营造林档案管理的内容和管理方式及建议[小编整理]

第一篇：营造林档案管理的内容和管理方式及建议

营造林档案管理的内容和管理方式及建议

营造林建设是国有林场各项工作的基础，近年来，钦廉林场积极响应广西区“林业强区”、“绿满八桂”等有关政策，大力发展营造林产业，在林场经营范围以外开展场外造林，以扩大林场经营规模、增加经济效益。随着钦廉林场营林力度的加大，造林范围和面积不断扩大，森林资源不断积累，加强营造林档案管理是很有必要的。笔者结合钦廉林场营造林档案管理内容、方式及问题，提出几点建议，为林场实现营造林规范化、标准化、科学化的管理提供参考。

1、营造林档案管理的内容

做好营造林档案管理是发展现代林业的基础，也是营林产业的基础工作。要想做好营造林档案管理工作，就必须熟悉档案管理的内容。营造林档案管理的内容主要包括土地权属及其租赁合同、营造林作业设计、营造林施工管理、营造林验收、营造林投资预算、林木生长量测定、林木采伐销售等。

1.1 土地租赁合同。土地租赁合同是营造林工作中的重要内容，特别是随着对外租地造林的出现，更成为了营造林工作内容的重中之中。土地租赁合同包括造林租地合同、造林施工合同、种苗及肥料订购合同、幼林抚育合同、林木采伐合同以及相关补充合同、协议。土地租赁合同是营造林各项工作顺利开展的依据，合同文本及相关资料的原件妥善保管利于营造林过程中监督管理，也利于营造林发展的后续管理。

1.2 营造林作业设计。营造林作业设计是指在完成栽植树木的地块预先编制出工作方案、计划，并绘制出图件，它是林业工程建设不可缺少的环节，同时也是工程技术档案中的原始资料。营造林作业设计的主要内容为小班空间位置（小班涉及的乡村林班号）、造林树种、整地规格、造林密度（株行距）、苗木标准（地径、苗高）、经营措施、资金概算、施工图等，其作业设计成果档案材料要求在造林之前完成。

1.3 营造林施工管理。营造林工程实施中，建设单位要负责进行对林地清理、炼山、整地、定植、抚育、追肥及病虫害防治等营林技术规程的施工指导，以及派人进行质量监督，并要求记录施工日志；施工单位要严格按照建设单位的作业设计施工，确保营造林的工程质量，并针对工程管理情况，对施工人员的实际情况及时开展工程作业设计、质量标准、质量管理和检查验收等方面的培训。

1.4 营造林验收。营造林验收通常是年度造林成效的一次综合验收，是对当年各项营造林生产环节进行的自查，主要对造林面积进行GPS测量验收以及造林成活率的查看验收。验收后，需要核实营造林任务和内容是否符合作业设计要求，质量是否达到规定标准，并针对营造林生产中存在的问题提出处理意见。

1.5 营造林投资预算。营造林投资估算是营造林管理的一项重要的工作。在营造林之前，需要根据当地市场物价及用工价格，做好整地、定值、购苗、抚育、运输及管理等费用方面的估算。

1.6 林木生长量测定。造林后每年需要定期对林木树高、胸径、蓄积等生长量进行测定，要求认真填写小班空间位置、地类面积、林分概貌等小班因子调查表。

1.7 其它相关资料。营造林期间，需要经常派护林员进行查看管理，对林木防火、人畜破坏或侵扰、林木病虫害等相关方面的内容求及时整理、登记。特别是受病虫害影响的苗木，要做好病源调查、危害面积、防治措施方面的备案登记。

2、营造林档案管理方式

根据营造林的内容，主要是做好纸质档案和电子档案两种形式的管理，实际上也是图文表的档案管理，通常需要图文表电子档案和纸质档案保持一致。

2.1 纸质档案管理。纸质档案是指以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文、图纸、帐册、合同、协议、笔记等的原本和原稿。在营造林档案管理中主要包括请示、批复、土地合同、造林验收单、财务表、生长量测定表等。

2.2 电子档案管理 电子档案主要是采用计算机软件或硬盘编排存储资源档案信息，便于图表的存档。主要是对文本编排的档案配备必要的设备和技术软件，如配备专门的计算机确保运行软件载体的安全，以及硬盘存储备份文档、GIS信息软件建立小班图表空间数据库。

