关于高等学校档案管理工作的思考

第一篇：关于高等学校档案管理工作的思考

关于高等学校档案管理工作的思考

(内蒙古师范大学田家炳教育书院，内蒙古 呼和浩特 010022)

摘 要：文章认真分析了近年来内蒙古高等学校在改革发展中，档案管理工作上出现的一些问题，就此提出了解决问题的思路，以期达到进一步强化高校档案管理工作的目

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(XX)02—0138—02

21世纪我国高等教育取得了长足发展，高等学校档案工作在高等教育的改革和发展中发挥了强有力的支撑作用，高等教育的发展在各方面推动了高等学校档案工作的逐渐完善。然而，近年来高等教育和高校档案工作在发展过程中依然存在着诸多方面的不协调，对此，本文就如何解决高校档案管理工作出现的若干问题和对这些问题的思考，在这里提

1.1 高等学校在管理体制改革中的并校和扩建，给高校

合并学校优势互补，是一种教育资源的重组，优化资源 配置的最高形式。例如内蒙古师范大学整合了内蒙古教育学院，内蒙古团校等，又扩大、建设了新的和林格尔盛乐校区和青年政治学院新校区。内蒙古科技大学,内蒙古医学院，内蒙古财经学院也相继合并院校并且扩建了新的校区。这使学校规模扩大了，档次提高了，结构合理了，发展速度加快了。在学校的合并过程中，出现了档案管理体制改革的许多问题：原来多个学校管理的档案，要集中由新组建的学校统一管理；那些原来学制层次较低因合并而转制为本科的学校，其档案管理一时还达不到本科学校档案管理的要求，需要一个内部规范提高的过程；合并后档案量大增，对组建学校档案的基础设施和现代化管理手段必须有更高的要求等

1.2 严峻的毕业形势给高等学校毕业生学籍档案信息

现阶段高等学校毕业生严峻的就业形势给大学生带来了很大的压力，考取研究生和出国留学是大多数学生又一选择的途径，许多毕业后的大学生纷纷报考研究生以增强今后择业竞争实力，毕业生报考研究生就需要学校提供学习成绩证明等原始档案材料。同时，又有越来越多的毕业生选择出国留学，他们为保证自己申请成功，往往同时向多所国外学校递交个人资料，这就要求学校出具多份的成绩证明、学历证明和学位证明等。因此，高等学校毕业生对档案信息的需 求不仅越来越多，而且要求也越来越高。申请出国留学的学生需要校方出具翔实的中英文成绩打印件，这些无疑拓宽了档案工作服务的领域和范畴。目前毕业生的学籍档案利用、查询居高不下，而且日益上升。由于档案材料利用次数越来越多，档案原件的磨损就越来越大，这给档案的管理和保护

1.3 高等学校的重大教育活动和大学生扩招为学校档案工作拓展了范围,在档案管理工作上表现出原始档案不完

近年来各高等学校都陆续经历了筹备、庆祝建校50周年活动，经历过教育部对高等学校本科教育工作质量评估，经历过学科建设和研究生硕士点、博士点申请组织和筹备过程等等，高等学校档案工作在为这些重大的历史事件和教育科学评价，提供了翔实的历史纪录和真实的历史音像,起到了不可替代的作用。高等学校每年随着学生人数扩招，学校规模的扩大，促进了学校基础设施建设步伐的加快，大学生人数翻番，随之而来，基建、教学、科研、管理等方面产生的档案数量也迅速增加。学校整体的发展，高校档案工作在 2.1 加强领导，提高档案工作人员队

各高等学校成立学校档案管理工作领导委员会和档案 管理工作领导小组，各级档案工作人员在学校统一领导下开展各项档备管理与服务工作，学校档案馆、室组织负责档案工作人员学习档案法律、法规和各项规章制度的落实。每年终要邀请上级档案业务部门联合对高等学校各部门档案工作进行工作检查、考核和总结，各高等学校每年应该联合组成档案工作检查小组对各高校档案工作进行评估和互评，促

建设一支高素质档案工作人员队伍，是做好档案工作的基础，按照“政治强、作风好、业务精”的档案工作人员要求,加强对学校专职和各院系兼职档案工作人员管理与服务能力的培养，进一步提高档案人员的思想政治素质和业务素质水平。各高等学校档案工作要健全合作交流机制，各校每年要轮流组织一次针对专职档案人员的进行专业教育研讨会和培训工作，严格保证专职档案员持证上岗和按计划接受档案工作继续教育,要定期组织兼职档案员参加学校组织的业务培训班学习。扩大档案工作人员队伍要通过多种途径选拔、培养、引进人才，尤其是既懂档案业务工作又具备计算机应用能力知识的复合型人才。各级领导要关心和改善档案人员的生活和工作环境，解决提高档案工作人员的待遇和劳动保护，充分调动广大档案工作人员热爱和奉献档案事业。

