公文的概念

第一篇：公文的概念

公文的概念、类别和功能

1、公文的概念

公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，离开公务活动就不存在公务文书。法定机关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据；公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别于私人文书的本质所在。

公文有广义和狭义之分。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。

狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。通用公文指《公文处理办法》中规定的十二类十三种公文，专用公文指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的专用公文。

2．公文的类别

依不同标准，不同角度，公文有多种分类方式。

(1)通用公文与专用公文。根据形成和作用的公务活动领域（即通常所说的按公文形成和使用范围）划分，通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件，如请示、报告、函等，专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件，如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。

(2）对外公开文件、限国骨公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件，内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外公开发布；限国内公开文件，内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布；内部使用文件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用；秘密文件，内容含有一般国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害；机密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害；绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。

(3）上行文、平行文、下行文。是公文制发机关根据行文方向而划分的。上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文；平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文；下行文，向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。

(4）规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件；商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件；证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。

(5）平件、急件、特急件。是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求，按常规处理的文件；急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件；特急件

是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。

(6）收文、发文。机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件；发文是指本机关制作发往外部的文件，本机关制成只供内部使用的也称发文。

3．公文的功能

公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需信息的重要工具，这一功能主要表现在下述方面：

(l)公文用于传达贯彻党和国家方针政策和各项指令。在公务活动中发挥领导和指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。

(2)公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的问题予以及时处理。

(3)公文用于发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。它使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。

(4）公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其它信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中取得协调与配合。

(5）公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育育作用，是教育干部和群众的好教材。

(6）公文是社会活动的真实纪录。它印证了公文作者的合法身份；记录了各项管理活动的性质、状态；因此，具有重要的凭证作用。

第二篇：公文概念

第三章行政公文写作

第一节 行政公文概述

一、行政公文的概念、种类和作用：行政公文是指我国各级行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书；行政公文共有十三个文种；行政公文具有指挥指导、规范约束、桥梁纽带、宣传教育、依据凭证等作用。

二、行政公文的行文原则和行文关系：行文要坚持实事求是、精简、依据职权范围和隶属关系等原则；行文关系是指公文的发文和受文机关因公文的运转而形成的关系，有上下级领导和被领导关系、上下级业务部门间的指导与被指导关系、同级机关和非统一系统的机关之间的平行关系。

三、行政公文的格式：根据《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》，重点介绍十六项格式的概念、作用、构成、位置等。

1.1指令类公文

一、命令：命令是国家权力机关或行政管理机关及其领导人对下属机关、团体及人民群众发布的一种带有强制执行要求的指挥性公文。根据其作用可分为发布令、行政令、嘉奖令；命令一般有标题、正文、落款。正文部分由开头、主体和结语组成，不同种类的命令在写作时各有侧重；命令写作时一定要依据法定权限、符合法律法规、语言准确庄重。

二、决定：决定是国家行政机关对重要事项和重大活动作出安排时所使用的一种具有决策性的公文。具有指令性、约束性和规范性的特点，决定可分为指挥性决定和知照性决定两种；决定的结正文要写清发布决定的缘由、事项及要求。不同类型的决定，其正文写法各有所侧重；决定中只能写经领导机关或会议决定的事项。

三、批复：批复是答复下级机关请示事项时使用的一种公文，它必须以下级机关的请示为存在的条件。批复具有针对性和指示性的特点。根据请示事项的不同，批复可分为政策性批复和事务性批复两种；批复的标题或概括批复内容或引用来文标题，主送机关一般只写作出请示的机关名称。批复的开头部分采用引用来文式先引述请示的名称、日期及发文字号等。主体部分要针对请示中提出的问

题作明确具体的答复，结尾部分一般使用惯用结语作结；批复要态度鲜明，所作指示要全面、具体和周密。

1.2报请类公文

一、报告：报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时，制作的一种陈述性的公文。根据报告的内容性质，可分为工作报告、情况报告、答复报告，根据报告的内容范围，可分为综合报告和专题报告；报告的标题一般包括发文机关、发文事由和文种，也可用事由加文种的写法。主送机关一般只有一个。报告的正文由开头、主体、结尾三部分组成。工作报告要重点报告工作内容、取得的成绩和经验等，情况报告要重点分析情况并提出相应对策；写作时要注意实事求是、详略得当。

二、请示：请示是下级机关向上级机关请求指示、批准事项时，制作的一种期复性的公文，一般有政策性请示和事务性请示两种；请示一般只写一个主送机关，正文的开头应陈述请示的原因、背景、依据和目的及要求上级机关给予指示、批准的具体问题和事项等。主体部分要写明提出本单位对处理、解决上述事项的意见和设想，提出的请求和意见既要具体明确，又要切实可行；写作时要一文一事，不可多头主送。

