文书档案整理工作要求与流程（精选五篇）

第一篇：文书档案整理工作要求与流程

文书档案整理工作要求与流程

作者：王大忠 文章来源：本站原创 点击数： 753 更新时间：2012-5-19

一、归档材料的要求

1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。

2、归档文件不能有重份

3、归档材料必须是同一年度。

二、工作流程

收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。

(一)、收集应归档文件

一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。具体范围如下：

1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：

（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；

(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；

(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；

(5)、上级机关转发本机关文件的文件。

2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：

（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；

（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；

（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；

（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；

（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；

（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；

（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；

（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；

（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；

（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；

(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；

(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；

(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；

(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；

(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；

(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；

(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；

(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；

(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；(23)、各种普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部档案材料。

3、应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：

（1）、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；（2）、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；

（3）、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。

4、应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：

1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；

2、下级机关报送的法规性备案文件；

3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。下列文件不列入归档范围：

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；

2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；

3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；

4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。

各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。

（二）、分类

一个单位对归档文件如何进行分类，一般常用的方法是以下两种：

1、“保管期限——年度——机构”分类法。此法适用于内部机构比较多，分工比较细且文件量比较大的单位，其具体操作的方法步骤是：

（1）、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

（2）、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；（3）、把同一保管期限内各年度的文件材料按本单位的内部机构分开。在此分类方案中，内部机构排列顺序应与有关文件规定或约定俗成的顺序相吻合。以后如有内部机构增减合并等情况，应从变化当年起相应调整分类方案；如有临时机构一般归入相关业务机构，临时机构若独立性强且文件材料多，其文件也可作为一个独立机构整理，排列在其他常设机构之后。如保先工作，既可将文件放在机关党委或人事处，也可独立放在保先办。

2、“保管期限——年度——问题”分类法。

此法适用于内部机构比较少，分工比较粗甚至无内部机构且文件量小的单位，其具体操作的方法步骤是：

(1)、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

(2)、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；(3)、把同一保管期限内各年度的文件材料按问题分开。

这种分类方法，重点是要将本单位文件合理的划分为几个大类，一般我们分为党群类、行政类、业务类等，党群类包括党代会、党员组织生活、党组会议、党员发展、党的活动安排等党务方面的文件、纪检监察、工青妇工作等；行政类包括各种综合性行政事务工作、办公会议、后勤服务、安全保卫、医疗卫生、各种经费申请、办公设备、物资采购、固定资产管理、年度财务预算、机构设置、干部任免、启用印章、领导分工、各项工作制度、工资、调动、离、退休、养老及医疗保险、丧葬费、抚恤金、工伤认定、职称评聘、人员调动、奖励表彰等；业务类包括本单位有关业务工作方面的全部文件材料。

分类必须依据本单位的实际，对号入座，是哪个类就归哪个类，不得交叉。分类的目的就是便于查找。

（三）、划分保管期限

1、保管期限为：永久、30年、10年。

2、保管期限的划分要准确。应把握以下原则：

永久：本单位制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件，召开重要会议的文件，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导任免、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、死亡、抚恤、表彰奖励、违纪处理的文件；转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；

主管上级下发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件和针对本单位人事及工作方面的批复为永久保存；本单位房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料

30年：本单位职能活动形成的一般性业务文件；本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示；一般性工作的报告、总结、统计报表;下级机关报送的重大问题的专题报告。10年：本单位一般性事务管理的文件材料;上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但需贯彻执行文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等；下级机关报送的年度或年度以上工作计划、总结、统计等文件材料；其它阶段性、临时性工作的文件材料。应注意的突出问题: 工作总结：本单位综合性年度或年度以上工作计划、总结为“永久”；单项性年度工作计划、总结为“30年”；不论哪方面的工作计划、总结，年度以下都应划为“10年”。表彰先进：受县级（含）以上的表彰、奖励为“永久”；县级以下表彰、奖励为“30年”。

