即当月25号前收到发票，次月25号付款；25号后收到发票，次次月25号付款。入账时采购员必须将发票、送货单原件一起交给财务部门，采购部门留复印件。
14.付款申请单。每月月初10号前，采购员需做好当月月结《材料付款申请单》及汇总表，经采购员、出纳、采购主管、项目经理、总经理签字后交给财务。汇总表财务和总经理各一份。
15.评价。交易完成后，采购员需及时对供应商进行评价，填写《供应商评价表》。供应商评价以一个季度为周期。
16.供应商开发。开发新供应商时，必须向供应商索取营业执照、税务登记证、委托代理证、开票资料等文件，并加盖公章，扫描件或复印件均可。有效期到期时，要及时更新，向供应商索取最新的资质文件。
三、仓库材料管理
1.入库。材料到货验收合格后，采购员需填写《入库单》，详细说明材料内容、规格型号、数量、厂牌、材料为哪个工程使用。采购员要及时将《入库单》和材料移交给仓库。《入库单》一式三联，原件采购部保留、仓库保留一份。《入库单》需有采购员、项目经理、仓库三方签字。
2.出库。施工人员需要从仓库领取材料时，需填写《材料出库单》，说明领料内容、数量、工程名称、领料人、领料日期，并经项目经理或其授权的技术员签字认可后交给仓库，仓库凭单凭签字发放材料，无单无授权签字的一律不予领取，否则由仓库发放人承担责任。
3.调拨。当A仓库需要从B仓库拿材料时，需填写《材料内部调拨单》。调拨单要有A、B仓库保管员签字，以及项目经理、副总签字。仓库保管员见调拨单调货。
4.盘点。仓库保管员要管理好仓库材料，每个月将材料出入库报表交给采购部和工程部，同时要及时对仓库材料进行盘点，一个季度盘点一次。盘点时，若发现有损坏的工具设备，则仓库保管员要及时进行保养维修，填写《设备保养记录表》。若有些材料已经报废，则要及时上报主管，由主管做出处理决定，并做好书面记录，填写《废料回收记录表》。
5.劳保用品发放。发放劳保用品时，仓库保管员要做好发放记录。劳保用品包括工作服、安全鞋、安全帽、安全带、防护眼镜、电焊手套、焊接专用工作服、焊帽、气割专用眼镜等。
四、仓库工具设备管理
1.采购。项目经理根据工程需要提交《工具设备请购单》，采购员拿到请购单后，核对仓库存量，按需购买工具设备。工具设备必须要有合格证，使用说明书，技术资料等。
2.验收。采购人员需在收到当天或第二天（节假日除外）和项目经理或技术员一起验货，包括规格型号、数量跟订单是否相符，质量是否有问题，相关验收文件是否齐全，必要时进行现场测试。验收合格后，采购员要填写《验收单》，入库。如有损坏，采购员必须及时跟供应商调换。仓库保管员要保存好工具的使用说明书、合格证等资料。
3.入库。验收合格后，采购员填写《入库单》，办理入库。《入库单》需经采购员、项目经理或技术员、仓库签字。入库后仓库保管员要对新的工具设备进行编号，登记在册。4.领用。工具设备按照工程领用。一个工程做完，所有工具设备必须全部归还，有新工程时重新领用工具设备。领用时，必须要填写《工具设备领用单》（即出库单），说明工具设备名称、数量、工程名称、领料日期，并有领用人、承包商、项目主管、仓库签字。仓库保管员确认工具设备完好，方可发放。
5.使用。工具设备要合理使用，特别是电动工具必须正确、合理地使用，发现问题必须立即停止使用。使用人要严格遵守安全操作规程，不准违章使用。
6.归还。工具设备归还时，必须是领用本人归还，经仓库检查完好后在《工具设备领用单》上填写归还记录。未及时归还的工具设备，仓库保管员需不断跟踪，直至归还。若归还时有损坏，则仓库保管员需跟现场、项目经理或其授权的技术员确认是施工过程中出现的正常损坏还是人为的损坏，人为的损坏则领用人需原价赔偿，且公司给与警告处分。当领用人未及时归还且已离职，则要追究到承包商，由承包商负责。
7.保养维修。仓库保管员要定期检查工具设备是否完好，做好工具设备维修保养计划与记录，定期进行工具设备的维护、保养、报废、回收，以一个季度为周期。
8.报废。报废的工具设备必须按审批程序经总经理审核批准后才可进行处理，否则一律不准自行报废。发现工具设备损坏或质量上的其它问题（如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等），仓库保管员应及时地以用书面的形式向总经理汇报记录在册，由公司统一进行报废回收工作。
