如何做好文书档案工作的几点思考与体会

第一篇：如何做好文书档案工作的几点思考与体会

如何做好文书档案工作的调研报告

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。人们之所以需要档案，就是为了要获知过去发生的事件、存在的事物对今天和未来起什么作用，有什么样的意义。可以说，档案的凭证性决定了档案是最广大人民群众根本利益的有效保证。因此，做好文书档案工作是档案工作人员的历史责任。

一、什么是文书档案

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。行政机关的文书档案主要由法规性文件和行政性文件两部分转化而来。法规性文件是权力机关或领导机关制定和颁发的、具有法律性和强制性的文件。按照我国宪法规定，各级机关、团体、组织等为了贯彻执行法律和法令，以及为达到一定的目的，都可以制定具体的规章制度，如章程、条例、规则、办法、细则等。行政性文件是国家机关为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。根据国务院办公厅1987年2月制定的《国家行政机关公文处理办法》的规定，目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

二、档案工作人员的职责

在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。

（一）做好档案材料的收集工作

我局文书档案收集中存在的问题：一般情况下，档案管理人员都按照收文登记的文件进行收集、整理、归档，另外有一些文件丢失或散落在其他科室人员手中未经登记也未收集归档，有些科室的兼职档案人员收集的纸质文件不齐全，有的只注重纸质文件的收集，而忽略了电子文件档案资料的收集等等。这些都影响了档案的数量和质量，不利于档案的保管利用。

文书档案收集工作的要求：

1、收集归档的文件材料应当齐全完整，符合长期保管的质量要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。具体说，归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。对于文书文件材料，特别是公文，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等要完整成套。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是我局开展收集工作的难点。为此，单位领导必须将文件材料的形成、积累工作纳入有关业务部门的职责范围，通过岗位责任制和其他制度的建立，保证归档文件的齐全和完整。在收集过程中，档案人员不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。

2、收集归档的文书档案应当准确，能反映我局的主要职能。我局在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门和档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映我局重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。

3、档案部门要加强对文书档案收集工作的调查与指导。档案收集工作实际上要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解我局基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。在实际工作中，由于种种原因，许多单位的档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门就收什么的现象，导致有用的文件收不进来，收来的文件用处不大等问题。长期如此，不仅直接影响档案利用工作的质量，而且损害了档案部门的形象，危及档案工作的地位。因此，为了提高收集工作的质量，档案部门应当加强与各业务部门的沟通和联系。

（二）健全档案管理制度，规范管理文书档案 健全档案管理制度，明确职责，是实现档案管理现代化，开辟档案信息资源，为社会提供全面、高级信息服务的先决条件。如：我局档案室的收集工作主要是按制度接收各文书、管理和业务部门的文件材料归档，这个制度就是归档制度。归档是指在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度。文件立卷归档作为文书部门的主要任务，它既是文书工作的终结，也是档案工作的起点。长期的实践经验表明，如果不建立归档制度，或者归档制度不健全，就没有完整的档案和健全的档案工作。因为档案是由各种文件材料转化而来的，而文件材料转化为档案一般又是通过“归档”来实现的。所以，建立和健全归档制度是非常重要的，它不仅能够确保档案室档案来源的连续性，为开展各项业务工作提供条件，而且也是为国家积累档案财富的重要保证。

其次，要理顺管理工作程序。档案管理应按照科学的工作流程操作，因此要先理顺档案部门与其他相关部门之间的工作程序。以文书归档为例：各科室需将文件按要求整理后统一交给办公室，办公室文书人员将各科室的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后移交档案室。针对这一工程流程，档案管理人员运用先进的档案管理系统设计、建立相应的用户数据库，这样才能满足档案利用工作的需要。

（三）做好档案保管工作

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是要做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时修复。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

（四）加强保密意识，正确处理保密与利用的关系 保守机密是档案工作人员的神圣职责。由于在传统的保密观念影响下，我局档案工作存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：（1）部分档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成了档案浪费。（2）领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。（3）档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。档案人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，在档案业务上有所创新，有所突破。《中华人民共和国档案法》的颁布为档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，档案工作人员必须认真严格遵守《档案法》，做到严格执法，依法治档。

