第一篇:业务员跟单员的基本常识
业务员跟单员的基本常识
跟单员职责:
1.跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。2.同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。
3.接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部门。4.掌握、了解市场信息,开发新的客源。5.做好售后服务。
二. 跟单员在收到订单后要做的工作:
一、工艺单
二、核价
三、备样
四、合同的执行
五、确认
六、合同的跟踪
七、出货
八、发票的开具及货款回收
九、报帐
十、资料的整理与归档
十一、产品的售后服务
2、跟单员的工作其实真的很重要:
A. 面对客户、面对订单开展工作的跟单员,在当今社会竞争日益激烈的市场经济环境下,重要性不断突显出来,在很多公司,跟单员成了老板们的“特别助理”
B. 跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带
C. 随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快,跟单员工作质
量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象
D. 跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的“学科” :对外
要有业务员的素质,对内要有生产管理的能力。
E. 作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口,跟单员不了解工厂生产
环节的运作情况,那是难以想象的
F. 在订单的生产来说,执行者是生产部门,跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎“掌握在” 生产部门的手里了。于是,沟通、跟催等
能力就特别致命。这是跟单员工作的挑战性所在。
G. 有些时候,跟单员是业务经理的助理;有些时候,跟单员是业务部
门所有业务人员的助理;有些时候,跟单员是老板的助理;更多的时候,跟
单员是客户的助理。
跟单注意事项: 1:物料是否正确。2:尺寸是否“OK”。3:款式是否错误。一.
4:做工是否细致。5:成品颜色是否“OK”。6:有无漏定物料。
7:物料是否能按预定时间到加工厂。8:时间上是否有问题。
跟单员注意事项: 跟单员在外期间生活、工作注意调理有序,尤其保证人身安全,另外更注重的是代表企业形象。
⒈ 全面准备并了解订单资料(客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样),确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部,以便及时确认。
⒉ 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致。(最好要有文字证明)
⒊ 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估,做到知根知底。
⒋ 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中,须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。
⒌ 预先充分估量工作中问题的潜在发生性,相应加强工作力度,完善细化前期工作,减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的,预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验,对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。
6.订单跟单员与订单负责人(操作员)要保持密切的联系,出于双方的利益着想,双与对方沟通,将问题降到最低限度.
第二篇:外贸跟单员的基本常识
外贸跟单员的基本常识:
㈠:跟单员的职责
1跟踪每张单订单的生产并将货品顺利地交给交给客户,收回应收回的款项。
2同新‘旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。
3接受客户的投诉信息,并将相关的信息转递到公司的相关部门。
4掌握,了解市场信息,开发新的客源。
5做好售后服务。
㈡:跟单员在收到订单后要做的工作
首先谈接单的方法
1客户到厂下单有:电传下单,邮寄下单,电话口头下单等,多种多样方式,每张订单的下发不一样,我们跟单员都应将它转为书面订单。下单时,我们要注意在各方面存在的问题。例如:颜色和数量
2订单的审查
每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺,甚至设备不一样。首先,要看我们目前的水平是否能达到客户的要求,这是关键。要分清楚此单是加工单还是OP单。
3开生产单时,一定要把客户的要求在生产单上写清楚。交生产部门生产前,应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。
4生产过程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要及时将情况反映到公司的最高层,找到解决的办法。
5小样
打小样的目的是看本公司的做货是否能达到客户的要求,同样也是大货和产的依据。一般情况下是按正常的手续,小样全部是由客户自己批板后再下单做货
6修改订单
一般情况是要求重新跟客户下单,跟单员重新开单交生产部门生产。
当客户要求取消订单时,跟单员一定要收回旧的材料(生产单、流程卡)
7大货生产出来后,还要安排出货。
㈢
第三篇:业务员及跟单员的本职工作
1.2.3.4.5.6.7.8.9.业务员的工作内容 通过各个途径获得买家信息 与客户签订合同后,把原件交予财务,并给自己备份 根据合同要求打印订单通知书,与工程沟通技术要求(必须由业务员本人沟通,因为合同上不一定会说明所有的细节要求,客户有时会口头或邮件形式向业务说明)因货物产生的任何问题,包括交期、技术问题、费用等,需与客户及时沟通达成协议 货物生产过程,成品细节,包装等拍照后发给客户确认沟通 货物生产好后打印发货申请单 业务员本身记录好应收账款,催款并及时收回货款 合同结案 建立客户档案
跟单员的工作内容
1.由业务员给跟单员提供相关数据(隐去客户信息),跟单员做好归类整理
2.根据业务员提供的相关信息制作商业发票,装箱单,订舱委托书等。
3.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
4.租船订仓:
a.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,应在交货期两周之前向货运公司发出书面订仓通知。通常在开船一周前可拿到订仓纸。
b.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面订仓,程序同上。
5.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
6.获得运输文件:
a. 最迟在开船后两天内,要将提单确认内容传真给船运公司或货运代理,要按照L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
b. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
c. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
7.准备客人清关文件:
a.商业发票Commercial Invoice:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。b.FORM A原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
c.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
d.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
e.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。
8.交单:
a.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
b.采用T/T收汇的(后T/T),在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
c.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的(前T/T),要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
第四篇:外贸跟单员的基本常识
外贸跟单员的基本常识
一. 跟单员职责:
1.跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。
2.同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。
3.接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部门。
4.掌握、了解市场信息,开发新的客源。
5.做好售后服务。
二.跟单员在收到订单后要做的工作:
首先谈接单的方法
1.客户到厂下单有:电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样,每张订单的下法不同,我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。
下单时,我们要注意在各方面存在的问题。举例如:颜色、数量等。
2.订单的审查
每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺,甚至设备也不一样。首先,要看我们目前的水平能否达到客户的要求,这是关键。
要分清此单是加工单还是OP单。
3.开生产单、流程卡
每张单开时,一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前,应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。
4.生产过程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要及时将情况反映到公司最高层,找到解决的办法。
5.小样
打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求,同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续,小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。
6.修改定单
一般情况是要求跟客户重新下单,跟单员重新开单交生产部生产。
当客户提出取消定单时,跟单员一定要收回旧的资料(生产单、流程卡)。
7.大货生产出来后,还要按排出货。
三.售后服务
客户投诉或是退货时:
对客户的投诉,我们要了解问题出现的原因,并要采取措施,找到对策,避免下次出现。
客户要求退货,首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修,则再对成品进行返修好后再出货。
很严重的就重新生产,补单生产再送货。
还有采用相互让步的折扣法。
有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。
四. 如何沟通好使跟单工作做得更好
同本厂内的各部门沟通:
面对生产部门我们就是客户,所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通,让他们能更明确的了解到在生产各单时,客户的意图,使生产更顺利,能更好的满足客户的要求。
同客户的沟通:
这只能代表我本人的体会,先要了解客户的心态,他们是希望你在最快的时间
里,给他最好的货,面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话,同客户的沟通也就不难了。同时,我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好,客户那当然也就不难交差的。其实,只要我们能对客户真诚的付出,他们也会在有些问题上会理解你的,不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点,当客户有钱赚时,结果就会是:客户赚钱、老板有钱赚,你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了?
第五篇:外贸跟单员和外贸业务员的区别,报关员和单证员
外贸跟单员和外贸业务员(即外销员)的区别,报关员、单证员的工作内容
外贸业务员的工作内容和职责:
1、及时安排好打样。要按客户的要求,书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素:货号、原料、颜色搭配和做法。打样品完成后,应仔细审核样品,寄出前,必须拍照存入电脑档案。如果是新客户,样品是否向客户收费、2、严格把握“核价单”,精确地报出美金销售价格。一般情况下,核价单只要掌握两种就可,一种是“一般贸易核价单”,一种是“进料加工核价单”。核价单原则上是由计划部提供的。当遇到计划部未能及时提供核价单,客户又要马上提供报价时,业务员应立即动手,收集相应的核价单数据,自己制作出准确的核价单。美金卖价确定后,原则上必须经外贸部经理审核后,方能对外报价。
3、积极主动与客户保持联系,促使客户及早下订单。样品寄给客户之后,应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品,确认客户样品收到后,应立即发信给客户,非常客气地询问客户对样品的评价,询问客户是否有下订单的可能。
4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后,业务员应在第一时间整理出中文订单,并立即下发到有关部门。客户下订单 后,业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情,全身心投入到对客户订单的分析,围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素,与打样时的最后确认样核 对(必要时要再次与打样间沟通),如有客户交待不清的,应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后,立即打印出中文订单并下发。
当然,订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账,或信用证到手。如定金或信用证未到位,可下发订单,让计划部先计算用料,但要书面通知采购部:“所有物料采购等通知”。
什么叫做跟单员?