3、营造林档案管理问题

近年来，随着GIS技术软件的开发与应用，钦廉林场引进了营造林管理的现代科学技术，利用“3S”（GIS、RS、GPS）技术软件来获取、存储和管理信息。但是由于重视力度不够、资金投入不足，加上技术方面的专业人才欠缺，出现建档率低、档案管理凌乱、不便查找等问题，特别是随着对外造林工作的实施，造林资源的不断积累，所涉及的文件内容多、数量大、变化快，营造林建档繁琐、延迟等问题凸显。

4、营造林档案管理建议

按照现代林业的发展要求，提高营造林经营管理水平，进行标准化、规范化的档案管理是造林实施不可缺少的重要组成部分。

4.1 提高档案管理的重要性认识。营造林档案管理的建立、健全，利于人们及时掌握营造林经营活动情况，也易推动以后造林工作的开展。营造林管理部门要从“重造林、轻管理”的理念转变出来，充分意识到健全营造林档案管理利于提高科学经营水平，以充分发挥森林资源综合效益，实现可持续发展的重要性。因此，需要从战略上高度认识档案管理的重要性，切实组织采取有效措施、确保营林经费充足，健全管理设备，才能使档案管理工作紧抓不懈。

4.2 规范档案资料的分类管理。首先搜集以往营造林建档粗糙零乱的资料，如土地合同、作业验收单、作业设计表等，对其整理分类、排序、鉴定编目和归档上架，并录入计算机保存电子档案；其次，对当前的数据资料及时准确地收集、整理存档，如合同、作业验收单、生长量测定的原始记录表及造林方面的公文等，与计算机软件编排及存储管理的文档查对，材料不一致或者不齐全的，需要及时录入一致。

4.3 健全档案管理设备及设施。健全的档案管理设备和设施是提高档案管理水平的基础，要想提高营造林档案管理水平，建立、健全档案管理设备不可或缺。一是配置档案管理专室、专柜存放档案；二是加大营造林档案管理的投资力度，购置专门计算机、数字化仪、绘图仪、扫描仪等先进设备及正版“3S”技术软件进行档案管理，特别是先进的“GIS”《营造林工程管理信息系统》，操作方便易行、数据更新快捷，非常利于小班图形数据库和属性数据库的管理。三是搞好设施建设是档案管理工作一项重要的硬件工程，档案室要达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等要求，对档案材料的安全管理、方便使用、及时更新等具有十分重要的作用。

4.4 完善营造林档案管理制度。根据营造林管理办法，按照林场档案管理规范的要求，制定营造林档案管理制度，并将制度上墙，严格执行，使档案管理工作规范化、制度化。

4.5 加强专业档案管理人员的培养。档案管理员是档案管理的主力军，其责任心和业务素质直接影响到所提供的资源数据和图面材料的可靠性、准确性。因此，应选派经验丰富的专业档案管理人员负责档案管理，并针对档案管理工作中出现的新情况、新特点、新问题，定期进行专业技能培训，努力提高业务素质，以便有效提高档案管理水平。

参考文献：

［1］中华人民共和国国家林业局 造林作业设计规程［S］.中华人民共和国林业行业标准，LY/T，1607-2003.［2］徐福安.浅谈易县中德合作河北省造林项目档案管理［J］.河北林业科技，2000（12）：26.［3］任思伟.浅谈森林资源档案管理在营林生产中的意义［J］.中国科技财富，2011（03）：200.来自学术堂论文网： http://

第二篇：营造林工作总结

ㄊㄐㄎ**年春季油茶营造林工作总结

为全面掌握全县今春油茶营造林工作情况，及时查找存在的问题，总结经验，我局根据省厅油茶办工作安排，结合本县实际,及时组织指导各乡镇林业站严格按照《油茶营造林技术规程》认真开展自查验收工作，现就自查验收情况总结如下：