档案工作人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任，档案保密工作的好与坏，档案工作人员的素质是个关键。多年的实践告诉我，热爱档案事业，把钻研业务当作一种责任，一种使命，也是做好档案工作的前提条件。档案具有可传输性、可分享性等特点，如何有效地收集、整理、利用、存储，是每一个档案人员的职责。档案人员不仅要能按时完成档案管理中的各项任务，力争将所有存档文件进行计算机录入，还要不断探索和运用更加合理、规范的科学方法，使档案工作更加有序、有效，充分发挥它的使用效益。

三、档案工作人员应具备的素质

随着社会的不断发展，文书档案工作也从单一化不断向正规化、信息化、智能化方向发展，如果不坚持学习，就会很快落伍，如果没有强烈的责任感和刻苦钻研的精神，没有求知若渴的学习态度，就很难适应工作的需要。作为一名基层档案工作人员要学会与时俱进，树立正确的工作态度，大力发扬严谨细致、求真务实的工作作风，严格遵守操作规程，任劳任怨地完成好各项工作。对个体档案人员的要求是具有良好的政治、道德、知识、能力、心理、身体等素质。

（一）政治素质

政治素质是档案工作者诸素质中最根本的素质。我国档案工作者政治素质最根本的要求就是要用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想武装头脑，牢固树立科学的无产阶级世界观，具有坚定的共产主义信念，坚持正确的政治方向，坚持四项基本原则，与党中央在政治上保持高度一致，在繁杂的政治斗争中能保持清醒的头脑，保持政治上的坚定性，全心全意为人民服务，有自觉遵守党纪国法的观念，积极主动地贯彻执行党和国家的各项方针、政策、法律、法规，具有高度的革命事业心和政治责任感。档案工作者惟有如此，才能保证档案工作的可靠性、安全性，才能承担起档案工作重于泰山的责任。

（二）道德素质

高尚的道德情操是档案工作者必备的基本素质和职业规范，有利于塑造良好的档案工作者形象，有利于增强档案工作的影响力。档案工作者的道德素质主要包括七个方面：（1）忠于和热爱档案事业；（2）维护历史的真实面貌；（3）维护档案的完整与安全；（4）具有全心全意为人民服务的思想；（5）保持严谨细致的工作作风；（6）发扬开拓进取的奋斗精神；（7）树立高度的法制意识和观念。

（三）能力素质

作为现代档案工作者应具备：统观全局的综合分析能力、多思兼听的调研能力、权衡利弊的决断能力、统筹兼顾的运筹能力、挖潜创新的开发能力、平等公道的沟通协调能力、简明流畅的表述能力、敏锐深刻的洞察能力、审时度势的应变能力以及熟练驾驭现代科技设备的能力等。

（四）知识素质

（1）具有广博的共性知识。懂得马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想的基本原理；了解党和政府的方针政策；熟知法律基本常识和有关法规；具有较高的科学文化基础知识；有较广泛的自然科学和社会科学知识；有丰富的社会实践知识；至少应掌握一门外语。

（2）具有扎实的专业知识。档案工作人员要精通本专业的理论与技术，并能熟练地运用到实际工作中，要善于在实践中总结、研究档案专业的理论和技术，同时，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识。

（3）了解和掌握系统的管理知识。随着社会的发展，社会分工越来越细、信息量呈爆炸性增长，现代社会化大生产的规模性、复杂性、多变性、竞争性，使档案管理工作单凭个人经验和智慧已远远不够，必须实施科学的系统管理。

（五）身心素质

身心素质包括身体素质和心理素质。身体是知识和道德的载体，是档案工作者履行责任和个人成长的物质基础，是工作高效率的重要条件，只有具备健康的身体和健壮的体魄，才能胜任繁重而艰巨的工作重担。一个人只有健壮的身体而无健康的心理素质是不完备的。良好的心理素质，主要表现在人的精神经常处于最佳状态，具有稳定的注意力、坚毅的意志和可控的自我，对自己的工作和生活充满信心，工作顺利有成效时不沾沾自喜、忘乎所以，遇到困难和挫折时不垂头丧气、怨天尤人，在任何情况下都保持心理平衡，没有心理障碍。作为一个人才，只有同时具备健康的身体和心理素质，成就一番事业才有重要保证。

四、做好文书档案工作需要努力的方向

（一）爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文书档案工作，在很大程度上取决于对文书档案工作人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视。文书档案工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，踏实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

