第一篇：做好PPT,让你的汇报更具价值
做好PPT，让你的汇报更具价值
【编者按】
PPT是微软公司出品的办公软件PowerPoint的简称，是近年来应用十分广泛的演示文稿制作软件。利用PPT形式来撰写演示材料，并通过现场解说来宣导或汇报单项或多项工作，已成为公司内部特别是行政办公渠道工作人员采用最多的方法之一。
2010年7月，应集团公司行政人事部和战略企划部邀请，麦肯锡公司咨询专家盛海诺先生先后两次为集团公司员工开设讲座，传授如何利用PPT来向上级汇报工作。他的演讲重点突出、简明扼要，具有较强的借鉴价值，对我们利用PPT来提高工作效率、增强汇报效果都具有很好的启示作用。为了帮助公司内部员工更好地利用PPT，本报特辟此专栏，把盛海诺的讲课内容整理成文，供大家分享。
心态篇
换位思考：假如我是领导
制作用于向领导汇报工作的PPT之前，不要只从自身去考虑问题，考虑你能够提供什么，你想怎么汇报，而是要改变“以我为主”的习惯性思维方式，要明白你的受众是领导，要认真地思考坐在你面前的领导花了时间来听你的汇报，他们到底想了解什么，哪些内容能够给他们带来价值。只有清楚领导关心的关键问题是什么，才能使你的汇报百发百中。
只有一分钟时间
汇报要切中要害，抓住关键，并给自己以紧迫感，力争在最短的时间内说明你最想要表达的主题。无论你的汇报时间有多长，都要尝试设想一下，如果只给你一分钟的时间，你应当从哪里开始，说哪几个重点，又应当到哪里结束。不妨设想一下自己正在参加一个“电梯测试”：你在楼顶与领导一起乘电梯下楼，到楼底将与领导分手告别。在电梯运行的这段时间内，你必须汇报完一件事情，完整而没有遗漏。你能做得到吗？
明确目的
永远也不要忘了我们向领导汇报的目的是什么？PPT是一种演示文件，我们要通过它来介绍情况、反映问题、提出思路，并最终达到解决问题的目的。如果我们只是满足于演示PPT文件，却并不围绕最终要解决的问题，结果必然使汇报材料支离破碎，使汇报成为一场纯粹的幻灯片演示，这于工作无益。如果在汇报前你并不明确本次汇报的目的，建议你不如暂时先不要汇报。
给领导时间
用PPT形式汇报工作之前，一定要提前（一般三天以上）完成汇报材料并发给领导，以便领导能有时间事先准备。如有可能，可以事先与主要领导取得沟通。通过这样的沟通，既可以了解领导关心的关键问题在哪里，便于对PPT作及时的充实与修改，还可以使领导对你汇报的内容事先有大概的了解。
内容篇
做好开场白
借用PPT演示来汇报工作时，首先要做好开场白。开场白可以围绕“4P”来进行（图一）：
（图一）
Purpose（目的）告知领导我们为什么聚在这里；帮助领导尽快将你的汇报与他熟悉的背景相联系。
Payoff（收获）告知领导他们可以从你的汇报中得到什么，以及你希望从领导那里得到什么指示。
Preview（概述）把汇报内容概括地呈现在一页纸上，并用最短的时间介绍你所做报告的框架，通过“一页纸、一分钟”让领导明白你的全部要点。
Process（流程）简要说明汇报包括哪几个部分，每一部分大概需要多长时间；并说明何时接受领导提问，供大家讨论的时间安排在哪一部分。
从结论着手（金字塔原则）
领导不希望听到怎样的汇报？我们来看这样一个事例：
“为您在预定旅馆会议用房出了问题。现在我只能预定周二及周三晚间的客房，因为周一晚间该旅馆已经客满。我已尝试了其他几家旅馆，但是因正举办电子交易会而一无所获。根据夏季时刻表，周二上午有个9：30的航班。到达时间为当地时间10：30。由于会议在中午举行，而从机场到会场的路程只需1小时左右，因此您仍然可准时到达。旅行社已为您预定了座位，以防万一。顺便问一下：您的结婚周年纪念日不是正好在周一吗？”
