员工档案管理制度

第一篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

员工档案管理制度

1制度（体系）提要

1.1 制度名称 员工档案管理制度管理； 1.2 适用范围 集团各职能部门及各分子公司；

1.3 制度主要涉及 制度体系的定义、管理职责、起草、修订、审核、批准、发布、流程；

1.4 指令发出部门 企业管理部； 1.5 制度日常管理部门：企业管理部

1.6 制度执行检查部门：总裁办 法务与股权治理中心 2 目的

为规范集团人力资源管理中员工档案管理，保证档案管理的保密性和机要性，特制定此制度。此制度规定了员工档案管理的原则、标准、流程、内容和配套的记录与表格。3 适用范围

本标准适用于集团各层级人员以及集团全资，控股公司的所有人员。4 术语

4.1 员工档案：是指由所集团企业管理部相关主管所建立的员工在招聘、入职、任免、调动等相关工作中所产生形成的文字书面性材料。

4.2 员工档案所包含的内容：身份证明、体检报告、学历学位证明、各类证书、应聘资料、劳动合同及附件、异常考勤记录、试用转正文件、各类人事通知单、奖惩文件、绩效评估报告、员工与单位就有关保险、工伤、公积金、休假等待遇关系形成的材料、离职文件、行政处罚及任免等相关材料。

4.3 档案材料的有效性：档案材料必须是完整的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、工整、清晰，必须对象明确，必须有组织盖章或本人签字方为有效档案材料。

4.4 企业管理部、财务管理部、总裁办主管有查阅员工档案的执行权。4.5 公司总（副）经理，集团部门主管（含以上级别）对查阅所属员工档案有审批权。

4.6 集团企业管理部部长对员工档案查阅的申请有批准权。

4.7 所有需要限期借阅档案的，须经过总裁批准后，方可限期借阅。4.8 集团企业管理部员工关系主管对不符合查阅手续的行为有否决权。5 职责与权限

5.1.1 集团企业管理部员工关系主管对员工的入职资料档案的建立有执行权，对缺失重要入职资料的员工，有入职办理的否决权。

5.1.2 集团企业管理部员工关系主管有对相关部、部门、公司相关人员要求提供

所需档案资料的执行权。6 员工档案管理的内容 6.1档案材料的收集与归档

6.1.1新员工入职当天，由集团企业管理部员工关系主管进行档案资料的首次收集并建立员工档案以及编号、归档。

6.1.2对于缺失重要材料的员工，如缺失离职证明、缺失身份证复印件等，需填写《入职资料缺失申明》，否则不能办理入职手续。

6.1.3各有关部门应主动将平时形成的应该归档的材料，及时送交集团企业管理部员工关系主管，送交归档材料要填写《档案资料交接登记表》。

6.1.4按集团企业管理部统一布置，由员工本人填写的招聘资料等，必须经员工关系主管核对无误后方可归档。员工填写表目应实事求是，不得随意更改年龄（出生年月）、学历，参加工作时间和工作经历等。若核对有误，以企业管理部、审计处部门审查意见为准。因员工本人填写内容前后不一致，影响调资、晋升、调配、福利、离职等，一切责任由员工本人自负。6.2 档案的查阅

6.2.1凡因调配、任免、考察、奖惩等工作需要了解员工情况的，由所属部、部门或公司主管审核，集团企业管理部部长批准后，方可以查阅所申请的档案。6.2.2查阅人员应填写《人事档案查阅/使用申请表》并办理审批手续，集团企业管理部员工关系主管根据申请中注明的查阅内容和查阅方式、内容，确定的材料，申请中未注明的，则不予提供。

6.2.3查阅档案原则上仅限在档案室内进行，由集团企业管理部员工关系主管在场陪同监督，若员工关系主管有事不能在场的，应指定其他人员陪同监督。若档案需出库要清点材料并做好记录，收回档案时要清点、归位。