处分材料：受到警告（不含）以上处分的为永久;受到警告处分的为10年。

（四）、装订

凡是归档文件一般按“件”进行装订。

1、装订前的准备工作 主要包括以下三项内容：

（1）、检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、30年保存的应予以复制；

（2）、装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于A4国标的应酌情按A4进行背贴；（3）、剔除多余的重份和不必要的复制件。

2、系统排列

一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：（1）、正本在前，定稿在后；（2）、正文在前，附件在后；（3）、原件在前，复制件在后；（4）、转发件在前，被转发件在后；（5）、批复在前，请示在后；

（6）、不同文字的文本，中文本在前，外文本在后，汉文本在前，少数民族文字在后。（7）、成套报表一册为一件。

3、装订方法

（1）、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。

（2）、永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：一是不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。为减少厚度，一般件号为单号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，件号为双号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。

（3）、太薄或过厚文件的处理：对于太薄或过厚的文件，如果使用钢夹或细线绳装订不方便时，太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。

（五）、文件材料的排列

1、同一保管期限、同一事由的文件要排在一起，如干部任免、表彰奖励等要排在一起。

2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如会议记录、工作安排、总结等。

3、会议文件、统计报表、简报等成套文件材料要集中排列。

（六）、编写页号 只能用铅笔编写页号。

按照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，归档文件按照以下方法编制页号：

1、以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编制页号，这也是与以往以“卷”为整理保管单位时编页号方法的不同。

2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。

3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。

（七）、盖归档章

1、归档章应盖在每件文件首页的右上方，归档章用“红色”印泥盖，不能使用其它颜色。

2、归档章各项目的名称和填写方法：

归档章的规格：长为3×15MM，宽为2×8MM，具体样式如下： 1 2 3 全宗号 年度 室编 件号

机构或（问题）保管 期限 馆编 件号 5 6 1号格：“全宗号”项，填写档案馆给本单位档案全宗确定的代号（如1号、2号等），未给确定的暂不填写。

2号格：“年度”项，用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年，不能有任何省略。

3号格：“室编件号”项，由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号。4号格：“机构（问题）”项，按机构分类的填写产生文件的内部机构名称，如“办公室”、“人事科”等；按问题分类的填写文件所归入的“问题类别”的名称，如“党群类”、“行政类”等。

5号格：“保管期限”项，填写每一份文件的保管期限，即“永久”、“30”或“10”。6号格：“馆编件号”项，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写。

归档章各项目的填写，应选用大小适当的数码章，刻制大小适当的“机构（或问题）”名称章、“保管期限”章，加盖上去。

3、填写归档图章内容时要求：（1）凡手工填写各项目内容的，一律用碳素笔填写；（2）凡项目内容用图章盖的，一律用红公印泥；（3）各项目内容用数字表示的，全部用小号数码章。

（八）、编写件号

所有文件排列完毕之后，即应按照排列顺序逐件编写件号，件号编写在归档章的“室编件号”栏之内，有关归档章的使用填写事项将在下面专门讲解。

编写归档文件件号，始终按照永久、30年、10年三个序列来编制。编制方法主要有两种，一种是在同一保管期限内编大流水编号，这种大流水编制到一定时候，序号比较大，需要断号。

还有一种件号编制办法，就是按年度断号，即在同一年度内按照不同保管期限分别编制件号，即年度内编小流水号

根据我省的《实施细则》，归档文件编件号按照以下要求进行：

1、文件数量大的单位（指每年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过了四位数）可以一年或五年断一次号（五年断号的文件数量以不超过四位数为限）；

2、文件数量中等情况的单位（指5—10年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过四位数不超过五位数）可以五年或十年断一次号；

3、文件数量比较少或很少的单位，其永久、30年、10年分别十年加起来超过四位数不多甚至达不到四位数，可以暂时不考虑断号，等15年甚至更长时间达到四位数时再说，但仍以不超过四位数为限。

