员工费用报销流程及办法

第一篇：员工费用报销流程及办法

员工费用报销流程及办法 为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，特制定本办法，请各位同仁配合执行；本办法适用于湖南阳扬文化传播有限公司全体员工；本办法经总经理批准后立即实行，原来与之相关的其他办法随之失效。

一、通则

1.任何一种类型如请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发

生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。

2.报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误《湖南阳扬文化传播有限公司》)，由报销人整齐地自行粘贴在公司统一的报销单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用（现金、支票、转帐）及汇入员工帐户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。3.报销以“周”为单位每周二报销上周产生的费用，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。4.对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。

5.签名的规定： ① 所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。② 所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。6.财务复核结果视情况做下列处置： ① 退回报销单(注明退回原因)。

② 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。③ 要求报销人员补充说明或补必要单证。④ 交出纳付（汇）款。7.每周员工报销款一次，每月的最后一个周五不报销。8.在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

二、报销流程：

1.事先核准及事后报销表单流程如下： 实物报销：报销条件为发票（因故无法开据发票需由部门领导签字）、验收（入库）单、采购单原件，三者缺一不可。出 差：“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差（预算）申请书”)；销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。① 交

际 费：“出差（预算）申请书(交际栏)” →“报销请款单” 或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。② 车

费：“用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费，附已经核准乘坐出租车之“用车申请书”)。③ 验收 单据：公司自用物品采购验收，请填写《事务用品验收单》，生产，经营用存货验收，经IQC核验后填写《入库单》。④ “采购单”（如有借款，应附“借款单”）或“费用及出差旅费报销申请表”（如有借款，应附“借款单”；如有相关费用，应附“出差（预算）申请表”）——部门主管——财务复核——总经理签准——出纳报销。

三、途中交通费标准和说明： 1.标准： 员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车；6～8小时可乘坐硬卧；8～16小时可乘坐软卧；16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标 准报销途中费用之外，最多再增加200元/次。说明： ① 火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。② 员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准。③ 出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用（如退票费等），一律由该员工本人承担。

四、市内交通费用标准和说明：

1.标准： ① 凡从事销售、业务等经常因公需要外出工作的员工，经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一： 据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办法第3 点规定限额报销出租车票。② 除销售、业务之外的部门员工的出租车票报销标准，出租车费依本办法第3点规定执行。公交车票可据实全额报销。③ 员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为20元为限（从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费20元，而不是单张票据最高只能报销出租车费20元），深夜（22：00以后，6：00前）允许单次报销50元为限。④ 员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。⑤ 公司个人汽车报销规定: a)申请报销个人汽车费用必须事先填写《异动审批表》，被核准后方可报销相应费用。b)公司行政人员个人汽车、只有在办理公司事务的前提下，才能给予补贴。采用实报实销的办法，汽车的最高限额为每月 元，若有到机场接送高层主管或公司客人，可增加每单程

元报销标准，超过

元须经总经理签字认可后方可报销；异地出差可报销来回过桥费及相关油费；办理报销手续时，都必须提供相应单据（如停车费、过桥费，汽油费等）的 原始发票实报实销。受此补贴的员工原则上都不得再另行报销其他与其有关的交通费用，如出租车费用等。说明：员工已享受任何其他车贴福利者,不享受本办法规定待遇。

五、住宿费用标准和说明： 标准：出差费用标准 经理级： 办事员： 常驻住房补贴： 职位 地区 部门经理 非经理员工

六、餐费补贴说明： 员工因公到常驻地以外的城市出差（不含长沙），每天有 元的伙食津贴，逢法定假日津贴加倍（不得再另行申请加班工资）；如有申请报销交际餐费(含早茶，夜宵)者，则不再享受该餐津贴。伙食津贴填写金额应为早餐10元，中餐和晚餐各为20元；可享受报销的时间限定条件是：早餐为8：00 am以后、午餐为1：00pm以后、晚餐为19：00pm以后仍在出差途中。

七、交际费用说明： 员工外出聚（就）餐、请客：为某一特别的主题、或作公关和销售活动，公司经理可以安排公司内部的员工聚（就）餐；为公关或销售的目的，公司经理级及以上员工（如有必要，销售员）可以请客，但必须遵守以下规定： a.属于事先预知的情况，必须事先取得书面核准；属于临时发生的紧急情况的，必须在事后补得上述书面核准。b.这类费用产生的原因必须是有必要的、合理的和可解释的。c.所产生的费用必须由当时在场的最高主管进行报销，并在报销时向其上一级主管说明具体原因。d.各级经理有责任和义务对此类费用的发生加以控制和管理。e.报销时应注明所有在场人员姓名。