在上述例子中，领导能够明白你想告诉他什么吗？领导知道他应该做什么吗？
这是汇报者往往容易犯的错误：不厌其烦地向领导汇报工作的过程，以表明自己做了大量的工作，而没有马上让领导了解他真正关心的部分。
有效的汇报必须让领导立刻明白主要的建议方案。我们可以比较一下提出建议方案的两种路径，孰优孰劣一目了然（图二）。
图二 图三
从汇报材料结构到具体汇报的语言使用，我们必须有意识地使用金字塔原则实现自上而下的沟通。
金字塔中的论据需要满足MECE原则（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive），即“相互独立，统一完整”原则（图三）。这是麦肯锡思维过程的一条基本准则。“相互独立”意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重叠的，“完全穷尽”则意味着全面、周密。对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏地分类，而且能够借此有效地把握问题的核心，并快捷地找到解决问题的方案。
根据目的设计故事（ACCA概念）
最为成功的汇报方式是根据具体情况向领导讲述一个故事，这种“讲故事”式的汇报不仅会使汇报更加生动有趣，而且能更有针对性地打动领导，收到实效。我们可以使用ACCA概念来分析听众对汇报内容可能的反应，并确定说故事的重点和次序。ACCA即Aware（意识）、Conviction（信念）、Courage（勇气）、Action（行动）四个方面。对没有意识到问题的存在的听众，我们采取的沟通方式首先应当表述情况，通过提供数据、详细地举例、对比等手法，让听众意识到问题的重要性；对已经意识到问题的存在，但是不确认自己能否解决问题的听众，我们要直接提供解决方案，并给出理由，还可以比较其他方案，并排除不可行的；对缺乏勇气去解决问题的受众，我们要为他们建立良好的愿景，强调收益，加强价值宣传，并解释如何排除障碍，给出激励措施；对缺乏行动方向、不知道下一步应当怎么做的听众，我们详细描述下一步应当怎么做，向他们传达信息和热情。
对于不同风格的领导，讲故事的方式也有所不同。一般“经理型”和“领袖型”听众对于故事的期望重点不尽相同。前者对故事的关注重点在于过程，后者对故事的关注重点首先在于未来的结果，然后才会回过头来关注导致这一结果的过程（图四）。
图四 图五
基于对听众类型的分析，考虑使用如下几种常用的“故事线”。
举例说明：如果我们选择第三种“故事线”来向集团经管会汇报“集团客户生命周期管理战略规划”这个内容。我们会采取的步骤是：
为什么：
1.夯实战略基石：客户生命周期管理是公司实现战略愿景和企业价值的基石。
2.实现集团优势：客户资源的统筹是建立集团化优势的关键抓手。
3.创造业务价值：初步估计每年可创176亿元保费收入；产险3.4亿元额外利润；寿险10.6亿元额外新业务价值。
做什么：
1.明确客户资源权属：所有权、管理权、使用权归属清晰，资源共享机制有效。
2.提升客户数据质量：明确数据管理职能区分；建立数据质量督导体系和管控流程。
3.挖掘存量客户价值：围绕存量客户增收节支制定各项举措并进行优先排序。
怎么做：
1.集约化的治理模式：组建集团及子公司客户关系管理体系，各司其职。
2.以项目方式全力推进：成立集团客户生命周期管理项目组统一规划、统筹及监控；分集团、产险、寿险三个项目模块分头执行具体项目。
3.合理投入资源：作为集团一项重要战略专项投入，第一阶段直接投入0.33亿元。
4.分阶段推进重点工作：围绕“战略牵引、流程驱动、IT支撑”三个阶段推进。
准备简单清楚的材料
1.把你的故事呈现出来。