（二）加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文书档案工作不够重视，大多都是缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要部门，可有可无。这就需要文书档案人员经常向领导宣传文书档案工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发，其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

（三）加大宣传教育力度，提高全员档案意识。一方面，要加大对文书档案工作人员（各科室的兼职档案员）的宣传教育力度，让他们进一步重视档案的收集工作，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能，另一方面，还要加强全员宣传教育，让每个员工都共同参与，形成共同重视的氛围。

以上有不妥之处，敬请领导和同事们批评指正！

第二篇：浅谈如何做好文书档案工作

浅谈如何做好文书档案工作

文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据，具有很高的保存或参考价值，它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着承前启后的重要作用。

一、当前文书档案管理工作中存在的问题

目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

（一）档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。

（二）档案管理机构和职责不明确。目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在机关机构设计中，不少档案管理机构的地位被削弱，甚至被裁掉，其职责功能严重被弱化。

（三）档案管理不够规范。在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索仍占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了“多”而“不精”的现象，被误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

（五）在档案室设置和信息开发编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查，随便选几个选题来编研，其编研产品层次低、质量差实用性不大，利用价值更小。有的选题好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性，影响了作用的发挥。

二、提高档案管理效率的对策

针对目前文书档案管理工作状况，提高文书档案管理水平，实现文书档案管理的规范化、健康化发展，笔者认为需从如下几个方面做起。

（一）领导重视是做好文书档案工作的前提。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前，很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视，要真正做好文书档案管理工作，单位领导必须立足于单位事业发展的全局，把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中，让职工充分认识档案工作的重要地位和作用，形成人人重视档案工作的良好风气。

（二）制度健全是做好文书档案工作的保障。完善的档案管理工作制度，是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对日前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象，各企事业单位要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，成立以单位主要领导为组长，相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度，促使职工都来重视档案工作，并认真研究落实本部门的文书档案工作任务，使文书档案工作保质保量限期完成。此外还应该建立健全档案工作竞争激励机制，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）提高档案管理人员素质是做好文书档案的关键。文书档案管理是一项专业性很强的工作，文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关，注意引进招聘一些有档案专业知识，有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育，积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训，提高其管理水平，使文书档案管理工作与单位业务同步发展。

（四）牢记服务是做好文书档案工作的根本。文书档案工作的根本目的在于服务利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，为单位做好翔实的历史记录，积极开发利用档案资源，为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能，创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务，为单位事业服务，为各类咨询查证服务。其次，要提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。

（作者单位：钦州市水文水资源局）

第三篇：做好新形势下基层档案工作的体会和思考

做好新形势下基层档案工作的体会和思考

摘要：在从事基层档案工作的基础上得出一些体会和思考，在思想认识方面，档案工作更能体现“人过留名，鸟过留声”；在日常性工作方面，总结了 “太极十三式”工作法；还做了深入的思考——弹好“五线谱”让基层档案工作更上一层楼。

关键词：新形势下 基层档案 体会思考

我曾在乡政府担任过党政办副主任，创先争优、“三查三看”教育领导小组秘书组组长，在从事基层档案这一日常性工作中有很深刻的体会，并积累了一些思考。

一、档案工作更能体现“人过留名，鸟过留声”

虽说乡镇档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要。其实不然，我们领导到一般干部都有这样的意识：再困难不能困难档案，保管好档案就是为后代积累财富。因为从长远看，档案是无价之宝。人员更替一代接一代，唯有记录历史的档案永存。

同时，乡镇的正副职领导一般在10名左右，而乡镇党政办要直接服务于以上领导，当某个领导要查阅上个月或者去年的某项文件之类的档案，做好日常性档案工作就显得非常重要，并且长效性。并且，档案工作对当前的工作也很有实用价值，比如要准备个征兵工作的材料，可通过查找去年、前年的档案，收集过去是如何做的，再增加进新的政策，就能很好地完成当前的工作。此外，档案的唯一性、凭据性，解决了很多集体和个人的实际问题和切身利益。更重要的一点是，档案工作可以为信访工作排忧解难。原本打算上访的群众，因在通过查找档案查找到了原始凭证、所需的依据，解决了问题，终止了上访。所以，对从事基层档案工作的人员来说，相比其他工作，档案工作更能体现“人过留名，鸟过留声”。

