公司行文规定

第一篇：公司行文规定

公司标准行文规定

一、目的

为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。

二、范围

本规定适用于公司对内、对外公文的管理。

三、职责

1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；

2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；

3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；

4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。

四、发文分类

公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。

各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；

公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等。

公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；

2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批的事项；

3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；

4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；

5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；

6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；

7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；

8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；

10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；

11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；

五、发文格式

1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm；

2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小

四、宋体；格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；

3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；

4、文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体；

5、页眉页脚：对内行文页眉靠左“********有限公司” 靠右“XXX管理文件CY-XX-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“********有限公司”；页脚同对内行文；

6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；

7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；

六、行文要素要求

1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：文件按密级分为一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级，具体划分；涉及公司保密的文件应当标明密级，其中密件、机密文件、极机密文件与绝对文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：超彦[20XX]XX号（字体：宋体；字号：5号，其他符号用Times New Roman体5号）各部门发布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；

2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；

3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。

七、发文管理

1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理，保管。

2、文件编制、审核、批准流程：制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人事部发布；通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人事部发放；会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人事部留存。

第二篇：公司标准行文规定

公司标准行文规定

一、目的

为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。

二、范围

本规定适用于公司对内、对外公文的管理。

三、职责

1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公 文的统一归档；

2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；

3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；

4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。

四、发文分类

公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；

公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等。公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；

2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批的事项；

3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；

4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；

5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；

6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；

7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；

8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；

10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；

11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；

五、发文格式

1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm；

2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小

四、宋体；格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；

3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；

4、文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体；

5、页眉页脚：对内行文页眉靠左“云南超彦汽车贸易有限公司”

靠右“XXX管理文件CY-XX-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“云南超彦汽车贸易有限公司”；页脚同对内行文；

6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；

7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；

六、行文要素要求

1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：文件按密级分为一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级，具体划分（详见附件3）；涉及公司保密的文件应当标明密级，其中密件、机密文件、极机密文件与绝对文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：超彦[20XX]XX号（字体：宋体；字号：5号，其他符号用Times New Roman体5号）各部门发布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；

2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；

3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。

七、发文管理

1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。↓保管

2、文件编制、审核、批准流程：制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人事部发布；通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人事部发放；会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人事部留存。

3、公司内部行文，各项规章制度归属于领导批复分别属密件、机密文件、极机密文件与绝对文件范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；

4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人事部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；

