印章、证件管理流程

第一篇：印章、证件管理流程

印章管理、使用流程

一、印章的保管：

１、公司采取部门专用章保管的办法，各类印章由办公室专人保管，不得转借他人。

２、保管人离职时，须办理归还印章手续，作为移交工作的一部分。

二、印章的使用：

使用范围：公司公章和合同专用章只限于对外业务签订合同、协议、向上级主管部门传送文件时使用；办公室公章只限于行政部向公司内部各部门发文使用，不能代替公司公章使用；

１、签署合同、协议、委托书或以公司名义行文需加盖公司公章、法人章、合同专用章的，需由总经理审核签字后通知办公室，办公室接到总经理通知后盖章，盖章文件或复印件由办公室统一保管。

２、公司内部需使用印章（公司公章、法人章、合同章），由部门经理提出申请，总经理审核签字，尔后由办公室核对用印并填写《印章使用登记》备案。

３、公司内部发文、出具介绍信函、通知、相关证明材料经办公室主任审核同意后使用行政办公章。

4、公司总经理对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。

5、印章审批使用单所载内容必须与所盖章的文件内容相符，否则不予盖章。

6、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写《证照、印章使用申请表》并有借具字样，载明事项，按上述程序审核，经同意后方可携带使用。

7、公章必须和落款名称相符，盖章应端正清晰，齐年印月（日），签名盖章一起的，必须遵循先签名后盖章的原则。

三、责任：

1、印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失，如遗失，必须及时向公司总经理报告。

2、必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

4、管理印章人员因病、事假需交他人代为管理使用时，应做好印章的使用交接，包括交接日期、使用登记等。

办

公

室

二0一0年三月一日

第二篇：印章、证件管理流程

印章管理、使用流程

一、印章的保管：

１、公司采取部门专用章保管的办法，各类印章由办公室专人保管，不得转借他人。２、保管人离职时，须办理归还印章手续，作为移交工作的一部分。

二、印章的使用：

使用范围：公司公章和合同专用章只限于对外业务签订合同、协议、向上级主管部门传送文件时使用；办公室公章只限于行政部向公司内部各部门发文使用，不能代替公司公章使用；

１、签署合同、协议、委托书或以公司名义行文需加盖公司公章、法人章、合同专用章的，需由总经理书面授权人签字，盖章文件或复印件由办公室统一保管。

２、公司内部需使用印章（公司公章、法人章、合同章），由部门经理提出申请，并填写《证照、印章使用申请表》，与所需用印的文件一并交总经理审核签字，尔后由办公室核对用印并填写《印章使用登记》备案。

３、公司内部发文、出具介绍信函、通知、相关证明材料经办公室主任审核同意后使用行政办公章。

4、财务印章和法人章由财务会计保管按规定使用，涉及重要文件或不在职权范围内需用印须报总经理批准后方可用印。

5、公司总经理对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。

6、印章审批使用单所载内容必须与所盖章的文件内容相符，否则不予盖章。

7、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写《证照、印章使用申请表》并有借具字样，载明事项，按上述程序审核，经同意后方可携带使用。

8、公章必须和落款名称相符，盖章应端正清晰，齐年印月（日），签名盖章一起的，必须遵循先签名后盖章的原则。

三、责任：

1、印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失，如遗失，必须及时向公司总经理报告。

2、必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

4、管理印章人员因病、事假需交他人代为管理使用时，应做好印章的使用交接，包括交接日期、使用登记等。

流程图：

第三篇：印章管理流程

*******印章管理流程

1．目的和职能

1．1印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，关系到公司法律和经营风险的承担，为理顺公司的印章管理工作，维护公司的利益，制定本流程。