第二篇：采购流程
企业采购管理基本流程
来源：原创 添加时间：2012-03-31 查看次数：1246
本文关键字：采购管理
【摘要】不同的企业，采购的物品种类，注意事项有所不同，相同种类的企业由于经营大小的不同，采购环节的管理也有所不同，但是无论是哪种需要采购管理的企业都需要包括以下流程。
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1、填写请购单
①各需求部门根据使用情况的需求提出采购申请，由专人负责填写《请购单》，列出需采购物品清单，包括名称、规格、数量、估计金额、物品来源、需求时间，供采购人员参考之用。为确保采购周期，采购申请部门可提早将采购要求告知采购人员。
②车间每日所需原材料，由车间各需求负责人填写《请购单》，直接报总经理审批。
2、请购申请的审批
①车间负责人的审批：申请人将采购申请递交给部门负责人审批。车间负责人有责任评价该申请是否为必须的业务活动，有责任控制本部门的费用及业务活动的相关成本。
②库管审核：库管人员在收到请购单后，核对库存、采购周期及其他情况，对请购进行确认。如果认为没必要采购(仓库有存货)或采购项目存在不合理之处，要求申请部门进行相应变更。
③财务的审批：审核采购申请的预算情况，从财务管理的角度审核采购的必要性及合理性。
④总经理审批：对采购申请进行最终审批。
⑤最后将采购单交采购，采购物品。
3、请购物品的采购
采购人员获得通过审批的请购单后，负责向2家以上供应商询价，除非是独家垄断产品。采购时应优先选择合格供应商，充分考虑质量、价格、售前售后服务质量等相关因素，并逐步建立起合格供应商档案。
4、采购变更
请购部门若对采购计划发生更改，应重新填写请购单，按采购流程执行。如因采购物品缺货而发生采购变化，由采购人员及时告知申请部门，协商后要更改采购内容，则重新填写请购单，然后按采购流程执行。
5、采购验收
采购的物品是否到货由采购人员负责跟踪，对于供应商交付到公司及采购人员自行采购的物品，采购人员会同仓库管理员根据对应请购单或采购合同进行点收，核对物品的名称、规格型号、数量，经请购部门相关人员验收后入库同时需附经核准的请购单。入库单一式三联，其中记账联需每天提供给财务部；
在点收货物时，应注意检查物品随带的说明书、手册、软件光盘等相关技术资料，仓库管理员应保管好供应商提供的保修单，以便需要维修或技术支持时，可及时与供应商联系。
6、采购付款
固定供应商每月5-10日到财务部核对账务结款，所需凭据：正规发票、入库单及入库单汇总表。
采购人员负责对其他非固定供应商采购物品的付款及报销。
六、采购申请流程：
①需求部门 ——采购部——财务部——总经理采购部（实施采购）
填写请购单 审批
②车间每日需求物料——总经理——采购部（实施采购）
保运通提示：小型企业的采购流程基本上就是以上流程，大型企业的采购管理流程在以上流程上更为细化，正确的采购管理促进了企业的发展，为企业带来更多的利益。
一）对物资采购实行归口管理，除规定的具有对外采购职能的物资管理部门及委托代理人（以下简称采购员）外，其他各部门及人员原则上不得对外采购物资。
（二）采购部计划人员根据当期生产、维修计划及材料消耗计划编制当期物资采购计划，报请分管公司领导审核后并呈董事长批准，交物资采购人员按计划采购物资。
（三）物资采购（10000元下的零星采购除外）应按照公司《价格管理办法》进行采购价格审核，按照公司《合同管理办法》的要求，签订物资购销合同。
第五条购入物资的采购成本组成
（一）买价；
（二）运杂费（包括运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等，不包括按规定根据运输费的一定比例计算的可抵扣的增值税额）；
（三）运输途中的合理损耗；
（四）入库前的挑选整理费用（包括挑选整理中发生的工、费支出和必要的损耗，并减去回收的下脚废料价值）；
（五）购入物资负担的税金（如关税等）和其他费用。
以上第（一）项应当直接计入各种物资的采购成本，第（二）
（三）（四）
（五）项，凡能分清的，可以直接计入各种物资的采购成本；不能分清的，应按物资的重量或买价等比例，分摊计入各种物资的采购成本。
第六条 采购借款挂账及报销
