关于如何做好我县档案工作的几点思考

第一篇：关于如何做好我县档案工作的几点思考

关于如何做好我县档案工作的几点思考

李善君

随着改革开放的逐步深入,档案工作面临着新的机遇和挑战。如何适应新形势,开发利用好档案信息资源,使档案工作与国际接轨,为社会服务,是我县当前和今后将长期面临的重大课题。

一、强效能，转变工作作风

1、加强学习，解放思想。一是组织档案干部认真学习各级有关改进作风、加强效能建设的文件，领会其精神和科学内涵，深化认识，把思想和行动统一到省、市的发展思路上来；二是加强自身的政治业务理论学习，采取多种方式提高综合水平。积极组织法律法规、业务理论辅导讲座、由每名档案干部每年主办一期板报宣传。通过学习，进一步解放思想，把心思集中到事业上来。

2、转变作风，增强能效。一是进一步转变思想作风和工作作风，明确自身的职责和任务，弘扬抗震精神，向先进和英雄人物学习，发扬档案人应有的敬业精神，充分发挥基层党支部的凝聚力和战斗堡垒作用，党员领导干部的模范带头作用，普通党员的先锋示范作用。二是建立健全首问负责制、限时办结制和责任追究制并逗硬落实，切实把行政效能建设与行风建设、作风建设、党风廉政建设结合起来。不断树立良好的公仆形象。

3、“反躬四问”贵在坚持。“反躬四问”，即：一问今天工作任务是什么；二问今天干了些什么；三问今天成效有什么，四问明天打算干什么。学习和借鉴农村村级督导员管理机制，建立相应的约束和督导机制，长期坚持执行，每名档案干部要自我约束，时刻警醒，立说立干，干就干好，切实提高工作效率，以优异的业绩和良好的形象取信于民。

二、强业务，提升管理水平

1、开展档案规范化管理工作。一是抓好县级机关、乡镇的档案规范化建设和等级认证工作；二是对524个行政村，49个社区开展建档工作，每年按5个村、2个社区的建设进度完成规范化等级认证工作；三是定期完成重点建设项目档案管理的验收工作。四是建立规范的“八大民生工程”档案，整体提升全县档案管理水平。

2、建立完善档案协作组制度。学习和借鉴兄弟省市经验，在县级机关、乡镇、大型企业组建档案协作组，其档案业务建设、干部培训、科研、宣传教育、法制建设、档案保护抢救和利用等均由协作组成员单位以年会的形式组织开展，全面建立乡镇、企业档案协作组制度。

三、重发展，创新工作内容

1、加快新馆建设进程。坚持“一个基地，两个中心”的发展理念，以建设新馆为契机，丰富馆藏内容，增加藏量，将县档案馆建设成为全县爱国主义教育基地和全县档案保管、档案利用的两个中心。一是尽快启动新馆建设。组织专门班子，抽调专门人员，对档案新馆建设进行科学选址，精心立项。建成后的新馆将成为接收、保管、缩微、熏蒸、装裱、复制、陈列、展览、查阅、政府信息公开、业务教学、实践于一体的综合性建筑，并且能容纳全县各级各部门形成的200年长期、永久档案。二是加大档案接收力度。继续开展接收文书档案的前提下，重点接收全县重大活动形成的档案、名人档案，馆藏档案内容将在原文书、会计、科技、人事、城建、人口、地质、矿产、纪检、勘界、照片、音像、林业、名人、重大活动、红色资源的基础上新增就业、就医、社保、环保、房产、国土、婚姻等民生档案。

2、征集建立特色档案。巴中是一块红色土地，具有光荣的革命传统，为中国革命作出了巨大的贡献，抢救征集“红色资源”，挖掘红色文化，建立“红色档案”是认真贯彻市委部署，是全市争取大政策，促进大和谐的一个重大举措。通过老红军亲历、亲见、亲闻再现当年南江儿女参加红军、支援红军、无私奉献的光荣历史，充分发挥红军文化“育人、为民”的作用。

四、系民生，改善工作方法。

1、做好政府信息公开工作。政府公开信息是我国政治民主建设的一项重要内容，档案馆开放政府公开信息，有利于向社会公众提供更加集中、规范、权威、系统、有效的政务信息，方便群众对政府公开信息进行“一站式”查询，是政府公开的一个主要措施。为把老百姓关心的事办好、办实，建立现行文件服务中心，组建专门班子，落实专人定期收集政府及各行政机关制发的公开信息，特别是加大教育、医疗、卫生、计生、供水、供电、供气、住房、食品药品、劳动就业、社会保障、环保、公共交通等与广大人民群众利益密切相关的政务信息的收集力度。通过政务外网、群众接待及办事窗口等方式定期公布政府公开信息。逐步使档案局（馆）服务公开政府信息走上规范化的道路，不断提高档案部门服务政府信息公开工作的水平。

