办公室公文写作注意事项

第一篇：办公室公文写作注意事项

办公室公文写作注意事项

（一）主题词：标注时，居左顶格标识“主题词”，后标全角冒号，各词目之间空1字格，不加标点符号。

（二）各层次用体用字表：

1、发文字号（用3号方正仿宋）

2、签发人（用3号方正仿宋体）

领导姓名（用3号方正楷体）

3、标题（用2号方正小标宋）

4、主送机关（3号方正仿宋）

5、正文（用3号方正仿宋）第一层

一、（用3号方正黑体）第二层

（一）（用3号方正楷体）第三层1.（用3号方正仿宋）第四层（1）（用3号方正仿宋）

6、附件和附件内容（用3号正仿宋）

7、落款日期（用3号方正仿宋）

8、标示附注（用3号方正仿宋）

9、主题词3个字（用3号方正黑体），主题词内容即词目（用3号方正小标宋）

10、抄报、抄送、印发及印刷机关（用3号方正仿宋）

（三）抄送机关：指除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关。应使用全称或规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下1行，左空1字格标示抄送，标全角冒号，抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（四）印发机关和印发日期：印发机关要用全称或规范化简称；印发时间以公文付印日期为准，使用阿拉伯数码。印发机关名称和印发日期位于抄送机关之下，平列于一行，左右各空1字格。

第二篇：公文写作注意事项

公文写作注意事项

一、文种使用不当

有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

二、格式不规范

公文格式上存在的问题，主要有以下表现：

（一）公文文头不规范；

（二）标题冗长、混乱、残缺不全；

公文标题中常见病例分析

标题是公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：

1、语句不合语法规范 例

1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例

2、***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。

例

3、***高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

例

4、***省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。

例

5、***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。

例

6、关于夏粮入库的通知

例

7、光华公司关于转发光华公司经营承包责任制试行办法的通知

例

8、XX县人民政府关于批转XX市人民政府关于批转XX省人民政府关于进行公共场所卫生检查工作的通知的通知的通知

例

9、强台风紧急通知

病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。

例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

例4的标题有多项错误：

1、动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配，2、在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；

3、“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。

例5缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。

2、请示、函、报告三者混淆

例

1、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。例

2、***关于申请1995年公费医疗补助费的报告。例

3、***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。例

4、东山乡关于拨款的请示报告 病例分析：

例1的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例2的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用“函””。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

例3的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。

（三）主送机关排列混乱；

（四）结构层次序数混乱；

2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中，对行政公文中使用的层次序号做出了严格规定。规定为： 第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（五）附件不符；

（六）主送、抄送单位不正确。

三、行文规则混乱

（一）越级行文。

（二）多头行文。

（三）请示一文多事。

（四）党政不分。

四、提法不当

有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

五、名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

六、时间表述含糊

(一)用时间代名词而不用具体日期。如“五一那天”、“腊八前一天” “前几天”

(二)年份随意省略。

(三)年份不使用公元纪年。

七、用词不当，不合语法 用词不当主要有：

(一)词义误用。

(二)生造词语。

(三)词语使用不当。

(四)滥用模糊词语。

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误，主要有：

（一）成分残缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不当。

（四）语序不当。举例：

1、公司热切地检讨了自己的错误。（搭配不当）

2、根据“三个代表”的要求，大力推进技术革新，完善了内部机制。（成分残缺）

3、我们完成了全山庄道路的绿化美化，只有滨湖路没有完成。（自相矛盾）

4、这个文化站已成为教育和帮助后进青年，挽救和培养失足青年的场所，多次受到上级领导表彰。（搭配不当）

5、我们能不能培养出“四有”新人，是关系到我们党和国家前途命运的大事，也是教育战线的根本任务。（两面对一面）

6、这个经验值得文秘人员和秘书们的重视。（词义相容）

7、出席今天会议的有领导、部门负责同志、党员、团员、教师和工人代表。

8、要求各乡乡长本月15日前来县政府招待所参加会议。

9、焦裕禄这个名字对青年人可能还有些陌生，可对40岁以上的人确是很熟悉的。（主客倒置）

10、要提高教学质量，必须不断地提高师资水平和教学设备。

11、考场是设在一间古色古香的大厅里举行的。

12、振兴鞋厂生产的拖鞋由宏远外贸公司收购10万双皮鞋由百货公司收购。

13、（一份房屋购买合同）“房屋建筑面积124平米，使用面积98平米，每平米2800元，一次付清。”

14、合同中的“大树”、“小树”问题

15、某省涨工资的文件中约定涨工资条件是“工龄较长的；工资较低的；贡献较大的”

