1.公文的特点、概念和作用

第一篇：1.公文的特点、概念和作用

上编：公文写作总论

第一章

公文的概念、特点和作用

第一节

公文的概念

《国家行政机关公文处理办法》第二条：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 这一定义，包含了以下三个方面的内容：

1．公文“是行政机关在行政管理过程中所形成的”。这是公文同一般文章不同的地方，是公文的显著特点之一。公文不是谁都可以任意制发的，只有法定的作者才能制发公文。所谓法定的作者，就是指依法成立并能以自己的名义行使法定职权和承担法定责任的机关、组织或代表机关组织的领导人。用领导人的名义发文，并不是以他个人的名义出现，而是作为他所在的机关的代表的身份来发文的。这是领导人行使自己法定职权的一种表现。必须说明的是，以领导人的名义发文，在个人名字前面应冠以机关的名称与领导者的职务。一旦他不再担任这一职务，也就失去了他法定作者的地位。

2．公文是“具有法定效力和规范体式的文书”。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式，不仅增强了公文的权威性与有效性，也方便了公文的处理。

3．公文是“依法行政和进行公务活动的重要工具”。这是公文的基本作用。而《中国共产党机关公文处理条例》则指明了公文的具体作用：公文“是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。” 同时，“依法行政和进行公务活动”，又是公文形成的条件。

第二节 公文的特点

一、政治性

历史上，公文是统治阶级通过国家执政机关管理国家、施行阶级统治的一种重要工具，是统治阶级意志的体现。

现在，公文是各级党政机关施行领导与管理，传达贯彻党和国家的方针、政策，办理各项公务的重要工具，是党和国家路线、方针、政策的具体体现，也是劳动人民根本利益的具体体现。

政治性对公文写作提出了以下几方面的要求：

１．公文内容要与我国的根本政治制度要求相一致，体现广大人民群众的利益和意志，有利于人民群众参与管理国家事务。

2．公文内容要体现党的领导原则，与党和国家方针、政策的要求相一致，尤其要有利于社会主义市场经济体制的建立和完善，使之成为推动社会主义民主政治和社会全面进步的工具。

3．公文内容要符合现行的法律、法规及其他有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

4．下级机关的公文不能与上级机关的政令相抵触。

二、权威性

国家行政机关是国家权力的执行机关，依法行政是其贯彻依法治国方略的基本要求。公文是行政机关执行国家权利的重要工具。

在法定的职权范围内，公文具有很大的权威性，下级机关对于上级机关公文的指示精神，必须认真贯彻执行。

权威性对公文写作提出了以下两方面的要求：

1． 须在职权范围内制定公文，不得越权制定公文。

2．制发公文的过程必须符合法定的程序。如果制发规章制度、决议决定等规范性文件，必须在法定会议上以法定的程序通过才具有法律效力。

三、实用性

公文是人们在生产、工作、学习、生活实践中，用来办理实际事务、处理实际问题、有直接应用价值的一种工具性文章。它是在实际工作中形成，在实际工作中使用，为推动实际工作服务的。因此，要树立为办事而写公文，为办好事而写公文的理念。

四、规范性

所谓规范性，就是从内容到形式都符合国家的规定标准。由于公文是党和国家具体领导和管理政务的工具，是机关的喉舌，代表制发机关的法定权威。所以，制发公文是一件极其严肃的，具有重要政治意义的工作。

公文的规范性，主要体现为公文的制发和办理必须经过规定的处理程序。例如公文的制发，必须经过起草、核稿、签发的程序。经过机关领导人签发的文稿才能缮印、用印和传递等。

公文的规范性，还包括文体、书面格式和版面形式的规范化等，我们可以把它叫作公文体式的规范化。公文体式的规范化，维护了公文的权威，有利于党政机关处理公务，提高机关工作效能，从而保证公文的法定效力；同时也有利于文秘部门办理公文，提高办文效率。为了维护公文的严肃性、权威性和便于公文处理，党和国家有关部门发布了关于公文处理的一系列法规性文件，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。各级党政机关、社会团体、企事业单位都必须按照规定的体式制发公文，不能随心所欲，另搞一套。