5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁。

八、其他注意事项

1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；

2、公文在讨论期间需要打印时，均应先使用单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。

附1部门文件格式：

1、行政管理文件：CY-XZ-001

2、人事管理文件：CY-RS-001

3、售后管理文件：CY-SH-001

4、销售世博管理文件：CY-XS-001

5、销售九龙管理文件：CY-XJ-001

6、财务管理文件：CY-CW-001 附2行文流转表格：

1、发文登记表

2、收文登记表

3、文件签阅表

4、文件销毁审批表

5、文件格式

发文登记表 序号 发文日期 文件名称 文件编份数签收部门签收人签收日期备注

收文登记表

序号 收文日期 发文部门/号 文件名称 份数 接收人 备注

文件签阅表

文件名称 文件类型 文件份数 来文部门 来文时间 收文时间 传阅签名 时间 意见 传阅签名 时间 意见 传阅签名 时间 意见

文件销毁审批表

序号 文件编号 文件名称销毁时间销毁原因/份数批准人销毁人备注

文件格式：

关于××××的请示/报告

正文

妥否，请批示。

年月日

主送： 抄送：

云南超彦汽车贸易有限公司文件

****字 【２０**】**号密级： 签发：

关于*****的通知/决定

正文

公司

年月日 主题词： 抄送：

会议纪要

会议时间：年月日 会议地点： 会议主持： 会议记录： 与会人员： 会议主题： 内容简要：

会议主持人签字：

云南超彦汽车贸易有限公司

****字 【２０**】**号密级： 签发：

制度标题

正文

公司

年月日 主题词： 主送部门： 抄送部门：

发文部门： 校对： 印发份数：

公司文件机密等级的说明

为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；

文件等级分类 保存期限 举例说明 管控要求

1: 一般文件 3年或文件有效期 公司内部人员均有浏览

权限

2: 密件 5年或文件有效期 相关部门负责人有浏览权限

3.机密文件 10年或文件有效期 相关部门经理级以上以及相

关授权人 浏览权限

4.极机密文件 20年或文件有效期 相关部门经

5:绝对机密文件 年或文件有效期理级以上有 浏览权限

公司总经理 50

第三篇：党委行文规定

公文种类

通报”用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。“公报”用于公开发布重要决定或者重大事件。

“报告”用于向上极机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

“请示”用于向上级机关请求指示、批准。“批复”用于答复下级机关的请示

“条例”用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

“规定”用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范

“函”用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等

“会议纪要”用于记载会议主要精神和议定事项

公文的种类和格式

一、公文的种类：

公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

党的机关公文主要有14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 “决议”文种适用于用于经会议讨论通过的重要决策事项 “决定”文种适用于用于对重要事项作出决策和安排。

“指示”用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。“意见”文种的适用范围是用于对重要问题提出见解和处理办法。“通知”用于发布党的法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。“通报”用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

“公报”用于公开发布重要决定或者重大事件。

“报告”用于向上极机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

“请示”用于向上级机关请求指示、批准。“批复”用于答复下级机关的请示

“条例”用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

“规定”用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范

“函”用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等

“会议纪要”用于记载会议主要精神和议定事项

二、公文的格式：

1.党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。2.“版头”由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制 3.份号是公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号

4.密级是公文的秘密等级，标注于份号下方

5.紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

6.发文字号由发文机关代字、发文和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号

7.上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

8.由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方 9.主送机关是主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印 10.正文即公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方

11.公文附件，应当臵于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称.12.发文机关署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方

13.成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位臵

14.除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

15.公文印发传达范围加括号标注于成文日期左下方。16.主题词应按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方

17.抄送机关,指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方 18.印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端

19.公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。

20.党的机关公文版头的主要形式及适用范围：

（1）《中共XX文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。

（2）《中国共产党XX委员会（XX）》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。（3）《中共XX办公厅（室）文件》、《中共XX办公厅（室）（XX）》用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。

(4)《中共XX部文件》、《中共XX部（XX）》用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作

公文行文规则

行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

2.向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其它相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

3.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关

4.党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

5.同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。

6.不相隶属机关之间一般用函行文

7.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。

8.向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。9.党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级 公文起草、校核、签发、办理和传递 10.起草公文应当做到：

（1）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；

（2）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行；

（3）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确；（4）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正；（5）人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定；（6）文种、格式使用正确；（7）杜绝形式主义和繁琐哲学。

11.公文文稿送领导人审批之前，应当由办公厅（室）进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是：

（1）报批程序是否符合规定；（2）是否确需行文；

（3）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的批示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；（4）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；（5）所提措施和办法是否切实可行；

（6）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本条例的规定。12.公文须经本机关领导人审批签发。重要公文应当由机关主要领导人签发。联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。党委办公厅（室）根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，则视为同意。公文办理和传递：

1.公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

2.签收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。3.登记就是在公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚 4.拟办就是秘书部门对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导人批示

5.请办公文就是办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门

6.公文分发就是秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。

7.公文传阅就是秘书部门根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

8.公文承办就是主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其它部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批

9.公文催办就是秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

10.公文核发就是秘书部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数

11.印制公文应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由机要印刷厂（或一般印刷厂的保密车间）印制。12.在公文处理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件，应当复制后办理。

13.秘密公文应当通过机要交通（或机要通信）传递、密电传输或者计算机网络加密传输，不得密电明传、明电密电混用。

六、公文管理：

1.党的机关公文应当发给组织，由秘书部门统一管理，一般不发给个人。秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密

2.党的机关秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行，下级机关、不相隶属机关如需变更，须经发文机关批准。3.公开发布党的机关公文，须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

4.复制上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。5.汇编上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。6.绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理，并采取严格的保密措施。

7.党内秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。不公开发表又未标注密级的公文，按内部公文管理。

8.两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档，相关机关保存复制件。机关领导人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职的机关立卷归档。9.公文办理完毕后，秘书部门应当按照有关规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文

七、主题词

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案 部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和 发布。

