集团会议室使用管理规定(修订)

第一篇：集团会议室使用管理规定(修订)

集团会议室使用管理规定（修订）

一、目的

为了更好、更合理的利用会议室，为创造良好的使用环境，保障会议的成功召开，结合集团现会议室情况制定本管理规定。

二、适用范围

本规定适用于集团办公楼会议室。其他公司会议室可参照执行。

三、职责

（一）集团总裁办行政部负责会议室的统一管理

1、前台接待文员是会议室的管理人员，负责： ①对会议室的预约申请及使用情况进行监督管理； ②对有时间冲突的会议提醒预约各方合理调整； ③保管钥匙、无线话筒、投影仪与空调遥控器； ④负责会议设备的开关等。

2、信息部负责投影仪、音响、话筒等会议室专用设备的调试及维修等。

（二）会议召集单位（部门）负责：指派本单位（部门）专人申请使用会议室，并做好本单位（部门）会议的会前、会中、会后的各项工作。

四、管理规则

（一）会议室的使用原则

1、会议室使用原则上按照提前申请原则。

2、如有例外：按照先预约后临时、先上级后下级、先集团后子公司、先重要后次要、先大型后小型的调整原则。

（二）会议室使用流程

1、会议室申请

1）各单位（部门）使用会议室应至少提前1天通过OA办公系统会议管理模块预约会议室，并注明会议的开始时间和结束时间，如有变动须及时在OA系统上作出相应的变更。

（2）各单位在OA办公系统通知公告模块发布的会议通知，作为会议室预约的唯一有效凭证。

（3）没有经过OA系统或者没有提前1天申请的会议将一律不安排会议室（特殊情况除外）。

2、会前准备工作

（1）会议室申请人负责找会议室所在楼层前台接待文员领取会议室钥匙；（2）前台人员提前检查音响、投影仪、话筒、空调等使用情况，保证会议室通风，并检查灯光的照明情况。

（3）会议使用单位（部门）会务人员做好桌椅的摆放，窗帘闭启等工作。需要使用投影仪的，请提前自行准备好手提电脑并到前台接待文员处拿遥控器，放下投影仪幕布，调试好后，派专人操作。如有问题，请及时与前台接待文员联系，不得随意调试会议设备；

（4）会议室使用单位（部门）需提前安排好本单位（部门）人员做好会议记录、准备所需会议用品、茶叶等工作。如需水瓶、水杯请提前和会议室所在楼层前台接待文员联系，自行提前打好开水。如需水果等，提前自行采购清洗并摆放到位。

（5）如需要座次表、席卡等，请使用会议室单位（部门）自行提前打印、装好，并张贴、摆放好。

（6）会议召集部门需提前通知提醒参会人员准时参会。

3、会中工作

（1）参会人员讲话，尽量做到声音洪亮、清晰；（2）做好清晰的会议记录；

3）本部门会务人员要密切注意参会人员情况，及时做好加水等服务工作。

4、会后结束工作

（1）使用单位（部门）负责会场的打扫和清理。离开将窗帘拉开到同一角度，做到桌面无纸杯、烟灰缸、垃圾及杂物、摆放好桌椅等。通知当层前台接待文员关好空调、投影仪、音响、话筒及灯等，收起投影仪幕布，并锁好门，使会议室恢复原样。

（2）会议室所在前台接待文员做好使用记录，并对使用情况进行评价。

五、会议室使用的日常管理注意事项：

1、爱惜室内财物，不得随便移动会议室的家俱及物品。会议过程中出现物品、器材损坏事件，会后及时与会议室所在楼层前台接待文员联系，不得隐瞒不报。

2、使用过程中应保持会议室的整洁，会后应由会议组织单位（部门）安排专人清理会场；

3、不参加会议、无会议时，无关人员不得随意进入会议室；

4、会议室在不使用的时候要一直保持锁闭状态，由会议室所在楼层前台接待文员定期检查安全卫生，视频设备、音响设备、投影设备、灯光、空调等的状况，发现异常及时调整或报修，确保会议室随时可正常使用。

六、会议室外借的注意事项：

1、会议室使用单位（部门）需提前1-2天告知总裁办相关人员，进行预约所需会议室，如取消会议室使用，需今早告知；

2、总裁办负责：

（1）提供会议室，前台人员提前检查音响、投影仪、话筒、空调等使用情况，保证会议室通风，并检查灯光的照明情况。

（2）会议设备的操作，提供投影仪、音响、话筒等设备；

3、会议室借用单位（部门）负责：

1）会议使用单位（部门）需派专人提前做好桌椅的摆放，窗帘闭启、悬挂横幅等工作。

（2）会议使用单位（部门）需派专人做好一楼及会议楼层的签到指引工作；（3）会议使用单位（部门）需自行携带所需会议用品，如：茶叶、铅笔、抽纸盒、抽纸、三联杯垫、糖果罐等

（4）会议室使用单位（部门）需派专人进行茶水会务工作；

（5）茶歇由会议室使用单位（部门）相关人员自行准备、清洗并摆放到位；（5）会后使用单位（部门）负责会场的打扫和清理。离开前将窗帘拉开到同一角度，做到桌面无纸杯、烟灰缸、垃圾及杂物、摆放好桌椅等。通知当层前台接待文员关好空调、投影仪、音响、话筒及灯等，收起投影仪幕布，并锁好门，使会议室恢复原样。

