公文处理注意事项（共五篇）

第一篇：公文处理注意事项

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公文处理注意事项 注办。各部门具体承办人员要根据文件办理要求和局领导批示及

时办理。办理结束后应在收文处理签的“注办”栏中填写办理情况

一、发文管理应注意的事项：

和结果，并签名。注办时应注意查看拟办意见和局领导批示意

（一）拟稿

见。各部门负责人要经常对本部门阅办文件的办理情况进行检1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘

查，确保文件及时正确办理完毕。

米，左2.8厘米，右2.6厘米。

二、发文处理

2.公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。公文正文用仿宋体三

拟稿。各科室、单位拟稿人在拟稿时，必须先正确填写“文头纸”号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑

栏下的各个项目，标注主题词可使用“自动标引”功能，并根据主体三号字。段落行距为固定值30磅。

题词标引的规定进行调整。进入“正文、附件”栏后，先编辑正文，3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二

再编辑附件，与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中○○四年十月十二日”。

选择，建立关联，以便审核、签批参阅。正文和附件的编辑原则4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引

上应由拟稿人输入，拟稿人经检查确认起草完毕后，将文件发送发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍

本部门负责人初审。拟稿人起草的文件凡可以公开的，应设定兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》（绍市国

为共享文件，以便其它工作人员查询。

税办〔2004〕444号）”。

审稿。部门负责人负责“初审”。初审公文，应通过“编辑”功能进5.草拟公文结构层次序数，第一层为“

一、”、第二层为“

（一）”，入计算机文稿，认真审阅，并产生初审版本后在“领导审批”栏明第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文时间、确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。审批后，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩

审批人应在“签名”栏用密码签名，按“确认”键退出。需其它部门语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

会签的文件，应在会签栏中选择会签部门，在送办公室核稿前发6.公文如有附件，应当在正文之后空一行再空两格、成文时间之

送给有关部门。会签部门在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机前注明附件顺序和名称。并把附件放在附件栏中。例如： “ 附

文稿，产生会签版本后在文件稿头纸上用密码签名，并发回拟稿件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

部门。拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件按规定发送办公7.成文日期以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关

室审核。如需外单位会签的文件应由主办部门负责。外单位会签负责人的签发日期为准。

完毕后，主办部门应先将外单位会签文稿送局领导审阅确认，然8.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种

后将外单位会签意见输入计算机文稿，按规定程序送办公室审核类，一般应当标明发文机关。上报的公文，标题中不标发文机关。

后报局领导签发。送外单位会签的纸质文稿应送办公室归档。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

核稿。公文经部门负责人初审后，应根据文件的类型分别发送法9.转发上级机关的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，规部门复审或办公室秘书初核。凡涉税规范性文件应先送法规部但不能以上级机关公文的发文号代替。

门复审，其余文件直接送办公室核稿。法规部门复审后，应发回10.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简

主办部门。办公室秘书初核后，根据局领导分工发送签发。重要称、统称。

文稿由办公室负责人复核后再发送局领导签发。办公室核稿后，11.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其

必须产生相应的会签版本、初核版本和复核版本，并在“文头纸”他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直

上相应的审核栏内，用密码签名。对不需发文或需作较大修改的接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

文稿应在写明意见并签名后退回主办部门。各单位每个工作日12.“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。

必须打开本单位的部门信箱，注意接受发来的电子文件。各单位13.抄送多个单位，中间用逗号隔开，结尾用句号。例如：“抄送：

接到电子文件后要及时按办文程序处理，不得延压。×××，××××，××。”

