江西省建设工程咨询有限公司档案管理制度

第一篇：江西省建设工程咨询有限公司档案管理制度

江西省建设工程咨询有限公司

业务档案管理制度

一、档案管理员必须恪尽职守，确保档案资料的安全、完整、保密有序。

二、本公司的执业报告及其随附的工作底稿为永久性档案资料，应长期保存。

三、由档案管理员负责，对已归档的档案定期检查、清理、防止鼠耗、虫蛀、潮湿、霉变。

四、不能随意复印、复制归档后的执业档案资料。本单位员工借阅档案资料必须办理相关借阅手续，并做到及时归还。与执业无关的其他人员不得查阅执业档案资料。

五、因工作需要复印有关档案，由经办人书面申请并注明复印内容份数、使用单位、复印原因等，报公司技术总负责人批准后，由档案人员登记并办理。

六、属公、检、法单位的办案人员，因案件取证需要，必须持单位介绍信方可查阅执业档案或复印相关资料。

七、工作计划、总结、各类记录等存档资料每年度应造册整理归档。

八、档案管理员办理移交手续，必须编制档案资料移交明细表，技术总负责人监交。

江西省建设工程咨询有限公司

2010年2月12日

第二篇：建设工程档案管理制度

建设工程档案管理制度

为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特

点，制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

（一）工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种

载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）

（二）归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中

工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

（一）工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到

文件后，当天登记入盒。

（二）工程档案的整理

按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

（三）工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文

件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

（四）工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双

面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原

有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。

未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。

（五）工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案

卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

（六）工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未

按时归档的扣罚部门资料员5元。

（七）工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案

馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

（八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号？）

工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号

如：第1卷1.1.1-1

专业号

如：基建类1为1.1.1

工程代号 如金碧花园首期为1.1

楼盘代号 如金碧花园代号为1

（九）工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保

证工程档案不被腐蚀。

（十）工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到

期文件的归还。

四、工程档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

1、永久：是指工程档案需永久保存。

2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期：是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