八、杂费报销说明： 1.劳务费：总部劳务费需事先填报《使用临时劳务人员申请表》，经核准后由人事部统一报销，如重大活动人手紧缺的情况在取得经理同意后可外请人员帮忙。如无法取得完整、真实、有效的原始凭证，请相关人员另签签收单并附该外请人员之身份证复印件以备报销。其它费用：除另有特别规定外，一律以合法之凭证为可否报销之依据。

九、借支流程 填写借款单（需详细填写原由）——部门领导审核（签字）——总经理意见（签字）——财务部报备——出纳。

十、工资流程 起薪

1、接收人事科转来的新参加工作人员身份证复印件1份；

2、依据国家有关政策，按照新参加工作人员的学历、学位获得情况核定工资；

3、身份证复印件（用于开设员工工资帐户）、人员起薪通知单（公司经理额定）起薪； 发薪 当月工资定于下月的15日发放。员工工资经由人事、行政部门考核后（无异议）——财务部备案——总经理审核——出纳按起薪通知单全额总经理：

发

放

第二篇：各类费用报销流程

各类费用报销、物资申购、工程等款项支付流程操作规范

一、借

支：

1、事前审批：提交电子流程借支报告，详细写明借支事由，金额组成，报公司副总、总经理、董事长电子审批；

其中：差旅费借支申请，在电子报告中需写明差旅费报销标准；

业务招待费单次发生金额500元（含）以下，不需提交电子报告；超过500元，提交电子报告，报告中需简要写明发生事由，参与人数，预计发生金额。

公司实行计划物资采购，计划外的紧急零星物资采购，在电子报告中需写明申购原因，价格、金额。

2、手续办理：填列纸质借支单，简要写明借支事由，报公司副总、总经理、董事长审批后，交财务支取款项。

3、财务受理：会计受理借支单，审查纸质审批手续是否完结；电子流程请示内容是否清晰，是否符合当月各部门费用预算，以及审批流程是否完结，然后填制会计凭证后，交出纳办理现金支付，借支人收到现金后在借支单“现金付讫”领款人中签字确认。

4、公司原则上控制个人借支行为：部门日常工作需频繁使用现金，则可请示分管领导同意后申请备用金，按照公司备用金管理有关规定执行，同样按上述流程办理。备用金借支后，经办人需及时报销补足备用金。

二、日常费用报销：是指日常零星费用、汽车费用（指汽油费、过路费、停车费、洗车费，不含保养维修费）水、电、电话网络费用、经公司批准固定费用开支等，不需办理电子流程审批，直接填写纸质报销单，后附合规票据及粘贴单，填写报销清单。交会计审核后，交出纳办理现金支付，报销人收到现金后在报销单“现金付讫”领款人中签字确认。

三、集中采购办公用品、办公设施、家具、固定资产、无形资产等支款程序：

1、行政部统筹负责组织采购；

2、各申请部门提交电子流程审批报告（填电子申购单）：

在电子流程中先提交分管领导审批；

由行政部统筹审查申请数量合理性，有无可调剂无需购买资产，并签署意见；同时，在市场寻至少三家供应商洽谈比价，提交询价报告，按拟定商家价格，在申购单上填列申购单价，计算总金额后报批；

财务部审查前述程序是否完结，是否有比价报告，及是否在预算内开支，签署意见；

报分管副总、总经理、董事长审批。

3、经电子流程审批后，行政部在电子流程中打印经审批后的纸质申购报告，办理采购或通知厂家送货；

4、送货到公司：行政部与使用部门共同验收所采购物资，填制“验收单”一式三联，使用部门经办人、负责人、行政部验收人员签字确认。行政部门、使用部门、财务部门各存一份；

5、行政部填制纸质“付款申请表”，后附打印件申购报告、验收单、发票、厂家送货单，交会计审核，出纳办理转账支付。

集中性物资采购一律转账支付，不采用现金支付。

四、工程款：相关合同先经过电子流程审批，合同原件（含对方单位资质、证照、法人身份证复印件盖鲜章）一式四份，分别交对方两份、公司行政部、财务部各存一份。办理支款时，全部填制纸质表单，按公司工程进度款支付管理规定执行；