二、运用“太极十三式”做好日常档案工作

如果说思想认识是太极起式的话，那么下面十三式则是做好日常档案工作的基本功。

（一）接收文件、传真

乡镇党政办承担着上传下达的重要作用，每日接收的文件、传真无数，如何忙而不乱，可参考以下办法。一是文件的登记，要制作好登记表，记录好文件名称、文件号、发文单位、时间、是否机密文件等内容；二是文件的传阅，按主要领导、分管领导、一般干部传阅，并参考班子分管情况，对文件的去向、特别是保密文件的去向一定要掌握，如文件需多份传阅，可留原件存档，用复印件传阅并不需要存档。三是文件的存档，可分别按党委、政府、党群、人民团体、简报类分门别类的保存。对于电子档文件，可打印出来存档。

（二）本单位文件

可按党委、政府、联发文件、人大主席团、纪委、团委、妇联、部门、简报、信息分门别类的收集。同时，由于现在乡镇电子政务的普及，电子文档也应在平时的工作中分类，并且区分年份。

（三）学习教育活动

近年来，专题学习活动每年都有不同的形式和内容，作者就先后参加了创先争优、三查三看、向杨善洲同志学习、桥头堡等学习教育活动。对于学习教育活动的档案，在确保专题材料档案完整性的同时，也要兼顾用党委、政府、联发等形式的发文也要归类于该档案，以确保档案的完整性。

（四）文件号重复

才工作那年，随时出现文件号重复的情况。经过查找，问题出在组织办与党政办分办公室办公，两边重号；不同的人在不同的电脑上制作文件，文件号重号；后来通过在区政府办的学习，上一级政府比乡政府文件更多，但没有出现文件号重复的情况。具体做法是，明确专人负责文件号登记、管理，秘书股长、分管副主任统一把关审核文件，杜绝地不仅是文件号重号，更重要的是保证文件的规范性。

（五）考核补充材料

每年年底，各项考核需要在做好日常工作的基础上补充大量的材料，经常出现补许多所谓的“假文件”，但是，其实“假文件”也不假，只是平时的工作已做了但没有完整地记录。考核补充材料单独存档，并按考核的细则分项，对于平时已有文件可做个备份，已确保完整性。

（六）保密文件

对于保密文件，要高度重视文件的登记、传阅，并且及时收回，统一保管，明确专人，还要确保安全，到来年清退时不缺少一份的清退。

（七）会议记录

主要区分班子会、干部大会、专题会，可分别记录，也可统一记录，但需要做好目录，以方便查找。

（八）声像

对于重要的工作、会议，要记录声像档案，并且保存电子档，有条件的话，可把每年的声像材料归档，刻录成光盘保存。

（九）实物

对于奖牌、奖状等实物，统一保管，并且可采用声像档案保存。

（十）制度建设

制度不仅要上墙、还要上心，通过学习制度，可以迅速掌握基本的档案工作知识，同时，制度更需要做好继承和创新。

（十一）设施投入

过去的档案一般都是木制柜，为了安全保管档案，购买了铁柜，并做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防热、防光等档案保护措施。

（十二）学习培训

每年上级档案部门都会组织基层档案工作人员参加及集中培训，这是一个非常好的学习机会。基层单位要安排专人培训，并给时间全脱产学习，并重点加强党政办全体人员的培训。

（十三）整理移交档案

每整理移交档案是确保档案完整的最后一关，要确保一切移交的档案都是原件，并按档案馆接收档案的规定做好整理、立卷、编目等项工作，交接双方应根据移交目录清点核对档案，确保帐物相符。

三、弹好“五线谱”让基层档案工作更上一层楼

（一）如何提高基层重视档案工作

将档案管理与目标管理责任制相结合。同时各乡镇要结合实际制定出切实可行的档案管理细则，使乡镇档案工作尽快走上制度化轨道。领导干部要充分认识到档案工作对于社会发展与经济建设的巨大促进作用，要适当加大对档案事业建设的经费投入，完善考核激励机制，把档案事业建设纳入乡镇社会发展目标来进行评价考核。

（二）健全基层档案机构及人员

档案管理科作为乡镇档案管理机构，在领导和管理体制上，是乡镇党委、政府的职能部门，业务上受上级档案行政管理部门的监督指导。负责本乡镇机关档案管理工作，并对本乡镇辖区内的各单位档案工作进行监督指导。在规格上，与其他职能科室同级，享受同等待遇。设置一名负责人，配备上专职档案工作人员，从乡镇机关或事业单位人员中选配，做到专职专责。