五、工程档案密级

密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

六、工程档案的借阅及销毁

按照集团公司档案管理制度执行。

本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

七、本制度自发布之日起执行

附录A

建设工程文件归档范围和保管期限表

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号

归

档

文

件

建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

工 程 准 备 阶 段 文 件

一

立项文件 项目建议书

∨ 项目建议书审批意见及前期工作通知书

∨ 可行性研究报告及附件

∨ 可行性研究报告审批意见

∨ 关于立项有关的会议纪要、领导讲话

∨ 专家建议文件

∨ 调查资料及项目评估研究材料

∨

二

建设用地、征地、拆迁文件 选址申请及选址规划意见通知书

∨

用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地

永久

批准书 拆迁安置意见、协议、方案等

永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久

∨

长期

∨ 建设用地规划许可证及其附件

永久

∨ 划拨建设用地文件

永久

∨ 国有土地使用证

永久

∨

三

勘察、测绘、设计文件 工程地质勘察报告

∨ 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

久

∨ 建设用地钉桩通知单（书）

∨ 地形测量和拨地测量成果报告

∨ 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书

长期

∨ 初步设计图纸和说明 技术设计图纸和说明 审定设计方案通知书及审查意见

∨ 有关行政主管部门（人防、环保、∨林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁

防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议

施工图及其说明

设计计算书

永久

永久

永久

永

永久

永久

永久

永久

长期

长期

长期

长期

长期

长期

消防、交通、园 永久

长期

长期

长期

长期

政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

永久

长期

∨

四

招投标文件

勘察设计招投标文件

长期

勘察设计承包合同

长期

长期

∨

施工招投标文件

施工承包合同

∨

工程监理招标文件

监理委托合同

∨

五

开工审批文件

建设项目列入计划的申报文件

∨

建设项目列入计划的批文件或计划项目

永久

表

规划审批申报表及报送的文件和图纸

建设工程规划许可证及其附件

∨

建设工程开工审查表

建设工程施工许可证

∨

投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明

∨

工程质量监督手续

∨

长期

长期 长期

长期

长期

永久

∨

永久

永久

永久

永久

长期

长期

六

财务文件

工程投资估算材料

短期

工程设计概算材料

短期

施工图预算材料

短期

施工预算

短期

七

建设、施工、监理机构及负责人

工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单

长期

∨

工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单

长期

长期

∨

工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责 长期 长期

∨保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号

归

档

文

件

建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

人名单

监

理

文

件

监理规划

①

监理规划

长期

短期

∨

②

监理实施细则

长期

短期

∨

③

监理部总控制计划等

长期

短期

监理月报中的有关质量问题

长期

长期

∨

监理会议纪要中的有关质量问题

长期

长期

∨

进度控制

①

工程开工／复工审批表

长期

长期

∨

②

工程开工／复工暂停令

长期

长期

∨

质量控制

①

不合格项目通知

∨

②

质量事故报告及处理意见

期

造价控制

①

预付款报审与支付

②

月付款报审与支付

③

设计变更、洽商费用报审与签认

④

工程竣工决算审核意见书

∨

分包资质

①

分包单位资质材料

②

供货单位资质材料

③

试验等单位资质材料

监理通知

①

有关进度控制的监理通知

期

②

有关质量控制的监理通知

长期

长期

短期

短期

长期

长期

长期

长期

长期

长期

长期

长长期

长

长

期

③

有关造价控制的监理通知

长期

长期

合同与其他事项管理

①

工程延期报告及审批

永久

长期

∨

②

费用索赔报告及审批

③

合同争议、违约报告及处理意见

长期

∨

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号

归

档

文

件

案馆

④

合同变更材料

∨

监理工作总结

①

专题总结

②

月报总结

③

工程竣工总结

∨

④

质量评价意见报告

∨

施

工

一

建筑安装工程

(一)土建（建筑与结构）工程

施工技术准备文件

长期

长期

永久

建设 施工 设计 监理 城建档

单位 单位 单位 单位

长期

长期

长期

短期

长期

短期

长期

长期

长期

长期

文

件

①

施工组织设计

长期

②

技术交底

长期 长期

③

图纸会审记录

长期 长期 长期

∨

施工现场准备

①

控制网设置资料

∨

②

工程定位测量资料

∨

③

基槽开挖线测量资料

∨

④

施工安全措施

⑤

施工环保措施

地基处理记录

①

地基钎控记录和钎探平面布点图

∨

②

验槽记录和地基处理记录

∨

③

桩基施工记录

∨

④

试桩记录

∨

工程图纸变更记录

①

设计会议会审记录

∨

②

设计变更记录

∨

长期 长期

长期 长期

长期 长期

短期 短期

短期 短期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

长期 长期

永久 长期 长期

永久 长期 长期

③

工程洽商记录

永久 长期 长期

∨

施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、①

长期

∨

防腐材料、轻集料试验汇总表

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号

归

档

文

件

建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、②

长期

∨

防腐材料、轻集料、铝合金门窗材料出厂证明文件

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、③

长期

∨

防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告

④

预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录

长期

∨

施工试验记录

①

土壤（素土、灰土）干密度试验报告

长期

∨

②

土壤（素土、灰土）击实试验报告

长期

∨

③

砂浆配合比通知单

长期

④

砂浆（试块）抗压强度试验报告

长期

∨

混凝土配合比通知单及外加剂出厂质量证明文件

⑤

长期

∨

及复检报告

⑥

砼搅拌质量记录

长期

∨

⑦

混凝土（试块）抗压强度试验报告

长期

∨

⑧

混凝土抗渗试验报告

长期

∨

⑨

商品混凝土出厂合格证、复试报告

∨

⑩

钢筋接头（焊接∨

⑾

防水工程试水检查记录

⑿

楼地在、屋面坡度检查记录

土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验

⒀

长期

报告汇总表

隐蔽工程检查记录

①

基础和主体结构钢筋工程

∨

②

钢结构工程

∨

③

防水工程

∨

④

高程控制

∨

施工记录

①

工程定痊测量检查记录

∨

②

预检工程检查记录）试

短期

长期

验报告

∨

长期 长期

长期 长期

长期 长期

长期 长期

永久 长期

③

冬施混凝土搅拌测温记录

短期

④

冬施混凝土养护测温记录

短期

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号

归

档

文

件

建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

⑤

烟道、垃圾道检查记录

⑥

沉降观测记录

∨

⑦

结构吊装记录

⑧

现场施工预应力记录

∨

⑨

工程竣工测量

∨

⑩

新型建筑材料

∨

施工新技术

∨

○

工程质量事故处理记录

∨

工程质量检验记录

①

检验批质量验收记录

期

②

分项工程质量验收记录

长期

③

基础、主体工程验收记录

长期

∨

短期

长期

长期 长期

长期

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

永久

长 长期 长期

永久 长期

④

幕墙工程验收记录

永久 长期

长期

∨

⑤

分部（子分部）工程质量验收记录

永久 长期

长期

∨

电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、(二)

