国家电网公司档案信息管理平台兼职档案管理员使用手册

第一篇：国家电网公司档案信息管理平台兼职档案管理员使用手册

国家电网公司档案信息管理平台兼职档案

管理员使用手册

第一部分

登录档案管理平台

1：在登录页面输入，简直档案管理员的用户名和密码。如图001所示：

图：001 第二部分 录入电子文件

1：进入档案系统后，点击“收集整编”如图002所示：

图：002 2：点击“收集整编”后，在左侧显示的档案类型目录树中选择处理的档案类型。（本手册中以“文书档案（件）”为例）。如图003所示：

图：003

3：展开“文书档案（件）”，选择其中的一个年度，会展示出你所在的部门名称（本手册以综合管理部为例）。点击“综合管理部”。如图004所示：

图：004 4：点击后会在右侧显示“待整理文件”页面，在“待整理文件”页面点击“添加”按钮。如图005所示：

图:005 5：点击“添加”按钮后，显示如下页面。如图006所示：

图：006 6：录入所需要的信息（注：带红色星*的为必填，不填则无法保存）。如图007所示：

图：007 7：信息录入完成，点击“确定”按钮，如若继续添加则点击“确定”旁边的“添加”按钮，不保存则“返回”。如图008所示：

录入界面功能按键说明：

“确定”按键：条目信息录入完成后点击此按键进行保存操作，同时界面直接返回条目信息列表；

“添加”按键：条目信息录入完成后点击此按键进行保存操作，界面不返回条目信息列表，上一条数据保存成功，用户可继续进行录入操作，同时继承上一条的数据信息供用户修改，避免重复工作；

“返回”按键：由数据录入界面的状态直接返回数据列表状态，对返回当前数据状态不做保存；

图：008 “继承设置”按键：主要针对“添加”按键的功能，默认为继承上一条添加成功的所有字段信息；

“导入”按键：将已完成的Excel数据模板直接导入到系统，此时数据由excel模板直接转到系统，而无需再手工录入数据。

“导出”按键：将系统中该档案类型的excel模板导出，供数据导入使用。

如果是多条信息录入，可以在上一条信息输入结束时，点击“添加”（注意不是“确定”按键），出现“添加成功”对话框，点击“添加成功”对话框中的“确定”按键，就会出现相当于复制上一条信息的界面，在此界面中输入（或修改）相应的数据和字段即可，用户再次单击“添加”按键，出现“添加成功”对话框，然后点击“添加成功”对话框中的确定，以此类推，之后所有数据录入完成的最后一条信息时点击“确定”按键，返回数据列表状态或者点击“添加”按键，然后在点击“返回”按键即可。

假如发现文件信息与原信息有出入，要修改此条信息，单击此条信息的操作栏下的“编辑”按键，修改相应的数据或字段即可，修改完毕后点击左上角“确定”按键，出现“修改成功”对话框，单击“修改成功”对话框中的“确定”，此条信息修改完成。

8：信息录入完成，点击挂接电子文件下方的“添加”按钮，跳出电子原文上传页面，选择相应的稿本代码，类型代码，文件类型，再点击添加文件，找到要添加的文件，点击返回即可。如图009所示：