八、语言、语气与文种不符

一般说，上行文——尊重、请求、诚恳、实在

下行文——庄重严肃、语气严厉、没有商量、毋庸质疑

平行文——态度诚挚、平等商洽、谦恭有礼

九、数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：

（一）数字概念不清楚。

（二）数字概念不准确。

（三）是数字书写形式不统一。

第三篇：公文写作注意事项

环县迎接国家三类城市语言文字评估验收（公文写作注意事项）

（一）纸型和字数

统一使用A4纸印制（除相关文件有特殊规定外）。每页22行，每行28个字。

（二）字体和字号

1.一级标题（题目），使用2号小标宋体;2.二级标题（即第一层次序号，正文的一级标题），使用3号黑体；

3.三级标题，使用3号楷体加粗； 4.四级标题，使用3号仿宋体加粗； 5.正文使用3号仿宋体。

附件：1.X X X(正文下一行左空两字）2.X X X 单位名称（附件下两行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）

（三）层次序号

公文一般不超过四个层次。

1.第一层次序号“

一、”必须单独列行，句末不用标点符号。

2.第二层次序号“

（二）”原则上要单独列行（若字数原因，可占两行），单独列行时句末不用标点符号。

3.第三层序号“1.”一般不单独列行（用法参见第四、第五层次序号的使用）。如文章确实较长，也可单独列行，单独列行时句末不用标点符号。

4.第四、第五层次序号“（1）”和“①”一般放在段落前，不独占一行。

这种层次序号之后是本段标题，标题末用句号或冒号或空1字，其后接写正文，不另起一段。如果没有本段标题，则序号之后直接写正文。

（四）标点符号

1.标题

《国家行政机关公文处理办法》规定：“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。比如“关于转发《中华人民共国国家通用语言文字法》的通知”中的《中华人民共国国家通用语言文字法》就用书名号。

而被批转(转发、印发)的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题中出现时，不加书名号，例如：“关于印发环县教育系统迎接国家三类城市语言文字工作评估实施方案的通知”中的“环县教育系统迎接国家三类城市语言文字工作评估实施方案”就不用加书名号。

当然，在公文处理的实际中，顿号、书名号、括号和引号是公文标题中出现比较频繁的，有时候不好避免，这就需要具体情况具体分析了。

2.发文号

印发公文时，年份外的括号应该用六角括号“„‟”（一般在 插入菜单的“特殊符号”处选出键入），而不应该用小括号“（）”或方括号“[ ] ”。

3.正文

（1）并列连用书名号（或双引号）间一般不加顿号

①并列连用的书名号（或双引号）间是否加顿号，目前尚存在争议，但绝大部分专家认为，如果书名号（或双引号）的并列关系清楚，不会造成歧义，则不用加顿号。

②如果书名号之外还有其他文字会造成书名号的界限不清，则须加顿号号分隔。

（2）连接号和破折号

①连接汉字名词或地点名词，用“—”。

②文章注释中的纪年，前后两个年份之间用“—”。③文中如果强调的是时间起止概念，则用波浪线“～”。④文中的破折号应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（破折号一般在插入菜单的“符号”处进入“特殊字符”，选择两次“长划线”即可）

（3）相邻两个数字间的顿号

①相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。

②相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要顿号。

（五）其他

1.成文时间。成为时间一般以领导签发的日期为准，用汉字将年、月、日标全，表示“零”的数字写为汉字数字“○”（一般在 插入菜单的“特殊符号”处选出键入），不用和阿拉伯数字“0”及英文字母“O”混用。

2.单一发文印章。单一机关印发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

第四篇：公文写作注意事项

公文处理讲座内容简记

一、文种

（一）党的机关公文种类有14种

1决议 2决定 3指示 4意见 5通知 6通报 7公报 8报告 9请示 10批复

11条例 12规定 13函 14会议纪要

1、行政公文里没有决议，而党的公文最重要的是决议，而且要写清某年某月某日通过。

2、党的意见只属于下行文，这一点与行政不同。党的公文向上的意见文种为报告。

3、党组织不能发公告、通告，党组织发公报。

4、条例、规定属于党内的法规。行政的条例是由国务院制订，党的条例只能由党中央制订。

（二）行政机关公文种类有13种

1命令（令）2决定 3公告 4通告 5通知 6通报 7议案 8报告 9请示 10批复 11意见 12函 13会议纪要

1、命令：分为公布令（公布行政法规）、行政令（例1989年北京戒严令）、嘉奖令（最高层次的，一般的嘉奖发通报）

基层机关不涉及命令文种的使用。

2、决定。具有两种性质，一是领导指导性，二是法规性。决定有三种用途。一是对重要事项或行动做出决策性安排。二是奖惩有关人员。三是变更、撤销下级机关不适当的事项的文件。

3、公告与通告。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。两者的区别：一是公布的范围不同。公告适用于国际，通告适用于社会。二是公布的方式不同。公告通过传媒，如新闻发布等。三是重要程度不同。

公告与通告不适用于我们基层机关。我们经常遇到的电话号码变更、地址变更等，应用启事、海报（公共应用文），不应当用公告或通告。

4、通知。（1）适用于批转下级机关的公文；（2）转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（3）任免人员。