2、积极发挥档案在三大文明建设中的重要服务作用。继续开展“五个一”（一张笑脸、一把椅子、一声问候、一杯开水、一个满意的答复）为民服务的基础上增加节假日接待服务、电话查询服务、信函服务等服务承诺。特别是对法律援助者、最低生活保障对象、孤儿、孤老、孤残实行免费服务。在服务工作中积极开展使用文明用语，杜绝禁忌用语，创新服务理念，服务手段。

作者系中共南江县委常委、县委办主任

第二篇：如何做好文书档案工作的几点思考与体会

如何做好文书档案工作的调研报告

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。人们之所以需要档案，就是为了要获知过去发生的事件、存在的事物对今天和未来起什么作用，有什么样的意义。可以说，档案的凭证性决定了档案是最广大人民群众根本利益的有效保证。因此，做好文书档案工作是档案工作人员的历史责任。

一、什么是文书档案

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。行政机关的文书档案主要由法规性文件和行政性文件两部分转化而来。法规性文件是权力机关或领导机关制定和颁发的、具有法律性和强制性的文件。按照我国宪法规定，各级机关、团体、组织等为了贯彻执行法律和法令，以及为达到一定的目的，都可以制定具体的规章制度，如章程、条例、规则、办法、细则等。行政性文件是国家机关为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。根据国务院办公厅1987年2月制定的《国家行政机关公文处理办法》的规定，目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

二、档案工作人员的职责

在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。

（一）做好档案材料的收集工作

我局文书档案收集中存在的问题：一般情况下，档案管理人员都按照收文登记的文件进行收集、整理、归档，另外有一些文件丢失或散落在其他科室人员手中未经登记也未收集归档，有些科室的兼职档案人员收集的纸质文件不齐全，有的只注重纸质文件的收集，而忽略了电子文件档案资料的收集等等。这些都影响了档案的数量和质量，不利于档案的保管利用。

文书档案收集工作的要求：

1、收集归档的文件材料应当齐全完整，符合长期保管的质量要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。具体说，归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。对于文书文件材料，特别是公文，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等要完整成套。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是我局开展收集工作的难点。为此，单位领导必须将文件材料的形成、积累工作纳入有关业务部门的职责范围，通过岗位责任制和其他制度的建立，保证归档文件的齐全和完整。在收集过程中，档案人员不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。

2、收集归档的文书档案应当准确，能反映我局的主要职能。我局在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门和档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映我局重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。

3、档案部门要加强对文书档案收集工作的调查与指导。档案收集工作实际上要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解我局基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。在实际工作中，由于种种原因，许多单位的档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门就收什么的现象，导致有用的文件收不进来，收来的文件用处不大等问题。长期如此，不仅直接影响档案利用工作的质量，而且损害了档案部门的形象，危及档案工作的地位。因此，为了提高收集工作的质量，档案部门应当加强与各业务部门的沟通和联系。

（二）健全档案管理制度，规范管理文书档案 健全档案管理制度，明确职责，是实现档案管理现代化，开辟档案信息资源，为社会提供全面、高级信息服务的先决条件。如：我局档案室的收集工作主要是按制度接收各文书、管理和业务部门的文件材料归档，这个制度就是归档制度。归档是指在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度。文件立卷归档作为文书部门的主要任务，它既是文书工作的终结，也是档案工作的起点。长期的实践经验表明，如果不建立归档制度，或者归档制度不健全，就没有完整的档案和健全的档案工作。因为档案是由各种文件材料转化而来的，而文件材料转化为档案一般又是通过“归档”来实现的。所以，建立和健全归档制度是非常重要的，它不仅能够确保档案室档案来源的连续性，为开展各项业务工作提供条件，而且也是为国家积累档案财富的重要保证。

其次，要理顺管理工作程序。档案管理应按照科学的工作流程操作，因此要先理顺档案部门与其他相关部门之间的工作程序。以文书归档为例：各科室需将文件按要求整理后统一交给办公室，办公室文书人员将各科室的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后移交档案室。针对这一工程流程，档案管理人员运用先进的档案管理系统设计、建立相应的用户数据库，这样才能满足档案利用工作的需要。