建筑智能化、电梯工程

一般施工记录

①

施工组织设计

②

技术交底

图纸变更记录

①

图纸会审

∨

②

设计变更

∨

③

工程洽商

∨

设备、产品质量检查、安装记录

①

设备、产品质量合格证、质量保证书

∨

②

设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告

③

设备安装记录

∨

④

设备试运行记录

∨

⑤

设备明细表

∨

预检记录

长期 长期

短期

短期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

长期

长期

长期 长期

长期

长期

隐蔽工程检查记录

长期 长期

∨

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号

归

档

文

件

建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

施工试验记录

电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末

①

长期

端等测试记录

楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记

②

长期

录

③

变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录

∨

给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强

④

度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通∨

球、阀门等试验记录

电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空

⑤

长期

调、燃气等系统调试、试运行记录

电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、⑥

满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验∨

报告

质量事故处理记录

永久 长期

工程质量检验记录

∨

∨

长期

长期

∨

长期

①

检验批质量验收记录

长期 长期

长期

②

检验批质量验收记录

长期 长期

长期

③

分部（子分部）工程质量验收记录

永久 长期

长期

∨

(三)室外工程

室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、长期

电力、照明、电视、消防等）施工文件

室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）

长期

施工文件

竣

工

图

一

建筑安装工程竣工图

(一)综合竣工图

综合图

总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、①

∨

道路、绿化等）

②

竖向布置图

∨

③

室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图

∨

④

电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图

∨

⑤

设计总说明书

∨

∨

∨

∨

永久 长期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号

归

档

文

件

建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

室外专业图

①

室外给水

∨

②

室外雨水

∨

③

室外污水

∨

④

室外热力

∨

⑤

室外燃气

∨

⑥

室外电讯

∨

⑦

室外电力

∨

⑧

室外电视

∨

⑨

室外建筑小品

∨

⑩

室外消防

∨

室外照明

∨

○

室外水景

永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期

∨

○

室外道路

永久 长期

∨

○

室外绿化

永久 长期

∨

○

(二)专业竣工图

建筑竣工图

∨

结构竣工图

∨

装修装饰工程竣工图

∨

电气工种智能化工程竣工图

∨

给排水工程消防工程竣工图

∨

采暖通风空调工程竣工图

∨

燃气工程竣工图

∨

竣工验收文件

建设工程竣工验收报告

∨

工程施工质量验收申请表

∨

工程质量评估报告

∨

永久 长期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

永久 长期

永久

勘察文件质量检查报告

永久

∨

设计文件质量检查报告

