村级文书档案整理心得及简易流程

第一篇：村级文书档案整理心得及简易流程

村级文书档案整理工作体会及简易流程

档案工作说难不难，说易却也不易，关键在要有“四心”，即用心、细心、耐心和一颗平常心。“用心”体现在要把握好取舍，留下该留下的，扔掉该扔下的；“细心”体现在要善于发现有价值的东西，不要买椟还珠；“耐心”体现在工作中，档案整理很繁琐也很枯燥，要沉得下身子、放得下架子、坐得住板凳；“平常心”体现在要有一个好心态，档案工作的重头戏都在过程中，往往是默默的付出，而人们只能看到已经整理好的一列列案卷，却难以体会其中的艰辛。

在整理村级档案工作实践中，对工作方法进行了简单归纳，分为八项流程，供参考。

一、筛选。按照档案归档要求，将现有资料进行挑选，把反映本单位发展、变迁的有历史价值和长远意义的东西筛选出来。

二、分类。先按不同年度进行分类；不同年度内再按内容分类，即分为党群类和农村工作类两大类；同一内容类别内再按不同保管期限进行分类，即分为永久、30年（长期）、10年（短期）；同一类别同一保管期限内再按级别、重要性或时间先后进行排序。

三、撰写。先要编写页码，正反页要连续编号；书写卷内文件目录；纂写装订封皮（此项也可在装订后进行）。

1四、装订。按卷装订，规范美观。

五、登记。先排序，即年度内每一保管期限的案卷按照重要性或时间先后顺序进行排序；编案卷号，每一保管期限为一个流水号；登记案卷目录。

六、装盒。按登记的案卷目录进行，注意同一年度的应装在一个盒内，若一盒装不下可另装一盒，但不要与下一年度的混装。

七、脊背。按每一盒的内容打印脊背标签，粘贴。

八、归档。将整理好的档案按按盒号依次排列，不同期限的应列在不同的柜层内。

二O一二年十月九日

第二篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（二）调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

（四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。

第三篇：文书档案

一、文书档案 1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。

第四篇：简易流程

机动车检测简易流程

第一步

第二步

第三步

第四步

第五步

第六步

第七步

第八步

复印身份证/驾驶证（办公大厅）

安检/环检交款（办公大厅①②窗口）

安检外观检验（外检区）

安全检测（检测车间）

环保检测（检测车间）

上传资料（办公大厅⑤窗口）

领取安全标识（办公大厅③窗口）

业务办结

第五篇：文书档案整理工作要求与流程

文书档案整理工作要求与流程

作者：王大忠 文章来源：本站原创 点击数： 753 更新时间：2012-5-19

一、归档材料的要求

1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。

2、归档文件不能有重份

3、归档材料必须是同一。

二、工作流程

收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。

(一)、收集应归档文件

一般在每年第一季度完成上文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。具体范围如下：

1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：

（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；

(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；

(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；

(5)、上级机关转发本机关文件的文件。

2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：

（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；

（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；

（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；

（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；

（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；

（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；

（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；

（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；

（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；

（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；

(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；

(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；

(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；

(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；

(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；

(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；

(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；

(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；

(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；(23)、各种普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部档案材料。

3、应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：

（1）、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；（2）、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；

（3）、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。

4、应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：

1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；

2、下级机关报送的法规性备案文件；

3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。下列文件不列入归档范围：

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；

2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；

3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；

4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。

各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。

（二）、分类

一个单位对归档文件如何进行分类，一般常用的方法是以下两种：

1、“保管期限————机构”分类法。此法适用于内部机构比较多，分工比较细且文件量比较大的单位，其具体操作的方法步骤是：

（1）、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

（2）、把同一保管期限内的文件按分开，其中跨的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的；（3）、把同一保管期限内各的文件材料按本单位的内部机构分开。在此分类方案中，内部机构排列顺序应与有关文件规定或约定俗成的顺序相吻合。以后如有内部机构增减合并等情况，应从变化当年起相应调整分类方案；如有临时机构一般归入相关业务机构，临时机构若独立性强且文件材料多，其文件也可作为一个独立机构整理，排列在其他常设机构之后。如保先工作，既可将文件放在机关党委或人事处，也可独立放在保先办。

2、“保管期限————问题”分类法。

此法适用于内部机构比较少，分工比较粗甚至无内部机构且文件量小的单位，其具体操作的方法步骤是：

(1)、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

(2)、把同一保管期限内的文件按分开，其中跨的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的；(3)、把同一保管期限内各的文件材料按问题分开。