（一）采购人员在物资入库验收后，根据采购供货合同、供货单位开具的增值税专用发票及“物资验收单”，填写“采购报销单”（借款单须填写供货单位名称、账号、开户行、所购物资规格型号、数量、单价、金额）经财务部审核合格后报董事长批准后予以挂账。
二）采购部库房于每月月底前将当月“物资验收单”汇总填写“材料收发登记表”送交财务部，由财务部会计人员将库房“物资验收单”与采购人员已挂账的“采购借款单”进行配单、报销，并作账务处理。
（三）购进的各种材料、物资严格按照公司制定的付款政策进行付款，严格控制预付款。对确需预付的材料款由物资采购部门提出特殊付款申请报告，财务部严格审定供货合同和有关凭证后，经财务主管审核，报请公司总经理批准后，安排资金支付。
（四）采购的各类物资必须取得国家规定的增值税专用发票，对小规模纳税人开具的发票（不实行增值税的行为除外），财务人员一般不得办理挂账手续。如属生产临时急需，需先征得财务部主管领导同意后方可购买，并在税务机关开具增值税发票，财务人员才能挂账付款。
（五）采购的各类物资取得的防伪税控系统开具的增值税专用发票，会计人员必须自该专用发票开具之日起90日内到税务机关认证，认证通过的增值税专用发票，应在认证通过的当月挂账并按增值税有关规定核算当期进项税并申报抵扣。
第七条 材料物资的管理
（一）材料物资采购入库后，库房要保持材料、物资的完整性，收入、发出要有凭据，做到日清月结；并按财务部要求，在每月初前三日前报出库存物资收、发、存增减汇总表，定期进行盘点清查，做到财务账、实物账、实物三相符，如有盈亏应随时报告。
（二）财务部根据采购部库房上报物资台账严格稽核各种原始单据，在确定无差错后进行材料的收入、发出账务处理；每月末将财务部账务系统中的材料余额与采购部库房台账中月末余额数相核对，确保账实相符。
（三）对材料物资发生盘盈、盘亏、毁损（报废）等情况，应采取相应的处理方式。对盘盈、盘亏物资采购部库房应提出书面情况说明报财务部；对毁损、报废物资应由采购部牵头，组织质量部、技术部进行技术鉴定，并出具书面鉴定及处理意见，交财务部审核，财务部审核汇总后向公司领导报批，然后根据核准数作账务处理。
第八条 材料成本差异的计算
财务部对材料成本差异的计算要遵循配比原则。应严格以当月发生的材料成本差异为计算依据，其差异率的计算公式为：
材料成本差异率=（期初结存差异余额+本期发生差异额）÷（期初库存材料余额+本期材料入库数）×100%
财务部应按月编制材料成本差异计算表并进行账务处理，且材料成本差异因受成本结算期影响，每半年或全年应对材料成本差异进行汇总清算。
第三篇：采购流程
第二章 采購及付款循環 第一節
一、請購物品分類(一)、生產性物品
1.原物料:供生產產品所需之材料.2.委外加工:由本公司提供原物料,委託供應商提供勞務,制造出本公司指定規格產品之加工作業,分為原物料加工及成品加工兩種.3.商品:可直接銷售,不需再經加工之產品.(二)、非生產性物品
1.一般消耗性物品:(1).制造部門使用之消耗性物品(2).研發部門之研發用料.(3).辦公使用之文具,印刷品等一般非生產性用品,.2.自制設備之材料零件采購及零組件制作外包.3.設備維修.4.零星採購:符合零用金支付限額之一般消耗性物品請購項目
二、生產性物品之請購:(一)、原物料請購:
生管物控人員依據業務部門之每月Forecast需求明細,扣除現有成品庫存量及已生產之在途量,得出當月成品需求量,依BOM展算成品所需原物料之毛需求量,再扣除原物料之現有庫存量及已請購之在途量,得出原物料之凈需求量,參考最少訂
「材料備料總表」「計劃備料金額表」購量及最小包裝量予以調整請購量后,編制及,請購作業
呈總經理核準后,據以開立原物料「請購單」,並參考請購當時業務需求變化分批請購呈部門主管審核后,交采購單位采購,實際訂單之原物料需求量超出上述計劃備料計劃量時,生管物控人員依超出量開立「請購單」,依核決權限呈權責主管簽核后,交採購單位采購.(二)、原物料加工:
生管物控人員依採購回復之原物料交期安排原物料加工作業,經採購搜尋合格委外加工廠商及議定加工單價后,由生管物控人員開立原物料「委外加工單」委外生產,並跟催加工進度.(三)、成品加工:
生管單位依照生產計劃安排成品委外加工生產時,經採購單位搜尋合格委外加工廠商及議定加工單價后,由生管人員依據核準之制造命令單開立成品「委外加工單」委外生產,並跟催加工進度.(四)、商品請購:
