会议室申请及使用规定大全

第一篇：会议室申请及使用规定大全

北京东方首选企业管理顾问有限公司

会议室申请及使用规定

为使会议室申请及使用更加规范化、标准化、明确化。维护会议室使用资源。现特制定会议室申请及使用规定。

一、公司各事业部会议室例会管理

公司各事业部于每周定期召开《学习交流与统一思想会议》可由事业部文员申请设置事业部例会，由公司人力资源部统一安排。（备注：各事业部每周只可申请一次《学习交流与统一思想会议》）

二、会议室申请要求：

1、2、凡申请使用会议室者，参会人数必须在15人及以上。

凡申请使用会议室者，需提前将会议主题、参加人员、会议具体方案、预期达到的效果及相关书面文字性材料报于人资部统一审核。

3、凡申请使用会议室者，需要遵守《会议室管理若干规定》标准执行，若发现违反《会议室管理若干规定》，将按照相关标准严格执行。

4、凡申请使用会议室者，开会时间在20分钟以上需将会议方案报至人力资源部存档备查。

三、会议室申请使用

1、所有会议室的申请均由申请负责人将资料发至人资部审核，审核通过，行政文员根据申请要求做出会议使用时刻安排表。行政文员在OA系统内预定，预定完成后，由行政人员提供相应的会议室并通知到申请人。

2、会议室采用“先申请先使用”的原则。部门召开的会议如与公司临时重要会议发生冲突，须保证公司级会议优先使用，各部门使用会议室均本着重要、紧急优先使用的原则接受公司的安排。

3、各部门已申请通过并安排会议室，原则上不允许随意改变，如遇突发情况必须取消或调换会议室，须第一时间告知行政人员撤销或更改会议室的申请需求。

4、所有会议室、会议室设备的使用均以OA系统预约设备为主，不可私自拆卸设备。各部门严格执行并给予落实。

5、各部门申请会议室时必须在OA系统内注明与会人员的名额及参会具体情况。

6、行政人员监督会议室使用是否符合标准，对借出的设备进行检查、如有损坏等情况请及时上报。

北京东方首选企业管理顾问有限公司

人力资源部

二零一一年十一月四日

第二篇：会议室使用及申请管理规定

会议室使用及申请管理规定

为进一步加强对公司各会议室管理和使用。明晰会议室使用流程。推动公司的办公自动化程序，提高办公效率，公司综合事务部与信息化部就实现会议室申请OA自动化制定了会议室使用申请流程。现将会议室管理、使用作如下规定：

一、会议室使用管理规定

1、公司现有4个会议室，分别为大、中、小和“多功能”会议室。各单位若使用会议室，需提前通知公司综合事务部，统一安排；特别是各分公司在安排各地业务人员回公司前，要首先到综合事务部了解会议室使用情况,然后再选择用会时间。

2、根据参会人数合理选择会议室。

大会议室35人

中会议室30人

小会议室10人

多功能会议室60人

3、使用会议室若遇冲突，由综合事务部依照轻重缓急的原则协调解决。各部门要配合、服从综合事务部的安排。

4、会议室内严禁抽烟。各单位使用会议室前，由综合事务部负责清理现场，然后移交使用单位，离场时要通知综合事务部验收，若发现用会单位有

抽烟现象，一烟头罚款50元，依次类推，由综合事务部监督，各单位负责人负责执行。

5、保持会议室整洁。不随地吐痰，不乱扔纸屑并随身带走自带杂物等。

6、爱护室内设施。不要在桌椅上乱涂乱划。若有损坏由用会单位承担维修费用。

7、会议所需白板笔、饮水杯，请各单位内勤人员到综合事务部领取。

8、若需投影仪、笔记本电脑，由各单位内勤到综合事务部签字领取，妥善保管使用，完毕后，立即交还综合事务部，以免影响其他部门使用。

二、会议室使用申请流程及有关规定：

1、综合事务部负责会议室的使用申请、审批工作。

2、各单位如需要使用会议室时，需提前2天，在OA办公自动化系统会议室申请项上填写使用申请。综合事务部不再接受电话和派人预约会议室的申请。

3、使用会议室的单位，直接登陆OA办公自动化系统，正确、真实的填写申请会议室的相关内容，如：申请使用会议室的单位、申请人、申请会议室类型、与会人数以及所需设备、会议时间等,然后提交，等待审批。

4、综合事务部根据实际情况予以安排。未经许可任何部门和个人不得随意占用会议室，以免预约会议室的单位无法正常使用。

5、综合事务部必须在申请使用会议室单位发出会议室申请后3小时内回复申请。

6、对于未被预约的临时会议申请，综合事务部必须按照先进先出或轻重缓急的原则进行安排。若会议室使用安排已满不能答复申请的，综合事务部需向新申请单位作出解释。

7、各单位必须遵守会议室使用的安排，对于不遵守会议室申请、使用制度的单位和个人，根据有关规定予以处理。

8、特殊情况综合事务部未能在3小时内作出回复或无法作出回复时，按

照先申请先使用的方法使用会议室。

9、如遇OA故障无法填写申请的，必须由申请单位或个人进行电话预约，事后当天补齐会议室申请资料。

10、各分公司、各部门由专人负责此项工作。

第三篇：会议室使用规定

关于规范会议室使用的通知

各部门：

公司现在有三个会议室，根据其位置分别为：外窗会议室、内窗会议室、小会议室。

为提高会议室使用效率，同时避免时间上的冲突，拟对会议室进行规范化管理，具体如下：

1、综合业务部会议室管理责任人为前台。

2、会议室使用原则上以“先到先得”为主。

3、如有使用会议室的需求，各部门（业务一、二、三、四部，电力工程部，财务人事部，储运部和综合业务部）需事先到前台进行登记，人数、办公用品、水果等等的准备要求请完整登记，之后部门经办人签字、前台签字确认。

