如何做好高校重大活动档案的收集归档工作

第一篇：如何做好高校重大活动档案的收集归档工作

如何做好高校重大活动档案的收集归档工作

截至目前，档案界对高校活动尚无明确或科学的界定，重大活动的有关理论发展远远落后于实践活动。实际操作中，对于高校重大活动档案的管理也缺乏相应的标准和规范，长期缺乏具有法规作用的指导性的文献来规范，致使重大活动档案材料残缺不全，并造成档案流失严重。

随着高等教育的发展，重大活动的种类不断翻新，重大活动档案来源增多、载体多样化、材料种类增多造成这方面档案工作难度大增。然而高校从事档案专业的人员对高校重大活动档案的认识仍停留在起步阶段，这种认知水平在正在进行或者将要开展的各种重大活动中产生消极影响。尤其是重大活动从动议、筹备、举办到结束都会产生的大量档案材料，因此档案的管理工作非常艰巨。如果不先从认识上解决问题，就难以避免更多更严重的重大活动档案材料的遗失现象，其后果令人担忧。因此，如何做好高校重大活动档案管理工作，完善档案管理建设，已成为高校档案管理工作中急需研究的一项重要课题。

鉴于此，笔者认为，为了保证高校重大活动档案的完整性、准确性，归档率和保证案卷质量达到国家档案管理的相关标准，重视和加强高校重大活动档案的收集归档工作，应做好以下几个

— 1 — 方面。首先，就高校档案部门来说，要做好以下几点：

1、建立和健全规章制度，使本校重大活动档案管理工作有章可循、有法可依，照章办事。近年来高校在常规档案管理工作方面有了较大的进步，但是重大活动档案管理的规章制度建设还不够完善，学校重大活动的档案管理工作缺乏稳定性、规范性。因此，高校档案部门要严格贯彻执行国家和本地区有关档案工作的法律、法规，建立、健全本校有关重大活动档案工作的规章制度，在充分了解学校重大活动的性质、职能分工以及丈件材料的产生、运转过程以及文件的种类、内容、形成特点和规律的基础上，制定具有可操作性，便于执行的制度。对档案的收集范围、收集方法以及要求和档案归档的奖惩作出明确的规定，制定学校重大活动档案管理的规范性文件，明确重大活动档案管理的职责，建立重大活动档案管理机制，对本校重大活动档案的收集范围做出明确规定，指导本部门和校属各单位进行文件的形成、积累、收集、归档、立卷、编目等工作，统一管理本校重大活动档案，从最基本的环节入手完成重大活动档案管理的所有基础工作，使重大活动档案管理工作进一步规范化、制度化，保证学校重大活动档案管理工作顺利进行。

2、落实重大活动档案收集的协调、明确重大活动档案资料收集的主体。档案部门在对重大活动档案资料收集加强管理中应明确自身权限摆正位置。专家认为，档案部门收集重大活动档案要

— 2 — 有选择性，应当明确重大活动承办部门是主要的建档主体，档案部门是必要的收集主体，要对重大活动档案的形成部门和人员了然于胸，详细掌握他们的情况，便于协调领导。

3、提前介入重大活动，加强收集指导方面的工作。采取事前、事中介入的方式，派专人指导重大活动档案资料的收集、整理和归档工作，参与重大活动档案的管理，不断加强与承办重大活动单位的联系。要及时跟进，从材料的形成之时抓起，对材料的形成、积累、立卷、归档全过程进行督促、指导和检查，从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。如果工作不做在前面，到了接收归档时，才发现文件材料不符合质量要求，该收集的文件没有收集，或收集的文件不准确、不规范，那时为时已晚，甚至可能无法弥补。

4、明确重大档案的收集范围。以笔者愚见，高校重大活动档案是高校在各类重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。对高校重大活动的判断，既要看其规模、规格，又要看其影响力，最终的界定应与之相一致。就具体重大活动档案的收集范围而言，重大活动应包括：

（1）党和国家领导人、各有关部、委和省上党政领导在我校的视察活动；（2）国内外各界知名人士来校参观、访问、讲学、接受名誉职务、捐赠等活动；（3）上级部门对我校各项工作的考