採購人員依據業務實際商品訂單需求,扣除現有庫存及已請購之在途量,開立「訂購單」呈權責主管簽核后交採購單位採購.當商品兼有自制時,由生管人員依實際訂單需求,扣除現有庫存量,已請購之在途量及生產在途量,衡量自行安排生產或外購,如決定商品外購時,由生管人員開立「請購單」呈權責主管審核后,交采購單位開立「訂購單」采購.三、非生產性物品之請購:
(一)、一般消耗性物品:
需求單位填寫「請購驗收單」之請購欄,載明品名,規格,需求日期,數量,預估單價,用途,參考廠商相關資料,依照核決權限呈核后,轉采購單位進行採購;統一請購或全廠共用物品之請購,得由采購單位依相關來源單據或估計之實際需求填請購驗收單,簽核后進行採購作業.(二)、設備維修:
維修承辦單位依據核準之「修護申請單」,填寫「請購驗收單」轉采購單位辦理.(三)、零星採購:
金額3,000以下,直接由需求單位主管核定購買后填「請款單」辦理請款,不須經請購,訂購,驗收等程序,但請其他單位代購時仍應填寫「請購驗收單」辦理請購.符合零星採購限額之統一請購或全廠共用物品之請購,得比照本項規定由採購單位主管直接核定辦理.(四)、請購驗收單單據編號原則:
由采購單位比照固定資產請購驗收「事先連續編號控制方法」.「非/固定資產連續編號清單」應按固定資產與非固定資產類分開管理,固定資產由採購課,管理課及資訊部統籌管理;非固定資產則由各部門自行建檔管理.(五)、請購金額3,000以上(含)一律需填請購驗收單.(六)、凡屬於工作申請單之請購事項,不論金額大小,一律皆需填寫請購驗收單.(七)、固定資產請購驗收單事先連續編號控制方法: 1.編號原則: X X XXXX 第一碼:
部門別
采購課S
管理課A
資訊部K 第二
三碼
別
中華民國 第四 五 六 七碼:
流水號
例如:S880001 880002
880003 ………889999 2.採購單位需影印一份請購驗收單歸檔備查,並按序號由小至大歸檔.四、控制重點
(一)、請購單必須詳細注明參考廠商,規格型式及需用日期等內容,如申請物品需采用特別運送及保存方式者,應加注意事項.(二)、請購必須先作庫存審核,核准時應遵照核決權限辦理.(三)、緊急采購不應經常發生,事后應補開請購單,追究原因是否為不可抗力,有無改善計劃.(四)、應定期檢討請購單有無延遲採購情形,請購數量應符合經濟采購量要求.第二節
採購作業
一、採購單位:(一)、採購課:生產物品,制造部門使用之消耗性物品,研發部門之研發用料,自制設備之材料零件採購及零組件制作外包,機器設備之維修.(二)、管理課:辦公使用之文具,印刷品等一般非生產性用品,廠房,辦公設備及其他設備之維修.(三)、資訊部:電腦設備之維修
二、採購程序
(一)、生產性物品之採購程序: 1.請購文件之審核:
採購人員於收到採購申請文件時,須審核請購資料是否完備,若不完備須通知請購單位補齊資料或退件,採購申請文件之請購資料須有品名,料號,單位,數量,交期,品質要求等資料,若為外購商品應審核有否外購商品成品圖.緊急採購事後應補齊請購單,且不應經常發生,發生時應追究原因,如非不可抗力,應請請購單位提出改善計劃或對策.2.合格廠商之搜尋:
(1).當採購申請文件之產品為初次採購時,採購人員可向既有之合格廠商詢問,若所詢問之廠商無該產品時,則進行廠商搜尋,調查及評鑑等事宜.(2).凡初次採購之產品或初次往來之廠商,皆須送樣承認,必要時可與合格廠商簽訂合約,並將合格廠商登錄於合格廠商名錄.3.詢價,比價,議價:採購人員隨時不定期向廠商詢價並與廠商議價,其結果及時維護並記錄在合格廠商名錄.(1).詢價
A:採購金額低於NT$30,000得不需取得供應商之書面報價資料.B:新材料或產品之詢價以現有供應商為優先考慮對象.(2).比價
A:原物料及商品請購:生管人員依用料或業務需求量開立請購單,電腦系統即依據請購料號自合格廠商名錄中依序列出三家單價較低之廠商資料,採購人員則依成本,品質,交期因素選取適當廠商,如選取之廠商非最低價者,採購人員必須加註原因說明,呈採購主管簽核后執行訂購作業.B:委外加工:生管人員依生產計劃開立「委外加工單」安排原物料及成品委外加工前,採購單位應先搜尋合格委外加工廠商及議定加工單價后,編制委外加工比價表供生管單位選取適當廠商,新增或修改廠商資料時採購單位須即時更新委外加工比價表轉生管備查.生管人員選取委外加工廠商非最低價者,應於委外加工比價表注明原因,每月存檔備查.C:若非特殊規格者,需有二家以上之供應商比價.D:若產品僅有獨家供應,擬於產品規格無法替換則可以免比價,.E:向長期供應商合約採購或策略性專案採購者得免逐筆比價程序.(3).議價:採購人員經詢價后有下列情形者,應再與供應商議價