2.2

随着信息时代的来临，高等学校各项工作信息化进程的加快，大量电子文书文件、音像文件的产生，档案载体发生了根本性的变化，档案信息管理也必须适应现代化的发展。在实施档案现代化管理过程中，高等学校承载着大量的先进的科学技术和众多的科技前沿资讯，应该严格执行国家有关安全保密的规定，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据安全。学校各级档案部门要加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证电子文

现阶段各高等学校基本都建立了计算机信息局域网,学校各院系及各部门都配备了计算机并联通了网络,为档案工作网络现代化的开展提供了基础条件。今后要把档案信息化建设纳入学校信息化建设管理范畴，加强学校专职档案部门设备、设施现代化建设。学校档案馆和档案室的档案库房内应配置与保管条件相适应的空调机、去湿机以及防火、防盗报警等标准设备，对于声像、电子文件档案，必须专门设计库房。学校各院系，各部门档案工作应该按需配置计算机、打印机、高速扫描仪、数码照相机、摄像机等设备，要求档案兼职人员专门使用和保管，以提高档案现代化工作手段，保证基层档案各项工作正常开展。学校校长办公室、信息中心、档案馆等部门要进一步分工合作，建立健全高校档案信息资源库和档案工作信息网，早日实现高等学校档案网络互

2.3

档案作为特殊的文化载体，能极大地满足我们认识、研究不同时期民族历史和不同文化教育背景的需要。高等学校档案工作人员要提高对档案工作的理论研究和探索，积极撰写档案工作理论文章，精益求精地编制各种档案文献，对档案学中各类问题进行系统而深入的探索，积极申报国家档案相关的研究课题。部分合并和转制的高校在不具备良好的档案工作条件下，更应该理论先行，做好先期舆论准备工作，研究制定工作规划，逐步实施可行工作计划，理论指导实践打开档案工作局面。

档案工作的主要目的之一是利用档案为社会服务。高等学校档案工作要紧紧抓住“利用”这一重要环节，围绕高等学校教育过程中的各项工作，改善服务方法，全方位管理和利用学校档案，积极为各部门提供档案服务工作。档案管理人员应该熟悉、了解本校各级档案的馆藏情况，掌握高等学校档案信息资源，主动为学校各项工作及重大决策提供档案信息服务和咨询。同时合理地保护和利用人事档案和学籍档案，为教师、职工、毕业大学生提供翔实的原始档案资料，不断地提高学校档案服务工作的及时性、针对性和有效性，努力把档案服务工作提高到一个新的水平上。

第二篇：加强学校档案管理工作的几点思考

加强学校档案管理工作的几点思考

03级中文本科班 夏琼

（2008年4月）

前言

档案，其法律定义为：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学术定义为：国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。可简易地表达为：档案是原始的历史记录。档案的特点表现在五个方面：首先，档案的形成的范围非常广泛。党政机关、社会团体、企事业单位以及每一个人都能成为档案的形成者；其次，档案反映的内容涉及的领域非常广，社会生活的方方面面都能在档案中得到记录；第三，档案的种类和形式多样。我们经常看到的各类文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体；第四，档案是人们从事某项活动直接形成的原始记录，它来源于人们实际生活、工作活动产生的原始记录，是伴随人类社会活动形成的客观真实的材料；第五，档案是具有保存价值的原始材料。原始性是档案的本质属性。是档案形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，就是说档案是历史的原始记录，这决定了档案和普通图书、资料的本质区别。判断一份材料是不是档案，关键要看它是不是具有原始性。另外,档案还具有客观真实性、信息性和知识存储性。档案的作用有两个方面：一是凭证作用；二是参考作用。对于一个具体的单位或个人来说，档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映，是一个单位或个人维护自身权益的重要工具，是一个单位规范管理的基础，是积累和传播知识的重要载体，是开展单位文化建设的重要素材，是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。对于一个国家来说，档案是国家和民族文化建设的历史记忆，是传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。“ 历史长河奔腾不息，时光留下斑斑印迹；社会车轮滚滚向前，档案建立不朽功绩。孔子著《春秋》司马编《史记》，只因有了史料的记录，才使历史得以延续”，道出了档案工作的地位和作用。