五、时效性

首先，公文的运行要讲究实效；其次，公文的执行要讲求实效；再次，某一份公文只是在某一段时间内发挥作用。

公文的时效性对公文写作提出了以下要求： １．要有强烈的时间观念；

２．要充分考虑公文办理的时间，确保公文顺利办理； ３．要及时处理失效公文。

第三节

公文的作用

一、规范约束作用

党和国家以及各级权力机关所发布的各项命令、决定、决议和各种条例、章程、细则、规定等等，对各方面的工作和各种活动都起着规范和约束作用，要求人们必须严格遵守，坚决贯彻执行。此外，部分通知、通告，对人们的行为也有规范和约束作用。

二、指挥指导作用

公文是联系上下级机关、传达领导指示、发挥指挥和指导作用的桥梁与纽带。上级机关通过发布公文而向下级单位布置工作、提出要求和办法、规定一些工作范围和途径，以实现对下级单位工作的指挥和指导。下行公文中，大部分都具有这种指挥和指导作用。这种指挥和指导作用包括两个方面：一是上级机关发布的各项命令、决定、决议、通知、批复等等，要求下级单位严格执行；二是有些公文发布的范围较广，只提出一些原则性的意见，要求下级单位根据具体情况参照执行，具有较大的灵活性。事实上，指挥和指导这两项作用在具体的公文中往往交织在一起，不易区分。但对下级单位来说，不管上级机关发布的公文是要求严格执行还是参照执行，都必须把它作为行动的依据，予以贯彻落实。

三、宣传教育作用

公文大多具有宣传教育作用。阐述路线、方针、政策的公文，表彰或惩戒性的命令、决定以及表扬或批评性的通报等公文，其宣传教育作用更为巨大。中共中央、全国人大常委会和国务院等领导机关制发的方针政策性的重要文件，不仅是进行各种宣传工作的重要依据，而且其本身就是很好的教材，具有强大的宣传、鼓舞和教育作用。即使是一般领导机关制发的指导性公文，也具有一定的宣传教育作用。正因为如此，所以党和国家的各级领导机关，常常以发布公文作为对广大干部和人民群众进行宣传教育工作的方式和手段之一，以动员、组织广大干部和人民群众去贯彻执行党和国家的路线、方针、政策，激发他们建设有中国特色的社会主义现代化的积极性；一些会议也常常 印发一些重要文件作为会议的学习材料，以提高与会者的认识，统一思想，协调行动；党和国家的宣传机构有时还将一些重要文件通过报刊等新闻媒介公布于众，让人们学习和了解，以使广大干部和群众认清形势，明确方向，坚定信念，把贯彻执行党的基本路线，完成各项工作任务的要求，变成他们的自觉行动。

四、知照联系作用

各级机关、各类社会团体或企事业单位的工作活动，往往需要同上下左右的机关单位发生联系；为了协调行动，又往往需要相互交流信息、通报情况。而公文正是一种上传下达、沟通上下左右之间的关系、联系和办理各种事项的有效工具。上级机关通过通知、决议、会议纪要等向下级传达指示、指导工作，下级机关通过报告、请示等向上级反映情况、汇报工作、请求批准事项或解决问题的办法。平级机关或不相隶属的机关之间使用通知、函等相互交流信息、商洽工作、处理问题。至于公告、通告、通报等公文，更是起着重要的知照作用。

五、凭证依据作用

公文作为一种负有处理各种复杂公务、联系工作事项职能的文本文件，必然具有凭证和依据的作用。无论是哪种公文，都是不同工作的不同依据，同时在某种条件下又可以作为某项工作的凭证。上级机关制发的各种公文，各下级机关都要根据自己工作的需要细心保存，以作为执行的依据；平级机关或不相隶属的机关因工作而通过公文进行联系，公文就成为协调行动的依据；下级机关就某个重大问题或某项重要工作通过公文请示上级机关，公文就成为上级机关作出批复的依据。如果事后要检查责任，解决纠纷，公文又会发挥凭证作用。再则，公文在实现了它的现实作用后，立卷归档，成为文书档案，也可以对以前的工作起着记载、凭证作用。

第二篇：公文的概念、特点、作用

公文的概念、特点、作用

一、公文的 概念

公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。

二、公文的特点

1、权威性。首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。

2、规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。

3、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。

三、公文的作用

1、颁布法规

《国家行政机关公文处理办法》总则第二条在概述公文的作用时，强调公文“是依法行政和进行公务活动的重要工

具”。《中国共产党机关公文处理条例》也有类似的表述。对于行政公文来说，大到国家的宪法及刑法、民法、诉讼法等各种法律，小到办理某一具体事务的规定、办法，在制定出来后，都要通过行政公文予以颁布实施。对于党的公文来说，条例、规定等就是用来发布党内规章制度和行为规范的公文文种。行政法规一经发布，任何人都不得违反。党的规章制度和行为规范，则对党组织的所有成员都有约束作用。现在，我们国家正在努力进行完善的法制建设，在人民群众中也在开展深入的普法 教育，公文在这方面的作用正在日益强化。