一旦你有了一个故事，接下来就是要通过PPT把它呈现出来。这里介绍一种咨询公司经常使用的“故事板方法”，即在纸上或白板上依次写出你的故事中每一步的关键信息作为抬头，并简单画出表达这一信息的PPT结构（图五）。这样你就可以在较短时间内准备一个有统一抬头的故事板，使他们连接成一个有说服力的故事，用来一目了然地描绘出你的论据的整体框架。
建议大家在具体做PPT每一页之前花一些时间画一下故事板，并听取领导对故事板的意见，有可能的话可以跟布置任务的领导一起做这项工作。这样能更有效率地确保结构的正确性，并充分了解领导的思路。2.使用简单清晰的图表。这一步要做到：每页一个清晰的信息（图六）；选择正确的图形说话（图七）；格式上要简单、统一；文字越少越好。例如：
·用时间序列柱状图来说明某公司新业务价值增长率自6月以来持续低于28%的目标值（图八）；
·用饼图及柱状图来说明某公司车险是应收保费最大组成部分，其次为企财险和工程险（图九）。
3.制作PPT的一些基本的标准：一是标题字体一致，二是正文字体大小要一致，三是使用统一颜色的模板，四是尽量只使用一种结构（图十）。
图六 图七
图八 图九
图十 图十一
技巧篇
说故事，不要被材料“绑架”
使用PPT汇报工作，很容易走入一个误区，那就是照着材料来阅读，这种被材料牵着鼻子走的做法，只能使汇报变得越来越枯燥无味。
正确的做法是说你准备好的故事，让PPT变成在背景中支持你故事的工具。说好故事需要注意以下几点：一是使用平实的语言，采用娓娓道来的方式抓住领导的注意力，使汇报人性化；二是使用具体的名字、地点、时间及其他细节，使领导能够与其过往经验相联系，使汇报个性化；三是对于概念性较强的内容，需要足够的事例，帮助领导理解你要讲的内容，但无需太多的细节。回答问题，而不是解决所有问题
我们在汇报过程中或结束后往往需要回答领导的各种问题。回答好问题的重要性不亚于做好汇报本身。这里我们应当考虑以下几个方面:
首先，在汇报之前，要充分了解并准备回答领导可能提出的问题。这方面可以从这些角度来考虑：领导了解哪些背景及现状？发生了哪些情况可能触发领导脑中的问题？领导希望得到怎样程度的回答？我的回答如何与汇报的主题相联系？
其次，当领导提出问题时，要使用高度归纳的语言，并举例加以佐证。这方面，首先要对问题作出正面回答，要通过完整的句子和高度归纳的措辞，旗帜鲜明地表达自己的观点；其次，要使用“第一、第二”的方式，使自己的阐述更有层次和条理（一般不少于3个）；如有需要，告知领导相关事实在汇报材料中的位置，并加以简要说明。
最后，需要特别注意的是，不要尝试“完美”地回答或解决一切问题。在汇报过程中，提出问题比解决问题更为重要。无法解决的问题，留待日后跟进。注重声形并茂
有研究表明，汇报者影响听众的途径55%靠视觉印象，38%靠声音，只有7%靠内容。可见，信息的传递往往比信息内容本身更为重要。这表明，本身质量欠佳的内容，如能通过有说服力的方式传递给听众，往往会比未能很好传递的“优质”内容产生更大的影响。
汇报过程中信息的传递主要受到声音、姿势、听众互动和手势四个方面的影响（图十一）。声音要洪亮，语调、语速要适中，用词要贴切；在讲台上最好保持站立状态，双脚与肩同宽，尽量面对观众；多创造一些互动机会，与听众实现互动交流；面部表情要随着汇报内容的变化而变化，适当地做些手势。汇报前再思考以下问题大有益处
汇报的目的是什么？领导希望得到什么？我希望得到什么？
如果出版我的汇报内容，标题是什么？100字的概要怎么写？
领导对汇报内容可能的反应处于ACCA哪个阶段？我相应的重点和次序是什么？
材料中的图表及文字结构是否合理？
如果脱稿，我能否抓住要点完成汇报？