学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育、教学及其有关的学校建设、财务管理等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。学校档案工作是学校工作和教育、教学活动的真实记录和历史反映，是党和国家的宝贵财富。依法做好学校档案工作,加强学校的档案管理，逐步实现学校档案管理工作的系统化、科学化，对提升学校内部的管理水平具有重大的现实意义和深远的历史意义。加强学校档案管理，要着力抓好四个的方工作。

一、对档案管理工作的认识要深化

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的重要部分。重视档案工作是中央、省、市各级党委、政府的要求，也是各级各类学校建设与发展的客观要求。借助档案，我们能更好地了解过去、把握现在、预见未来。学校档案工作是学校工作的重要组成部分，是办好学校的一项最基础的工作，是学校管理不可缺少的重要环节。学校档案工作的好坏，是衡量学校办得好坏的重要标志和依据。学校是人类文明的摇篮，是思想文化的圣地。各级教育行政管理部门和学校领导，要从讲政治和实践“三个代表”重要思想的高度，认识学校档案管理工作的地位和作用，理直气壮地宣传档案和档案工作的地位和作用，真正认识学校档案是学校自身形象和价值观建设的直接依据和载体，学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校优秀先进人物的榜样力量之所以能够延绵不断地得以传承，是学校档案起到了重要的载体作用。充分认识 学校档案就是学校宝贵的财富，学校档案管理工作就是学校自身形象和价值观建设工作的重要组成部分，从而进一步重视和加强学校档案管理工作，把学校档案管理纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入有关人员职责范围。做到学校布置工作与安排相关文件、资料的归档同步，检查工作与检查相关档案、资料的归档同步，总结工作与总结相关档案工作同步，实现学校档案集中统一管理，确保学校档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、档案管理工作的制度要完善

建立和完善学校档案管理制度，就是要全面贯彻执行档案法律法规以及学校关于档案管理的各项规章制度，具体包括七个方面：

（一）严格执行规范立卷制度

建立健全学校各类档案，为学校各级领导、上级有关部门领导分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。学校领导应高度重视档案工作，确定一名校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。要 建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等环节要建立相应的工作 制度。

学校档案室要按档案管理的要求建立档案,认真做好归档验收工作。对整理组卷完毕的档案进行入库存前的鉴定和验收，凡不符合要求的,必须重新整理合格才能归档。按规定做好分类编号和编目工作。目录条目基本著录项目包括：顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计的机上操作。按照档案顺序号，依次排列上架。要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。教务处、总务处、学生处等能部门应专设档案柜，分别明确专（兼）职人员具体管理。

及时整理，规范分类，登记归档。请示类文件的归档要附相关批复材料。上级来文的归档，需要办理并上报相关材料的，要将上报的相关材料附上。全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的人事档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。要严格做好鉴定和销毁工作。要根据归档范围和保管期限规定，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，报学校领导批准。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字。同时,要认真做好档案的收进、移出、利用、销毁等统计工作，及时报送统计报表。

全体教职员工都要明了档案收集和管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，任何科室和个人都不得把应归档的工作资料占为已有而拒不归档。任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料，不得擅自销毁文件、材料。有确需销毁的文件、材料要由档案室登记造册，经校长批准后专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，要彻底清理文件、材料，及时办理档案材料的交接手续。

(二)严格执行质量立卷制度

要严格按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋、档案卷的规格要符合档案部门的统一要求。

卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为限；注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。

凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据实际自行决定是否留存。

(三)严格执行档案补充制度

教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。

外来文件、函件由文书（或人事秘书）统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。

校内印发的文件是档案补充的重点，平时教务处、总务处、办公室、党支部等部门应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中移交档案人员立卷归档。各处室的报表、名册、学生素质报告存根、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交档案室。

(四)严格执行档案转递制度

教职工因工作调动，需要转递档案的，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。

(五)严格执行档案查阅管理制度

校外人员查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案；未经同意不得摘抄档案材料；同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料带出资料室。

校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

(六)严格执行档案安全保密制度

档案资料室要符合安全保密要求，门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；室内严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密；档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密规范要求处理或销毁。

(七)严格执行立卷归档制度

文件、材料的形成单位及教学科研课题组，要坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作纳入学校及各处室、各部门、课题组的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、考核各项工作的同时，布置、检查、总结、考核档案工作。