（三）加强档案工作队伍

探索适合档案事业的干部用人晋升提拔机制，优化档案干部队伍，积极引进高素质人才，提高档案工作者的政治素质、业务素质，建设学习型、探索型档案干部队伍，加大培养档案工作者良好的工作作风和创新意识。

（四）加大投入、规范整理，改善档案保管条件

乡镇人民政府应提高认识、统筹安排，在财政收入中建立预算资金，保障乡镇档案工作日常经费支出，购买和添置档案专用柜及防火、防虫等保护设施，逐步增加硬件设施投入，改善乡镇档案保管保护条件，确保乡镇档案的完整与安全。同时，要把反映乡镇工作历史面貌、乡镇行政管理、建设与发展等有关农业农村工作的各类文件材料、表、册、记录等收集齐全、完整，确保乡镇档案管理工作有力、有序的开展。文件材料一律做到标准化、科学化、规范化，严格按照县、乡档案管理的制度和要求，规范档案文件的填写、整理、归档和保存。同时，建立学习检索系统的长效机制。提升乡镇档案管理人员查找、维护电子档案的专业操作技能，确保电子档案信息真、资料全、查找快、维护好。面对日趋激烈的信息化社会，乡镇档案管理必须走电子信息化道路，这也是档案工作迈向“常态”、走向进步的必然要求。

（五）探索基层档案的开放利用

乡镇档案机构保存的档案内容丰富、载体多样，许多革命遗址、遗迹、历史事件和经济发展、社会进步的真实记录都保存在档案室，这是一笔不可多得的宝贵遗产和精神文化财富。乡镇档案机构有责任很好地开发和利用它，使其发挥资政育人、传承文明的作用，将反映本地区风土人情、重大历史事件的历史档案、记载本地名人生平轶事的名人档案、反映家族文化的家谱档案以及各类声像、多媒体档案等让人感兴趣的丰富的档案资料进行开发，不断丰富百姓的文化生活，建成乡镇文化宣传，乡情教育园地和乡镇文化休闲场所。

参考文献：

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《中华人民共和国档案法实施办法》；

3.国家档案局 民政部 农业部关于印发《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》的通知；

4.国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知

5.《乡镇档案工作试行办法》，国档发字[1998]1号；

6.海南省乡镇档案工作试行办法实施细则；

7.新时期档案工作队伍建设的思考》，双流县档案局罗萍，四川新闻网；

8.《浅谈乡镇档案的基础业务建设》，沧源佤族自治县档案馆沈修兰，云南省财政厅网站。

第四篇：文书档案分类与整理

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文书档案分类与 整理

文书档案整理工作

一、定义

文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工 作。文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序

从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区 分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案 卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。

3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷的排列：将案卷按、组织机构或问题 等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。

档案整理工作的原则

已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用

保持文件之间的有机联系

是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调 查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等

区分不同价值

要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和 《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要 求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同 的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁

便于档案的保管和利用

是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便

新的整理方法——以件为管理单位

《归档文件整理规则》 《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和 借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管 理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和 具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了 我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作 方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范 化、档案管理科学化的一项重要标准。

一、基本概念

归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。

二、文件修整

一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。

三、文件装订

归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

对齐方式

1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订方式和用品：常用的有三种

1、线装：缝纫机轧线

2、粘接式：包角

3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行

四、归档文件的分类

（一）分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

（二）分类方案：

1、—机构（问题）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——机构（问题）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2002年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例2：2001年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2002年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 „„

例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 长期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 短期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„

五、归档文件的排列

是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。

六、归档文件的编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章必备项目为：全宗号、、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 指归档文件的形成； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字 迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（如图）全宗号

机构或问题

保管期限

室编件号

馆编件号

七、归档文件的编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面

归档文件目录

归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形 式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录

件号 责任者 文号 题 名

机构：办公室

日期 页数

备 注

档办 国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号 号 0305 案安全保管的通知 局 浙江省档案局关于转发[国家档 浙江省档案局关于转发 国家档 浙档 案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知 理的几点意见 的通知 0610 案局 56号 号 杭政 杭州市人 关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府 建设的决定（附：市民公约）0220 12号 号 2 3 8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖 排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期 限、机构（问题）等项目

