公司会议室使用管理规定

第一篇：公司会议室使用管理规定

公司会议室使用管理规定

第一条 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，对会议室的使用作规定。

第二条 公司会议室指永康办公楼二楼会议室（一号会议室）、三楼总裁办会议室（八号会议室）、二号会议室、三号会议室等4个会议室。

第三条 一、二、三号会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，也可开展培训、面试、客户接待、小型活动等，由行政管理中心统一管理；八号会议室由总裁秘书管理；行政管理中心和总裁秘书分别负责会议室的使用登记与调度、设备检视等工作，会议使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。

第四条 申请、登记与安排

（一）八号会议室主要用于总裁召集参与的会议接待活动和指定会议，由总裁秘书根据总裁指示安排；其他部门需使用该会议室，经请示总裁后，由总裁秘书协调后安排。

（二）一、二、三号会议室主要用于公司、部门会议。

1.会议召集部门需要使用会议室时，需提前一天向行政管理中心提出申请并到行政管理中心填写《会议室使用申请表》，经行政管理中心审核准许后方可使用；临时性使用会议室，必须经行政管理中心负责人同意。

2.优先使用原则：（1）先申请，后使用，没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人；（2）按申请的先后顺序使用，特殊情况下，经相互自行协商后可以调整使用顺序，报行政管理中心备案；（3）先全局后部门再科室的临时优先顺序，遇公司、部门、部门科室临时或紧急会议，在不能调换的情况下，按照公司、部门、部门科室的优先顺序礼让。

3.部门及个人应在预约的时间到达会议室。超过10分钟未到达会议室的，行政管理中心有权对会议室的使用权另作安排。

4.如申请部门临时取消申请，再需使用时，应重新申请。部门及个人应按预约时间段完成会议，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他会议，超时部门应离开会议室，终止使用该会议室。

第五条 使用。会议室是公共服务空间，使用者有责任保证会议室整洁有序。

（一）使用会议室时，不得在会议室大声喧哗、就餐，以免影响到办公秩序。

（二）使用会议室的过程中，使用人必须爱护公物，用完后应及时清理会议物品（行政管理中心提供烟灰缸、茶杯和水果盘的借用，清洁由会议室使用人员负责），保持会议室整洁（会议期间产生的垃圾由会议室使用人员负责处理，如矿泉水瓶等），关闭影音设备、办公设备、空调等，恢复原状；设备出现故障或公物出现损坏时，应及时报修。

（三）会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得管理部门同意，不得拿出会议室或作为他用；若确因需要临时借用的，必须征得同意后方可动用，事后归还原处。

（四）主办会议者要求悬挂会标、图纸等时，应以不损坏会议室墙面、设备为前提，会议后应及时撤除，若有其他特殊性要求，需提前申报，经管理部门同意后，方可进行。

（五）行政管理中心及总裁秘书对会议室使用后物品设备负责检查，并对各部门使用情况进行反馈，反馈结果作为今后申请使用的依据。

第六条 使用保障

行政管理中心和总裁秘书分别对所管理的会议室负有卫生清扫监督、保障会议用品、设备检视报修的职责，信息中心负有会议室内办公设备定时检修保障的职责。

（一）八号会议室由总裁秘书按照会议要求提供茶水、果盘、清洁用品等保障。

（二）一、二、三号会议室的使用保障为：公司层面接待性活动和重要会议（如股东大会、董事会、要客来访等），由行政管理中心按照会议要求提供茶水、果盘、清洁用品等保障；各部门召开的周例会、研讨会、内部讨论会、电话会议、培训会议等由各中心、部门文员自行保障，行政管理中心可提供会议所需的用品。

第七条 罚则

会议室为公共服务资源，违规超额占用和损坏行为应当予以处罚。出现第四条所规定的未申请即占用、取消不备案、不按顺序礼让、不及时整理会议室卫生秩序、就餐、喧闹等情况的，将对当事部门/科室或个人所在部门/科室进行通报批评；出现多次不遵守规定的情况，将视情取消该部门/科室或个人所在部门/科室申请会议室的优先权等，直至停止其使用会议室时间不少于1个月。

若因操作不当、不遵守规定等情况造成会议室设备（空调、多媒体设备、桌椅等）以及附属物品（如地毯、植物等）损坏的，须追究当事人的相应责任。

第二篇：公司会议室使用管理规定

公司会议室使用管理规定

第一章目的为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门公司会议室的使用规定及流程，现对会议室的使用作如下规定。

第二章会议室使用规定

1.会议室使用项目：公司月度会议、总公司办公会议、晨会会议；各部门会议；日常团队建设、娱乐项目；

2.会议室只能作为会议或指定活动使用，严禁私用，一经发现严肃处理；

3.会议室由综合部统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、设备维护保养等各项日常管理工作，每周一打扫一次会议室卫生；

4.会议室各类设备、桌椅等，如未提前说明使用要求，在使用会议室过程中严禁擅自使用；

5.综合部须于各类会议召开前30分钟，打开会议室门，需要使用的桌椅、投影设备，由综合部会前安装陈列；

6.各类会议在举行前1个小时，会议筹办人需向综合部说明会议内容、所需设备、参加人数；以便合理安排设备及坐席；如不提前说明，将按照全员进行陈列，因此带来的不便由会议筹办人承担；

7.会议室使用期间，需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为出现；

8.使用完毕后，应及时清理会场，带走会议资料，将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调等设备，在综合部检查会场没有问题后离开，未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或者丢失的，则由使用部门承担相应赔偿责任。