一、**年春季油茶营造林工作完成情况：

**年春，我县实际完成油茶新造林*77*8亩，涉及**个乡镇7*村*9*个小班，各造林小班面积均在*亩以上。其中国家油茶示范专项造林7***亩、农业综合开发油茶专项造林****亩、巩固退耕还林成果专项资金项目造林****亩，其他项目造林**8*亩。造林苗木为长林系列，造林成活率最低9*%，最高**%，平均9*%；苗木合格率、苗木调拨凭证率、已造林小班抚育率、作业设计率、建档率、管护率均为***%；在北中、大石等**个乡镇*7个小班完成低产林改****亩，作业设计率、建档率和管护率均***%。

二、主要做法：

一是领导重视组织得力县委、政府主要负责人经常深入油茶产区调研，帮助解决发展难题，挂点负责重点油茶片，并多次专程向上级汇报，争取领导重视和支持。县政府专门成立了产业发展领导小组，由政府主要负责人担任组长，发改委、财政、林业、农委等相关职能部门和农业银行等金融机构的主要负责人为成员，明确分工，落实职责。各乡镇也成立了相应领导机构，一级抓一级，层层推动，形成合力，共同推进我县油茶产业稳步发展。

二是科学规划及时实施为抢抓春季植树造林的大好时节，我局根据《ㄊㄐㄎ油茶产业化发展规划》、《ㄊㄐㄎ林业“十二五”发展规划》、《ㄊㄐㄎ特色经济林发展规划》、《安徽省油茶产业发展规划》，从去年夏季就开始对今春油茶营造林各项工程的地块选择、规划设计等前期工作早谋划、早部署，今春又根据天气情况及时组织指导油茶苗木的调运和栽植，确保了在植树期间各项工作的正常运行。

三是抓好种苗打实基础我县始终把确保种苗质量作为油茶产业的一项重要工作来抓，在良种壮苗繁育和监管上下大功夫。从中国林科院亚林所、湖南省林科院及江西和舒城引用油茶良种**个,在县苗圃、华源公司等单位定点建立苗木繁育圃*9*亩，年产优质嫁接苗***多万株，并不断加大对油茶种苗质量的监管力度，严把种苗出圃和栽植关，确保良种壮苗造林使用率达***%。

四是加强培训推广技术为使我县油茶产业更好地向“两高一优”、又好又快方向发展，我们着力抓好油茶良种繁育、采穗圃营建、丰产栽培等技术的推广应用。坚持日常培训、专家培训与项目培训相结合，去冬今春共举办县级以上各类油茶营造林实用技术培训班*个，培训人员***人次；乡镇各类培训班**个，培训人员****人次。同时，我们还组织科技人员结合太湖实际，编印了通俗易懂和科学性、实用性强的《油茶栽培》技术手册****多份,发放到各油茶经营户，以不断提高他们的营造林技术水平。

五是支持大户做大基地我县不断创新油茶生产经营模式，实行大户示范、以点带面、点面结合辐射全县的办法，促使千家万户参与油茶生产，在全县不断掀起油茶基地造林热潮。为支持大户加快油茶基地建设，我们一是政策扶持。县政府采取以奖代补和小额信贷等优惠政策，每年安排专项资金用于支持油茶产业发展，对新造林每亩补助***元，油茶低产林改造每亩补助**元。产区乡镇也挤出资金，支持油茶种植大户发展。二是项目带动。充分利用林业、财政扶贫、农业产业化、土地

整理、水土保持、移民后期扶持等项目资金的整合力度，支持新造高产林和改造低产林，做大做强油茶产业。三是典型引领。大力培育种植大户和回乡创业典型，通过基地示范与典型宣传，坚定群众发展油茶的信心。全县有汪福建、黄齐飞等**9位外出务工有成人员回乡承包山场种植油茶，专业从事油茶产业的农民经纪人达到***名。种植油茶的组织化程度不断提高，成立了农民专业合作社8家，从事油茶种植企业**家，种植大户4*户,他们现已成为我县油茶基地建设的主力军。

三、存在问题：

一是种植基地整体经营水平不高 由于传统分户零星种植和农村主要劳动力外出务工等原因，造成一些基地种植不规范，管理不到位。二是基地造林资金严重不足 据调查，营造油茶基地前*年每亩投入资金需*8**元以上，目前国家油茶示范专项造林投入仅每亩***元。就我县而言，县政府对油茶产业的扶持力度受财力影响，也就新造每亩补助***元。农民造林自己需投入资金每亩*4**元以上，严重影响了农户造林积极性，这就在我县出现了育苗、加工两头热和中间基地建设相对冷的尴尬局面。三是基地发展不平衡 表现形式有个别乡村干部对发展油茶的意义认识程度不高，从而导致了各地油茶发展的规模不平衡和造林质量、管理水平不平衡。公司、大户造林的质量高，而主要受资金和技术力量等因素的影响，农户分散经营的造林质量较低。