凡是反映学校重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须字迹、图象清晰、书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。用传真纸打印的必须进行复制。计算机打印的文件材料应使用激光打印，严禁使用喷墨打印、色带打印，否则不能存档。立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反映学校重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对学校有参考利用价值的，列为短期保存。

三、档案管理工作人员要敬业

“兰台天地宽，档案似河长。职业无高下，品流有尊卑。名利淡如水,事业重于山。天高任鸟飞，海阔凭鱼跃。冷门热心干，兰台谱新章。功业留天地，光辉照人间。”（云南省档案局馆长杨汝鉴：《兰 台 颂》）这组诗句既道出了档案工作的地位和作用,更讴歌了档案人的职业风范和敬业精神。加强学校档案管理工作，要求档案管理人员要做到政治强、业务精、作风正，切实履行档案管理人员的工作职责：一要 坚持原则，作风正派，做党的政策的模范执行者。二要 忠于职守，遵纪守法，确保档案的绝对安全。三要 掌握档案工作专业理论，精通档案工作业务。四要 不断提高管理水平，更新知识，适应形势发展需要。五要 及时填写充实档案。六要 严守岗位，不擅离职守，节假日要做好值班工作。档案工作者要立足本职默默奉献，干一行、爱一行、专一行，在平凡的工作岗位上建功立业，成为档案管理的行家里手，为构建和协社会，为改革开放和教育事业发展作出积极贡献。

档案管理人员要切实做好档案的保管和整理，随时把散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化。做到依法按章收集档案材料，严格遵守档案工作制度；规范档案分类，保持档案的完整性和系统性，以便档案的保管和开发利用。

四、档案管理工作措施要到位

学校档案工作是一项很平凡而又非常重要的基础工作。学校档案不仅保存着学校历程的记忆和学校办学成就的辉煌，而且承担着为学校发展、规范管理、教育教学的推进提供保障和支撑的艰巨任务。加强学校档案管理工作，必须全面落实档案法和档案管理工作的各项制度和措施，确保工作到位。

（一）坚持“三纳入”、“三同步”原则

把档案管理工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入

学校管理制度，纳入有关人员职责范围，做到学校布置工作与安排相关文件资料的归档同步，检查工作与检查相关档案资料同步，总结工作与总结相关档案同步。确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，努力开创档案管理工作的新局面。

（二）建立、完善学校档案信息库

学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人。因此，要建立、完善学校档案信息库，实行计算机辅助档案管理，将目录输入计算机，实现检索、统计的机上操作，并纳入校园网统一管理和开发利用。要利用各种机会和场合，理直气壮地宣传档案和档案工作的地位和作用。通过的积极宣传和光辉业绩，去影响和感召领导，争取领导的关心、重视和支持，加强对档案工作的领导和指导，增加对档案工作的投入，不断改善档案工作的环境和条件，使档案工作真正成为学校工作离不开、令人敬慕的重要工作。

（三）切实做好档案的保管

学校档案的保管要实行“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。档案库房要保证通风、干燥，配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，要有可靠的防盗设施。综合档案室要由专人管理，库房四周无危及库房安全的隐患，避开易燃易爆物品，避免将档案库房设在底楼或顶楼，库房内应做到无杂物堆放，安装有防盗门、窗或其它一些防盗设施，安装有防光窗帘，配备有灭火器，档案箱柜内放置防虫、防霉的药品，切实做到“八防”，即：防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防火、防盗等。同时，应定期检查档案保管情况和数量，发现问题及时解决。

学校档案室要严格执行档案保管的有关规定，对整理组卷完毕的档案进行入库存前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档。档案室要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。认真做好档案统计、补充、销毁等工作。

（四）重视电子文件的归档工作

要参照国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，结合电子文件的特点，将反映学校主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，即“双套归档制”。

电子文件的归档应做到：一是齐全完整。凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。尤其应注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。二是真实有效。归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需要决定是否归档。有条件的机构应采用电子文件签署技术，以便确认电子文件的有效性。三是格式规范。对于归档电子文件应有格式方面的要求，这是保证电子文件长期可读性的一个极为重要的问题。我国规定归档电子文件的格式应为工业标准。四是一式两(三)套。物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。必要时还可以一式三套，其中两套封存，异地保管，以提高安全性和可靠性。五是经过整理。归档的电子文件应经过一定的整理和编辑。要对电子文件的载体简单整理，在载体或其包装盒表面贴上标签，注明编号、名称、密级、保管期限、软硬件环境等。整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》，内容包括电子文件形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。归档时应将电子文件及其机读目录、登记表同时移交给档案部门，归档电子文件登记表如果是数字形式的，还应附有纸张打印件。物理归档的电子文件应与相应的机读目录存在同一载体上。