外贸跟单员的职责:跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中,以客户定单为依据,跟踪产品(服务)运作流向并督促定单落实的专业人员,是各企 业开展各项业务,特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。―――――――――――
简要的说,外贸业务员主要负责联系客户,签订合同。外贸跟单员主要负责合同的执行,主要包括(但不限于)备货、租船订舱、报验、报关、制单结汇、收汇核销、退税等。
外贸业务员的工作挑战性大,机遇也多,工作压力大,前途远大,对从业水平要求比较高,待遇比较好;外贸跟单员工作要求认真仔细,有责任感,专业水平好,但工作压力相对较小,挑战性也差,前途一般,待遇不会有大的发展,但是,外贸跟单员往往是业务员的基础。...――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
报关员
报关员是指通过全国 报关员 资格 考试,依法取得报关从业资格,并在海关注册登记,代表所属企业(单位)向 海关 办理进出口货物报关业务的人员。
我国海关规定,向海关办理进出口报关纳税等海关事务的报关人员不是自由职业者,报关员必须受雇于某一个企业。根据海关规定,只有向海关注册登记的进出口货物收发货人和报关企业才可以向海关办理报关纳税业务,因此,报关员只能受雇于一个从事进出口业务、有对外贸易经营权的企业或者报关企业,并代表该企业办理报关纳税手续。
报关员必须具备一定的知识水平和实际业务能力,必须熟悉与货物进出口业务有关的法律和对外贸易知识,必须精通海关法规、规章并具备办理海关手续的技能。为此,我国《海关法》第十一条规定:“未依法取得报关从业资格的人员,不得从事报关业务。”以法律形式明确了从事报关员工作的资格制度。
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
单证员
单证员是指在对外贸易结算业务中,买卖双方凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。
随着外贸行业持证上岗制度实施力度的逐步加强,外贸从业资格证书正受到越来越多用人单位和求职者的认可,市场上对外贸人才的要求也越来越高。首先表现在对传统外贸岗位从业技能要求的提高:不仅要能掌握最新的专业知识,同时需持有国家颁发的资格证书。
单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单和归档等一系列业务活动,它贯穿于进出口合同履行的全过程,具有工作量大、涉及面广、时间性强和要求高等特点。在国际贸易实施过程中,合同、定单、报关、报检、运输、仓储、银行、保险等各个环节,无一不是通过各种单据凭证来维持。因此,外贸企业对单证员的需求较大。由于单证员操作技能的高低直接关系到外贸业务结汇的时效和成败,从业要求较高,而持专业证书的不到10%。
[例子]我现在做的就单证员,已经半年多了,经验也积累的不少。单证员的主要工作有: 1)租船定仓。做托书给货代,托书上一般包括,SHIPPER,CONSINEE,NOTIFY PARTY,MARKS 和货物描述,以及货物数量毛重,体积等。
2)做报关资料。(如果没有出口权,要委托他人报关,这个过程就省略了。)报关资料包括发票、装箱单、报关单、核销单以及报关委托书。一般要备一份空白资料,就是一张空白的报关单和两张白纸。
3)督促货物进仓。定到仓位以后,货代会给你一份进仓通知,或送货通知。上面有货物送仓时间以及报关资料寄送的时间和截止时间。货物有的时候会短装,短装的话要立刻通知货代,并要修改报关资料。
4)货物进仓后,才开始做议付资料。收集最终走货数据。做一套议付资料。这个时候,货代会跟你进行提单确认,有信用证的话,就按照信用证来,没有 的话,就按照自己的意思了。一般我们做T/T和信用证,T/T比较简单,做好资料后,加上提单就好寄给客人了。信用证的话,要讲究“单单一致,单证一致 ”,做好了完整一套单据交给银行就好了。心得:跟货代要打好关系,人际交往要求的不是很多。最主要的是,自己要有耐心,以及要非常细心,尤其是在做信用证的时候。还有,我现在发觉,货能顺利走掉才是做单证最重要的一块.