四、下步打算：

为加快我县油茶产业的快速健康发展，县政府将进一步加强对油茶产业发展的组织领导，强化各级油茶发展领导机构职能，设立日常工作机构，统一协调各级各部门工作，有效整合各项目发展资金，形成合力，努力推进我县油茶产业由大县向强县跨越。一要大力筹措基地建设资金，加大对农民的造林投入。在现有项目补助的基础上，要对油茶造林和对造林地上套作的粮食进行政府补贴；二要更加注重科学规划，坚持适地适树；要更加注重用良种壮苗上山造林；要更加注重加强对造林地的抚育管理、雨季补植补造和病虫害防治工作；三要高标准进行基地建设。要将基地造林与林道建设、坡耕地改造、蓄水、灌溉工程相结合。四要多种形式齐发展，充分调动公司、大户和广大群众的造林热情；要明确出台政策，支持林业科技人员对油茶发展开展有偿技术服务，要把科学技术切实转化为生产力，充分调动全县林业科技人员学科技、用科技、传科技的热情。五要在现有宣传形式的基础上，加强网络建设，通过各种网络平台和报纸、刊物宣传国家发展油茶政策和油茶种植技术。六要加大现有油茶低产林改造力度，全面提高林份质量。七要充分利用我县与各科研机构合作的有利条件，进行产学研合作推动科技创新，切实解决目前存在的林地机械垦复、造林品种配比、花期调控、灌木机械化清除、油茶果机械脱壳、油茶产品质量快速准确检测、附加值不高等方面的问题。八要加强科技培训、培养实用人才。到****年当我县油茶基地规模达到**万亩时，仅仅在基地管理方面我们至少需要****名能吃苦耐劳，吃、住在山，身体过硬，又掌握了修枝、施肥、灌溉、除草、采摘等方面的技术工人。因此我们将努力争取以职业高中为基地，聘清专家上课，开设油茶栽培专业，从在校学生中培养技术农民。这既能推动我县油茶种植的科技推广，又为我县创造了****个以上的就业岗位。

尽管我县油茶产业发展走在全省前列，但真正要把油茶产业做大做强，任务还非常艰巨。我们相信，在省厅、市局和ㄊㄐㄎ委、县政府的正确领导与大力支持下，通过全县广大人民的共同努力，一定能把油茶产业打造成太湖具有区域特色的优势产业和富民强县的致富产业。

ㄊㄐㄎ林业局

**年*月**日

第三篇：档案管理建议

公司档案管理工作建议

为响应《关于对公司各分公司档案工作进行调研的通知》（以下简称通知），福建分公司对公司档案情况进行了统计及上报工作。在此过程中，总结了一些经验，查处了一些不足，对公司现有制度设立及执行情况进行了反思。现根据通知要求，对以下五个方面提出建议：

1、档案管理机构及职责

随着国家法律法规日益完善及集团公司各项规定的要求的提高，档案管理工作面临着更大的挑战。为保证各类档案完整齐备、分类清晰，需要各部门的专业人员进行收集，专门部门专业人员进行管理。我们单位目前的状况是存在着，档案专业人员需求与企业降本增效压力之间的矛盾。我们公司不少项目部基于成本压力，也没有配备资料员，各专业施工员自己跑资料、自己存资料。因为施工员现场工作非常繁琐，应急情况较多，因此施工过程中资料传递过程中难免遗失。普通资料丢失可以补做，但如果丢失的是工程签证，能否补签成功是一个未知数。少遗失一份签证，其价值往往远大于一个资料员的工资成本。

2、档案保管及利用

无专门档案室及资料员的情况下档案保管与借阅肯定是不规范的，保管过程中存在遗失风险，而借阅过程中出借人忘记收回，借阅人忘记归还的可能性更大。出于对档案管理的考虑，希望公司能够发布正式文件，建立档案管理专人专室制度。当然考虑到项目有大小，希望新规定不要一刀切。而根据项目产值分档区别执行。将是否建立档案室、设置专职资料员的决定权交给制度，让项目领导有规可依，避免个人决策面临着降本增效压力与档案管理要求两难的选择，提高项目档案管理规范化水平。

