公文注意事项

第一篇：公文注意事项

《国家行政机关公文格式》需注意的问题

一、搞清党政公文格式的区别

（一）在格式名称上：党的机关对红色反线以上部分称“版头部分”；行政机关称“公文眉首”。党的机关对主题词及主题词以下部分称“文尾部分”；行政机关称“公文版记”。

（二）在格式设置上：行政机关公文要求用A４型纸；党的公文要求用A4型纸，也可用16开型纸。行政机关的秘密等级、保密期限，紧急时限都标在首页右上角；党的公文要求标在首页左上角。行政机关公文的红色反线是一条与版心等宽、中间不间断的红色反线；党的公文红色反线在中间断开处点缀一个红色五角星。单一行政机关制发的公文一般不署机关名称；党的机关公文要求除决议、决定、条例、规定、意见、会议纪要等文种外，正文后不得省略发文机关名称。行政机关公文成文日期要用汉字，“零”写为“O”，党的机关公文既可用汉字，也可用阿拉伯数字书写。行政机关公文必须使印章与正文同处一页，不得标识“此页无正文”；党的机关公文可以标识“此页无正文”，位置在该页首行顶格标识。行政机关公文在格式的内容上较党的机关多“批（按）语”、“附注”、“红色反线”；党的机关公文格式在内容设置上较行政机关公文多“发文机关署名”和“印发传达范围”。

二、确定眉首部分的“发文机关名称”（发文机关名称由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成）的位置，要注意以下四点：

（一）“发文机关名称”的上沿至眉首顶部25mm，使用小标宋体字。字的大小要求≤15mm×22mm（因国务院发文机关名称字号是这么大，其他单位公文发文机关名称字号不能大于此字号。下级机关发文机关名称字号不大于上级机关发文机关名称字号，上行文发文机关名称字号一般采用宋体１号字；下行文发文机关名称字号一般采用宋体初号字。

（二）上行文“发文机关名称”上沿比下行文下移55mm，使之与眉首顶部距离保留80mm。

（三）如机关名称较长，要分行标识，但“文件”二字在二行居中标识，字体略大于机关名称。

（四）联合行文时，主办机关名称排在前。如联合行文机关过多，必须保证首页显 1

示正文。也可用主办机关一家版头，在标题和公文主体尾部标明联办机关名称。

三、发文字号要求

由发文机关代字＋年份＋序号组成。如北京市平谷区人民政府2004年1号文件则为:京平政〔2007〕1号。在这里易出两个方面的错误：

（一）多无关的字。如上例写成京平政发〔2007〕1号或京平政〔2007〕第1号或京平政通字〔2007〕1号。

（二）序号需位或简写。如上例写成京平政〔2007〕001号或京平政〔07〕1号

四、标题要规范。一般由发文机关名称＋公文主题＋文种组成。需注意两点：

（一）文种切忌混杂使用，如“请示报告”、“批复意见”、“方案的请示”等，都是错误的。

（二）标题中不宜出现“关于”的连用和“通知”的连用。如《国务院办公厅关于转发民政部<关于进一步加强生产救灾工作报告>的通知》应改为《国务院办公厅转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知》；××区教育局转发《市教委转发<国家教委关于加强中小学思想品德教育的通知>的通知》的通知应改为：××区教育局转发《国家教委关于加强中小学思想品德教育的通知》的通知。

五、确定主送机关要注意三个方面

（一）一般通知、报告、请示、批复、函用主送机关；而决定、公告、会议纪要、意见等不用主送机关；其他文种酌情而定。

（二）确定主送机关要同时考虑行文关系和文件内容两个方面。

（三）确定上行文主送机关的原则是：主送一个机关，按隶属关系逐级主送（别越级、别多头）；不以机关名义向领导者个人行文。

六、成文日期和机关印章。

用印是使公文具备法定效力的关键环节，同时也是易于疏漏和忽视的环节；必须严格

按《国家行政机关公文格式》印制标准第七条

（六）执行。

七、关于版记有关内容的提示

（一）“抄送”是相对“主送”而言；

（二）“印发机关”不一定是“发文机关”；

（三）印发日期不一定是成文日期。

公文的常见词语、句子错误举例

1．词意不符合客观实际或不准确。

经反复核查证明，张某、李某曾在 1987年 9月间收受过 XX公司的巨额贿款（每人分别收受现金 50000元），已构成受贿罪。案发后，二人还与XX公司业务负员X X订立攻守同盟，妄图掩盖过错。

