前台境外人员接待常识

第一篇：前台境外人员接待常识

1、境外人员有效证件：> ①护照 ②台湾居民来往大陆通行证

③中华人民共和国旅行证

④港澳居民来往内地通行证

⑤代用证件回执单⑥护照丢失证明单

2、护照种类：

①普通护照 PASSPORT ②公务护照 SERVICE PASSPORT ③外交护照 DIPLOMATIC PASSPORT ④官员护照 OFFICAL PASSPORT

3、签证种类：

C 乘务D定居F访问G过境

J1常驻记者J2临时记者L旅游

M免签U公务W外交X学习Y礼遇Z职业

4、登记具体要求:

1、所有填写日期的位置统一按8位数填写（如2010.01.01）；

2、所有境外人员登记单要求保留2个月，并按日期区分备查；

3、登记时基本信息必须以主页信息为准，不应按签证页信息；

4、寻找入境章时一定要找最后一次入境的章；

5、每客必登并复印（证件主页、签证页及入境章页），登记单员工需签字，并与复印

件附一起后统一装订格式，结帐离店后按日期顺序放入文件夹；

6、持港澳居民来往内地通行证、中华人民共和国旅行证入住的客人，签证有效期统一为

入住日期加一年；

7、填写国籍时必须填写中文，并写全（如中国台湾、中国香港、中国澳门）；

8、代用证件回执单：有效期为7天（回执单上办理日期起的7天内）；

9、护照丢失证明单：有效期为30天（证明单上办理日期起的30天内）；

10、护照种类必须写清哪种护照，并熟记相应种类英文单词；

11、调房后登记单与社会信息采集系统必须及时修改，保证信息正确；

13、日本、华侨、港、澳、台客人登记时必须填写中文姓名；

14、填写签证页有效期时，如停留000，按30天计算；

15、日本、新加坡、文莱单免签国家签证有效期为入境日期算起15天内，但也可能

会有正常签证（如旅游、访问等），其它如有持双重签证的，登记时有效期按最长 的登记；

16、团体登记时不要以旅行社提供的团体信息单登记，应收集客人证件一一登记复印；

17、外国人永久居留证件签证种类为：D 定居；

18、居留许可：任职者、及家属，就业者、及家属、常驻记者、及家属，学习，其他。

19、APEC商务卡：与护照核对信息，其次核对国家范围是否有中国，如无误根据入境

日期算起有效期为60天，登记时写签证种类著名“M”（APEC卡）；

20、证件号码填写完整不得自行删减（如62NO1234567，勿只登数字）

（字母与数字有空格的无须空格）（数字后面有字母的不要遗漏如TWN客人）；

传输具体要求：

1、录入时打字状态为半角状态；

2、名字过长的尽可能输,到最后一个能输的字母输“?”，表示后续还有字无法录入；

3、港、澳、台等居民传输时国籍勿只输中国，应选中国香港、中国台湾等；

4、登记时登记签证号码，但传输时候无须传输；

5、传输时中文姓名处如电脑没有相应汉字，可以打“某”代替；

6、登记时华侨等中文姓名为汉语拼音的照样登记、传输。

7、登记时持居留证的客人，传输时签证类别应填写学习、定居等具体类别，不要输“居留许可”这个统称。

8、签证单位无须填写，直接按默认的即可。

9、接待单位如有请如实录入，如没有填写散客。

10、入住持APEC卡的，传输时应选APEC商务卡，非免签M。

11、姓名大、小写传输时应与护照保持一致。

12、所有港澳台客人签证录入时（M免签），未办理签证的免签国家也是免办签证。

第二篇：接待境外人员（范文）

接待境外人员的制度和措施

无锡舒隅酒店成立于2013年，2014年开始涉外业务，接待境外人员入住。酒店针对境外人员入住登记，定期对前厅部员工进行外宾登记录入的培训及考核，以避免实际操作中出现差错。