（九）、编制目录

1、根据本单位文件材料分类、排列、编号的顺序，按照永久、30年、10年三个序列，分别逐件编制归档文件目录，用泰坦档案管理软件打印。

2、按规定要进馆的永久、30年档案，应编制纸张档案目录一式四套（其中两套交档案馆，两套本单位使用），电子档案目录一式两套（一套交档案馆，一套供日常查档使用）。

3、目录本的编制，按照保管期限的不同分别编制永久、30年、10年目录，按照目录号和保管期限的不同分别编制目录。

4、归档文件目录各项目填写规范如下：

（1）、“件号”项：按照归档章内的“室编件号”进行填写；（2）、“责任者”项：

A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准； B、机关应填写其全称或通用简称；

C、由两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；

D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称； E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份；

（3）、“文号”项：填写文件的发文字号，三者缺一不可，不得省略其中的部分，无文号的文件材料此项不填写。（4）、“题名”项：

A、一般照录文件原题名，不得自行修改；

B、无题名或题名不能揭示文件内容，应根据文件内容自拟题名加“[ ]”填写； C、有正题名、副题名的文件材料，可选择其中有检索价值的题名填写；

D、外文或者少数民族文字的文件材料，除原文照抄外，应将汉文译文加“[ ]”附在后面；

E、批复与请示合为一件，拟写题名时写批复标题，将请示文号放在备注栏中方便查找。（5）、“日期”项：

A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准； B、用8位阿拉伯数字标注年、月、日，不得省略。月或日如果是一位数时，其前应加写一个“0”；在打印目录时应分为年和月日两行。C、时间不详或没有时间的文件材料，应进行必要的考证。

（6）、“页数”项：填写每份文件的总页数，总页数以文件材料的最后一个页号为准。（7）、“备注”项：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文字比较多时，应填写在备考表中。

（十）、装盒

1、归档文件装盒的方法步骤

(1)、按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。一个机构或类别的文件比较多，可以按排序单独装一盒或几盒；不同类别、不同保管期限的文件不能混合装盒。(2)、每盒文件之前放置归档文件目录，在文件之后放置一张备考表。

2、备考表所设各项目的填写方法

（1）、“盒内文件情况说明”项：填写盒内

文件需要说明的问题，主要包括文件的齐全完整程度，损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出、销毁等有关情况，无问题则不填写。

（2）、“整理人”项：由整理归档文件责任人签字或盖章。

（3）、“检查人”项：由检查归档文件整理质量的责任人签字或盖章。（4）、“日期”项：填写本盒文件整理完毕的年、月、日。卷 内 备 考 表 需要说明的问题：

立卷人 检查人 时 间

3、档案盒封面项目填写方法

封面只有一个“全宗名称”项，填写产生档案全宗的单位的全称或通用简称，具体与目录夹封面相应项目相同。如果一个机关单位用盒量比较大，可以要求厂家直接将单位名称印上去；如果一个机关单位用盒量比较小，或者已经购买了未印制单位名称的文件盒，可以设计刻制一个大小适当的条型章，在使用文件盒时逐个盖上去。

4、档案盒脊项目的填写方法：

“全宗号”项，用大号数码章盖档案馆给本单位档案全宗确定的代号； “年度”项，用小号数码章盖四位阿拉伯数字；

“保管期限”项，盖大号“永久”、“30年” 或“10年”；

“机构（问题）”项，按机构分类的盖产生文件的内部机构名称，如“办公室”、“人事科”等；按问题分类的盖文件所归入的“问题类别”的名称，如“党群类”、“行政类”等；

“室编件号”项，由机关档案室人员填盖本盒文件的起止件号；

“馆编件号”项，空，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写；

“盒号”项，用大号数码章盖本盒的排列顺序号。全宗号（用大号数码章）年 度（用小号数码章）保管期限(永久、30年、10年)机构（问题）起 止 件

号 室（各归档单位用小号数码章，分两行盖起止件号）

馆（空，各归档单位不能填写任何内容）盒 号（用大号数码章

第二篇：文书档案形成与归档字体格式要求

文书档案形成与归档要求

为使我园文书档案做到格式规范、文体规范、文字规范，特制定《文书档案形成与归档要求》，请遵照执行。

一、档案形成要求(一)计算机档案形成要求

1．统一纸张。一般情况下使用A4纸，如有特殊情况可使用A3纸。

2．统一格式。根据教办要求，按页面设置：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米；格式：固定值，30磅。主标题：华康简标题宋体字，二号或小二号，（根据字数多少而定）；正文小标题：黑体，三号；正文：仿宋GB——2312，三号字。（字体一律不需加粗）如果没有“华康简标题宋体字”，可将字体文件复制到电脑“C/windows/fonts”文件夹即可。