领导可能问什么问题？我该如何回答？（盛海诺授课，徐维礼采访整理）
（全文分上、中、下三期分别在《太平洋保险》第617、618、619期刊出，出版日期分别为2010年7月23、30日和8月6日，请查阅）
第二篇：如何让你的自我评价更具吸引力
一、将自我评价所描述的能力与求职目标紧密挂钩
简历中的自我评价要把自己的能力与求职的目标紧密挂钩。有人在自我评价中写了不少自己的优点和优势，但是这些优点和优势缺乏针对性，甚至与求职的岗位目标没有多少联系，这样的简历就很难引起招聘单位的注意。
你应该简明扼要地说明你最大的优势是什么，比如“5年出色的销售经验，业绩过千万”等等，而避免使用一些空洞、老套的话。
二、用词尽量能够打动感染别人
很多求职者的简历中，“活泼开朗、外向大方、勤奋努力”这些词汇是很多求职者的常用词汇，这样的用词很难打动和感染人力资源经理们，也很容易让自己的简历落入“不通知面试”的行列。
自我评价的用语应该是同时贴近你自己以及求职岗位的要求。尽量使用具体简洁的语言去描述自己的能力以及性格特点，凸显出自己的特色。
三、应该避免的自我评价用语
“我是一个非常感性的人，挺适合贵公司的美容导师一职，不知你对我的感觉如何……”如此“含蓄”的表达，会让hr哭笑不得。
“我有良好的沟通能力，较强的自学能力。诚实、乐观、团队凝聚力强，敢于面对困难与挑战!”
这样的用词也是很难去感染其他人。所谓的沟通能力、学习能力，更多的是需要在以后的工作中去体现出来，并不能以这样的形式体现出来。
自我评价作为简历的一个重要部分，其他内容也需要用心的去填写。在网络求职越来越方便的今天，求职者还要注意以下几点：
细心：求职的基础在于简历的完整性。招聘网站上提供的二三十个栏位必须耐心的完整填写，有些求职者往往会在其中选择自己认为重要的信息进行填写。当hr看到这些不完整的信息时，心里已对这个求职者的态度打了折扣———连招聘平台最基本的要求都不愿满足，怎么可能会认真对待工作呢?
用心：要细心检查填写的基本信息，严格避免错别字、病句，尤其是数据、年月等更要仔细。
条列式：工作经验，处理项目、所获证书等尽量使用条列的方式，让hr能够一目了然，次序上也要先近后远，先重后清。
第三篇：5条建议让你演讲更具魅力
5条建议让你演讲更具魅力
演讲是需要技巧的。如何让你的演讲过后，听众们发生共鸣，或鼓声震天。虽然这些建议不能让你马上成为一位非常杰出的演讲师，但它们能让你的演讲水平更上一层。
建议一：重述问题
有人提问以后，把他提出的问题用其他的方式表达出来。富有经验的演讲师可能会准备一些普遍的问题的回答。如果你没有这些准备，或者这些问题出乎意料，重述问题可以让听者认为你已经马上想到了一个回复，同时你还争取了一些多余的时间来思考。
建议二：用停顿代替支支吾吾
忘记了准备好的台词或者演讲总是断断续续，这可是非常糟糕的事情。当这些事情发生的时候，不要慌，停顿一下，深吸一口气。停顿带来的效果一定会比支支吾吾的演讲好。同样的，因为紧张而语速加快也可以通过停顿来调整速度。
建议三：写下那些容易遗忘的部分
如果你的演讲长过十分钟，记住所有的演讲词是非常困难的。你可以写一个大纲来帮助你整理思绪，但还是会发现有一些地方不能记住，而这些平常总忘记的地方也常常会在演讲时更容易忘记。那在演讲前，把这些地方抄写几遍，就没有那么容易忘记了。
建议四：注意你的道歉
不要当你的演讲遭到别人的批评时道歉。也不要为自己的紧张道歉。很多情况，听众并不会注意到你的紧张，除非你自己说出来。这样的道歉只会让听众认为你缺乏自信，而且会转移她们的注意力从你的演讲到关注你演讲上的缺点。为演讲错误道歉是可接收的，但是通过道歉获取同情不会对演讲有任何帮助。
建议五：不要让Powerpoint转移重心