这种分类方法，重点是要将本单位文件合理的划分为几个大类，一般我们分为党群类、行政类、业务类等，党群类包括党代会、党员组织生活、党组会议、党员发展、党的活动安排等党务方面的文件、纪检监察、工青妇工作等；行政类包括各种综合性行政事务工作、办公会议、后勤服务、安全保卫、医疗卫生、各种经费申请、办公设备、物资采购、固定资产管理、财务预算、机构设置、干部任免、启用印章、领导分工、各项工作制度、工资、调动、离、退休、养老及医疗保险、丧葬费、抚恤金、工伤认定、职称评聘、人员调动、奖励表彰等；业务类包括本单位有关业务工作方面的全部文件材料。

分类必须依据本单位的实际，对号入座，是哪个类就归哪个类，不得交叉。分类的目的就是便于查找。

（三）、划分保管期限

1、保管期限为：永久、30年、10年。

2、保管期限的划分要准确。应把握以下原则：

永久：本单位制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件，召开重要会议的文件，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导任免、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、死亡、抚恤、表彰奖励、违纪处理的文件；转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；

主管上级下发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件和针对本单位人事及工作方面的批复为永久保存；本单位房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料

30年：本单位职能活动形成的一般性业务文件；本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示；一般性工作的报告、总结、统计报表;下级机关报送的重大问题的专题报告。10年：本单位一般性事务管理的文件材料;上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但需贯彻执行文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等；下级机关报送的或以上工作计划、总结、统计等文件材料；其它阶段性、临时性工作的文件材料。应注意的突出问题: 工作总结：本单位综合性或以上工作计划、总结为“永久”；单项性工作计划、总结为“30年”；不论哪方面的工作计划、总结，以下都应划为“10年”。表彰先进：受县级（含）以上的表彰、奖励为“永久”；县级以下表彰、奖励为“30年”。

处分材料：受到警告（不含）以上处分的为永久;受到警告处分的为10年。

（四）、装订

凡是归档文件一般按“件”进行装订。

1、装订前的准备工作 主要包括以下三项内容：

（1）、检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、30年保存的应予以复制；

（2）、装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于A4国标的应酌情按A4进行背贴；（3）、剔除多余的重份和不必要的复制件。

2、系统排列

一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：（1）、正本在前，定稿在后；（2）、正文在前，附件在后；（3）、原件在前，复制件在后；（4）、转发件在前，被转发件在后；（5）、批复在前，请示在后；

（6）、不同文字的文本，中文本在前，外文本在后，汉文本在前，少数民族文字在后。（7）、成套报表一册为一件。

3、装订方法

（1）、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。

（2）、永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：一是不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。为减少厚度，一般件号为单号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，件号为双号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。

（3）、太薄或过厚文件的处理：对于太薄或过厚的文件，如果使用钢夹或细线绳装订不方便时，太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。

（五）、文件材料的排列

1、同一保管期限、同一事由的文件要排在一起，如干部任免、表彰奖励等要排在一起。

2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如会议记录、工作安排、总结等。

3、会议文件、统计报表、简报等成套文件材料要集中排列。

（六）、编写页号 只能用铅笔编写页号。

按照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，归档文件按照以下方法编制页号：

1、以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编制页号，这也是与以往以“卷”为整理保管单位时编页号方法的不同。

2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。

3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。

（七）、盖归档章

1、归档章应盖在每件文件首页的右上方，归档章用“红色”印泥盖，不能使用其它颜色。

2、归档章各项目的名称和填写方法：

归档章的规格：长为3×15MM，宽为2×8MM，具体样式如下： 1 2 3 全宗号 室编 件号

机构或（问题）保管 期限 馆编 件号 5 6 1号格：“全宗号”项，填写档案馆给本单位档案全宗确定的代号（如1号、2号等），未给确定的暂不填写。

2号格：“”项，用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年，不能有任何省略。

3号格：“室编件号”项，由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号。4号格：“机构（问题）”项，按机构分类的填写产生文件的内部机构名称，如“办公室”、“人事科”等；按问题分类的填写文件所归入的“问题类别”的名称，如“党群类”、“行政类”等。

5号格：“保管期限”项，填写每一份文件的保管期限，即“永久”、“30”或“10”。6号格：“馆编件号”项，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写。

归档章各项目的填写，应选用大小适当的数码章，刻制大小适当的“机构（或问题）”名称章、“保管期限”章，加盖上去。

3、填写归档图章内容时要求：（1）凡手工填写各项目内容的，一律用碳素笔填写；（2）凡项目内容用图章盖的，一律用红公印泥；（3）各项目内容用数字表示的，全部用小号数码章。

（八）、编写件号

所有文件排列完毕之后，即应按照排列顺序逐件编写件号，件号编写在归档章的“室编件号”栏之内，有关归档章的使用填写事项将在下面专门讲解。

编写归档文件件号，始终按照永久、30年、10年三个序列来编制。编制方法主要有两种，一种是在同一保管期限内编大流水编号，这种大流水编制到一定时候，序号比较大，需要断号。

