XXXXXXX有限公司档案管理制度

第一篇：XXXXXXX有限公司档案管理制度

XXXXXXX有限公司 档案管理制度（初稿）

一、合同管理总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理，具体存方地点及人员由人事部安排。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理（或总经理指派的部门）审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交法务部备案。会议文件由总经办收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅申请，报总经理和法务部批准后，方可借阅。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度自2011年1月1日起开始执行。各部门应根据此制度制定具体细则，报法务部备案。

第二篇：房地产开发有限公司档案管理制度

房地产开发有限公司档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强档案管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，结合我公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度所称档案指我公司在工程建设、质量管控、销售招商、设备器械、人事、财务及培训、会议等工作活动中形成的对公司有保存价值的图表、文字、声像资料等不同形式的历史记录。

第三条 我公司各类档案是公司发展过程中各项活动的真实记录和反映，是全体员工的智慧结晶，全公司各部门和员工都有保护的义务。第四条 为了维护档案的完整与安全，充分发挥其作用，由公司综合办公室对各部门产生的档案资料进行统一收集和集中管理，其它任何部门和个人不得以任何理由分散保管或据为己有。

第二章 公司档案管理机构及职责

第五条 综合办负责公司的档案统一管理工作，对公司各种档案进行收集、整理、登记、编码、立卷、归档管理。

第六条 公司各部门、个人根据制度规定定期或不定期将需归档文件交综合办统一立卷归档，任何部门和个人不得自行留存。第七条 档案管理人员的职责

1、负责公司文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2、坚持平时整理。根据公司不同类别文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、在保管好归档案卷的同时，要注意文件材料的安全和保密。

5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，要求能够实现快速、准确地查询所需档案。

第三章 归档范围

第八条 公司资料归档范围是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、信函、纪要、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影音资料等)。

1、公司内部各项会议记录、会议纪要、决议。

2、会同关系单位召开的工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向主管部门请示的文件以及上级批复的各类文件。

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动以及在外学习、考察时的影音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、牌匾等奖品，包括上级领导或关系单位、个人提供的题词、书画、工艺制品等。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用、转正、晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。

16、代理公司、招商部门制作的销售（招商）合同、营销计划、宣传广告及销售客户资料。

第四章 归档要求

第九条 凡公司发出的文件，由综合办负责收集，交由资料员归档。第十条 当一项工作已完成时，经办人需将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交资料员归档。

1、无论是内部文件还是外来文件资料，事情完毕后，三日内原稿统一交由资料员归档，任何部门及个人不得自行留存。

2、项目证件办理完毕后需两日内归档，综合办负责督办。

3、工程图纸、工程标书等项目文件材料应在取得后及时分阶段、单项归档。

4、员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内归

档。

5、会计文件材料应在会计后由财务部门自行整理归档。

6、变更、修改、补充的文件材料、内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应在离开前全部及时归档。第十一条当一项资料由经办人交档案专管员归档时，应在档案交接表上登记并双方签名，并由综合办经理签字确认。

第十二条 正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文应放在一起归档。

归档的文件材料原则上应是原稿或原件，一般不用复制件。第十三条 归档的影像音资料应附文字说明。

第十四条 同类的归档文件材料必须经过整理，原则上按文件的先后形成时间排列。

第五章 档案的借阅与复印

第十五条 经有权审批人批准后，可办理档案调阅手续。档案调阅遵循授权有限的原则：

1、总经理有权审批调阅公司所有档案。

2、分管副总经理、总经理助理有权审批调阅分管工作的相关档案。

3、部门经理有权审批调阅本部门相关档案。

第十六条 调阅档案人如需外借档案，需在借阅登记表上签字、注明归还时间，并经有权签字人审批后方可借出。到期后，由综合办负责催还。

第十七条 调阅者不得发生涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换等损坏档案行为。

第十八条 确因工作需要复印、翻印档案内容的，必须经过批准后方可实施。

第十九条 原则上不允许外单位调阅档案。如确因工作需要调阅的，调阅人必须持有本单位介绍信，并报经总经理批准后方可查阅或复制。

第六章 档案的保密管理

第二十条 资料员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。

第二十一条 凡是调阅档案，必须经资料员提供，任何人不得直接查找。

第二十二条 借阅档案必须严格按照档案借阅程序办理手续，限期使用，按期返还，返还档案时资料员要认真检查核对，发现问题及时追查。

第七章 档案的整理、保管和统计

第二十三条 档案必须分门别类进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订及登记，按照档案类别的编号及排列顺序，建立档案管理台帐。