（五）做好档案的开发和利用工作

要重视档案的利用，充分发挥档案的作用，使死档案成为活档案，使档案为规范学校管理服务，为教育、教学工作服务，为推进新课程改革服务，为提高教育、教学质量服务，是学校档案工作的出发点和归宿。学校的文书、教学档案为教师的教学经验的积累和教师的考核、职称晋升等提供了依据材料。这些档案材料真实地反映了学校在过去的教学内容、方法、途径、特色和效果，具有重要的利用和推广价值。档案工作要适应经济建设和形势的发展需要，优化服务方式，积极主动地提供档案材料。为此，必须健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的《学校档案检索目录》等编研材料，利用电脑开发档案信息资源，为教育教学服务。更好地为教学管理和教学研究服务，方便老师们查阅、使用。要推行学校档案目录在本校校园网教学资源栏目上公布，方便教师备课查阅。

服务是档案工作的主题，档案管理的目的就是为了更好地提供利用档案，满足学校各项工作的需要。档案的提供利用不仅指被动的查、借阅工作，也包括主动为领导、为同事、为当前的某些工作提供有价值的档案。因此，只有做好了档案的提供利用工作，档案的价值才能体现出来，档案工作的重要性也才体现得出来。档案提供利用时，要认真做好查、借阅的登记工作，并对一些产生明显利用效果的档案利用事例及时进行登记。

学校档案提供利用方面，要坚持借阅制度，认真办理档案的出借、查阅手续，做好借阅记录，对借出的档案，要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告报校领导。学校根据情节轻重，对责任人给予必要的教育和处理。档案室应提供检索工具，指导档案利用者查找档案，并解答利用者的各种有关问题。

学校档案开发利用方面，要组织专业人员利用教育教学档案编辑各种形式的教育、教学参考资料，如教育、教学经验汇编、优秀教案汇编、优秀课件汇编、优秀试题汇编等，为教育、教学提供信息服务。加强档案现代化、信息化建设，以先进的服务手段和服务方式，提高服务质量和服务效率。档案数字化和信息网络化是时代发展的必然要求，档案信息开发利用工作必须与时俱进，抓住发展的机遇，积极争取将档案信息化建设纳入当地政府的电子政务工程中，把各级机关档案信息化建设与机关办公自动化结合起来，从基础设施建设、档案资源的信息化、网络化建设等方面入手，尽快实现档案信息利用网络化，提高服务效率，方便查阅利用。积极开发档案信息资源，努力培养学校教职工的档案意识，扩大档案部门影响力；增强各级领导和各部门利用档案决策的意识,进一步提高领导决策依赖档案程度。档案部门应通过展览、咨询、宣传、教育、服务等多种形式有计划地在全校教职工中普及档案知识、培育档案意识。围绕学校中心工作、重大决策和社会重大政治、经济、科学、技术、外事等活动及热点、难点问题，积极主动开发档案信息资源，通过多种途径多种方式为校领导决策、为学校发展和建设、为广大教职工提供档案信息服务。采用各种形式向公众介绍馆藏、公布利用方式和程序，开通咨询电话和网页，为校内外档案利用者提供及时有效的优质服务。

参考书目：

1.《中华人民共和国档案法》 ；

2.《中华人民共和国档案实施办法》；

3.中央办公厅 国务院办公厅关于《机关档案工作条例》； 4.国家档案局关于《档案专业人员职务试行条例》； 5.国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》;6.省档案局 省政府信息化工作办公室关于《云南省电子公文归档管理暂行办法》；

7.《国家标准：电子文件归档与管理规范GB/T18894-2002》。

第三篇：做好客运档案管理工作的几点思考

摘要：档案工作是客运管理工作的基础和条件，是客运交通工作的重要组成部分，是交通事业发展不可缺少的一个重要环节。随着改革的不断深化，档案工作的要求也越来越高，任务越来越重，面对新时期档案管理工作的需要，做好客运档案管理工作，就显得尤为重要。