图：009 第三部分 送审核

1：点击“确定”之后，跳回“待整理文件”页面，勾选新建好的条目。之后点击“送审核”按钮：如图0010所示：

图：0010 2：在点击“送审核”后，页面将弹出提示信息.如图011所示：

图：011 3：提示信息弹出后，所勾选的送审核文件在“待整理文件的”页面就看不到了。如图012所示：

图：012 4：档案管理员会将送审核文件进行审核。，审核通过后F5刷新页面，就会看到审核文件的提示信息，并可以预览和删除如图013和014所示：

图：013

图：014

5：下图中红色方框处可查看送审核状态。如图015所示：

图：015 第四部分 打印报表

1：在已通过的状态下，勾选要打印的文件 如图016所示：

图：016

2：在弹出的打印对话框，选择要打印的报表 如图017、018所示：

图：017

图：018

第二篇：兼职档案管理员职责

兼职档案管理员职责

1.负责本部门业务工作所产生的档案资料的收集、登记、保管工作。

2.及时对本部门的档案资料进行检查，资料不齐、不完备的要随时补正，确保档案资料的齐全。

3.按规定时间把整理好的档案资料移交档案室。

4.积极参加学院兼职档案管理员的相关业务培训，提高档案管理业务水平。

第三篇：档案管理员、兼职档案员的岗位职责

档案管理员、兼职档案员的岗位职责

一、档案管理员的岗位职责：

1、在分管园长领导下，根据上级要求和本园具体情况，制订档案工作的工作目标及实施办法。

2、抓好兼职档案员网络建设，认真做好组织、协调工作。

3、定期召开兼职档案员会议，研究部署档案工作，并加强业务上的检查、督促和指导。

4、按要求认真管理好归档的所有档案，确保档案材料的齐全、完整、准确和系统。

5、根据“六防”要求，做好档案库房的管理工作。

二、兼职档案员的岗位职责：

1、认真钻研档案业务，提高业务水平，对本园形成、积累、整理的文件、材料进行监督、指导，及时做好交接工作。

2、对接收的各种文件、材料进行分类、整理，并制作必要的简易检索工具，为查找利用创造条件。

3、根据规定，做好有关材料是否归档的鉴定和处理工作。

4、熟悉“家底”，了解需要，严格制度，搞好服务。

第四篇：兼职档案管理员职责

兼职档案管理员职责

1、严格按照公司《档案管理制度》对本部门业务工作所产生的档案资料进行收集、登记、统计与保管；

2、负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索等工作，能够准确掌握档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等；

3、严格执行档案借阅、查阅登记制度，负责办理档案文件的借阅、利用、销毁、移交等相关手续；

4、负责档案分室内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证室内无灰尘，整洁美观；

5、检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报并采取措施。做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全；

6、正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念；

7、应用电脑编目检索、存贮及调用档案；利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救；

8、定期把整理好的档案资料移交档案室，并完善移交手续；

9、接受综合档案室对本部门立卷工作的督促、检查和业务指导，保质按时完成归档任务；支持和配合综合档案室专职档案管理员业务工作，积极参加档案业务培训，努力提高业务能力；

10、完成上级领导交办的其他工作。

第五篇：档案管理员

档案管理员

负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员

工作职责

一，档案管理员职责

1，认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。

2，按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。

3，按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

5，积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。

6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

二，档案资料管理员安全岗位职责

1、严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

2、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

3、学校档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。

4、档案库房是保管学校档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。

5、要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

6、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。

档案专业技术资格报考条件

（一）根据《XX省档案专业技术资格考试暂行规定》，参加档案专业技术资格考试人员应具备下列基本条件：

1、坚持四项基本原则，热爱社会主义祖国，遵纪守法；认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，履行岗位职责，恪守职业道德;

2、按有关规定，参加档案专业继续教育培训，取得相应的继续教育证书。

(二)大学专科及中专毕业的人员，需参加档案管理员资格考试。除具备上述基本条件外，还应在毕业后从事档案工作满1年。

(三)参加档案助理馆员资格考试的人员，除具备上述基本条件外，还应具备下列条件之一：

1、大学本科毕业后，从事档案专业工作满1年；

2、大学专科毕业后，从事档案专业工作满2年，或大专毕业担任管理员职务满1年；

3、中专毕业后，从事档案专业工作满4年，或中专毕业担任管理员职务满3年。

(四)参加档案馆员资格考试的人员，除具备上述基本条件外，还应具备下列条件之一：

1、取得博士学位；

2、取得硕士学位，从事档案专业工作满1年；

3、取得第二学士学位或研究生班毕业后，从事档案专业工作满2年；

4、大学本科毕业后，从事档案专业工作满4年，或大学本科毕业担任助理馆员满3年；

5、大学专科毕业后，从事档案专业工作满6年，或大学专科毕业担任助理馆员满4年；

6、中专毕业后，从事档案或相近专业工作满15年，且担任助理馆员满4年；

7、原已评聘非档案系列中级专业职务，现从事档案专业工作满1年且业务考核合格者；

8、原已评聘非档案系列助理级专业职务任职满4年，且从事档案专业工作满1年，业务考核合格且具有大专以上学历者；中专毕业，除具备上述条件外，还需从事专业工作满15年。

一、档案管理人员职责

1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。

1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。

2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。（不包括项目审批文件）

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。

16、销售合同及销售客户资料。

三、归档要求

1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。

5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。

四、档案的借阅与复印

1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。

2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。

3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方可查阅或复制。

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。

2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的，须经总经理同意。

5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经理同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。