（二）审批

1.签批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批意见。

2.公文送领导人签发之前，应当由拟稿人所属部门领导初审签名 后，送办公室审核。其中涉税规范性文件经部门负责人初审后一

律先送市局法规处复审，再送办公室审核。办公室核稿时发现未经法规处复审的涉税规范性文件应及时退回拟稿部门。

二、普通收文处理

1.办公室应及时提出拟办意见。

2.办公室收发人员在分送分管领导要求阅示的同时，应同时分送其他局领导传阅。对局领导处理完毕的文件，收发人员应逐份查阅领导批示，并按领导批示办理。

3.承办或牵头承办部门在收到文件后应及时办理，并在文件注办栏内明确处理意见或办理结果，同时签名。阅办文件如有明确办理时限的，按要求办理，如无明确规定的，在五个工作日内办理完毕并向分管局领导汇报。对内容涉及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办理完毕的，主办单位应当向上级或者有关方面说明原因。对需向分管局领导汇报后才能办理的，应及时向分管局领导汇报。其他传阅文件一般在二个工作日内阅毕，可以不签名。计算机公文处理中的流程及要点

一、收文处理 收文登记、收文扫描后进入公文处理系统。

拟办。由办公室专人处理，填写拟办意见转交收发人员信箱。

批办。局领导阅批文件在个人信箱中处理，在阅批并签名后转回办公室。办公室收发人员根据局领导意见将文件分送有关部门。凡局领导有重要批示内容的文件，文书人员应及时抄送办公室领导，以便加强督查。

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第二篇：公文处理注意事项

公文处理注意事项

一、发文管理应注意的事项：

（一）拟稿

1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。公文正文用仿宋体三号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。段落行距为固定值30磅。

3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》（绍市国税办〔2004〕444号）”。

5.草拟公文结构层次序数，完毕。

二、发文处理

拟稿。各科室、单位拟稿人在拟稿时，必须先正确填写“文头纸”栏下的各个项目，标注主题词可使用“自动标引”功能，并根据主题词标引的规定进行调整。进入“正文、附件”栏后，先编辑正文，再编辑附件，与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择，建立关联，以便审核、签批参阅。正文和附件的编辑原则上应由拟稿人输入，拟稿人经检查确认起草完毕后，将文件发送本部门负责人初审。拟稿人起草的文件凡可以公开的，应设定为共享文件，以便其它工作人员查询。

审稿。部门负责人负责“初审”。初审公文，应通过“编辑”功能进入计算机文稿，认真审阅，并产生初审版本后在“领导审批”栏明确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。审批后，审批人应在“签名”栏用密码签名，按“确认”键退出。需其它部门会签的文件，应在会签栏中选择会签部门，在送办公室核稿前发送给有关部门。会签部门在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生会签版本后在文件稿头纸上用密码签名，并发回拟稿部门。拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件按规定发送办公室审核。如需外单位会签的文件应由主办部门负责。外单位会签完毕后，主办部门应先将外单位会签文稿送局领导审阅确认，然后将外单位会签意见输入计算机文稿，按规定程序送办公室审核后报局领导签发。送外单位会签的纸质文稿应送办公室归档。

核稿。公文经部门负责人初审后，应根据文件的类型分别发送法规部门复审或办公室秘书初核。凡涉税规范性文件应先送法规部门复审，其余文件直接送办公室核稿。法规部门复审后，应发回主办部门。办公室秘书初核后，根据局领导分工发送签发。重要文稿由办公室负责人复核后再发送局领导签发。办公室核稿后，必须产生相应的会签版本、初核版本和复核版本，并在“文头纸”上相应的审核栏内，用密码签名。对不需发文或需作较大修改的文稿应在写明意见并签名后退回主办部门。各单位每个工作日必须打开本单位的部门信箱，注意接受发来的电子文件。各单位接到电子文件后要及时按办文程序处理，不得延压。

公文处理常识

【公文排版规格是怎样定的?】

公文排版的规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般 每页排22行，每行排28个字。

【如何确定行文关系?】

各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。

【哪些部门、机关和单位可以联合行文?】

以下部门、机关和单位可以联合行文：一是同级政府、同级政府各部门可以联合行文；二是上级政府部门与下一级政府可以联合行文；三是政府与同级党委和军队机关可以联合行文；四是政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；五是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 【联合行文有些什么规则?】