关键词：客运；档案；管理

中图分类号：G275文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）

0017(C)-0366-0

2随着改革开放和经济建设的飞速发展，道路交通运输在国民经济和社会各项事业中的作用和地位日趋重要，从事专业客运、货运的车辆、人员也逐渐成为社会经济运营中的一支重要力量。如何做好客运档案管理工作，为交通事业各项工作的开展提供可靠的依据，是客运档案管理者必须认真思考的题。客运档案工作是客运管理工作的基础和条件，是客运交通工作的重要组成部分，是交通事业发展不可缺少的一个重要环节，是一项项重要的综合性基础管理工作。客运档案从历史的角度来看，是历史的记录，通过档案可以了解过去；从现实的角度来看，是现实的写照，通过客运档案可以了解情况以便解决工作中的问题，从形式上看，客运档案是各种文献资料的汇集；从内容上看，客运档案不仅反映过去和现在，而且也影响着未来。客运档案作为一种信息资源来为客运单位的决策者提供适当的理性思考，随着改革的不断深化，客运档案管理工作的要求也越来越高、任务越来越重，面对新时期客运档案管理工作的需要，如何做好档案管理工作，就显得尤为重要。笔者结合多年的工作实际，谈一点自己的工作体会。

一、充分认识做好客运档案管理工作的重要性

长期以来，相当一部分人对客运档案管理工作的理解过于狭窄，没有认识到客运档案管理工作的重要作用。实际上，做好客运档案管理工作是一个客运单位健康发展的需要，客运档案管理工作是客运单位管理工作的一部分，是提高客运单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理客运档案，是衡量一个客运单位业绩与管理水平的重要尺度。客运单位档案记载着这个客运单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

二、利用各种资源，实现客运档案现代化管理

随着改革的深入发展，客运档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如客运档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难，所以客运档案的网络建设组织管理就成了一个新的课题，所谓的客运档案信息网络建设工程就是把网络作为主导力量和决策实施者，在整体协作的基础上分期、分段、分区、分工

进行，才能有效地解决在新形势下出现的新问题，因此这就对客运档案管理者提出来更高的要求。

（一）推进客运档案工作规范化、标准化

实现客运档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现客运档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立“以本客运单位为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际客运工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

（二）设计好客运档案现代化管理总体方案

客运档案信息网络建设时网络发展的总纲，具有总体性、全局性、长期性和相对稳定的要求。内容包括客运档案信息网络的功能设定、建设目标、建设思路、基本内容、建设步骤的组网模式等直接关系客运档案网络未来发展和最终成效的重大决策。因此，制定总体方案是客运档案信息网络建设组织管理工作中最为重要的内容。

（三）加快客运档案信息化基础设施建设

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。没有计算机，或者说有了计算机而没有进入网络，客运档案现代化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现客运档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足客运档案管理现代化的起码要求。

（四）建设系统工程，实现信息共享

客运档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关信息共享能力。

（五）开展好客运档案现代化管理的宣传工作

笔者认为，开展宣传工作是优化客运档案网络建设软环境的重要手段。宣传的实质是一种信息的沟通，通过有效的信息交流和传递，达到网络建设者和组织管理者在观念上、步调上的一致，为工程建设营造良好的人文环境。

三、提高客运档案管理人员综合素质

客运档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，为了使客运档案工作人员能够适应信息资源档案管理工作的需要，就必须要体现客运档案管理人员的信息收集和管理的能力，要充分发挥客运档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高客运档案人员的知识水平和管理能力，由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，客运档案工作者信息管理能力主要反映在以下几个方面：

（一）观察能力和分析综合能力

现代社会是一个纷繁复杂的社会，处于不断的发展变化中，客运档案的信息资源管理巩固中要求客运档案工作者具有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察使获得信息，收集、征集、挖掘有价值档案的第一步。客运档案工作者要善于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方法。通过细致周密的观察，缜密的分析、判断、综合，就能够从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，做好客运档案的收集、整理、鉴定的工作；就能透过现象看本质，从客运档案信息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义的信息。

（二）调查研究能力

客运档案工作者必须具备一定的调查研究能力，掌握调查研究的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解社会历史的真实面貌。要为社会提供服务，就要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会和人们不断增长的信息要求。

（三）组织能力和协调能力

在实际工作中，客运档案工作者往往是面对一个地区或一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行客运档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。要做好这些工作，都要求客运档案工作者学习掌握组织和协调的有关原理，具备一定的组织能力和协调能力，通过自己的努力，在工作网络中建立起互相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。

