会议室使用及申请管理规定

第一篇：会议室使用及申请管理规定

会议室使用及申请管理规定

为进一步加强对公司各会议室管理和使用。明晰会议室使用流程。推动公司的办公自动化程序，提高办公效率，公司综合事务部与信息化部就实现会议室申请OA自动化制定了会议室使用申请流程。现将会议室管理、使用作如下规定：

一、会议室使用管理规定

1、公司现有4个会议室，分别为大、中、小和“多功能”会议室。各单位若使用会议室，需提前通知公司综合事务部，统一安排；特别是各分公司在安排各地业务人员回公司前，要首先到综合事务部了解会议室使用情况,然后再选择用会时间。

2、根据参会人数合理选择会议室。

大会议室35人

中会议室30人

小会议室10人

多功能会议室60人

3、使用会议室若遇冲突，由综合事务部依照轻重缓急的原则协调解决。各部门要配合、服从综合事务部的安排。

4、会议室内严禁抽烟。各单位使用会议室前，由综合事务部负责清理现场，然后移交使用单位，离场时要通知综合事务部验收，若发现用会单位有

抽烟现象，一烟头罚款50元，依次类推，由综合事务部监督，各单位负责人负责执行。

5、保持会议室整洁。不随地吐痰，不乱扔纸屑并随身带走自带杂物等。

6、爱护室内设施。不要在桌椅上乱涂乱划。若有损坏由用会单位承担维修费用。

7、会议所需白板笔、饮水杯，请各单位内勤人员到综合事务部领取。

8、若需投影仪、笔记本电脑，由各单位内勤到综合事务部签字领取，妥善保管使用，完毕后，立即交还综合事务部，以免影响其他部门使用。

二、会议室使用申请流程及有关规定：

1、综合事务部负责会议室的使用申请、审批工作。

2、各单位如需要使用会议室时，需提前2天，在OA办公自动化系统会议室申请项上填写使用申请。综合事务部不再接受电话和派人预约会议室的申请。

3、使用会议室的单位，直接登陆OA办公自动化系统，正确、真实的填写申请会议室的相关内容，如：申请使用会议室的单位、申请人、申请会议室类型、与会人数以及所需设备、会议时间等,然后提交，等待审批。

4、综合事务部根据实际情况予以安排。未经许可任何部门和个人不得随意占用会议室，以免预约会议室的单位无法正常使用。

5、综合事务部必须在申请使用会议室单位发出会议室申请后3小时内回复申请。

6、对于未被预约的临时会议申请，综合事务部必须按照先进先出或轻重缓急的原则进行安排。若会议室使用安排已满不能答复申请的，综合事务部需向新申请单位作出解释。

7、各单位必须遵守会议室使用的安排，对于不遵守会议室申请、使用制度的单位和个人，根据有关规定予以处理。

8、特殊情况综合事务部未能在3小时内作出回复或无法作出回复时，按

照先申请先使用的方法使用会议室。

9、如遇OA故障无法填写申请的，必须由申请单位或个人进行电话预约，事后当天补齐会议室申请资料。

10、各分公司、各部门由专人负责此项工作。

第二篇：会议室申请及使用规定

北京东方首选企业管理顾问有限公司

会议室申请及使用规定

为使会议室申请及使用更加规范化、标准化、明确化。维护会议室使用资源。现特制定会议室申请及使用规定。

一、公司各事业部会议室例会管理

公司各事业部于每周定期召开《学习交流与统一思想会议》可由事业部文员申请设置事业部例会，由公司人力资源部统一安排。（备注：各事业部每周只可申请一次《学习交流与统一思想会议》）

二、会议室申请要求：

1、2、凡申请使用会议室者，参会人数必须在15人及以上。

凡申请使用会议室者，需提前将会议主题、参加人员、会议具体方案、预期达到的效果及相关书面文字性材料报于人资部统一审核。

3、凡申请使用会议室者，需要遵守《会议室管理若干规定》标准执行，若发现违反《会议室管理若干规定》，将按照相关标准严格执行。

4、凡申请使用会议室者，开会时间在20分钟以上需将会议方案报至人力资源部存档备查。

三、会议室申请使用

1、所有会议室的申请均由申请负责人将资料发至人资部审核，审核通过，行政文员根据申请要求做出会议使用时刻安排表。行政文员在OA系统内预定，预定完成后，由行政人员提供相应的会议室并通知到申请人。

2、会议室采用“先申请先使用”的原则。部门召开的会议如与公司临时重要会议发生冲突，须保证公司级会议优先使用，各部门使用会议室均本着重要、紧急优先使用的原则接受公司的安排。