1．2 公司总经理授权由行政部全面负责公司的印章监督管理工作，包括印章的设置、发放、使用、回收，以及负责维护本流程。

2． 工作程序

2．1 印章的种类、形制、刻制、登记、交接、废止

2．1．1 印章的种类、形制、刻制

公司设置两种类型的印章：

1）行政公章。该印章设置一枚。

2）财务印鉴专用章。公司设财务专用章、发票专用章等。

3）法人代表印章。

非经总经理批准，任何部门或个人不得增设印章种类。

公司行政部设定各印章规格形制，报总经理批准后刻制。

2．1．2 印章的登记、交接、废止

1）各印章管理人员向行政部领取印章，行政部做好《印章领用保管台账》。

台账中应明确印章全称、领用日期、领用印模，2）保管公司印章的人员因人事变动或离职，应将所保管的印章交回行政

部，并进行登记，方才完成交接手续。

3）各部门、各分公司、各门店印章损坏、遗失的，填报《补发印章申请

单》，补发相关的印章。

4）因机构设置调整、名称变更、人员更换等，印章自相关更换撤并文件

下发时废止。

5）印章废止时，印章管理人员应将保管的印章及时交还行政部。

6）行政部门应及时办理报废审批，注明废止印章名称、时间等具体内容，印章

作废，经公司总经理批准，必要时要发布公章作废公告。公司行政部应将已废止印章妥善保管三年后方可销毁。

2．2 印章的使用范围

2．2．1 公司行政公章的使用范围

公司、分公司行政公章只能在下列文件上使用：

1）以公司名义向政府、主管部门、往来单位、银行提交、呈报的公文、报告

等文件；

2）对公司内部发布的有普遍约束力的决定、通报等文件；

3）以公司签订的各种授权文书、合同、协议、备忘录等契约性文件；

4）经总经理批准同意使用公司行政公章的文件。

2．2．2 财务印鉴专用章的使用范围

公司财务专用章只能在下列文件上使用：

1）公司财务部履行专项工作职责所形成的各种文件、报告、凭证、资料、票

据、单据等；

2）总经理批准可以使用专用章的文件资料。

2.2.3法定代表人印章的使用范围

适用于由公司法定代表人签章的文件、法人代表证书、法人代表授权委托书、统计报表等。

2．3 印章的使用程序

2．3．1 印章的保管

公司各类印章专管人员应保证印章的保管安全，使用规范，建立印章使用台帐，若不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向公司总经办报告，并登报声明，同时追究当事人责任。

从各类印章启用之时起，各领用部门和印章专管人员将无条件承担该印章使用的一切责

任，对因印章使用、保管不慎给公司(子公司)权益造成损害的，应追究相关责任人的责任。

1）公司行政公章由保管；

2）财务印鉴专用章、法人代表印章由财务部负责人或指定的专人保管；

2．3．2 印章的使用程序

1）公司各级人员需使用行政公章须按要求填写《印章使用申请单》，将其

与所需盖印的文件一并逐级上报，由总经理批准后交公章保管人盖章。

2）公章保管人应对文件内容和《公章使用申请单》载明的签署情况予以核

对，经核对无误的方可盖章。

3）用印后《印章使用申请单》作为用印凭据由公章保管人留存，定期归档。

4）公司财务部人员依日常的权限及常规工作内容以及本流程的规定使用财务专用章等无须经上述使用程序，但财务负责人应进行审核和承担责任。

5）公司所有印章原则上不许带出公司办公地点，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《印章使用申请单》，载明事项，经公司总经理或总经理授权的人员批准后由两人以上共同携带使用。

6）公司总经理可以依照工作权限决定对行政公章的使用，可以无须经过上述使用程序。

2．4 违规处理

2．4．1 印章保管人遗失公司行政公章、财务专用章、发票专用章等，视为“严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的”的行为，人力资源部可以依据相关流程采取相应的处罚措施。造成公司损失的,应该予以赔偿。

2．4．2公司工作人员无视本流程的规定或违反本流程作业或有负有监管责任的人员营私舞弊或疏于履行监管职责的，人力资源部可以依据相关流程采取相应的处罚措施。造成公司损失的,应该予以赔偿。

2．4．3公司工作人员私自翻刻、模仿、涂改本流程所列明的印章或臆造公司印章的，人力资源部可以依据相关流程采取相应的处罚措施。造成公司损失的，应该予以赔偿，同时公司将保留刑事诉讼的权利。

附：

表一：《印章领取登记表》

表二：《印章使用申请单》

第四篇：印章证件管理制度

印章证件管理制度

第一章 总 则

第一条 目的与适用定义

一、为了保证公司印章和证件的合法性、严肃性、权威性，杜绝违法违规行为的发生，规范公司印章和证件的管理，明确使用人和管理人员的责任，实现印章证件规范化管理，特制定本规定。