第二十四条 档案必须用科学的方法保管和保护，需建立电子文档及

备份，最大限度地延长档案的保存和使用寿命。

第二十五条 档案资料需单独存放保管，要防盗、防潮、防虫、防高温、防日光直射，室内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。

第二十六条 每年要进行一次全面、彻底的清查整理工作，做到帐、物相符，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制。第二十七条 认真做好档案统计工作。对档案的收进、借阅、整理、保管等情况要严格登记，所有统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

第八章 档案的鉴定和销毁

第二十八条 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定档案保管期限的原则是：凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，为长期保存；凡是在较短时间内，对本公司有查考利用价值的资料，为短期保存。第二十九条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，经综合办经理确认签字后，报总经理签字审批方可执行。

第三十条 档案销毁的具体工作由综合办执行。销毁档案时，需有两人以上鉴销；销毁完毕后，鉴销人要在销毁清册上写明“某日已销毁”并签名。

第三篇：XXXXXXX有限公司地理信息档案管理制度

XXXXXXX有限公司 地理信息档案管理制度

为了加强地理信息档案的管理工作，有效地保护和利用好地理信息档案，特制订本制度。

第一条 本规定所称的地理信息档案是指过去和现在的各部门从事互联网地图服务相关活动中形成的对网站有保存价值的各种地理信息的历史记录。第二条 本制度中所称网站指XXXXXXX有限公司。

第三条 地理信息的范围包括：

（一）测量控制点数据；

（二）地貌数据，包括等高线和高程点等；

（三）水系数据，包括各等级的河流、湖泊、水库等；

（四）交通数据，包括高速公路、国道、省道、县乡级公路、铁路、桥梁等；

（五）境界与政区数据，包括国界、省界、地区界、县界等各级行政区域界线及政区；

（六）居民点及设施数据；

（七）地名数据；

（八）管线数据；

（九）植被与土质数据；

（十）地籍测量数据；

（十一）数字正射影像数据；

（十二）建筑物模型数据；

（十三）POI信息数据；

（十四）地图各分类图层数据；

（十五）自行开发和购买的相关软件。第四条 地理信息档案工作由网站安全保密领导小组统一领导，档案管理办公室

和各相关部门兼职档案员负责。第五条 地理信息档案由档案管理办公室统一管理，网站各部门均有保护地理信息档案的义务。第六条

地理信息的形成和获得部门负责地理信息档案的积累、保管和整理工作，档案管理员要进行指导和监督。第七条 档案管理办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用通过国家档案局鉴定的电子档案管理系统，逐步实现档案管理网络化、科学化。第八条 地理信息档案管理的基本任务

1． 收集、整理、保管和统计网站的全部地理信息档案。2． 对所保管的地理信息档案做好分类、编目、编号、编制检索工具等 工作，处理好保密与利用的关系，按规定履行调用和复制的手续，积极有效的为网站互联网地图服务提供方便。

3． 在相关部门的领导下，定期做好地理信息档案保存价值的鉴定工作。此项工作由地理信息档案人员、相关专业人员和安全保密领导小组共同进行，对失去保存价值的档案，要履行一定的手续予以删除或销毁。第九条 地理信息档案管理员职责

1． 努力学习贯彻《档案法》，在工作中始终遵循“以法治档”的原则； 2． 热爱本职工作，努力学习档案管理专业知识，充分认识地理信息档 案工作重要性，不断提高地理信息档案工作质量，主动积极地为网站发展服务；

3． 熟悉网站地理信息档案的归档范围，积极做好地理信息档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作；

4． 关心、检查、督促各相关部门兼职档案人员的工作，并在业务上给予指导，以提高网站地理信息档案的质量；

5． 严格履行地理信息档案的调用和复制手续；

6． 对涉密的档案应严格按照保密制度的相关条款执行； 7． 保持档案室的整洁，认真执行地理信息档案管理制度； 8． 维护好地理信息档案的完整与安全。第十条 档案员应定期把符合归档条件的地理信息文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。第十一条 地理信息档案的移交与保管