永久

∨

单位（子单位）工程质量验收记录

永久 长期

∨

市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料

永久 长期

∨

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号

归

档

文

件

建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

建设工程施工质量验收意见书

永久

∨

建设工程规划验收合格证

永久

∨

建筑工程消防验收意见书

永久

∨

环保验收文件

永久

∨

建设工程竣工验收档案认可书

永久

∨

建设工程质量保修书

永久

∨

商品住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》 永久

∨

房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案

永久

∨

表

燃气工程验收文件

永久

∨

电梯安装分部工程质量验收证书及工程质量监督

永久

∨

机构出具的电梯验收准用证

结算表

永久

∨

声像、缩微、电子档案（照片、录音、录像、光盘、永久

磁盘等）

包括：建设前原貌;建设过程中的桩基样本、重要

结构、隐蔽工程、施工现场及新工艺、新材料的应

用，与工程有关的重要活动、会议;工程建设后的内部结构、外部各立面、全貌以及周边的关系等

注：“∨”表示应向城建档案馆移交

∨

施工图管理及设计变更管理制度

1．工程部各专业施工图数量不得少于3套，其中有1套用于工程部存档，1套用于项目部存档，1套用

于现场监理日常工作需要。

2．存档的图纸应落实保管责任人，用于现场监理日常工作的图纸应装订成册，方便查阅。

3．工程部收到施工图/设计变更通知单后，应在24小时内在施工图收发台帐/设计变更通知单上登记，施工单位收到施工图/设计变更通知单后，应在台帐上签字确认，并记录接收时间，时间单位精确到

小时。

4．被替代作废的施工图，应做出明显标识，并不得和新图存放在同一处，已发给施工单位的应在发放

新图的同时收回。

5．工程部收到设计变更后，专业工程师应在72小时内，将变更内容在项目部存档原图上标注，并将其

中一份变更单交资料员存档。

6．施工单位以工作联系单的形式提出的工程变更。变更内容在不影响结构安全和使用功能，且不会导

致造价变化的情况下，工程部可以以经工程部经理审批的工作联系单回复单回复施工单位，并抄送

预结算部和总工室；变更内容可能影响结构安全和使用功能，或者会导致造价增减，工程部应与总

工室联系，由总工室决定是否变更，变更内容以设计变更的形式下发。严禁任何部门和个人在施工

单位的工作联系单上直接签字回复。

工作计划时间标准体系

一、工程建设方面：

开工方面：（1）完成部分股权转让后即进行总规的非正式批复工作；（2）取得总规的非正式批复后

即组织详勘进场钻探；（3）详勘开钻后15天内出柱状图；（4）出柱状图后3天内制定完成基础方案（建

议各公司的基础方案可优先选用压桩的形式）并通过集团设计院审批（其中集团设计院的审批时间为1

天）；（5）通过设计院审批后7天内完成基础施工图设计；（6）基础施工图设计完成后即可桩基动工。

主体工期方面：1层地下室的，土方工程2个月，桩基工程2个月，主体开工至±0.00工期2个月；

地上部分，首层、顶层10天/层，标准层5.5天/层；封顶后至竣工的时间，32层的工期6个月，17层的4.5个月，11层的4个月；竣工后三个月毛坯交楼，毛坯后2～3个月豪装交楼；春节期间可有20

天的停工期。单栋别墅：地下室45天，地上15天/层，封顶后3个月毛坯竣工；整片区域别墅可在单

栋的工期上加2个月的流水期。对两层地下室的工期，以及对酒店、六大中心、商业广场等未作具体规

定。

二、合同下发方面：公司无明文规定。综合计划部曾调研制定过，未发文；工程口与原招标中心亦

曾开会讨论过，分别如下：

（1）工程口与原招标中心开会讨论成果：

A 基础工程相关的合同要求：桩基础、大型土石方、基坑支护工程合同：开工前15天提供；桩基检测合同（静压桩）：开工前提供；桩基检测合同（冲、钻孔桩）：开工后15天提供。

B 主体工程的相关合同要求：人防设备工程合同：土方开挖完成前提供；消防合同：地下室底板完成前提供（需在合同下发前2个半月提供设计图纸）；电梯工程合同：±0.000结构完成前提供；煤气工程合同：±0.000结构完成前提供；智能化、电信、电视工程合同：结构封顶前提供；首层大堂及标准层电梯前室装修工程合同：竣工前4个月提供；户内豪华装修工程合同：竣工前3个月提供。

C 配套工程的相关合同要求：发电机安装工程合同：结构封顶前1个月提供；永久供电工程合同：竣工前4个月提供；（园林、室外排水等）配套工程合同：竣工前3个月提供；变频供水工程合同：竣工前3个月提供；永久供水工程合同：竣工前2个月提供；室内环境检测合同：竣工前1个月提供；外墙清洗工程合同：交楼前1个月提供。