2、指挥管理

党政机关、企事业单位、群众团体，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。这些公文一经下发，下级机关必须执行。大到国家机器的运转，小到一个企事业单位内部工作有秩序的开展，都跟公文的指挥管理作用密切相关，离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。因此，我们应该意识到，相当多的公文的起草、定稿过程，实质上就是管理工作的实施过程。

3、交流信息

公文还有一个重要的作用是交流信息。下行文中的公告、通告、公报、通知、通报，上行文中的报告、请示，还

有作为平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下达，一方面是下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关都有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。

4、宣传教育

决议、公报、公告、通报、会议纪要等文体，还有着很明显的宣传教育作用。针对现实生活中普遍存在的某一问题或认识的偏差，摆事实，讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，进而知道自己应该做什么、怎样做。例如“文革”结束之后，党内以及全国对于如何认识和评价“文革”意见不能统一，思想相对陷入混乱的时候，党中央及时发布了重要文件《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，通过大量的事实分析和严密论证，澄清了模糊认识，使全党和全国的政治思想很快走向统一。

5、商洽协调

很多工作，单凭一个单位很难顺利完成，往往需要相关单位给以配合、帮助。这样，地区与地区、单位与单位、团体与团体之间，就需要加强联系，互相协商，互相帮助，协调工作。公文实现这一功能的主要文种是“函”，它可以在没有隶属关系的机关之间起到沟通、协调的作用，使各个机关形成一个有机的整体，协同处理、协作完成某项公务。

6、凭证依据

公文还有明显的凭证和依据作用。上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。在日常工作中常会遇到这样的情况：对一个具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关职能部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要，马上即可获得清晰可靠的材料。这些都是公文依据和凭证作用的具体表现。因此，许多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。

第三篇：公文的概念、特点、作用、种类

公文的概念、特点、作用和种类

一、概念、特点和作用

（一）概念：公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。

（二）公文具有三个特点：

1、权威性。首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。

2、规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。

3、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。

（三）公文的作用有五个：

1、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。

2、管理作用。公文具有管理公务的基本职能。各机关通过制发公文来表达意图，传达组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。

3、规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，法规文件是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。

4、沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。

5、凭证作用。公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针，俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。

二、公文的种类

（一）从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。

1、上行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。

2、下行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。

3、平行文。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。

（二）从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法 》的规定，有下列文种。

1、命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章、宣布实行重大的强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。

2、决定。适用于对重大行动或者重要事项作出安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

3、公告。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

4、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

7、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复。适用于答复下级机关的请示事项。

11、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12、函。适用于不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（三）1996年5月3 日，中共中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定了党的机关使用的主要公文为：

1、决议、2、决定、3、指示、4、意见、5、通知、6、通报、7、公报、8、报告、9、请示、10、批复、11、条例、12、规定、13、函、14、会议纪要。

公文主要有以下几个方面的作用：

（1）法规行政约束作用。各种法规是以文件的形式制定和发布的。如国家行政机关发布的命令、公告、通告，作出的决定，或制定的章程、条例、规定、办法、细则等等。这些公文一经制定和发布生效，就必须坚决执行，具有法规约束作用。法规文件在没有修改和宣布作废之前，始终有效。在它有效的范围内，人人必须遵守，不得违反。

（2）领导指导作用。国家机关为了行使管理国家的职权和处理社会事务的职能，总要通过制发公文的形式制定方针政策，进行工作部署，对一些主要事项提出意见、措施和办法，而这些公文都具有领导指导作用。这种领导指导作用，正是公文制发机关的性质和职能决定的，也是上下级机关本来具有的领导指导关系的一种体现。公文中的决定、通知、批复、意见等都起这个作用。

（3）联系公务作用。公文除用于有隶属关系的上下级机关之间的公务联系之外，还具有与同级部门和不相隶属的机关之间互通情况、商洽工作的作用。如通过“函”的形式，互相了解情况，请求批准等。