3、对公司档案管理的要求

公司档案管理规范化程度与各分公司及广大员工利益息息相关。分公司或者职工个人需要查询职工的个人档案、社保档案、执业类证书注册情况，现在通用做法是打电话咨询有关部门的同事，有时候该同事并不主管这块，性质就变成了请人帮忙，既耽误该同事工作时间，查询效率也低。为打通查询渠道，提高档案利用效率，建议凡不涉及国家企业秘密、个人隐私的档案材料在内网公开，让公司职工都可以查阅。

4、公司档案培训内容方面的要求

-加大档案管理标准化的教育力度，培训次数可以适当增加。而现阶段在职工的意识中，安全质量成本进度都非常重要，往往对档案管理重视程度不足。档案也是效益，完备的档案可以规避企业的法律风险。还有很多工程事故中的责任人员凭借工程档案的证明作用避免了刑事责任，实实在在的挽救了自己的人生。

5、公司档案考核方面的建议 1）考核制度

档案管理包括制度建立、执行、考核、改进等流程。其中考核是通过对结果的检查评价来逆推制度、执行中的经验和不足，为之后工作的循环改进不断提高奠定基础。考核工作在程序上要求具有严格严肃性，在实体上要求具有客观真实性。程序是实体的保障，实体是程序的目的。因此为保证考核结果真实有效，可以制定严格的考核程序，包括书面报告，派员调研，定期抽查与不定期抽查相结合，检查之后的“回头看”等措施。

2）奖惩措施

奖惩措施是各部门各专业重要的管理手段，对于提高积极性效果明显。依据考核结果对优秀单位进行奖励表彰，奖励肯定是以精神奖励为主物质奖励为辅。对于不作为的单位进行通报甚至处罚。为以后的循环改进提供动力。

第四篇：档案管理培训内容

档案管理培训内容

规范化办公程序的若干管理规定

一、文书处理程序：

目 的：为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的历史面貌，记录企业的业绩，为企业开拓经营提供服务。

参考文件：总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》（××字[2002]第111号）

附 件：《档案库房管理制度》

《档案补充修改制度》 《档案借阅及档案材料复印制度》

《档案鉴定与销毁制度》 《档案的统计制度》

《综合档案归档范围及保管期限》 《工程经济档案内容及责任分工》

（一）收文：

1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应及时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时督促催收。

2、综合办收到文件后，应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序及时办理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。

3、文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办结果及时反馈到综合办，通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。

4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字，并及时送还综合办。

5、涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。

6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。

（二）发文：

1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字”、“××党字”、“××工字”、“××

团字”。

2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要

有相应人员签字。

3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。

4、拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。

5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，公文应在最后

打印打字员、校对员的姓名。

6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保存、催办、立卷和归档。

（三）归档：

1、公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部室设立兼职档案人员（各部室资料

员、内业），档案室归口综合办。

2、归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员

均应按以下步骤归档。

（1）收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围，删除不需

归档文件。

（2）整理：遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类，公司全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑

设计类、人事档案类。

（3）档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永（Y）、长（C）、短（D）三种归档文件。（4）排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列顺序为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集

中排列。

（5）装订：文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要去掉金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。

（6）编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。

（7）编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移

交手续。

3、归档范围内的公文材料（详见附件《综合档案归档范围及保管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等

各项活动中的真实内容和历史过程。

4、由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示（包括各种图、文、影像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥善保管证

件及文件。

5、重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，由综合办负责收集并

整理、归档。

6、公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分工》），由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对,并于每3月底前将上内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。

7、当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由财务部保管一年。保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签字后，归档备查。

8、工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组织鉴定归档工作。

9、设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随即归档。

10、人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后，10～20天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时归档。

11、凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件（如：工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光