联合行文有两条规则：一是必须是涉及两个以上部门职权范围内的事；二是必须明确主办部门。

【“请示”性公文应注意哪些问题?】

给上级机关的“请示”性公文应注意四个问题：一是“请示”应当一文一事；二是一般只写一个主送机关；三是需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；四是不得将“请示”夹带在“报告”里，因“请示”必须批复，而“报告”则不必批复。

【单一发文的印章怎么盖?】

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期(成文日期标识位置前已述)，加盖印章应上距正文1行字之内，端正、居右下压成文时间，就是说上不压正文，下要骑年盖月。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文

字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。印章用红色。

【两个单位联合行文的印章怎么盖?】

当联合行文需盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，主办机关印章在前，两个印章横排 均压成文日期。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。

【三个以上单位联合行文的印章怎么盖?】

当联合行文需加盖3个以上印章时，落款处应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序 排列署在相应位置，再把印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不能超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章上下、左右之间不 能相交或相切。

【公文最后一页不能容下印章位置时怎么办?】

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务 使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识“(此页无正文)”的方法解决。

【什么是主题词?】

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案 部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和 发布。

【怎样标识主题词?】

这里说的主题词是指全角冒号后边的内容。按照《国务院公文主题词表》规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。如省政府转发国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知一文，标注的主题词是“文秘工作 公文 办法 通知”。“文秘工作”是类别词，“公文办法”是类属词，“通知”则是文种。在通常情况下，类别词在《国务院公文主题词表》里面都有，只有一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文的部门自己编写。凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明这是自己编写的类属词。

【公文用纸的幅面尺寸是怎么规定的?】

公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏 差为±3mm。

【公文页边与版心尺寸是怎么规定的?】

我国公文用纸由长期以来一直沿用的16开型改为国际标准纸型A4型后，公文的页边与版心尺寸也作了新的规定，具体是：

公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm。

公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm

版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。

行政公文处理有关常识及要求

一、公文种类及其适用范围 主要行政公文划分如下：

上行文：{请示、报告}

下行文：{指令类：命令批复}

{告知类：公告 布告 通告 通报 }

{泛用类：通知 决定 决议 纪要}

平行文：函和某些通知，纪要

1、决定

用于学校领导对重大事项、主要事项做出安排。例：《ХХ学校关于设立ХХ奖学金的决定》

2、通知

用于任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下

级机关公文，发布要求下级机关需和有关单位共同执行或者周知的事项。批转性通知：可批转或转发，批转要表明态度，提出要求。转发一般不表态，但可补充规定，或提出具体贯彻意见。事项性通知：告知有关科室及教职工使全体人员知照。

例：《关于ХХ节日放假的通知》《关于召开ХХ会议的通知》

3、通报

用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。例：《关于表彰ХХ同学的通报》 《关于学校治安情况的通报》

4、报告

用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告可以一文多事。工作报告：由做了什么工作，取得什么成绩和今后有什么打算三个部份构成正文。情况报告：由介绍情况，指出问题和提出建议三个部份构成正文，重点在介绍情况。

建议报告：常用于业务主管部门向行政机关提出工作建议和制订具体措施，其结语用“以上报告如无不妥，请批转”。

5、请示

下级就某个具体问题或某项工作，直接向上级领导或业务主管部门提出请求，予以解决和答复的公文。

请示的正文包括请示理由，要求一文一事，一头请示，不送个人，不得抄送。（请示若背景材料较多，可将其作为附件）结尾一般要写“以上请示当否请批示”或“特此请示，请批复”。报告和请示的区别：

（1）从发文目的看，报告不要求上级给予回复，而请示带有祈请性。（2）从发文的内容看，报告是为了反映情况或答复询事以陈述为主要内容。而请示中的陈述（请示理由）则是为事项服务，不是公文的主要内容。此外，报告可以一文多事，请示则应一文一事。