归档文件目录封面

归档文件目录 全宗名称： 中 国 银 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 机 构：行长办公室（问题）

八、归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填 写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求： 不同形成的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案盒封面

（全宗名称）全宗名称）

档 案 盒 盒 脊

全宗号 年 度 保管期限

机构(问题 机构 问题)问题

起 止 件 号(室)室(馆)馆

盒号 备 考 表

盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况； 销毁等情况； 备注项内容。备注项内容。

整理人： 整理人： 检查人： 检查人： 年 月

日

九、排架

档案按分类方案 如——机构（问题）——保管期限 或——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一 按保管期限分别排架。

传统整理方法——以卷为管理单位

案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根 据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成 案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目 的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分

一、全宗内档案分类

（一）分类的常用方法

1、分类法 将文件按其形成和处理的进行分门别类。一般文件归入文件形成，对跨或专门的文 件根据具体情况区分。

2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。

3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法

1）与组织机构分类法 2000年 如： 2000年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

人事处 2）与问题分类法 2000年 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年

业务类

党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

二、立卷组合方法

立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷

1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组 成案卷

2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 按文种（名称）

3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷

4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期 的文件组成案卷

5、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组 成案卷

6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时 间和名称三个立卷特征

三、卷内文件整理(一)检查调整组卷

1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间 的有联系；

2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一立卷的文 件；

3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多 少；

4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物 等，及时进行修整。

(二)卷内文件的排列和编号

1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持 来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。

2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从 001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。

（三）编制卷内文件目录

顺 序 号 文号 浦银杭 发 [2004] 20号 20号 浙农银 [2004] 36号 36号 浙文办 [2004] 12号 12号 责任者 浙江省档 案局、案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行 浙江省档 案局、案局、中 国农业银 行浙江省 分行 浙江省档 案局、案局、浙 江省文化 厅 题 名 日期 页号 备注 1 关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报 关于2003全省农行系统 关于2003全省农行系统 2003 通过档案管理省级认定单位 的通报 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知 2004 0220 007

（四）填写备考表

备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

（五）案卷的装订

采用三孔一线

（六）填写档案案卷封面

（全 宗 名 称）

（类 目 名 称）

（案卷标题）案卷标题）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号

全宗号 目录号 案卷号

1、案卷标题的拟写 包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定

2、档号的编制 档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档 案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案 分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构： 全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号 全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号 档号编制原则： 唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

四、类内案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容的重要程度排列。

五、编制案卷目录

包括案卷号、案卷标题、、页数、期限、备注等项 目

六、档案上架

档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。

业务档案的整理

整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整 理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为 便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书 档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特 征。

（全宗名称）

公积金个人住房抵抻贷款

档号（合同编号）借 款 人 身份证号 保管期限

个贷档案卷内目录 序号

文 件 题 名

职工住房抵押借款申请审批书 公积金缴交证明 借款人身份证、户口簿复印件 自筹资金复印件 商品房购销合同 收入证明 公证书 公有住房买卖协议书 价格审批表 房屋转让合同 卖方三证复印件 其它

件数 备注

（全宗名称）行政处罚案件档案

案件名称

处理结果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷为第 卷 件 页

归档号

全宗号

目录号

案卷号

（全宗名称）全宗名称）参保管理类

编

号

参保单位 年 度

案 卷 号 保管期限

参保管理档案卷内目录

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 称

职工基本医疗保险用人单位职工增 减登记表 参保人员本人的身份证复印件 报到证（或调令、劳动用工合同）复印件 一寸证件照 职工基本医疗保险视作缴费年限核 定表 原证历本封面 调令复印件、死亡证明复印件 医保证历本、医保就诊卡 退休人员审批表 养老保险视作缴费年限审批表 事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表 退休证复印件 批准退休的文件 退休人员登记表或退休人员审批表 其它

页数

备注

特种载体档案的整理

一、照片档案的整理

（一）基本概念

1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影 象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。

2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性 纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。

（二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成

（三）照片档案的收集

1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；

2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；

3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的 照片；

4、本单位工作中选用的外单位的照片。

（四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底 片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其 文字说明一同整理并存放在照片册里。

(五)保管期限与密级 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为 永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机 关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照 《保密法》及其实施办法执行。