还有一种件号编制办法，就是按断号，即在同一内按照不同保管期限分别编制件号，即内编小流水号

根据我省的《实施细则》，归档文件编件号按照以下要求进行：

1、文件数量大的单位（指每年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过了四位数）可以一年或五年断一次号（五年断号的文件数量以不超过四位数为限）；

2、文件数量中等情况的单位（指5—10年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过四位数不超过五位数）可以五年或十年断一次号；

3、文件数量比较少或很少的单位，其永久、30年、10年分别十年加起来超过四位数不多甚至达不到四位数，可以暂时不考虑断号，等15年甚至更长时间达到四位数时再说，但仍以不超过四位数为限。

（九）、编制目录

1、根据本单位文件材料分类、排列、编号的顺序，按照永久、30年、10年三个序列，分别逐件编制归档文件目录，用泰坦档案管理软件打印。

2、按规定要进馆的永久、30年档案，应编制纸张档案目录一式四套（其中两套交档案馆，两套本单位使用），电子档案目录一式两套（一套交档案馆，一套供日常查档使用）。

3、目录本的编制，按照保管期限的不同分别编制永久、30年、10年目录，按照目录号和保管期限的不同分别编制目录。

4、归档文件目录各项目填写规范如下：

（1）、“件号”项：按照归档章内的“室编件号”进行填写；（2）、“责任者”项：

A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准； B、机关应填写其全称或通用简称；

C、由两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；

D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称； E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份；

（3）、“文号”项：填写文件的发文字号，三者缺一不可，不得省略其中的部分，无文号的文件材料此项不填写。（4）、“题名”项：

A、一般照录文件原题名，不得自行修改；

B、无题名或题名不能揭示文件内容，应根据文件内容自拟题名加“[ ]”填写； C、有正题名、副题名的文件材料，可选择其中有检索价值的题名填写；

D、外文或者少数民族文字的文件材料，除原文照抄外，应将汉文译文加“[ ]”附在后面；

E、批复与请示合为一件，拟写题名时写批复标题，将请示文号放在备注栏中方便查找。（5）、“日期”项：

A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准； B、用8位阿拉伯数字标注年、月、日，不得省略。月或日如果是一位数时，其前应加写一个“0”；在打印目录时应分为年和月日两行。C、时间不详或没有时间的文件材料，应进行必要的考证。

（6）、“页数”项：填写每份文件的总页数，总页数以文件材料的最后一个页号为准。（7）、“备注”项：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文字比较多时，应填写在备考表中。

（十）、装盒

1、归档文件装盒的方法步骤

(1)、按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。一个机构或类别的文件比较多，可以按排序单独装一盒或几盒；不同类别、不同保管期限的文件不能混合装盒。(2)、每盒文件之前放置归档文件目录，在文件之后放置一张备考表。

2、备考表所设各项目的填写方法

（1）、“盒内文件情况说明”项：填写盒内

文件需要说明的问题，主要包括文件的齐全完整程度，损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出、销毁等有关情况，无问题则不填写。

（2）、“整理人”项：由整理归档文件责任人签字或盖章。

（3）、“检查人”项：由检查归档文件整理质量的责任人签字或盖章。（4）、“日期”项：填写本盒文件整理完毕的年、月、日。卷 内 备 考 表 需要说明的问题：

立卷人 检查人 时 间

3、档案盒封面项目填写方法

封面只有一个“全宗名称”项，填写产生档案全宗的单位的全称或通用简称，具体与目录夹封面相应项目相同。如果一个机关单位用盒量比较大，可以要求厂家直接将单位名称印上去；如果一个机关单位用盒量比较小，或者已经购买了未印制单位名称的文件盒，可以设计刻制一个大小适当的条型章，在使用文件盒时逐个盖上去。

4、档案盒脊项目的填写方法：

“全宗号”项，用大号数码章盖档案馆给本单位档案全宗确定的代号； “”项，用小号数码章盖四位阿拉伯数字；

“保管期限”项，盖大号“永久”、“30年” 或“10年”；

“机构（问题）”项，按机构分类的盖产生文件的内部机构名称，如“办公室”、“人事科”等；按问题分类的盖文件所归入的“问题类别”的名称，如“党群类”、“行政类”等；

“室编件号”项，由机关档案室人员填盖本盒文件的起止件号；

“馆编件号”项，空，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写；

“盒号”项，用大号数码章盖本盒的排列顺序号。全宗号（用大号数码章）年 度（用小号数码章）保管期限(永久、30年、10年)机构（问题）起 止 件

号 室（各归档单位用小号数码章，分两行盖起止件号）

馆（空，各归档单位不能填写任何内容）盒 号（用大号数码章