（3）从发文时间来看，报告是在事先事后发出都可，而请示必须是在事先发出，作出具体的事项安排。

6、批复

用于答复下级机关的请示事项。

7、函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有头主管单位请求批准等。

8、会议纪要

用于记载、传达会议情况和议定事项。是根据会议主要精神，依照会议原始记录和一定目的综合整理形成的。比较重要的多次专门工作会议座谈会以及一般例行的办公会等，都可以用纪要来传达会议精神或会议要求落实和具体事项。例：《ХХ学校校长办公会议纪要》

二、公文格式

（一）一般格式规定

1、文头：应用版头“ХХ学校文件”（红字）发文字号居中位置。由发文字号（单位代字）、发文年份（用中括号）和发文序号组成。版头与正文之间有红线隔开。例：省句中发〔2008〕6号

2、正文：包括标题，主送机关，正文，附件，发文单位，发文时间和印章。

A标题，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

B主送机关，上行文一般只能有一个主送机关，一些周知性的公文（通告、决定）一般不写主送机关。

C正文，开头及节起应空两格，文件中的数字前后一致，使用汉字或阿拉伯数字。

D附件，写在正文之后，签署发文机关和日期之前，要求写明附件名称和顺序，随同公文一并发出。

E发文单位，要署全称或规范化简称。如果公文正文占满页面，只能另页空白纸上标示发文单位时，则要在落款之前空白处用括号“（此页无正文）”字样，然后才署上发文单位名称。

F发文日期，写公文生效的法定时间，要求用汉字书写年份，不能简写。凡由单位发出的公文，以单位领导签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。G印章：上沿不要压住正文，下沿接触发文时间。

H文件尾部格式：包括主题词，抄送，范围应恰当准确。抄送：给有关部门。

（二）有关规定

1、发文单位标识

应当使用本单位全称；联合行文，主办单位排列在前。

2、发文字号

联合行文只标明主办单位发文字号。凡以本单位名义制定的公文，均由办公室统一编号。

3、签发人

上行文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。

4、标题

由发文机关名称及公文正题和文种组成。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5、主送单位

即公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。位于正文上方，顶格排印。

6、正文

即公文的主体，用于表述公文内容。

7、附件说明

即对附件名称和顺序的标注，应当置于正文之后，发文单位署名之前。

8、成文日期

以负责签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，位于发文单位署名右下方。

9、印章

除会议纪要和印制的特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文单位印章。加盖发文单位印章时可不用发文单位标识。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下在骑年盖月。联合行文时，要加盖所有行文单位印章，并把主办单位印章排列在前。

10、附注

即需要说明的其他事项，应当加括号标注。

11、附件

即对主件涉及事项的说明性或补充性文字与材料，应当置于主件之后，与主件装订在一起。

12、主题词

上行文按上级机关的要求标注主题词,其它公文按《公文主题词表》（可上网查）的要求标注。

13、抄送单位

指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。只用抄送，不用抄报。

14、印制版记

由公文印制部门（即××学校办公室）、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

15、发文字号的主要形式与适用范围。（1）“句二中发〔2008〕 ×号”用于请示、报告、通知、通告、意见等公文。（2）“句二中函〔2008〕 ×号”用于发出的函、答复等公文。

三、行文要求

1、本校可向校内一下级相关部门行文。本校内设机构，不得对外正式行文。

2、属于本校职权范围内的事务，可由本校自行行文。经市教育局同意后由本校行文的，文中应当注明经市教育局同意。

3、与其他部门联合行文时，对有关问题未经协商一致的，本校不得自行向下行文。

四、公文起草

1、以本校名义制发的文件，按业务范围，由有关处、室撰稿。文件起草前，分管副校长要组织有关处、室，对文件内容进行深入的调查和充分的研究；必要情况下，由相关处室拟出写作提纲并送分管领导审定后，再组织撰写。

2、起草公文的基本要求

（1）公文的文种应当根据行文目的、学校的职权和与主送机关的行文关系确定。（2）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（3）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（4）结构层次序数，（7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