2．词语的褒义词、贬义词和中性词混用。如：

“在某些领导者的庇护下”和“在某些领导者的保护下”

3．同音异义带来的歧义。

独联体国家看不上2002年世界杯足球赛。

4．词语搭配不正确。如：

他们从实际情况出发，在农业生产中，因地制宜，不断创新，终于开创出一套发达农业各项生产的经验。

“在这个车间里，勤俭节约的精神日益浓厚。”（主谓搭配不当）

“这项主体工程也是本省化工行业中最大最先进的一项节能措施。”（主宾搭配不当）

“这场技术竞赛是在酷热的气温中进行的。”（定语与名词中心语搭配不当）

词语的搭配合乎事理、合乎逻辑，同时又要符合语言习惯。上下文的词语需要相互照应配合；有时为避免不必要的重复，必须使用不同的词语。如：

“对于未按标准交费的同志，要由其所在单位的领导进行批评教育，并责令其进行

补交。”

5、语义含混不清晰、不便于准确理解，甚至产生歧义。如：

“刚从大城市来到这荒僻的山区工作的确会有些不习惯，但这种不习惯实在只是一个时间问题。”

“如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告，并记录在案，作为奖金发放的依据。”

6．句子成分不完整。如：

“从这份文件里，使全厂干部都了解到开展政治思想工作的重要性。”

“目前，西安市正在开展整顿交通秩序。”

“这是一支过得硬的队伍，他们每建造一座发电站，力求（„„）全优，不留任何质量隐患。”

7．句子杂糅

“今年生产任务的提前完成，靠的是全厂干部、工人的齐心努力，各有关协作单位对本厂的积极支持和热情援助取得的。”

8．语序安排不当。

“这样的活动乐于使广大农民群众接受。”

“我院已于9月30日召开了先进个人先进集体表彰大会，贾平凹院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。”

“5月 3日，我们访问了参加过五四运动的当年的爱国老人。”

“该文件 根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，由本部办公厅文电处撰拟。”

9．不合事理，逻辑错误。如：

“这个地区气候宜人，除气温偏低外很适合发展水产养殖业。”（自相矛盾）

“衡量一个企业是否经营得好，要从这样一些方面考察：第一，人尽其才；第二，有正确的经营方针；第三，有强有力的领导班子”。（前后不对应，前面讲“是否”，后面则只讲了“是”而没讲“否”）

“只要我们统一认识，振奋精神，今年的利润指标就一定能够实现。”（条件不充分）

“我们认为，工人技术水平的提高是完全可能的，因为工业生产需要参与其间的工人掌握必要的技术。”（“判断”与“证明”间没有必然联系）

10． 省略不当，产生歧义

“大家对护林员揭发 林业局带头偷运木料的问题普遍感到非常气愤。”

第二篇：公文注意事项

《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》

对组织人事部工作作全局性安排部署的，用“筑金工组发„xxxx‟xx号”；转发上级机关公文、科室干部任免等用“筑金工组通字„xxxx‟xx号”；向上级机关请求指示、批准用“筑金工组请字„xxxx‟xx号”；回复其他机关的请示用“筑金工组批复„xxxx‟xx号”；向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议以及答复上级机关的询问用“筑金工组报字„xxxx‟xx号”；机关之间发函或复函用“筑金工组函字„xxxx‟xx号”。

七类常识性错误：越级行文，公文主旨不清，请示、报告不分，公文所附附件不全或未标注附件，请示件多头主送，体例格式不规范，文字性错误。

第三篇：公文处理注意事项

公文处理注意事项

一、发文管理应注意的事项：

（一）拟稿

1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。公文正文用仿宋体三号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。段落行距为固定值30磅。