借助Powerpoint的演讲已经是非常流行的演讲方式。但是你要明白，总是让听众的注意力在你的演讲上，幻灯片应该是强调重点，而不是你的备用演讲稿。如果我可以从你的幻灯片中获取所有的消息了，那我还有听你的演讲干什么？很多演讲大师的幻灯片都是由简单的图片或者词语组成，这些幻灯片都非常合理地突出了演讲重点，同时也没有转移听众的注意力。
第四篇：5条建议让你演讲更具魅力
演讲是需要技巧的。如何让你的演讲过后，听众们发生共鸣，或鼓声震天。虽然这些建议不能让你马上成为一位非常杰出的演讲师，但它们能让你的演讲水平更上一层。
建议一：重述问题
有人提问以后，把他提出的问题用其他的方式表达出来。富有经验的演讲师可能会准备一些普遍的问题的回答。如果你没有这些准备，或者这些问题出乎意料，重述问题可以让听者认为你已经马上想到了一个回复，同时你还争取了一些多余的时间来思考。
建议二：用停顿代替支支吾吾
忘记了准备好的台词或者演讲总是断断续续，这可是非常糟糕的事情。当这些事情发生的时候，不要慌，停顿一下，深吸一口气。停顿带来的效果一定会比支支吾吾的演讲好。同样的，因为紧张而语速加快也可以通过停顿来调整速度。
建议三：写下那些容易遗忘的部分
如果你的演讲长过十分钟，记住所有的演讲词是非常困难的。你可以写一个大纲来帮助你整理思绪，但还是会发现有一些地方不能记住，而这些平常总忘记的地方也常常会在演讲时更容易忘记。那在演讲前，把这些地方抄写几遍，就没有那么容易忘记了。
建议四：注意你的道歉
不要当你的演讲遭到别人的批评时道歉。也不要为自己的紧张道歉。很多情况，听众并不会注意到你的紧张，除非你自己说出来。这样的道歉只会让听众认为你缺乏自信，而且会转移她们的注意力从你的演讲到关注你演讲上的缺点。为演讲错误道歉是可接收的，但是通过道歉获取同情不会对演讲有任何帮助。
建议五：不要让Powerpoint转移重心
借助Powerpoint的演讲已经是非常流行的演讲方式。但是你要明白，总是让听众的注意力在你的演讲上，幻灯片应该是强调重点，而不是你的备用演讲稿。如果我可以从你的幻灯片中获取所有的消息了，那我还有听你的演讲干什么？很多演讲大师的幻灯片都是由简单的图片或者词语组成，这些幻灯片都非常合理地突出了演讲重点，同时也没有转移听众的注意力。
第五篇：如何让你的简历更具说服力
如何让你的简历更具说服力
应聘简历可能是你进行自我推销的最重要文件，它将在很大程度上决定你是否可以被邀请参加面试。很多HR专家在咨询中都告诫求职者，在简历中列举一些量化的工作成效是他们赢得面试机会的最佳途径。
这些工作成效可以吸引阅读者的注意力，同时还能突出个人职业生涯中的最大成就。这些成绩可以有效证明你的“价值”所在，因此应该是你简历的核心。但是很多求职者在这方面做得并不好，他们的简历中全是职务名称、日期和职责等方面的内容。一些管理者认为，他们看到的75%的简历未包括任何一项数量化的成果。据我们分析，这大概有两个方面的原因：一方面是求职者还没有意识到量化简历的重要性;另一方面求职者不知该如何量化自己的简历。
应聘那些热门职位的求职者尤其应该注意量化简历。对于某些热门职位，可能有几十甚至上百个人同时竞争，量化简历是让你脱颖而出的好方法。一位国内知名IT公司的管理者曾说，我每天用一个小时浏览100余份简历，如果前15秒钟中未能发现任何可以说服我继续读下去的成果表述，那么这份简历就将成为历史了。
每一个求职者都曾取得过或大或小的成就，但是这些成就需要被呈现在管理者的面前，无论他们是想求职、还是想要升迁或者加薪。管理者往往认为，那些能够令人信服地展现过去成就的应聘者将来仍有可能续写往日佳绩，因此可降低他们聘用选择的失误率。