五、公文校核与签发

1、学校各处室拟制的公文，首先应由处室负责人核稿，随后交办公室主任核稿，分管校领导审稿，最后由校长或校长授权副校长签发。

2、处室负责人核稿和分管领导审稿主要是从内容、程序等各个方面全面审查把关。办公室主任核稿主要是从是否确需要行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规范和拟制公文的有关要求、公文格式是否符合本办法的规定等方面审查把关。

3、文稿如需作较大修改，可退还拟稿人先行修改或重新拟写。

4、未经校长或校长授权副校长签发的文件不能生效，办公室不予受理打印、盖章、分发。

5、公文打印稿应校对3次以上，拟稿人及所在处室负责人为校稿负责人。

六、收文办理和发文办理

1、收文办理

收文办理包括公文的签收、登记、拟办、批办、承办和催办等程序。（1）签收

由办公室负责签收或领取有关公文。

（2）登记

由办公室对所签收领取的公文逐一进行登记。登记内容包括：公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期、办理要求等。（登记格式参考附件）（3）拟办

由办公室负责人需要办理的公文提出书面拟办意见。

（4）批办

由校领导根据有关规定将需要办理的公文批给主管处室或有关人员办理。

（5）承办

由承办处室按领导批办意见和文件的要求，认真及时办理。承办处室每周五上午应将本周公文的办理情况书面报送办公室汇总。（6）催办

由办公室负责人对公文的承办情况进行跟踪督查。电报、急件、加急件应随到随办，办理期限原则上不超过24小时；一般文件原则上应当在收文当日送交承办单位，办理期限不得超过5天。文件自身规定办理期限的，应在该文件规定的期限之前办毕。

2、发文办理

公文由领导审批签发后转入发文办理。发文办理包括：公文的核发、登记、印制和分发等程序。（1）核发

学校各处、室拟制的公文，应由处室负责人、分管校领导、办公室主任分别审稿和核稿，最后报校长或校长授权副校长签发。

（2）登记

办公室人员对经校长签发的公文应逐一登记、编号、盖章、存档。登记内容包括：公文标题、经办人、发文时间、发文字号、主送单位、抄送单位、份数等。（登记格式参考附件）（3）印制

校领导签发后由打字员按规定数额及时印制，由拟稿处室负责组织人员装订。（4）分发

对外发送公文按照急缓程度确定送达方式。直接送达由办公室配合业务处室完成，并由各业务处室负责办理签收手续；邮寄送达由业务处室写信封并封口后交办公室统一登记后用挂号件邮寄，以挂号信回单为寄送凭据。

3、办理要求

（1）收文和发文办理，必须层层实行责任制，明确任务、职责和要求，加速公文流转，提高办文效率。

（2）所有办文人员（包括办文工作人员和校领导），在本环节的工作处理完毕后，都要签注姓名和日期。

（3）要严守办文规定和保密制度，秉公办文。不得越级越权办文，不得随意公开校领导批示，不得随意拿走或复印批示原件和公文处理表。

七、公文管理（含电子公文）

1、本校的所有公文入口必须在办公室，由办公室设专人管理。校领导或其他工作人员外出开会带回的公文，应及时送交办公室统一处理。各处室也应固定专人负责公文的签收和管理。

2、秘密公文的印发传达范围应按照发文机关的要求执行。

3、复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。

4、密级公文应当由办公室人员专门管理，并采取严格的保密措施。

5、办公室每年要对秘密公文进行清理，清退和销毁，并向有关部门报告公文管理情况。销毁秘密公文、密码电报必须严格履行登记手续，经主管校领导批准后，由两人监销，保证不丢失，不漏销。个人不得擅自销毁公文。

6、本校人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。

7、学校、教育局的电子公文由专用电脑和专人负责。

八、公文立卷归档

办公室应当指定专人负责公文的立卷归档。公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，立卷归档。各处室要将本处室的有关公文、材料及时立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。

