做好毕业生党员材料归档工作

第一篇：做好毕业生党员材料归档工作

各位老师、支部书记：

毕业生党员即将离校，请做好毕业生预备党员、入党积极分子等相关相关材料的归档工作：

1、做好预备党员有关考察材料的衔接工作。在校外转正的预备党员，填写好预备党员培养考察表，填写好《预备党员在校期间党组织鉴定意见表》（见附件4），整理好预备党员思想汇报，由学院学生党建负责人将整理好的材料于6月10日前交组织部存入学生党员档案。

2、对于入党积极分子，要填好《入党积极分子考察表》，并将入党积极分子的所有材料整理，于6月5日前交学生处龚莉老师存入其学生档案中，便于继续考察和发展工作。

3、对于递交了入党申请书，未确定为入党积极分子的毕业生。入党申请书、思想汇报等相关材料进行整理，在学院保留三年。

第二篇：浅谈如何做好文件整理归档工作

浅谈如何做好文件整理归档工作

内勤工作是一项综合协调、综合服务的工作，具有协调上下、联系内外的纽带作用。平日要完成文件收发、整理、装订、归档等工作，还要完成内勤职务内的事务管理，文件处理，填写报表，材料打印，会议纪要等日常工作及领导交办的其他工作。现结合自己工作实际情况，谈谈如何做好文件整理归档工作。

一、文件的整理归档工作是至关重要的一个环节

文件的整理归档工作一般按进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。

（1）、严格登记

收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对区委区政府、建设局及其他单位下发文件等逐件登记，做到有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要对文件下发单位、文件名称、时间及文件名称、文件要求进行详细登记。

（2）及时收集

及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行收集。

（3）、认真检查

对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、附件等是否齐全完整。

（4）随办随归

这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：上报文件，下发文件、会议资料、信息简报等，分类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。

（5）、妥善保管

管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件盒。进行分类标

识，以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、保管安全。

（6）、立卷归档 分类是关键

组卷时，同一类的文件材料可以合并组卷，并放置在一起，不同类的文件不能合并组卷，并分开存放。在实际工作中，经常会遇到这样的问题，就是有些文件找不到相对应的“位子”，无法对其进行组卷，这就需要对其进行认真分析，把相对较散的文件组成一卷，归为散卷。立卷完毕后，进行装订、装盒、入柜保管。

二、电子文件的立卷归档

(1)要对收集到的电子文件进行分类编目。按照门类划分的要求,结合单位实际和电子文件内容制定分类,按照分类的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的号码,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。

(2)要将分类编目完毕的电子文件固定排列入柜保存。将应归档并经过整理的电子文件存入磁盘或光盘,对应归档电子文件进行压缩，然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作,这样可以大大提高安全性和可行性。

胡

琦玲

二〇一四年三月十二日

第三篇：关于做好文件材料归档工作的通知

文章标题：关于做好文件材料归档工作的通知

关于做好文件材料归档工作的通知

中心各处室并南方管理部：

根据《中华人民共和国档案法》、《石油工业企业档案管理暂行规定》和《中国石油化工总公司档案管理试行办法》以及国家和上级有关要求，结合中心实际情况，为了加强对档案的管理和收集、整理工作，完整、系统地保

存中心在工作活动中形成的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和中心各项工作的需耍，现对文件材料归档工作提出如下要求：

一、归档的文件材料的范围

凡是反映中心、各处室工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

l.1　上级机关的文件材料：

1.l.1　上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

1.1.2　上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件；

1.l.3　上级机关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；

1.1.4　代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

1.1.5　上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。

1.2　中心的文件材料：

l.2.1　中心召开职工大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料；

1.2.2　中心党组（党委）、行政领导会议文件材料，中心召开的工作会议、专业会议材料：

1.2.3　中心颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

l.2.4　中心的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与中心的批复文件；

1.2.5　中心及各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

l.2.6　反映中心业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

l.2.7　中心检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；

l.2.8　中心或中心汇总的统计报表和统计分析资料；

l.2.9　中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

l.2.10　中心党委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

l.2.11　内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和中心处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；

1.2.12　中心领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与中心有关的未经文书处理登记的文件材料；

l.2.13　中心直接管理的科研、生产项目的科技文件材料；

l.2.14　中心及各处室成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料

1.2.15　中心制订的工作条例、章程、制度wenmi.net等文件材料；

l.2.16　中心（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映中心（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

1.2.17　中心干部任免（包括备案）、调配、培训。党员、团员、干部名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的借聘、转正、定级等工作及干部奖惩等文件材料；

l.2.18　中心办理的干部转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及根；

l.2.19　中心财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

1.2.20　中心编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

l.2.21　中心与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

1.2.22　各种普查、资质认证工作中形成的文件材料；

1.2.23中心人员因公外出学习、考察和参加各种会议，所收集获得的文件材料。

1.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：

1.3.1　同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

1.3.2　有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；

1.3.3　同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

1.4　下级单位的文件材料：

l.4.1　下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件：

1.4.2　下级单位报送的重要的科技文件材料；

1.4.3　下级单位报送的法规性备案文件。

1.5电子文件材料：

1.5.1归档纸质文件或其他载体形式的文件时应一并归档相应的电子文件，电子文件与纸质文件、其他载体文件应在内容、相关说明及描述上保持一致；

1.5.2归档的电子文件要具有完整性、有效性

和安全性；

1.5.3在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

二、不归档的文件材料的范围

2.1上级机关的文件材料：

2.1.1　上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2.1.2　上级机关发来供工作参考的抄件；