（三）做好档案保管工作

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是要做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时修复。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

（四）加强保密意识，正确处理保密与利用的关系 保守机密是档案工作人员的神圣职责。由于在传统的保密观念影响下，我局档案工作存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：（1）部分档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成了档案浪费。（2）领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。（3）档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。档案人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，在档案业务上有所创新，有所突破。《中华人民共和国档案法》的颁布为档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，档案工作人员必须认真严格遵守《档案法》，做到严格执法，依法治档。

档案工作人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任，档案保密工作的好与坏，档案工作人员的素质是个关键。多年的实践告诉我，热爱档案事业，把钻研业务当作一种责任，一种使命，也是做好档案工作的前提条件。档案具有可传输性、可分享性等特点，如何有效地收集、整理、利用、存储，是每一个档案人员的职责。档案人员不仅要能按时完成档案管理中的各项任务，力争将所有存档文件进行计算机录入，还要不断探索和运用更加合理、规范的科学方法，使档案工作更加有序、有效，充分发挥它的使用效益。

三、档案工作人员应具备的素质

随着社会的不断发展，文书档案工作也从单一化不断向正规化、信息化、智能化方向发展，如果不坚持学习，就会很快落伍，如果没有强烈的责任感和刻苦钻研的精神，没有求知若渴的学习态度，就很难适应工作的需要。作为一名基层档案工作人员要学会与时俱进，树立正确的工作态度，大力发扬严谨细致、求真务实的工作作风，严格遵守操作规程，任劳任怨地完成好各项工作。对个体档案人员的要求是具有良好的政治、道德、知识、能力、心理、身体等素质。

（一）政治素质

政治素质是档案工作者诸素质中最根本的素质。我国档案工作者政治素质最根本的要求就是要用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想武装头脑，牢固树立科学的无产阶级世界观，具有坚定的共产主义信念，坚持正确的政治方向，坚持四项基本原则，与党中央在政治上保持高度一致，在繁杂的政治斗争中能保持清醒的头脑，保持政治上的坚定性，全心全意为人民服务，有自觉遵守党纪国法的观念，积极主动地贯彻执行党和国家的各项方针、政策、法律、法规，具有高度的革命事业心和政治责任感。档案工作者惟有如此，才能保证档案工作的可靠性、安全性，才能承担起档案工作重于泰山的责任。

（二）道德素质

高尚的道德情操是档案工作者必备的基本素质和职业规范，有利于塑造良好的档案工作者形象，有利于增强档案工作的影响力。档案工作者的道德素质主要包括七个方面：（1）忠于和热爱档案事业；（2）维护历史的真实面貌；（3）维护档案的完整与安全；（4）具有全心全意为人民服务的思想；（5）保持严谨细致的工作作风；（6）发扬开拓进取的奋斗精神；（7）树立高度的法制意识和观念。

（三）能力素质

作为现代档案工作者应具备：统观全局的综合分析能力、多思兼听的调研能力、权衡利弊的决断能力、统筹兼顾的运筹能力、挖潜创新的开发能力、平等公道的沟通协调能力、简明流畅的表述能力、敏锐深刻的洞察能力、审时度势的应变能力以及熟练驾驭现代科技设备的能力等。

（四）知识素质

（1）具有广博的共性知识。懂得马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想的基本原理；了解党和政府的方针政策；熟知法律基本常识和有关法规；具有较高的科学文化基础知识；有较广泛的自然科学和社会科学知识；有丰富的社会实践知识；至少应掌握一门外语。

（2）具有扎实的专业知识。档案工作人员要精通本专业的理论与技术，并能熟练地运用到实际工作中，要善于在实践中总结、研究档案专业的理论和技术，同时，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识。

（3）了解和掌握系统的管理知识。随着社会的发展，社会分工越来越细、信息量呈爆炸性增长，现代社会化大生产的规模性、复杂性、多变性、竞争性，使档案管理工作单凭个人经验和智慧已远远不够，必须实施科学的系统管理。

（五）身心素质

身心素质包括身体素质和心理素质。身体是知识和道德的载体，是档案工作者履行责任和个人成长的物质基础，是工作高效率的重要条件，只有具备健康的身体和健壮的体魄，才能胜任繁重而艰巨的工作重担。一个人只有健壮的身体而无健康的心理素质是不完备的。良好的心理素质，主要表现在人的精神经常处于最佳状态，具有稳定的注意力、坚毅的意志和可控的自我，对自己的工作和生活充满信心，工作顺利有成效时不沾沾自喜、忘乎所以，遇到困难和挫折时不垂头丧气、怨天尤人，在任何情况下都保持心理平衡，没有心理障碍。作为一个人才，只有同时具备健康的身体和心理素质，成就一番事业才有重要保证。