1.主题词“用3号黑体字，在”(附注)“之下居左顶格标识，后标全角冒号：词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，这里一定要注意，词目之间只能空1字，不能用顿号。主题词下边印一条黑色反线与抄送机关隔开。

2.这里说的主题词是指全角冒号后边的内容。按照《国务院公文主题词表》规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。如省政府转发国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知一文，标注的主题词是”文秘工作 公文 办法 通知“。”文秘工作“是类别词，”公文办法“是类属词，”通知“则是文种。在通常情况下，类别词在《国务院公文主题词表》里面都有，只有一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文的部门自己编写。凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明这是自己编写的类属词

3.公文如有抄送机关，在主题词下居左空1字，用3号仿宋体字标识”抄送"，后标全角冒号，这与主题词顶格标识不同；抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与主送机关回行 时顶格不同；抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。4.印发机关的标识位于抄送机关之下左空1字，用3号仿宋体字。印发日期以公文付印日期为准右空1字，用阿拉伯数码标识

第四篇：公司行文及文件资料管理的规定

公司行文及文件资料管理的规定

第一章 行文的分类

第一条 上行文：指向上级单位的请示、报告，以“xx文”的文号行文。

第二条平行文：指平级单位或不相隶属单位之间的商函，以“xx函”的文号行文。

第三条 下行文：指下发各部室及所属公司的文件，以“xx发”的文号行文。

第二章 公文格式

第四条 设置文件版式。

设置公文版心距公文用纸上下左右的距离：

1．首页红头纸：上6.2厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

2．公文用纸天头(上白边): 上3.7厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

3.公文一般每页排22行，每行排28个字。

第五条 发文字号、签发人姓名以及会议纪要的期数、制文部门名称、成文日期设置（红色反线上的部分公文要素）。

1．上行文（请示、报告）：发文字号、签发人姓名平行排列，发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“„‟”括入，序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名（签发人姓名是两个字的，一般两个字中间空1个字）。

2．平行文、下行文（函、通知、通报、决定、意见等）：发文字号居中排布，不署签发人姓名。

3．会议纪要：“第×期”用3号黑体，居中排布；制文部门名称、成文日期（会议召开日期）平行排列，用3号楷体字，制文部门名称居左空1字，成文日期居右空1字。

第六条 公文标题设置。

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，行距设置值为34磅）。

第七条 主送机关设置。

标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

第八条 公文正文设置。

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字标识。数字、年份不能回行。

第九条 附件设置。

在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。1．与公文正文一起装订的附件，在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

2．与公文正文不一起装订的附件，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

第十条 成文日期设置

右空4个字，中文简体大写，如 “二〇〇×年×月×日”）。

第十一条 附注设置（“请示”类的公文的联系人姓名及电话）

居成文日期左下方，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。

第十二条 主题词和词目设置

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

第十三条 抄报（送）机关设置

在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄报（送）”，后标全角冒号抄报（送）机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报（送）机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

第十四条 印发机关和印发日期设置

位于抄报（送）机关之下(无抄报（送）机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第十五条 页码设置

用4号半角白体阿拉伯数码标识，左右插入4号仿宋体的带“－－”格式的一条一字线。单页码居右空l字，双页码居左空1字。

第十六条 表格设置

1．公文如需附表，对横排A4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

2．公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三（封底的里面一页）、封四（封底）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。

第十七条 特定格式公文设置

信函式格式，首页不显示页码。会议纪要格式，不加盖印章。

第三章 行文的流程及要求

第十八条 内部文件：

1.各部室起草的公文，将发文稿纸上的各项填写齐全经部门经理签字后，送交主管经理审批；领导审批同意后，到办公室申请文号并正式行文； 2.各部室将打印好的正式公文到办公室盖章并登记，同时留一份附有发文稿纸或合同协议审批单的正式文档原件存档；

第十九条 上级机关及外来文件：

任何部室及个人必须将收到的外单位来文或外出开会带回的文件先交档案员登记、编号后再由办公室统一传阅、转发。行政文件统一由办公室负责登记、传阅、转发；党务文件由党办负责登记、传阅及转发。其他部室不得对外发文。