9.团队建设、娱乐项目活动使用会议室完毕后，使用人员应及时清理会场，将所有移动过的桌子、椅子、乒乓球桌、办公用品、乒乓球拍等还原；

10.团队建设、娱乐项目活动使用过程中，如遇到相同时间段内其他部门举行会议需使用会议室，团队建设、娱乐项目的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室，并及时通知综合部。

1、本规定由综合部负责解释。

2、本规定自下发之日起实施。

数码信息科技有限公司

综合部

第三篇：公司会议室使用规定

公司会议室使用规定

一、目的：为合理使用会议室，保证会议室的服务和相关物品得以及时提供。

二、适用范围：公司各部门

三、内容：

3.1使用流程:

3.1.1四楼会议室在使用前，使用人需至少提前一个小时（如重大或特殊会议需提前一天申请），根据实际会议要求如实填写《会议室使用申请单》(附件一)，主管签字同意后送行政部会议室管理员。管理员按会议室使用情况进行合理安排，做好会务准备。

3.1.2四楼会议室管理员按《会议室使用申请单》(附件一)所注明的开会时间和与会人数，是否使用投影，在会议开始时间十分钟前确保会议室环境整洁，照明正常，空调启用，白板及白板笔可以正常使用，并准备好椅子、茶水等相关物品。

3.1.3四楼会议进程中，会议室管理员应注意会议使用标识正确与否，并每隔30分钟进入会场内进行增添茶水等相关服务。

3.1.4四楼会议结束后，会议室管理员应及时对会议室进行检查，以确定物品完好；并清理环境，以保证会议室处于可随时使用状态。

3.1.5五楼会议室的使用必需先到五楼保安处进行登记，由保安开门并做好空调、灯光、环境的保证工作。会议完毕后，保安应及时对会议室进行检查，以确定物品完好；并通知保洁对会议室进行清理，以保证其随时处于可使用状态。

3.2使用说明:

3.2.1使用会议室期间，应爱护室内的各种物品，保持完好无损；布置会场时，必须在指定位置悬挂横幅，不得进行其他破坏性的装饰。不得随意将室内的物品带出会议室。

3.2.2使用会议室期间要保持室内卫生整洁，严禁在会议室用餐，严禁乱扔果皮、纸屑、烟头等杂物，严禁随地吐痰。

3.2.3会议室内禁止带入易燃、易爆等危险物品，清除火灾隐患，并做好防盗工作，确保会议室的安全。

3.2.4因使用不当造成会议室设施损坏的，对相关人员和部门要追究责任，予以赔偿。

3.3相关表单:

附件一：《会议室使用申请单》

会议室使用申请单

申请部门

会议（活动）主题

会议预计时间

月

日

：

至

：

参会人数

人

经办人

申请部门主管确认

要求准备物品：

其他注意事项说明：

第四篇：公司会议室使用管理规定

广东华声电器实业有限公司文件

粤华声行［2008］第**号签发：

会议室使用管理规定

第一章总则

第一条为规范公司各会议室管理，制订本办法。

第二条公司会议室包括会议室一（研发大楼二楼）、会议室三（研发大楼三楼）、会议室六（新办公楼四楼）、培训室（研发大楼三楼）等，由行政人事部统一管理。销售系统专用会议室及接待室由销售系统直接管理，不在本办法管理范围。

第二章会议室使用申请

第三条会议室

一、会议室三可容纳16人会议，会议室六可容纳38人会议。培训室可容纳100人会议或培训。会议召集人应根据与会人数申请会议室。

第四条会议召集人应提前2小时向行政人事部提交书面申请。行政人事部负责安排会议室，并将安排结果及时通知申请人。

第三章会议室的安排

第五条会议室的安排遵循“先申请先安排”的原则。遇特别紧急或重要会议，申请人应通知行政人事部调整，如会议室不够用的，行政人事部应建议其他会议改期。

第六条已安排的会议，应准时召开和完成，以免影响其他会议的召开。

第七条会议改期或取消，会议召集人应及时通知行政人事部。

第八条临时客人接待，设在新办公楼大堂，如需使用会议室，须提前通知行政人事部安排。

第四章 会议室的使用

第九条行政人事部须于会议召开前15分钟，打开会议室门。

第十条会议需使用音响、投影设备的，由行政人事部会前安装调试。

第十一条公司级会议、重要宾客接待和董事长主持的会议，由行政人事部供应茶水，其他会议，请自备茶水。

第十二条会议结束后，会议召集人应及时通知行政人事部。

第十三条会议室内设备、设施的临时调用，由行政人事按需统筹安排，其他任何人不得以任何借口搬离。

第十四条必须正确使用会议室内的设施、设备。如因使用不当致设施、设备损坏的，责任人须照价赔偿。

第五章附则

第十五条本办法由行政人事部负责解释。

第十六条本办法为《办公设备及公用设施管理规定》之实施细则。与《办公设备及公用设施管理规定》同时颁布实施。

广东华声电器实业有限公司

行政人事部

2008年11月20日

第五篇：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定

一 目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：

二 会议室使用规定

1、会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

2、部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使用表》，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事行政部负责人同意。

3、使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。

5、遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

6、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

7、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

9、会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，前台接待员可以协助。

10、会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。未尽上述事宜造成和物品设备损坏或丢失的，则由原使用部门承担相应赔偿责任。

11、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

12、禁止任何部门私自占用会议室，一经发现后将全公司严厉通报，所有需求部门使用会议室前必须征得行政部同意后方可使用。