（4）宣传教育作用。贯彻执行党和国家的路线方针政策，首先要对干部群众进行宣传教育，提高他们的自觉性。党的十一届三中全会以来，我们党确立了以经济建设为中心、坚持四项基本原则、坚持改革开放的基本路线；党和国家就经济、政治、教育、科学、文化体制等方面的改革政策，发出了一系文件，教育了广大干部和群众，调动了他们建设有中国特色的市场经济的积极性。这就是公文的宣传教育作用。如决定、通知、通告、公告等。

（5）沟通信息作用。随着社会的现代化，政务、经济信息量迅猛增长。各级机关在日常工作中，经常利用公文与上下左右的机关单位进行联系，沟通信息，解决问题。例如，发通知、通报，报送工作计划，报告、请示问题，总结工作经验，发送公函、信息快报等。诸如此类公文和文书显然对于领导掌握信息、科学决策和沟通上下信息有关十分重要的作用。

（6）依据凭证作用。各种公文都反映了制发机关的意图，收阅机关以此作为处理工作的根据，这类公文就具有依据作用。有些公文，如会议纪要、函等，还具有某项活动和公务联系的凭证作用。

第四篇：工程造价的概念、特点及作用

工程造价的概念、特点及作用

一、工程造价的概念：

1.从投资者角度，是指建设一项工程预期开支或实际开支的全部固定资产投资费用

2.从市场交易的角度而言，是指建成一项工程，预计或实际在土地市场、设备市场、技术劳务市场以及工程承发包市场等交易活动中所形成的建筑安装工程价格和建设工程总价格，一般认定为工程承发包价格，是最典型的价格形式。一般建筑安装工程价格在项目固定资产中占有50%—60%的比例。

二、工程造价的特点：

工程造价具有大额性、个别性、动态性、层次性和兼容性等特点。

三、工程造价的作用：

1、是项目决策的依据。

2、是制定投资计划和控制投资的依据。

3、是筹集建设资金的依据。

4、是评价投资效果的重要指标。

5、利益合理分配和调节产业结构的手段

第五篇：公文的特点与作用

第二节

公文的特点与作用

一、公文的特点

公文，是在机关公务活动中形成的，是各级机关与组织行使法定职权、实施有效管理的重要工具，具有很强的现实效用性。它的特点主要表现在以下几个方面：

1、公文有法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。这是公文同图书、情报资料、通讯报道以及一般的文章作品的一个显著特点之一。

所谓法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。在我国，各级党政机关、社会团体、企事业单位，只要是依据宪法和其他有关的法律、条例的规定并经过一定的审批程度建立和存在的，它们都是法定的作者，它们都有独立对外行文的资格。如各级党的组织、人民代表大会、人民政府及其部门是根据《中国共产党章程》、《中华人民共和国宪法》以及有关的《组织法》建立的。在《章程》、《宪法》和《组织法》在规定了这些机关的职能以及这些机关制定和发布公文的权限。

公文法定的作者指的是发文的名义。也就是说，公文主要是以机关的名义或机关的某一部门的名义制发的。例如，国务院文件、某某省人民政府文件是以机关的名义制发的；某省人事厅文件、某县县委组织部文件是以机关的某一个部门的名义制发的；工会、共青团、妇联的文件是以社会团体的名义制发的；工厂、学校、科研单位的文件是以企事业单位的名义制发的。这些能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。

机关的发文有时也用工具领导人或机关首长的名义。如中华人民共和国主席令、国务院总理令以及机关首长对所属工作人员的任免令（或任职通知）等。用领导人作为发文的名义，并不是以他个人的名义出现，而是代表他所在的机关的身份来发文的，也是法定的作者。这是领导人行使自己法定职权的一种表现。必须说明的是，以领导者个人的名义发文，在个人名字前面都应冠以机关的名称与职务。如中华人民共和国主席

×××，某市中级人民法院院长×××，某大学校长×××等。一旦这些人不在担任这一职位，也就失去了这一法定作者的地位。

2、公文有法定的权威。公文既然是党政机关、社会团体。其实单位为了传递意图、办理公务、记载工作活动面而制发的。这就是必然要赋予公文以机关喉舌的地位。也就是说，公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。因此，公文也就是成为各级机关、组织开展工作的可靠依据。比如，中共中央文件，就代表党的中央委员会这一党的最高领导机关的权威，传达的是党中央的意见，所以它在全党、全军、全国人民中享有极高的威信。通过党中央文件的制发，传达了党的路线、方针和政策，作为我国各条战线、各个地区、各个系统、各个部门工作的依据和准绳。再如，国务院是全国最高行政机关，它所制定和颁发的文件，代表中央人民政府的职能和职权范围，具有行政领导和行政指挥的权威等。这种法定的权威性，也叫做法规的强制力。如国家领导机关发布的命令、法令、法规等。是通过一定的立法程序产生的，是要强制执行的，违法了是要依法予以行政制裁或移送司法机关追究其法律责任的。