通知归属于下行文，只有涉及到划线部分才属于平行文。

5、通报（下行文）。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

6、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

可提交议案的部门有：（1）人大常委会（2）人大专门委员会（3）人大主席团（4）各级人民政府（5）军委（6）人民法院（7）人民检察院

注意：向权力机关提交的才叫议案。如向人民代表大会或常务委员会提交的叫议案，而向政协提交的叫提案。

提议案的主体要符合法定资格或者法定代表人数。按照全国人大组织法的规定，除法律规定的有关国家机关外，一个代表团或者30名以上的代表联名，可以向大会提出议案；根据地方组织法的规定，县级以上地方各级人大代表10人以上联名、乡级人大代表5人以上联名，可以向本级人大提出议案。如果不够人数人大代表提交的叫提议或建议。

7、报告。适用于（1）向上级机关汇报工作。（2）反映情况。（3）答复上级机关的询问。

（1）汇报工作分为

A工作报告：我们经常写的报告。成绩、经验，存在问题、下一步安排及设想。

B总结报告：重点提炼规律，总结经验，以指导以后工作。

C请求备案的报告：自己有自主权办理的事情但要求上级单位备案。“上述报告请予备案”。例：

关于中、津投资保护协定呈请备案的报告

国务院：

《中华人民共和国政府和津巴布韦共和国政府关于鼓励和相互保护投资协定》已于１９９６年５月２１日由外经贸部部长吴仪同津巴布韦财政部长赫伯特·穆拉瓦分别代表本国政府在哈拉雷签字。现送上该协定副本呈请备案。（正本已送外交部存查。）

（2）反映情况写情况报告、调查报告。调查报告用于深层次的，用于反馈调查结果，揭示事物的真实规律。

（3）答复询问的报告。供领导机关了解情况作参考。

8、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（具体处理见后）

9、批复。属于下行文。适用于答复上级机关的请示事项。

10、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见属于新文种，它没有固定的行文方向，可上报、可下发，上报时具有建议性、呈请性，下发时具有指导性，发同级单位具有商洽性。

意见与很多文种关联，也有区别，不能混淆。意见上报时与请示性公文一样履行程序，逐级、只报一个主管单位、一文一事。意见下发时，在指导性方面与通知是一样的，但意见只限于重要问题，通知不限于重要问题。

意见内容是有限定的，只限于重要问题。

12、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。

13、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、正确选用文种的依据

（一）法规的依据

1、不能漏写了文种。

2、不要写错了文种。如把请示写成报告（报告可以不予答复）。通知具有执行性、通报具有教育性，不要相混淆。写错文种不但影响个人形象还影响整个单位的形象。

3、不要自己制造文种。如请示不能写成“请示报告”，报告不能写成“汇报材料”，批复不能写成“答复”。

（二）根据发文机关的职权。如：“命令”和“令”，党的组织没有“命令”这个文种；条例：行政条例由国务院制订，党的条例由党中央制订；议案。在使用权限外用到可回避，写提案、预案；公告：只有面向国内外公众发布重要事件时才用。

（三）行文目的。（举例说明）

把请示与报告分开，两者的行文目的不同，请示问题用“请示”，汇报工作用“报告”。如申请经费应写请示，不能写报告。

凡要求答复的写请示，不要求答复的写报告。

防止报告与请示相混淆的三个问题：

1、在报告里请示问题。不能既报告又请示问题，请示问题一定要单独行文。

2、用报告代替请示。报告可以不予答复，所以不能用报告代表请示。

报告结尾写“特此报告”或“上述报告请审阅”，不要句号。

客气一些可以写：“上述报告如有不妥之处请指正”

3、在请示里汇报工作。这是不允许的。必须把请示与报告分开。请示包括（1）请示理由（2）请示事项（3）要求批准、批复。如果担心领导不了解内容，可以把确实需报告的内容写成附件附在请示后面。

（四）按行文关系选择文种

船夫见风使舵才能行驶快，服务员看人下菜碟才能满足南方人北方人不同的需求，不同场合对待不同对象要有不同说法，公文也一样。按行文对象划分，公文分为三类。

1、上行文：向上级领导机关（指导机关）报公文叫上行文。

2、下行文：向下级机关（被指导机关）行文叫下行文。

3、平行文：指不相隶属机关之间的行文。不相隶属分两类型：（1）同一系统内的组织机关。另外，上级机关的部门与下级机关是平行的。

上级机关里的部门不要发文。例如人事部里的各个司，对外不要自主发文。

（2）非同一系统，不分级别高低都用平行文。

对等的、横向的机关行文鼓励用函。

行文关系举例说明：

1、通知。“印发公文”用于本单位的公文，如“关于印发×××的通知”

通知属于下行文，不能给领导机关发通知，也不能给同级单位发指示性的通知。给同级单位只能发告知性的通知，如企业改制、地址变更等，才能给平行单位发通知。

2、通报属于下行文

3、函。灵活，可上行、平行、下行。答复问题用复函，询问批准用问函。

“关于请求设立＊＊机构的函”