3．统一操作。建立新文档后，打开格式中的“段落”，去掉两“√”，设置行间距为最小值，其他归“0”；打开格式中的“字体”，按正文的要求设置好字体和字号，字符间距和位置设置为标准，正文对方设置为两端对齐；打开文件中的页面设置，设置上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。输入法设置在全角状态下，以确保每个标点符号的规范。标题与正文之间用回车键键入后空一行。操作正文时，先用空格键空两个汉字位置，以后每一段用回车键后就会自动空两个汉字的位置。如果出现段前空两格不规范的情况，请将此段文字首行退回到顶格处，然后用空格键空出两个字的位置。如果在使用层次序数时出现自动编号现象，请用“撤消键入”后再进行操作。

4．统一序数。结构层次序数，第一层为“

一、”，句末不用标点；第二层为“

（一）”，句末可用标点，但一般不用；第三层为“

1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，句末均要用标点。

5．统一时间。年份一律采用公元纪年，且用四位数表达，如“2010年”不能省略为“08年”。不能使用“今年”、“当年”、“本月”、“上月”、“今天”、“明天”等不确切的时间，以免产生歧义。一般应用具体日期，即要表明年月日。

6．统一封面。如果是材料的汇集，一般需加封面和封底。封面一般呈现标题（含年份）、学校名称、科室、编写时间等内容，能确切反映卷内文件材料内容。(二)手写体档案形成要求

手写体档案的字迹要具有耐久性，可选用碳素墨水钢笔、黑色签字笔和毛笔书写，杜绝圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔书写。

二、档案归档要求 实行“1+1”存档制，即将纸质档案上交给级组长的同时，还要将一份相应的电子档案放在相关电脑的文件夹内，并经档案人员“确认”。

请各班老师把各项计划或总结等档案先交给所在档案资料组的负责人，等收齐、检查后一起归档。

上沙幼儿园 2010年

第三篇：文书档案分类与整理

本文由雪娃娃喝茶贡献

ppt文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。

文书档案分类与 整理

文书档案整理工作

一、定义

文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工 作。文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序

从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区 分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案 卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。

3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷的排列：将案卷按、组织机构或问题 等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。

档案整理工作的原则

已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用

保持文件之间的有机联系

是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调 查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等

区分不同价值

要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和 《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要 求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同 的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁

便于档案的保管和利用

是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便

新的整理方法——以件为管理单位

《归档文件整理规则》 《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和 借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管 理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和 具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了 我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作 方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范 化、档案管理科学化的一项重要标准。

一、基本概念

归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。

二、文件修整

一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。

三、文件装订

归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

对齐方式

1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订方式和用品：常用的有三种

1、线装：缝纫机轧线

2、粘接式：包角

3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行

四、归档文件的分类

（一）分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

（二）分类方案：

1、—机构（问题）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——机构（问题）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2002年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例2：2001年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2002年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 „„

例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 长期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 短期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„

五、归档文件的排列

是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。

六、归档文件的编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章必备项目为：全宗号、、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 指归档文件的形成； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字 迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（如图）全宗号

机构或问题

保管期限

室编件号

馆编件号

七、归档文件的编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面

归档文件目录

归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形 式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录

件号 责任者 文号 题 名

机构：办公室

日期 页数

备 注

档办 国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号 号 0305 案安全保管的通知 局 浙江省档案局关于转发[国家档 浙江省档案局关于转发 国家档 浙档 案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知 理的几点意见 的通知 0610 案局 56号 号 杭政 杭州市人 关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府 建设的决定（附：市民公约）0220 12号 号 2 3 8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖 排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期 限、机构（问题）等项目