— 3 — 核、评估、验收活动；（4）省级以上代表团来校参观、考察、指导、交流等活动；（5）与地方政府和军队的合作、协作、共建等活动；（6）学校党政领导的重要国内外公务活动；（7）我校承办的国际性学术活动和全国性重要学术活动；（8）学校召开的各类重大会议（如党代会、工代会、教代会等）和举办的全校性庆典活动（如校庆）；（9）由学校组织或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动；（10）重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼、揭牌仪式；（11）其他具有一定社会影响的活动。

5、明确归档要求，制定更具体的、操作性强的标准。重大活动档案管理工作牵扯面广、专业性强，每个环节都要求规范性和标准性。高校档案部门不仅要做好纸质材料的收集和整理工作，还要做好声像档案、电子档案、实物档案的收集、整理工作。对收集的纸质材料、声像档案、电子档案、实物档案都应作出详细的、可操作的标准和规范。重大活动档案的组卷，笔者认为应根据重大活动文件材料的形成规律和成套性原则，按问题特征进行分类，一项完整的活动内容形成独立的一卷或有联系的若干卷，收集的实物应打印目录，归入案卷中。

6、加大宣传力度，形成共识。高校档案部门要加大对立档单位的督促、检查、指导、宣传力度。督促重大活动具体承办单位的职员和分管领导加强学习《档案法》，加深理解，形成共识，自觉执行有关规定，普及档案意识，使承办单位保存和管理有价值

— 4 — 的档案资料，为收集阶段的工作做好准备。

其次，就重大活动具体承办单位来说，要做到以下三点：

1、领导重视，落实岗位责任制。做好重大活动档案的管理工作，关键在于加强领导，狠抓落实。高校举办重大活动时常是多部门组织和参与的重大活动，并且大多临时成立组织领导机构的。这样很容易造成档案收集和归档无人承担，甚至有相互推透的现象。对此，笔者认为，必须从职、责、权、利几方面为各有关人员制定岗位责任制，把该项工作纳入领导议事日程，明确职责，责任到人。切实抓好重大活动各个阶段所产生形成的档案的管理工作，促使人们从整体利益出发，科学、有效地履行本职工作，严格要求，严格管理，积极引导，合理奖惩，充分调动人员的积极性和创造性，使岗位责任制发挥应有的作用。

2、明确主体，提高归档人员的责任心。重大活动往往是由几个部门合力承办，因此需要有一个协调部门进行整体负责。有主办单位的重大活动，主办单位有责任自觉做好归档的前期准备，形成的档案要及时整理，主办单位暂时保管并准备向档案部门移交。对多部门合作但有牵头单位的重大活动，应当由牵头单位进行档案资料的相关安排，形成的档案经整理后再进行分类归档。对临时成立组织和领导机构的重大活动，应由临时机构负责档案材料的相关工作，档案经整理后，在临时机构撤销前向档案部门移交。

3、及时归档。高校重大活动材料一定要采取及时归档的管理办法，才能适应管理工作的需要。一般情况下高校重大活动都是由校属各单位协作完成，材料的收集归档也需要各部门通力配合。所以，具体承办处室要根据材料收集的范围，牵头做好每次活动材料的收集归档工作。根据重大活动不同的收集载体，采取不同的整理、归档方式，有针对性进行收集、整理、归档，并确保归档的质量。最后，对于高校档案部门和重大活动具体承办单位来说，一支作风优良、业务娴熟的档案干部队伍对于高校重大活动档案工作的开展是必不可少的。每项重大活动都应明确档案材料管理的负责人和收集档案的责任人，各参与单位部门明确档案管理的兼职档案员，由责任人定期向各兼职档案员收集。档案管理人员应具有一定的档案专业知识和计算机应用能力，工作积极性高，责任心强，随时捕捉和收集有价值的信息，使档案收集完整。此外，让档案人员参与重大活动的整个过程，保持重大活动档案管理队伍的相对稳定是十分必要的。对于活动过程中有调离或退休人员，应及时做好档案的交接手续，以确保档案收集工作的连续性。

第二篇：档案归档工作通知.