“关于请示＊＊调动工作的函”

三、规范公文的格式

公文各要素标识规则

眉首、主体、版记

（一）眉首

1、公文份数序号。

2、秘密等级和保密期限。

3、紧急程序。

4、发文机关标识。

5、发文字号。

6、签发人。（见P27）

公文份数序号：绝密、机密文件才用

秘密等级和保密期限：党的公文标在左上角，行政公文标在右上角

发文机关标识：×××文件（红头），联合行文时，把党委排在前面，把主办方排在前面。

发文字号：机关代字＋年份＋顺序号，例：×××〔2000〕1号，位置：居中或左下方

机关代字要响亮好听，不要随便起。顺序号不写“第”字，不要写成001号，就写1号。括号不用圆括号。联合行文只标主办方字号。

签发人：上行文应注明签发人和会签人姓名（见P28）

（二）主体

1、公文标题

2、主送机关

3、成文日期

4、生效法定标识

1、公文标题。公文标题是公文的眼睛。俗话说“看文先看题”，公文标题规范与否，直接影响到公文的效力和阅读者的感受。公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。写标题有三项要求：

（1）准确揭示公文的主题内容。

揭示主题内涵，做到涵义明确。内涵不应让人产生歧义。如“××纪委关于××错误的处理决定”，应改为“××纪委关于××所犯错误的处理决定”

“××县政府关于我县遭受自然灾害的请示”应改为“××县政府关于妥善处理自然灾害的请示”

“关于开展追捕在逃犯罪人员的通告”应把“开展”去掉

《关于出国考察的请示》标题中因缺少主语而让人费解，到底是谁要出国考察?完整的标题应在“关于”后面加上“××同志”或“××代表团”，《××局关于××河流改造的请示》，从题意上看，是请示开展改造河流，而此文实际上是请求上级解决“治河经费”的问题。因为事由不够清楚，往往使一些请示事项不能及时得到办理。此标题应改为《××局关于解决××河流治理经费的请示》

揭示主题外延，做到范围限定。

“关于举办文秘干部培训班的通知”不能写成“关于培训文秘干部的通知”

（2）文字简明通顺

A归纳概括。从逻辑学讲，要善于用属概念概括种概念，如“我们上街买了很多苹果、梨、桔子……”可以改为“我们上街买了很多水果”

全国人民代表大会有权罢免下列人员：

（一）中华人民共和国主席、副主席；

（二）国务院总理、副总理、国务委员、各部部长、各委员会主任、审计长、秘书长；

（三）中央军事委员会主席和中央军事委员会其他组成人员；

（四）最高人民法院院长；

（五）最高人民检察院检察长。

目前经修改后为：

全国人民代表大会有权罢免由它所选举或决定的最高国家机关的组成人员。

B只揭示主题。公文标题不讲原因、不讲目的、不说道理、只揭示主题。

C防止和文种重复。即同义反复。

“对此我们达成一致共识。”“一致”与“共识”是重复的 “他是个非常年轻的小伙子。”“年轻”与“小伙子”是重复的。

“关于申请×××经费的请示”申请与请示是重复的（3）符合语法

发文机关 ＋ 内容 ＋ 文种 ＝ 标题

发文机关（作者）＋介词（关于、对）＋事由＋助词（的）＋文种（名称）＝标题

如“冀州市医院关于做好春节期间安全保卫工作的通知”

注意以下四个问题：

A标题后面不要标点符号，不能当成完整的句子，标题里也一般不用标点符号。

国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规定一般不用，不是一概不用，具体讲应该是确有必要才能使用，没有必要不能乱用，表意清楚了能不用尽量不用，必要时可用空格代替。

××区政府办公室关于印发《××区长在××会议上讲话》的通知，其中的“《》”就不应该使用

标点必要的应用：

公文标题中涉及的法规性文件名称和书报刊名称应当使用书名号。例：国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知

公文标题中涉及的专用语、缩略语等可以使用引号。例：石家庄市人民政府关于命名“石家庄十大发明项目”“石家庄十大著名商标”的决定

公文标题中涉及的对某些内容进行必要注释或者补充的成分可以使用扩号。例：国务院办公厅关于对出国（境）招商活动加强管理的通知

公文标题中涉及两个以上并列成分又不便作简化处理时，为了表意清楚和方便阅读可以使用顿号。例：国务院办公厅关于２００１年春节、“五一”、“十一”放假安排的通知

B正确使用介词

介词的作用：引出并限制文件内容

不要重复使用介词。如有“关于”就不要写“对”

例：关于对××同志的通报 “关于”不能和“对”同时出现

对：专指对象 关于：大范围的

“××单位对××进行审计的通知”不能写成“××单位关于对××进行审计的通知”

C结构完整。凡是重要公文，有文头下面仍要写发文机关。

D标题排列。多行标题字数匀称、结构得当。

分行时注意结构完整，词意完整，例：不能上一行写“关”下一行写“于”