五、营销设计费、代理费等款项：相关合同先经过电子流程审批，合同原件（含对方单位资质、证照、法人身份证复印件盖鲜章）一式四份，分别交对方两份、公司行政部、财务部各存一份。办理支款时，全部填制纸质表单，附发票及相关图片等佐证资料办理。

六、其他: 项目预算、预算、月度预算、营销计划等事前审批事项，全部在电子流程中完成审批，同时，经办部门打印纸质件，做为后期纸质手续办理依据或附件。

财务部

2014年4月3日

第三篇：报销费用流程

招待费用、其它费用报销流程

销售总监审批

相关人员于发生费用前向销售总监报批

财务部报销

招待费

元以下

一步

其它费用

元以下

销售总监审核

董事总经理审批

声匿迹

招持费

元以上

财务部报销

其它费用

元以上

说明：

1、招待费用及其它费用发出前必须向销售部总监申请，经同意后方可执行，否则不予报销。

2、招待费用

元以内由销售总监审批，超过

元由销售总监审核后报董事总经理审批。

3、其它费用

元以内由销售总监审批，超过

元由销售总监审核后报董事总经理审批。

经销商处外聘业务人员工资核发流程

销售总监审核

财务部依据合同规定和销售数据进行审核

区域经理、销售部文员确认经销商处外聘人员数量和工作性质的唯一性

财务部入账后计划部将人员工资转成经转成经销商贷款

董事总经理审批

说明：

1、经销商处外聘业务人员需按要求办理入职手续，报公司备案。（档案由销售部文员存档并负责动态跟踪）

2、经销商处外聘业务人员工资将按合同规定根据每月销售回款额计提，按各区城市场《外聘业务人员工资标准》的规定发放。

3、当月回款计提金额当地少于应发工资总额差额部分由当地经销商支付，若当月回款计提金额高于应发工资总额，则按实际发生额发放。

4、区域经理必须于每月5日前必须将聘业务人员工资发放表照各区城市外聘业务人员工资标准及考评结果制好交销售部文员汇总，由销售总监审核。

5、财务部核计经销商处外聘业务人员工资后报销售总监审核，董事总经理审批。

6、外聘业务人员工资在财务部入账后由计划部将其转入经销商货款，由经销商代为发放。

销售部职

能部门人员核发工资流程

财务部审核后按新资标准计工资

行政人事部审核考勤

销售总监确认考勤

销售部文员制作考核表

董事总经理审批

销售总监审核

财务部发放工资

说明：

1、销售部职能部门工作人员按签到按打卡制度核算考勤。请假、外勤、出差需填写相应表单由各极权限人审批生效。

2、售部文员必须于每月5日前将相关职能部门工作人员考勤统一汇总交销售总监确认、行政人事部统一审核后，于每月7日前上报财务部。

3、财务部统计工资后报销售总监审核，董事总经理审批。

第四篇：费用报销制度及流程

第一章 总则

第一条 为了规范公司费用的使用、报销、控制管理，本着有计划，全面节约、合理使用，有效控制，特制定本制度。

第二条 本规定中所称费用是指除工程项目支出外，在经营管理活动过程中发生的各项支出。费用报销管理包括费用发生前的借款、费用发生时原始票据的取得、费用发生后报销单据的填写、审核以及报销款项的支付等方面的管理。

第三条 费用报销的内容应当真实、合理；报销的凭证应当合法、有效；报销的手续应当健全、严谨。

第二章 费用报销的内容和范围

第四条 费用报销应当符合本制度规定的内容和范围，费用主要包括： 1)工资福利：是指支付给员工的劳动报酬、福利。2)租赁费：是指因办公、住宿需要而租住房屋的租金等。