归档文件目录封面

归档文件目录 全宗名称： 中 国 银 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 机 构：行长办公室（问题）

八、归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填 写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求： 不同形成的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案盒封面

（全宗名称）全宗名称）

档 案 盒 盒 脊

全宗号 年 度 保管期限

机构(问题 机构 问题)问题

起 止 件 号(室)室(馆)馆

盒号 备 考 表

盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况； 销毁等情况； 备注项内容。备注项内容。

整理人： 整理人： 检查人： 检查人： 年 月

日

九、排架

档案按分类方案 如——机构（问题）——保管期限 或——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一 按保管期限分别排架。

传统整理方法——以卷为管理单位

案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根 据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成 案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目 的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分

一、全宗内档案分类

（一）分类的常用方法

1、分类法 将文件按其形成和处理的进行分门别类。一般文件归入文件形成，对跨或专门的文 件根据具体情况区分。

2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。

3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法

1）与组织机构分类法 2000年 如： 2000年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

人事处 2）与问题分类法 2000年 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年

业务类

党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

二、立卷组合方法

立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷

1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组 成案卷

2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 按文种（名称）

3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷

4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期 的文件组成案卷

5、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组 成案卷

6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时 间和名称三个立卷特征

三、卷内文件整理(一)检查调整组卷

1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间 的有联系；

2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一立卷的文 件；

3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多 少；

4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物 等，及时进行修整。

(二)卷内文件的排列和编号

1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持 来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。

2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从 001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。

（三）编制卷内文件目录

顺 序 号 文号 浦银杭 发 [2004] 20号 20号 浙农银 [2004] 36号 36号 浙文办 [2004] 12号 12号 责任者 浙江省档 案局、案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行 浙江省档 案局、案局、中 国农业银 行浙江省 分行 浙江省档 案局、案局、浙 江省文化 厅 题 名 日期 页号 备注 1 关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报 关于2003全省农行系统 关于2003全省农行系统 2003 通过档案管理省级认定单位 的通报 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知 2004 0220 007

（四）填写备考表

备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

（五）案卷的装订

采用三孔一线

（六）填写档案案卷封面

（全 宗 名 称）

（类 目 名 称）

（案卷标题）案卷标题）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号

全宗号 目录号 案卷号

1、案卷标题的拟写 包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定

2、档号的编制 档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档 案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案 分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构： 全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号 全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号 档号编制原则： 唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

四、类内案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容的重要程度排列。

五、编制案卷目录

包括案卷号、案卷标题、、页数、期限、备注等项 目

六、档案上架

档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。

业务档案的整理

整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整 理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为 便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书 档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特 征。

（全宗名称）

公积金个人住房抵抻贷款

档号（合同编号）借 款 人 身份证号 保管期限

个贷档案卷内目录 序号

文 件 题 名

职工住房抵押借款申请审批书 公积金缴交证明 借款人身份证、户口簿复印件 自筹资金复印件 商品房购销合同 收入证明 公证书 公有住房买卖协议书 价格审批表 房屋转让合同 卖方三证复印件 其它

件数 备注

（全宗名称）行政处罚案件档案

案件名称

处理结果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷为第 卷 件 页

归档号

全宗号

目录号

案卷号

（全宗名称）全宗名称）参保管理类

编

号

参保单位 年 度

案 卷 号 保管期限

参保管理档案卷内目录

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 称

职工基本医疗保险用人单位职工增 减登记表 参保人员本人的身份证复印件 报到证（或调令、劳动用工合同）复印件 一寸证件照 职工基本医疗保险视作缴费年限核 定表 原证历本封面 调令复印件、死亡证明复印件 医保证历本、医保就诊卡 退休人员审批表 养老保险视作缴费年限审批表 事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表 退休证复印件 批准退休的文件 退休人员登记表或退休人员审批表 其它

页数

备注

特种载体档案的整理

一、照片档案的整理

（一）基本概念

1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影 象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。

2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性 纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。