四、做好文书档案工作需要努力的方向

（一）爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文书档案工作，在很大程度上取决于对文书档案工作人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视。文书档案工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，踏实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

（二）加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文书档案工作不够重视，大多都是缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要部门，可有可无。这就需要文书档案人员经常向领导宣传文书档案工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发，其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

（三）加大宣传教育力度，提高全员档案意识。一方面，要加大对文书档案工作人员（各科室的兼职档案员）的宣传教育力度，让他们进一步重视档案的收集工作，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能，另一方面，还要加强全员宣传教育，让每个员工都共同参与，形成共同重视的氛围。

以上有不妥之处，敬请领导和同事们批评指正！

第三篇：如何做好档案交接工作

如何做好档案交接工作

【摘 要】在档案交接工作中，要端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，保证档案交接工作严格按规定办理，确保档案的完整性和连续性。

【关键词】档案工作；交接；发展

随着改革开放的发展和国家人事制度的不断深入，许多单位机构精简、竞聘上岗及人才的合理流动，使档案人员调动更换频繁，做好档案交接工作，对于维护档案安全完整，确保档案工作的连续性 具有十分重要的意义。国家曾三令五申强调档案人员调动工作时，必须在办理完档案移交手续后方能离开岗位。然而在实际工作中，存在一些不尽如意的现象，直接影响单位档案工作的顺利开展，使档案报表不准确，利用查划不到位，工作效率低，工作质量差。下面针对这一现象，提出自己的一些想法。

一、剖析存在问题

第一是档案交接不及时。一些单位领导对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离岗，新档案人员上了岗，而档案交接还未办理，以致出现档案数量不清，借出归还档案责任不明、界限不清，使档案工作前后脱节，工作细节和经验得不到合理传承。

第二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作。而在一些单位档案人员离岗或调动工作时移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字不签，档案交接只是一串钥匙的交接，忽视了档案工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。

第三是档案监交工作不严格。一些单位领导忽视监交的监督作用，责任不明确，对档案的交接准备工作很少过问，档案监交时懒得光临，使单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。

因此，做好档案交接工作，不仅是明确档案人员的责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责和任务。

二、采取有效措施

第一是档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起单位的重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议程，在档案人员离岗或调动工作时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原岗位。

第二是档案人员离职离岗之前要认真做好档案的移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提，档案移交人员在移交前要做好以下工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到档案案卷目录与档案实物相符，数量准确，清查档案卷目录、档案卷内目录、档案报表和档案总结，做到心中有数。二是对借出的档案要及时催还，不能及时归还的要问清原因，整理好调卷单，并在调卷单上注明原因、催还情况及日期。三是对未整理的文件材料要分类存放，做到系统有序，方便今后归档整理。四是按档案移交要求编制移交说明，写清移交情况，注明时间地点。档案接收人员在移交前要做好以下工作：一是了解单位档案职能和工作活动情况。二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况。三是协助前任档案人员做移交准备工作。只有交接准备工作充分，才能保证档案移交工作的顺利进行。

第三是认真做好档案的监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案的领导或档案行政部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到档案案卷目录与档案实物相符，手续齐全。并做好档案移交目录和移交清册单，并在移交清册单上注明档案数量，交接时间、地点和监交人、移交人和接收人的姓名及职务，并签字盖章，移交目录和移交清册单一式三份，移交人和接收人各执一份，单位存档一份。

第四是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是档案业务素质问题，主要是一些单位档案人员工作责任心不强，因此，在交接的过程是要补上这一课，教育双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按规定办理，确保档案的完整性和连续性。

三、稳定档案队伍

做好档案管理工作，适应新形势的发展，首先必须有一支稳定档案队伍，要有一支团结奋斗、无私奉献、兢兢业业、敢打硬仗的档案干部队伍；档案管理人员要有较强的业务能力；还要有良好的职业品德，要具有甘于寂寞、乐于奉献的精神。因此，提高档案工作者素质，是加速科技进步，推动事业发展的关键，不断提高档案人员理论、业务、技能方面的素质，档案工作连续性强，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间学习，积累经验，才能逐步适应或完善，从维护档案工作的长远利益考虑，做好档案队伍的稳定，才能是档案工作持续发展的基础。