第三篇：建设工程档案管理制度

工程档案管理制度

一、总则

一、为了加强TQ－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。

二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。

三、档案管理体系与职责

经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。

（一）主管经理

1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。

2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。

3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。

（二）档案管理室

1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。

2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。

4、参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。

5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。

（三）各分部

1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。

2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。

四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。

二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交

一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。

二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。

三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。

四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。

五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。

1、归档文件、齐全完整；

2、分类清楚，保持联系；

3、题名确定，容易查找；

4、卷内排列，系统条理；

5、保管期限准确；

6、密级划分恰当；

7、蓝图折叠，符合要求；

8、卷皮书写，正楷整法；

9、案卷装订，整齐美观；

10、声像资料，清楚清晰。

六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。

七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。

八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。

附：

1、工程档案管理流程图

2、工程档案管理组织机构图

第四篇：建设工程档案管理制度

HYZZ

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建设工程档案管理制度

1、工程档案的归档范围及要求 1.1、工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。1.2、归档文件的要求

归档的工程文件应为原件。

工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

2、工程档案的管理职责

2.1、中国华冶装备制造基地项目部工程管理部为建设项目档案管理的归口部门，负责对现场各分包单位的档案管理工作进行指导、检查；

2.2、中国华冶装备制造基地项目部各管理部门负责本部门归口管理的资料归档，项目部各部门负责人是本部门档案工作的领导，对本部门工程文件归档的完整、准确负有领导责任。

2.3、各分包单位负责按要求向工程管理部提交归档资料。

3、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、保管、统计 3.1、工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。3.2、工程档案的整理

按照单位工程、分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。3.3、工程档案的立卷

工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

工程准备阶段文件按建设程序组卷。

监理文件按单位工程、分部工程组卷。

施工文件按单位工程、分部工程组卷。

日期

审核

批准HYZZ

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竣工图按专业组卷。

竣工验收文件按单位工程组卷。3.4、工程档案的编目

每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。3.5、工程档案的归档与移交

单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作。

工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室。3.6、工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。3.8、工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

4、档案的保密

4.1、不得随意拆换档案卷宗文件或对档案文件进行剪切涂改，不得在档案文件上写字、划线、做记号等。

4.2、借阅档案的，应填写借阅申请，经档案主管领导签字同意后才可借阅。4.3、严禁任何人利用职务之便将所掌握的业务秘密向外传播，严禁任何人将内部文件向外传播。

日期

审核

批准HYZZ

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工程准备阶段文件

1、立项文件

项目建议书

项目建议书审批意见及前期工作通知书

可行性研究报告及附件

可行性研究报告审批意见

关于立项有关的会议纪要、领导讲话

专家建议文件

调查资料及项目评估研究材料

2、建设用地、征地、拆迁文件

选址申请及选址规划意见通知书

拆迁安置意见、协议、方案等

建设用地规划许可证及其附件

划拨建设用地文件

国有土地使用证 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书

3、勘察、测绘、设计文件

工程地质勘察报告

水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

建设用地钉桩通知单（书）

地形测量和拨地测量成果报告

申报的规划设计条件和规划设计条件通知书

初步设计图纸和说明

技术设计图纸和说明

审定设计方案通知书及审查意见

有关行政主管部门（人防、环保、消防、市政）批准文件或取得的有关协议

施工图及其说明

设计计算书

日期

审核

批准3 HYZZ

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政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