培训内容具体包括以下方面：

1、涉外基本名词和常识。

2、临时住宿登记管理。

3、临时住宿登记工作程序和要求。

4、无锡公安外籍旅馆登记系统上传规范。

5、境外证件知识。

前厅员工在接待境外人员，上传境外人员信息时，坚决遵循上传时间的注意点：

1、每天9:00和13:00前都要把前期的数据核对好。

2、尽量在登记后2小时内处理核对，严禁超过12小时。

3、入住日期和时间绝对不允许修改。

4、9:00-11:00和13:00-14:30这两个时间段只允许扫描和补充信息，不允许核对。

5、11:00-13:00期间可以扫描并核对。

6、酒店前厅部对于境外人员临时住宿登记实行三级操作管理制度，即员工登记、领班检查待上传、主管审核上传管理制度。

一、前台员工办理境外人员临时住宿登记的程序

1、查验证件

外国人

（1）本人有效护照和我国签证机关签发的有效签证或居留许可，边防入境章。

（2）对持有驻外使、领馆签发的团体签证的团队旅游，不用逐个填写住宿登记表，可按团队成员名单和房间分配表直接录入。对于没有团体签证的外国旅行团一律按散客处理，必须逐个验证、登记和录入。

港澳居民

《港澳居民往来内地通行证》。

台湾居民

《台湾居民往来大陆通行证》（台胞证）。

2、规范无锡公安外籍旅馆登记系统录入，杜绝一人登记多人入住，中方人员登记外方人员入住的现象。（1）中文姓名：凡香港、澳门、台湾居民、华侨必须填写此项；外国人如有中文姓名，尽可能填写。（2）英文姓、英文名：外国人（即使有中文姓名）必须填写此项；香港、澳门、台湾居民、华侨如有外文姓名，尽可能填写。

（3）性别、出生日期：如实填写，出生日期必须具体到年、月、日。

（4）国籍：外国人应填写所属国籍。台湾居民填“中国台湾”，香港、澳门居民填写“中国香港”或“中国澳门”，华侨填写“中国”。

（5）证件种类、证件号码（应填写本次入境所持有效证件的名称和此证件的号码），应注意：

① 外国人：证件种类填“普通护照”，证件号码如有英文字母及数字应全部填写，韩国客人须填写身份证号码。

② 港澳居民：证件种类填《港澳居民来往内地通行证》号码，不能填写其身份证号码。

③ 台湾居民：证件种类填《台湾居民来往大陆通行证》号码，不能填写其身份证号码或台湾护照号码。（6）签证有效期：按要求填写明至年、月、日。

① 外国人：如外国人持“中华人民共和国签证”，填写此次入境在华停留的期限，尤其要注意区分我国驻外大使馆、领事馆签发的签证和公安机关签发的签证两种不同情况。前一种情况的“签证有效期”应从持证人入境那天算起（以边防检查部门所盖入境验讫章日期为准），加上允许停留的天数，即为此次入境的签证有效期。公安机关机关签发的签证，可直接填写签证上注明的有效期。如外国人持“中华人民共和国外国人居留许可”，“签证有效期”应填写“外国人居留许可”的有效期限。

② 台湾居民：填写“台湾居民来往大陆签注”和“台湾居民居留签注”的有效期。③ 港澳居民、华侨：填写此次入境的证件的有效期。

（7）签证种类：外国人根据所持签证填写，如“L”、“F”、“Z”、“X”、“D”、“C”、“G”、“J1”、“J2”；持“外国人居留许可”的填写“外国人居留许可”；台湾居民填写“来往大陆签证”或“居留签证”；港澳居民和华侨填写“无签注”。

（8）住址：应填写境外人员的境外永久住址。（9）房间号：如实填写。

（10）来此事由：应根据境外人员此次入境的目的如实填写。

（11）抵达日期、离开日期：应写明年、月、日。“抵达日期”填写抵达当地的日期，“离开日期”尽可能问明住宿人，如实在不能确定，则填写“未定”。

3、数据传输

接待旅馆在客人入住之后，在2小时内将其经无锡公安外籍旅馆登记系统传输到公安机关主管部门。如计算机联网系统发生故障，宾馆、饭店应立即向公安机关报告。

二、领班检查登记信息待上传。

三、主管审核信息上传。

登记信息上传过程中易错的突出问题：

1、所登记证件号码与实际不符。

① 证件字母大小写与实际不符。

② 证件号码录入不完整。

③ 出入境证件号被登记为被登记人员所在地身份证号。

2、证件与国家/地区不符。① 国家地区录入错误。② 证件种类录入错误。

3、出生日期错误。

错误主要表现为：在录入境外人员信息时，没有将系统默认的按实际情况修改。

4、入境日期：有的外国人有两本护照（有时一本入境，另一本登记入住）所以在输入时要看护照上的入境日期或者签证，将有入境日期的护照作为登记入住；如入境日期是很早以前的则要看他的签证有效期。