6.2.4查阅档案要注意保密，不得与无关人员讨论档案内容；使用档案时要注意爱护，保持档案清洁，严禁在材料上圈划、涂改；不准折叠，拆散和损坏档案。6.2.5未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。查档摘抄的材料，使用后应自行销毁。

6.3.6档案一般不予外借，特殊情况非借出不可的，要说明原因，经人事部主管批准并办理手续后方可借用，借出时间一般不超过两周。用后及时归还，不得擅自转借他人。

6.3.7查阅、借阅、归还档案，必须登记签字以示负责。档案使用完毕，档案人员

要清点入柜。凡遗失、损坏档案或泄露档案内容造成不良影响的，要给予纪律处分。

6.3 档案的保护与传递

6.3.1设专人保管，备齐必要的存档设备。

6.3.2档案柜保持整洁，不得存放无关物品中。档案室应及时将档案转出。转出档案须通过机要渠道（非国有企业无机要渠道）由当事人本人负责寄发。6.3.3如有需要转出档案，档案不能由本人或其亲属随带。同时，转出的档案必须完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转出。

6.3.4档案人员应经常核对职工人数与档案数量，发现“有人无档”或“有档无人”要及时索调或转递档案。

6.3.5未经批准，任何人不得强行要求档案管理部门和人员更改档案。对于无理取闹，视情节给予批评教育或纪律处分。6.4 档案管理的违纪处理

6.4.1 对于违反本制度

第二篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

1、为加强企业员工档案管理，防止档案遗失、残损，规范员工劳资关系，为员工的培训、调配、考核、选拔和任用等提供客观的依据，特制定本办法。

2、本办法所指员工档案是指员工加入公司后，由公司为其建立的工作档案（包括员工的业务技术水平、工作表现、工作变动、奖惩等情况的文件材料）。

3、公司人力资源部是员工档案管理部门，具体负责员工档案材料的收集、鉴别、归档、维护及提供查阅和转递手续。

4、员工档案应包括以下内容：

4.1 员工基本信息：员工亲笔所填的求职人员登记表、两张一寸的红底免冠照片、指定医疗机构出具的健康证或体检合格证明；

4.2 员工入职信息：求职人员登记表、试用员工转正考核表、试用期员工通知单、试用员工转正审批表、试用员工转正通知单、工作日志；

4.3 证照材料：身份证、学历证书及其它国家认证的执业资格证书的复印件； 4.4 劳动关系材料：劳动合同、安全责任书、培训协议、员工培训记录表、培训后取得的有关成绩和评定及证书复印件等；

4.5 其他材料：职务任免决定、社会保险转移档案材料，员工调动记录、员工奖惩记录、获得的荣誉和奖励、员工离职记录等其它对企业发展、员工状态掌握有价值的、有必要保存的材料。

5、档案的整理、保管与销毁：

5.1 各单位（部门）必须协助公司人力资源部进行员工相关考核、培训、奖惩等流程制度的执行，形成员工资料，整理立卷，保证材料的完整、真实、文字

清楚、手续齐备，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。

5.2 归档的材料，凡规定应由单位盖章的，须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。

5.3 员工档案材料的载体一律使用A4规格的办公用纸（21×29.7cm），材料四周应留出页边距。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除个人需保存的证件采用复印件存档外，不得用复印件代替原件存档。

5.4 员工档案只对人力资源主管、行政主管、公司副总经理以上人员公开。其它因工作需要查阅员工档案者，必须经副总经理书面批准及公司人力资源部确认才可调阅相关档案。

5.5 员工从公司离职后，按规定需要销毁的档案材料，必须保留目录并经总经理批准，档案销毁的方式规定为粉碎。

6、监督检查

6.1 为维护员工档案的真实性，各单位（部门）对送交的归档材料，应严格审查，防止不符合归档要求的材料进入员工档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人一切责任。