地理信息文件归档后按相关规定移交至档案保管部门，作为地理信息档案保管。1．检验：（1）是否符合归档条件

（2）有无病毒

（3）审核档案的有效性和完整性

（4）核实登记表和说明资料是否齐全

将检验结果填入地理信息档案入库登记表。有错的应退回形成或获得部门，重新制作。

2．移交手续验收合格后，档案保管部门在地理信息档案入库登记表上签字盖章。一式2份，一份交地理信息形成或获得部门，一份自存。3．保管：（1）归档载体应作防护处理。

（2）环境温度选定范围：14℃—24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。

（3）存放应注意远离磁场，并与有害气体隔离。

（4）磁性数据档案，每两年转存一次，原档案应同时保留不少于两年。

（5）定期对地理信息档案进行机读检验，并将结果填入档案管理登记表。如发现问题，应及时报告并确认是否采取恢复措施。第十二条 调用和复制 1． 2． 3． 4． 5． 6． 地理信息档案的封存载体不得外借。

需要调用和复制得部门需要填写地理信息档案提取单，并有安全保密领导小组办公室签章。提取时使用拷贝件。

使用时应严格遵守保密制度的相关规定。

使用部门对地理信息档案的使用应在权限规定范围内。

使用具有保密要求的地理信息档案上网时必须符合国家和部门的有关保密规定，要有稳妥的保密措施。

第十三条 删除和销毁：须报安全保密领导小组批准，办理好审批手续后，方可实施。非保密地理信息档案可进行逻辑删除；属于保密范围的地理信息档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络上彻底清除。第十四条 删除和销毁过程中应至少有两名安全保密领导小组成员监督。第十五条 有下列行为之一，据情节轻重，给予相应处罚并报网站相关管理部门。1.故意损坏数据或擅自销毁地理信息档案； 2.擅自向外界提供、泄露网站地理信息档案； 3.私自修改档案；

4.未及时上报归档或管理不善的档案管理员；

5.未按手续就提供、复制或越级查看者(档案管理者同罚)。

第十六条 本制度监督责任部门为安全保密领导小组办公室，第一责任人为各部门指定的档案员;第二责任人为档案员所在部门的部门负责人。第十七条 本制度适用于网站与互联网地图服务相关的各部门。

第十八条 本制度由网站安全保密领导小组兼审，档案管理办公室制定补充实施。

第四篇：××××乳业有限公司档案工作管理制度

××××乳业有限公司档案工作管理制度

第一章 总 则

第一条 为了保证公司在各项工作中形成的各种门类和载体，档案的齐全、完整，以利正确反映公司工作的真实历史面貌，根据《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理暂行规定》及有关政策，制定本办法。

第二条 公司档案是公司在各项活动中形成全部档案的总和，包括：文书档案，会计档案。

第三条 公司档案集中保管，不得分散保存。

第四条 公司档案管理在主管领导的直接领导下，负责收集、整理、监督管理本公司的档案工作。

包括：①依据档案工作的法律、法规和方针、政策、制定本公司档案工作的各项规章制度；

②对文件材料的收集、整理、立卷，对归档工作进行监督、协助和指导；③负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，为公司各项工作服务；

④负责公司档案工作的监督检查，业务指导。

第五条 要求档案工作人员必须忠于职守、遵守纪律，并具备一定的档案专业技术水平和科学文化知识。

第二章 文件材料立卷归档工作的要求

一、归档范围

第六条 凡是反映本公司主要职能活动和历史面貌，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件、声像、记录、磁盘等均属归档范围，具体归档范围如下：

１、上级公司文件

（１）上级公司召开的需要本公司贯彻执行的会议的主要文件材料；

（２）上级公司颁发的属本公司主管业务需要执行的文件；针对本公司的文件以及非本公司主管业务，但需要贯彻的法规性文件；

（３）上级公司领导视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、声像材料。

２、本公司形成的文件材料

（１）以公司名义召开的工作会、专业会、现场会、经验交流会、理论研讨会、表彰会等各种会议的全套文件、声像、照片等材料；

（２）以本公司名义制发的各种文件；

（３）本公司的工作计划、总结、报告、调研材料、会议记录、介绍信存根、登记表、审批表等内部工作材料；

（４）本公司制订的工作条例、章程、制度、细则等；

（５）本公司汇总的各种报表和统计分析资料；

（６）本公司在工作中获得的奖状、锦旗、奖品、荣誉证等材料。

二、归档时间和要求

第七条 按照国家档案法的规定，凡需归档的文件材料由文书处理部门或文件形成部门负责收集，整理、立卷、归档，档案人员进行业务指导。

第八条 文书档案于次年六月底；会计档案整理后由财务会计部门保留一年后编造清册移交档案室；基建档案（技改）在工程竣工验收后及时归档。

第九条 外出开会、考察、调研带回与本公司职能有关材料，在返回办完后交文书处理人员按规定范围立卷、归档。

第十条 归档的文件材料必须收集齐全（报告与批复、正文与附件、底稿与打印件、文电合一、声像材料与说明文字一并归档）。如有丢失，必须采取补救措施，确实无法补救者，由经办人出具证明，负责人会同有关领导签字留档案室备查。