3、公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定的地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。比如，党政领导机关所发出的每一项指示，每一项决定，要求所属机关认真贯彻、坚决执行，即使是一份通知，同样要求地方收文机关阅知和办理；下级机关的一份报告、一份请示也同样要求上级领导机关阅知和批复等。公文所具有的特定效用是有一定的时间性的。任何公文都不是用永远有效的。虽然有的公文具有历史文献价值，但从总体上说，它还是着眼于现实效用的。公文在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务。一旦它们的现行使命完成，那些对日后工作有查考利用价值的文件材料就将转化为档案保存，对今后的工作仍然起着查考凭证作用。

4、公文有规范的体式。公文有规范的体式，这是公文同图书、情报资料、通讯报道以至于一般文章作品的又一显著特点。由于公文是党和国家具体领导和管理政务的工具，是机关的喉舌，代表制发机关的法定权威。所以，制发公文是一件极其严肃的，具有重要政治意义的工作。为了维护公文的法定性、权威性与严肃性，并便于进行公文处理，在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列规范性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。各级党政机关、社会团体、企事业单位制发文件都应当按照规定的体式（包括文体、文面格式和版面形式）办理，不能随心所欲，另搞一套。

5、公文有规定的处理程序。公文的制发和办理都必须经过规定的处理程序。如，公文的制发，一般应经过起草、核稿、签发的程序。只有经过机关领导人签发的文稿才能印刷、用印和传递。几个机关的联合发文必须履行完备的会签程序；重要的政策性文件还需报请上级机关审批或由主管部门批准等。对收文的办理，一般应包括签收登记、分办、批办、承办催办等程序；任何人不能违反公文办理程序擅自处理。惟其如此，才能维护公文的严肃性、才能实现机关文书工作的科学化、规范化、制度化和提高机关工作效率。

二、公文的作用 在机关的日常工作活动中，公文

制与办理的工作量是相当大的，它是机关工作的重要组成部分。一个国家、一个政党、一个部门或者社会团体、企事业单位要履行职能，进行公务活动，不能不使用公文。即使是召开会议，进行调查研究活动，在其前期，中期和后期都要形成一些文件材料，甚至是重要的文件材料。没有公文，那简直是不可思议的。总的来说，机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事物的一种工具。充分认识公文的作用是使用好公文这一工具的重要前提。具体地说，公文的作用主要表现在以下几个方面：

1、领导与指导作用。党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发公文来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导与指导。例如，党的中央领导机关通过它所制发的各项指示、决议等重要公文，阐明重大方针政策、战略措施和工作步骤，用以领导和指导各个地区、各条战线的工作。

党的领导是政治领导，党对国家事务实行政治领导的主要方式，是使党的主张通过法定程序变成国家意志，通过党组织的活动和党员的模范作用带动广大人民群众，实现党的路线、方针和政策。当发布的领导性文件不是国家法规，但我们国家的法规，包括法律、法令以及行政法规和规章，都是党的政策的具体化。应此，党的政策性文件，代表党的权威，各级机关组织都要贯彻执行，并作为领导指导各项工作的依据。国家各级行政领导机关和业务主管部门则更具党的政策性文件，制定和发布各种有关的文件，如决定、计划、意见、通知来领导和指导下级机关或下级业务部门的工作。上级机关传递领导意图与下级机关的纽带，发挥其领导与指导的作用。

2、行为规范作用。公文具有行为规范作用，这是公文本身所具有的强烈政治性与法定的权威性等特点赋予的。这种行为规范作用又称之为法规约束作用。国家的各种法规和规章是都是以文件的形式制定和发布的。这些规范性公文一经发布，便成为全社会的行为规范，无论社会组织或个人都应当依照执行，不可违反。它对于维护正常的社会秩序、安定社会生活，保障人民的合法权益有着极其重要的作用。