5、外宾不能拿其驾驶证作登记入住，更不能扫描在中宾的系统中。

6、繁体字：港澳台的证件上出现的繁体字必须以繁体字录入。

7、拿到如果是照片页、资料页不在同一页面的护照时，分别扫描进系统，输入信息后，立即核对。前厅内部检查中出现问题的各级人员予以处罚。

1、录入必查，落实谁录入谁负责。

2、录入后领班、主管检查，未及时查出错误一同处罚。

第三篇：前台接待人员行为规范

前台接待人员行为规范

一、仪容仪表：

1、面部清洁，化淡妆，不可浓妆艳抹。

2、衣着整洁得体，勿过于光鲜亮丽；不可佩戴夸张的发出声响的饰物。

3、皮鞋擦拭光亮，注意与服装的搭配，不穿松糕鞋、运动鞋、拖鞋上班。

4、保持手部整洁，指甲修剪整齐，不涂鲜亮的指甲油。

5、发型简单自然，不染鲜艳发色（红、黄、蓝、白等），不理怪发型。

二、言行举止

1、站姿：上身保持正直，头部端正，目光平视，双手自然搭放在身体两侧或左手握右手自然放在前侧，双腿并拢。

2、坐姿：上身正直，头部端正，目光平视，双手自然搭放于桌面或腿上，双腿并拢偏向一侧或小腿和大腿呈直角正放桌面下方。

3、走姿：上身正直，头部端正，目光平视，双手自然摆动，脚步自然

4、面带微笑，保持良好的精神状态。

5、使用普通话，言语礼貌、温和、清晰自然，不可声音过大。

三、岗位规范（可以根据实际更新）

1、早上8:20准时到岗，做好一切准备工作：打开前台灯和办公室照明及办公开关，做好前台及周边的卫生。

2、把当天的报纸放入报架，隔天的报纸收集放好。

3、董事长办公室开门后协助保洁清理董事长室的卫生。

4、前台人员办公位不允许任何人逗留（除同事因公查资料或传邮件），客人坐在前台位置时应礼貌客气的劝其离开到沙发或接待室就坐。

5、做好来访客户的接待工作，为客人斟上茶水（一般客人矿泉水，特殊客人享受好茶款待，每杯茶水量不可超过8分满）上茶时需双手呈上，并微笑礼貌用语“请喝水”。

6、公司任何人员不得使用前台电话长时间通话，如有来电前台需接转到所找部门分机上，拨打长途一定要先拨打”17909”

7、如某部门来电而部门同事不在其岗位，前台需接听记下电话内容，告知来电

所找人员。

8、收到资料、传真转交给传真指定人或传真事物负责人，收到商务或宣传传真交与主管人查看，再听其安排。前台是公司信息收集的重要位置，所有资料必须归纳整理妥善，不得转告他人或泄露他人，如有利于公司发展的活动，讲座等（免费）可以向公司推荐。

9、熟记公司各部门分机号。

10、前台人员需做好公司的机动清洁，看到杂乱、垃圾等情况要立即通知公司保洁员前去整理。

11、员工外出办公需到前台填写外出登记表，前台需监督这一程序完成。

12、前台需负责会议的电话通知和安排，做好会议前的准备工作（会议室空调打开，如需要将投影设备准备好准备工作完毕后告知主管领导）。

13、做好商务车的使用登记工作。

14、做好办公室纯净水的使用及购买工作。

15、下班前工作：关闭空调开关，检查前台办公桌锁及会议室、贵宾室柜锁是否锁好，如因前台人员失误，没有完善以上工作，并造成事端，将视情节轻重給予20-100元罚金。

四、接待规范：

1、客人进门时应起身站立，面带微笑，身体微向前倾，点头示意，主动问候：“你好！”

2、问明客人来意及所找人员，指引客人到接待室或其他目的地，并通知受访人员。

3、找董事长的客人要有预约，如没有预约要指引客人到接待室，然后向董事长汇报，视情况接待来客。如领导公务繁忙没时间接待，要有礼貌用适当理由告知来客。不要引起客人的不满。