通知的标题：

发文机关＋转发/批转/印发（发布）＋原文件标题＋文种（通知）

转发中的“四个省略”，即在转发中可酌情省略介词关于、助词的、书名号、通知。

一个文件标题里最多只能写三个通知。

特殊情况可以直接写转发文件的标题。例

“转发财政部关于解释《基本建设财务管理规定》执行中有关问题的通知”如不采用直接转发办法，标题将变成《转发黄委财务局关于转发水利部转发财政部关于解释〈基本建设财务管理规定〉执行中有关问题的通知的通知的通知的通知》

当批转、转发对象也是通知时，可省略去第一个“关于”和最后一个“通知”。

例：某省人民政府要用通知转发《国务院关于开展全国第三产业普查工作的通知》时，其标题应为《XX省人民政府转发国务院关于开展第三产业普查工作的通知》，不是《XX省人民政府关于转发国务院关于开展第三产业普查工作的通知的通知》。

直转的文件要在正文里写详细

2、主送机关

要求：（1）除普发性公文，只主送一个机关。请示公文只报送一个单位。

（2）在一般情况下不要送给领导人。不是领导人特别交办的，不要报送给领导人。文件忌横传、跃级传送。这样易导致文件漏登记或丢失。

（3）主送机关明确具体。不要写“各有关单位”，部署任务一定要把对谁写清。主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3、成文日期。表示公文正式确立的时间。法律与法规在附则中还要写明生效日期。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字。

确定成文日期的依据：

（1）领导人签发的日期。（2）联合发文，以最后签发日期为准。（3）电报以发出日期为准。

成文日期写法，零写成“○”不能用数字的0代替。

党的系统对成文日期没有严格的要求。

4、公文生效的标识。（1）印章。（2）领导者签署。

印章：除会议纪要、电报外，都要盖印章。

用印制度：（1）启用相关领导批准。（2）印章专人保管，明确交接。（3）使用印章要有登记。（4）盖印要清晰规范。

盖章：“上不压正文，下要压成文日期”。上面距正文约2－4mm。

下压成文日期叫“齐年压月”也叫“骑年盖月”（见P29）

（1）印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。

（2）印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

联合上报公文，只盖一个章，即主办单位的章。

当排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应调整行距解决，不能采取标识“此而无正文”的方法解决。

签署：

领导人在文件正文上签字叫签署。领导人在发文稿纸上签字叫签发。一般文件盖印就不签署。注意：只有正职领导人可以签署，副职不能签署。

（三）、版记

主题词

1、主题词的概念：用于揭示公文主要内容的规范化的词或词组。

只要是公文就应该标注主题词。主题词写在末尾方便日后检索公文，如用“主题检索法”检索。

定稿与印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。

2、主题词的选词问题。

能做主题词的只有名词，不能用形容词或动词做主题词。动名词（有时当动词有时当名词的词），当动名词做名词时可作主题词，如“管理”。

主题词不要选多义词（一词多义），出现一词多义时要用规范词。

单位名称使用要规范，地名要规范。如果用到译名时，应同新华社的叫法。

3、主题词的标引

位置：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

数量：加上类别词不要超过六个

顺序：先标类别词（文件所属大类），再标类属词（反映文件内容的词），最后标反映文件形式的词（文种）

文件内容：主体因素、通用因素、时间因素、位置因素。

反映文件形式的词：不只局限于13种文种

标好主题词要有依据，各个单位应该参照上级主管部门确定自己的主题词表。

抄送机关：

抄送机关：需要了解公文机关，必要时给予配合的单位，不负责办理答复公文。

哪些文件应该抄送：

1、凡是下发的重要公文一定要抄送给直接上级。如医院下发文件应抄送给卫生局。

2、受双层领导的单位在请示一个领导部门时，要将请示抄送给另一个上级。

3、上级机关向受双层领导的下级机关行文时，如有必要应把文件抄送给下级机关的另一个上级机关。

4、因特殊情况越级行文应把文件抄送给上级部门。

5、公文内容涉及到有关机关职能配合时，应抄送有关机关。

哪些文件不能抄送？

1、请示不向下级、同级抄送。

2、外单位抄送来的公文，不要转抄、转送。

3、凡是与文件办理无关的单位一律不要抄送。

印发机关

办公室负有合稿的责任，哪天付印哪天就是印发日期。

四、请示、会议纪要等文种的写法

（一）请示

请示要与报告、函分开。

1、请示的结构

（1）标题。

重要请示：发文机关＋内容＋文种

一般请示：内容＋文种 例：关于×××经费的请示

写请示题目中就不要再有“请求、申请”等词，避免重复。

主送机关：报送一个机关，不送给领导人。

（2）请示正文。三部分：请示理由、请示事项、行文的具体要求。

请示理由：写明必要性、紧迫性，写明可行性。

请示事项：就是请示什么，注意一定要事前请示；一文一事；对所请示问题要预先提出议案、解决问题办法；所请示问题一定要属于本机关职权范围内的确实无力或无权解决的事情；内容要明确具体。