（四）信息技术的应用能力

客运档案工作者既要熟悉文件档案管理系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。

综上所述，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的关键。

第四篇：档案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）学习、宣传、贯彻《档案法》及《档案法实施办法》，对档案工作有部署、有检查、有切实可行的考核办法、奖励措施。听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）机关档案工作已纳入机关工作计划或目标管理。

（3）机关档案工作已列入分客领导的岗位责任制，作为考绩内容。机构人员

（1）建立了与本机关档案工作任务相适应的综合档案机构。

（2）配备了与本机关档案工作任务相适应的档案人员。

（3）所配档案干部具有大专以上学识水平，经过市级以上档案专业五门主要课程的培训和业务培训。

（4）档案人员忠于职守、遵守纪律、熟悉业务。管理体制（3分）

（1）明确有1名机关领导分管档案工作；明确有1名机关综合部门负责人主管档案工作。

（2）对档案和档案工作实行了综合管理，即对本机关档案工作实行了统一领导、统一制度、统一标准；对本机关各种门类、各种载体的档案实体及资料实行了集中保管。

（3）建立了以机关档案综合管理机构为中心的档案管理网络。职能任务（7分）

（1）对本机关文书部门和业务部门形成的各种门类和载体的文件材料归档工作进行了指导和监督；并将文件材料的收集、归档工作列入了有关人员、部门的职责范围。

听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）对本机关所属单位的档案工作开展了正常的业务指导与监督工作，并取得了显著成绩。5 管理制度（5分）

制订了符合规范化的档案管理制度：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等制度。并得到落实。业务联系（3分）

（1）主动接受档案行政管理机关的指导与监督，切实改进本机关的档案工作。

（2）积极参加协作组活动，并较好地完成档案行政管理部门交办的任务。

二 保管设施（15分）用房（5分）

（1）有保管档案的专门库房。

2．5

现场考核

（2）档案库房安全适用，有防火、防盗、防鼠、防尘、防强光、防潮等措施。

2．52

装具（10分）

（1）有足够的档案柜、箱，并统一规范。

2．5

（2）配有温湿度计、消防器材、吸尘器、去湿机。

4．5

（3）档案库房和柜箱内配有防虫、防霉等药物。

三 业务建设（40分）立卷（16分）

（1）采取了与本机关工作相适应的立卷方法。现场考核，查看有关文件，抽查案卷（跨度较长）

（2）制订了本机关的档案分类类目、归档范围、保管期限表，并符合业务建设规范。2

（3）归档文件材料齐全、完整，归档率、完整率达95%。

（4）1986年来档案立卷质量基本符合《机关档案工作业务建设规范》要求：组卷合理，保管期限划分准确；案卷标题拟写准确；案卷封面按规定填写清楚；卷内文件排列有序；卷内目录清晰；备考表填写完整；装订结实整齐，装具统一规范。

（5）档案字迹材料基本符合国家有关规定的质量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各种门类、各种载体档案的接收工作，对档案资料实行了集中保管。2 各类档案实体（人事档案除外）与目录未实行统一管理的酌情扣分。

（2）应归档保存的各种门类、各种载体档案的资料收集齐全，归档及时。

整理（8分）

（1）各类档案、资料均已整理编目、上架，并符合规范编制了目录号，无积存文件。4 现场考核

（2）已按机关档案、资料的内容和载体，制订了统一的、科学的分类方案。

（3）已按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列，并做到规范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷内材料不少于三种；有档案资料存放示意图。

现场考核，查看有关原始资料

（2）测记库房温湿度正常，在高温、高湿季节采取了积极措施。

（3）档案基本无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等现象，并开展了定期检查、有原始记录。

（4）对永长破损、褪色档案进行了修复或复制，并80%完成。

鉴定统计（3分）

（1）建立了档案鉴定工作制度，成立了鉴定小组，定期进行鉴定、销毁工作，手续完备。

1（2）档案的收进移出登记及时，统计数据准确，帐物相符，各类档案统计台帐齐全。1

查看有关文件、台帐，查看原始记录。

（3）准确编制档案工作情况统计年报，上报及时

移交（2分）

（1）按规定向档案馆及时移交档案、案卷质量符合进馆要求。

（2）档案人员工作变动时，交接制度健全、移交手续完备。

四

利用服务（20分）

检索工具（9分）

（1）按不同门类、不同保管期限，不同载体分别编制室藏全部档案的案卷目录。4

如编有其它简便适用的检索工具可予适当加分，计算机检索档案可加1分，加分不超过2分。

（2）永久、长期档案全部编制了全引目录或文件卡片。

（3）有文卷号索引，并有五种专题目录（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）档案人员熟悉室藏，调卷迅速准确，四分钟内准确查到一份永久和长期档案。2