3、各部门已申请通过并安排会议室，原则上不允许随意改变，如遇突发情况必须取消或调换会议室，须第一时间告知行政人员撤销或更改会议室的申请需求。

4、所有会议室、会议室设备的使用均以OA系统预约设备为主，不可私自拆卸设备。各部门严格执行并给予落实。

5、各部门申请会议室时必须在OA系统内注明与会人员的名额及参会具体情况。

6、行政人员监督会议室使用是否符合标准，对借出的设备进行检查、如有损坏等情况请及时上报。

北京东方首选企业管理顾问有限公司

人力资源部

二零一一年十一月四日

第三篇：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定

一 目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：

二 会议室使用规定

1、会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

2、部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使用表》，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事行政部负责人同意。

3、使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。

5、遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

6、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

7、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

9、会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，前台接待员可以协助。

10、会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。未尽上述事宜造成和物品设备损坏或丢失的，则由原使用部门承担相应赔偿责任。

11、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

12、禁止任何部门私自占用会议室，一经发现后将全公司严厉通报，所有需求部门使用会议室前必须征得行政部同意后方可使用。

第四篇：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定

会议室是医院专门用于召开学术报告、会议、培训、组织活动和接待客人的场所，为了充分利用会议室的功能，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保各类会议的正常召开，特制定本规定。

一、会议室使用细则

1、会议室由医院办公室负责管理、使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。本管理规定所指的会议室包括：新医疗综合大楼26楼第一会议室、第二会议室和第三会议室。

2、会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，相关 科室(人员)使用会议室，须提前2天通知医院办公室，使用负责人须在会议室登记薄上登记签名，以便统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向医院办公室提出申请，由医院办公室根据会议室安排情况进行协调。

3、各科室申请使用会议室时，需明确使用时间、是否使用设备、参加会议人数等，并在会议室登记薄中注明，医院办公室可根据实际情况做好相关工作的的准备工作。

4、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，院级会议（包括党委中心组学习、院周会、院长办公会、党委会及其他全院性会议）优先于科室会议，科室会议之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

5、使用会议室的科室，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理：检查安全(电源)，关好窗、空调。

6、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，尽量保持室内清洁。

7、会议结束后，使用人应进行必要的检查，关好门窗，并通知医院办公室关闭会议室内各种电器设备的电源。如发现设备故障或公务损坏，及时报至医院办公室，及时维修，确保其他会议的准时进行。安全责任人为使用者所属科室负责人。

8、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何科室和个人未经医院办公室同意不得将会议室的各种设施设备拿出会议室或转做他用。

9、会议室平时卫生由医院保洁人员每天早晨负责打扫。会议室活动结束后，请使用科室将桌椅整理并归回原处，以方便其他科室使用。

10、当组织学术活动或培训时，在医院办公室的指导下，由活动的组织者临时负责会议室管理及设备使用。活动结束后，组织者应就会议室及设备与医院办公室进行交接。

二、本规定由医院办公室制定并负责解释，经审批后自颁布之日起执行。

医院办公室 2016年12月30日

第五篇：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定

一、目的：为了加强会议室的合理利用并对其进行有效管理，保证会议室的安全、整洁及各类设施的完好，确保公司各项会议的顺利召开，特制定本规定。

二、范围：本制度适用于公司会议室使用

三、内容：

1.会议室仅限于本公司用于举行各类会议，开展教育培训以及重要来宾接待等工作使用。

2.会议室由行政部制定专人负责管理，会议室在不使用情况下由管理人员将门锁好任何不得随意进入会议室。

3.各部门若需使用，需提前向公司行政部填写《会议室使用申请表》提交申请，由行政部统一安排。各部门每周开例会需使用会议室把时间确定上报行政部汇总。4.行政部根据提交的《会议室使用申请表》进行登记，填写《会议室使用登记表》，按时间先后安排会议。

申请人在会议开始前到管理人员处确认签字，并领取钥匙。会议结束后，会议使用人员要整理会议室，保持会议室清洁，并去行政部办理交接手续并交回钥匙。5.会议室使用前的布置工作由会议室管理员配合会议主办部门完成。

6.各部门在会议室使用过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，要爱护室内设备。7.会议室的设备、工具、办公用品未证得公司同意，任何人不得拿出会议室或挪动他用。

8.会议室的环境卫生由行政部派人专人负责，在每日早晨进行打扫，并做好日常清洁工作。

9.会议室使用完毕，应随时关门、窗和全部设施、电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。