所以将你所取得的成就在你的简历中活灵活现地展示出来并加以证实是非常关键的。你的竞争者的成就或许比你更辉煌，但他们若不能有效地予以表述，那么他们的成就对管理者而言就没有丝毫的影响力，从而令你获得很大优势。
经常碰到的问题是“如何弥补我学历低、经验不足的劣势”。可以告诉大家，善于把握和利用成绩的人可以弥补经验与教育方面的不足。
如何量化你的简历呢?“SMART”方案是可行之策。
那么什么是“SMART”方案呢?“SMART”方案由下列要素组成：成绩应当是具体(Specific)、可测量(Measurable)、行动导向(Action-oriented)、现实的(Realistic)和时效性(Time-based)的。经验证明，如果一项成就描述包括上述各要素，那么它就会产生影响。
量化工作业绩时，首先要列出你在所从事的每项工作中所取得的一项或多项成就，然后对你的工作成果进行简要描述。雇主们寻觅的是能够提高利润、降低成本和解决问题的人选。百分比或金额数据等具体信息能令你以往取得的成绩变得更真实、更能打动人。
比较如下两种表述方式：
“实行新的销售计划，使销售额在一年之内快速增长。”
“自98年9月开始实行新的销售计划，在广告预算只有200万元的情况下，一年之内使销售额由500万元快速增长至2700万元。”
第二句中的详细数字会令管理者对你的工作成果有更加深刻的印象。
当你没有具体的数据时，你需要通过估算来得到百分比或金额数据。如果拥有电脑单据或公司文件来证明你的声明是再好不过的，但你很可能缺乏此类材料。某些情况下你只能在自荐信中加以解释，描述自己的成就和实现过程以期引起人们的注意。
即使无法以金额、数字或百分比表示的成就也能产生效果。以下陈述均有可能打动潜在的雇主：“通过技术创新降低了次品率”;“提前将产品推向目标市场”。或者在你对数据没有把握的时候，试着采用“显著地”、“极大地”等词语。例如，“开发新的生产技术，使次品显著减少”，“与客户建立密切联系，从而极大地提高了客户忠诚度”等。
成果很有说服力，因此如果你的成就促成了某件重大的事情向积极的方向发展，那么你就应该在你的简历中提及。训练自己挖掘重要成果的能力。如果你在这方面存在问题，可以试试一种简单的技巧：写简历前先将自己目前或最近的工作岗位所涉及的任务、职责领域和计划列出来，然后针对过去的每项工作重复这种训练。不必在意文字的精彩，重要的是回忆并正确表述你的经历。
列出每项任务与计划后，再来填入具体内容或由此产生的成果。
填空方法迫使你为自己的行为与成就赋予合乎逻辑的结果。继续这一过程，直到找出每项有价值的功绩。在有多项值得谈及的业绩时，许多人往往发现其一就止步了。应该首先将它们全部列出来，然后再决定简历中的取舍。
量化成绩时，决定使用原始数据还是百分比将产生至关重要的影响。例如，一位地区销售主管可以说，“三年内销售额从450万元上升至720万美元”，或者“一年内使销售额提高了60%”。两种都是一种表述问题的方法，有时可同时选用，有时需要根据管理者的需要选择最合适的表述方式。的确，有些朋友的工作量化起来比较困难，但是你如果做到了，你会取得意想不到的惊喜。你可以做如下尝试，在你尝试量化某项工作前，查找以前的记录并且拟订改进的方向和目标，然后做持续的跟踪记录。假如本企业的员工流动率较高，而你打算降低它，可以查询过去的记录，看看近几年的员工流动率。随后推行你的新办法，并全程追踪数率的变化。随着它的不断下降，它不但可以为你的升迁和加薪提供依据，而且是你简历中可以证明你个人成就的实际数据
来源：停车场系统
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