4、招投标文件

勘察设计招投标文件 勘察设计承包合同

施工招投标文件 施工承包合同 工程监理招标文件 监理委托合同

5、开工审批文件

建设项目列入计划的申报文件 建设项目列入计划的批文件或计划项目表 规划审批申报表及报送的文件和图纸

建设工程规划许可证及其附件 建设工程开工审查表

建设工程施工许可证

投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 工程质量监督手续

6、财务文件

工程投资估算材料 工程设计概算材料

施工图预算材料 施工预算

7、建设、施工、监理机构及负责人

工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单

工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单

工程项目施工管理机构（施工项目经理部）

审核

批准

日期HYZZ

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监理文件

1、监理规划

监理规划 监理实施细则

监理部总控制计划等 监理月报中的有关质量问题

监理会议纪要中的有关质量问题

2、进度控制

工程开工／复工审批表 工程开工／复工暂停令

3、质量控制

不合格项目通知 质量事故报告及处理意见

4、造价控制

预付款报审与支付 月付款报审与支付

设计变更、洽商费用报审与签认工程竣工决算审核意见书

5、分包资质

分包单位资质材料 供货单位资质材料 试验等单位资质材料

6、监理通知

有关进度控制的监理通知 有关质量控制的监理通知

有关造价控制的监理通知

审核

批准

日期 HYZZ

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7、合同与其他事项管理

工程延期报告及审批 费用索赔报告及审批 合同争议、违约报告及处理意见 合同变更材料

8、监理工作总结

专题总结 月报总结

工程竣工总结 质量评价意见报告

施工文件

1、建筑安装工程

1.1、土建（建筑与结构）工程 1.1.1、施工技术准备文件

施工组织设计 技术交底 图纸会审记录 1.1.2、施工现场准备

控制网设置资料 工程定位测量资料

基槽开挖线测量资料 施工安全措施

施工环保措施 1.1.3、地基处理记录

地基钎控记录和钎探平面布点图 验槽记录和地基处理记录

审核

批准

日期HYZZ

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桩基施工记录 试桩记录 1.1.4、工程图纸变更记录

设计会议会审记录 设计变更记录

工程洽商记录 1.1.5、施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、铝合金门窗材料出厂证明文件

预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录 1.1.6、施工试验记录

土壤（素土、灰土）干密度试验报告 土壤（素土、灰土）击实试验报告 砂浆配合比通知单 砂浆（试块）抗压强度试验报告

混凝土配合比通知单及外加剂出厂质量证明文件及复检报告 砼搅拌质量记录 混凝土（试块）抗压强度试验报告 混凝土抗渗试验报告 商品混凝土出厂合格证、复试报告

钢筋接头（焊接）试验报告 防水工程试水检查记录 楼地在、屋面坡度检查记录

土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表 1.1.7、隐蔽工程检查记录

基础和主体结构钢筋工程 钢结构工程 防水工程 高程控制 1.1.8、施工记录

日期

审核

批准7 HYZZ

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工程定位测量检查记录 预检工程检查记录 沉降观测记录

结构吊装记录 工程竣工测量 新型建筑材料 施工新技术

1.1.9、工程质量事故处理记录 1.1.10、工程质量检验记录

检验批质量验收记录

分项工程质量验收记录 基础、主体工程验收记录 幕墙工程验收记录 分部（子分部）工程质量验收记录

2、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

2.1、一般施工记录

施工组织设计 技术交底 2.2、图纸变更记录

图纸会审 设计变更

工程洽商 2.3、设备、产品质量检查、安装记录 设备、产品质量合格证、质量保证书

设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告

设备安装记录

设备试运行记录

设备明细表

日期

审核

批准8 HYZZ

建设工程档案管理制度

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2.4、预检记录 2.5、隐蔽工程检查记录 2.6、施工试验记录

电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录

楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录

变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录

给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录

电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录

电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验报告

2.7、质量事故处理记录 2.8、工程质量检验记录

检验批质量验收记录

检验批质量验收记录

分部（子分部）工程质量验收记录

3、室外工程

3.1、室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件

3.2、室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件。

竣工图

1、建筑安装工程竣工图

1.1、综合竣工图 1.1.1、综合图

总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）

日期

审核

批准9 HYZZ

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竖向布置图

室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图 设计总说明书 1.1.2、室外专业图

室外给水 室外雨水 室外污水

室外热力

室外燃气

室外电讯

室外电力

室外电视

室外建筑小品 室外消防 室外照明 室外水景 室外道路 室外绿化 1.2、专业竣工图

建筑竣工图 结构竣工图 装修装饰工程竣工图 电气工种智能化工程竣工图

给排水工程消防工程竣工图 采暖通风空调工程竣工图 燃气工程竣工图竣工验收文件

2、建设工程竣工验收报告

工程施工质量验收申请表

审核

批准

日期

HYZZ

建设工程档案管理制度

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工程质量评估报告 勘察文件质量检查报告 设计文件质量检查报告