九、公文办理要求

各中小学校和直属单位要认真按照上述相关要求，严格加强公文办理，指定专职人员，印制文头纸和文件传阅单，建立发文簿和收文簿，开展规范的公文办理程序，局办公室将组织有关人员进行检查，并将检查结果予以通报。

第三篇：公文处理注意事项

公文处理注意事项

一、发文管理应注意的事项：

（一）拟稿

1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。公文正文用仿宋体三号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。段落行距为固定值30磅。

3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》（绍市国税办〔2004〕444号）”。

5.草拟公文结构层次序数，审稿。部门负责人负责“初审”。初审公文，应通过“编辑”功能进入计算机文稿，认真审阅，并产生初审版本后在“领导审批”栏明确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。审批后，审批人应在“签名”栏用密码签名，按“确认”键退出。需其它部门会签的文件，应在会签栏中选择会签部门，在送办公室核稿前发送给有关部门。会签部门在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生会签版本后在文件稿头纸上用密码签名，并发回拟稿部门。拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件按规定发送办公室审核。如需外单位会签的文件应由主办部门负责。外单位会签完毕后，主办部门应先将外单位会签文稿送局领导审阅确认，然后将外单位会签意见输入计算机文稿，按规定程序送办公室审核后报局领导签发。送外单位会签的纸质文稿应送办公室归档。

核稿。公文经部门负责人初审后，应根据文件的类型分别发送法规部门复审或办公室秘书初核。凡涉税规范性文件应先送法规部门复审，其余文件直接送办公室核稿。法规部门复审后，应发回主办部门。办公室秘书初核后，根据局领导分工发送签发。重要文稿由办公室负责人复核后再发送局领导签发。办公室核稿后，必须产生相应的会签版本、初核版本和复核版本，并在“文头纸”上相应的审核栏内，用密码签名。对不需发文或需作较大修改的文稿应在写明意见并签名后退回主办部门。各单位每个工作日必须打开本单位的部门信箱，注意接受发来的电子文件。各单位接到电子文件后要及时按办文程序处理，不得延压。

第四篇：党政机关公文处理注意事项

党政机关公文处理注意事项

一、页边距：顶部为37mm，底部为35mm，订口（左部边距）

28mm，右部为26mm。

二、字号：居中排布，年份应用六角括号“ „‟ ”括入。

三、签发人：如需加签发人的，字号应居左并空一个字，签

发人后加全角冒号，居右空一个字，“签发人”三字应用三号仿宋字，签发人姓名用三号楷体字。

四、主体：标题一般用2号小标宋体，标题排列应用梯形或

菱形。正文一般用3号仿宋，每个自然段左空2个字，内容的一级标题用黑体字，二级标题用楷体字。

五、发文机关和日期：发文机关和日期用4号仿宋字，日期

用阿拉伯数字标明。

第五篇：公文事项处理注意事项

公文处理注意事项讲座

根据公司有关领导安排和一些部门要求，今天在这里和大家就公文处理的一些注意事项进行一个交流。为了能使我们的交流具有侧重点和针对性，我对今年投资公司制作的150多份公文进行了一个回头看，逐份进行了翻阅，对存在的问题进行了收集，结合铁路公文处理办法进行了梳理。按照公文处理的一般流程，现在分十个方面介绍如下，不妥之出请领导和同志们批评指证。

下面涉及的问题实际都是独立存在的问题，每一个小题目都基本能说明一个问题。有些内容为了强调和从不同角度深入说明，会重复或交叉提及，请大家理解。

一、发文稿纸填写

发文稿纸填写似乎很熟悉，很简单，但实际存在的问题不少，问题都是从发文稿纸填写不规范开始的。不少该填写的栏目没有填写。发文部门核稿人和综合部门核稿人主要是检查各项内容是否正确，并不应承担拟稿人剩余的工作。