必须指出的是，规范性公文的行为规范作用与社会道德规范不同，违反社会公德将受到舆论的谴责，而公文的行为规范作用是带有强制性的。国家以强制手段保证它的权威，谁违反了法律、法规或规章，就要受到法律制裁和行政处分、或经济处罚。例如，《中华人民共和国宪法》是国家的根本大法。根据《宪法》有制定与颁布了《民法》、《刑法》、《兵役法》、《婚姻法》等基本法。对这些法律、法令如有违反，国家的执法机关就要“惟你是问”。如违反了法规、规章（如条例、规定、办法、章程、规则等），虽不至于犯法，但要受到批评、警告、记过直至开除等行政处分，有的还要处以罚款。这就说明这些规范性公文在它的有效范围内，必须成为人们的行为规范，而且强制执行。

3、传递信息作用。公文是传递信息的重要渠道。党和政府的上下左右机关之间，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过公文的传递而取得的。例如，各级党政领导同志的工作活动情况，各地的突发事件，社会动态，经济技术情况等信息的收集、传递和处理，工作情况的汇报，上级决策、指示的下达，下级贯彻落实上级指示的经验总结和存在问题的报告等都离不开公文这一工具。上级领导机关通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结汇报材料等，就及时掌握了下级机关的信息动态。这就为上级机关指导工作、解决问题以及进行各项决策提供了客观依据。又如，下级机关通过阅读上级机关的指示、决议、通报、通知等文件，就能及时掌握从上级机关传来的信息动态，根据这些信息动态，下级机关就可以及时开展工作和完成规定的任务。至于评级和不相隶属机关之间相互使用的“函件”等文件，更多是用于直接为沟通信息得到处理和解决；上下左右机关直接的关系，靠公文传递的党的得到调整。从而保证了各级机关组织的工作正常地、有秩序地运转。

4、公务联系作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位机关进行联系。随着改革开放的不断深化，各机关单位之间的横向联系日趋频繁。机关公务文书的协调联络作用就显得越来越重要越来越广泛了。一个机关的工作活动，不是孤立的进行的，有时要向它的上级领导机关报告情况、请示问题；有时要与一般机关单位就工作业务进行商洽、询问、回答或交流情况和经验；有时要与有关企业、部门或单位签订合同、协议书等。公文在同一系统的上下级机关之间、评级机关之间以及不相隶属机关之间，都能够起到沟通情况，商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。

5、凭借记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数公文在传递意图、联系公务的同时，也具有一定的意义上的凭据作用。这是因为，既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么，对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。有些文件，则具有比较明显的凭证作用。如经过当事人双方共同签订的协议书、合同等文件，它的凭证作用是作为证实签约双方曾经许诺和承担的责任和义务的依据。谁违反了协议和合同的条款，就要追究谁的责任。可以说，形成这类文件的目的，就是为了作文字凭证的。还有一些公文具有明显的记载作用。例如会议记录、电话记录、会议纪要。机关大事记、值班日记、各种登记等，它们都是机关工作活动的真实记录，具有记载作用，可以供日后的利用查考。

公文不仅在机关的现行工作中具有凭据记载作用，同时，对于过去的事情，它又成为各级党政机关公务活动的历史记录。是机关史料的积累，是解决矛盾、澄清是非的凭证，也是若干年后编史修志的重要依据。所以，每一份对日后工作具有查考利用的公文在完成其现实使命以后，都有整理归档保存，以备查找利用。例如，制定一项新的政策，为了保持政策的连续性，还要参考过去制发的有关这方面内容的公文；机构调整、人事任免、调解矛盾、落实政策等也需要查看过去的有关文件规定，以作参考。应此，公文作为历史事件的记载与查找的依据，其凭据作用是不可忽视的。

以上所述，是就公文的主要作用而言的。公文还有知照作用、协调作用、宣传教育作用等，就不一一详述了。实际上从每一份具体的条件所起的作用来看也并不是单一的，往往同时具有几种作用，我们应该结合起来认识和理解。

第三节

公文的分类与文种

一、公文的分类

由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率的进行，就必须从分析和研究机构公文的性质、特点和作用人手，对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。这是人们认识公文这一事物并探求其科学规律的一种有效的方法。

常见的、基本的公文分类，主要是从公文的来源、使用范围、行文关系、性质与作用、内容与特点等方面来划分的。分述于下：

1、从公文的来源来划分

一般来说，一个机关和机关某个部门的文件，按照它们的来源可分为外机关发来的公文和本机关拟制的公文两大类。其中，由本机关拟制的公文按照制发公文的目的、发送对象，又可以分为向外机关发出的公文和在本机关内部使用的公文。因此，按照公文的来源，可将一个机关的公文分为三个部分：对外文件、收来文件和内部文件。