第四篇：浅析如何做好企业档案档案工作

浅析如何做好企业档案室档案工作

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。随着生产力的发展，新兴科学不断出现，知识更新周期缩短，企业对信息需求也越来越强烈。企业档案室的服务内容和范围不断扩大、深化，尤其是信息技术在档案室的应用，使得衡量档案室的水平不再以馆藏量的多少为标准，而是看其以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。本文对如何做好企业档案室的档案工作做简要探讨，希望有所裨益。

一，提高软硬件水平

(一)是要配备必要的计算机和网络硬件设施，构建局域网或连入外部网络。

计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提，是实现数字档案室各项功能的硬件保障，应根据基层单位的实际需要和财力投入，本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备，等等。档案数据量较大、对安全性要求较高的基层单位，可考虑配置其他离线或在线存储设备，如磁带库、光盘塔或采用SAN等存储构架的其他海量存储设备。

(二)是构建数字档案室的软件平台。

在信息化环境下，软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理模式的核心，档案信息的采集、管理、利用等各个环节都离不开软件平台的支持，特别是对于已开展电子文件的归档和管理的基层单位，必须配备与电子文件一体化管理需求相适应的数字档案室软件平台。但数字档案室软件平台的构建是一项系统工程，涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作，很难由一个基层单位直接研发。

二，实行人本化的管理

管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。档案室传统的管理模式是物本管理，也就是以物为本的管理，在管理过程中，以档案材料等实物为主要管理对象，是围绕档案馆（室）馆藏而开展工作的。所谓人本管理就是以人为本的管理，在档案室管理中把人（包括利用者和工作人员）视为管理的主要对象和最重要的资源，是围绕人的行为和需

求进行管理的模式。在管理中，要充分考虑利用者的需求，考虑本馆（室）工作人员的素质水平、工作能力和各种需求等情况，运用各种激励手段充分调动人的积极性，挖掘人的潜能，从而使档案室的活力不断增强。

（一）.以档案用户为中心，积极开各种深层次的档案信息服务。

企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。利用者的需求是企业档案室组织一切工作的源头，档案室能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。

（二）、尊重档案人员的发展机会。

企业应更多的为员工的个人发展提供机会，让员工朝着既定目标与事业发展并进。同时，给档案人员升迁的机会，配合相适应的教育培训计划，让档案人员认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。

（三）、创建科学的激励机制。

首先，物质鼓励。其次，精神激励。第三，领导行为激励。

三，提高档案管理人员的素质

信息管理和服务的知识性要求企业档案部门专业人员必须具备较高的计算机和网络技术的应用能力、外语水平以及对信息研究能力。档案工作人员在提供档案利用工作时应该努力做到如下几点：

(一)树立明确的服务观点，端正档案利用工作的指导思想。

档案馆、室工作人员都要明确认识档案部门是提供档案充分发挥其作用的职能部门。档案管理人员肩负这样的重任，一定要坚持党性原则，树立正确的服务观点，积极主动提供档案为两个文明建设服务。

(二)寻求最佳利用手段，千方百计地发挥档案的作用。

要多渠道、多层次、多形式地为社会各方面提供档案信息。根据社会需要，尽力扩大服务领域，改变服务方式，开展档案情报交流，馆际协作等等。

(三)加强调查研究，掌握利用规律。

档案是一种价值无量的信息资源，要开发利用这种资源，必须从研究利用效果出发，研

究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素，以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有管理素质，即:懂得档案管理知识，知晓有关专业情况;了解馆(室)藏档案资料内容，掌握各种档案资料的应用范围;既要知己一一熟悉缘底”，又要知彼一一了解社会需要。还要改进工作方法，提高服务质量，才能做好提供利用工作。

四，实现档案管理的信息化

计算机技术在企业事业单位档案管理中应用越来越广泛，对提高档案管理现代化水平起着越来越重要的作用。计算机的功能很多，在企业事业单位档案管理中主要应用于以下五个方面：

（一）.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目。

按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中，充分利用计算机一次输入、多次输出的功能，进行档案的自动整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。

（二）.利用计算机技术进行档案索引、文摘、专题资料的编制。

根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的各种索引、专题资料、文摘等。

（三）.利用计算机技术进行档案的流通管理。

通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。

（四）.利用计算机技术进行档案检索。

充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的要求。

（五）.联机检索档案。

利用计算机网络，进行不同单位、地域之间档案的联机检索，实现档案信息资源共享。五，用户至上

拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”；以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入，科学文化事业的日益繁荣，在档案利用工作中出现了一些新的特点，其中之一即是档案用户对档案部门的服务质量有 了更高的要求，他们不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门编写出他们所需要的参考资料；他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息