3)业务招待费：是指因经营管理业务需要而发生的餐饮费、礼品费等。4)差旅费：是指因公务需要到本市区以外出差而发生的交通工具费、住宿费、出差补贴（膳食费）等。

5)办公费：是指因办理公务需要而发生的办公用品、水、电费等。

6)培训费：是指为提高员工业务技能和综合素质而发生的培训教材费、授课费等。7)广告费：是指因宣传企业和产品形象而支付给媒体的各种宣传、策划及展示费用等。

8)通讯费：是指因公务需要而使用的电话（传）费、移动电话费等。9)原材料费：是指生产所需外购件、原材料、辅助材料等。

10)固定资产购置费：是指因经营管理需要而经批准购置的符合固定资产规定标准的物品而发生的费用。

11)工程费用：是指公司新建项目、现有项目的扩、改、修等基建项目发生的费用。12)低值易耗品购置费：是指因经营管理需要而经批准购置的、符合低值易耗品规定标准的物品而发生的费用。

13)运输费用：是指公司发生的汽运、空运、海运等费用，含装卸费用。14)医疗费用：是指公司员工发生工伤治疗等费用。15)其它：是指不包括在以上项目内的不可预见的零星支出。

第三章 费用报销的程序及标准

第五条 费用报销应符合公司相关程序规定：

一、业务招待费

因公司业务发展的需要，与外界各有关行政事业单位、客户、供应商、融资关系

单位以及其它一切外部关系单位所发生的交际费、应酬费和招待费应依据《业务应酬费用管理程序》规定执行。

二、出差费用

因公务需要到本市区以外出差而发生的交通费、住宿费、出差补贴费等应依据《出差报销程序》规定执行。

三、通讯费用

（一）公司对特定人员根据工作性质、业务量给予报销手机话费，具体应依据《手机话费管理程序》规定执行。

（二）公司为各办公场所配备固定电话，开通国内长途电话功能或因业务原因需开通国际电话及其他收费电话功能的，须经总经理批准。

四、市内交通费：

1、公司人员确因公务需要外出时，一般由公司安排车辆，确实无法安排车辆时，乘坐公共交通工具或特殊情况下经公司特许乘坐出租车可以申请报销。

2、预算期内各部门交通费总额不得超过预算金额．超预算部分财务部不予报销。确因实际情况发生变化，需要调整预算的，按规定程序调整预算。

第四章 费用报销的审批和手续

第六条 费用报销票据的填写与粘贴。

报销人须凭有关原始票据填写报销凭证，应数字准确书写清晰。并应将票据分类整齐地粘贴在报销凭证背面（应让出左上角）。第七条 费用报销凭证的审核

报销人所在部门经理应对报销内容的真实性和合理性进行审核；财务人员应对原始票据的合法性和有效性以及数字的准确性进行审核。第八条 费用报销的审批

一、因购买物品、业务招待、预付费用和出差（含外出培训）等需要借款时，应填写《通用费用暂借条》，经借款人所在部门部门经理审核、财务经理审核，总经理批准后，财务部门方予借款。

二、购买物品、预付费用和业务招待性质的借款应当在借款之日一周内报销或还款，特殊情况下，不得超出一个月，差旅费借款应当在出差归来一周内报销或还款。

三、超过期限未办理报销手续或还款手续的，财务部门应进行催收。经催收无正当理由仍不办理相关手续的，财务部有权从其工资中将所欠款项扣回。

四、对因业务需要需要借款和费用报销审批应应依据《资金授权审批制度》规定执行。第九条 费用报销的监督和支付

一、公司财务部门负责监督费用报销（包括借款、用款）审批权限的实施。

二、财务部门应当坚决抵制、及时汇报无视费用报销审批和手续的行为；同时应当提供良好的服务，在报销人符合规定的报销审批和手续的情况下，应当及时给予报销。

三、任何部门和个人都应当自觉遵守费用报销的审批和手续，不得借故逃避、刁难财务的监督，更不得打击报复财务人员。

四、集团财务审计部门应定期进行稽核、审计。

第五章 罚 则

第十条 费用报销时，违反本规定，出现下列行为的，一经查实，将处以经济罚款直至行政处罚：

一、报销时弄虚作假、虚报冒领的，除退回所报销金额外，还要处以当事人一定的罚款。情节严重的将给予警告、记过处分或开除。

二、越权批准用款的，情节严重的还将给予处分。

三、滥用职权，借故逃避、刁难财务监督甚至打击报复财务人员的，按不同情节处理,直至追究刑事责任.四、丧失原则，放弃监督甚至同流合污的财务人员视情节的严重程度给与降职、撤职或开除的处分，直至追究刑事责任。