三、议案：议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的一种公文。议案适用于提请建立或修改法规，对某些工作提出建议等；议案的开头部分写明根据和理由；主体部分写出议案的名称，并对所审议的事项提出建议、设想及具体措施和办法；结尾部分用惯用结语提出审议要求，如“请审议”、“现提请审议”等。

1.3知照类公文

一、通知：是上级机关对下级机关或不相隶属机关或有关人员告知一定事项的公文。通知主要适用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员；根据其功能，可分为批示性、部署性和知照性三种；写作时一定要事项清楚、要求明确、结构合理。

二、通报：是用来表彰先进、批评错误、传达重要情况或者精神的一种公文。通报按其内容和作用的不同，可分为表彰性、批评性、情况性通报。通报的正文应根据内容确定写作重点，并作出适当的分析，提出要求或相关措施；写作是材料要真实、主题要鲜明，要有针对性。

三、意见：意见，是对重要问题提出见解和处理办法时使用的一种公文，具有理论性、指导性和适时性等特点。从行文关系上看，意见具有多向行文的特点；意见的正文一般分别阐述理由、意见和要求等内容；意见的政策性较强，要求应具体可行。

四、通告：通告，是用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项时使用的一种公文，具有法规性、周知性、务实性和行业性等特点。通告按其内容的不同，可以分为两类：一是法规性通告。二是告知性通告；通告的开头用简练的语言说明发布通告的原因、目的和根据；主体部分要分条列项的写出通告的具体内容，有必要可对违反者提出处理意见。事项单纯的事务性通告，则这可采用篇段合一的形式说明告知事项。结尾有的通告提出执行要求，有的则用惯用结语做结；行文时要注意逻辑性和条理性，做到明确具体，条款分明，以便行文对象的知晓和遵守。

五、公告：公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的一种公文；公告的开头要阐述发布公告的根据、目的、重要性和必要性，主体部分要求条理清楚地写清公告内容，结语一般用“特此公告”作结；公告用语准确、简明庄重。

六、函：函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准事宜时使用的一种公文，具有使用的广泛性和写作的灵活性等特点；函主要适用于平行机关和不相隶属机关之间的互通有无，属于平行行文。但当主管部门用函批准有关事项时，函便具有了指示性和指导性，成为处理工作的依据；函可分为商洽函、问答函、请批函和告知函四种类型。按其行文方向，又可分为去函和复函，又称函调和函复；函的正文由开头、主体、结尾三部分组成，去函与复函的正文各有不同：去函的开头部分一般应开门见山的说明商洽、请求、询问或告知的背景、依据、目的和缘由等，主体部分明确提出函调事项，结尾部分，提出回复请求，可用惯用结语，也可提出具体要求。复函开头部分一般引用

来文言明来函收到，主体部分针对来函所提出的问题明确具体的给以答复，结尾处可用惯用结语；函的写作要注意篇幅简短、事项清楚、语气谦和。

七、会议纪要：会议纪要，是记载、传达会议有关情况和议定事项的公文，具有实录性、准确性、综合性和条理性等特点；会议纪要的开头部分内容包括召开会议的目的、根据、指导思想、要求和任务，召开会议的时间、地点、召集单位、参加会议的单位和个人以及主持人，会议的议程和主要活动及会议议题等。主体部分包括会议讨论的问题、议定的事项、提出的任务、确定的措施等，是会议进程中与会者达成共识的部分。写作中既要如实、客观的反映会议研究、讨论的问题，又要准确、扼要的写出今后的工作目标和任务。结尾可向与会单位简要提出应遵守的事项或要求，也可发出号召，亦可自然收尾；会议纪要应根据不同类型的会议，选择恰当的记写方式。注意以议为纲对会议内容进行概括和提炼，以会议目的和内容的重要程度来安排层次，切忌流水账似的记叙。

第三篇：公文函概念

公文函概念

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公文函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

公文函用法

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。公文函范文一 商洽事宜函

中国科学院XX研究所关于建立全面协作关系的函 XX大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复

第四篇：行政公文的概念

一、行政公文的概念：是公务文书的简称，是人类在治理社会，管理国家公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。

有广义和狭义之分，广义公文包括通用的公文和专用的公文。狭义公文有13种：命令、决定、通告、通报、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

二、行政公文的特点：1.鲜明的政策性。2.作者的法定性、3.制度的程序性、4.决定的权威性。5.体式的规范性。6.文风的庄严性。

三、行政公文的作用：1.依据和凭证作用。2.沟通交流作用。3.领导和指导作用。4.宣传和教育作用。

四、报告：

（一）概念：报告是行政机关和党务机关都广泛采用的重要的上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关