2.1.3

上级机关征求意见未定稿的文件。

2.2　本机关的文件材料：

2.2.1　重份文件；

2.2.2　无查考利用价值的事务性、临时性文件；

2.2.3　未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

2.2.4　从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

2.2.5　无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

2.2.6　中心内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

2.2.7　中心、各处室负责人兼任外机关职务形成的与中心无关的文件材料；

2.2.8　为参考目的从各方面收集的文件材料。

2.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：

2.3.1　参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2.3.2　非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

2.4　下级机关的文件材料：

2.4.1　下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料：

2.4.2　越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

2.4.3　下级机关抄报备案的一般性文件材料。

三、归档时间

3.1党群工作、行政管理、经营管理、生产技术等管理性档案在形成的次年一季度归档。

3.2科研档案在科研项目鉴定后立即归档。分阶段进行的，可分阶段归档。

3.3设备仪器档案在开箱验收后立即归档。

3.4会计档案在会计终了后的第二年归档。

3.5音像档案在洗印、录制完毕后立即归档。

3.6审计档案在审计项目终结处理完毕的次年一季度归档。

四、归档要求

4.1归档的文件材料要准确、齐全、完整。

4.2各类文件材料一般归档一式一份，中心正式发文归档两份。

4.3照片与底片及文字说明一起归档，录音带、录像带等与文字说明一起归档。

4.4归档的文字材料及底稿要规范，字迹要工整，色素要耐久，禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水书写。

4.5归档的文件材料必须是原件，不能以复印件代替。

4.6归档的文件材料必须由档案形成单位经过系统整理后移交综合办公室，案卷应符合质量标准，便于保管和利用。

4.7移交档案要编制移交目录一式两份，交接双方核实后签字，加盖部门公章，一份交移交单位，一份交接受单位。

4.8各处室综合管理岗是本部门的档案管理人员，综合办公室文书岗负责全中心档案的管理工作。

二ОО五年十二月十五日

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第四篇：毕业生档案归档工作的通知

关于做好2012届毕业生档案归档工作的通知 各二级学院：

2012届毕业生离校在即，根据《南京审计学院学生档案管理细则（修订）》，请各二级学院认真做好毕业生档案的清点、整理、归档等工作，现将有关事项通知如下：

一、归档时间

毕业生于6月5日前填写好毕业生登记表自我鉴定，二级学院于6月10日前填写好班级意见和系级组织意见，并交至教育管理科（中和楼322），签署校级组织鉴定并盖章。

毕业生档案由二级学院归档，二级学院将招就中心发放的邮寄条贴于毕业生档案封面，按班级将档案分类为：需邮寄档案、南京市人才档案、江苏省招就中心档案、缓派档案四类，并分别按学号顺序排放。二级学院根据审核时间表于6月25日至28日期间将毕业生档案（不封口）附班级明细清单交至学生处（中和楼322），教育管理科审核无误后，由二级学院将毕业生档案进行封口，并由招就中心接收、邮寄至用人单位。

二、归档要求

1、各二级学院应认真学习《南京审计学院学生档案管理细则（修订）》，细致地归档相关材料，做好核对工作，避免错漏以防给毕业生带来不便。

2、毕业生按照鉴定的内容和要求对自己德、智、体、能等方面的表现进行认真全面的总结，填写好毕业生登记表中的个人基本情况、自我鉴定等栏目。

3、各二级学院本着对毕业生认真负责的态度，组织填写毕业生登记表中的班级意见、系级组织意见等栏目，班级意见主要是对毕业生的自我鉴定作出评价，系级组织意见要对学生做出客观评价，避免出现过于简单的现象。

4、如对上述时间安排需要调整，请各二级学院及时联系相关科室，以便于统筹工作。

特此通知

学生处

2012年5月28日

第五篇：关于做好毕业生党员组织关系转移工作的通知

关于做好毕业生党员组织关系转移工作的通知

(zzb | zzb | 2011年05月17日)【大 中 小】 打印 1

关于做好毕业生党员组织关系转移工作的通知

各教学单位党总支：

为圆满完成2011届毕业生党员的教育、管理以及党组织关系转移等工作，现将有关事 宜通知如下：

一、切实做好毕业生党员离校前的教育指导工作

毕业生离校前，各学院党总支或各学生党支部要召开一次毕业生党员大会，对所有毕业生党员进行一次教育和指导，教育其牢记党的宗旨，认真领会党员的八项义务，贯彻落实科学发展观，在今后的工作、学习、生活中，继续保持共产党员的先进性，发挥模范带头作用，继续取得优秀成绩，为构建社会主义和谐社会贡献自己的力量，为党旗增辉，为母校增光。