单位（子单位）工程质量验收记录

市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料 建设工程施工质量验收意见书 建设工程规划验收合格证

建筑工程消防验收意见书

环保验收文件 建设工程竣工验收档案认可书

建设工程质量保修书 商品住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》 房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表 燃气工程验收文件

电梯安装分部工程质量验收证书及工程质量监督机构出具的电梯验收准用证 结算表

3、声像、缩微、电子档案（照片、录音、录像、光盘、磁盘等）

包括：建设前原貌;建设过程中的桩基样本、重要结构、隐蔽工程、施工现场及新工艺、新材料的应用，与工程有关的重要活动、会议;工程建设后的内部结构、外部各立面、全貌以及周边的关系等

日期

审核

批准11

第五篇：建设工程档案管理制度

建设工程档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责............................2

二、档案分类及归档范围、要求..............................3

三、档案移交、整理、编号..................................8

四、档案的利用............................................9

五、档案的保管...........................................10

六、档案的销毁...........................................12

七、档案保密制度.........................................12

一、管理责任部门及相关人员职责

（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。

（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。

（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。

（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

（六）、人事行政专员负责：

1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；

2、督促档案资料的移交；

3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；

4、档案的提供利用、登记；

5、档案室设备、设施的保管维护；

6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。

（七）、各部门资料员/兼职资料员

1、制度在部门的执行；

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；

4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；

（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每 月工作计划评价的考核内容之一。

二、档案分类及归档范围、要求

1、文书档案 1.1归档范围： 1.1.1、集团资料

（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程

（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文 1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文 1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件 1.1.4、会议资料

（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义 1.1.5、法律文件

（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料 1.1.6、物资采购合同 1.1.7、车辆资料 公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料 1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限 用”字样。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。

2、人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议；

2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件； 2.1.3职称评定材料； 2.1.4面试表；

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料； 2.1.6员工培训计划、总结、方案 2.2、归档要求

2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜； 2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室； 2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。

3、科技档案

3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。3.1.2预算、结算文件： 3.1.3项目核准（立项）阶段 3.1.4方案审查阶段 3.1.5初设审查阶段 3.1.6施工许可证阶段 3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段 3.1.9产权证办理阶段

3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。

4、会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证； 4.1.2、会计账簿类：

（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿； 4.1.3财务报告类：

（1）决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。4.1.4其他类：

（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单； 4.2、归档要求

4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；

4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。

5、实物档案

5.1、归档范围： 5.1.1、照片、音像类

（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。

（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。

（3）公司组织或参与的重大外事活动。（4）记录公司重大事件。

（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。（6）其他具有保存价值。5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等

5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等

5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物

5.2、归档要求：

5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。

5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。

三、档案移交、整理、编号

1、移交

1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。

1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的《档案归档登记表》中登记，并确认签字。

1.3、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。

2、整理 人事行政专员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜

3、编号

全宗号——保管期限—件号

四、档案的利用

1、查阅

1.1、查阅的授权范围

（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。

（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。1.2、档案查阅程序要求

（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。

2、借阅

2.1、借阅程序要求

（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；

（2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。2.2、档案的归还（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。

（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。2.3、其他规定

会计档案原则上不借出。

3、档案复制

申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于 用”字样的印章。

所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。

五、档案的保管

1、档案的保管期限

人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。

保管期限明细参见附件。

2、专项档案的保管规定

2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。

2.3、电子版档案的传递和保存

（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。

（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。

3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统

3.1、装订要求：参照重庆市档案管理装订的统一标准进行。

3.2、装盒、调整软件系统时间：人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。

4、档案的存放

档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。

装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照、类别的次序自左向右，自上而下地排列。

5、档案室环境

档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。

人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。

6、档案意外损毁的处理

档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。

档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

六、档案的销毁

1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。

2、程序及要求

2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交人事行政部经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。

2.2、正式销毁前人事行政专员应再次进行核对；销毁时应有人事行政专员和监销人同时在场；销毁后人事行政专员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。

3、会计档案的销毁

3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。

3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

七、档案保密制度

1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘 密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；

2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；

3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；

4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；

5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；

6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地；

7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；

8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚；对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。本办法自颁布之日起执行。