例：关于登山比赛奖品经费的请示

请示行文的具体要求：（上述意见可否，请批示）请示具有要求批准的行文目的 例：“上述意见如有不妥请批示”应改为“上述意见妥否（当否）请批示”

“上述要求请领导考虑”应改为“上述要求请批准”

“上述意见不知可否，请领导决策”应改为“上述意见可否，请领导批示”

2、请示的写作要求

（1）认真调查研究。维护请示内容的合理性和真实性。合理性即符合党的方针政策、国家的法律法规；符合客观实际；符合整理。真实性即维护请示事实的全面真实。

（2）文字简明

写请示时用说明的方式，客观、原原本本的说明事情，不要用议论的方式。

可以用增加附件的办法使请示本身写的简明扼要。

我们内部请示可以搞成表格，内部文件、报批件。

写请示时语言要朴实、明白，尽量不要用形容词。

3、请示的行文规则

（1）逐级报送，一般不越级。（2）只报送一个单位。（3）在一般情况下不报给领导人。（4）联合上报的请示必须协商一致，会签手续齐备（如两个院长都要在发文稿纸

上签字）。（5）请示不能向下级机关抄送。（6）上报请示应在签发人之外还注明联系人、联系电话。（7）与报告分开，不能用报告代替请示，不能在请示里汇报工作。

（二）会议纪要

1987年出台的文种，概念：用于记载和传达会议情况和既定事项

特点：

1、会议纪要不加盖公章。

2、会议纪要主要用于机关内部备查使用。会议纪要是原始素材，不经领导审查，而会议纪要必须经领导审查。

3、会议纪要的性质灵活、范围广泛。凭证性、协议性、信息交流性。如可作为合同、协议书使用；可直接写上某某会议报告，就是上行文，纪要附在重要报告后面；会议纪要可用通知下发；会议纪要可以印成简报。