4、送客：

⑴、客人离开时，应起身做好送客准备； ⑵、站立，面带微笑，身体前倾，点头示意；

⑶、必要时亲自送客人至电梯口，并等电梯门关上后返回。

⑷、送客要热情、礼貌、亲切、自然，用于简洁明了，一般用语为:“再见”、“请

慢走”“欢迎再来”等。

5、如客人进入时，接待人员正在接电话，应尽快结束电话交谈，以便接待客人，如有重要电话，要点头向客人示意，用手势安排就坐。

五、电话规范：

1、电话铃不超过3声接听。

2、接电话先问好后报称如“你好！深圳”；如需接转应先说“请稍侯”，如转接人不在公司应说：“您好，××已外出，方便的话请留下您的联系方式，我会尽快帮您通知，如对方不需要转达，前台人员应建义对方打所找人手机，并记下来电显示上的电话，做好电话记录，以方便转达。

3、来电记录笔迹要清晰，不要出现错漏，记录要详细具体如：来电公司名称、来电人姓名、联系方式、业务要求等。

4、结束商务电话前应礼貌道谢：“谢谢来电！”

5、通话时要是用普通话，口齿清晰、自然，语气温和，音量适中。

6、通话结束后要等对方先挂听筒，任何时候都不可用力掷听筒。

7、前台接待要熟悉外联电话号码，注意收集相关业务的电话号码

第四篇：前台接待人员岗位职责

前台接待人员岗位职责

一、电话接听

电话机旁备纸、笔，主动提供留言服务，随时准备记录来电者提出的要求和帮助解决事项。尤其对来电者的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。

外线电话

1、电话振铃三声之内必须接听；

2、接听电话时口齿清晰，需用普通话：“您好，博林驾校，”并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说：“对不起，让您久等了”。前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并保持轻松、愉快的音调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词；

3、如果找其人不在办公室，应及时回应“您好，***现在不在，请问可否联系其他工作人员。”

4、如果对方不愿意联系其他工作人员，应回应：“请问您有急事吗？可否留下你的联系方式，我会及时帮您通知”。并谨慎告知对方其所要找人员的手机号码。（公司工作人员的联系方式不得随意透露）。如果对方同意留下联系方式，应记录好并及时通知相关工作人员；

5、如果对方同意联系其他的工作人员，应告知办公电话；

6、在接到投诉电话的时，要注意礼貌语用和说话口气，积极的为学员解决问题，主动的留下学员的电话，及时的反应给领导或者领班；

7、任何情况下不能和学员起冲突；

内线电话

1、电话振铃三声之内须及时接听；

2、接电话时口齿清晰，需用普通话：“您好，博林驾校前台，请问有什么事情需要帮忙吗？”；

二、来访人员接待

1、来访人员进入大厅后前台人员需礼貌待客，起身微笑服务。笑容自然、舒适、真诚。礼貌用语：“您好，请问有什么可以帮您吗？、请问你找哪位？”

2、如有预约应及时电话确认，在不离开工作岗位的基础上有效地把来访者指引到相关部门；

3、如来访者没有预约，电话确认是否同意接待；

4、如来访者知道找谁，但没有预约，前台须打电话询问，告诉相关同事或领导。***单位的*** 来访，不知道是不是方便接待。(规章制度　www.xiexiebang.com)在不方便的情况下，处于对来访者的礼貌和方便，应委婉拒绝并及时送客。“对不起！您所找的人员现在不在位上，需要转达你的讯息吗？等他回来后我会及时通知他”；