底片的整理

1、底片的整理可按——问题分开，其次是进行底片编 号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。

2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺 序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张 底片上再编一个分号。

3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。

4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。

5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋 上标明底片号。

照片的整理

1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一 内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在 的联系。

2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。

3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编 流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。

4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中 写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。

文字说明的编写

1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间 和摄影者。

2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是 指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。

3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素

4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。

5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切 的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需 编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方 书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右 侧书写。

数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表 性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说 明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行 保存。

二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先 后时间顺序逐件编号，可跨编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项 目。

三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可 以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。

讲课到此结束 谢谢！

第五篇：文书档案与管理范文

文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。行文规则：各机关在公文拟制过程中所必修遵循的原则拟办：对收到的文件提出初步处理意见，供领导审核和批示时参考。一般由办公室主任负责。批办：指单位领导对收文如何办理提出的最终的批示意见和要求。领导进行批办的结果体现为批示的意见。收文承办：根据来文要求或领导意见，按文件内容要求进行具体实施、或另起草文件、或将来文进行翻印和转发等的工作。签发指机关单位主管领导对审核过的文稿进行最后的审定并签署印发，文件据此生效。档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。归档：指文书部门或业务部门将办理完毕、有保存价值的文件整理之后，逐年移交给档案室集中保管的工作。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序划的过程。

1.文书、文件、公文的联系与区别，文件与档案的联系、文书工作与档案的联系。（1）①共同点：内容上都反映了人们的社会活动，都是在处理事务过程中形成的凭证性工具，都有一定的格式规范。②区别：

A.文书与文件是同义的，只是在习惯用法上有差别。B.文书：一般用于表达集合概念，不用于表达某一份文字材料。如文书处理、文书部门、文书工作、文书材料。而不会说“这份文书”、“XX号文书”、“市政府文书”。文件一词既指单份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1号文件，文件处理、文件材料。不会说文件部门、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文书。D.当仅指“公务文书”时，文书、文件、公文三者可通用。（2）①文件是档案的前身，档案是文件的归宿。②文件是档案的基础，档案是文件的精华。③文书工作是档案的工作的基础。④档案工作是文书工作的延伸和发展。

2.公文的特点是什么？公文按办理时限、行文方向、机密程度可分为哪些类别？（1）公文特点1由法定作者制发2具有法定的权威性和时效性3公文具有特定的格式4特定的处理程序（2）分类

按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分为上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名称有哪些？交拟时秘书人员应注意哪些事项？（1）公文的稿本名称(试行本、暂行本、修订本)（2）注意事项：①领会发文目的，为什么要起草这份公文。即领会领导意图。②把握主题思想，即主要写什么内容。③明确行文对象，从而确定行文方向、选择文种及公文用语等。④明确行文的时间要求。

4.文书工作的主要任务是什么？收文、发文处理的程序包括哪些环节？1）文书工作的主要任务发文的拟制、收文办理、发文办理，文件办理过程和办毕的管理。还包括印信管理与使用、打证明、电话接听等工作。2）收文处理的环节：签收、启封、审核、收文登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办与注办、立卷或归档或销毁。3）发文处理程序：交拟、起草、会商、审核、签发、发文登记、膳印和校对、用印和签署、核发、传递、立卷或销毁或归档

6.哪些文件需要签收？传阅文件不要“横传”，应由文书人员“中转”。（1）签收的范围1机要部门送来的密件和急件都要进行签收；2邮局（或快递公司）送来的挂号件等；3外单位派人直接送来的重要文件。拟办和批办有什么区别？拟办人：办公室主任 拟办的作用：对收文如何处理提出初步的意见，供领导批办时参考 批办人： 单位领导 批办的作用：是对收文如何处理作出的权威性的最后决定。（3）拟办、批办中文书人员的职责是什么？①呈送：根据文件重要程度送拟办和批办②保密：要对拟办和批办的一件保密，特别是人事敏感问题。③检查：检查拟办批办人员有无署名和签上时间，督促及时办理④送达：根据拟办、批办意见，将收文送有关部门和人员落实办理并督促办理（4收文登记的范围和不登记范围：上级指导性、参阅性和需要办理的文件；下级机关的请示性、报告性文件；带有密级的文件 特别注意帐外文件B.不登记范围：公开的出版物；一般性的各类简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等；注明领导亲启的文件（5）文件传阅的方式有哪些分送传阅：即将需传阅的文件直接送给阅读人员。最常用，可让阅读者看得比较仔细，但比较费时。集中传阅：把领导等阅读人员集中起来，利用开会时间等进行阅读，也较常用。设立阅文室，即将需要传阅的文件放在专门设立一个阅文室。