七、监督管理

会议室使用情况每月按前台接待文员登记情况，计入当月各部门评价中。使用情况不良的单位（部门）与其他单位（部门）会议有冲突时，优先安排会议室使用优良者。并按集团奖惩制度和绩效管理办法执行。

弘阳集团总裁办 二O一四年四月八日

第二篇：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定

一 目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：

二 会议室使用规定

1、会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

2、部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使用表》，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事行政部负责人同意。

3、使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。

5、遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

6、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

7、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

9、会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，前台接待员可以协助。

10、会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。未尽上述事宜造成和物品设备损坏或丢失的，则由原使用部门承担相应赔偿责任。

11、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

12、禁止任何部门私自占用会议室，一经发现后将全公司严厉通报，所有需求部门使用会议室前必须征得行政部同意后方可使用。

第三篇：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定

会议室是医院专门用于召开学术报告、会议、培训、组织活动和接待客人的场所，为了充分利用会议室的功能，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保各类会议的正常召开，特制定本规定。

一、会议室使用细则

1、会议室由医院办公室负责管理、使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。本管理规定所指的会议室包括：新医疗综合大楼26楼第一会议室、第二会议室和第三会议室。

2、会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，相关 科室(人员)使用会议室，须提前2天通知医院办公室，使用负责人须在会议室登记薄上登记签名，以便统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向医院办公室提出申请，由医院办公室根据会议室安排情况进行协调。

3、各科室申请使用会议室时，需明确使用时间、是否使用设备、参加会议人数等，并在会议室登记薄中注明，医院办公室可根据实际情况做好相关工作的的准备工作。

4、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，院级会议（包括党委中心组学习、院周会、院长办公会、党委会及其他全院性会议）优先于科室会议，科室会议之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

5、使用会议室的科室，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理：检查安全(电源)，关好窗、空调。

6、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，尽量保持室内清洁。

7、会议结束后，使用人应进行必要的检查，关好门窗，并通知医院办公室关闭会议室内各种电器设备的电源。如发现设备故障或公务损坏，及时报至医院办公室，及时维修，确保其他会议的准时进行。安全责任人为使用者所属科室负责人。

8、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何科室和个人未经医院办公室同意不得将会议室的各种设施设备拿出会议室或转做他用。

9、会议室平时卫生由医院保洁人员每天早晨负责打扫。会议室活动结束后，请使用科室将桌椅整理并归回原处，以方便其他科室使用。

10、当组织学术活动或培训时，在医院办公室的指导下，由活动的组织者临时负责会议室管理及设备使用。活动结束后，组织者应就会议室及设备与医院办公室进行交接。

二、本规定由医院办公室制定并负责解释，经审批后自颁布之日起执行。

医院办公室 2016年12月30日

第四篇：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定

一、目的：为了加强会议室的合理利用并对其进行有效管理，保证会议室的安全、整洁及各类设施的完好，确保公司各项会议的顺利召开，特制定本规定。

二、范围：本制度适用于公司会议室使用

三、内容：

1.会议室仅限于本公司用于举行各类会议，开展教育培训以及重要来宾接待等工作使用。

2.会议室由行政部制定专人负责管理，会议室在不使用情况下由管理人员将门锁好任何不得随意进入会议室。

3.各部门若需使用，需提前向公司行政部填写《会议室使用申请表》提交申请，由行政部统一安排。各部门每周开例会需使用会议室把时间确定上报行政部汇总。4.行政部根据提交的《会议室使用申请表》进行登记，填写《会议室使用登记表》，按时间先后安排会议。

申请人在会议开始前到管理人员处确认签字，并领取钥匙。会议结束后，会议使用人员要整理会议室，保持会议室清洁，并去行政部办理交接手续并交回钥匙。5.会议室使用前的布置工作由会议室管理员配合会议主办部门完成。

6.各部门在会议室使用过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，要爱护室内设备。7.会议室的设备、工具、办公用品未证得公司同意，任何人不得拿出会议室或挪动他用。

8.会议室的环境卫生由行政部派人专人负责，在每日早晨进行打扫，并做好日常清洁工作。

9.会议室使用完毕，应随时关门、窗和全部设施、电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。

第五篇：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定

第一章 目的为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：

第二章 定义

目前在使用中会议室有：

地下一层：会议室

一、会议室二

二层：洽谈会议室

三层：大会议室、小会议室

会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。

第三章 申请使用流程

第一条 前台每周五将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处；

第二条 部门或个人将使用时间及用途填写在《会议室使用登记表》中；

第三条 部门或个人按会议室使用规定使用会议室。

第四章 会议室使用管理规定

第一条 会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

第二条 部门或个人需要使用会议室时，需提前一天填写《会议室使用申请表》完成会议室的申请预约；

第三条 没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用；如使用时间发生冲突，需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

第四条 会议室均依据申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序；

第五条 部门及个人应按照预约时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

第六条 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，如有延时使用需求，请及时与下一使用个人或部门沟通，获得应允后方可继续使用，否则需立刻终止该会议；

第七条 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

第八条 会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

第九条 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；

第十条 会议室使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，并在离开会议室时关闭电源、空调。

第五章 附则

第一条 第一条本规定解释权在集团行政部

第二条 第二条本规定在自发布之日起生效

行政部

2013年11月18日