第六章 附 则

第十一条 公司发生费用报销时应遵照本制度及相关规定程序执行。第十二条 本制度由集团管理部制（修）定，自发布之日起开始执行。

编 制 人：

批 准 人：

审 核 人：

发布日期：

第五篇：费用报销单流程

费用报销流程

关于费用报销单的填写及贴票的细节，相关程序整理如下：

一、报销流程及时间：

报销人员填报——→逐级签字——→总经理/副总经理签字——→财务签字付款 备注：无凭单据请直接填写一张“费用报销单”，有凭单据请加一张填写“报销单据粘贴单”（将发票用回形针或者订书针固定在报销单据粘贴单左上角）；

二、按发票分类填写费用报销单：

备注：参考财务的分类，将发票分类后，算出总额，填入费用报销单相应的费用项目里，（如果产生了财务里没有的发票，或不知道将发票如何分类填写的，请用铅笔填写金额，方便我修改，千万别在费用报销单上的空白处画 S 线）

备注：票据报销分项费用名录如下：

1、办公费

2、通讯费

3、差旅费

4、业务招待费

5、会议费

6、运杂费

7、车杂费

8、修理费

9、培训费

10、咨询费

11、广告费

12、业务宣传费

13、福利费

14、后勤生活费

1、办公费

项目内容：购书、报刊杂志、印名片、购买的办公用品（如：传真机、打印机、色带、墨盒、复印纸、笔、薄等）、公司分店工商登记注册费、刻章费、复印费、邮寄费、办公室租赁费用及办公场地的物业管理水电费等，印刷宣传彩页（大额的，需要附上合同）

说明：金额在（）元以上须附明细，另外个人购买电脑等固定资产不得冲账

2、通讯费

项目内容：有线电话使用费、移动电话使用费、上网费

3、差旅费

项目内容:职工出差发生的长途交通费、住宿费（包括启动会期间产生的交通费及住宿费），如：汽车票、火车票、机票、的士票、公交车票、地铁、轻轨、住宿发票、购买火车票的手续费等

4、业务招待费

项目内容：招待客户的餐饮、香烟、茶叶、礼品（包括订货会上产生的餐饮费、制作印有企业标志的礼品及纪念品等的费用）、红包、正常的娱乐活动、安排客户旅游、5、会议费

项目内容：酒店开具的会议费，会议组织者开具的发票

说明：须附会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等会议清单

6、运杂费

项目内容：指产品所发生运输费、整理及装卸货物等的费用

说明：海运费、空运费、陆运费、过秤费、机车作业费、货物暂存费

7、车杂费

项目内容：车辆使用的汽油费用、车辆维修费、租车费用、车辆过路过桥费、停车费、车辆年审及驾驶员证件审查等费用

8、修理费

项目内容：电脑、空调、打印机、复印机等办公用品的修理安装费、硬件升级费、办公楼和宿舍装修费，其他办公用品移动和安装费等

9、培训费

项目内容：购买培训材料的费用、场地使用费及其他费用

10、咨询费

项目内容：律师顾问费、会计税务咨询费及其他信息咨询费用

11、广告费

项目内容：产品广告费

说明：广告是经工商部门批准的专门机构制作、已支付并已取得相应发票、通过一定的媒体传播并附广告合同

12、业务宣传费

项目内容：各种订货会产生的制作展架、背景横幅等费用、聘请讲师的讲课费、专家费、劳务费等

13、福利费

项目内容：体检费

说明：必须是公司员工本人

14、后勤生活费

项目内容：食材费、生活物料费

说明：各种食材、大米、油盐酱醋、煤气、桶装水等。

票据审核注意事项：

1.发票上的单位名称一律填写

2.发票开具时间须为当年日期;

3.所有票据要求正规、合法，发票内容与开具单位的经营业务范围相符，并加盖发票专用章；

4.所有发票是税务机关或财政部门批准在用的发票,已过期作废的发票一律不得使用;

三报销单填写注意事项： 准确性

1.报销单上的大小写金额须一致；

2.报销单封面的金额、内容应与发票金额、内容一致； 规范性

1.规定用黑色水笔或钢笔填写报销单；

2.报销单封面原则上不允许更改，如需改，请在错误的文字或数字上划一红线，再用黑笔在旁边写上正确的文字或数字，另外再签上更改人的姓名；