盘备份存档。

12、涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其他部室保存复印件

或其他形式的公文副本。

（四）利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案材料复印制度》）。

（五）统计：详见附件《档案的统计制度》。

（六）保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。

（七）销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。

二、印信管理程序：

1、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用

营业执照原件及复印件都要通过综合办。

2、综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营

业执照的管理。

3、印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。

4、分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理

有关用印手续。

5、需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于„„

使用”字样。

6、介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。

7、介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。

8、须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办

事，须经公司主管领导批准。

9、各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。

10、如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。

11、印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖

印清晰。

12、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。

三、公函邮寄程序：

1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用EMS（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。

2、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本减少办公费用的原则，由各

部室按平信自行邮寄。

3、公函办理EMS邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不

得拖延。

4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。

四、办公设备及用品使用程序：

范 围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。

目 的：为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的合理使用。

参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（××字[2002]第125号）

1、办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。

2、办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。

3、办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建立相应的维修台帐。

4、办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。

5、办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。

6、办公用品由综合办统一购置管理。

7、办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中

办理领用手续。

8、特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。

9、综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品分类进帐。

五、图书购置、借阅程序：

1、图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。

2、购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。

3、图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。

4、综合办应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版

本”章。

5、借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。

六、信息传递程序：

1、公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。

2、对于总公司下行的信息（包括Fax、E-mail、电话通知、信函等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。

3、各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，应立即作好记录，将记录内容及时传达到有关部门和人员，并及时处理有关事项。

4、各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形式进行。

5、公司建立健全呈阅件制度，各部室可采用呈阅件的形式向公司领导汇报工作，提出建议。综合办应加强呈阅件的管理，做到件件有落实，事事有回音。

备 考 表

盒内文件情况说明

整理人：

检查人：

****年**月**日

关于归档案卷的质量要求

总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点:

一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。

二、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。

三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后； 产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列。

四、区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同

而拆开组卷。

五.具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄

或复印, 连同原件一同归档。六.卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。

七、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按“件”

号顺序排列装盒，一盒为一卷。

八、归档文件目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填

写齐全。

件号（序号）：填写文件的件号。

责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。

题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。

日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。

页数：填写每份文件的页数。

九、备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明, 都应填在备考表内, 若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。

十、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有公司名称卷盒的内部文件，可以省略文件制

发机关。

十一、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容, 摄

制人。照片要连同底片一起归档。

十二.归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和

软、硬平台等。

档案管理制度

一、主要内容

公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内

容。

二、档案的管理机构

1、文书结案后，原稿由公司人事行政部归档。

2、各经办部门或个人视实际需要，经人事行政部批准后可留存复印版本。、档案管理人员主要职责：(1)制定或参与制定档案管理工作的规章制度；

(2)对公司各部门及下属分公司内部文件材料的归档工作，进行指导和监督；

(3)做好公司档案的收集、整理、保管和借阅工作；

(4)做好机密档案的存档及保密工作；

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类

1、法规性文件：包括ZF颁发、需企业执行的，或由公司发布的各种标准、规章制度等。

2、企业的重大决议：包括由公司总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材

料、会议记录等。

3、计划性文件：包括公司总体计划或规划、市场拓展计划、营销计划、财务计划等。

4、总结性文件：包括公司或月度工作总结、下属部门的或月度工作总结、单项

性工作总结、调查报告等。

5、批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。

6、凭证性文书材料：包括企业各部门上报的，在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、销售状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7、证件性文书资料：包括法人营业执照、公司和产品获得各类荣誉牌匾、授权证书和证

明等。

8、汇报性文书资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

9、劳资人力资源资料：包括公司各部门及下属分公司的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

10、声像制品资料：包括公司各部门及下属分公司在其经营活动或其它活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

11、题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

12、技术性资料：包括各类产品的核心技术资料等。

四、档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

五、档案的收集。

就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到人事行政部。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，公司各部门、下属分公司指派专人做为兼职档案员负责档案管理工作，定期协同人事行政

部进行整理、立卷、归档。

1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

2、立卷归档的时间

(1)凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交人事行政部立卷归

档。

(2)对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷

归档时间可根据实际情况适当延长。

3、立卷归档的要求

(1)各部门档案持有者在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立

卷归档。

(2)移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

(3)归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须

立在一起

(4)立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。(5)填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。(6)立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌。

(7)立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

(8)立卷应把上级文件与本公司文件按保管期限和文件年限分开立卷。(9)立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