（二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成

（三）照片档案的收集

1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；

2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；

3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的 照片；

4、本单位工作中选用的外单位的照片。

（四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底 片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其 文字说明一同整理并存放在照片册里。

(五)保管期限与密级 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为 永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机 关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照 《保密法》及其实施办法执行。

底片的整理

1、底片的整理可按——问题分开，其次是进行底片编 号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。

2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺 序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张 底片上再编一个分号。

3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。

4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。

5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋 上标明底片号。

照片的整理

1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一 内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在 的联系。

2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。

3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编 流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。

4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中 写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。

文字说明的编写

1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间 和摄影者。

2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是 指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。

3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素

4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。

5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切 的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需 编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方 书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右 侧书写。

数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表 性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说 明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行 保存。

二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先 后时间顺序逐件编号，可跨编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项 目。

三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可 以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。

讲课到此结束 谢谢！

第四篇：文书档案与管理范文

文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。行文规则：各机关在公文拟制过程中所必修遵循的原则拟办：对收到的文件提出初步处理意见，供领导审核和批示时参考。一般由办公室主任负责。批办：指单位领导对收文如何办理提出的最终的批示意见和要求。领导进行批办的结果体现为批示的意见。收文承办：根据来文要求或领导意见，按文件内容要求进行具体实施、或另起草文件、或将来文进行翻印和转发等的工作。签发指机关单位主管领导对审核过的文稿进行最后的审定并签署印发，文件据此生效。档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。归档：指文书部门或业务部门将办理完毕、有保存价值的文件整理之后，逐年移交给档案室集中保管的工作。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序划的过程。

1.文书、文件、公文的联系与区别，文件与档案的联系、文书工作与档案的联系。（1）①共同点：内容上都反映了人们的社会活动，都是在处理事务过程中形成的凭证性工具，都有一定的格式规范。②区别：

A.文书与文件是同义的，只是在习惯用法上有差别。B.文书：一般用于表达集合概念，不用于表达某一份文字材料。如文书处理、文书部门、文书工作、文书材料。而不会说“这份文书”、“XX号文书”、“市政府文书”。文件一词既指单份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1号文件，文件处理、文件材料。不会说文件部门、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文书。D.当仅指“公务文书”时，文书、文件、公文三者可通用。（2）①文件是档案的前身，档案是文件的归宿。②文件是档案的基础，档案是文件的精华。③文书工作是档案的工作的基础。④档案工作是文书工作的延伸和发展。

2.公文的特点是什么？公文按办理时限、行文方向、机密程度可分为哪些类别？（1）公文特点1由法定作者制发2具有法定的权威性和时效性3公文具有特定的格式4特定的处理程序（2）分类

按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分为上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名称有哪些？交拟时秘书人员应注意哪些事项？（1）公文的稿本名称(试行本、暂行本、修订本)（2）注意事项：①领会发文目的，为什么要起草这份公文。即领会领导意图。②把握主题思想，即主要写什么内容。③明确行文对象，从而确定行文方向、选择文种及公文用语等。④明确行文的时间要求。

4.文书工作的主要任务是什么？收文、发文处理的程序包括哪些环节？1）文书工作的主要任务发文的拟制、收文办理、发文办理，文件办理过程和办毕的管理。还包括印信管理与使用、打证明、电话接听等工作。2）收文处理的环节：签收、启封、审核、收文登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办与注办、立卷或归档或销毁。3）发文处理程序：交拟、起草、会商、审核、签发、发文登记、膳印和校对、用印和签署、核发、传递、立卷或销毁或归档