关于做好2012各部门资料归档工作的通知

各部门、车间：

为了做好2012年资料归档工作，确保公司文件、资料的完整性，便为查阅利用，严防毁损、散失和泄密；请各部门主管及本岗位负责人按照《档案的整理与归档工作规范》的收集范围和要求收集、分类、整理本部门及本岗位2012归档材料保管工作，维护文件、材料的完整和安全。希各部门、车间将整理好的归档材料于2012年12月10之前上交人事部，公司行政部将检查、登记各部门、车间收集、整理、材料归档情况。各部门、车间请按照以下要求做好归档工作：

一、归档材料内容：

凡是在各部门、车间工作中直接形成的具有保存价值的文件和具有查考利用的各类资料、原始计录、数据、图表以及与本公司生产经营活动相关联的材料、文件、报表等都要齐全完整地收集、分类、整理、归档、保管，均属归档文件。特别要注意收集对公司的历史、经营、发展具有参考、凭证作用的原始材料，如规章制度、统计报表（包括各种上报数据）或以公司名义参加签订的合同、协议等。不属归档范围的文件材料按归档要求整理成卷，留存本部门、车间资料室备查。

二、归档时间：

2012年12月1日—2012年12月10日

三、归档材料：

财务部：会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料是记录和反应公司经济业务的重要史料和证据，具体包括：

1、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其它会计凭证。

2、会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产资料、辅助帐薄和其它会计帐薄。

3、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其它财务报告，如《部门财务预算》草稿。

4、其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

销售部：

1、客户资料：包括客户登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、电话、客户背景。

2、与客户签订的合同、协议、销售订单、客户档案、资料情况。

3、客户的欠款、还款情况（签单客户）。

4、客户投诉（客户投诉记录）、折价情况。

5、促销方案，内部人员销售记录，生产部：

1、设备清单

2、《月度生产计划表》、《生产制造指令单》、《生产日报表》

《调度单》、《物料申购单》、《生产流程表》、《验收报告》

《产品质量标准》、《产品工艺标准》《员工计件、记时日报表》。

《提成报告》、《退货报告》

仓储部：

《成品出、入库单》、《客户档案》、《客户投诉记录》

《采购收货入库清单》、《销售退货入库清单》、《验收单》

《借、领用退货入库单》、《盘存报告表》《仓库台帐》

半成品：

《送货、来料验收单》、《材料入库日、月报表》、《领、退 料单》

《来料收、发月报表 》、《原材料库存月报表》、《废料处理报告》

《调拨表》、《材料出、入存库明细表》、《收、发、存汇总表》

《入库、出库》登记记录、《盘存报告表》、《仓库台帐》

《退货处理意见书》、《来料验收报告》

附注：从2012年12月1日起，每个月1号--------10号为公司文件、资料归档期限，希各部门、车间安排好自己的工作和时间，请遵照。

特此通知

办

公室

二〇一二年十一月二十七日

第三篇：浅谈如何做好文件整理归档工作

浅谈如何做好文件整理归档工作

内勤工作是一项综合协调、综合服务的工作，具有协调上下、联系内外的纽带作用。平日要完成文件收发、整理、装订、归档等工作，还要完成内勤职务内的事务管理，文件处理，填写报表，材料打印，会议纪要等日常工作及领导交办的其他工作。现结合自己工作实际情况，谈谈如何做好文件整理归档工作。

一、文件的整理归档工作是至关重要的一个环节

文件的整理归档工作一般按进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。

（1）、严格登记

收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对区委区政府、建设局及其他单位下发文件等逐件登记，做到有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要对文件下发单位、文件名称、时间及文件名称、文件要求进行详细登记。

（2）及时收集

及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行收集。

（3）、认真检查

对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、附件等是否齐全完整。

（4）随办随归

这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：上报文件，下发文件、会议资料、信息简报等，分类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。

（5）、妥善保管

管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件盒。进行分类标

识，以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、保管安全。

（6）、立卷归档 分类是关键

组卷时，同一类的文件材料可以合并组卷，并放置在一起，不同类的文件不能合并组卷，并分开存放。在实际工作中，经常会遇到这样的问题，就是有些文件找不到相对应的“位子”，无法对其进行组卷，这就需要对其进行认真分析，把相对较散的文件组成一卷，归为散卷。立卷完毕后，进行装订、装盒、入柜保管。

二、电子文件的立卷归档

(1)要对收集到的电子文件进行分类编目。按照门类划分的要求,结合单位实际和电子文件内容制定分类,按照分类的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的号码,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。

(2)要将分类编目完毕的电子文件固定排列入柜保存。将应归档并经过整理的电子文件存入磁盘或光盘,对应归档电子文件进行压缩，然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作,这样可以大大提高安全性和可行性。