(10)文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方

便。

（11）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原

件，并保持其完好无损。

(12)声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声

像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

六、档案的借阅

1、档案主要供本公司利用，禁止外借。

2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

5、必要时，人事行政部应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖人事行政部印章后才有效。人事行政部证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

6、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管

理员要及时催还。

7、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令

其赔偿一切损失。

七、档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共

同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经人事行政经

理或副总以上领导批准确定后方可。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经人事行政经理或副总以上领导批准。

5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和人事行政部鉴定解密，对解密档案作一般

档案管理，及时提供利用。

6、外来来访人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，情节严重将

依法追究法律责任。

8、公司在职工作人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，人事行政部审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由人事行政部经理监

督办理，档案交接之后，方能调离。

八、超期档案的销毁

1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经人事行政部和档案形成部门领导共同

鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

九、档案的保管

档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

第五篇：人事部门档案管理内容

武汉开明高科技有限公司

人事部门档案管理内容

为实现公司人事档案管理科学化、制度化，发挥人事档案的最大效用，应制定人事档案管理制度。人事档案分为公司人事档案和个人人事档案两大类。

公司人事档案分设以下内容：

（1）人事管理各项规章制度；

（2）公司组织结构图；

（3）公司各部门岗位工作说明书和工作规范；

（4）员工花名册；

（5）保险资料；

（6）公司人力资源管理统计表；

（7）其他应列入公司人事档案的项目。

员工档案分为：员工基本档案、培训档案、员工工作业绩档案。

（1）员工基本档案 员工基本档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：① 员工履历表及入职时所填写的《职员登记表》、入职单。

② 员工身份、学历、职称等证件复印件。

③ 员工以往工作或学习的单位对其的鉴定和评价资料以及其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核资料。

④ 员工以往各方面奖惩证明。

⑤ 劳动合同书等。

（2）资料变更

员工所提供履历资料如发生变化，员工应以书面方式及时准确报知人力资源部，以便使员工个人档案资料内有关记录得以相应更正，确保资料正确无误。

（3）员工人事资料的使用

员工人事档案资料为公司管理及决策部门提供员工各方面基本数据，并为人力资源统计分析提供资料；通过分析结果了解人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。

（4）培训档案

① 员工培训档案

员工培训档案是对员工自进入公司工作开始所参与过的各种培训活动的详细记录。

② 员工培训记录内容

包括岗前培训记录、岗位培训记录、工作期间员工自费参加各种培训的记录及培训结果等记录资料。③ 培训档案的使用

员工培训档案将做为对员工考评、晋升、加薪时的参考依据；员工培训档案也是公司人力资源部组织培训、发掘与调配人才的原始依据。

（5）员工工作业绩档案

将员工各阶段、各时期的工作评价和考核及主要表现记录在案，便于正确全面地评价员工。工作业绩档案主要包括：

① 考评记录：公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期定时进行考评。考评记录可以比较全面地反映出员工的工作概况，具有重要作用。

② 出勤记录：员工每月的考勤统计按汇总，存入员工工作档案。员工出勤情况的记录是员工工作态度的侧面反映，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感。

③ 奖惩记录：员工在日常工作中表现突出或违反纪律受到各种奖励或处罚的记录，是对其工作能力、可信赖程度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据。④ 职级变更记录：员工在工作中，由于工作表现及服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。员工工作档案中对员工职级的变动记录是查考员工工作表现的客观依据。

公司人事档案管理工作，由公司人力资源部负责，必须严守秘密，不得泄露。

档案借阅应按以下原则和程序办理：

（1）非人力资源部人员不得自行检取档案。

（2）凡借阅档案者，均须填写书面申请表，由上级主管领导批准并经人力资源部主管批准后，方可办理借阅手续。

（3）档案借阅原则上就地阅读，若确须带出，经人力资源部上级主管批准后，方可带出，并在规定之日送还。

（4）借阅档案应严守秘密，非经人力资源部门主管批准不得抄录、复印档案内容。

（5）借阅人不得撤换、涂改、损坏及批阅档案内文件，一经发现，应追究其法律责任。

（6）档案借阅最多2个工作日，必须按时送还。

（7）凡属涉及公司机密的档案，须经总裁批准后方可借阅。

（8）人力资源部负责外借档案的催还。