二、公司办公室为公司印章和证件的归口主管部门。

三、本规定适用于公司各类印章和证件。

第二章 印章管理与使用规定

第二条 印章种类

一、公章：公司按规定程序经工商行政管理部门注册登记后，在注册地公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章。

二、公司业务用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章、执业印章。

三、法人印章：公司法定代表人印章。

四、部门印章：刻有公司部门仅限公司内部使用的印章、公司独立项目部使用的印章。

第三条 印章刻制

一、新公司成立（和更换），基本印章（公章、合同章、法人章、财务章、发票章）的刻制，由公安机关指定的刻制机构刻制，后交公司备案，并从刻制之日起使用。

二、公司各类印章刻制的申请由印章使用部门提出，并根据要求填写“印章刻制申请表”，详细说明印章的用途、种类、名称、样式等后，上报公司行政部门，经总经理审批后，方可进行印章的刻制。

三、审批通过后由办公室存档备查，指定专人执行印章的刻制。

四、印章样式应根据国家有关规定制作。

五、未经公司批准，任何部门和个人不得擅自刻制公司、部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事责任均由责任人承担。

第四条 印章启用

一、印章刻制完成后，专人领回，填写“印章启用登记表”存档备查；

二、新印章启用前由办公室下发启用通知，并注明启用日期、使用范围。

第五条 印章保管

一、公司公章、合同专用章由办公室指定专人负责保管。

二、公司法人印章由总经理统一保管。

三、公司财务专用章及发票专用章由财务部出纳保管使用。

四、执业印章（含项目经理章、造价员章）由公司办公室指定专人保管。

五、部门内部用章由部门负责人或指定人员保管。

六、项目部用章由项目部经理或公司办公室指定人员保管。

七、公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。

八、印章保管人如有岗位变动或离职，须交清所保管的印章和用印登记薄，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写“印章移交表”，由双方当事人及监督人签字。

九、印章管理人须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由领导或领导指定专人临时保管，以便工作需要。

十、印章保管人对所保管的印章，应经常检查，及时清洗、加油，细心保护。

第六条 印章使用规定

一、使用人填写“用印申请表”，按照公司授权报相关领导审批方可用印。

二、严禁在空白格式化文件上加盖印章，严禁出具空白证明。

三、加盖印章时严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符。用印位置恰当、字迹端正、图形清晰。

四、印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。

五、不得在审批手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况相关领导无法签字，需在电话通知授权认可的情况下盖章。盖章后出现的意外情况由批准人负责。

六、审批手续不符合规定时保管人用印的，保管人承担一切责任。

七、印章保管人应建立用印登记表台账，详细载明印章的使用日期、使用部门、使用人、内容、份数、审批人等内容，定期存档备查。

八、对已盖章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖手续。

九、公司印章原则上不得带出公司，确因工作需要等特殊情况需将公章、法人章、财务专用章带出公司时，应经总经理批准。携带公章、法人章、财务专用章三章外出的必须两人以上同行和使用。

第七条 印章的使用范围

公司所有印章必须按规定使用，不得超出范围使用。

一、公司公章：

(一)主要用于对外、对内签发的文件；(二)与其它机关联合签发的文件；(三)由公司出具的证明及有关材料；

(四)对外提供的财务报告以及与银行、税务有关业务事宜；(五)公司章程、协议、各类商务合同；(六)劳动合同、聘用协议；

(七)担保书、承诺书等重要法律文件。

二、法人印章：主要用于银行预留印鉴、银行票据及特殊情况下使用。

三、财务专用章：用于财务支出、收款证明、银行票据、涉税事宜等。

四、发票专用章：主要用于购买和开具发票使用。

五、合同专用章：用于签订工程经济合同时使用。

六、项目部章：用于与项目有关的事项往来。

七、执业印章：含建造师章、造价员章，主要用于工程招投标商务文件。

八、其它部门管理印章：一般用于内部，禁止在对外文件上使用。

第三章 印章停用、销毁

第八条 印章停止使用或因磨损而不能使用时，应及时上交公司办公室。停止使用的印章上交后保存1年，保存期满后方可销毁。

第九条 因需要更换新印章，在新印章使用时，由办公室对原有印章进行销毁处理。销毁时安排两人以上进行。

第十条 印章使用损坏、遗失或被盗，需声明作废，并由办公室下发旧印章销毁通知，并做好销毁备查登记。

第四章 证件管理

第十一条 公司保管使用证照包括：

一、公司经营资质和资格类：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、安全许可证书、规费和计费证、公司章程、验资报告及质量安全考核证书。