二、公文格式

主送机关。公文的主要受理机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

正文。公文的主体，用来表述公文的内容。从发文稿纸开 始书写（包括打印）。不能写此页无正文。

成文日期。署领导签发的日期。拟稿写年月日时，日子可以空着。

附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件一一列出，不能写“附件1-3”，或“附件1-10”。

抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

页码。公文页数顺序号。应当从发文稿纸开始编页码，发文稿纸就是第一页。

文头纸上文字语句与次页文字语句要紧密衔接。打印稿件，文头纸上要求填写的栏目和所打印的内容要对齐，不要错行，主送就主送，抄送就抄送。

文件总份数如何计算：主送单位数、抄送单位数、存档（1份）、办文部门（1份）之和。

三、拟稿

题目如何构成：“四合一”：由发文单位、关于、事由和文种组成，也可不加发文单位。

正确使用文种（发文种类）。我们公司常用的文种是：通知、通报、函、请示和报告。

如何确定文种：正确确定文件种类的关键是：明确发文目的。通知的使用：批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布内部规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。

通报的使用：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

函的使用：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

请示的使用：请求上级机关指示、批准。

报告的使用：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

我公司只对“中国铁路总公司”（以公章为准）发送请示或汇报，不包括总公司各部门。

文稿中正文前不重复写主送单位，主送、抄送单位填写在指定位置。

四、修改

修改符号要规范，删除，增加，移位等修改应按规定标示。

五、公文核稿：

分为发文部门核稿和综合部门核稿。一是发文部门核稿：

公文文稿送出本部门前，应当先由发文部门负责人进行审 核。审核的重点是：

行文理由是否充分，行文依据是否准确；

内容是否完整、准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；

内容涉及的部门或者部门职责范围内的工作事项是否经过充分协商并达成一致意见;文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

二是综合部门核稿：按铁路公文处理办法执行。综合部门核稿与发文部门核稿的关系：各负其责，互不替代。发文稿纸上有两栏，分清了责任。本部门核稿（审核订正文稿）是综合部门核稿的基础，如果发文部门公文质量不高，综合部门核稿就没有办法有效提高和保证文稿的质量。

目前最突出的问题是无法在书面上做到整洁。

六、校对

校对有两个阶段：

一是复制前校对，二是复制后校对。拿到综合部门打印稿后，办文部门再审查一遍，主要检查成文后的页码是否连续，有没有漏业、重页，少页；打印件文字与原稿是否一致；公章是否加盖。在这里，有的同志或许会问：盖章是综合部门职责，应当由综合部门负责。这个说法没有错，但有责任不等于解决了所有问题；同样道理，公文起草是执笔人和拟稿部门的责任，但这个责任同样需要各级领导审核检查，才能减少和避免问题。公文处理就是这样由执笔人、承办部门、综合部门、会签部门、有关领导分工负责、共同把关的工作过程。出现差错有一定客观原因，即使简单重复性工作也平均出现万分之六的错误，但是，可以通过层层把关来消灭错误，提高质量。

七、主件附件关系处理

主要内容必须在正文中简要表述清楚。但不少文件主要内容没有在正文中体现，正文中没有主要内容，内容不完整。

附件的定义：附件是对主件的补充说明，不能代替正文对主要内容的表述。假如没有附件，主件也应当能独立说明主要内容。主件为主，附件为次，如果主要内容不在主件里而在附件里，就是主次颠倒。

比如：关于谈判结果的函，却没有结果；既然说“详见附件”，那对“粗见”概要的说明或叙述、介绍在哪里？

如：谈判小组按照采购文件规定，对报价文件进行了评审，形成了谈判报告，提出了合同授予建议（详见附件一），这样的表述实际没有主要内容。主要内容在附件里，正文中反而没有。评标报告问题。格式要规范，签名要清楚并注明时间。评标报告的内容我们不干涉，但对格式要按公文处理办法去要求。