（1）对外文件。对外文件简称发文。是指本机关拟制的向外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。如1987年9月16日林业部向国务院发出的《关于加强森林防火工作的报告》，就是林业部的对外文件，是发文。而国务院则是这份发文的针对机关。

（2）收来文件。收来文件简称收文。是指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。比如上面讲的林业部向国务院发出的报告，对国务院来说就是收来文件。又如上级机关发来的指示、通知，下级机关送来的报告、请示，同级机关或不相隶属机关送来的公函等，都是本机关的收文。

（3）内部文件。内部文件就是指制发和使用都限于机关内部的文件。比如，机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经济总结以及内部的通知、通报等。如《××工厂2003生产计划》、《××大学关于加强校园管理维护教学秩序的几项规定》，就是限定在某工厂和某大学内部使用的文件。在机关文书工作中，为了加强公文管理，一般由文书部门或指定专人对机关的外发文件、收来文件和内部文件分别进行登记。需要说明的是，在实际工作中，对某一份具体的文件来说，这样划分又不是绝对的，有时会发生交错或互相转化的情况，这是由公文的复杂性所决定的。例如，主要用于机关内部使用的规章制度、工作计划、工作总结等，有时也要报送上级机关备案或发给下级机关参阅，或与其机关交流；有时收到上级机关的意见、通知有需要转发给下级机关贯彻执行。这样，内部文件和收来文件在一定条件下就又转化成对外发文了。

2、从公文的行文关系上来划分

行文关系，简言之，是指发文机关同收文机关之间的公文往来关系。这种关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系，文件的去向，划分为上行文、平行文和下行文三类。

（1）上行文。上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发出的公文，是自下而上的行文，故称上行文。比如，国务院各部、委，各省、自治区、直辖市给国务院所报送的工作报告和请示；各省、自治区、直辖市有关委、办、厅（局）向国务院有关部、委所报送的工作报告和请示，就是上行文。一般地说，上行文是作为下级机关向上级领导机关，下级业务部门向上级业务主管部门汇报工作，请示问题，请求给予领导和业务指导的文件。

（2）平行文。平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行为。比如，中共中央各个部之间，国务院的各个部、委、局之间，各个省委之间，省人民政府之间，各个县委之间，县人民政府之间，都是平级平行机关。再如，省军区和省人民政府之间，学校和工厂之间，没有领导指导关系，是一些不相隶属的机关。上述这些机关之间，在相互联系或协商工作问题时，一般都适宜于使用函来行文。

（3）下行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如，党中央给各个省、自治区、直辖市党委，国务院给各省、自治区、直辖市人民政府的文件就是下行文，党中央、国务院有关部、委、办给各省、自治区、直辖市党委。政府对口的有关部、委、办、厅（局）所发的文件，也是下行文。下行文一般常用指示、决定、意见、通知、批复等。

下行文是上级机关对下级机关、上级业务主管部门下级业务部门实施领导与业务指导责任的重要工具。对下级机关与业务部门来说。是重要的收来文件。一些面向群众的公告、通告、通知等文件，也是下行文。

3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分

从公文的内容是否涉及及党和国家的秘密，涉及秘密的程度，以及发文机关对公文所限定的阅读范围，有可将公文划分为秘密文件、普通文件和公布文件。

（1）秘密文件。秘密文件是指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。《中华人民共和国保守国家秘密法》第九条规定，国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。《国家行政机关公文处理办法》第十条也明确规定：涉及国家机密的公文应当分别标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级的公文还应当标明份数序号。文件的密级越高，传送、阅读和保管的要求也就越严。因此，确定和划分文件的密级要十分慎重，力求准确。否则，密级过高不利于公文内容的传播，密级过低则扩大了知密范围，给党和国家造成了不应有的损失。当然，公文的保密要求不是一成不变的，密件的内容随着时间的推移和形式的发展、其秘密的性质也会发生变化。所以，文件的保密要求应当有时间限制，经过一定的时间，应按有关规定对“三密”（即“绝密”、“机密”、“秘密”）文件进行清理，该降密的应作将密处理，该解密的则予以解密。

（2）普通文件。普通文件是相对秘密文件而言的，从这个角度说。也可称为非密文件。这种普通文件也并非无密可保，可供任何人阅看。机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作人员的处理决定、通报等。这类普通文件阅读的范围比较宽。但一般说来，只限于本机关或本组织内部，不对外公布，即不在社会上公布，不向国外传播。

（3）公布文件。公布文件就是向人民群众和国内外公开发布的文件。比如一些公告、通告、公报，法律、法令，中央领导同志的某些重要讲话、报告等，通常都可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进行公布。