5、如同意接待，做好来访人员登记，在不离开工作岗位的基础上有效地把来访者指引到相关部门；

6、如要找的人在忙，可以请其稍等，引领来访者入座倒水；

7、如果等了很长时间，访客要找得人还在忙，要关照一下来访者并向其说明，不要扔在那里不管；

三、日常行为

1、应主动跟进出公司的领导问好。

2、主动沟通和协调各部门之间的关系，对职权范围外的工作及时汇报；

3、管理好前台的设备，如发现设备使用不正常时应及时向相关人员汇报，并及时处理；

4、维护好前台卫生。文件资料要分类管理、保持接待区域内的卫生；

5、每日到达工作岗位后，应对自己的工作部位及工作范围进行清洁和整理，做好工作前的准备工作。

四、公司前台礼仪规范

1、面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作氛围；

2、保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往；

3、头发梳理整齐、面部保持清洁；男员工不能留长发、女员工不化浓妆；

4、保持唇部润泽、口气清新；

5、手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲、女员工不涂抹鲜艳指甲油；

6、可以使用清新、淡雅的香水。

五、前台行为规范

1、举止文明大方，注意坐姿、站姿

2、禁止打闹嬉戏、严禁上班时间聚众聊天、大声喧哗

3、注意文明办公，严禁上网聊天

第五篇：前台人员接待礼仪

前台人员接待礼仪

前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必须掌握前台接待礼仪，这对于塑造公司形象有着非常重要的作用。前台接待礼仪包括仪容规范、来访者接待礼仪和电话接待礼仪。

一、仪容规范

1.仪态礼仪

总体来说，前台人员应着职业套装等正装，同时保持个人清洁卫生：头发梳理整齐，以盘发为主，不带复杂的首饰；面部保持清洁，不化浓妆，唇部润泽，口气清新；手部干净，不留长指甲，指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳指甲油；可以使用清新、淡雅的香水。更重要的是，应礼貌用语并保持开朗心态，在接待过程中始终面带笑容，这样更加有利于与人交往，给来访客人以良好的印象。

1.1站姿

应体现出柔和和轻盈，抬头挺胸，重心自然落于脚中间，肩膀放松，丁字步站立。

谈话时，要面对对方，保持一定的距离。尽量保持身体的挺直，不可歪斜。依靠着墙壁、桌椅而站；双腿分开的距离过大、交叉，都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品，那样显的心不在焉，是不礼貌的行为。

基本要领：

①两脚跟相靠，脚尖分开45度至60度； ②两腿并拢立直，身体重心放在两脚上； ③腰背挺拔；

④收腹挺胸、抬头、脖颈挺直； ⑤双目向前平视，微笑，微收下颌。1.2行走

靠道路的右侧行走，遇到同事、领导要主动问好。在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服等行为。

基本要领： ①上身挺直；

②走动中肩部不要摇晃；

③小腿挺直，脚后跟先着地，切忌膝部力量过松，造成身体上下颠动；

④两手轻握拳，两臂随步伐有节奏的在两侧轻轻摆动，下颌微微后收，视线平视，不东张西望；

⑤按照自己的步伐有节奏的前行，步度——前脚脚跟于后脚脚尖的距是一至一个半的脚长，步位——两脚顺着一条真线前进。

2.体态语

2.1目光

接待来宾少不了目光接触，正确的运用目光，传达信息，可以有效地塑造专业形象。谈话时目光应保持平视，仰视显得谦卑，俯视显得傲慢，均应当避免。谈话中应用眼睛轻松柔和地注视对方的眼睛，但不要眼睛瞪得老大，或直愣愣地盯住别人不放，同时配以微笑。

基本要领：

嘴：微笑不露牙齿，嘴角的两端略起，发自内心，自然坦诚，切不可假笑。

2.2手势

通过手势，可以表达介绍、引领、请、再见等等多种含义。手势一定要柔和，但也不能拖泥带水。

手势：落落大方 基本要领：在领路和引方向时要注意手指自然并拢，掌心向上，以肘关节为支点，指示目标，不能以食指来指指点点。

2.3握手

握手时标准的伸手顺序，应该是位高者居前，就是地位高的人先伸手。

握手时标准化的手位应该是：手掌与地面垂直，手尖稍稍向下，实际上是向侧下方伸出，五指后面四个指并拢，拇指适当地张开。握手要用自己的手掌握着对方的手掌，停留三到五秒钟，最长不长于三十秒钟，而且握手时最佳的做法要稍微用力，并以自然，热情的表情进行配合。

握手一定要注意：第一，不能心不在焉；第二，不能伸出左手；第三，不能不脱手套；第四，不能交叉握手。

2.4鞠躬

我们常用的鞠躬礼分3个度：一度：15度；二度：30度；三度：45度。一度鞠躬类似点头致意，适用于多种情况下打招呼和问候；二度鞠躬表示敬礼，适用于对重要客人、长者等的迎送问候；三度鞠躬则多用于特别诚恳的感谢或歉意。正常的前台接待采用一度鞠躬即可。