同一场活动，各部门需指定单一人员进行登记，避免重复登记的情况出现。

4、综合业务部尽量通过对会议室的优化使用安排各项会议活动。如仍然出现时间冲突，后提出申请的部门需与已经登记的部门进行协商。

5、为留出一定的时间余量，每周四下班前综合业务部将提醒各部门，提报下一周会议使用的情况，同样各部门只能指定单一人员以部门为单位进行提报。

6、各部门在使用会议室时，请注意爱护使用会议室设备，保持会议室的干净、整洁，会议室使用完毕后，必须打扫卫生，收回幕布、关闭投影仪和电灯，文具盒和电源线保护盒恢复原位，并交还借用的办公用品。

7、如有公司层面的重要会议或者会见，综合业务部将负责会议室的协调，必要时请各部门予以配合。

以上管理措施即日起试行。大家在使用中发现不满足需求或者不合理之处，欢迎指出，综合业务部将想方设法进行改进。

第四篇：公司会议室使用规定

公司会议室使用规定

一、目的：为合理使用会议室，保证会议室的服务和相关物品得以及时提供。

二、适用范围：公司各部门

三、内容：

3.1使用流程:

3.1.1四楼会议室在使用前，使用人需至少提前一个小时（如重大或特殊会议需提前一天申请），根据实际会议要求如实填写《会议室使用申请单》(附件一)，主管签字同意后送行政部会议室管理员。管理员按会议室使用情况进行合理安排，做好会务准备。

3.1.2四楼会议室管理员按《会议室使用申请单》(附件一)所注明的开会时间和与会人数，是否使用投影，在会议开始时间十分钟前确保会议室环境整洁，照明正常，空调启用，白板及白板笔可以正常使用，并准备好椅子、茶水等相关物品。

3.1.3四楼会议进程中，会议室管理员应注意会议使用标识正确与否，并每隔30分钟进入会场内进行增添茶水等相关服务。

3.1.4四楼会议结束后，会议室管理员应及时对会议室进行检查，以确定物品完好；并清理环境，以保证会议室处于可随时使用状态。

3.1.5五楼会议室的使用必需先到五楼保安处进行登记，由保安开门并做好空调、灯光、环境的保证工作。会议完毕后，保安应及时对会议室进行检查，以确定物品完好；并通知保洁对会议室进行清理，以保证其随时处于可使用状态。

3.2使用说明:

3.2.1使用会议室期间，应爱护室内的各种物品，保持完好无损；布置会场时，必须在指定位置悬挂横幅，不得进行其他破坏性的装饰。不得随意将室内的物品带出会议室。

3.2.2使用会议室期间要保持室内卫生整洁，严禁在会议室用餐，严禁乱扔果皮、纸屑、烟头等杂物，严禁随地吐痰。

3.2.3会议室内禁止带入易燃、易爆等危险物品，清除火灾隐患，并做好防盗工作，确保会议室的安全。

3.2.4因使用不当造成会议室设施损坏的，对相关人员和部门要追究责任，予以赔偿。

3.3相关表单:

附件一：《会议室使用申请单》

会议室使用申请单

申请部门

会议（活动）主题

会议预计时间

月

日

：

至

：

参会人数

人

经办人

申请部门主管确认

要求准备物品：

其他注意事项说明：

第五篇：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定

第一章 目的为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：

第二章 定义

目前在使用中会议室有：

地下一层：会议室

一、会议室二

二层：洽谈会议室

三层：大会议室、小会议室

会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。

第三章 申请使用流程

第一条 前台每周五将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处；

第二条 部门或个人将使用时间及用途填写在《会议室使用登记表》中；

第三条 部门或个人按会议室使用规定使用会议室。

第四章 会议室使用管理规定

第一条 会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

第二条 部门或个人需要使用会议室时，需提前一天填写《会议室使用申请表》完成会议室的申请预约；

第三条 没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用；如使用时间发生冲突，需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

第四条 会议室均依据申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序；

第五条 部门及个人应按照预约时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

第六条 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，如有延时使用需求，请及时与下一使用个人或部门沟通，获得应允后方可继续使用，否则需立刻终止该会议；

第七条 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

第八条 会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

第九条 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；

第十条 会议室使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，并在离开会议室时关闭电源、空调。

第五章 附则

第一条 第一条本规定解释权在集团行政部

第二条 第二条本规定在自发布之日起生效

行政部

2013年11月18日