A:報價高於前批采購價格者
B:請購量較前批量大者.C:已知市價有下趨勢者.4.開立訂購單及訂購單之更改取消
(1).採購單位考量請購單位之需求期限及採購作業前置時間及供應商交期,依核定價格條件向選定供應商開立「訂購單」自存備查並以傳真或郵寄通知供應商.供應商須於訂購單確認欄內簽字確認訂購單內容,並以郵寄,傳真或電話方式確認,如以電話確認,採購人員須記載確認時間及確認無誤之字樣並簽字.(2).若採購之供應商為國外廠商,則依據「進口作業程序」辦理之.(3).當請購單位需求「訂購變更通知單」通知採購人員,採購人員與廠商協商后回復請購單位,當未有進料驗收時,在電腦系統作修改或取消訂購單;如已有進料記錄,尚有未交貨數量時,則在電腦系統以結案方式修改訂購單並知會供應商.(4).當單價,付款條件異動時,採購單位承辦人員填寫「單價異動通知單」檢附供應商報價單,依核決權限呈主管簽核后,將異動后之資料輸入電腦系統,屬原物料,委外加工品則影印1份轉交財務部,商品則影印2份分別轉交市場部及財務部.5.訂購之跟催:(1).采購人員須將訂購單上廠商回復之交期輸入電腦,並依據電腦進貨明細表檔案跟催交貨.(2).以call off方式交貨之訂購單跟催:
由生管課提供「每周交貨通知單」通知採購課下週進貨明細,採購課先行確認內容之后,再以傳真或電話聯絡方式通知供應商,經供應商確認交期及數量后,採購人員在每周交貨通知單確認交期及數量,若交期及數量有修改時應於修改處簽名后,回復生管物控人員,並將交期,數量輸入電腦更新.(3).供應商因故交貨延遲影響生產計劃或出貨時,如為原物料時,採購人員須開立「採購延遲入庫單」通知生管單位,如為商品時須開立「延遲出貨單」通知業務單位,並得依合約或訂購單之延遲扣款規定辦理扣款.(二)、非生產性物品之採購程序: 1.請購文件之審核: 比照生產性物品採購程序之原則辦理.2.合格廠商之搜尋: 查詢過去詢價及采購記錄,若無舊記錄,則另尋找新供應商,進行詢價,比價,議價之作業.3.詢價,比價,議價: 比照生產性物品之詢,比,議價之規定辦理.議價完成后,採購單位承辦人員應整理各供應商之報價,並填寫於「請購驗收單」之詢比價欄內,作成選定供應商建議,實際採購金額低於或等於原請購金額時,由原請購核決之低一階主管核準后進行訂購作業;若高於原請購單核準的金額,則比照請購單的核決權限簽核后進行採購作業.4.開言訂購單:(1).依簽準之后請購驗收單,採購單位考量請購單位之需注日期及採購作業前置時間及供應商交期,依核定價格條件開立「訂購單」由採購單位課級主管簽署后,以傳真或影本郵寄通知供應商后,存檔備查.訂購金額低於NT$10,000時,得不開立「訂購單」.(2).若採購之供應商為國外供應商,則依據「國外進口作業程序」辦理之.(3).若供應商因故導致交貨延遲,必要時可依照合約或訂購單之延遲扣款辦法處理之.(4).訂購金額超出NT$10,000(含),須另簽訂采購合約書,由採購單位理級主管及原申請單位與供應商辦理簽約.(5).合約簽訂內容須含價格,付款方式,完成時間,驗收方式,延期扣款罰則,解約條件等事項.重要採購合約簽訂前須委請法律專家審查表示意見.三、控制重點:(一)、詢價資料平日應注意收集,須詳實完備,保持最新時效,供應商資料亦應隨時更新,保持正確記錄.(二)、請購單必須經主管核準后,方得辦理採購.(三)、辦理比價,議價,招標等作業應符合公司規定,外購進度亦依預定採購程序控制追蹤.(四)、大量採購之主料,副料,包裝材料,以合約採購為原則,並應保持二家同時供料,以免受到供貨品質之限制,影響生產作業.(五)、重要採購合約簽訂前須洽法律專家表示意見.(六)、遇到市場上各項原材料之供應將大幅變化時,須通知有關部門,以便事先連擊;報告呈核后,立即採取應變措施.(七)、國外購置應利用避險方法,使成本固定,或將匯率變動損失降到最低.