1、会议纪要的结构

标题：会议名称＋文种

成文日期：标题右下方

正文：会议的基本情况

例会写法：主采用条款式写法，分条例项

纪要不写缺席人、记录人，主持人、参加人、列席人不但要写姓名，还要写职务，注意人名排序。

大会写法：归纳叙述。

（1）为什么召开？（2）会议名称。（3）时间、地点、与会范围等。（4）议题，并对会议成果进行简要评价。

2、会议纪要的写法

（1）收集材料。记录重点：上级领导讲话，大会的发言，例会依靠会议记录。

要突出纪实，实事求是的反映本来面目。特别重要的会议纪要要经与会者讨论并取得认可。

会议纪要的签发人应当是主持会议的领导。

会议纪要可先写背景再写结论，也可以反过来，但不可以安全按照会议程序来写。

（2）写法。可把会议决定事项分成几个问题，每个问题用小标题区分开。例会可用惯用语。如：

会议听取了××同志关于××的报告，经讨论决定……

会议听取了××同志关于××的报告，指出××，会议决定……

例会纪要不要写得过长。

五、公文专用语

（一）称谓词 单位、职务＋姓名

代第一人称：我、本；代第二人称：贵、你；代第三人称：该

（二）领叙词：是在公文中领叙来文时的用语，作为行文的依据。

依据、按照、依照、遵照、根据，用这种词时先引标题再引发文字号。

按、近接、前接、顷接，用这种词时直接引述原文。

悉 指导性：收悉、敬悉、谨悉

致意性：欣悉、惊悉、电悉、获悉

表示置发文种目的：为、为了

置发文件的理由：由于、鉴于、兹因

（三）承转词：承接上文转入下文

据此、为此、故此、鉴此。有鉴于此、基于上述、综上所述、由此可见、总之、总而言之、概而言之

（四）时态词

兹（现在）顷（刚才）现（现在）行（未来）将（将来）时值时 准时 届时 如期

先到用：先期到达

愈期（如逾期未归）

当即、迅即、着即、在即

暂时、暂作

曾经、日前

（五）结尾词

1、结束上文。特此报告 特此函告 特此函复 特此通知

此据 谨此

此致（不是行礼的意思，不必再加敬礼）

2、表示希望和要求的结尾词

为盼（上行文），为荷（平行文）荷代表感激、感谢，为要（下行文）

3、致意性结尾词

谢谢合作、致以敬礼、谨致谢意

（港台用法）顺致最良好的祝愿、致以诚挚的问候

值此 按

第五篇：公文写作格式、类型、注意事项

公文处理工作

第一部分

公文处理的基本知识

一、公文的定义、特点、作用

（一）定义

公文是公务活动中形成的，在党政机关、企事业单位、人民团体广泛使用，具有特定格式和法定效用的文件总和。

（二）特点

（1）法定的作者：只有依法成立并能以自己的名义行使权力和担负义务的组织或其法定代表人才能充当公文的作者。

（2）特殊的工具：公文是各级党政机关、社会团体、企事业单位传达贯彻党和国家的方针政策、实施领导与管理、办理各项公务的重要工具。

（3）法定的文种：《条例》、《办法》等有关规章对公文文种的涵义、使用范围都有相应的规定，要按照规定选用文种。

（4）法定的权威和效用：公文在法定的时间、空间范围内，对受文对象行为有不同程度的约束力，具有强制阅读、强制执行或强制答复等执行效力。

（5）法定的格式：《条例》、《办法》和《国家行政机关公文格式》都对公文的版式和公文体式作了明确规定，公文体式的规范化，— 1 — 有利保证公文的特定效力。

（6）特定的处理程序：公文制发必须履行法定程序与审批手续才合法有效。

（三）作用

工具和手段。有六个方面：领导和指示，规范和准允，交流和联系，宣传和教育，依据和凭证。

公文处理关系政令畅通、关系机关（单位）的权威和形象、关系机关（单位）的正常运转、关系作风建设。

二、法定公文种类

（一）党的机关公文的种类

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种（下划线的文种为党的机关使用，行政机关不使用。此外，成都增加了办法、细则）。

1.决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。2.决定 用于对重要事项作出决策和安排。

3.指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

4.意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。

5.通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

6.通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情— 2 — 况。

7.公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。

8.报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

9.请示 用于向上级机关请求指示、批准。10.批复 用于答复下级机关的请示。

11.条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

12.规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

13.函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

14.会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。

（二）行政机关公文种类

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种（下划线的文种为行政机关使用，党的机关不使用）。

1.命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2.决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3.公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

— 3 — 4.通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5.通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6.通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8.报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9.请示 适用于向上级机关请求指示、批准。10.批复 适用于答复下级机关的请示事项。11.意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12.函 适用于不相隶属机关之闻商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13.会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第二部分 公文处理规则

一、行文规则

（一）党政分工的原则

党的领导，主要是思想政治方面的领导，是路线、方针、政策的领导,经济、社会、文化等各个领域、各个行业的具体事务，一般— 4 — 应由政府各职能部门自主处理。除重大问题、原则性问题外，党的机关不宜就具体的政务方面的问题直接向行政机关和社会作指示、部署任务；行政机关也不得向党的组织作指示、部署任务。

（二）根据各自隶属关系和职权范围确定行文关系

1.党委或政府各部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。

2.部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。3.无隶属关系的机关之间一般用函行文(关于函、请示、报告、批复不分的问题）。

4.部门内设机构除办公厅（室）根据授权外不得对外正式行文。

（三）请示行文的原则 1.请示应一文一事。2.请示事项必须协商一致。3.请示一般只写一个主送机关。

4.不得在报告等其他非请示公文中夹带请示事项。

（四）其他有关行文原则 1.不直接向领导者个人报送公文。

2.对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回呈报机关。

二、报送公文在行文规则方面的主要问题

（一）党政职能不分

问题表现：向党委请示属于政府职能的事项。如，向党委请示

— 5 — 解决征地、建房事项。

指导意见：属政府职权范围的工作，应请示政府。

（二）请示违反一文一事原则

问题表现：在1件请示中涉及多个事项。如，某xxx报送的1件请示中列出了土地、技改、税费等5项请示事项。

指导意见：请示要坚持一文一事原则。

（三）越级请示工作

问题表现：某企业直接向市政府请示某一活动方案。指导意见：应坚持逐级行文，如特殊原因必须越级的要抄送被越过的上级机关。

（四）多头报送

问题表现：请示同时主送党委、政府及领导。

指导意见：请示只能主送1个机关且不能直送领导个人。

（五）乱用文种 问题表现：

一是请示、报告不分。如，在报告中夹带请示事项。请示用于向上级机关请求指示、批准。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。请示是办件，报告阅件。

二是函和请示、报告、批复不分。如，某部门给财政局要钱用请示、报告，对某民营企业请求同意的事项的报告作出批复。函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。批复用于答复下级机关的请示。

— 6 — 三是通知和意见不分。如，把通知当成意见，意见不像意见：讲很多宏观、原则要求，不具体，通知不像通知。意见用于对重要问题提出见解和处理办法。通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

四是法定文种和其他公务文书不分。如，某部门将某项工作要点、工作方案当成法定公文直接印发。

指导意见：按照《条例》和《办法》规定正确选用文种。

第三部分

公文格式

一、公文格式规范

（一）标题

标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题（事由）和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目（菱形、梯形等）。国家行政机关公文标题中除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（二）主送机关

即指主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文，主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左下方，标题下空1行，左侧顶格用3

— 7 — 号仿宋体字标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号（如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时）。

（三）正文

公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或主送机关下方。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文涵义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位；文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称；用数字表示层次结构序数，应按“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”的次序，不可颠倒使用。正文中第一层次标题可用3号黑体字。第二层次标题可用3号楷体字，正文中其他文字一般都用3号仿宋体字。