八、原件和复制件的关系

前边我所说的七个问题，都属于一个大的方面的问题：就是公文原件范围内的问题。与原件相对应的的是：复制件。

什么是复制件？打印盖章的文件。

原件与复制件的关系是：

原件是主件,打印件是复制件,原稿的重要程度高于复制件。

了解了这个关系，我们就会认识到，原来这原件“辈份”很高，原件是复制件的“长辈”，重要程度更高，原件不是办完就不要了，也不是存起来再也没有用了，而是原件永远都对复制件起着规定、约束的作用。

确实是这样，有些公文也不一定得有复制件，机关的有些公文经领导签发后，就已经成为标准意义的公文，但根据需要并不复制或印发，存档备查，落实文件通过会议传达进行。又比如签报，在机关，签报仅此一份，也不复制，并不能说它不是文件。所以说没有复制件，不等于这个文件不是文件。

由此可见，原件确实比复制件重要，所以对原件的起草、审核、修改、管理就十分重要，我们一定要重视提高公文稿件 的处理质量。既然认识到原件这么重要，就能更好地理解今天我们为今天交流的第一个问题是从发文稿纸的正确使用开始讲起。原来，发文稿纸承载了公文重要性的大量信息，公文的法定效力和权威性集中体现在发文稿纸上。发文稿纸填写不全或不写正文，实际是很“奇葩”的一种做法。

九、公文管理

领导签发的文件不得改动，确有必要改动的，必须列出充足理由，报请签发该文件的领导同意。

部门承办发出的文件，包括收到的文件，应当集中管理，有个发文本，有个收文本，各员工、各小组暂时不用的文件，及时交出统一管理；需要时借阅，用过归还。

十、其他问题

今天我的发言，提出这些问题和建议，首先是从铁路公文处理办法出发的，按照铁路公文处理办法和公司有关领导的要求进行公文处理。同时，也实际上坚持一个方法：这个方法就是：分清“行、对、好”的标准。我们应当坚持的标准不能停留在也行、也对的水平上，而是应当要求自己向更好的标准努力。因为，如果只满足“也行”、“也对”的程度，我们的公文处理工作质量就会越来越下降，而只有坚持“好”、“更好”的标准，我们的公文质量才能越来越高。如何追求更好这个标准？

一是严格要求自己，严肃认真地对待公文处理工作： 我们可以对自己提个要求，文件拿出来，让别人难以找到可以改动的地方。

把字写好，可以不是书法，但能体现认真。发文稿纸填写有的实在潦草，涂改混乱。要把自己姓名写工整，有的实在难以辨认。

二是抽出时间系统地学习公文处理有关规定： 学习铁路公文处理办法； 学习铁路公文格式； 学习标点符号用法；

学习国务院关于在公文和出版物上正确使用数字的规定。三是讲究语法和修辞：

语法就是就是把话说得对，修辞就是把话说得好。高质量的公文拟稿要语法和修辞相得益彰。

四是注意文字表述的一些具体问题

“贵单位”与“你单位”的用法确定和统一：对地方政府、总公司各部门用“贵部门”即可。对其他单位一般用“你单位”较好。

凡签名，请注明时间。

“等”字，不用在句末。“等+数字”时，等前不等后。等是“类”、“前列所有”的意思，注意体会，正确使用。加括号的情况和位置：一是属于相同的句子成分，二是括号里的内容可以用所注解的内容替换。

数字用法，按规定使用。连词（和、与、及）的用法。助词（的、得、地）的用法。

校对时请注意我改动过的地方，体会为什么改；不理解、不赞成的提出商榷，共同探讨。

表达尽量简练，套用文件表达方式也不要一成不变，根据需要尽量简化。

修改得多的，应当清稿。

每写下一个字，要确切，要有确定的内容，要有针对性，有对应的内容。

公文处理的内容比较多，今天我们就主要的注意事项和常见问题进行了一个交流，没有涉及的事项还有很多，在今后的工作中我们随时继续交流。今天说得不妥的地方，请领导和同志们批评指正。