第二十条 如有部室将未挂档案室编号的文件交领导批示时，总经理秘书有权将文件退回承办部室，要求文件登记、编号。

第二十一条 加盖公司印章的文档，印章管理人应留存一份附有发文稿纸或合同协议审批的正式文档原件，并按规定定期向档案室定期移交。

第二十二条 公司行文实行自下而上，自上而下的流程，不得出现横传文件。

第四章 文件资料的管理

第二十三条 应归档的文件范围：主要包括以公司文号发出的正式公文；各职能部室形成的文件（包括会议纪要、董事会、监事会、股东会文件、合同协议及各种报表）；上级机关颁发的属本级机关主管业务并要执行的文件。

第二十四条 不归档的文件范围：

1、上级机关文件材料：任免、奖惩非本机关工作人员的文件；普发供参阅、不办的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件。

2、文件材料：无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经领导审阅签发的未生效文件；无需处理的一般性人民来信；为参考目的从各方面收集的文件材料。

3、同级机关各非隶属机关的文件材料：不需贯彻执行和无查考价值的文件；非隶属机关抄送的不需办理的文件。

4、下级机关的文件材料：参阅的简报、情况反映；不需办理的文件；抄报备案的一般性文件材料。

第二十五条 文件材料归档要求：

公司内部文件及外单位来文，待公司领导批示后，总经理秘书将文件原件存档，复印件交承办部室。

总经理秘书每两天将收集的文件原件与档案员进行交接。

不归档的文件材料可作为资料保存三年，到期后，经本部门经理同意后自行销毁。

第五章 文件资料的借阅

第二十六条 档案室只对公司各部室及所属公司提供调档的有关服务。公司档案原则不外借，因特殊情况外单位调档时，必须经主管领导及相关部室同意并在经办人带领下方可调阅。

第二十七条 公司各部室及所属公司调阅档案时必须严格履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。第二十八条 调阅本公司档案时，须经本部门经理同意后调阅；调阅相关公司档案时，须经本公司部门经理及相关公司部门经理同意后调阅；

第二十九条 调阅重要档案，如公司《营业执照》、《产权证》、董事会文件时，须经本公司部门经理、主管经理同意后调阅。调阅党委会纪要时须经xx公司党办主任同意后调阅。调阅会计档案时，须经财务部经理同意并在相关财务人员带领下调阅会计档案。

第三十条 档案资料原件不外借，因特殊情况外借档案时，需部门经理及主管经理审批后方可调档。

第三十一条 档案资料借期一周，因工作需要延期使用的，在《档案借阅申请单》的备注栏加以注明，并经办公室主任同意后到档案室办理续借手续。

第三十二条 借阅者要爱护档案，不准在档案上加注、勾划、涂改，不准抽拆文件，如发现以上情况，按《档案法》有关规定追究责任。

第六章 文件密级的规定

第三十三条 文件密级视重要程度，可分为绝密、机密、秘密三个等级。各部门起草文件时，依据重要程度，在文件的右上角注明各自的密级，如不注明，档案室将全部按内部文件处理。

第三十四条 各部室所有密级文件，从产生到归档期间，应加强管理，严格控制复印及发放数量，做好密级文件的管理工作。

第五篇：关于公司行文排版规定的通知201421

关于公司行文排版规范的通知

公司各中心、项目部：

为规范公司行文，统一行文格式，按照国家行政公文排版印刷制要求，根据公司实际情况，特制定公司行文排版印刷标准。

一、对外行文

对外行文排版印制质量的高低，代表着公司的形象和水准，必须按照国家行政公文排版印制标准执行。

1、公文用纸张采用A4型纸。公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm。

2、公文标题用2号宋体字，可分一行或多行居中排布；正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

3、公文一般每面排22行，每行排28个字，双面印刷，未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

4、公文应左侧装订，不掉页。

二、对内行文

对内行文要兼顾美观和实用，统一要求为：

1、公司所有的公文使用均为：A4纸，行文公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm。

2、标题字体为粗体黑二号宋体字，正文内容为四号仿宋字体；文中如有小标题可用4号加粗宋体字或黑体字。

3、行文每面排30行（行间距23磅），每行排32个字，双面打印。未作特殊说明行文中图文颜色均为黑色。

4、正文中结构次序应为：

一、1、（1）

5、行文应装订在左上角（单针），不掉页。

以上规范，解释权归公司人事行政中心，自下发之日起正式实施。

人事行政中心

2014年11月12日