7.文件转化为档案需具备哪些条件？我国最早的档案是甲骨档案，产生于殷商时代。（1）文件必须完毕，即完成了文书处理程序； 2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值;3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。8.档案按内容和形成时间分，可分别分为哪些类别？按档案内容分：文书档案和专门档案。按档案形成时间分：建国前档案和建国后档案。建国前档案又称为历史档案—旧政权档案和革命历史档案

9.档案的基本价值包括哪些？档案作用的发挥有哪些规律？1）档案的基本价值-凭证作用：档案的凭证作用由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。参考作用：档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。2）档案作用的发挥规律1档案作用范围的递增律（扩展律）：档案的作用范围随着时间的推移而不断扩大。2档案机密程度的递减律3档案作用发挥的条件 10.档案工作包括哪8个环节？档案工作的原则是什么？维护档案的安全：①档案的物质安全，尽量延长档案寿命。②档案的政治安全，即档案信息安全，档案内容不失密。（1）档案工作的环节-档案实体管理工作：收集、整理、鉴定、保管档案信息管理工作：统计、检索、编研、利用（2）档案工作的原则①统一领导，分级管理②维护档案的完整与安全③便于档案的利用

11.档案工作的机构有哪些？档案馆、档案局、档案室.主要管理本单位档案并主要为本单位服务，是档案室与档案馆的最主要区别。

12.什么是归档范围？一个企业的归档范围主要包括哪些？1）归档范围：指一个单位收到或形成的所有文件材料中需要归档的有哪些2）企业归档范围-反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；具有凭证价值的文件材料，如合同、谈判记录等；本企业需要贯彻执行或具有重要参考价值的收文；下级报送的重要材料。无论来自上级还是同级或下级单位，只要与本企业工作有直接关系的，都应纳入归档范围。登载于上级简报、新闻媒体（网站、报纸、电视等）上的本企业需执行，或反映本企业工作活动的材料。如通过简报、新闻媒体发布的指导性文件、有关本企业工作活动的记述、奖励、表扬或批评等。

13.文书档案一般在形成后的第二年6月底前归档并移交档案室。档案室收集档案的主要途径是文件归档。14.文件之间的联系有哪些？（1）文件在来源方面的联系——文件之间的首要联系

同一单位形成的档案不能分散。因为文件都是由一定的机关单位及其内部机构形成的，形成文件的单位，构成了文件来源方面的联系。

2文件在时间方面的联系-人们的工作活动都有一定的过程和阶段，不同时期形成不同的档案文件，使文件间具有自然的时间联系。文件整理归档工作一般都分进行。（3）文件在内容方面的联系-文件是在工作活动过程中形成的，文件都记录了一定的工作活动内容。关于同一工作活动的文件必然有着紧密的联系。整理时把内容相关的文件材料集中放在一起，便于今后按问题查阅档案，也符合人们的查阅习惯。

如上级到本单位检查工作，必会形成：检查通知、接待方案、工作汇报、会议记录、新闻稿、照片等，这些材料因检查而形成，不同形式的文件材料内容上共同反映了检查活动的过程与结果。（4）文件在形式方面的联系：形式指文件的种类、名称、载体和记录方式等。特殊载体的档案应当单独保存，便于保管利用优先于保持档案文件之间的联系。

15.归档文件整理工作包括哪6个主要步骤？归档文件的固定排列顺序。步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒 固定排列顺序：正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；请示、批复；转发文、被转发文；中文本、其它文本。

16.归档文件的档号包括哪几部分？全宗号、、保管期限、件号

会填写归档章、归档文件目录，会对归档文件进行分类。

17.17.档案分类的步骤。第一步：文件按形成分开；第二步：同一的文件按内容或机构分类；第三步：同一内容或机构的文件按不同的保管期限分开；如果文件数量较多，可先按机构分开，再按问题分开。18.归档文件的排列方法。（1）不同的文件分别排列。（2）不同保管期限的文件分别排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按时间先后顺序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次会议、一项活动中形成的文件应重要程度结合时间顺序排列在一起。