6.哪些文件需要签收？传阅文件不要“横传”，应由文书人员“中转”。（1）签收的范围1机要部门送来的密件和急件都要进行签收；2邮局（或快递公司）送来的挂号件等；3外单位派人直接送来的重要文件。拟办和批办有什么区别？拟办人：办公室主任 拟办的作用：对收文如何处理提出初步的意见，供领导批办时参考 批办人： 单位领导 批办的作用：是对收文如何处理作出的权威性的最后决定。（3）拟办、批办中文书人员的职责是什么？①呈送：根据文件重要程度送拟办和批办②保密：要对拟办和批办的一件保密，特别是人事敏感问题。③检查：检查拟办批办人员有无署名和签上时间，督促及时办理④送达：根据拟办、批办意见，将收文送有关部门和人员落实办理并督促办理（4收文登记的范围和不登记范围：上级指导性、参阅性和需要办理的文件；下级机关的请示性、报告性文件；带有密级的文件 特别注意帐外文件B.不登记范围：公开的出版物；一般性的各类简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等；注明领导亲启的文件（5）文件传阅的方式有哪些分送传阅：即将需传阅的文件直接送给阅读人员。最常用，可让阅读者看得比较仔细，但比较费时。集中传阅：把领导等阅读人员集中起来，利用开会时间等进行阅读，也较常用。设立阅文室，即将需要传阅的文件放在专门设立一个阅文室。

7.文件转化为档案需具备哪些条件？我国最早的档案是甲骨档案，产生于殷商时代。（1）文件必须完毕，即完成了文书处理程序； 2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值;3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。8.档案按内容和形成时间分，可分别分为哪些类别？按档案内容分：文书档案和专门档案。按档案形成时间分：建国前档案和建国后档案。建国前档案又称为历史档案—旧政权档案和革命历史档案

9.档案的基本价值包括哪些？档案作用的发挥有哪些规律？1）档案的基本价值-凭证作用：档案的凭证作用由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。参考作用：档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。2）档案作用的发挥规律1档案作用范围的递增律（扩展律）：档案的作用范围随着时间的推移而不断扩大。2档案机密程度的递减律3档案作用发挥的条件 10.档案工作包括哪8个环节？档案工作的原则是什么？维护档案的安全：①档案的物质安全，尽量延长档案寿命。②档案的政治安全，即档案信息安全，档案内容不失密。（1）档案工作的环节-档案实体管理工作：收集、整理、鉴定、保管档案信息管理工作：统计、检索、编研、利用（2）档案工作的原则①统一领导，分级管理②维护档案的完整与安全③便于档案的利用

11.档案工作的机构有哪些？档案馆、档案局、档案室.主要管理本单位档案并主要为本单位服务，是档案室与档案馆的最主要区别。

12.什么是归档范围？一个企业的归档范围主要包括哪些？1）归档范围：指一个单位收到或形成的所有文件材料中需要归档的有哪些2）企业归档范围-反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；具有凭证价值的文件材料，如合同、谈判记录等；本企业需要贯彻执行或具有重要参考价值的收文；下级报送的重要材料。无论来自上级还是同级或下级单位，只要与本企业工作有直接关系的，都应纳入归档范围。登载于上级简报、新闻媒体（网站、报纸、电视等）上的本企业需执行，或反映本企业工作活动的材料。如通过简报、新闻媒体发布的指导性文件、有关本企业工作活动的记述、奖励、表扬或批评等。

13.文书档案一般在形成后的第二年6月底前归档并移交档案室。档案室收集档案的主要途径是文件归档。14.文件之间的联系有哪些？（1）文件在来源方面的联系——文件之间的首要联系

同一单位形成的档案不能分散。因为文件都是由一定的机关单位及其内部机构形成的，形成文件的单位，构成了文件来源方面的联系。

2文件在时间方面的联系-人们的工作活动都有一定的过程和阶段，不同时期形成不同的档案文件，使文件间具有自然的时间联系。文件整理归档工作一般都分进行。（3）文件在内容方面的联系-文件是在工作活动过程中形成的，文件都记录了一定的工作活动内容。关于同一工作活动的文件必然有着紧密的联系。整理时把内容相关的文件材料集中放在一起，便于今后按问题查阅档案，也符合人们的查阅习惯。

如上级到本单位检查工作，必会形成：检查通知、接待方案、工作汇报、会议记录、新闻稿、照片等，这些材料因检查而形成，不同形式的文件材料内容上共同反映了检查活动的过程与结果。（4）文件在形式方面的联系：形式指文件的种类、名称、载体和记录方式等。特殊载体的档案应当单独保存，便于保管利用优先于保持档案文件之间的联系。