二、毕业生党员组织关系转移原则

毕业生党员在办理组织关系转移时，应遵循以下原则：

1．已经落实工作单位的毕业生党员，应将党员组织关系及时转到所去单位党组织；由毕业生党员本人持学校出具的组织关系介绍信在有效期内直接到有关党组织（介绍信抬头单位）转接组织关系。

2．已落实工作单位、而所在单位没有建立党组织的，可转至单位所在地党组织或本人户口所在地党组织或人才服务中心党委。

3．工作未确定的，可以转移至父母工作单位的党组织、原户口所在地党组织或人才服务中心党委；

4、不回原籍也没有找到工作的，按照组织关系随党员迁移的原则，转移到实际工作、生活所在地党组织。

5、所有毕业生党员必须在规定时间内办理组织关系转出手续。

三、几点要求

1．各学院党总支接到通知后，要高度重视，确定专人负责做好毕业生党员组织关系转移的各项工作，指导2011届毕业生党员按时接转组织关系，妥善保管组织关系介绍信，并在规定时间内将组织关系转至所在单位党组织，以便及时过组织生活和接收党组织教育、管理和监督。毕业生党员党费统一交至2011年6月。

2．由指定的专人负责填写并核对《2011届毕业生党员组织关系转移登记表》，加盖总支印章后，于 5月25日前报组织部，电子版发送至wyj@ncwu.edu.cn。所有毕业生党员均应登记在《2011届毕业生党员组织关系转移登记表》中。

3．介绍信开出后，毕业生党员应在有效期内到转往党组织报到，如介绍信开错或者转往单位发生变化的，应在有效期内向学校报告，由学校在规定的时限内重新办理。超过有效期且没有与学校组织部联系的，组织关系介绍信一般不再重开。

4．党员组织关系介绍信在有效期内由党员自己携带，注意保管，一旦发生丢失，党员要根据具体情况立即向所在学院党总支说明，写出书面报告。由学院党总支对丢失介绍信的情况进行核实，并形成书面材料，盖党总支章后报党委组织部批准补办。对丢失组织关系介绍信的党员，应给予批评教育。

5．《2011届毕业生党员组织关系转移登记表》填写说明：

党员类型：分正式、预备。

接收单位：以学生就业协议书签订单位名称为准。对于考取研究生的学生党员，要确认其所考取学校的名称。接收单位按所在地区分省外、省内校外、校内三种情况。省外指接收单位在河南省以外；省内校外指接收单位在河南省境内（华北水利水电学院除外）；校内指留校工作、考取本校研究生。

介绍信抬头单位：隶属上级党组织是指有接转组织关系权限的、接收单位隶属的上级党组织。如我校有一名转入复旦大学的毕业生党员，他所持的转出组织关系介绍信的抬头就不能直接写“中共复旦大学党委组织部”，因为复旦大学没有直接接转省外单位组织关系的权限，而应写“中共上海市委教育工作委员会”。如转往郑州大学等省内省管高校 则转出组织关系介绍信的抬头为“中共郑州大学党委组织部”因为郑州大学有直接接转省内单位组织关系的权限。为准确起见，每位毕业生党员负责与接收单位组织部门联系，确认“介绍信抬头单位”名称。

四、组织关系转出基本程序举例

1、华北水利水电学院转至外省市单位。毕业生党员凭院（系）出具的介绍信，到校党委组织部换取落款为“中共河南省委高校工作委员会组织干部处”的《中国共产党党员组织关系介绍信》，然后到接收单位组织部门或此介绍信抬头所写的党组织（即：接收单位隶属上级党组织）接转组织关系（具体情况按各接收单位要求办理）。

如:我校一位毕业生党员到复旦大学，其组织关系转移程序可简单描述如下：该毕业生党员到院（系）开具介绍信（该介绍信抬头为: 中共河南省委高校工委组干处）→然后到校党委组织部换取落款为“中共河南省委高校工作委员会组织干部处”的《中国共产党党员组织关系介绍信》（该介绍信抬头为:中共上海市教育卫生工作委员会）→然后毕业生党员到中共上海市委教育工委换取转往复旦大学党委组织部的组织关系介绍信→毕业生党员再凭换取的介绍信直接到复旦大学党委组织部报到即可。

2、华北水利水电学院转至河南省范围内单位。毕业生党员凭院（系）出具的介绍信，到校党委组织部盖“中共华北水利水电学院党委组织部”印章，然后到接收单位组织部门或此介绍信抬头所写的党组织（即：接收单位隶属上级党组织）接转组织关系（具体情况按各接收单位要求办理）。

3、转至校内各单位。由各院（系）统计后报党委组织部，统一办理。

2011届毕业生党员组织关系转移登记表.doc

院党委组织部

201116日

年5月中共华北水利水电学