第十一条 归档文件必须符合国家公文格式标准，做到纸质优良，字迹工整，毛笔或钢笔书写，严禁用铅笔、复写纸、圆珠笔书写，以利档案长期保存。第十二条 归档案卷必须编制移交清册一式二份，一份留移交部门使用，一份随档案移交，交接双方根据目录清点核对，并履行签字手续，以示负责。

第三章 档案的整理

第十三条 本公司在工作中形成的各种门类和载体的档案归一个全宗。第十四条 本公司档案分类方法是：文书档案按：──组织机构分类，会计档案按──类别（名称）──保管期限分类法。

第十五条 本公司档案编目方法是：文书档案按永久、长期、短期三种保管期限，各编一个大流水号（即案卷号），各编一套案卷目录；会计档案按分类编目。

第十六条 案卷的排列，以全宗为单位，按不同类别、载体和保管期限，分别入柜排列存放。

第四章 档案的管理与利用

第十七条 加强科学管理、延长档案寿命，来确保档案的安全。

1、保证文件材料在制发、运行、承办中完整无损，做好归档前文件材料的保护工作。

2、定期对存入的档案进行检查并作好记截，发现破损，字迹褪变等问题及

时进行技术处理。

3、利用档案要注意珍惜和爱护档案原件，严禁涂改、撕毁、污染档案。第十八条 熟悉档案内容，掌握利用规律，编制必要实用的检索工具和参考资料，围绕公司工作对档案利用的需要，及时、准确、主动提供档案为公司各项工作服务。

第十九条 查阅、借阅档案手续

１、本公司人员查阅档案、资料，须进行档案利用登记，若借阅，须履行借阅手续。

２、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，登记后方可查阅，档案原件不外借。

３、查阅公司经理办公会议等案卷和其它重要档案，须经公司领导同意后方可查阅。

４、抄录、复印档案材料，须经主管领导签字同意。

５、查阅、借阅档案者，要爱护档案文件、资料，严禁在档案文件上划线、圈点、作标记，不得涂改、伪造、撕毁、裁剪等损坏档案原件，若有违犯，按《档案法》处理。

第五章 档案的保密

第二十条 档案工作人员要认真学习贯彻《保密法》和有关政策规定，坚持原则，忠于职守，严格保守党和国家的机密。

１、档案的移交、接收、销毁必须严格履行审批、登记手续。

２、查阅、借阅、复印档案材料，必须按规定办理手续，不得擅自抄录、公布档案材料，防止失密，泄密。

３、档案人员调动时，必须认真清理档案资料，办理交接签字手续。

第六章 档案的鉴定、销毁

第二十一条 档案室要定期对已超过保管期限的档案，按国家有关规定，结合本司的实际需要，提出存毁意见，报请主管领导 审批，对销毁文件必须登记造册，由二人在指定地点鉴销。并在销毁清册上签字，销毁后的案卷，应案卷目录注明“销毁”。

第二十二条 会计档案的销毁，由档案人员会同财会人员对保管到期的会计档案进行鉴定，决定存毁，销毁后在销毁清册上签字盖章，并将销毁情况报告主管领导。

第二十三条 本制度从印发之日起执行。

第五篇：吉发食品有限公司档案管理制度

吉发食品有限公司档案管理制度

第一章 总则

1、为规范公司各类档案的管理，更好的为生产工作服务，特制定本制度。

2、本制度根据《档案法》及有关条例制定，本制度仅适用于本公司内部档案的管理，本公司相关岗位工作人员必须遵照执行。

第二章 档案归档制度

3、本公司档案管理工作由行政部负责主管，各部门分管的原则；公司行政部负责文书、人事、工程、设备类档案的管理；各部门负责所属业务范围内档案的管理。

档案工作人员岗位职责：

（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

（4）做好档案防火、防潮、防盗、防光、防高温，防尘，防鼠，防虫的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