3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》（绍市国税办〔2004〕444号）”。

5.草拟公文结构层次序数，审稿。部门负责人负责“初审”。初审公文，应通过“编辑”功能进入计算机文稿，认真审阅，并产生初审版本后在“领导审批”栏明确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。审批后，审批人应在“签名”栏用密码签名，按“确认”键退出。需其它部门会签的文件，应在会签栏中选择会签部门，在送办公室核稿前发送给有关部门。会签部门在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生会签版本后在文件稿头纸上用密码签名，并发回拟稿部门。拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件按规定发送办公室审核。如需外单位会签的文件应由主办部门负责。外单位会签完毕后，主办部门应先将外单位会签文稿送局领导审阅确认，然后将外单位会签意见输入计算机文稿，按规定程序送办公室审核后报局领导签发。送外单位会签的纸质文稿应送办公室归档。

核稿。公文经部门负责人初审后，应根据文件的类型分别发送法规部门复审或办公室秘书初核。凡涉税规范性文件应先送法规部门复审，其余文件直接送办公室核稿。法规部门复审后，应发回主办部门。办公室秘书初核后，根据局领导分工发送签发。重要文稿由办公室负责人复核后再发送局领导签发。办公室核稿后，必须产生相应的会签版本、初核版本和复核版本，并在“文头纸”上相应的审核栏内，用密码签名。对不需发文或需作较大修改的文稿应在写明意见并签名后退回主办部门。各单位每个工作日必须打开本单位的部门信箱，注意接受发来的电子文件。各单位接到电子文件后要及时按办文程序处理，不得延压。

第四篇：公文写作注意事项

公文写作注意事项

一、文种使用不当

有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

二、格式不规范

公文格式上存在的问题，主要有以下表现：

（一）公文文头不规范；

（二）标题冗长、混乱、残缺不全；

公文标题中常见病例分析

标题是公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：

1、语句不合语法规范 例

1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例

2、***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。

例

3、***高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

例

4、***省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。

例

5、***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。

例

6、关于夏粮入库的通知

例

7、光华公司关于转发光华公司经营承包责任制试行办法的通知

例

8、XX县人民政府关于批转XX市人民政府关于批转XX省人民政府关于进行公共场所卫生检查工作的通知的通知的通知

例

9、强台风紧急通知

病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。

例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

例4的标题有多项错误：

1、动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配，2、在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；

3、“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。

例5缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。

2、请示、函、报告三者混淆

例

1、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。例

2、***关于申请1995年公费医疗补助费的报告。例

3、***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。例

4、东山乡关于拨款的请示报告 病例分析：

例1的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例2的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用“函””。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

例3的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。

（三）主送机关排列混乱；

（四）结构层次序数混乱；

2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中，对行政公文中使用的层次序号做出了严格规定。规定为： 第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（五）附件不符；

（六）主送、抄送单位不正确。

三、行文规则混乱

（一）越级行文。

（二）多头行文。

（三）请示一文多事。

（四）党政不分。

四、提法不当

有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

五、名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

六、时间表述含糊

(一)用时间代名词而不用具体日期。如“五一那天”、“腊八前一天” “前几天”

(二)年份随意省略。

(三)年份不使用公元纪年。

七、用词不当，不合语法 用词不当主要有：

(一)词义误用。

(二)生造词语。

(三)词语使用不当。

(四)滥用模糊词语。

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误，主要有：

（一）成分残缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不当。

（四）语序不当。举例：

1、公司热切地检讨了自己的错误。（搭配不当）

2、根据“三个代表”的要求，大力推进技术革新，完善了内部机制。（成分残缺）

3、我们完成了全山庄道路的绿化美化，只有滨湖路没有完成。（自相矛盾）

4、这个文化站已成为教育和帮助后进青年，挽救和培养失足青年的场所，多次受到上级领导表彰。（搭配不当）

5、我们能不能培养出“四有”新人，是关系到我们党和国家前途命运的大事，也是教育战线的根本任务。（两面对一面）

6、这个经验值得文秘人员和秘书们的重视。（词义相容）

7、出席今天会议的有领导、部门负责同志、党员、团员、教师和工人代表。

8、要求各乡乡长本月15日前来县政府招待所参加会议。

9、焦裕禄这个名字对青年人可能还有些陌生，可对40岁以上的人确是很熟悉的。（主客倒置）

10、要提高教学质量，必须不断地提高师资水平和教学设备。

11、考场是设在一间古色古香的大厅里举行的。

12、振兴鞋厂生产的拖鞋由宏远外贸公司收购10万双皮鞋由百货公司收购。

13、（一份房屋购买合同）“房屋建筑面积124平米，使用面积98平米，每平米2800元，一次付清。”