胡

琦玲

二〇一四年三月十二日

第四篇：精神文明建设工作档案整理归档内容

精神文明建设工作档案整理归档内容

卷一：基本情况。主要内容包括：村基本情况，精神文明建设领导机构，精神文明建设“十二五”规划和2015年远景目标，精神文明建设工作计划、安排和总结等。

卷二：上级来文。主要内容包括：县（市）委、文明委和乡党委有关精神文明建设的各类文件。

卷三：党建工作。主要内容包括：党的建设和领导班子建设、党组织机构、人员名单；党组织工作制度、党员目标管理制度、民主生活会制度、党费收缴管理制度、党员思想汇报制度、预备党员考察教育制度、活动记录及民主评议党员资料；党员政治学习制度、计划、记录学习笔记及总结；“三会一课”计划、安排及活动记载；党支部班子勤政、廉洁建设制度、业绩及政绩考核、评议资料；本村征订党报党刊情况；落实村务公开、政务公开等办事制度，保障农民的合法权益情况；工青妇等群团组织机构、人员名单及工作制度、总结、主要业绩等资料。

卷四：思想政治工作。主要内容包括：思想政治工作计划、安排、记录、总结及有关制度；爱国主义、集体主义、社会主义教育活动有关记载；群众代表的学习笔记，村民小组学习记录；“四德”（职业道德、社会公德、家庭美德、个人品德）教育规划、计划、活动记载、总结及考核、奖惩激励机制等资料；参与社会公益事业，开展扶贫济困、“献爱心、送温暖”活动情况。

卷五：民族团结教育。主要内容包括：村开展民族团结教育工作计划、安排、活动、总结暨表彰情况等。

卷六：文化教育工作。主要内容包括：教育、科技、文化和体育事业的投入情况；加强群众职业教育和科技文化培训、各类科技、文化设施的配备以及开展健康向上的群众性文化体育活动、丰富群众文化生活情况；移风易俗、反对封建迷信，逐步形成文明、健康和科学的生活方式情况。建设图书室、活动室等文化阵地等情况。

卷七：社会治安、安全生产工作。主要内容包括：本村社会治安综合治理平安建设组织机构、目标责任制、应急措施方案以及社会治安综合治理责任书；民主法制建设规划、计划、总结及工作制度等资料；维护社会稳定、加强平安建设、加强防范工作、加强教育管理、工作制度等有关记载；坚持开展普法和法制宣传教育，实施依法治理，社会治安责任措施落实，治安状况；贯彻执行《安全生产法》，落实各项安全生产规章制度，加强对安全生产工作的领导，落实重大特大事故隐患治理方案情况。

卷八：人口与计划生育工作。主要内容包括：计划生育工作组织机构、目标责任制；计划生育工作措施、制度等资料；上级主管部门考核、评定意见。卷九：十星级文明户创建工作。主要内容包括：十星级文明户创评活动安排、标准、工作制度、评比表彰及奖惩激励机制落实情况、活动记载及总结等资料。

卷十：环境卫生工作。主要内容包括：环境净化、绿化、美化、硬化的投入及建设情况等资料；门前三包、卫生责任区责任制、卫生检查、评比标准、考核制度；整顿本村范围内环境脏乱差、环境污染治理及环保实施方案措施。

卷十一：精神文明创建活动图片录像资料。主要内容包括：本本开展各项活动的图片、录像资料并进行整理、剪辑、配有文字说明、解说等。

第五篇：会计档案整理归档工作通讯稿

日前，六中药财务审计部工作人员按照《会计档案管理办法》的要求，对第六中药厂和六中药销售分公司以及食堂2012会计账本、会计凭证、会计报表、银行对账单、银行存款余额调节表等相关会计凭证进行了归档整理。工作人员认真填写凭证封面、编写案卷号，按顺序整理入盒，编制会计目录并入库，细致严谨做好档案整理每一环节，确保档案整理收集全面、分类准确、整理规范、编目科学、装订美观。

本次共整理档案136盒、655件，其中永久档案10盒、26件，15年126盒、500件。第六中药厂档案82盒270册，六中药销售分公司50盒130册，六中药食堂4盒15册。会计档案归档保存是财务工作的重要组成部分，是各项业务的重要纸质凭证，财务部工作人员严格按照财务凭证保管制度加班加点整理装订会计档案，做到整理有依，归档有序及时与档案室移交保存，确保了六中药会计档案安全、有序、可查。

财务审计部