4、从公文制发机关的性质来划分

从公文的制发机关的性质可以将公文分为法律、法规文件、行政文件和党的文件。（1）法律、法规文件。法律、法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章。法律、法规文件一般分为以下三种：

①法律文件。法律文件是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关——全国人民代表大会按照立法程序制定的。如《宪法》、《刑法》、《刑事诉讼法》等。②法令文件。法令文件是指根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大强制性行政措施时发布的命令等。

③行政法规与规章文件。行政法规是国务院为领导和管理国家各项行政工作，根据宪法和法律及有关规定制定的政治、经济、教育、科技、文化、外事等各类法规的总称。这里所说的行政法规与规章文件，除国务院制定的行政法规外，还包括各种地方性法规，部门规章和地方人民政府规章。行政法规与规章文件是为具体贯彻执行法律、法令和行政法规，对于行政措施、行政制度和活动规则所制定的有关条例、规定、办法、细则、规则等。

为了规范立法活动，健全国家立法制度，建立和完善有中国特色的社会主义法律体系，保障和发展社会主义民主，推进依法治国，建设社会主义法治国家，全国人大根据《宪法》制定了《中华人民共和国立法法》（2000年3月15日第九届全国人民代表大会第三次会议通过，自2000年7月1日起施行）。凡法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例的制定、修改和废止以及国务院部门规章和地方政府规章的制定、修改和废止应依照《立法法》的有关规定执行。

（2）行政文件。行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。具有行政指挥、领导指挥工作和公务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的请示、报告、通知、意见等。

（3）党的文件。党的文件是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫党内文件。

5、从公文内容的性质与作用来划分

按照公文内容的性质与作用，可以将公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、执照性公文、记录性公文等。

（1）指挥性公文。指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。它需要下级机关单位和有关人员认真学习和贯彻执行，是下级单位决策和进行工作活动的依据。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。

（2）规范性公文。规范性公文是指由机关、组织、社会团体依据法律、行政法规及组织章程制定的，要求其成员在工作、活动等方面严格遵守的行为规范。它是一种兼有政策性和规定性的公文，有较强的规范性和强制性。例如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等。

（3）报请性公文。报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。这类公文主要是报告、请示等。

（4）知照性公文。知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。例如公报、公告、知照性通知、通报、函等。

（5）记录性公文。记录性公文是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文，如会议记录，电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。

常见的公文分类还有：从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又可分为特急件和急件：从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件；从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件（办件）和参阅件（阅件）等。

常见的公文的分类还有：从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件有可分为特急件和急件：从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件；从文件的处理要求来划分，可以分为需办文件（办件）和参阅（阅件）等。

二、公文的文种

公文的文种也就是每一份公文的名称。任何事物都有自己的名称。名称就是事物的概念，事物的称号。公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称。在通常情况下，人们把这些公文名称统称为文种。

1957年10月，国务院秘书厅《关于公文文种和体式问题的几点意见（稿）》指出：“不同的公文文种，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文文种的使用界限，正确地使用公文文种，对于做好公文处理工作，具有中要意义。”也就是说，一份公文的文种并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的文件名称，可以概括地表明和反映各种公文的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现公文处理的规范化、制度化。

现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确的使用公文文种，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响公文的及时处理。例如，对于要向上级领导机关请示的问题，如果不使用“请示”，而错误地使用了“报告”这一公文文种，就有可能造成上级领导机关认为是一般性的工作报告，不需要作答复，而没有及时处理，以致耽误了工作。在如，同不相隶属的机关联系工作问题，即使发文机关的级别比受文机关级别高一些，也不能使用“决定”、“指示”，因为这不符合本机关的职权范围和所处的地位，而应当使用“公函”。又如，有的机关发文，不分什么内容和性质，总是使用“通知”这一文种，这样也就失去了以公文文种来概括和提示公文意图的作用。

中华人民共和国成立以来，国家对统一公文文种非常重视。1951年9月，中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》。规定公文各种为7类12种：

①报告、签报 ②命令

③指示 ④批复

⑤通报、通知

⑥布告、公告、通知 ⑦公函、便函 1957年10月，《国务院秘书厅关于对公文文种和体式的几点意见》，对原规定的公文文种进行了调整。新增的文种有“令”、“请示”与“批示”，取消了“签报”、“公告”，将“公函”与“便函”合并为一个文种“函”。调整后仍为7类12种：