第四篇：采购流程
物资采购控制程序 目的
为了加强物资采购的管理,确保采购符合规定要求，根据有关物资采购的法律、法规和相关文件，特制定本程序。2 范围
本程序适用于局（公司）采购活动全过程的管理和控制。3 5.1 职责
机关服务中心
负责办公设备（电话、传真等通讯设备，打印、复印等文印设备，扫描、碎纸等其他设备，摄像、录音、照相等设备，办公桌椅、各类文件柜，沙发茶几衣柜等，文件档案管理类，桌面用品，办公本薄，财务用品，辅助用品，打印、装订、纸张等办公耗材，电子电器用品，电视、冰箱、空调等电器，生活日杂用品，厨房用品，）、燃料（燃煤）、劳务服务（汽车保险、物业管理）、交通及运输工具（物流配送车辆除外）、劳保用品、招待用品等内容的采购。5.2 信息中心
负责一般性计算机设备（台式、便携式计算机，IT设备零配件，固定和移动存储设备，移动数据传输设备，服务器类，投影机，网络设备，音视频会议设备）、商业化软件（指直接从市场可以购买的标准软件等非定制开发的商业软件）、信息化服务（软件运维服务、硬件运维服务）以及与信息化建设相关的咨询服务等内容相关的采购。5.3 安全保卫科
负责安防消防设备设施（安防设施，消防设施）以及与安防消防相关的咨询服务等相关内容的采购。5.4 办公室
负责投资、采购项目招标代理单位等相关咨询服务内容采购。5.5 机关工会（政工科）
负责文体用品（体育用品，工作服、运动装，出版印刷）以及与企业文化建设相关的资产、咨询服务等内容的采购。5.6 物流中心
负责交通运输（物流配送用车辆，卷烟配送服务）、物流用品（包装物，笼车，托盘，周转箱，设备设施，设备配件）、物流劳务外包以及与卷烟分拣、配送相关的咨询服务等内容的采购。5.7 综合计划科
负责全市行业50万元以下的房屋修缮、装修以及相关咨询服务内容的采购。5.8 政策法规与体制改革科
负责与法律服务相关的咨询服务内容采购。5.9 审计科
负责与财审服务（工程监理，会计事务所，审计事务所）相关的咨询服务内容采购。5.10 其他
与咨询服务相关的各类咨询服务由市局（公司）三项工作管理委员会（以下简称“三项委”）研究临时制定归口负责部门。4.1 4.1.1 工作程序 项目审批
十万元以下（不含十万元）的项目的采购项目，执行《河北省烟草公司秦皇岛市公司小额项目管理办法》。4.1.2 十万元以上的采购项目，执行《河北省烟草公司秦皇岛市公司工程投资物资采购和宣传促销工作管理委员会工作规则（暂行）》、《河北省烟草公司秦皇岛市公司采购项目管理办法》、《河北省烟草公司秦皇岛市公司招标比价采购管理实施细则》。4.1.3 需求部门根据预算编制情况提出需求申请报主管领导、主要领导、市公司预算管理委员会办公室（一下简称预算办）审批，审批通过后转交三项工作管理委员会采购工作管理办公室（以下简称采购办）。4.1.4 项目估算金额在二万元以下（不含二万元）的采购项目，由需求部门根据预算编制情况提出项目申请，经主管领导、主要领导、预算办审批通过后转交采购部门，由采购部门采取比价原则进行采购。4.1.5 项目估算金额在十万元以下（不含十万元）、二万元以上的项目，由需求部门根据小额项目计划编制情况提出需求申请，经主管领导、主要领导审批通过后将请示文件复印件以及《河北省烟草公司秦皇岛市公司小额项目备案表》报送至市公司采购办备案，备案通过后由采购部门对项目内容与计划（预算）安排的一致性进行审核，并根据比价原则进行采购。4.1.6 采购数额在十万元以上的项目，由需求部门根据采购项目计划编制情况提出需求申请，经市公司主管领导、主要领导、预算办签署意见后，报送至市公司采购办，由采购办组织项目归口审核部门对项目进行初审，审
议通过后转交市公司三项工作管理委员会办公室（以下简称“三项办”），由三项办组织三项工作管理委员会（以下简称三项委）召开会议讨论，讨论通过后由招标比价采购管理办公室（以下简称“招标办”）组织项目采购。4.2 4.2.1 招标采购
确定进行招标的，实施部门组织制作并发布有关招标公告，收集投标单位资料，并进行资格审查，发布招标通知，招标办组织召开招投标会议，监督部门进行监督，确定中标单位，并印发中标通知书。4.2.2 4.2.3 实施部门及时通知中标单位，与供应商草拟合同。
草拟的合同需经法规科、招标办、审计科、财务科审查后，采购部门与供应商签订合同。4.2.4 4.2.5 4.2.6 实施部门组织实施采购和验收，财务科根据采购凭证结算。比价采购
确定进行比价采购的，实施部门组织前期的市场调查，选取三家以上的商家，监督部门进行监督，并提交市场考察报告。4.2.7 招标比价采购管理委员会审核同意项目实施部门提交书面市场考察报告后，并组织会议对入围商家进行评议，监督部门进行监督，确定中选商家。4.2.8 4.2.9 实施部门及时通知中选商家，与供应商草拟合同。草拟的合同经法规科审查后，与供应商签订合同。