现场考核查看有关材料

（2）有档案资料查借阅和利用效果登记簿，并坚持做好利用效果收集工作。

（3）编有利用事例汇编。

编研（6分）

编有：（1）全宗指南；（2）组织沿革；（3）发文汇编；（4）基础数据汇编；（5）专题汇编；

（6）机关历年大事记。

如编定了有衫价值，能反映本单位特色的可以适当加分；加分不超过2

中华人民共和国档案法

第一章 总 则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用，第二章 档案机构及其职责

第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

第三章 档案的管理

第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

第五篇：医院档案管理工作的调查与思考

医院档案管理工作的调查与思考

医院档案管理工作是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗改革日益深化，档案管理工作面临新的机遇和挑战。本文结合医院档案管理工作实际，通过调查了解医院档案管理的现状，提出了一些思考，旨在对于医院档案管理工作的发展起到一定的促进作用。

一、医院挡案管理工作现状堪忧

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。

随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视。尽管如此，医院档案管理工作仍存在诸多问题，无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。

1、档案管理制度不完善、事倍功半

据了解大部分医院对纳入档案管理的内容没有明确的要求或统一的管理标准和模式，也没有制定统一的立卷归档制度。各医院根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。有的医院没有把档案工作纳入目标管理考核方案中，致使档案收集效率不高，档案不齐全。由于各方面的材料档案都很难查到。浪费了更多的时间和人力去查找。更为可惜的是很多名老中医的经验方剂和制剂方法都没有保留下来。档案管理工作也没有配备专业人员。进口的大型医疗设备说明书和相关材料都没有存档，致使设备出现问题的时候束手无策。

2、档案意识不强，档案利用率较低

大多医院领导只注重医院医疗建设和经济效益。对档案管理方面的认识较淡薄，认为档案工作可有可无，而忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性。有的医院领导班子变换频繁，只抓眼前医疗工作而忽视了对医院长远发展有利的档案管理工作。造成医院档案信息资源开发不足，导致档案利用率不高。

3、档案管理人员业务水平不高

在医院管理中，只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄、学历偏低，有的是兼职人员。甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

4、档案管理分工不明，多头管理

由于历史的原因和医院行业管理的要求，档案管理类别不明，医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、房产档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、X 线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案、会计档案、医疗设备档案等都分属各个科室分散管理，形成了多部门管理档案的格局，不利于档案的完整和安全。

5、档案管理设施不全，档案现代化管理水平不高

随着医院的快速发展和规模的不断扩大，医院档案的种类和数量也在不断增加，这就在一定程度上给档案管理工作增加了负担。但目前大部分医院存在着档案库房不够规范，档案管理设施不全，档案设备比较陈旧、管理技术落后等问题，制约了医院档案管理工作的发展。虽然计算机及网络技术在不断发展，并且已经广泛普及，但运用计算机及网络技术管理医院档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索上，且大部分档案管理者对计算机信息技术不够了解，致使医院档案现代化管理水平不高。

二、改进医院档案管理工作的思考

1、加强领导，增强档案意识。

领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展； 要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。

2、健全档案管理制度，规范档案管理行为。

档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据 《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

3、加强档案人员培训，提高档案管理人员素质。

提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，同时加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。

4、解放思想，更新观念，提高档案开发利用率。

档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的业务指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益，要从被动坐等上门的服务方式，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，如利用档案信息通过统计、分析、总结等方法编写资料捉供给医院领导和有关部门及人员，为医院整体发展提供借鉴和参考。

5、适当投入，强化档案室的硬件建设。

根据医院的具体情况，逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备条件的医院，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间，院际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展。

6、利用电脑，加强档案管理信息化建设

计算机应用，是目前最重要、最基本的现代化管理手段之一。在档案信息化管理中，电脑充分发挥其收集、传递、开发、利用等准确、快捷、容量大的功能。尽管文档在归档过程上无论从载体形式、归档办法，还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同，但是，加强档案管理信息化建设是完全有必要的。

综上所述，在市场经济飞速发展的现代社会，面对新形势与新情况，在医院档案管理工作中挑战与机遇并存，做好医院档案管理工作有着其独特而重要的现实意义。