15.归档文件整理工作包括哪6个主要步骤？归档文件的固定排列顺序。步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒 固定排列顺序：正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；请示、批复；转发文、被转发文；中文本、其它文本。

16.归档文件的档号包括哪几部分？全宗号、、保管期限、件号

会填写归档章、归档文件目录，会对归档文件进行分类。

17.17.档案分类的步骤。第一步：文件按形成分开；第二步：同一的文件按内容或机构分类；第三步：同一内容或机构的文件按不同的保管期限分开；如果文件数量较多，可先按机构分开，再按问题分开。18.归档文件的排列方法。（1）不同的文件分别排列。（2）不同保管期限的文件分别排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按时间先后顺序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次会议、一项活动中形成的文件应重要程度结合时间顺序排列在一起。

第五篇：文书与档案教案

▲案例导入：

天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。作为天地公司的秘书将按照收文处理程序进行收文。秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。到底如何处理文件？

请学生踊跃发言，如果你是秘书，你的处理程序是怎样的？（配合课件讲授）本节内容将让我们成为一名合格文秘人员。

▲讲授： §2-4 文书处理的程序

文书在机关内部从形成倒运转所经过的环节，及环节中包含的相互衔接的工作程序。

一、收文处理

收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等环节。

（一）签收：

文书部门收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

（保留证据，如图示，向学生展示学校的《文件签收登记表》）。如何签收：一清二查三签字。（详细讲授，具体内容见课件）

（二）登记：（必不可少的重要环节和程序）

对收进的文件在《收文登记表》上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。

如何登记？总登记或分类登记（详见课件）

登记注意事项和具体要求：字迹清晰、不漏填，关键在于细心。★下级单位上报公文注意审核，把好上行文的质量关。

审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

（三）分送

分发或分办，文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。

过程：

1、填写《收文处理表》，粘贴在文件封面，送本部门负责人审核；

2、根据部门负责人意见，分送有关领导阅批或有关部门阅办；

（具体见学校《收文处理表》及市人力资源局表格。）

（四）传阅：

有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。

需要传阅的文件：（提醒学生注意哪些文件需要传阅）

a、文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；

b、来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。

（取几份学校的收文，提问学生哪些需要传阅？课堂讲述区别）

（五）拟办

对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。

拟办的意见是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。

提出的拟办意见要抓住中心，有针对性、考虑全面、切实可行，文字表述要简明精练。

（讲授此条时，提醒学生注意，担任文秘工作，尽快进入工作状态，熟悉单位各部门职责构成，以便提出更好的拟办意见。）

并不是所有文件都要拟办意见（引导学生灵活处理事项，举例子说明礼仪的恰当和适度）

需要拟办的文件范围：

ａ上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件；

机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等；

ｂ下级机关主送给本机关的请求性文件；

ｃ平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；

ｄ其他需要贯彻和承办的文件。

取几份未办理的文件，提问让学生区分那些需要写拟办意见。拟办要求：科学合理、简明扼要。

（六）批办：（收文中最重要的程序）

领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。

单位负责人批办，注意批示要表态明朗、词义明确，并将批办内容写在《收文处理表》“批示意见”一栏内。

（七）承办：

贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。

（1）确认承办范围（2）按批办意见办理（3）及时快捷办理公文（4）依据规章办理公文（5）签注公文的承办结果

（八）催办（文件跟进，尤为注意）(1)电话催办。（电话记录）(2)信函催办。（信函底单）(3)催办卡催办。

(4)登门催办。（到访记录）(5)会议催办。（会议纪要）(6)简报催办。

注意，催办一定要留下记录。发催办单催办的，应留存工作底单；通过电话催办的，应备有电话记录。

（九）注办 即文件处理结果。

（十）归档

及时归档。（授课时融入8S要求，“几案洁”）

▲小结：提问学生，前面讲述的案例中，如果你是秘书，你应该怎样去做呢？回忆本节课程学习的收文处理过程。

▲作业：编制收文处理流程表。