4.2.10 组织实施采购和验收，财务科根据采购凭证结算。5 相关文件
5.1 《河北省烟草公司秦皇岛市公司工程投资物资采购和宣传促销工作管理委员会工作规则（暂行）》 秦烟[2012]62号 5.2 《河北省烟草公司秦皇岛市公司采购项目管理办法》 秦烟[2011]72号 5.3 《河北省烟草公司秦皇岛市公司招标比价采购管理实施细则》 秦烟[2011]60号 6 6.1 附录 流程附录
采购流程图及节点说明 6.2 6.2.1 表格附录
《河北省烟草公司秦皇岛市公司投资（采购）项目立项请示》
QY-JL-JH-03 B/1 6.2.2 《河北省烟草公司秦皇岛市公司投资（采购）项目审批表》
QY-JL-JH-06 B/1 6.2.3 《河北省烟草公司秦皇岛市公司小额投资（采购）项目备案表》
QY-JL-JH-04 6.2.4 《河北省烟草公司秦皇岛市公司采购项目验收报告》
QY-JL-JH-05 A流程附录 物资采购项目流程
投资采购控制流程省局公司党组采购/投资委员会综合计划科各职能部门（A）（B）（C）（D）（E）制定下年1否否否度采购/投资计划2汇总各部门的采购/投资计划通过后主管领导审批形成公司总的3审批公司总采购/投资计划通过审议公司总采购/投资计划采购/投资计划通过单项采购/投资4是金额是否大于否100万财务部将采购/投5批复是资所需金额纳入来年的预算中6投资采购实施流程7单项采购/投资是金额是否大于否30万8省局进行备案归档
记录控制流程节点说明
B记录表格附录
编号：QY-JL-JH-03 B/1 河北省烟草公司 投资（采购）项目立项 秦 皇 岛 市 公 司 请 示 时 间 申请部门 年 月 日 承 办 人 申请金额 万元 申请事项（包括项目内容、申请金额、实施计划等）： 预算委意见： 领导批示： 备 注： 7
编号：QY-JL-JH-06 B/1 河北省烟草公司秦皇岛市公司 投资（采购）项目审批表 时间 年 月 日 编号 投 号 项目名称 项目概况 投资（采购）委员 会议 意见 三项委 意见 备 注 8
河北烟草所属市公司自主决策投资项目备案表 申报单位(盖章)：河北省烟草公司 市公司 联系人： 项目名称 项目建设单位 项目批文及文号 建设地址 项目总投资（万元）总建筑面积（M）2电话： 项目类型 建设期（天）企业法人 项目负责人 资金来源 生产能力 主要建设内容 项目建设的必要性 规划、土地和环保 部门对项目的意见
1、项目报告书（电子文档）；
2、市公司投资委会议纪要、党组会议纪要（电子扫描文件）；
3、地方人民政府有关职能部门出具的意见（电子扫描文件）。附 件 审核意见 说明：
1、备案项目是指由市公司自主决策，总投资额在100万元以下、30万元（含）以上的投资项目。
2、项目类型分为固定资产、信息化、多元化、境外投资、利用外资和其他。
3、具体项目填写时，可根据项目的情况和特点对表格进行适当调整。9
河北省烟草公司秦皇岛市公司采购项目验收报告表格编号：合同编号：合同名称：接收单位：项目地点：序号1项目编号：交付方式及交付日期：接收单位联系人：联系电话：交付物品清单交付设备名称标识/编号（规格型号）S/N（产品序列号）数量验收结果说明23交付问题说明：备注：接收负责人/日期：交付负责人/日期：验收组成员/日期：监督组成员/日期：1． “验收结果”一档由验收小组填写，“是”或“否”，有问题在说明中注明，也可使用附页说明。2． 此表不足记录结果时，可以有附页，附页格式与此页相同。
第五篇：采购流程
三、物资采购 ㈠请购
1、常规物资由仓储部门库房管理员根据现在库存数量和消耗情况提出采购申请，由主管部门审批，常用物资的库存量不得超过半个月，不常用物资和采购时间较长的物资库存量不得超过1个月为原则，保证物资周转率达到10次以上。物资采购目录以外的物资由使用部门（科室）提出申请，主管部门审核，院长审批，物资采购目录以外的物资申请数量一般不得超过预计使用1个月的数量，经使用3个月能够正常使用后，纳入物资采购目录管理。经使用3个月不能够正常使用的，不得纳入物资采购目录管理管理。
2、物资采购申请批准后统一交到仓储部门，由仓储部门库房管理员根据批准的物资采购申请编制《物资请购单》，《物资请购单》应完整填写物资名称、规格、型号、数量等基本信息，需要专门说明物资生产厂商的，应在备注栏中注明物资生产厂商。物资采购申请部门不得提出指定物资供应商的要求。
3、《物资请购单》由库房管理员编制，同时将电子档上传财务科和主管部门进行预审，预审完成后，报主管部门审核并签字、报财务部门审核并签字，物资请购一般每周一次，原则上每周二下午由库房管理员将批准后的《物资请购单》报采购部，并上传电子档一份。