14、合同中的“大树”、“小树”问题

15、某省涨工资的文件中约定涨工资条件是“工龄较长的；工资较低的；贡献较大的”

八、语言、语气与文种不符

一般说，上行文——尊重、请求、诚恳、实在

下行文——庄重严肃、语气严厉、没有商量、毋庸质疑

平行文——态度诚挚、平等商洽、谦恭有礼

九、数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：

（一）数字概念不清楚。

（二）数字概念不准确。

（三）是数字书写形式不统一。

第五篇：公文写作注意事项

环县迎接国家三类城市语言文字评估验收（公文写作注意事项）

（一）纸型和字数

统一使用A4纸印制（除相关文件有特殊规定外）。每页22行，每行28个字。

（二）字体和字号

1.一级标题（题目），使用2号小标宋体;2.二级标题（即第一层次序号，正文的一级标题），使用3号黑体；

3.三级标题，使用3号楷体加粗； 4.四级标题，使用3号仿宋体加粗； 5.正文使用3号仿宋体。

附件：1.X X X(正文下一行左空两字）2.X X X 单位名称（附件下两行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）

（三）层次序号

公文一般不超过四个层次。

1.第一层次序号“

一、”必须单独列行，句末不用标点符号。

2.第二层次序号“

（二）”原则上要单独列行（若字数原因，可占两行），单独列行时句末不用标点符号。

3.第三层序号“1.”一般不单独列行（用法参见第四、第五层次序号的使用）。如文章确实较长，也可单独列行，单独列行时句末不用标点符号。

4.第四、第五层次序号“（1）”和“①”一般放在段落前，不独占一行。

这种层次序号之后是本段标题，标题末用句号或冒号或空1字，其后接写正文，不另起一段。如果没有本段标题，则序号之后直接写正文。

（四）标点符号

1.标题

《国家行政机关公文处理办法》规定：“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。比如“关于转发《中华人民共国国家通用语言文字法》的通知”中的《中华人民共国国家通用语言文字法》就用书名号。

而被批转(转发、印发)的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题中出现时，不加书名号，例如：“关于印发环县教育系统迎接国家三类城市语言文字工作评估实施方案的通知”中的“环县教育系统迎接国家三类城市语言文字工作评估实施方案”就不用加书名号。

当然，在公文处理的实际中，顿号、书名号、括号和引号是公文标题中出现比较频繁的，有时候不好避免，这就需要具体情况具体分析了。

2.发文号

印发公文时，年份外的括号应该用六角括号“„‟”（一般在 插入菜单的“特殊符号”处选出键入），而不应该用小括号“（）”或方括号“[ ] ”。

3.正文

（1）并列连用书名号（或双引号）间一般不加顿号

①并列连用的书名号（或双引号）间是否加顿号，目前尚存在争议，但绝大部分专家认为，如果书名号（或双引号）的并列关系清楚，不会造成歧义，则不用加顿号。

②如果书名号之外还有其他文字会造成书名号的界限不清，则须加顿号号分隔。

（2）连接号和破折号

①连接汉字名词或地点名词，用“—”。

②文章注释中的纪年，前后两个年份之间用“—”。③文中如果强调的是时间起止概念，则用波浪线“～”。④文中的破折号应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（破折号一般在插入菜单的“符号”处进入“特殊字符”，选择两次“长划线”即可）

（3）相邻两个数字间的顿号

①相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。

②相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要顿号。

（五）其他

1.成文时间。成为时间一般以领导签发的日期为准，用汉字将年、月、日标全，表示“零”的数字写为汉字数字“○”（一般在 插入菜单的“特殊符号”处选出键入），不用和阿拉伯数字“0”及英文字母“O”混用。

2.单一发文印章。单一机关印发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。