六，科学管理做好档案保管工作

（一）改变室藏

改变以保管上级（红头）文件和本单位发文为主的单一文书档案管理的状况，坚持以我为主、兼顾需要”的归档原则，形成“门类齐全、收集完整、整理规范、方便适用”的档案管理新格局。“以我为主”就是归档以本单位形成文件为主；“兼顾需要”，就是根据企业经营的需要，适当保存与之有关的外来文件和信息材料，同时，力求保持归档文件材料的齐全完整与系统配套，这样既可防止室藏杂乱臃肿，又能满足企业的各种利用需要。对于企业产生的各种门类和载体的档案，则按其形成规律和特点，分别建立文书、财务、经营、工程、大型活动和声像等档案体系，实行集中统一管理，从而为形成档案管理新局面和实行室藏优化奠定坚实基础。

（二）丰富室藏

就是伴随企业改革与发展进程，不断增加扩充新的档案，以满足企业利用的需要。随着企业改革深化和经营规模的扩大，具有重要的保存利用价值。这些文档不仅内容新、内涵丰富，而且种类不一，形式多样，既有纸质文件也有电子文件，既有文字材料也有声像材料。经系统归档后，不仅使档案信息资源更加丰富，而且使室藏结构日趋完善。

丰富馆藏，除将企业自身的各种有保存价值的新型文件材料及时纳入室藏外，还应根据企业利用需要，收集保管各种外来信息资料，如行业动态、经营指标、有关客户和竞争对手的信息资料，从而做到内外结合、全方位和多层次地丰富档案室藏，确保企业利用信息的各种需求。

（三）优化室藏

就是通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难。由于档案鉴定理论研究滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点的影响，档案鉴定工作存在“怕”字当头、“难”字挡路、裹足不前的消极被动状况，这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。在上级或同级档案机关的指导下，借档案执法检查之机，从清理保管期满档案和撤销单位档案入手，依据有关规定程序，慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除，既使室藏档案得到优化，又便于档案保管的利用。

以上就是我对于企业档案室档案管理的几点思考。让我们共同努力，做好企业档案室的档案保管工作，为我国案事业的发展尽绵薄之力。

第五篇：浅谈如何做好文书档案工作

浅谈如何做好文书档案工作

文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据，具有很高的保存或参考价值，它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着承前启后的重要作用。

一、当前文书档案管理工作中存在的问题

目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

（一）档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。

（二）档案管理机构和职责不明确。目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在机关机构设计中，不少档案管理机构的地位被削弱，甚至被裁掉，其职责功能严重被弱化。

（三）档案管理不够规范。在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索仍占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了“多”而“不精”的现象，被误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

（五）在档案室设置和信息开发编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查，随便选几个选题来编研，其编研产品层次低、质量差实用性不大，利用价值更小。有的选题好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性，影响了作用的发挥。

二、提高档案管理效率的对策

针对目前文书档案管理工作状况，提高文书档案管理水平，实现文书档案管理的规范化、健康化发展，笔者认为需从如下几个方面做起。

（一）领导重视是做好文书档案工作的前提。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前，很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视，要真正做好文书档案管理工作，单位领导必须立足于单位事业发展的全局，把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中，让职工充分认识档案工作的重要地位和作用，形成人人重视档案工作的良好风气。

（二）制度健全是做好文书档案工作的保障。完善的档案管理工作制度，是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对日前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象，各企事业单位要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，成立以单位主要领导为组长，相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度，促使职工都来重视档案工作，并认真研究落实本部门的文书档案工作任务，使文书档案工作保质保量限期完成。此外还应该建立健全档案工作竞争激励机制，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）提高档案管理人员素质是做好文书档案的关键。文书档案管理是一项专业性很强的工作，文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关，注意引进招聘一些有档案专业知识，有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育，积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训，提高其管理水平，使文书档案管理工作与单位业务同步发展。

（四）牢记服务是做好文书档案工作的根本。文书档案工作的根本目的在于服务利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，为单位做好翔实的历史记录，积极开发利用档案资源，为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能，创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务，为单位事业服务，为各类咨询查证服务。其次，要提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。

（作者单位：钦州市水文水资源局）