3.语言艺术3.1敬语：

前台接待是比较正式的场合，是尽量使用敬语。主要包括：您、请、贵方、阁下、请多指教、包涵、请稍等。

3.2文明用语：

①问候招呼时：早上好、您好、晚安； ②感谢时：谢谢、十分感谢； ③歉意时：对不起、请原谅；

④应答时：没关系、不客气、是我应该做的； ⑤推托时：很遗憾、不能帮你的忙、谢谢好意； ⑥送客时：再见、欢迎下次光临。3.3服务工作中的基本用语 ①迎宾时：欢迎您、欢迎光临； ②接受吩咐时：是的、明白了、清楚了； ③向客人道歉：实在对不起；

④宾客向你致谢时：请别客气、很高兴为您服务、这是我应该做的；门打开后，前台人员先进入电梯，一手按开门按钮，另一手按住电梯侧门，请客人们进电梯，等客人进入后关闭电梯门，并按下要去的

楼层，在电梯内，应该尽量侧身面对客人；电梯行进过程中有其他人员进入，可主动询问要去几楼，帮忙按下；到达目的楼层，前台人员可以一手按住开门按钮，另一手做出“请”的动作，同时说“×楼到了，您先请”，请客人先走出电梯，待客人走出电梯后，自己立刻步出电梯，并热诚地引导行进的方向。

③楼梯

引导客人上下楼时，前台人员应走在客人2-3步之前，侧身面对客人，用左手引导，到拐角处应稍做停留，等待客人，并随时注意客人的安全。

三、电话礼仪 1.电话接听礼仪

前台接电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，龙禧装饰”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。总而言之，通过电话，前台人员应该给来电者留下这样一个印象：我们是一个礼貌、温暖、热情和高效的单位。

当我们接到一个电话时，应该遵循以下流程： ①首先应该说：“您好，龙禧装饰”；

②如果客人要查询某部门的电话，礼貌告知：“请稍等”，然后将电话告知客人；

③如果客人要查询领导电话，礼貌询问客人姓名、单位，视情况告知客人电话，如果是上访电话，可以告知信访办或相关部门的号码；

④如果客人要查询领导电话，礼貌询问客人姓名、单位，然后礼貌告知“我告诉您办公室主任的电话”，然后将办公室主任的电话告知客人，如果是上访电话，可以告知信访办或相关部门的号码；

⑤如果来电者拨错了号码，应该说“对不起，您是不是打错了？这里是龙禧装饰”，如果有必要还可以告诉来电者“这里的号码是63155666”，切不可粗暴挂机。

2.电话接听技巧

①左手持听筒、右手拿笔

大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是在与客人进行电话沟

通过程中往往需要做必要的文字记录，这时就很不方便。因此，接电话时应尽量用左手拿听筒，右手写字，这样就可以轻松自如的达到与客人沟通的目的。

②电话铃声响过三声之内接起电话，这样可以给客人高效的感觉。

③注意声音和表情

说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，不能大吼也不能喃喃细语，而应该用正常的声音—并尽量用热情和友好的语气。

同时还应该调整好你的表情，要知道微笑也可以通过电话传递。积极使用礼貌用语如“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗”，“不用谢”。

④保持正确姿势

接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和动听。此外，保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。

⑤复诵来电要点

如果来电需要代为转达相关信息，在电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该对来电人员单位、联系电话等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误。

⑥结束通话时一定要使用礼貌用语

通话结束时，要对客人致谢：“谢谢，欢迎致电”或者“再见”，千万不要因为不直接面对客人而认为可以不用搭理他们。

⑦让客人先挂机

在打电话和接电话过程中要牢记让客人先挂机。因为一旦先挂断电话，对方一定会听到“喀嗒”的声音，这会让客人感到很不舒服。因此，在通话结束时，应该礼貌地等待客人先挂机，这时整个通话才算圆满结束。

⑧当正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

四、前台人员内部规范 1.离座和外出

前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要离开时，必须安排替班人员，并交待清楚接听电话、接待来宾的方法等。

2.严守工作时间

前台接待人员应该遵守更加严格的作息时间，不能迟到早退。3.闲谈与交谈

应该区分闲谈与交谈。前台人员不应使用前台电话拨打或接听私人电话，如接听私人电话，应尽可能快的结束通话。更严禁出现在前台与其他同事闲谈甚至大声喧哗的场面。