二、银行业务类：包括开户许可证、机构信用代码证及相应开户资料、卡片。

三、企业个人资格证件类：包括建造师执业证书、造价师（员）证书、九大员证书、三类人员证书、职称证书、特种作业操作证书。

四、个人证卡类：包括建造师执业印章、造价师（员）印章。

第十二条 公司专人对各类证件统一登记保管，并建立规范的领用程序、完善相应手续。

第十三条 公司商务部专人专责配合对各类证照的申办、检验、变更、登记、延期等工作。

第十四条 因工作需要携带各类证照卡原件外出的，需先申请和填制领用手续，经主管领导批准同意后方可领用外出使用（非公司人员不得单独领用），使用人必须保持各类原件的完好无缺，在规定时间内交回公司。发生遗失、损坏的承担相应的处罚。

第十五条 保管人员必须定期清点核对各类证照是否完整无缺。

第十六条 对公司证件复印使用，要在复印件上注明用途、使用范围。

第十七条 严禁任何人擅自复印公司证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖公司证书，违反规定者，公司将追究当事人责任，依法处理。

第五章 附 则

第十八条 本规定由公司办公室制定解释，自公布之日起执行。

第五篇：印章、证件管理制度

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印章、证件管理制度

公司印章指公司行政章、合同章及财务章，行政章及合同章由综合部负责管理，财务章由公司财务部负责管理并按照相应的管理流程审核用印，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续；

证件是指企业营业执照、税务登记证、机构代码证、采矿许可证、安全生产许可证等生产经营中所需的企业证件及个人证件（包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及特种作业证等）。证件申办及年审：由综合部根据需要统一到相关部门办理。

一、印章管理与使用：

1、一般性介绍信及身份证明，须经综合部负责人或公章主管人员审核后，方可盖章，以备查；

2、所有需要加盖公司印章的文件资料用印时，必须由申请用印部门填写《公章使用登记表》，由主管部门领导审核后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时，必须留存一份原件。用印应遵循“一事一批”的原则，同一事项不重复审批。对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；

3、公章禁止带出企业外使用，如因特殊需要，必须经总经理或部门部长 1

批准，由相关人员2人以上携带前往，用后立即带回；

4、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经部长以上领导同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；

5、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；

6、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；

7、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责；

二、公章使用流程：

1、合同章使用流程：综合部登记编号后，由部门相关人员自行保管，并对合同章的使用负责。使用时部门部长批准，并在《公章使用登记表》上作好使用记录;

2、公司公章使用流程：

1）申请人所在部门部长或副总经理以上领导向综合部提出申请;

2）印章保管人员审阅、了解用印内容；

3）印章保管人员对申请人资格进行核准并在《公章使用登记表》上登记，由印章保管人盖戳；

3、财务章使用流程：同公章使用流程；

三、证件管理与使用

1、各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须登记借用，并在借用登记表上注明使用时间、事由及相关事项。经部门领导同意后，到综合部办理借

用登记手续。

2、各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由综合部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。

3、使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向综合部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

四、责任与义务：

1、印章管理人员对公司印章的使用必须严格把关，未经权限领导签批同意，坚决不予用印。对违反规定擅自使用、私刻、丢失公司印章所造成的损失和责任，由印章保管人员承担全部经济和法律责任，必要时公司将依照法律规定给予行政处罚或移送相关司法部门追究当事人的法律责任。

2、印章保管人员为公司涉密人员，其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公司有权追究其责任。

3、公司员工若发现印章被伪造的情况，应及时向总经理报告。

五、本管理制度自批准签发之日起生效实施。

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二〇一四年二月二十日