（二）特点：单向性、陈述性、事向性

（三）分类：1.工作报告。2.情况报告。3.建设报告。4.答复报告。5.报送报告

（四）写法：1.报告的标题（俩种 a.发文机关+事由+文种 b.事由+文种）。2.发文字号。3.主送机关（一般只送一个上级机关，不越级行文）。4.正文（报告缘由、报告主体、报告结语），5.落款。6.成文时间

五、会议纪要：

（一）、概念：会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项，是记载和传达会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体，基本上是下行文。

（二）、特点：1.纪实性。2.概括性。3.条理性

（三）、分类：决策性、协调性、研究性、专公性、专题性

（四）、写法：1.标题（三种：a.机关名称+会议名称+文种。b.会议名称+文种 c.双标题）。2.成文日期（加标号，写于标题之下正中位置）。3.主送机关。4.正文（前言、主体【概述式、摘要式、归纳式】、结尾）

六、计划：

（一）、概念：是国家机关、企事业单位、社会团体或个人为完成某一任务或实现某项目标，预先对今后一定时期内的工作、活动所做的的安排、设想、部署、规划和筹措。

（二）、特点：预见性、可行性、指导性、简明性、约束性、规范性、针对性

（三）、分类：1.按性质划分为综合性计划和专题性计划。2.按内容分为工作计划、培训计划、科研计划、教学计划、基建计划。3.按时间分为长期计划、短期计划、计划、季度计划。4.按范围分为国家计划、部门计划、单位计划、个人计划。5.按表达方式分为条理式计划、表格式计划、文表结合式计划

（四）、写法：1.标题。2.正文（引言、主体【目标、措施、步骤】、结尾。3.落款

七、总结：

（一）、概念：是单位或个人对已完成的工作或已发生的事项进行回顾、检查、分析评价，从而得出经验教，概括出规律性的认识，认备查考和指导今后工作实践所写的一种文体、（二）、特点：实践性、理论性、简明性

（三）、分类：1.按性质分为综合性总结和专题性总结。2.按内容分为工作总结、学习总结、科研总结、教学总结、行业总结。3.按时间分为总结、季度总结、月份总结。4.按范围分为地区总结、部门总结、个人总结。

（四）、写法：1.标题（文件式标题、文章式标题。双行式标题）。2.正文（前言【概括式、提问式、对比式、总结式】）、主体、结尾

八、调查报告：

（一）.概念：指有目的、有计划地对客观事物进行全面、深入、科学的调查研究、分析推理，从而得出能够反映客观事物本质规律的书面报告。

（二）、特点：写实性、针对性、逻辑性、新颖性

（三）、分类：1.介绍典型经验的调查报告。2.揭露问题的调查报告。3.反映新生事物的调查报告。4.反映社会情况的调查报告

（四）、写法：1.标题（单行标题【公文式标题、文章式标题】、双标题）。2.正文（前言【简介式、揭露式、议论式】、主体【基本情况、事实分析、归纳总结】、结尾）。3.落款（单位内部的调查报告一般在正文右下角写调查者和完成时期；公开发表的一般在标题下）

九、演讲稿：

（一）概念：也叫演说词、演讲词，他是演说者在某些公众场合或集会上，就一些问题发表自己的主张和见解，表达自己的情感或阐释某种事理时所依据的讲话文稿

（二））、分类：即兴演讲、文稿演讲

（三）、特点：针对性、鼓动性、临场性

（四）、写法：1.开头（楔子、衔接、激发、触题）。2.主体（层次、节奏、衔接）。3.结尾

十、讲话稿：

（一）、概念：为力提高会议效率，集中、有条理的把问题说清，避免走题和把话说错，收到预期效果，事先把要讲的话用文字表述

（二）、特点：主旨的鲜明性、表达的主动性、语言的通俗性、听众的制约性

（三）、分类：传达报告、动员报告、工作报告、其他演讲稿

第五篇：公文的概念和分类

一、公文的概念和分类

（一）概念

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现与运载形式，是机关或单位实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关或单位管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；向基层单位安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关事业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。当前，各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，当然也包括学校。近年来，我所见到的咱们学校上报的各类公文性文字材料，几乎没有规范的。对此，局领导不是批评就是批示，但至今难以规范。因此，举办这次培训，我觉得很有必要，也很及时，这对于全系统重视公文写作、加强公文写作、规范公文写作，必将具有更加积极的作用。

（二）分类

1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。

2、按照行文方向划分：上行文（向上级单位行文）、平行文（向平级单位行文）、下行文（向下级单位行文）。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。

4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。

5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。

6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。

规范性公文常用的有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。