㈡采购
1、每年年初，各医院编制全年物资采购预算，编制价格以上实际采购最低价为基础。
2、采购部应根据医院物资需求情况选好供应商，采购部应当对供应商的资质、物资质量、配送及时性、供应商的信誉等情况进行科学评估，确定信誉好、质量高、价格低、供应及时的供应商作为公司的物资供应商。对首次纳入公司的物资供应商应当要求物资供应商提供相应的资质证明材料留医院仓储部门备案，采购部留资质证明的电子档（所有供应商的资质证明材料均应在医院仓储部门备案，随时供医院和政府相关部门调阅）。
3、年初应由公司组织一次集中招标采购会，由各供应商报价，公司确定全年物资的招标采购价格和确定《物资采购目录》，《物资采购目录》内的物资为常用物资。公司确定《物资采购目录》后，应及时将物资采购目录和招标采购价格以电子文档的方式下发各医院财务部门，物资采购目录和准予公开的采购价格以电子文件的方式下发各医院主管部门，同时送公司财务部备案。
4、《物资采购目录》以内的物资和《物资采购目录》以外的药品、医疗器械和卫生材料均由公司采购部统一采购，《物资采购目录》以外的物资和零星物资（单件价值在200元以内且批量价值在500元以内的物资）由医院自行采购。
5、采购人员收到《物资请购单》后，根据物资采购确定的供应商进行物资采购。
6、采购人员要严把物资质量关，特别是对有效期不足6个月的药品、卫生材料禁止采购。
7、《物资请购单》送达采购部后，常用物资一般应于一周内由供应商送达医院仓库；如因不可抗力及市场紧张因素导致在一周内采购不到的特殊物资，采购部应于《物资请购单》达3天内反馈到请购部门，原则上物资采购的最长时限为15天。物资供应商不能送达医院仓库的，由采购部提货并送达医院仓库。
㈢验收
1、物资到达仓库时，由最先接收物资的人员通知采购员和主管部门指定的物资验收人员依据《物资请购单》对所采购的物资进行验收。
2、验收人员在验收时主要负责物资的质量问题，即：物资的生产日期、到期日期、物资的名称、规格、厂商、包装等质量问题，对物资经验收与订购单不符的物资或质量不符合国家要求的物资，验收人员 有权拒绝入库。
3、库房管理员在验收时主要负责物资的数量问题，即：物资的数量是否正确，对超过采购申请数量的物资，库房管理人员有权拒绝入库。
4、对不符合国家要求、医院采购要求和超过申购数量的物资，由采购人员负责退货处理。
5、经验收合格的物资，应及时办理入库，并打印物资入库单一式三联，《物资入库单》作为物资验收合格凭证，应当由验收人员、采购人员和库房管理员共同签字确认，与供应商的送货单一并作为付款或 应付款项的依据，入库单第一联由库房留存，作为物资入库的依据，第二联交由采购人员作为报销结算的依据，第三联由库房管理员根据供货商分类整理后，于次月3日报财务科作为应付账款入账。㈣付款
1、行政后勤物资一般采取货到付款或月底结算；医疗物资采取先采购，延后两个月付款的方式。
2、月底终了，采购部应收集各供应商的《供应商对账单》，各家供应商的《供应商对账单》应按月编制，在对账单上应标明期初余额、本期购买金额、本期付款金额和期末余额，《供应商对账单》（或传 真件）须经采购部签字确认后应于每月5日前送到医院财务科，财务科应核对每家供应商的对账单，对账单核实有误的，采购部、仓储部门应当协助查实，确保做到账账相符、账实相符。
3、原则上，下月的物资付款总额应当与上月的物资采购总额相当，医院因资金紧张不能确保物资付款计划的，应于每月10日前根据月份资金使用计划及时通知采购部物资付款额度，便于采购部编制物资 付款计划；采购部因物资采购困难或供应商回款需要增加物资付款计划的，应于每月10日前根据物资付款计划及时商医院财务部门物资付款需要，财务部门在资金能够保障的情况下，应适当增加物资付款额度。
4、每月15日前由采购部编制当月物资付款计划表，医院财务部门审核后，报医院院长审批后复印一式两份，原件送财务部门，复印件由采购部留存，同时采购部将付款计划表电子档传财务部门一份。
5、采购部根据审核批准后的物资付款计划填制物资付款报销单，物资付款报销单应同时附物资采购发票和物资入库单，并于每月20日前报财务部门审核，经审核符合要求的付款报销单，财务部门集中于 每月下旬支付，财务部门支付相应款项后，出纳及时在采购共享资料文件夹更新付款进度供采购部了解付款情况。
6、市场紧缺医疗物资或特需医疗物资需要预付款或现付款的，应事先报经医院院长批准，财务部门凭批准报告予以预付款或现付款。㈤质量反馈
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