6.2 员工档案管理人员，应认真鉴别、严格把关、保守机密、认真负责地做好员工档案材料的收集归档和保管工作。

第三篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

1.目的规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

2.适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3.职责

公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

4．程序

4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人

档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：

身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管

本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸

质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理

部经理批准。

4.7 所有调阅档案，均需登记备案。

4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员

档案应妥善保管三年以上销毁。

第四篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强集团人力资源管理的系统性，实现员工档案管理的规范化、制度化，提供更好的人力资源服务，制定本制度。

第二条 集团人力资源部负责集团所有员工内、外部档案管理的建立、登记、存放及转移工作。其管理职责为：

（一）负责各种与档案管理有关的表格制作；

（二）负责填写每个员工的履历表，做到个人履历真实可靠；

（三）负责审核员工的各种学历证件和与学历相关的各类材料，确认无误后，留复印件归档保存；

（四）负责按整理装订档案材料；

（五）负责向领导提供员工档案真实资料；

（六）保护员工档案材料不被擅自涂改、添加、销毁；

（七）未经主管领导同意不得擅自将员工档案借阅他人；

（八）人力资源部将员工所提供的在职期间取得的各种档案材料及时登记、归档，详细登记存档时间、名称、材料页数，份数，保持档案的完整性；

（九）员工内部档案建立档案目录，按目录所列项目逐一登记，保证员工档案材料不缺失，不遗漏。

第二章 员工人事档案

第三条 与集团签订劳动合同的正式在编人员的人事档案委托人才中介机构统一管理存放。第四条 档案存放管理费由集团负责为员工缴纳。第五条 档案的转入

（一）员工被转正录用之后，人力资源部在一个月之内办理档案转入手续。

（二）员工提交的档案材料要真实完整，一经发现有虚假材料，既予退档，不予继续聘用。

（三）户籍在外埠的员工，档案暂不纳入统一管理存放的范围。第六条 档案的转出

对办理完离职手续的员工，人力资源部在15天内完成档案转移等相关手续；离职员工造成经济损失或工作交接未处理完毕的，不予办理档案转出手续。

第三章 员工内部档案

第七条 员工内部档案是指员工按照集团管理规定提交的个人基本信息资料。集团在编人员、下属企业聘用人员、特聘人员等集团全体员工均统一建立员工内部档案，由人力资源部负责管理。

第八条 各部门负责人可以调阅本部门员工的内部档案。第九条 员工内部档案材料主要包括：(一)员工基本情况登记表(二)员工入职体检表(三)身份证复印件(四)学历证书复印件(五)专业技术职称复印件(六)专业上岗证书复印件(七)彩色一寸照片四张(八)劳动合同书

(九)员工工作岗位变动登记表(十)员工培训记录(十一)(十二)(十三)(十四)(十五)(十六)员工述职报告、总结 员工奖惩材料

月度、季度、绩效考核表 员工任免通知书

员工个人使用保管办公物品登记表 员工离职物品交接单

第十条 员工应及时将在此期间所取得的各种档案材料提供给集团人力资源部，以便更好地掌握个人成长情况，也为个人发展提供条件。

第四章 附则

第十一条 本规定自颁布之日起施行，由集团人力资源部负责解释。

第五篇：员工培训档案管理制度

员工培训档案管理制度

第一条员工培训档案是对员工自进入公司工作开始所参与过的各

种培训活动的详细记录。

第二条员工培训记录的内容包括：

1.在职前训练中，该员工接受各种专业培训课程的课程名称、内容

时间、出勤记录、参加有关考试的试卷、培训员对该员工的培训评语以及员工参加职前训练后的心得体会或总结报告等；

2.在岗位培训中，员工参与的专业或外语的培训课程考勤记录、课

程情况、考试成绩、评语表格、总结报告等；

3.在工作期间，员工自参加社会上举办的各类业余进修课程的成绩

报告单与结业证书复印件等有关材料。

第三条员工培训档案将与其工作档案一起被公司人事部作为对员

晋升、提级、加薪时的参考依据。

第四条员工的培训档案也是公司人事培训部发掘与调配人才的原

始依据。