4、文件材料的归档要求：

（1）公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

（2）公司各部门负责本部门范围内归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

（3）归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

（4）归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

（5）归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

（6）归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

（7）归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

（8）归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

（9）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

（10）外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

（11）为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水

13、非档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随时关锁。

14、全体员工对重要档案、文件、资料均须严格执行公司保密规定，不失密。否则应追究责任。

15、凡查阅重要档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

16、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

17、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

18、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

第五章、档案库房管理制度

19、、档案入库检查：

（1）档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

（2）入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。

（3）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

20、、档案库房管理：

（1）档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

（2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

（3）库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克斯。

（4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

（5）库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

（6）库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

（7）库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

（8）档案库房要做到八防。

（9）对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

（10）每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

（11）档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

第六章、档案鉴定、销毁制度

21、根据《档案法》及《广东省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

22、保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

23、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

作文件等资料。

第八章、人事档案管理制度

33、为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本办法。

34、本制度适用于全体员工之个人档案，包括：员工入职档案；员工培训档案；员工个人档案；绩效管理档案；员工离岗档案

35、由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证档案资料齐全完整，并做好档案的安全、保密、保护工作。管理人员定期进行核查。

36、档案管理内容（1）员工入职档案：（1）个人简历；（2）体检报告；（3）试用期员工考核表;(4)各类合同及协议；（5）离职证明；（6）员工培训统计表等（2）员工培训档案：（1）培训通知；（2）考评结果；（3）派出培训审批表；（4）证书原件

（3）员工个人档案

A、员工人事档案包括员工履历类、鉴定考核类、学历和评聘专业技术职务材料、党团类材料、奖励材料、处分材料、录用任免、岗位异动等材料等。

B、日常使用的档案资料：学历学位、资格证书复印件材料、员工聘任、奖励的文件及复印件。

（4）绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。

（5）员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，退休、死亡等情形。

37、人事档案管理相关规定

1、基础管理

（1）分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

（2）员工入职前，行政部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。

（3）人事档案按入司时间（或部门）分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时做好在职员工人事档案目录和离职员工人事档案目录，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。（4）当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交行政部归案，原件当场查验。

（5）员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上二年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗5年止）。

（6）行政部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的“八防”工作。

2、档案的查、借阅

（1）各部门因工作需要查、借阅属本部门人员的档案，须填写申请，并经行政部主管批准后方可办理。

（2）任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经行政部主管批准后方可办理。

书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸及设备维修、使用记录等。

45、设备档案资料由行政部所属资料室负责统一集中管理，保管设备档案资料。

46、新设备进公司，开箱应当通知设备管理员及有关人员收集随机带来的图纸资料，如果是进口设备需提请主管生产（设备）的领导组织翻译工作。随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图交由设备管理员妥善保管。

47、随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由行政部组织审核、校对，发现图纸与实物不符，必须做好记录，并在图纸上修改。设备管理员应将有关图纸复 制后供生产车间维修使用，原图未经批准一律不外借或者带出资料室。

48、图纸入资料室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件图的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。

49、底图的保管。

（1）所有底图按设备类别清点、编号等。

（2）底图的修改应当由有关负责人员签名（盖章）批准，注明个性日期。（3）底图作废、销毁，应当由设备管理员提出，经有关部门负责人批准后方可销毁。

50、动力传导设备技术档案资料的保管。

（1）动力传导设备技术档案资料是指蒸汽、自来水管系、高低压电力电缆、电话电缆等的平面附设布置图。

（2）动力传导设备档案资料由有关部门组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际附设走向进行测绘，底图交公司资料室作密级资料保管。

（3）档案资料必须保持与实物或者实际情况相符，根据公司管线布置变动的情况，档案资料必须作相应的变动，修改后归档。

51、检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备管理人员作分类整理后集中统一管理、核对，并在图纸索引中加以注明。

52、设备经改装或者改造后，图纸应当及时修改。

53、图纸的修改应当表示在底图上，并在修改索引上注明。

54、严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。

55、设备档案资料的借阅必须按有关规定办理借阅手续。

第十章、财务档案管理制度

56、财务档案包括：原始凭证、记账凭证、手工账薄、财务报表、纳税申报表及税务相关资料、各种票据领购使用登记薄、财务人员移交清单及交接登记薄、财务软件计算机拷贝磁盘或光盘、各种经济合同、项目成本资料、资产评估报告、借款合同及抵押登记合同、验资报告、审计报告、已作废的各种票据、已使用完的各种票据存根、各项内部审计报告等。

57、财务档案管理人员职责：负责全部财务档案的整理、编号、调阅、借阅、复印、查询等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

58、每月的原始凭证、记账凭证应在每月账务完成纳税申报后，由会计人员协同