（四）附件

公文如有附件，在正文下空一行、左空2字用3号仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称，如需回行，应与附件名称第一字对齐排列（国家行政机关公文附件名称后不加标点符号）。有两个以上附件时，应注明顺序。顺序号使用阿位伯数字。在“附件：”后上下对齐排列，数字后用下圆点符号。附件标题一般用小2号小标宋或黑体字，正文字体从本节第十款规定。附件应置于主件之后，与主件装订在起，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，附件的序号及名称前后标注应一致。如附件与主件不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格，标注公文的发文字号并— 8 — 在其后标注“附件”（或带顺序号）。

被印发、批转和转发的公文，不属本机关公文的附件，应在印发、批转、转发“通知”之后另页排印。印发、批转、转发通知正文用3号楷体字。被印发、批转、转发公文的一般格式为：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期等，标题一般用小2号小标宋字，正文字体从本节第十款规定。被印发、批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。

（五）发文机关署名

即指发文机关名称。应用全称或规范化简称，位于正文的右下方。联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将主办机关排列在前。国家行政机关公文，因必须加盖发文机关印章，单一机关制发或两家机关联合行文时，不需发文机关署名。

（六）成文日期

一般署会议通过日期或领导人签发日期。联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期。用阿拉伯数字将成文日期的年、月、日标全（年份要标全称，日、月不编虚位即01、02等），位于发文机关署名右下方。决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。（如：2013年7月18日，党委、行政均这样用）

（七）印章（上不压正文、下骑年盖月）

（八）公文的文面格式

公文的文字从左至右横排。标题、正文的字体、字号要庄重、— 9 — 美观、大方，搭配协调。

1.字体：公文标题的字体、字号一般用2号方正小标宋；正文中一级标题的字体、字号一般用3号方正黑体，二级标题一般用3号方正楷体；正文一般用3号方正仿宋；在批转、转发、印发类公文中，批转、转发、印发按语部分用3号方正楷体。

2.段落：固定值28—30 3.页边距：上：3.7、下：3.5、左：2.8、右：2.6 4.版式： 5.页码：

6.回车（主要是含有数字标记的）7.装订：左侧、中缝

第四部分

常用的几种材料的写法

（一）请示

（二）报告

（三）通知

（四）函

（五）计划（工作要点）

（六）总结

（七）回复

（八）汇报材料

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（九）剖析材料

（十）信息

第五部分

几点建议

一、要提高对公文处理重要性的认识。有些单位把主要精力放在综合协调、服务保障上，有的忙于协调处理事务工作，常常不自觉地放松了公文处理工作，也常常把公文处理当成简单的收收发发，对公文处理过问不多、把关不严，导致公文处理的随意性。公文处理关系政令畅通、关系机关（单位）的权威和形象、关系机关（单位）的正常运转、关系作风建设。

二、要抓基础和规范。公文处理中遇到的问题多数是最基本的要求和规范，连起码的常识都不懂，比如格式、行文规则、文字错漏等。这些问题的出现，主要还是有的单位不开展学习培训、文秘干部不主动钻研业务，以致一些常规错误、低级错误一犯再犯。因此，抓基础和规范仍然是很多单位公文处理工作的主要矛盾：一是抓业务知识学习，使文秘干部对公文处理专业知识和技能熟练掌握。二是加强业务指导，打牢基层基础工作。

三、要抓质量。公文质量不高甚至粗制滥造的问题不少，有的单位公文质量很差，各环节都不把关、一路“放水”，一般科员起草的文稿就层层上报或下发，造成一个经办人员的水平就代表了单位水平。实际上，质量是公文处理的生命线，抓公文质量至关重要。

四、要严把“五关”。

（一）职能层次关：首先，解决发不发的问题。在实际工作中，不应该发文而要求发文的有以下3种情况：一是主观上想更好地推动工作；二是为扩大本单位本部门的影响；三是部门利益。其次，以什么名义发。

（二）政策法规关：一是符合政策 党章、党的决定、党和国家领导人的重要讲话、上级机关文件（特别注意同类文件）、本机关以前发的文件、有关部门的相关政策规定，避免部门之间打架。二是符合法律、法规。

（三）客观实际关：材料真实（公文所依据、所引用的材料来源可靠，内容翔实，准确无误，没有水份）、判断准确、内容完善、主题鲜明。

（四）文字逻辑关：准确、简明、朴实、规范。错别字、标点符号、简称、规范用词、数字用法、压缩冗长文字。

（五）公文格式关：文种选择、用纸格式、文面格式、排版、印刷与装订格式。

职能层次关是入口关，政策法律关核心是有效性和权威性，客观实际关核心是针对性、操作性，文字逻辑关是基本要求，公文格式关是基本形象要求，各关都很重要，把好“五关”是一项重要的参谋职责。

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